Скачать PDF

Приказ ФАС России от 30.10.2012 № 670/12

Федеральная антимонопольная служба · № 670/12 от 30.10.2012Действующий акт

Актуально на 03.11.2026.

Как цитировать: Приказ ФАС России от 30.10.2012 N 670/12. 670/12. 30.10.2012. https://bukva.ai/docs/prikaz-67012

«О вводе в эксплуатацию Системы электронного документооборота в центральном аппарате ФАС России»

(вместе с «АРЕА.01401-12 90 01. Регламент электронного документооборота»)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 30 октября 2012 г. № 670/12

О ВВОДЕ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФАС РОССИИ

В связи с завершением опытной эксплуатации Системы электронного документооборота (далее — СЭД «Кодекс») в центральном аппарате ФАС России на базе 4 управлений ФАС России и устранением основных замечаний, выявленных в ходе опытной эксплуатации, приказываю:

1. Ввести с 30 октября СЭД «Кодекс» в промышленную эксплуатацию в центральном аппарате ФАС России.

2. Структурным подразделениям центрального аппарата обеспечить регистрацию, учет и исполнение документов с использованием системы СЭД «Кодекс» в соответствии с Регламентом электронного документооборота в центральном аппарате ФАС России (Приложение).

3. Управлению информационных технологий (Кудрявцев В.Ю.):

  • обеспечить установку и работоспособность необходимого оборудования и программного обеспечения на рабочих местах сотрудников для ввода в эксплуатацию СЭД «Кодекс» (потоковые сканеры, сканеры штрихкодов, принтеры штрихкодов, OpenOffice и др.);
  • организовать с привлечением ЗАО «Кодекс» «горячую линию» поддержки и обеспечить техническую и консультационную помощь пользователям в вопросах эксплуатации системы СЭД «Кодекс»;
  • разместить на портале руководство пользователя и инструктивные материалы по работе с СЭД «Кодекс»;
  • организовать, при необходимости, дополнительное обучение сотрудников управлений, не вошедших в пилотную группу.

4. Управлению делами (Заборщиков П.В.):

  • подготовить и внести необходимые изменения в инструкцию по делопроизводству ФАС России;
  • осуществить проверку конвертации данных из «Ландокс» в СЭД «Кодекс».

5. Контроль исполнения настоящего Приказа возложить на статс-секретаря — заместителя руководителя Цариковского А.Ю.

Руководитель
И. Ю. Артемьев

РЕГЛАМЕНТ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

АРЕА.01401-12 90 01

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Организация — Заказчик: Центральный аппарат Федеральной антимонопольной службы (далее по тексту — Заказчик, ЦА, ЦА ФАС России).

Организация — Исполнитель работ по модернизации системы электронного документооборота территориальных органов ФАС России (СЭД УФАС) для Центрального аппарата Федеральной антимонопольной службы (СЭД ЦА ФАС) — ЗАО «Информационная компания „Кодекс“.»

1.1 Полное наименование системы

Автоматизированная информационная система электронного документооборота Центрального аппарата Федеральной антимонопольной службы.

1.2 Шифр темы

Условное обозначение внедряемой информационной системы — СЭД ЦА ФАС. В тексте программы и методики при упоминании автоматизированной информационной системы электронного документооборота Центрального аппарата Федеральной антимонопольной службы также возможно употребление термина «система».

1.3 Назначение системы и область применения

СЭД ЦА ФАС предназначена для автоматизации процесса электронного документооборота в Центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы и информационного обеспечения руководителей и сотрудников ФАС России:

Система в результате выполнения работ обеспечивает:

  • Единую систему нумерации и учета документов в подразделениях и возможность электронного обмена регистрационными данными о документах и электронными документами между подразделениями ЦА ФАС России.
  • Сквозную систему контроля исполнения документов и заданий. Под этим понимается доведение конкретного задания в электронном виде до организации-исполнителя и работников-исполнителей, возможность оперативного доступа исполнителей к базам данных контроля исполнения в пределах их компетенции, возможность оперативного доступа руководителей к информации о ходе исполнения документов и контрольных заданий.
  • Создание смешанного (централизованного и децентрализованного) принципа регистрации документов, соответствующего порядку регистрации печатных (бумажных) документов, принятому в ФАС России. Исключение повторного ручного ввода информации о документах, пересылаемых между Центральным аппаратом ФАС России и территориальными подразделениями в рамках Системы.
  • Реализацию основного принципа делопроизводства и управления: аккумулирование всех документов, материалов, информации о документах, относящихся к одному вопросу, в одно «дело» и обеспечение возможности доступа работников ФАС России ко всем материалам «дела» в соответствии с их компетенцией.
  • Создание банка правовых и оперативно-распорядительных документов (хранилище документов). Обеспечение оперативного доступа работников ФАС России в пределах их компетенции к этим документам.

1.4 Основные термины и определения, используемые в настоящем Регламенте

Администратор СЭД — работник Федеральной антимонопольной службы, выполняющий задачи по технической поддержке, конфигурированию СЭД ЦА ФАС и имеющий доступ ко всем документам баз данных СЭД;

Пользователь СЭД — работник Федеральной антимонопольной службы, участвующий в процессе функционирования СЭД или использующий результаты ее функционирования;

Автор документа — пользователь СЭД, осуществляющий подготовку и создание документа в СЭД;

Автор резолюции (поручения) — пользователь СЭД, давший поручение (резолюцию);

Входящий документ           - документ, поступивший из сторонней
(входящая корреспонденция)    организации;
Исходящий документ          - документ, создаваемый структурным
(исходящая корреспонденция)   подразделением для отправки в стороннюю
                          организацию;

Организационно-             - комплекс документов, закрепляющих функции,
распорядительная              задачи, цели организации, а также права и
документация (ОРД)            обязанности работников и руководителей;
Внутренний документ         - переписка между структурными
                          подразделениями, переписка внутри
                          структурного подразделения (письмо,
                          служебная записка, заявление, заявка), иное
                          документационное взаимодействие внутри
                          Федеральной антимонопольной службы;

Карточка резолюции          - электронная форма поручения (резолюции) в
(поручения)                   СЭД, заполненная автором поручения
                         (резолюции);

Карточка согласования — электронная форма согласования в СЭД, заполненная автором документа или участником согласования;

Исполнитель — пользователь СЭД, назначенный исполнителем по резолюции (поручению);

Ответственный исполнитель — пользователь СЭД, назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения);

Регистрационная карточка — документ СЭД, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа;

Текст документа — электронный вариант бумажного варианта документа;

Замещающий — пользователь СЭД, наделенный в СЭД равными правами с работником структурного подразделения, должностным лицом, которого он в СЭД замещает, в том числе правом визировать, подписывать документы, накладывать резолюции (поручения) от лица замещаемого, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭД.

2. ГРУППА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

2.1 Регистрация Предварительная

Сотрудник Группы входящей корреспонденции в режиме Предварительная регистрация регистрирует все входящие документы (жалобы, заявления, ходатайства, дополнительные документы и т.д.), поступившие с личного приема, по электронной почте, по факсу или иным видом доставки.

При предварительной регистрации система обеспечивает:

  • Присвоение Регистрационного номера;
  • Фиксацию даты регистрации;
  • Фиксацию вида доставки;
  • Печать штрихкода для входящего документа и наклеивание его на первый лист документа после сохранения;
  • Переход к регистрации следующего документа.

2.2 Регистрация входящих документов

Регистрация входящего документа (формирование полной карточки документа) осуществляется как из списка Предварительные входящие, так и с использованием функции регистрации нового входящего.

При регистрации входящих документов система обеспечивает:

  • Регистрацию карточки документа;
  • Привязку файлов документа;
  • Привязку к делу;
  • Печать штрихкода.

При регистрации карточки документа в системе обязательно указываются:

  • Откуда, от кого;
  • Вид доставки;
  • Конфиденциальность;
  • Аннотация;
  • Дата поступления;
  • Рубрики (для ведения статистики и формирования отчетов);
  • Вид документа.

Регистрационный номер и дата регистрации устанавливаются автоматически.

2.3 Регистрация входящих документов, поступивших по системе МЭДО

Сотрудник Группы входящей корреспонденции регистрирует документы, поступившие по системе Межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО).

Регистрация корреспонденции, поступившей по системе МЭДО, осуществляется из списка Входящие МЭДО.

При регистрации документа в регистрационной карточке автоматически заполняется часть полей на основании полученного XML-файла, но при этом сотрудник обязательно указывает:

  • Контроль;
  • Конфиденциальность;
  • Рубрики (для ведения статистики и формирования отчетов);
  • Вид документа.

Регистрационный номер и дата регистрации устанавливаются автоматически.

2.4 Сканирование входящих документов

Сотрудник Группы входящей корреспонденции производит массовый перевод бумажных документов в электронные образы, сохранение их в базу данных и автоматическое связывание с регистрационной карточкой документа, которая предварительно зарегистрирована.

2.5 Передача документов в Административное управление на распределение

Бумажные носители документов передаются сотрудником Группы входящей корреспонденции в Административное управление согласно Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.

Электронные документы автоматически по праву доступа отображаются в системе у сотрудников Административного управления, которые распределяют их по управлениям или передают Руководителю ФАС России для рассмотрения.

3. ГРУППА ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ПЕРЕПИСКИ

3.1 Регистрация входящих документов, поступивших по системе МЭДО

Сотрудник Группы правительственной переписки регистрирует правительственные документы, поступившие по системе Межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Регистрация правительственной корреспонденции, поступившей по системе МЭДО, осуществляется из списка Входящие МЭДО.

При регистрации правительственного документа в регистрационной карточке автоматически заполняется часть полей на основании полученного XML-файла, но при этом сотрудник обязательно указывает:

  • Контроль;
  • Конфиденциальность;
  • Рубрики (для ведения статистики и формирования отчетов);
  • Вид документа.

Регистрационный номер и дата регистрации устанавливаются автоматически.

3.2 Регистрация правительственных входящих документов

Сотрудник Группы правительственной переписки регистрирует правительственные документы, поступившие по почте, по факсимильным аппаратам, электронной почтой или через фельдъегерскую службу.

При регистрации правительственного документа в регистрационной карточке сотрудник обязательно указывает:

  • Контроль;
  • Конфиденциальность;
  • Рубрики (для ведения статистики и формирования отчетов);
  • Откуда, от кого;
  • Вид доставки;
  • Аннотация;
  • Дата поступления;
  • Вид документа;
  • Процедура (Правительственная).

Регистрационный номер и дата регистрации устанавливаются автоматически.

3.3 Сканирование входящих документов

Сотрудник Группы правительственной переписки производит массовый перевод бумажных документов в электронные образы, сохранение их в базу данных и автоматическое связывание с регистрационной карточкой документа, которая предварительно зарегистрирована.

3.4 Печать документа

Сотрудник Группы правительственной переписки печатает карточку документа и текст.

3.5 Передача документов в Административное управление на распределение

Бумажные носители документов передаются сотрудником Группы правительственной переписки в Административное управление согласно Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.

Электронные документы автоматически по праву доступа отображаются в системе у сотрудников Административного управления, которые передают их Руководителю ФАС России для рассмотрения.

3.6 Регистрация исходящих документов

Сотрудник Группы правительственной переписки регистрирует исходящие документы, подготовленные сотрудниками подразделений ФАС России в адрес Правительства РФ или Администрации Президента РФ из списка Исходящие на регистрацию, или с использованием функции регистрации нового исходящего.

При регистрации исходящих документов система обеспечивает:

  • Регистрацию карточки документа;
  • Привязку файлов документа;
  • Привязку к делу;
  • Печать штрихкода после сохранения карточки документа.

Обязательные поля для заполнения:

  • Аннотация;
  • Рубрики (для ведения статистики и формирования отчетов);
  • Вид документа;
  • Кому;
  • Исполнитель;
  • Кто подписал.

3.7 Сканирование исходящих документов

Сотрудник Группы правительственной переписки в исключительных случаях производит перевод бумажных оригиналов зарегистрированных исходящих документов в электронные образы с сохранением их в базе данных и отображением в регистрационной карточке документа, при предоставлении на регистрацию бумажного носителя с подписью руководителя ФАС России.

3.8 Возврат на доработку исходящего документа

Сотрудник Группы правительственной переписки возвращает исполнителю документы, которым отказано в регистрации в СЭД, с указанием причины отказа в регистрации.

3.9 Отправка исходящих документов

Сотрудник Группы правительственной переписки отправляет зарегистрированные исходящие документы с использованием функции Печать конвертов/отправка режима Экспедиция с выбором режима отправки через МЭДО или другим способом.

4. ГРУППА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

4.1 Регистрация исходящего документа

Сотрудник Группы исходящей корреспонденции регистрирует исходящие документы из списка Исходящие на регистрацию и, при необходимости, в исключительных случаях при предоставлении на регистрацию только бумажного носителя документа за подписью руководителя ФАС России, с использованием функции регистрации нового исходящего документа.

При регистрации исходящих документов система обеспечивает:

  • Регистрацию карточки документа;
  • Привязку файлов документа;
  • Привязку к делу;
  • Печать штрихкода после сохранения карточки документа.

При регистрации карточки документа в системе обязательно указываются:

  • Аннотация;
  • Кому;
  • Конфиденциальность;
  • Рубрики (для ведения статистики и формирования отчетов);
  • Вид документа;
  • Исполнитель;
  • Кто подписал.

Регистрационный номер и дата регистрации устанавливаются автоматически.

4.2 Сканирование исходящих документов

Сотрудник Группы исходящей корреспонденции в исключительных случаях производит перевод бумажных оригиналов зарегистрированных исходящих документов в электронные образы с сохранением их в базе данных и отображением в регистрационной карточке документа, при предоставлении на регистрацию бумажного носителя с подписью руководителя ФАС России.

4.3 Возврат на доработку исходящего документа

Сотрудник Группы исходящей корреспонденции возвращает исполнителю документы, которым отказано в регистрации в СЭД, с указанием причины отказа в регистрации.

4.4 Передача исходящего документа в экспедицию

Сотрудник Группы исходящей корреспонденции передает зарегистрированные исходящие документы и их копии на отправку в Экспедицию.

5. ОТДЕЛ КАНЦЕЛЯРИИ — ЭКСПЕДИЦИЯ

5.1 Печать конвертов и уведомлений

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция печатает конверты и уведомления, зарегистрированных исходящих документов в режиме Печать конвертов.

5.2 Печать расписок о передаче корреспонденции на руки

В режиме Печать конвертов сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция оформляет и печатает расписку о передаче корреспонденции на руки на соответствующем бланке для участника процесса или нарочного.

5.3 Формирование реестров почтовых отправлений

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция формирует реестр почтовой отправки в режиме Добавить в реестр, закрывает и печатает реестр (Ф. 103 Почты России).

5.4 Отправка писем по электронной почте

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция отправляет письма по электронной почте адресатам через режим Печать конвертов.

5.5 Фиксация в базе данных отправки исходящих документов факсом

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция фиксирует в базе данных факт отправки факсом корреспонденции адресатам, которые определены исполнителем, через режим Печать конвертов.

5.6 Отправка исходящих документов через МЭДО

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция отправляет зарегистрированные исходящие документы с использованием функции Печать конвертов/отправка режима Экспедиция с выбором режима отправки через МЭДО.

5.7 Регистрация возврата корреспонденции

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция регистрирует в системе возврат корреспонденции с обязательным вводом следующих атрибутов:

  • Дата доставки;
  • Статус доставки:

Письмо доставлено — уведомление вернулось;

Письмо с уведомлением не доставлено;

Письмо не доставлено;

Уведомление без отметки о вручении;

  • Штрихкод (Идентификатор почтового отправления).

5.8 Ведение учета почтовых штрихкодов писем

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция ведет учет диапазонов почтовых штрихкодов писем. Заказывает в почтовом отделении диапазоны номеров писем и регистрирует их в системе по следующим атрибутам:

  • Индекс предприятия связи места приема;
  • Номер партии;
  • Начальный номер диапазона;
  • Конечный номер диапазона;
  • Дату окончания действия диапазона.

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция может блокировать диапазоны почтовых штрихкодов писем или активировать их по мере необходимости.

5.9 Внесение изменений и дополнений в Справочник организаций

Сотрудник Отдела канцелярии — Экспедиция при необходимости во время подготовки документов на отправку (печать конверта), в случаях отсутствия или неточностей в адресах корреспондентов, вносит изменения и дополнения в Справочник организаций через режим Корреспонденты.

6. ОТДЕЛ — КАНЦЕЛЯРИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

6.1 Регистрация ОРД

Сотрудник Отдела — канцелярия Управления делами регистрирует организационно-распорядительные документы (ОРД) из списка ОРД на регистрацию и, при необходимости, с использованием функции регистрации нового ОРД, в случаях, когда предоставлен на регистрацию только бумажный оригинал.

При регистрации ОРД система обеспечивает:

  • Регистрацию карточки документа;
  • Привязку файлов документа;
  • Привязку к делу;
  • Печать штрихкода после сохранения карточки документа.

При регистрации карточки документа в системе обязательно указываются:

  • Аннотация;
  • Вид документа;
  • Наименование;
  • Кто подписал (должностное лицо);
  • Исполнитель.

Регистрационный номер и дата регистрации устанавливаются автоматически.

6.2 Учет бланков строгой отчетности

Сотрудник Отдела — канцелярия Управления делами ведет учет бланков строгой отчетности:

  • Регистрация бланков;
  • Выдача бланков;
  • Возврат бланков;
  • Реестр возврата;
  • Списание бланков;
  • Реестр списания.

Сотрудник Отдела — канцелярия Управления делами обеспечивает заказ бланков и их хранение, выдачу бланков, прием возврата бланков и испорченных документов, выполненных на бланках, и списание бланков.

6.3 Контроль исполнительской дисциплины сотрудников

Сотрудник Отдела — канцелярия Управления делами осуществляет контроль исполнительской дисциплины сотрудников Центрального аппарата ФАС России с использованием журналов:

  • Входящие;
  • Приказы.

Анализ и контроль исполнительской дисциплины сотрудник Отдела — канцелярия Управления делами осуществляет как на основе базовых форм журналов, так и с использованием собственных журналов, которые создает в режиме Журналы, настраивая фильтр по требуемым атрибутам и указывая период времени.

При необходимости любой журнал сотрудник Отдела — канцелярия Управления делами может экспортировать, например в Microsoft Office Excel, и распечатать.

6.4 Формирование отчетов по документообороту

Сотрудник Отдела — канцелярия Управления делами формирует отчеты по документообороту ФАС России в режиме Отчеты/Отчеты по документообороту, куда дополнительно входят отчеты по исполнительской дисциплине сотрудников ФАС России.

7. АДМИНИСТРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

7.1 Распределение документов. Подготовка проектов резолюций

Сотрудник Административного управления на основании поступивших в системе электронных и параллельно бумажных оригиналов документов готовит в системе резолюцию или проект резолюции к документу.

7.2 Печать карточек резолюций

После подготовки резолюции или его проекта резолюции к документу осуществляется печать карточки резолюции в режиме Печать/Печать карточки резолюции.

7.3 Передача документов с проектами резолюций на подпись

Электронный документ с проектом резолюции, подготовленный сотрудником Административного управления, поступает на подпись Руководителю ФАС России, а после внесения изменений и подписания возвращается в Административное управление.

7.4 Редактирование и подписание резолюций

Резолюции с изменениями редактируются, подписываются в электронном виде и вместе с документами передаются исполнителям.

8. РУКОВОДИТЕЛЬ ФАС РОССИИ

8.1 Работа с документом в СЭД

Руководитель ФАС России может в СЭД работать с электронными документами, зарегистрированными в Управлении делами и переданными ему через Административное управление с проектами резолюций. Документы можно выбрать для просмотра из списка документов в виджете На рассмотрении. В данном списке документы: вновь поступившие и вновь поступившие с отчетами исполнителей. В виджете Текущие список документов, переданных исполнителю с резолюцией. Документы также фильтруются по контрольным и неконтрольным.

8.2 Подписание и согласование исходящих документов и ОРД

Руководитель ФАС России может в СЭД на основании оригиналов документов, полученных в бумажном варианте, подписывать их в электронном виде или вносить замечания для доработки документа в режиме Согласования.

8.3 Формирование отчетов по деятельности ФАС России

Руководитель ФАС России может формировать в СЭД как ведомственную отчетность по деятельности ФАС России, так и отчеты по документообороту в режиме Отчеты.

8.4 Контроль исполнения дел и документов

Руководитель ФАС России может осуществлять в СЭД контроль исполнения дел и документов с использованием режимов Текущие, На рассмотрении и Отчеты по документообороту.

9. СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ ФАС РОССИИ

9.1 Подписание или согласование исходящих документов и ОРД

На основании подписанного или по причине отказа в подписании оригинала документа на бумажном носителе секретарь руководителя ФАС России вносит результат подписания или согласования в регистрационную карточку Согласования документа в режиме Замещения руководителя ФАС России с его согласия и по его распоряжению.

Секретарь руководителя ФАС России в карточке Согласования регистрирует согласие руководителя ФАС России или отправляет документ на доработку по его распоряжению с указанием причины. При необходимости есть возможность внести в текст документа изменения в режиме Изменение. При этом создается новая версия документа.

9.2 Подготовка документов в СПД

Секретарь руководителя ФАС России готовит документ в СПД.

9.3 Отправка документа на согласование. Маршрут согласования

Секретарь руководителя ФАС России готовит документ в СПД и отправляет его на согласование, а при необходимости в WEB-приложении редактирует маршрут согласования.

9.4 Редактирование документа в СПД

При возврате документа на доработку в СПД создается новая версия документа, которая вновь отправляется на согласование.

9.5 Формирование отчетов по деятельности ФАС России

Секретарь руководителя ФАС России может по праву доступа формировать ведомственную отчетность по деятельности ФАС России или отчеты по документообороту в режиме Отчеты.

10. ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ ФАС РОССИИ

10.1 Работа с документом в СЭД

Заместитель руководителя ФАС России может в СЭД работать с электронными документами, переданными ему через Административное управление с подписанными резолюциями Руководителем ФАС России. Документы можно выбрать для просмотра из списка документов в виджете На рассмотрении. В данном списке документы: вновь поступившие с резолюциями и вновь поступившие с отчетами исполнителей. В виджете Текущие список документов, переданных исполнителю с резолюцией. Документы также фильтруются по контрольным и неконтрольным.

10.2 Подписание и согласование исходящих документов и ОРД

Заместитель руководителя ФАС России может в СЭД на основании оригиналов документов, полученных в бумажном варианте, подписывать их в электронном виде или вносить замечания для доработки документа в режиме Согласования.

10.3 Формирование отчетов по деятельности ФАС России

Заместитель руководителя ФАС России может формировать в СЭД как ведомственную отчетность по деятельности ФАС России, так и отчеты по документообороту по вверенным ему подразделениям.

10.4 Контроль исполнения дел и документов

Заместитель руководителя ФАС России может осуществлять в СЭД контроль исполнения дел и документов по вверенным ему подразделениям с использованием режимов Текущие, На рассмотрении и Отчеты по документообороту.

11. СЕКРЕТАРЬ ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ФАС РОССИИ

11.1 Подписание или согласование исходящих документов и ОРД

На основании подписанного или по причине отказа в подписании оригинала документа на бумажном носителе секретарь заместителя руководителя ФАС России вносит результат подписания или согласования в регистрационную карточку Согласования документа в режиме Замещения заместителя руководителя ФАС России с его согласия и по его распоряжению.

Секретарь заместителя руководителя ФАС России, получив документ на согласование, в карточке Согласования регистрирует согласие заместителя руководителя ФАС России или отправляет документ на доработку по его распоряжению с указанием причины. При необходимости есть возможность внести в текст документа изменения в режиме Изменение. При этом создается новая версия документа.

11.2 Подготовка документов в СПД

Секретарь заместителя руководителя ФАС России готовит документ в СПД.

11.3 Отправка документа на согласование. Маршрут согласования

Секретарь заместителя руководителя ФАС России готовит документ в СПД и отправляет его на согласование, а при необходимости в WEB-приложении редактирует маршрут согласования.

11.4 Редактирование документа в СПД

При возврате документа на доработку в СПД создается новая версия документа, которая вновь отправляется на согласование.

11.5 Формирование отчетов по деятельности ФАС России

Секретарь заместителя руководителя ФАС России может по праву доступа формировать ведомственную отчетность по деятельности ФАС России или отчеты по документообороту по курируемым заместителем руководителя ФАС России подразделениям в режиме Отчеты.

11.6 Контроль исполнения дел и документов

Секретарь заместителя руководителя ФАС России может осуществлять по праву доступа контроль исполнения дел и документов по курируемым заместителем руководителя ФАС России подразделениям с использованием режимов Текущие, На рассмотрении и Отчеты по документообороту.

12. РУКОВОДИТЕЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

12.1 Распределение документа исполнителю. Создание резолюции

Руководитель подразделения в СЭД рассматривает поступившие документы, распределяет их по исполнителям, создавая резолюции в карточках документов. Печатает карточки резолюции в режиме Печать/Печать карточки резолюция. Электронный документ с резолюцией в СЭД передается исполнителю.

12.2 Создание отчета о выполнении резолюции

При необходимости руководитель подразделения готовит в СПД служебную записку о выполнении резолюции по документу со ссылкой на контрольный документ, тем самым прикрепляя ее к карточке контрольного документа. Затем заполняет Отчет в карточке резолюции со ссылкой на служебную записку.

Контрольный документ в системе вместе с Отчетом передается лицу, написавшему резолюцию.

12.3 Согласование исходящих, внутренних документов и ОРД

Руководитель подразделения подписывает, согласовывает или вносит изменения и отправляет на доработку поступившие ему документы.

Фиксирует в электронной карточке Согласования документа результат рассмотрения документа.

12.4 Подготовка документов в СПД

Руководитель подразделения готовит документы в СПД.

12.5 Отправка документа на согласование. Маршрут согласования

Руководитель подразделения готовит документ в СПД, отправляет его на согласование, а при необходимости в WEB-приложении редактирует маршрут согласования.

12.6 Редактирование документа в СПД

При возврате документа на доработку в СПД создается новая версия документа, которая вновь отправляется на согласование с созданием маршрута согласования.

12.7 Формирование отчетов по деятельности ФАС России

Руководитель подразделения формирует ведомственную отчетность по деятельности ФАС России или отчеты по документообороту по вверенному ему подразделению.

12.8 Контроль исполнения дел и документов

Руководитель подразделения осуществляет Контроль исполнения дел и документов по вверенным ему подразделениям с использованием режимов Текущие и Отчеты по документообороту.

13. СОТРУДНИК ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ — ИСПОЛНИТЕЛЬ

13.1 Работа с документом в СЭД

Сотрудник подразделения, являющийся исполнителем по документу, выбирает его для просмотра и принятия в работу из списка документов в виджете На рассмотрении. В данном списке документы: вновь поступившие с резолюцией для сведения и вновь поступившие с контрольной резолюцией.

Документ находится в работе у исполнителя, пока он не создаст Отчет в карточке резолюции и пока не будет зарегистрирован исходящий документ, к которому будет привязан данный контрольный входящий документ. В этом случае движение по контрольному документу автоматически закрывается и проставляется дата снятия с контроля в атрибуте карточки документа.

13.2 Создание документов в СПД

Исполнитель готовит документы в СПД следующих типов:

  • Исходящие;
  • ОРД;
  • Внутренние.

Обязательные атрибуты документа:

  • Тип документа;
  • Дело;
  • Процедура;
  • Вид документа;
  • Корреспондент (для исходящего документа);
  • Кому (для внутреннего документа);
  • Аннотация (для исходящего документа);
  • Наименование (для ОРД и внутреннего документа);
  • Содержание.

Основные этапы создания документа:

  • Создание карточки документа;
  • Выбор шаблона документа;
  • Ввод недостающего текста документа;
  • Отправка на согласование;
  • Печать документа на бланке с указанием номера бланка.

13.3 Создание дел в WEB-приложении

Исполнитель на основании служебной записки или приказа регистрирует дело в системе.

Регистрационная карточка дела выбирается в зависимости от процедуры, указанной в аналогичном атрибуте входящего документа или инициативного исходящего.

Набор атрибутов регистрационной карточки дела зависит от выбранной процедуры дела.

Обязательный атрибут регистрационной карточки дела — Закон.

13.4 Отправка документов на согласование. Маршрут согласования

Исполнитель в СПД после сохранения в базе данных регистрационной карточки документа и его текста отправляет документ на согласование и переходит в WEB-приложение. При необходимости маршрут согласования редактируется. С этого момента электронный документ в СПД блокируется от изменений для исполнителя и доступен на редактирование для текущего участника согласования.

13.5 Редактирование документов, полученных на доработку

Документы на доработку поступают исполнителю в СЭД в виджет Отправленные на согласование. Исполнитель снимает документ с согласования, редактирует как текст, так и атрибуты карточки документа. При этом автоматически создается новая редакция документа, которую исполнитель после завершения редактирования отправляет на повторное согласование. С момента создания нового маршрута согласования документ для автора блокируется от изменений.

13.6 Печать копий исходящих документов

Сотрудник подразделения — исполнитель печатает столько копий подписанного и зарегистрированного исходящего документа, сколько указано адресатов в документе для отправки, и передает их в Отдел канцелярии — Экспедицию. Печать производится из режима Печать документа.

13.7 Печать копий исходящих документов для выдачи на руки

Сотрудник подразделения — исполнитель печатает в необходимом количестве копии подписанных и зарегистрированных исходящих документов для выдачи на руки и передает их в Отдел канцелярии — Экспедицию. Печать производится из режима Печать документа.

14. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СЭД ЦА ФАС

14.1 Ведение учетных записей пользователей системы

Администратор ведет учетные записи пользователей системы. Имя и пароль становятся доступны пользователю после предоставления ему прав доступа к ресурсам системы, которые должны быть в соответствии с его должностными обязанностями.

14.2 Ведение учетных записей классификаторов системы

Администратор ведет учетные записи классификаторов системы, являющихся внутренними: например, номера кабинетов для заседаний.

14.3 Создание шаблонов документов

За создание шаблонов документов в системе отвечает администратор, чтобы обеспечить единообразие однотипных шаблонов документов во всех подразделениях ФАС России.

Сотрудник подразделения — исполнитель готовит шаблон документа, а его размещение в системе обеспечивает администратор системы.