---
title: "Приказ Росземкадастра от 09.12.2000 N 63"
number: "63"
issuer: "Федеральная служба земельного кадастра России"
issued_on: 2000-12-09
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-63-2000-roszemkadastr-federalnaya"
---

## Приказ Росземкадастра от 09.12.2000 N 63

# Приказ Росземкадастра от 09.12.2000 N 63

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Росземкадастре"


<a id="p100001"></a>**ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ЗЕМЕЛЬНОГО КАДАСТРА РОССИИ**


## <a id="p100002"></a>ПРИКАЗ

от 9 декабря 2000 г. N 63

<a id="p100003"></a>**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ**

<div align="center">

**ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В РОСЗЕМКАДАСТРЕ**

</div>


<a id="p100004"></a>В целях совершенствования работы с документами, повышения качества и установления единообразия при подготовке документов, а также для осуществления контроля за прохождением и исполнением документов в Росземкадастре приказываю:
1. <a id="p100005"></a>Утвердить [Инструкцию](#p100013) по делопроизводству в Федеральной службе земельного кадастра России.
2. <a id="p100006"></a>Заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений Росземкадастра организовать в структурных подразделениях изучение [Инструкции](#p100013) и обеспечить ее безусловное выполнение всеми работниками Росземкадастра и подведомственных ему организаций.
3. <a id="p100007"></a>Управлению делами (А.А. Шинкарев) обеспечить контроль за строгим выполнением положений [Инструкции](#p100013) специалистами структурных подразделений Росземкадастра.
4. <a id="p100008"></a>[Приказ](https://bukva.ai/docs/prikaz-5-1999-goskomzem-rossii) Госкомзема России от 18.01.99 N 5 считать утратившим силу.
5. <a id="p100009"></a>Контроль за исполнением Приказа возложить на первого заместителя руководителя Росземкадастра Н.В. Комова.

<div align="right">

<a id="p100010"></a>Руководитель<br>
**С.И.САЙ**

</div>






<a id="p100012"></a>Утверждена
Приказом
Федеральной службы

<div align="center">

земельного кадастра России

</div>

от 9 декабря 2000 г. N 63


## <a id="p100013"></a>ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ЗЕМЕЛЬНОГО КАДАСТРА РОССИИ



### <a id="p100014"></a>Введение


<a id="p100015"></a>Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в аппарате Росземкадастра в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной [распоряжением](https://bukva.ai/docs/rasporyazhenie-1118-r-1992) Правительства Российской Федерации от 24.06.92 N 1118-р (М., Роскомархив, 1992), соответствует ГОСТам и другим нормативным актам в сфере делопроизводства.


### 1. <a id="p100016"></a>Общие положения


<a id="p100017"></a>1.1. Настоящая Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота, подготовку документов, порядок работы с документами и обращениями граждан, контроль за их рассмотрением и исполнением.
<a id="p100018"></a>К настоящей Инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в аппарате Федеральной службы земельного кадастра России (далее - Служба) (приложения N 1 - 9 - не приводятся). Включенные в Инструкцию примеры являются условными. Правила работы с секретными документами и документами с грифами "для служебного пользования" установлены специальными инструкциями.
<a id="p100019"></a>1.2. Контроль за соблюдением работниками структурных подразделений Службы единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами возлагается на Управление делами.
<a id="p100020"></a>1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы возлагается на их руководителей.
<a id="p100021"></a>Руководитель структурного подразделения назначает работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя об их исполнении, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
<a id="p100022"></a>Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Службы.
<a id="p100023"></a>При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
<a id="p100024"></a>1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в документах Службы, для опубликования в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства Службы.
<a id="p100025"></a>1.5. Внутренняя переписка на бланках Росземкадастра между структурными подразделениями не допускается.


### 2. <a id="p100026"></a>Документация Службы


<a id="p100027"></a>2.1. Деятельность Службы обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.
<a id="p100028"></a>2.2. В соответствии с действующим законодательством и в пределах своей компетенции Росземкадастр издает следующие документы: приказы, решения коллегии, распоряжения, инструкции, нормы, правила, протоколы совещаний.
<a id="p100029"></a>2.3. Нормативные акты Службы, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, в соответствии с действующим законодательством подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.


### 3. <a id="p100030"></a>Правила подготовки и оформления документов



#### <a id="p100031"></a>3.1. Общие требования к оформлению документов


<a id="p100032"></a>3.1.1. Документы, подготавливаемые в Службе, должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" (Требования к оформлению документов).
<a id="p100033"></a>3.1.2. Документы, подготовленные работниками Службы, должны оформляться на бланках утвержденного образца.
<a id="p100034"></a>В Росземкадастре применяются следующие утвержденные бланки:
<a id="p100035"></a>Федеральная служба земельного кадастра России (приложение 2);
<a id="p100036"></a>Руководитель Федеральной службы земельного кадастра России (приложение 3);
<a id="p100037"></a>Первый заместитель руководителя Федеральной службы земельного кадастра России (приложение 4);
<a id="p100038"></a>Приказ Федеральной службы земельного кадастра России (приложение 5);
<a id="p100039"></a>Распоряжение Федеральной службы земельного кадастра России (приложение 6);
<a id="p100040"></a>Протокол совещания (приложение 7).
<a id="p100041"></a>Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.
<a id="p100042"></a>Документ, направляемый в сторонние организации, должен иметь следующие обязательные реквизиты: краткий заголовок к тексту; дату; номер; визы соисполнителей; подпись (ГОСТ Р 6.30-97).
<a id="p100043"></a>В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Например: ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит "номер государственной регистрации".
<a id="p100044"></a>Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; адресат; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка о поступлении; ссылка на номер и дату входящего документа и т.д.


#### <a id="p100045"></a>3.2. Оформление основных реквизитов документов



##### <a id="p100046"></a>3.2.1 Заголовок к тексту документа

<a id="p100047"></a>Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста документа.
<a id="p100048"></a>Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа.
<a id="p100049"></a>Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств.

##### <a id="p100050"></a>3.2.2 Дата документа

<a id="p100051"></a>Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.
<a id="p100052"></a>Документ вступает в силу с момента его подписания или утверждения, если в тексте или законодательством не оговорена иная дата.
<a id="p100053"></a>Документы, подлежащие государственной регистрации в Минюсте России, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства Российской Федерации.
<a id="p100054"></a>Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.
<a id="p100055"></a>Например: 10.11.99.
<a id="p100056"></a>В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 ноября 1999 г.
<a id="p100057"></a>При ссылке в тексте документа на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: постановление Правительства Российской Федерации от 03.02.98 N 254.

##### <a id="p100058"></a>3.2.3 Регистрационный номер документа

<a id="p100059"></a>Номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется соответствующими индексами (индекс должностного лица, подписавшего документ; индекс подразделения-исполнителя; номер государственной регистрации и др.). Составные части индексов отделяются.
<a id="p100060"></a>Для индексирования документов и информации в Службе разработан классификатор индексов руководства и структурных подразделений (приложение 1).

##### <a id="p100061"></a>3.2.4 Текст документа

<a id="p100062"></a>Текстом управленческого документа является выражение средствами делового языка содержания управленческих действий.
<a id="p100063"></a>Подготавливаемые служебные документы должны быть краткими, обоснованными, конкретными, обеспечивающими точное и однозначное восприятие изложенной в них информации и логически последовательными. Текст должен излагаться простым языком, быть тщательно отредактирован и содержать достоверную и аргументированную информацию.
<a id="p100064"></a>Поля на документах должны быть:
<a id="p100065"></a>левое и верхнее - не менее 20, правое и нижнее - не менее 10 мм.
<a id="p100066"></a>Расположение реквизитов документов и границы зон приведены в приложении 8.
<a id="p100067"></a>Номера страниц проставляются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

##### <a id="p100068"></a>3.2.5 Визирование документа

<a id="p100069"></a>Для оценки целесообразности выпуска документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
<a id="p100070"></a>Согласование может проводиться как внутри Службы, так и вне ее.
<a id="p100071"></a>Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости указывается должность визирующего.
<a id="p100072"></a>Замечания, особое мнение и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
<a id="p100073"></a>Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Росземкадастре, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа и приложения.
<a id="p100074"></a>Проекты приказов, распоряжений и другие акты Службы визируются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа документа, а приложения - на лицевой (визы Юридического управления и Управления делами - обязательны). Образец листа согласования приведен в приложении 9.
<a id="p100075"></a>Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе (лист согласования).
<a id="p100076"></a>Документы визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения или лицом, его замещающим, и заместителем руководителя по закрепленному за ним вопросу (если документ представляется на подпись руководителю).
<a id="p100077"></a>Все письма за подписью руководителя или лица, его замещающего, заместителей руководителя должны до подписания визироваться управляющим делами или его заместителями.

##### <a id="p100078"></a>3.2.6 Подпись документа

<a id="p100079"></a>Документы, направляемые Роскомземом в вышестоящие органы власти и управления, проекты разрабатываемых Службой нормативных правовых актов, заключения на проекты нормативных правовых актов других министерств и ведомств, договоры всех видов, инструктивные письма и иные методические документы подписываются руководителем или, по его поручению, его заместителями.
<a id="p100080"></a>Нормативные (ведомственные) правовые акты подписываются руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.
<a id="p100081"></a>Документы, направляемые сторонним организациям от имени Службы, подписываются как руководителем, так и его заместителями.
<a id="p100082"></a>Документы, направляемые организациям отрасли, и ответы на обращения граждан и юридических лиц подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений Службы в соответствии с их компетенцией.
<a id="p100083"></a>Подписание руководителями структурных подразделений Службы правовых актов не допускается.
<a id="p100084"></a>В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
<a id="p100085"></a>Например:
<a id="p100086"></a>    Первый заместитель руководителя       подпись       Н.В.Комов.
<a id="p100087"></a>В документах, оформленных не на бланках, наименование Службы, структурного подразделения в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности.
<a id="p100088"></a>Например:
<a id="p100089"></a>    Управляющий делами Росземкадастра     подпись    А.А.Шинкарев.
<a id="p100090"></a>Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании и секретарем.
<a id="p100091"></a>В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
<a id="p100092"></a>При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
<a id="p100093"></a>При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
<a id="p100094"></a>Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ может подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

##### <a id="p100095"></a>3.2.7 Отметка об исполнении документа

<a id="p100096"></a>Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом корреспондента (письменно или устно). На документе, исполненном в оперативном порядке и не требующем письменного ответа, исполнитель указывает, как и когда решены вопросы (по телефону, при выезде на место, личные переговоры и т.д.). Эти же данные переносятся и в контрольный носитель информации (карточку, машину). Промежуточный ответ, как и запрос по документу, не могут являться основанием для признания документа исполненным.
<a id="p100097"></a>Снятие документа с контроля удостоверяется отметкой "В дело" с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа исполненного документа.
<a id="p100098"></a>Отметку "В дело" проставляет управляющий делами или его заместитель на исполненных документах после визы руководителей структурных подразделений.

##### <a id="p100099"></a>3.2.8 Внешнее согласование документа

<a id="p100100"></a>Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.
<a id="p100101"></a>    Например:
           СОГЛАСОВАНО
    Заместитель Министра природных
    ресурсов Российской Федерации
    (личная подпись; И.О.Фамилия)
         (дата)

<a id="p100102"></a>           СОГЛАСОВАНО
     Приказ Минфина России 03.06.99 N 254

<a id="p100103"></a>           СОГЛАСОВАНО
     Письмо Минюста России 12.07.99 N ЭБ-2344.

<a id="p100104"></a>Гриф согласования может располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

##### <a id="p100105"></a>3.2.9 Утверждение документа

<a id="p100106"></a>Документы утверждаются руководителем или его заместителями, а также специально издаваемым документом.
<a id="p100107"></a>Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
<a id="p100108"></a>Гриф утверждения оформляется следующим образом:
<a id="p100109"></a>             УТВЕРЖДАЮ
    Руководитель Федеральной службы
    земельного кадастра России
    (личная подпись; И.О.Фамилия)
    (дата)

<a id="p100110"></a>             УТВЕРЖДЕНО
    Приказ Росземкадастра

##### 03.02.99 N 15.


<a id="p100111"></a>Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

##### <a id="p100112"></a>3.2.10 Адрес документа

<a id="p100113"></a>Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или должностному лицу.
<a id="p100114"></a>При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
<a id="p100115"></a>Например:
<a id="p100116"></a>Министерство юстиции Российской Федерации;
<a id="p100117"></a>Управление делами.
<a id="p100118"></a>При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
<a id="p100119"></a>Например:
<a id="p100120"></a>Аппарат Правительства Российской Федерации
<a id="p100121"></a>Начальнику Департамента экономики и управления собственностью
<a id="p100122"></a>М.Ю. Копейкину.
<a id="p100123"></a>При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
<a id="p100124"></a>Например:
<a id="p100125"></a>Президенту акционерного общества "Россевзапстрой"
<a id="p100126"></a>Ю.Г. Лосеву.
<a id="p100127"></a>При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
<a id="p100128"></a>Например:
<a id="p100129"></a>Руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации
<a id="p100130"></a>или:
<a id="p100131"></a>Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
<a id="p100132"></a>Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
<a id="p100133"></a>Например:
<a id="p100134"></a>Редакция журнала "Новый мир"
<a id="p100135"></a>103806 ГСП, Москва, К-6,
<a id="p100136"></a>Малый Путинковский пер., 1/2.
<a id="p100137"></a>При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.
<a id="p100138"></a>Например:
<a id="p100139"></a>301264, Тульская обл.,
<a id="p100140"></a>Киреевский район, г. Липки,
<a id="p100141"></a>ул. Садовая, д. 5
<a id="p100142"></a>И.И. Иванову.
<a id="p100143"></a>Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть оформлен на бланке и подписан.
<a id="p100144"></a>При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат.
<a id="p100145"></a>Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, в федеральные органы исполнительной власти, в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

##### <a id="p100146"></a>3.2.11 Резолюция

<a id="p100147"></a>В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, входящий регистрационный номер документа.
<a id="p100148"></a>В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
<a id="p100149"></a>На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата, регистрационный номер документа.

##### <a id="p100150"></a>3.2.12 Оформление приложений к документу

<a id="p100151"></a>Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется в следующей форме:
<a id="p100152"></a>Приложение: на 10 л.
<a id="p100153"></a>Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, а при наличии нескольких приложений - нумеровать.
<a id="p100154"></a>Например:

<div align="center">

<a id="p100155"></a>    Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 1 экз.<br>
                2. <a id="p100156"></a>Смета расходов... на 5 л. в 3 экз.

</div>

<a id="p100157"></a>Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается, а указывается только количество экземпляров.
<a id="p100158"></a>Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
<a id="p100159"></a>На приложении к документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия документа, его даты и номера.
<a id="p100160"></a>Например:
<a id="p100161"></a>Приложение к письму
<a id="p100162"></a>Росземкадастра
<a id="p100163"></a>от 16.11.98 N СС-1003.


#### <a id="p100164"></a>3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов


<a id="p100165"></a>3.3.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
<a id="p100166"></a>Проекты вышеуказанных документов разрабатываются Службой в соответствии с поручениями вышестоящих органов и в инициативном порядке.
<a id="p100167"></a>В аппарате Службы подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется руководителем; второй экземпляр - заместителем руководителя, курирующим соответствующее структурное подразделение, руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа, руководителем Юридического управления и управляющим делами. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
<a id="p100168"></a>Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации должны проходить юридическую экспертизу и редактирование в Главном государственно-правовом управлении Президента Российской Федерации.
<a id="p100169"></a>Проекты законодательных актов, указов Президента Российской Федерации, а также проекты решений Правительства Российской Федерации нормативного характера должны согласовываться с Минюстом России.
<a id="p100170"></a>Проект документа направляется в вышестоящие органы с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость принятия решения и его содержание.
<a id="p100171"></a>На последнем листе сопроводительного письма указывается фамилия и номер телефона ответственного исполнителя.
<a id="p100172"></a>Проекты документов печатаются на листах формата А4 через полтора межстрочных интервала в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается у исполнителя, а копия со второго экземпляра (с визами) остается в Управлении делами.

##### <a id="p100173"></a>3.3.2 Приказ - распорядительный документ Росземкадастра.

<a id="p100174"></a>Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Службы по поручению руководства или по собственной инициативе.
<a id="p100175"></a>Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?".
<a id="p100176"></a>Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
<a id="p100177"></a>В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Службы.
<a id="p100178"></a>Распорядительная часть начинается словом "Приказываю".
<a id="p100179"></a>В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители (структурные подразделения и руководители), конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
<a id="p100180"></a>Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то это оговаривается в тексте приказа.
<a id="p100181"></a>Если приказ имеет несколько приложений, то они номеруются порядковыми номерами, а в тексте указывают ссылки на эти приложения. Когда приложение одно, ему номер не присваивается. В приложении к приказу на первом его листе в правом верхнем углу необходимо писать "Приложение" с указанием наименования документа, даты и номера.
<a id="p100182"></a>Например:
<a id="p100183"></a>Приложение
<a id="p100184"></a>к приказу Роскомзема
<a id="p100185"></a>от 15.11.99 N 312.
<a id="p100186"></a>В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо (руководитель или заместитель руководителя), на которого возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
<a id="p100187"></a>Секретарь соответствующего заместителя руководителя устанавливает постоянный контроль за реализацией исполнителями поручений, содержащихся в приказе, и систематически докладывает заместителю руководителя о соблюдении установленных сроков исполнения и нерешенных вопросах.
<a id="p100188"></a>Составители проекта приказа обязаны согласовать его с заинтересованными структурными подразделениями Службы и курирующим заместителем руководителя и в обязательном порядке визируются до подписания в Юридическом управлении и Управлении делами. На обратной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа указывается структурное подразделение, готовившее проект, виза руководителя структурного подразделения и должностные лица, согласовавшие данный проект.
<a id="p100189"></a>Проекты приказов представляются на подпись руководителю Службы управляющим делами, который несет ответственность за правильность их оформления.
<a id="p100190"></a>Приказы подписывает руководитель или лицо, исполняющее его обязанности.
<a id="p100191"></a>При подготовке приказа совместно с другими министерствами (ведомствами) приказ печатается не на бланке, подписывается столько экземпляров, сколько министерств и ведомств участвуют в подготовке приказа.
<a id="p100192"></a>Распоряжения Росземкадастра оформляются аналогично приказу. (Распорядительная часть распоряжения начинается словами "обязать; рекомендовать".)

##### <a id="p100193"></a>3.3.3 Протокол

<a id="p100194"></a>Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.
<a id="p100195"></a>Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
<a id="p100196"></a>Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.
<a id="p100197"></a>Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагается стенограмма или тексты докладов и выступлений). Постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа [(п. 3.3.2)](#p100173).

<div align="center">

<a id="p100198"></a>Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

</div>

<a id="p100199"></a>Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
<a id="p100200"></a>Протоколы совместных с другими организациями заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций (ведомств), принимавших участие в работе коллегиального органа.
<a id="p100201"></a>Порядок подготовки и выпуска протокола заседания коллегии Росземкадастра определяется Положением о работе коллегии.


#### <a id="p100202"></a>3.4. Тиражирование документов


<a id="p100203"></a>3.4.1. При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечения своевременного доведения их до структурных подразделений Службы и организаций, которых касаются эти документы.
<a id="p100204"></a>3.4.2. Тираж определяется исполнителем, утверждается руководителем структурного подразделения (заместителем) и согласовывается с Управлением делами.


### 4. <a id="p100205"></a>Поисковые системы по документам



#### <a id="p100206"></a>4.1. Регистрация документов


<a id="p100207"></a>4.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в Службу документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
<a id="p100208"></a>4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Службе, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.
<a id="p100209"></a>Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
<a id="p100210"></a>Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.


#### <a id="p100211"></a>4.2. Обработка входящих документов


<a id="p100212"></a>4.2.1. Все поступающие в Службу документы принимаются и обрабатываются отделом делопроизводства Управления делами, а в нерабочее время - ответственными дежурными приемной руководителя, где они учитываются в специальном журнале, а затем передаются в отдел делопроизводства.
<a id="p100213"></a>На все поступившие документы ставится штамп с указанием даты поступления документа. Почта сортируется и распределяется следующим образом:
<a id="p100214"></a>документы, поступившие на имя руководителя и его заместителей, регистрируются в отделе делопроизводства, откуда передаются для подготовки резолюции помощникам руководителя и его заместителей;
<a id="p100215"></a>документы, поступившие в Росземкадастр и не содержащие фамилии конкретного адресата, передаются управляющему делами, который в зависимости от значимости поставленных вопросов расписывает документы отделу делопроизводства (для доклада руководителю), секретариату соответствующего заместителя руководителя или соответствующему руководителю структурного подразделения (для регистрации и доклада);
<a id="p100216"></a>документы, поступившие на имя заместителя руководителя, после регистрации в отделе делопроизводства передаются в секретариат соответствующего заместителя руководителя;
<a id="p100217"></a>документы, поступившие в адрес структурного подразделения, помещаются в соответствующую ячейку сортировочного шкафа отдела делопроизводства, где их получают работники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, не реже чем два раза в день.
<a id="p100218"></a>Документы, требующие решения и ответа, регистрируются на карточках установленного образца только один раз.
<a id="p100219"></a>Не подлежат регистрации следующие документы:
<a id="p100220"></a>копии писем, присылаемые для сведения;
<a id="p100221"></a>копии счетов на оплату;
<a id="p100222"></a>наряды и фондовые извещения;
<a id="p100223"></a>копии уставов, положений и штатных расписаний;
<a id="p100224"></a>информационные и рекламные материалы, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, бюллетени и т.д.;
<a id="p100225"></a>документы статистической и бухгалтерской отчетности;
<a id="p100226"></a>печатные издания;
<a id="p100227"></a>и т.п.
<a id="p100228"></a>Если по указанным документам даны поручения, то такие документы подлежат регистрации. Перечень регистрируемых документов может при необходимости уточняться Управлением делами.

##### <a id="p100229"></a>4.2.2 Входящие документы регистрируются:

<a id="p100230"></a>Отделом делопроизводства - поступившие на имя руководителя и его заместителей.
<a id="p100231"></a>Входящий регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу документа в виде специального штампа, в который от руки вписываются непосредственно индекс, номер и дата регистрации документа. Одновременно на документ заводится учетно-контрольная карточка с введением реквизитов в компьютер. Индекс входящих документов состоит из буквенных и цифровых обозначений.
<a id="p100232"></a>Например:
<a id="p100233"></a>для правительственных поручений - ПП-251, где ПП - буквенное обозначение правительственного поручения, а 251 - порядковый номер;
<a id="p100234"></a>для постановлений, указов, распоряжений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов - ДД-124, где ДД - директивный документ, 124 - порядковый номер;

<div align="center">

<a id="p100235"></a>для других документов - порядковый номер.

</div>

<a id="p100236"></a>Секретариатом (делопроизводителем) заместителя руководителя - поступившие из отдела делопроизводства в структурное подразделение. Регистрация может производиться как на учетно-контрольных карточках, так и в специальном журнале.
<a id="p100237"></a>Работником (делопроизводителем) структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, - поступившие из отдела делопроизводства и секретариата заместителя руководителя в структурное подразделение. Регистрация может производиться как на учетно-контрольных карточках, так и в специальном журнале.

##### <a id="p100238"></a>4.2.3 После регистрации документы, адресованные:

<a id="p100239"></a>руководителю - передаются помощнику руководителя для подготовки проектов поручений и доклада руководителю;
<a id="p100240"></a>заместителям руководителя - передаются секретарю заместителя руководителя для подготовки поручений;
<a id="p100241"></a>структурным подразделениям - передаются работнику подразделения, ответственному за делопроизводство, для доклада руководителю структурного подразделения.
<a id="p100242"></a>4.2.4. Рассмотренная руководителем почта с его поручениями возвращается через помощника в отдел делопроизводства и после ее обработки направляется исполнителю с учетно-контрольной карточкой для контроля со стороны секретариатов заместителей руководителя и структурных подразделений за прохождением и исполнением документа.
<a id="p100243"></a>Все документы с резолюцией руководителя приходят к исполнителю только через отдел делопроизводства и подлежат рассмотрению в установленные сроки.
<a id="p100244"></a>4.2.5. Документы со штампом "Подлежит возврату в Управление делами" (подлинник) после исполнения или ознакомления необходимо вернуть в группу правительственной переписки.
<a id="p100245"></a>4.2.6. В секретариатах заместителей руководителя и структурных подразделений формируется контрольно-справочная картотека по исполнителям, срокам исполнения, корреспондентам, исполненным и неисполненным документам. Закрытым (исполненным) документ может считаться только тогда, когда сделаны отметки об исполнении документа в отделе делопроизводства Управления делами, он снят с контроля и списан в дело.


#### <a id="p100246"></a>4.3. Обработка исходящих документов


<a id="p100247"></a>4.3.1. Проекты исходящих документов со всеми необходимыми визами и материалами, на основании которых они готовились, передаются на подпись руководителю и его заместителям через управляющего делами или его заместителя в двух экземплярах.
<a id="p100248"></a>4.3.2. Подписанные документы возвращаются в отдел делопроизводства для оформления и отправки. Копия документа передается исполнителю для подшивки в дело и закрытия контрольной карточки.
<a id="p100249"></a>В отделе делопроизводства кроме приказов, распоряжений, писем, подписанных руководителем, регистрируются исходящие письма, подписанные заместителями руководителя.
<a id="p100250"></a>4.3.3. Для рассылки документа по нескольким адресам исполнитель представляет в отдел делопроизводства необходимое количество экземпляров документа и указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения.

##### <a id="p100251"></a>4.3.4 Работник, регистрирующий исходящие документы, перед проставлением регистрационного номера обязан:

<a id="p100252"></a>проверить правильность адресата;
<a id="p100253"></a>при ответе на запрос проверить правильность ссылки на номер и дату запроса;
<a id="p100254"></a>проверить наличие подписи и необходимых виз на документе, исполнителя и номера его телефона;
<a id="p100255"></a>на копиях документа сделать все исправления и дополнения, внесенные в оригинал документа при его подписании; зарегистрировать исходящий документ, проставить регистрационный номер на оригинале и копии, копию заверить.


#### <a id="p100256"></a>4.4. Регистрация исходящих документов



##### <a id="p100257"></a>4.4.1 Регистрация исходящих документов:

<a id="p100258"></a>за подписью руководителя, заместителей руководителя и управляющего делами производится в отделе делопроизводства.
<a id="p100259"></a>Например:
<a id="p100260"></a>СС-112/, где СС - индекс руководителя, подписавшего документ (С. Сай); 112 - порядковый регистрационный номер;
<a id="p100261"></a>за подписью руководителя структурного подразделения регистрируются в структурном подразделении.
<a id="p100262"></a>Например:
<a id="p100263"></a>03/121, где 03 - индекс Управления бухгалтерского учета и отчетности; 121 - порядковый регистрационный номер.
<a id="p100264"></a>4.4.2. После выполнения задания исполнитель обязан сдать делопроизводителю структурного подразделения документ со всеми относящимися к нему материалами для подшивки в дело (согласно номенклатуре) с копией ответного письма (с указанием даты, номера и лица, подписавшего письма) или с отметкой "как бездокументно решен вопрос". Отметки на документе выполняются только на пишущей машинке или чернилами. Эти же данные переносятся на карточку.
<a id="p100265"></a>Экспедиция принимает почту на отправку до 11 часов. Срочные документы принимаются в течение всего рабочего дня.


#### <a id="p100266"></a>4.5. Регистрация писем граждан


<a id="p100267"></a>4.5.1. Все поступившие в Службу предложения, заявления и жалобы граждан, а также письма, направленные директивными органами, Советом Федерации, Государственной Думой, редакциями газет и журналов, государственными каналами телевидения и радио, связанные с предложениями, заявлениями и жалобами граждан (далее - письма граждан), в централизованном порядке регистрируются в отделе делопроизводства, как правило, в день их поступления. Письма граждан, поступившие по факсу или электронной почтой, регистрации не подлежат.
<a id="p100268"></a>На поступивших письмах проставляется штамп, в котором указываются: регистрационный входящий номер, состоящий из буквы (первой буквы фамилии заявителя) и порядкового номера письма (например, Д-101), даты поступления.
<a id="p100269"></a>Если от одного автора поступает два, три и более писем, то это отражается в регистрационном номере. Например: Д-101(2).
<a id="p100270"></a>Если письмо подписано двумя и более гражданами, то буквенный индекс содержит буквы КОЛ (например, КОЛ-21).
<a id="p100271"></a>Далее письма граждан обрабатываются так же, как и другие документы (см. [раздел 4.2](#p100211)).
<a id="p100272"></a>4.5.2. Номером ответного письма является входящий регистрационный номер, а остальные реквизиты должны соответствовать требованиям [раздела 4.3](#p100246).
<a id="p100273"></a>4.5.3. Документы, связанные с рассмотрением писем граждан, формируются в дела в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
<a id="p100274"></a>4.5.4. Предложения, заявления и жалобы граждан (оригиналы) со всеми относящимися к ним материалами и копиями ответов должны быть после их рассмотрения подшиты в дела исполнителями в структурных подразделениях для дальнейшего централизованного формирования дел. В отделе делопроизводства хранятся копии ответов.
<a id="p100275"></a>Документы в этих делах располагаются в алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения от заявителя повторного письма или появления дополнительных материалов они подшиваются к данной группе документов.
<a id="p100276"></a>4.5.3. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается после решения поставленных в них вопросов и извещения заявителя о принятом решении. Решение о снятии с контроля писем граждан принимается в отделе делопроизводства.
<a id="p100277"></a>Письма рассматриваются в срок до 1 месяца, за исключением случаев, когда требуется дополнительное изучение. Сроки рассмотрения могут быть продлены руководством Службы, но не более чем на один месяц, о чем должно быть сообщено лицу, подавшему заявление или жалобу. При обращении Службой за дополнительными сведениями в другие организации или территориальные органы может быть направлена только копия писем или жалоб.
<a id="p100278"></a>Если решение вопроса входит в компетенцию территориальных или подведомственных органов системы Росземкадастра, разрешается переадресовать письмо граждан по принадлежности, но не позднее 5-дневного срока со дня его получения, о чем также сообщается автору (заявителю). При направлении писем граждан на рассмотрение территориальным органам отправляются оригиналы писем, а их копии вместе с копией письма Росземкадастра подшиваются в структурных подразделениях.
<a id="p100279"></a>Запрещается направлять жалобы граждан на разрешение тем должностным лицам, действия которых обжалуются.


### 5. <a id="p100280"></a>Контроль исполнения документов


<a id="p100281"></a>5.1. Контроль исполнения включает: контроль за сроками исполнения; непосредственную проверку хода исполнения; проверку качества исполнения; учет и анализ результатов исполнения.
<a id="p100282"></a>Контроль осуществляют ответственные исполнители, руководители структурных подразделений, ответственный сотрудник отдела делопроизводства управления делами.
<a id="p100283"></a>5.2. Сроки исполнения заданий указываются в тексте документов либо поручениях (резолюциях) руководителей.
<a id="p100284"></a>5.3. Сроки исполнения заданий могут изменяться руководителями, их установившими.
<a id="p100285"></a>5.4. Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения и проверки качества исполнения. Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа (если исполнение документировалось) или справки об исполнении.
<a id="p100286"></a>5.5. Снять документ (поручение) с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению. Снятие с контроля такого документа производится в отделе делопроизводства при наличии подписи руководителя, поставившего его на контроль.
<a id="p100287"></a>5.6. В случае, когда исполнение поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет других указаний.
<a id="p100288"></a>5.7. Замена исполнителя или передача исполнения поручения другому лицу или подразделению могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя или органа, давшего поручение.
<a id="p100289"></a>5.8. Предупреждение о наступлении сроков исполнения осуществляется ответственным сотрудником отдела делопроизводства с помощью справок предупредительного контроля по документам, сроки исполнения которых истекли или истекают.

<div align="center">

<a id="p100290"></a>Данные справки направляются исполнителям и один раз в неделю - руководителю Службы.

</div>

<a id="p100291"></a>5.9. Исполнитель обязан не позднее чем за один рабочий день до истечения срока исполнения представить ответственному сотруднику отдела делопроизводства копии документов, подтверждающих исполнение поручений, взятых на контроль, либо объясняющих причины невыполнения.
<a id="p100292"></a>5.10. Справки о невыполнении или частичном выполнении мероприятий и все представленные исполнителям материалы направляются руководителю Службы для рассмотрения и принятия одного из следующих решений:
<a id="p100293"></a>установка нового срока исполнения или контроля;
<a id="p100294"></a>снятие с контроля.
<a id="p100295"></a>5.11. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, и своевременное снятие их с контроля несут как конкретные исполнители, так и заместители руководителя, курирующие данного исполнителя.

#### <a id="p100296"></a>5.12 Контроль за исполнением документов и поручений в структурных подразделениях осуществляют:

<a id="p100297"></a>секретариаты заместителей руководителя Службы - за документами и поручениями, поступившими на имя заместителя руководителя Службы;
<a id="p100298"></a>ответственные за делопроизводство в подразделениях - за документами, поступившими непосредственно в адрес подразделений Службы.
<a id="p100299"></a>Руководители подразделений периодически, но не реже одного раза в квартал, анализируют состояние исполнительской дисциплины.


### 6. <a id="p100300"></a>Работа исполнителей с документами


<a id="p100301"></a>6.1. Руководители структурных подразделений Службы обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, а также контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
<a id="p100302"></a>6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, поступившие на согласование, рассматриваются в первую очередь.
<a id="p100303"></a>Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются немедленно.
<a id="p100304"></a>6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководством Службы или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
<a id="p100305"></a>6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления, датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.), дате и результатах окончательного исполнения.
<a id="p100306"></a>Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
<a id="p100307"></a>6.5. При наличии в резолюции руководства Росземкадастра нескольких исполнителей ответственным исполнителем является исполнитель, указанный первым, если иное не оговорено в резолюции. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).
<a id="p100308"></a>Визы соисполнителей, указанных в резолюции на окончательном варианте проекта документа, представляемого на подпись руководству Службы, обязательны.
<a id="p100309"></a>Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.


### 7. <a id="p100310"></a>Составление номенклатуры дел


<a id="p100311"></a>7.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
<a id="p100312"></a>Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, используется для учета дел временного срока хранения.
<a id="p100313"></a>7.2. Сводная номенклатура дел Службы составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на последующий сотрудником отдела делопроизводства, ответственным за архив, утверждается руководителем Службы и вводится в действие с 1 января нового года.
<a id="p100314"></a>7.3. Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел Службы возлагается на отдел делопроизводства Управления делами.
<a id="p100315"></a>7.4. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел Службы, должно иметь определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и номера дела.
<a id="p100316"></a>7.5. При составлении сводной номенклатуры дел Службы используются номенклатуры дел структурных подразделений Службы, которые должны содержать полный перечень дел и документов, заводимых в их делопроизводстве, в том числе справочные (регистрационные) картотеки и журналы.
<a id="p100317"></a>7.6. Номенклатуры дел структурных подразделений Службы разрабатываются работниками, ответственными за делопроизводство, с привлечением руководителей и квалифицированных сотрудников, при помощи сотрудника отдела делопроизводства, ответственного за архив.
<a id="p100318"></a>7.7. Номенклатура дел структурного подразделения Службы оформляется в соответствии с существующими формами, визируется руководителем подразделения и утверждается управляющим делами. Один экземпляр номенклатуры передается в отдел делопроизводства.


### 8. <a id="p100319"></a>Формирование и хранение дел в делопроизводстве


<a id="p100320"></a>8.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
<a id="p100321"></a>8.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
<a id="p100322"></a>8.3. Контроль за правильным формированием дел в Службе осуществляет сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за архив.

#### <a id="p100323"></a>8.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

<a id="p100324"></a>помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;
<a id="p100325"></a>в дела помещать документы по виду и содержанию в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
<a id="p100326"></a>помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
<a id="p100327"></a>документы постоянного и временного сроков хранения группировать в разные дела;
<a id="p100328"></a>группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.
<a id="p100329"></a>В дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики. Сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом).
<a id="p100330"></a>8.5. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется отметка "В дело N ___", дата, подпись руководителя структурного подразделения.
<a id="p100331"></a>8.6. На обложках дел (папок) должны указываться названия документов (заголовки дел), подшитых в данное дело, согласно номенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровые обозначения (индексы).
<a id="p100332"></a>8.7. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях Службы по месту их заведения (через 2 года после окончания дел) документы постоянного и временного (5 лет и свыше) хранения передаются в архив Росземкадастра.
<a id="p100333"></a>Дела временного хранения (до 5 лет) хранятся до истечения срока в структурных подразделениях.
<a id="p100334"></a>8.8. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях Росземкадастра несут руководители соответствующих подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство.


### 9. <a id="p100335"></a>Подготовка документов к архивному хранению


<a id="p100336"></a>9.1. Подготовка документов к архивному хранению включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив Росземкадастра.
<a id="p100337"></a>9.2. Дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полистному просмотру с целью изъятия черновиков, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.
<a id="p100338"></a>9.3. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету, нумерации листов, составлению заверительной надписи.

<div align="center">

<a id="p100339"></a>9.4. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются в верхнем правом углу, в конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись.<br>
<a id="p100340"></a>9.5. Прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные дела передаются в архив по описям дел. Описи составляются отдельно на:<br>
<a id="p100341"></a>дела постоянного хранения;<br>
<a id="p100342"></a>дела временного хранения;<br>
<a id="p100343"></a>дела по личному составу.<br>
<a id="p100344"></a>9.6. Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре.<br>
<a id="p100345"></a>Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.<br>
<a id="p100346"></a>9.7. Описи дел структурных подразделений Службы составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство. Один экземпляр описи вместе с отметкой о приеме передается в архив Службы, второй экземпляр с отметкой о приеме дел остается в подразделении.<br>
<a id="p100347"></a>9.8. До передачи на государственное хранение в "Росархив" документы постоянного хранения находятся в архиве Службы.

</div>




<a id="p100011"></a>

---