---
title: "Приказ Минсельхоза России от 29.11.2012 N 614"
number: "614"
issuer: "Министерство сельского хозяйства Российской Федерации"
issued_on: 2012-11-29
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-614-2012-minselhoz-rossii-ministerstvo"
---

## Приказ Минсельхоза России от 29.11.2012 N 614

# Приказ Минсельхоза России от 29.11.2012 N 614

"Об утверждении Регламента использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России"


<div align="center">

<a id="p100001"></a>**МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

</div>



## <a id="p100002"></a>ПРИКАЗ

<div align="center">

**от 29 ноября 2012 г. N 614**

<a id="p100003"></a>**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА**<br>
**ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА**<br>
**ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНСЕЛЬХОЗЕ РОССИИ**

</div>


<a id="p100004"></a>В целях обеспечения своевременного прохождения и исполнения документов в Минсельхозе России с использованием Системы электронного документооборота приказываю:
1. <a id="p100005"></a>Утвердить прилагаемый [Регламент](#p100009) использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России.
2. <a id="p100006"></a>Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

<a id="p100007"></a>Министр

<div align="right">

Н.В.ФЕДОРОВ

</div>






<div align="right">

<a id="p100008"></a>Приложение<br>
к Приказу Минсельхоза России<br>
от 29 ноября 2012 г. N 614

<a id="p100009"></a>РЕГЛАМЕНТ

</div>

<div align="center">

**ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА**<br>
**ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНСЕЛЬХОЗЕ РОССИИ**

</div>



### 1. <a id="p100010"></a>Общие положения


<a id="p100011"></a>1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования Системы электронного документооборота (СЭДО) при организации делопроизводства в Минсельхозе России (далее - Министерство).
<a id="p100012"></a>1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

#### <a id="p100013"></a>1.3 В целях настоящего Регламента используются следующие термины и определения:

<a id="p100014"></a>администратор СЭДО - работник Министерства, отвечающий за эксплуатацию СЭДО;
<a id="p100015"></a>пользователи - работники Министерства, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);
<a id="p100016"></a>регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее - Депуправделами), и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);
<a id="p100017"></a>регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;
<a id="p100018"></a>резолюция - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате наложения резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);
<a id="p100019"></a>прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;
<a id="p100020"></a>регистрация документа - присвоение регистратором документу постоянного регистрационного номера с внесением в регистрационную карточку сведений о документе.
<a id="p100021"></a>1.4. Для осуществления работниками Министерства обязанностей, устанавливаемых настоящим Регламентом, производится и поддерживается соответствующая настройка рабочих мест пользователей СЭДО.
<a id="p100022"></a>1.5. Работники Министерства (пользователи СЭДО) обязаны знакомиться с руководством пользователя СЭДО (размещается в СЭДО и на информационном корпоративном портале (интернет-портале) Министерства), иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент.
<a id="p100023"></a>1.6. Организация делопроизводства в Министерстве с использованием СЭДО осуществляется Депуправделами.


### 2. <a id="p100024"></a>Прием и регистрация входящей документации в СЭДО


<a id="p100025"></a>2.1. Прием и регистрация в Министерстве входящих документов (в электронной форме, в том числе поступающих по системе межведомственного электронного документооборота, и на бумажном носителе) осуществляются отделом правительственной и общей корреспонденции Депуправделами (далее - отдел правительственной и общей корреспонденции) с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа). Регистрация входящих документов, полученных в департаментах на бумажном носителе, по факсу или нарочным, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа).
<a id="p100026"></a>2.2. При регистрации входящего документа производятся: создание регистрационной карточки в СЭДО с автоматическим присвоением регистрационного номера документу, внесение сведений о документе в регистрационную карточку, сканирование документа (если документ поступил в Министерство на бумажном носителе) из карточки документа и прикрепление электронного образа (файла) документа к регистрационной карточке в СЭДО (если документ поступил в электронном виде). В случае наличия в документе информации о ранее данных поручениях (ранее направленных документах) устанавливается связь с регистрационными карточками соответствующих документов. При регистрации документа "Для служебного пользования" делается соответствующая пометка в поле "гриф", указывается номер экземпляра.

#### <a id="p100027"></a>2.3 Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы (файлы) следующих документов:

<a id="p100028"></a>с пометкой "Для служебного пользования";
<a id="p100029"></a>содержащие персональные данные;
<a id="p100030"></a>нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;
<a id="p100031"></a>объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.).
<a id="p100032"></a>2.4. Отделом правительственной и общей корреспонденции зарегистрированные документы в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе передаются:
<a id="p100033"></a>на имя Министра - помощнику Министра на доклад Министру;
<a id="p100034"></a>в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра - в отдел обеспечения деятельности руководства Министерства Депуправделами (далее - отдел обеспечения деятельности руководства Министерства) и непосредственно в департаменты.
<a id="p100035"></a>2.5. Обращения граждан передаются из отдела правительственной и общей корреспонденции и департаментов в отдел контроля, проверки исполнения и архива Депуправделами для регистрации в СЭДО и организации исполнения.


### 3. <a id="p100036"></a>Порядок рассмотрения входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции и в отделе обеспечения деятельности руководства Министерства


<a id="p100037"></a>3.1. Сотрудники отдела правительственной и общей корреспонденции подготавливают проекты резолюций Министра в СЭДО на входящие зарегистрированные документы на имя Министра в соответствии с [Перечнем](#p100103) документов, подлежащих представлению Министру (Приложение к настоящему Регламенту). Документы для доклада Министру передаются помощнику Министра. Документы, не находящиеся в исключительной компетенции Министра, распределяются сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции между заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
<a id="p100038"></a>3.2. Сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства подготавливают проекты резолюций заместителей Министра на входящие зарегистрированные документы в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между ними в адрес департаментов. На документы по вопросам временно отсутствующего заместителя Министра готовятся проекты резолюций за подписью заместителя Министра в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра.
<a id="p100039"></a>3.3. Документы подлежат рассмотрению сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции и передаче сотрудникам отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, а также в департаменты в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе в течение рабочего дня, срочные - в течение часа.
<a id="p100040"></a>3.4. На сотрудников отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, ответственных за подготовку проектов резолюций Министра и заместителей Министра, возлагаются следующие основные обязанности:
<a id="p100041"></a>мониторинг документов, поступающих в электронные папки Министра, заместителей Министра в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременное получение документов на бумажном носителе, при наличии, из отдела правительственной и общей корреспонденции;
<a id="p100042"></a>своевременное рассмотрение документов (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа) и создание в СЭДО проектов резолюций Министра, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, полномочиями департаментов Министерства, полномочиями подведомственных Министерству федеральной службы и федерального агентства;
<a id="p100043"></a>постановка в СЭДО поручений на "контроль в Министерстве" по перечню, определяемому [Регламентом](https://bukva.ai/docs/prikaz-615-2012-minselhoz-rossii-ministerstvo#p100016) организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;
<a id="p100044"></a>утверждение резолюций в СЭДО после их подписания и передача документов, поступивших на бумажных носителях, в отдел правительственной и общей корреспонденции для направления на исполнение в департаменты и подведомственные Министерству федеральную службу и федеральное агентство.

#### <a id="p100045"></a>3.5 На начальника отдела правительственной и общей корреспонденции возлагаются следующие обязанности:

<a id="p100046"></a>работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций Министра;
<a id="p100047"></a>своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания Министру.

#### <a id="p100048"></a>3.6 На сотрудников отдела обеспечения деятельности руководства Министерства возлагаются следующие обязанности:

<a id="p100049"></a>работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций заместителей Министра;
<a id="p100050"></a>своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания заместителям Министра.
<a id="p100051"></a>3.7. При возникновении не урегулированных нормативными актами Министерства вопросов по определению головных исполнителей и соисполнителей по входящим документам сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства должны принять все меры по их решению и незамедлительно доложить заместителю Министра. О разногласиях между заместителями Министра по вопросу определения головных исполнителей и соисполнителей докладывается Министру.
<a id="p100052"></a>3.8. В особых случаях документы по поручению Министра, заместителя Министра могут быть направлены для исполнения с резолюцией за подписью уполномоченного в установленном порядке должностного лица.
<a id="p100053"></a>3.9. Резолюция подлежит утверждению в СЭДО. При утверждении резолюции в СЭДО поручение автоматически передается в электронные папки департаментов, определенных в резолюции исполнителями.
<a id="p100054"></a>3.10. Поручение доводится до исполнителей (департаментов) путем передачи в соответствующую электронную папку и передачи экземпляра на бумажном носителе (при наличии).


### 4. <a id="p100055"></a>Порядок рассмотрения документов в департаментах



#### <a id="p100056"></a>4.1 Работники департамента, ответственные за делопроизводство в департаменте:

<a id="p100057"></a>осуществляют мониторинг документов, поступающих в электронные папки департамента в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременно получают из отдела правительственной и общей корреспонденции документы на бумажных носителях (при наличии), передаваемые непосредственно в адрес департамента, а также документы с указаниями по исполнению (резолюциями);
<a id="p100058"></a>своевременно рассматривают документы (в течение рабочего дня, срочные - в течение часа) и создают проекты резолюций директора департамента, заместителя директора департамента в СЭДО;
<a id="p100059"></a>осуществляют постановку поручений на "контроль в департаментах Министерства" в СЭДО в соответствии с [Регламентом](https://bukva.ai/docs/prikaz-615-2012-minselhoz-rossii-ministerstvo#p100016) организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;
<a id="p100060"></a>утверждают резолюции в СЭДО после их подписания директором департамента, заместителем директора департамента;
<a id="p100061"></a>обеспечивают доведение документов на бумажных носителях (при наличии) до ответственных исполнителей (заместителей директора департамента, начальников отделов, заместителей начальников отделов, иных работников);
<a id="p100062"></a>вносят в регистрационные карточки документов информацию о списании исполненных документов в дело.
<a id="p100063"></a>4.2. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до пользователя СЭДО с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО или получения такого документа с резолюцией на бумажном носителе (при наличии).

#### <a id="p100064"></a>4.3 Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения резолюций в департаментах наделяются:

<a id="p100065"></a>директора департаментов и их заместители;
<a id="p100066"></a>начальники отделов и их заместители;
<a id="p100067"></a>иные пользователи СЭДО на основании распоряжений директоров департаментов;
<a id="p100068"></a>работники, ответственные за делопроизводство в департаментах.

#### <a id="p100069"></a>4.4 В обязанности исполнителя по работе в СЭДО входят:

<a id="p100070"></a>мониторинг и рассмотрение документов (поручений), поступающих в электронную папку исполнителя;
<a id="p100071"></a>создание регистрационной карточки подготовленного исходящего либо внутреннего документа;
<a id="p100072"></a>заполнение полей регистрационной карточки документа;
<a id="p100073"></a>установление связи регистрационной карточки подготовленного документа с другими регистрационными карточками;
<a id="p100074"></a>добавление файла подготовленного документа (за исключением документов, перечисленных в [пункте 2.3](#p100027) настоящего Регламента);
<a id="p100075"></a>заполнение поля "Отчет об исполнении" поступившего документа и при необходимости полей вкладки "журнал" регистрационной карточки подготовленного документа.
<a id="p100076"></a>4.5. Исполнитель обязан обеспечить соответствие прикрепленного к регистрационной карточке в СЭДО файла документа подлиннику.


### 5. <a id="p100077"></a>Порядок прохождения внутренних документов в СЭДО


<a id="p100078"></a>5.1. Внутренние документы, подготавливаемые соисполнителями (департаментами), подлежат направлению головному исполнителю (департаменту) после регистрации в СЭДО работником департамента, ответственным за делопроизводство в департаменте.
<a id="p100079"></a>5.2. Регистрация и визирование внутренних документов в СЭДО могут осуществляться с использованием электронной подписи (ЭП), которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Использование ЭП в СЭДО возможно после установки и настройки необходимого программного обеспечения на рабочем месте пользователя. Порядок использования ЭП в СЭДО определяется отдельным регламентом.


### 6. <a id="p100080"></a>Регистрация в СЭДО исходящих документов


<a id="p100081"></a>6.1. Работниками отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства при приеме на подпись или согласование проектов исходящих документов осуществляется проверка правильности их оформления, соответствия Регламенту Министерства, утвержденному Приказом от 5 октября 2011 г. N 351, [Инструкции](https://bukva.ai/docs/prikaz-175-2007-minselhoz-rossii-ministerstvo/statya-33#p100010) по делопроизводству в Министерстве, утвержденной Приказом от 23 марта 2007 г. N 175, и другим нормативным правовым актам Министерства. При наличии замечаний проекты документов возвращаются на доработку исполнителям.
<a id="p100082"></a>6.2. При наличии разногласий с департаментами-соисполнителями, а также с подведомственными Министерству федеральной службой и федеральным агентством по вопросам их компетенции заместитель Министра или директор департамента, ответственный за подготовку материалов, по согласованию с курирующим заместителем Министра, докладывает Министру по сути разногласий, а также о результатах проведенных согласительных процедур в форме служебной записки и действует в соответствии с указаниями Министра.
<a id="p100083"></a>6.3. При передаче подготовленных проектов исходящих документов на подпись Министру, заместителям Министра исполнителем и сотрудниками отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, принимающими документы, заполняется поле "журнал" в регистрационной карточке документа.
<a id="p100084"></a>6.4. Подписанный Министром, заместителем Министра исходящий документ визируется сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела обеспечения деятельности руководства Министерства (иным уполномоченным в установленном порядке работником), после чего передается исполнителем на регистрацию и отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции. Работники отдела правительственной и общей корреспонденции при поступлении подписанного исходящего документа проверяют наличие виз согласования на документе, заполнение полей временной регистрационной карточки в СЭДО исполнителем, осуществляют регистрацию документа в СЭДО с прикреплением файла либо возвращают неправильно оформленный документ исполнителю.
<a id="p100085"></a>6.5. Исходящие документы, подписанные директорами департаментов, регистрируются в СЭДО работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, до передачи на отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции.


### 7. <a id="p100086"></a>Учет количества документов, зарегистрированных в СЭДО


<a id="p100087"></a>7.1. В Министерстве проводится учет количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год, месяц) по их регистрационным карточкам по форме, утверждаемой директором Депуправделами.
<a id="p100088"></a>7.2. Информация об объеме документооборота представляется Депуправделами руководству Министерства.


### 8. <a id="p100089"></a>Обязанности администратора СЭДО


<a id="p100090"></a>В обязанности администратора СЭДО входят координация и контроль за работами по сопровождению программно-технического комплекса СЭДО, а также обеспечение выполнения следующих функций:
<a id="p100091"></a>консультирование пользователей по вопросам работы в СЭДО по телефону, электронной почте, а также индивидуально на рабочих местах;
<a id="p100092"></a>обучение пользователей работе в СЭДО при поступлении на работу, а также при изменении функциональных возможностей системы;
<a id="p100093"></a>удаленная настройка через консоль администратора программного обеспечения клиентских рабочих мест, в том числе создание, изменение, переименование папок пользователей, а также настройка отчетов для получения статистических данных из СЭДО;

<div align="center">

<a id="p100094"></a>**актуализация справочника сотрудников Министерства в соответствии с приказами по личному составу;**<br>
<a id="p100095"></a>**заполнение справочника организаций и удаление дублирующих записей;**<br>
<a id="p100096"></a>**ввод в СЭДО номенклатуры дел структурных подразделений Министерства;**

</div>

<a id="p100097"></a>ведение системных справочников СЭДО;
<a id="p100098"></a>мониторинг работы пользователей в СЭДО и доведение результатов мониторинга до руководства структурных подразделений;
<a id="p100099"></a>контроль корректности ввода данных в СЭДО.


### 9. <a id="p100100"></a>Ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента


<div align="center">

<a id="p100101"></a>**Работники Министерства (пользователи СЭДО) несут дисциплинарную ответственность за нарушение положений настоящего Регламента.**

</div>






<a id="p100102"></a>Приложение
к Регламенту использования Системы
электронного документооборота
при организации делопроизводства
в Минсельхозе России

<a id="p100103"></a>ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПРЕДСТАВЛЕНИЮ МИНИСТРУ


| <a id="p100104"></a>N п/п | Вид документа | Статус исполнителя |
| --- | --- | --- |
| <a id="p100105"></a>1. | Поручения Президента Российской Федерации | Головной, соисполнитель |
| <a id="p100106"></a>2. | Указы Президента Российской Федерации, содержащие поручения Министерству | Головной, соисполнитель |
| <a id="p100107"></a>3. | Поручения Председателя Правительства Российской Федерации | Головной, соисполнитель |
| <a id="p100108"></a>4. | Поручения первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации | Головной, соисполнитель |
| <a id="p100109"></a>5. | Протоколы заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, в которых Министр является членом комиссии [<*>](#p100115) | - |
| <a id="p100110"></a>6. | Представления руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации [<*>](#p100115) | - |
| <a id="p100111"></a>7. | Акты Председателя и аудиторов Счетной палаты Российской Федерации [<*>](#p100115) | - |
| <a id="p100112"></a>8. | Обращения министров зарубежных государств, отвечающих за сельское хозяйство и (или) внешнюю торговлю [<*>](#p100115) | - |
| <a id="p100113"></a>9. | Иные виды документов по письменному поручению Министра | - |



<a id="p100114"></a>

---

<div align="center">

<a id="p100115"></a><*> Документы, рассматриваемые заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

</div>




<a id="p100116"></a>

---