Приказ ГТК России от 13.10.1997 № 601

«Об утверждении Инструкции о порядке составления, ведения, учета и хранения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации»

ПРИКАЗ

Руководствуясь п. 3 ст. 24 Федерального закона от 21 июля 1997 года № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации», приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке составления, ведения и хранения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации (прилагается).

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 ноября 1997 года.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять заместителю Председателя ГТК России Мещерякову В.И.

Настоящая инструкция определяет основные требования к порядку составления, ведения, учета и хранения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации.

I. Общие положения

Личное дело сотрудника таможенных органов Российской Федерации — основной документ персонального, учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.

Личное дело включает в себя следующие разделы:

Анкетно-биографические и характеризующие документы, а также дополнительные документы.

Анкетно-биографические и характеризующие документы, к которым относятся:

• дополнение к личному делу (Ф-3);
• кадровая справка;
• анкета;
• автобиография;
• копии (ксерокопии) документов об образовании;
• личное заявление о приеме на службу или об увольнении;
• копия приказа о приеме на службу или об увольнении;
• контракт;
• заявления сотрудника о перемещениях по службе;
• представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;
• копии приказов о перемещении;
• представления к присвоению специальных званий, аттестационные листы;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные рекомендации лиц, состоящих на службе в таможенных органах;
• служебные отзывы и отзывы о стажировке;
• протокол заседания комиссии по установлению стажа непрерывной работы, дающего право на получение процентной надбавки за выслугу лет;
• копии приказов о получении процентной надбавки за знание иностранного языка;
• выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении наградами;
• копии наградных листов;
• листы с текстом Присяги.

Дополнительные документы, к которым относятся:

• старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
• квалификационные аттестаты сотрудников;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• характеристики с прежнего места работы;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) установленного образца (Инструкция, утвержденная приказом ГТК России от 25.07.97 № 18с), на обложку (папку) наклеиваются бумажные полоски, на которые наносятся тушью или печатаются на машинке фамилия, имя, отчество, личный номер.

Номер, за которым учтено, личное дело по книге (журналу) учета личных дел, проставляется на бумажной наклейке размером 30 x 30 мм в верхнем левом углу обложки дела.

В каждое личное дело вкладывается фотографическая карточка сотрудника размером 4 x 4.5 в форменной одежде (без головного убора), при орденах, медалях и других знаках отличия, которыми он награжден. На обороте фотокарточки указываются фамилия, имя, отчество, личный номер, заверяемые подписью кадрового работника и печатью (кадровой). В последующем фотография обязательно заменяется при присвоении очередного специального звания и изменении формы одежды.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника таможенного органа (кадрового подразделения), об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел.

Все документы, поступающие в личное дело должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

II. Формирование и ведение личных дел

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на службу.

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

• кадровая справка;
• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• автобиография;
• характеристика-рекомендация;
• результаты медицинского обследования на предмет годности к службе в таможенных органах;
• копии документов об образовании;
• копия (ксерокопия) приказа о приеме на службу;
• дополнение к личному делу;
• карточка поощрений и взысканий;
• внутренняя опись;
• карточка Ф Т-2

Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета, заполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допускать сокращений, прочерков, исправлений, помарок, в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, «ученая степень» — не имею).

При заполнении анкеты используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документы об образовании;
• документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

Особое внимание необходимо обратить на некоторые графы анкеты, при заполнении которых часто допускаются ошибки и неправильные формулировки.

1. В графе «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее», в зависимости от того, какой документ, об образовании имеется у сотрудника. Если сотрудник закончил несколько курсов высшего учебного заведения, вынужден был прервать обучение или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается.

Окончившие три курса высших (или приравненных к ним) учебных заведений относятся к лицам с неполным высшим образованием. «Специальность по диплому» заполняется только на специалистов с высшим и средним специальным образованием. В этой строке указывается специальность полученная по окончании высшего или среднего специального учебного заведения. Специальность по образованию записывается только на основании диплома.

Сотрудники, обучающиеся или обучавшиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее или неполное среднее образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее специальное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее образование, относятся сотрудники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии. Для сотрудников, окончивших профессионально-технические училища (или учебные заведения к ним приравненные) указывается профессия и разряд. Лицам, не имеющим профессионально-технического образования, профессия указывается по опыту работы.

2. В графе «Был ли за границей» указывается полное наименование страны, год и цель пребывания (например, Федеративная Республика Германия — 1997 год — турпоездка).

3. В графе «Ваши ближайшие родственники» перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился сотрудник), дальние близкие родственники, проживающие совместно с сотрудником, при этом указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения каждого члена семьи. Если жена имеет фамилию мужа, необходимо указать также ее девичью фамилию. Если ранее работник был женат (замужем), указываются данные на бывшую жену (мужа). В эту графу могут быть записаны также нетрудоспособные родители жены (мужа), ее (его) братья, сестры, если они проживают совместно с сотрудником, находятся на его полном содержании или получают от него помощь, которая является для них единственным источником к существованию. Родители жены (мужа), проживающие отдельно, в число иждивенцев не записываются, независимо от того, состоят они или не состоят на иждивении сотрудника.

4. В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность сотрудника началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. (например, «не работал, находился на пенсии, иждивении, болел»). Кроме того, если сотрудник занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических училищах и к ним приравненных (суворовские, нахимовские, военные училища и т.д.). При прохождении службы в Вооруженных Силах указывается должность, номер воинской части (учреждения) и в каком округе она находилась, в случае перехода из одной войсковой части в другую — номера этих частей и даты перехода с указанием точных адресов мест службы за последние 15 лет.

Трудовая деятельность записывается в строго хронологическом порядке.

5. В графе «Какие государственные награды имеете» указываются сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоений почетных званий. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, приказов о награждении.

6. В графе «Отношение к воинской обязанности и воинское звание» указывается отношение сотрудника к воинской обязанности (например: военнообязанный(ая), невоеннообязанный(ая). Майор запаса, сержант запаса).

Адрес, паспортные данные.

Лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой работы, обязано:

• проверять при приеме на службу у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан, подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан, подлежащих призыву;
• установить, состоит ли гражданин(ка), принимаемый(ая) на службу, на воинском учете;
• в случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учет (если он (она) является военнообязанным(ой)), направлять граждан в районный военный комиссариат.

Прием военнообязанных граждан на службу в таможенные органы без постановки на воинский учет не допускается.

Анкета подписывается и заверяется:

• поступающим на службу в таможенные органы;
• сотрудником отдела кадров, ответственным за документальное обеспечение, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на службу в таможенные органы;
• кадровой печатью таможенного органа.

Автобиография — документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на службу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), с какого времени началась трудовая деятельность, каковы причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.

Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие в период службы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть затребована обновленная автобиография, старая помещается в раздел «Дополнительный материал».

Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.

Копии документов об образовании должны быть нотариально заверены, однако в практике кадровых подразделений таможенных органов Российской Федерации используются ксерокопии, заверенные подписью сотрудника отдела кадров и кадровой печатью, при наличии предъявленного подлинника документа.

Дополнение к личному делу — документ, где фиксируются сведения о службе (о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на приказы по личному составу. При записи служебных перемещений с понижением обязательно указывается причина этих перемещений в графе «Причина освобождения» («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).

Данный документ заполняется отделом кадров после издания приказа о приеме на службу, должностными лицами не подписывается.

Кадровая справка заполняется кадровым органом на бланке общепринятого образца без сокращений на пишущей машинке (компьютере) в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии. Кадровая справка, составляется, как правило, после очередной аттестации. При обновлении старая кадровая справка изымается из раздела «Анкетно-биографические и характеризующие материалы» и после замены новой приобщается к дополнительным материалам личного дела. Кадровая справка подшивается в начале дела перед дополнением к личному делу. Подписывается начальником кадрового органа.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе служебной деятельности сотрудника.

• представления к присвоению специальных званий оформляются в соответствии с приказами и указаниями ГТК России;
• аттестационные листы оформляются в соответствии с приказами и указаниями ГТК России;
• представления к перемещению по службе составляются непосредственным начальником сотрудника, перемещаемого по службе;
• копии (ксерокопии) документов об утверждении в должности;
• другие характеризующие и дополнительные материалы, перечисленные в 1 разделе настоящей Инструкции.

Личное дело ведется на протяжении всей службы сотрудника. Изменения, вносимые в личное дело сотрудника в период служебной деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и др. (например, копия свидетельства о браке, диплом об окончании учебного заведения и т.д.).

Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы (анкету, автобиографию и т.д.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

III. Учет и хранение личных дел

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового сотрудника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, занимающим определенные должности. Круг таких лиц, допускаемых к работе с документом личного дела, определяется начальником таможенного органа.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела, по указанию начальника таможенного органа, лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

В кадровом подразделении таможенного органа хранятся личные дела только на проходящих службу сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

IV. Порядок ведения, оформления, хранения и передачи личных дел и дел спецпроверок на сотрудников таможенных органов и их оперативных подразделений

Все материалы, полученные от кандидата на службу в таможенные органы и собранные в результате его изучения сотрудниками УСБ хранятся в этом подразделении.

В случаях оперативно-служебной необходимости отделу оперативных учетов Регионального таможенного управления по борьбе с таможенными правонарушениями предоставляется право запрашивать из кадровых аппаратов для ознакомления личные дела и материалы специальной проверки на сотрудников, проходящих службу в таможенных органах.

Указанные материалы высылаются только по письменному запросу начальника отдела оперативных учетов Регионального таможенного управления по борьбе с таможенными правонарушениями и обязательно в конвертах, на которых проставляется гриф «Секретно».

По миновании надобности эти материалы вновь возвращаются в те же кадровые органы, где проходит службу сотрудник таможенных органов.

---