Приказ Госстроя РФ от 19.01.2000 № 6

«Об утверждении Положения „Об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях“»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО — КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ

ПРИКАЗ

от 19 января 2000 г. № 6

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ «ОБ АРХИВАХ И РЕЕСТРЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧЕТЕ ДОКУМЕНТОВ И ЭКСПЕРТНЫХ АРХИВНЫХ КОМИССИЯХ»

В целях установления единых принципов организации и осуществления государственного технического учета жилищного фонда и других объектов недвижимости, сохранения историко — документального комплекса в области архитектуры, градостроительства, памятников истории и культуры и во исполнение Федерального закона «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» от 21.07.97 № 122-ФЗ, Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.97 № 1301 «О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение «Об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях».

2. Поручить отделу учета и распоряжения жилищным фондом Госстроя России совместно ГУП «Ростехинвентаризация» организацию издания и доведения до сведения субъектов Российской Федерации и организаций технической инвентаризации Положение «Об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях».

3. ГУП «Ростехинвентаризация» оказывать содействие органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления и организациям технической инвентаризации в вопросах применения Положения.

4. Контроль за выполнением данного Приказа возложить на заместителя председателя Госстроя России Маслова Н.В.

Председатель А. Ш. Шамузафаров

Утверждено Приказом Госстроя России от 19 января 2000 г. № 6

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВАХ И РЕЕСТРЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ О ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧЕТЕ ДОКУМЕНТОВ И ЭКСПЕРТНЫХ АРХИВНЫХ КОМИССИЯХ

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», утвержденными в 1993 году, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 11.03.97 № 11 (зарегистрированным Минюстом России 08.03.97 № 1344), Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.97 № 1301 «О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации», Примерным положением о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации, утвержденным Приказом Росархива от 17.03.98 № 19. Основными целями настоящего Положения являются:

• работа архивов организации технической инвентаризации в субъектах Российской Федерации;
• постановка централизованного государственного учета документов и архивов организаций технической инвентаризации;
• деятельность Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Государственного унитарного предприятия «Российский государственный центр инвентаризации и учета объектов недвижимости» (ГУП «Ростехинвентаризация») и экспертных комиссий (ЭК) организаций технической инвентаризации (БТИ).

2. Для целей настоящего Положения применяются следующие определения основных понятий: Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующей информационные процессы. Информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для физических и юридических лиц, общества, государства. Документальный фонд БТИ — совокупность находящихся в производстве и оконченных производством дел и документов, образовавшихся в процессе деятельности организации технической инвентаризации (БТИ). Архивный фонд БТИ — часть документального фонда, включающая дела и документы, оконченные производством, отобранные в результате экспертизы для передачи в государственный архив как имеющие научно — историческую и иную историко — культурную ценность. Единый документально — информационный фонд технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации (Объединенный фонд) — совокупность реестров, подлинников, копий, страховых копий документов, информационных ресурсов на объекты недвижимости Российской Федерации, находящийся во владении Госстроя России, в распоряжении и пользовании ГУП «Ростехинвентаризация». Учет архивных документов — установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу (части комплекса) и общему их количеству в учетных документах. Учетный документ — документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов в единицах хранения. Единица учета архивных документов — единица измерения количества документов в архиве. Единица хранения архивных документов — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Архив организации технической инвентаризации (архив БТИ) — структурное подразделение организации технической инвентаризации, получившей в установленном порядке права архиводержателя и внесенной в Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации.

II. Архив организации технической инвентаризации (БТИ)

3. Архив организации технической инвентаризации (далее — «архив БТИ») действует, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения организации технической инвентаризации. Архив БТИ подлежит внесению в установленном порядке в Государственный реестр Архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации.

4. Дела и документы технической инвентаризации объектов недвижимости, образующиеся в деятельности БТИ, независимо от правового статуса и места дислокации БТИ на территории субъекта Российской Федерации (в том числе предоставленной муниципалитету), относятся к государственной федеральной собственности, владение и распоряжение которой в полном объеме прав осуществляет Госстрой России. Архивные фонды БТИ составляют часть Единого документально — информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации. Документная информация Архива БТИ является предметом совместного пользования организации — фондообразователя (БТИ), а также уполномоченной Госстроем России организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП «Ростехинвентаризация».

5. Дела и документы архива БТИ, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частью историко — культурного наследия народов Российской Федерации, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы, защищаются законом. Архив БТИ отнесен к составу источников комплектования государственных архивов.

6. Дела и документы архива БТИ, созданные за счет средств физических и юридических лиц, не становятся собственностью этих физических и юридических лиц, не являются элементом состава их имущества и товаром в качестве информационного ресурса, не могут быть объектом сделок купли — продажи, передачи прав владения, распоряжения.

7. В своей деятельности архив БТИ руководствуется законодательными и нормативными актами Правительства Российской Федерации, указаниями Госстроя России, ГУП «Ростехинвентаризация», Федеральной архивной службы Российской Федерации (Росархив), методическими указаниями архивного органа субъекта Российской Федерации, уполномоченной Госстроем организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, настоящим Положением.

8. Архив БТИ работает отчитывается в своей работе перед уполномоченной Госстроем России организацией технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП «Ростехинвентаризация».

9. Начальник архива БТИ назначается и увольняется по согласованию с ГУП «Ростехинвентаризация» в соответствии с квалификационными требованиями и результатами аттестации. Другие работники архива назначаются и увольняются руководителем БТИ. Круг обязанностей начальника архива БТИ определяется типовой должностной инструкцией, утвержденной ГУП «Ростехинвентаризация». Круг обязанностей других работников архива БТИ определяется должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации с учетом типовых должностных инструкций.

10. Архив собирает, учитывает, хранит, осуществляет экспертизу, систематизирует и использует:

• находящиеся в текущем производстве дела и документы на все объекты недвижимости (жилищный фонд, объекты внешнего благоустройства, производственного назначения, инженерные сети) с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца, независимо от формы собственности объекта недвижимости, времени создания, вида носителя документной информации;
• оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения;
• учетно — справочный аппарат, фиксирующий состав и содержание, движение архивного фонда архива (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданных в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно — историческое и практическое значение, др.);
• информационные и учетные электронные базы данных БТИ;
• печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно — справочной и иной работы архива. В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

11. Задачами архива БТИ являются:

• прием, учет, хранение в установленном порядке подлинной и копийной документации;
• проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты недвижимости, наличия регистрационных свидетельств, в том числе о принадлежности к памятникам архитектуры, истории и культуры;
• проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив;
• участие в создании и ведение учетно — информационных и поисковых систем;
• размножение и рассылка документов внешним абонентам;
• контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел и документов, учетную документацию;
• учет и розыск утраченных документов;
• организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;
• участие в работе по составлению перечней (описей, реестров, др.) документов, подлежащих передаче в государственный архив;
• оформление и описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передача их в государственный архив;
• ведение и представление в установленные сроки в вышестоящие ведомства реестров, паспортов о составе и содержании хранящихся дел и документов;
• обеспечение сохранности, соблюдение порядка доступа к информации дел и документов согласно установленному порядку;
• организация экспертизы научной и практической ценности, подготовка в установленном порядке и передача в государственный архив дел и документов на объекты — памятники архитектуры, истории и культуры, других документов, имеющих научно — историческую ценность;
• создание и пополнение учетно — справочного аппарата на дела и документы, в том числе в электронном формате (информационно — поисковые базы данных);
• организация и ведение учета пользования делами и документами, выдача справок, копий, выписок из документов физическим и юридическим лицам в установленном порядке;
• проведение инвентаризации (проверки наличия) и паспортизации дел и документов архива;
• изготовление, хранение, учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования, передача их в установленном порядке в Единый документально — информационный фонд технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

12. Архив БТИ:

• участвует в мероприятиях по повышению квалификации персонала по программам технической инвентаризации и архивного дела;
• высылает ежегодно в установленном порядке в ГУП «Ростехинвентаризация» и государственный архив, на учете которого состоит, паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фонда;
• проводит проверки наличия дел и документов;
• направляет в ГУП «Ростехинвентаризация» оформленные в установленном порядке страховые копии и сведения об объектах недвижимости с указанием вида собственности объекта, принадлежности объекта к памятникам архитектуры, истории и культуры и отнесению к составу Архивного фонда Российской Федерации;
• страхование документов архивных фондов организаций технической инвентаризации Российской Федерации как федеральной государственной собственности осуществляет ГУП «Ростехинвентаризация».

13. Начальник архива БТИ имеет право:

• подписывать и заверять в установленном порядке учетные и отчетные документы, а также удостоверять архивные копии для представления и выдачи физическим и юридическим лицам;
• контролировать соблюдение в организации, ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами. Требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, представления необходимых удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в реестры и постановки на архивный учет;
• вносить руководству БТИ предложения по вопросам совершенствования учетно — отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;
• требовать от руководства БТИ создания необходимых условий для правильного ведения архива и обеспечения сохранности архивных документов;
• осуществлять связь с другими учреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию архива;
• участвовать в работе совещаний, проводимых руководством БТИ, в мероприятиях по повышению квалификации работников архива.

14. Начальник архива БТИ несет личную ответственность за:

• некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, возложенных на архив БТИ;
• ведение архива с нарушением требований законодательства, правил, положений, инструкций и иных нормативных актов;
• прием и постановку на инвентарный учет дел и документов;
• нарушение порядка уничтожения дел и документов, списания их без согласования с Центральной экспертной комиссией ГУП «Ростехинвентаризация»;
• недостоверность и нарушение сроков предоставления установленных форм отчетности (паспортов, реестров, отчетов, сведений) заинтересованным органам;
• использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесение материального или иного ущерба государству, обществу, личности;
• нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка;
• нарушение установленного порядка доступа и выдачи документированной и недокументированной информации;
• использование электронных и иных копий для выдачи удостоверенных на правах подлинника документов без обращения к подлинникам документов для идентификации информации.

15. За нарушение требований настоящего Положения должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Нарушения, повлекшие за собой хищения, уничтожение или повреждение предметов и документов, содержащих информацию об объектах — памятниках архитектуры, истории и культуры, иных объектах государственного значения, влекут за собой ответственность по статьям Уголовного кодекса Российской Федерации (ст. ст. 140, 164, 243, 283, 325, др.).

III. Централизованный государственный учет архивов и документов организаций технической инвентаризации (БТИ)

16. Государственный учет архивов и документов БТИ — единая государственная система учета документов технической инвентаризации объектов недвижимости в масштабе субъектов Российской Федерации и федеральном масштабе: архивов БТИ, архивных фондов и единиц хранения, как подлежащих передаче в государственные архивы, так и находящихся в производстве. Государственный учет документов и архивов БТИ — составная часть системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Единого документально — информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации. Централизованный государственный учет документов и архивов БТИ осуществляется с целью обеспечения государственного контроля сохранности документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и документов, находящихся в производстве. Централизованный государственный учет документов и архивов организаций технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации реализуется посредством ведения ГУП «Ростехинвентаризация» Государственного реестра архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации и Единого документально — информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

17. Архивы БТИ подлежат централизованному государственному учету в следующем порядке:

а) уполномоченная Госстроем России организация технической инвентаризации субъекта Российской Федерации в установленном порядке представляет с сопроводительным письмом в ГУП «Ростехинвентаризация» на каждый архив БТИ на территории субъекта Российской Федерации «Лист архива БТИ» (в 2-х экземплярах). В «Листе архива БТИ» указываются учетные и описательные характеристики:

• название организации технической инвентаризации;
• дата создания организации;
• обслуживаемая территория в административных границах;
• правовой статус организации;
• штатная численность на начало отчетного года;
• крайние даты документов, хранящихся в архиве организации, на дату регистрации: а) всего; б) на объекты, находящиеся в производстве; в) на снесенные объекты;
• количество документов (в единицах учета) на объекты, отнесенные к памятникам архитектуры, истории и культуры;
• количество и крайние даты единиц учета, переданных в государственный архив (с указанием местонахождения и полного наименования государственного архива, источником комплектования которого является архив БТИ);
• площадь архивохранилища, краткие сведения об оборудовании, оснащенности, охране, соответствие требованиям архивных, пожарных, режимных органов;

б) поступившие «Листы архива БТИ» рассматривает Центральная экспертная комиссия ГУП «Ростехинвентаризация» и вносит предложения о включении архива БТИ в Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации. В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности;

в) решение о включении организации в Государственный реестр передается в ГУП «Ростехинвентаризация» для:

• присвоения архиву организации БТИ регистрационного номера по Государственному реестру архивов БТИ Российской Федерации, который проставляется на двух экземплярах «Листа архива БТИ»;
• включения информации в электронную базу данных «Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации»;
• оформления Свидетельства о государственной регистрации архива БТИ с предоставлением данной организации права пользования подлинниками и иными документами технической инвентаризации (права архиводержателя);

г) свидетельство вместе со вторым экземпляром «Листа архива БТИ» передается в уполномоченную Госстроем России организацию технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, на территории которого находится регистрируемая организация;

д) первые экземпляры «Листов архивов БТИ» к Государственному реестру архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации формируются в тома с последовательностью номеров по названному Государственному реестру и хранятся вечно. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании актов произвольной формы, которые составляются и представляются в ГУП «Ростехинвентаризация». Регистрационный номер, присвоенный архиву БТИ по Государственному реестру, в случае ликвидации организации и ее архива или только архива, не используется архивами других организаций;

е) после внесения изменений в «Лист архива БТИ» и электронную базу данных акты формируются в дело (дела).

18. Документы, хранящиеся в архивах БТИ, также подлежат централизованному государственному учету как неотъемлемая государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Государственный учет документов основывается на следующих принципах:

• централизации, реализуемой на основе порядка взаимодействия организаций технической инвентаризации с архивными учреждениями субъектов Российской Федерации, регламентированного Федеральной архивной службой Российской Федерации (Росархив) и Госстроем России;
• унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;
• динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов в интересах пользователя.

19. Централизованному государственному учету подлежат: в составе Архивного фонда Российской Федерации:

• архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой Российской Федерации в соответствии со ст. 5 «Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Экспертиза научно — исторической ценности инвентаризационных документов на объект недвижимости осуществляется в течение 3-х месяцев с момента приема их в архив БТИ (первая стадия) и не позднее одного года после окончания производства (сноса объекта); в составе Единого документально — информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации:
• документы инвентаризации на все объекты недвижимости на территории России, независимо от назначения объекта, вида собственности, места дислокации и регистрации недвижимости.

20. Дела и документы архивов БТИ учитываются по архивным фондам, единицам хранения, единицам учета в установленном порядке.

21. Основой государственного учета архивных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации и Единого документально — информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации является единая система регистрации организаций технической инвентаризации, их документальных фондов (архивов БТИ), единиц хранения и единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

22. Особому учету и обязательному страховому копированию подлежат инвентаризационные документы на категории объектов культурного наследия (памятники архитектуры, истории и культуры).

23. Государственный учет документов архива БТИ ведется на основании: паспорта архива, а также сведений об изменениях в составе и объеме фондов архива.

24. Архивы БТИ — ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в уполномоченные Госстроем России организации технической инвентаризации субъектов Российской Федерации и государственные архивы, на учете которых они состоят, паспорта архивов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов архивов БТИ. Учетные документы представляются с сопроводительным письмом.

25. Уполномоченные Госстроем России организации технической инвентаризации субъектов Российской Федерации на основании представленных паспортов архивов БТИ составляют Сведения о состоянии хранения документов в архивах организаций технической инвентаризации (БТИ) на территории субъекта Российской Федерации и представляют их в ГУП «Ростехинвентаризация».

26. При осуществлении централизованного государственного учета документов и архивов БТИ в автоматизированном режиме в число обязательных реквизитов учетных баз данных входят обобщенные показатели документов централизованного учета в части, отражающей: количество и состав архивов БТИ, архивных фондов, количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования (при их наличии), а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей.

IV. Экспертные архивные комиссии (ЦЭК ГУП «Ростехинвентаризация» и ЭК БТИ)

27. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно — техническую, кино-, фоно-, фото- и другую специальную документацию, образующуюся в деятельности организаций технической инвентаризации (БТИ), осуществляющих государственный учет и государственную техническую инвентаризацию объектов недвижимости Российской Федерации, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий организаций технической инвентаризации (БТИ) создаются постоянно действующие: Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) ГУП «Ростехинвентаризация» и экспертные комиссии (ЭК) организаций технической инвентаризации (БТИ). В своей работе экспертные архивные комиссии руководствуются Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, нормативно — методическими документами Госстроя России и Росархива, типовыми и ведомственными перечнями документов, настоящим Положением. Экспертные архивные комиссии являются совещательным органом. Заседания ЦЭК и ЭК протоколируются. Решения экспертных архивных комиссий принимаются большинством голосов и вступают в силу в установленном порядке. Решения экспертных комиссий оформляются выписками из протоколов. Ведение делопроизводства и хранение документов экспертных комиссий возлагается на секретарей этих комиссий.

28. ЦЭК ГУП «Ростехинвентаризация» и ее состав назначается приказом руководителя ГУП «Ростехинвентаризация» из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается начальник управления архивов ГУП «Ростехинвентаризация», представитель Федеральной архивной службы. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций и других заинтересованных ведомств. Решения ЦЭК вступают в силу после утверждения их руководством ГУП «Ростехинвентаризация», а в установленных случаях Центральной экспертно — проверочной комиссией (ЦЭПК) федеральной архивной службы Российской Федерации.

29. ЦЭК ГУП «Ростехинвентаризация»:

• разрабатывает предложения и рекомендации по вопросам ведения архивов, состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности организаций технической инвентаризации;
• рассматривает и представляет на утверждение в установленном порядке списки организаций технической инвентаризации (БТИ) административно — территориальных образований на территории субъектов Российской Федерации и предложения о внесении их в Государственный реестр архивов БТИ — источников комплектования государственных архивов;
• рассматривает и представляет на утверждение в установленном порядке проекты инструкций по работе с управленческой, научно — технической, иной специальной документацией, классификаторы, перечни документов, подлежащих передаче в государственные архивы, положения об ЭК организаций технической инвентаризации, а также проекты других нормативно — методических пособий по вопросам организации документов, экспертизы их ценности и подготовки для архивного хранения;
• рассматривает и выносит рекомендации архивам организаций технической инвентаризации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, организации документов (составление номенклатуры дел, группировка документов в дела, описание дел и документов, подготовка их для архивного хранения и др.), представляет соответствующие предложения на рассмотрение и решение ЦЭПК Росархива;
• определяет и выносит на утверждение руководства ГУП «Ростехинвентаризация» порядок проведения работы в организациях технической инвентаризации по отбору документов на государственное хранение или уничтожение;
• рассматривает и выносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

а) реестров архивов БТИ на территории субъектов Российской Федерации — источников комплектования государственных архивов;

б) реестров объектов недвижимости на территории субъектов Российской Федерации, отнесенных к памятникам архитектуры, истории и культуры, реестров других объектов недвижимости, документация на которые подлежит передаче в государственные архивы;

в) актов о выделении к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли;

г) актов о неисправимом повреждении и списании дел и документов на объекты недвижимости, независимо от вида собственности объекта, в архивах БТИ;

• рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении сроков хранения отдельных дел и документов. В установленном порядке вносит соответствующие предложения для рассмотрения и на решение ЦЭПК Росархива;
• осуществляет методическое руководство, координацию и контроль за работой экспертных комиссий организаций технической инвентаризации на территории субъектов Российской Федерации, периодически заслушивает на своих заседаниях результаты проверок работы ЭК, доклады и сообщения председателей этих комиссий;
• организует инструктаж и консультации для членов ЭК организаций технической инвентаризации субъектов Российской Федерации. Участвует совместно с заинтересованными структурами Госстроя России и ГУП «Ростехинвентаризация» в подготовке и проведении мероприятий по аттестации и повышению квалификации работников архивов БТИ.

30. ЦЭК ГУП «Ростехинвентаризация» предоставлено право в соответствии с установленными требованиями:

• разрабатывать рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов архивов БТИ, а также розыска недостающих дел постоянного и долговременного хранения;
• запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов;
• заслушивать на своих заседаниях информации руководителей архивов БТИ о качестве оформления документов, формирования дел, состоянии учета и сохранности документированной информации;
• запрашивать от организаций БТИ заключения и другие материалы, необходимые для определения сроков хранения дел и документов;
• приглашать на заседания комиссии и привлекать в качестве консультантов и экспертов специалистов в установленном порядке;
• принимать участие в организации и проведении смотров, проверок состояния архивов БТИ на территориях субъектов Российской Федерации;
• информировать руководство Госстроя России и ГУП «Ростехинвентаризация» по вопросам работы ЦЭК и ЭК организаций технической инвентаризации.

31. ЦЭК работает в контакте с ЦЭПК Росархива и получает от нее необходимые организационно — методические указания.

32. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством ГУП «Ростехинвентаризация», и отчитывается перед ним о результатах своей деятельности. Заседания ЦЭК проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год.

33. Экспертная комиссия (ЭК) организации технической инвентаризации (БТИ) и ее состав назначается приказом руководителя БТИ из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается начальник архива и представитель соответствующего архивного учреждения. Решения комиссии вступают в силу после утверждения их руководителем БТИ, а в установленных случаях по согласованию с соответствующим архивным учреждением субъекта Российской Федерации.

34. Экспертная комиссия БТИ:

• организует и проводит совместно со структурными подразделениями БТИ ежегодный отбор дел и документов для дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль за формированием и оформлением дел и документов;
• рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

а) описей дел и документов технической инвентаризации, отнесенных в ходе экспертизы к категории объектов, документация на которые подлежит постоянному хранению с последующей передачей в государственный архив;

б) описей дел управленческой документации постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет хранения);

в) актов о выделении к уничтожению дел и документов на объекты недвижимости, сроки хранения которых истекли, независимо от вида собственности объекта;

г) актов о неисправимом повреждении и списании дел и документов на объекты недвижимости, независимо от вида собственности объекта; рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на рассмотрение и утверждение в ГУП «Ростехинвентаризация» в установленном порядке; обеспечивает проведение инструктажа и консультаций для работников БТИ по вопросам организации и оформления дел и документов для архивного хранения, экспертизы их ценности, подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

35. Экспертной комиссии БТИ предоставлено право в соответствии с установленными требованиями:

• готовить предложения структурным подразделениям БТИ и отдельным работникам по вопросам ведения дел, экспертизы их ценности и подготовки на архивное хранение, а также розыска недостающих дел постоянного и долговременного хранения;
• запрашивать от структурных подразделений письменные объяснения, сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения дел и документов, о причинах отсутствия и путях розыска дел и документов;
• заслушивать на своих заседаниях информации руководителя и должностных лиц архива, работников других подразделений БТИ о качестве оформления документов, формирования дел, состоянии учета и сохранности документированной информации;
• приглашать на заседания ЦЭК и привлекать в качестве консультантов и экспертов соответствующих специалистов, в том числе сторонних организаций;
• принимать участие в организации и проведении смотров, проверок состояния архивов БТИ на территории субъекта Российской Федерации;
• информировать руководство БТИ по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

36. ЭК БТИ работает в контакте с экспортно — проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения и получает от нее необходимые методические указания.

37. ЭК работает по плану, утвержденному руководством БТИ, и отчитывается перед ним о результатах своей работы.

38. Заседания ЭК БТИ проводятся по мере необходимости, но не реже 4-х раз в год.

---