II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Статья 33. СертификацияПриказ Рособразования от 29.06.2006 № 598
Актуально на 04.11.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ Рособразования от 29.06.2006 N 598. 598. 29.06.2006. https://bukva.ai/docs/prikaz-598-2006-3/statya-33
ПРИКАЗ
от 29 июня 2006 г. № 598
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ОБРАЗОВАНИЮ
В целях установления единого порядка работы с документами в аппарате Федерального агентства по образованию (далее — Агентство) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.
2. Возложить на Административное управление:
методическое руководство организацией делопроизводства в Агентстве;
определение технологии ведения делопроизводства в структурных подразделениях Агентства.
3. Начальникам управлений Агентства:
организовать изучение Инструкции работниками вверенных подразделений;
обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции.
4. Административному управлению (В.А. Павлюкову) осуществлять периодические проверки выполнения требований Инструкции в управлениях Агентства.
5. Считать Приказ Рособразования от 4 февраля 2005 г. № 38 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию» утратившим силу.
6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя А.А. Казенова.
Г. А. Балыхин
Утверждена
Приказом Федерального
агентства по образованию
от 29 июня 2006 г. № 598
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В. П. Козлов
6 июня 2006 года
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ОБРАЗОВАНИЮ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (далее — Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в Федеральном агентстве по образованию (далее — Агентство).
Инструкция подготовлена в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия органов исполнительной власти», Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Регламентом внутренней организации Федерального агентства по образованию, Регламентом взаимодействия Федерального агентства по образованию с федеральными органами исполнительной власти.
1.2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Агентства осуществляется Административным управлением.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей управлений и отделов Агентства. Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками, назначенными ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются в Административное управление.
1.6. Передача архивных документов или их копий сторонним организациям допускается после получения официального письменного запроса в адрес Агентства с разрешения руководства Агентства или начальников структурных подразделений.
1.7. При уходе работников структурных подразделений Агентства в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающим их сотрудникам структурного подразделения.
1.8. При уходе работника структурного подразделения Агентства, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или на период его отсутствия по другим причинам руководитель структурного подразделения Агентства поручает ведение делопроизводства другому работнику структурного подразделения.
При уходе в отпуск или на период длительного отсутствия по другим причинам секретаря заместителя руководителя Агентства его обязанности возлагаются заместителем руководителя Агентства на одного из сотрудников структурных подразделений Агентства, деятельность которых координирует данный заместитель руководителя Агентства (по согласованию) с руководством структурного подразделения и Административного управления.
1.9. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приемке дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения Агентства, согласованный с руководителем Административного управления.
1.10. Ведение переписки с подведомственными организациями и учреждениями, предприятиями и организациями министерств и ведомств по вопросам, связанным с исполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.
1.11. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на работу с документами, осуществляемую с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.12. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника Агентства.
1.13. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией, не распространяется на документы ограниченного распространения с грифом «Для служебного пользования».
1.14. Порядок работы с секретными документами, с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями.
II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Порядок подготовки, оформления и внесения проектов законодательных актов Российской Федерации в Минобрнауки России
2.1.1. Участие в разработке проектов осуществляется Агентством в соответствии с принимаемыми Министерством образования и науки Российской Федерации планами законопроектной деятельности.
2.1.2. Законопроект, представляемый в Минобрнауки России для внесения в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован руководителем Агентства или одним из заместителей руководителя Агентства, исполняющим его обязанности.
2.1.3. Законопроект печатается шрифтом размером № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе поля.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
2.1.4 Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта — Федеральный конституционный закон или Федеральный закон — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского
кодекса Российской Федерации в части платежей
в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру.
Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1.
2.1.5 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
К проекту федерального закона «О внесении изменений
в статью 1 Закона Российской Федерации „О подоходном налоге“»
с физических лиц»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
2.2.1. Агентство в пределах своей компетенции вносит в Минобрнауки России предложения о подготовке проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, — визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом № 15.
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.2.3. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки центрируется относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <*>.
<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись», «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проекта указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российская Федерация», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилии Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется в день подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
к Указу Президента
Российской Федерации
_________ N ________
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты — 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Указом Президента
Российской Федерации
__________ N _______
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец оформления проекта Указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 2.
2.3.1. Участие в подготовке проектов актов Правительства Российской Федерации производится Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым Министерством образования и науки Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
2.3.2. Если Рособразование в соответствии с резолюцией Министра или заместителя Министра определено головным исполнителем, то подготовленные и согласованные документы направляются в соответствующий департамент Министерства вместе с поручением и с визой этого департамента за три рабочих дня до контрольного срока через Департамент управления делами и государственной службы для подписания Министром.
2.3.3. Подготовленный к подписанию у руководства Рособразования документ, вносимый в Министерство, визируется исполнителем поручения, начальником управления, ответственным за выполнение поручения. Дополнительно документ визируется начальниками управлений — соисполнителей поручения, начальником Юридического отдела (если речь идет о документе, содержащем предложения нормативно-правового характера), курирующим заместителем руководителя.
2.3.4. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документа для внесения в Министерство несет начальник управления или заместитель руководителя Рособразования, являющийся ответственным за выполнение поручений, в соответствии с резолюцией руководителя Рособразования.
2.3.5. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6)».
Если подготовляемый проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовляемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.3.6. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
2.3.7. Документы (программы, положения, регламенты, планы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
2.3.8. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.
2.3.9. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визами.
При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.
Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).
2.3.10. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 1 межстрочным интервалом 24 пт оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например, № 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р, или буква «п» — к порядковому номеру постановления.
Место издания отделяется от реквизита «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом.
Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении № 3.
2.3.11. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа печатается прописными буквами с 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой 1-2 пустыми строками.
2.3.12. При подготовке документов рекомендуется применять редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала.
2.4.1. Документы Агентства оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложения № 1 - 6, 8).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги и без бланка.
2.4.2 В Агентстве применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования Агентства;
бланки с указанием должности руководителя Агентства, заместителей руководителя;
бланки с наименованием структурных подразделений;
бланки протоколов заседаний коллегии;
бланки протоколов совещания у руководства Агентства.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов бланков, применяемых в Агентстве, утверждается руководителем Агентства по представлению Административного управления.
2.4.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Федеральным агентством по печати и массовым коммуникациям лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Агентства.
2.4.4. Бланки документов Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации подлежат учету.
2.4.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.4.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Агентства. Соответствующие предложения вносятся начальником Административного управления вместе с образцами предлагаемых бланков.
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Агентства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.5.1 Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
2.5.2 Код Федерального агентства по образованию.
Код Агентства проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.5.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Агентства проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.5.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.5.5. Наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральное агентство по образованию.
Наименование Агентства должно соответствовать его наименованию, указанному в положении о Федеральном агентстве по образованию.
Сокращенное наименование Агентства помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием Агентства указывается полное или сокращенное наименование Министерства образования и науки Российской Федерации.
2.5.6 Справочные данные об Агентстве.
Справочные данные об Агентстве включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Рособразования (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).
2.5.7 Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Агентством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.5.8 Код формы документа.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
2.5.9 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные Агентством совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.
2.5.10 Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.5.11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.5.12 Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.5.13 Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Московский автомобильно- дорожный институт (государственный технический университет)
Отдел аспирантуры
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Ректору Санкт-Петербургского государственного университета
Л.А. Вербицкой
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82,
Москва, 117393
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
Ректорам (директорам) образовательных учреждений, руководителям учреждений и организаций, подведомственных Рособразованию, органам управления образованием субъектов Российской Федерации
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
2.5.14 Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Руководитель Федерального
агентства по образованию
________________ Г.А. Балыхин
(личная подпись)
00.00.0000
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Приказом Федерального агентства
по образованию
от 00.00.0000 N ____
2.5.15 Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.5.16 Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
«о чем?» («о ком?»), например:
Об изменении штатного расписания
Должностной регламент начальника управления
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
2.5.17 Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
2.5.18 Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);
от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);
от третьего лица единственного числа («Агентство не возражает»).
2.5.19 Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. <a id="p100310"></a>Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
Приложение № к приказу Федерального агентства по образованию от N
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минкультуры России
от 18.03.2005 N 234
2.5.20 Подпись документа.
Документы, направляемые в Минобрнауки России, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Агентства или, по его поручению, заместителем руководителя.
Документы, направляемые подведомственным и сторонним организациям, гражданам подписываются руководителем Агентства, заместителями руководителя или начальниками структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.5.21 Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Представляемые на подпись руководству документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и начальником подразделения, где готовится проект документа.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта Агентства. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Начальник Юридического отдела Личная подпись Н.В. Черных
00.00.0000
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Заместитель руководителя Федерального агентства по образованию
________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Агентства;
с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (по надзору в сфере образования и науки, экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.5.22 Оттиск печати. Учет и хранение печатей, штампов, бланков.
Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Федеральном агентстве по образованию.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами Агентства, удостоверения личности, командировочные удостоверения, трудовые книжки.
Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений Агентства всеми видами бланков осуществляется техническим отделом Административного управления.
Учет печатей и штампов, имеющихся в Агентстве (кроме печатей и штампов Специального отдела), ведется в журнале (Приложение № 23), а учет всех видов бланков ведется раздельно по видам бланков (Приложение № 24) Административным управлением.
Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.
Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут начальники и лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Выдача бланков документов производится под расписку в соответствующих учетных формах.
Уничтожение бланков, указанных в пункте 2.4.1, производится по акту с пометкой в соответствующих журналах учета.
Печати и штампы уничтожаются по акту.
Проверка наличия печатей, штампов и бланков, порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета после последней записи.
Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:
| Наименование | Хранится | Применяется |
|---|---|---|
| Гербовая печать | У секретаря руководителя Агентства | Примерный перечень документов: штатное расписание; договоры; образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; письмо гарантийное; уставы подведомственных образовательных учреждений; представления и ходатайства о награждении; платежные поручения; сметы расходов; доверенности |
| Печати структурных подразделении | У лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях | На документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов |
| Бланки, используемые в Агентстве | -«-» | В соответствии с пунктом 2.4.1 |
2.5.23 Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Верно Начальник отдела кадровой работы Подпись А.Ю. Гаврилов Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати федерального органа исполнительной власти.
2.5.24 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.5.25 Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.5.26 Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.5.27 Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти.
2.6.1. Приказ
2.6.1.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Агентства.
Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Агентства, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений либо в инициативном порядке.
Приказы подписываются руководителем Агентства или по его поручению заместителем руководителя Агентства.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов возлагается на Административное управление.
2.6.1.2. Проекты приказов и приложений к ним визируются начальником и исполнителем подразделения, внесшим проект, начальниками подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником Административного управления и начальником юридического отдела Агентства. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые руководителю Агентства на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
2.6.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.
2.6.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью Административного управления и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю, в Административное управление и юридический отдел.
2.6.1.5. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
2.6.1.6 Приказ имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа — приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например:
Регистрация приказа осуществляется в Административном управлении.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
О командировании работников Агентства в...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однократного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ Агентства, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает руководитель Агентства, заместители руководителя в соответствии с распределением их обязанностей.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Образец оформления приказа приводится в Приложении № 5.
2.6.1.7. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименование федеральных органов исполнительной власти — располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ; располагается центрованно;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления совместного приказа приведен в Приложении № 6.
2.6.2. Положение, правила, инструкция
2.6.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативно-правовых актов.
Положения (правила и инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Агентства, или как акты, утверждаемые Агентством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
2.6.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.6.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Агентства. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множительного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении № 7.
2.6.3. Протокол
2.6.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания у руководителя Агентства, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Записи во время заседания и подготовка текста возлагаются на секретарей коллегии, совещания, заседания, комиссии и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Оформление протокола должно быть завершено в течение суток после окончания совещания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за его подготовку.
2.6.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещаниях, заседаниях, комиссиях направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, а подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, группируются в дело секретарем коллегии.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
2.6.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.6.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель руководителя Федерального агентства по образованию Российской Федерации
Заместители руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.6.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня, порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Агентстве.
2.6.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Административного управления.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Административного управления.
2.6.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке Агентства формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.
Образцы протоколов приводятся в Приложениях № 8, № 9.
2.6.4. Служебные письма
2.6.4.1 Служебные письма Агентства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Минобрнауки России по исполнению заданий Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Минобрнауки России по исполнению заданий Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращению граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
2.6.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.6.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5, изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.6.4.4 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
«Министерство считает...», «Федеральное агентство рассмотрело...»
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...»
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.6.4.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
2.6.5. Материалы коллегии
2.6.5.1. Заседания коллегии проводятся в соответствии с планами ее работы, составляемыми на год.
2.6.5.2. План работы коллегии формируется на основе предложений структурных подразделений, указаний руководства Агентства, решений коллегии и поручений вышестоящих органов.
Предложения структурных подразделений в виде перечней вопросов, подлежащих рассмотрению на коллегии, предварительно обсуждаются у курирующих заместителей руководителя Агентства и сдаются секретарю коллегии.
В предложениях дается точная формулировка вопроса, указываются ответственные за подготовку материалов, докладчики, а также ориентировочная дата рассмотрения.
2.6.5.3. На основании предложений структурных подразделений секретарь коллегии составляет проект плана работы коллегии.
Проект плана работы коллегии рассматривается на очередном заседании коллегии и с учетом поправок утверждается Руководителем Рособразования и направляется членам коллеги и иным заинтересованным лицам.
2.6.5.4. Материалы к очередному заседанию коллегии представляются структурными подразделениями секретарю коллегии не позднее чем за 15 дней до заседания и состоят из:
справки (в необходимых случаях с приложениями), содержащей краткое изложение вопроса и обоснование предложений, включенных в проекты решения коллегии;
проекта решения коллегии с указанием исполнителей, сроков исполнения поручений.
2.6.5.5. Справки подписываются руководителями структурных подразделений.
Проекты решения коллегии согласовываются с заинтересованными структурными подразделениями, визируются их руководителями, курирующим заместителем руководителя Агентства, руководителем Административного управления, секретарем коллегии; при наличии разногласий представляется заключение структурных подразделений.
2.6.5.6. Общий объем материалов к заседанию коллегии не должен превышать 8 — 10 страниц машинописного текста, пригодного для ксерокопирования.
2.6.5.7. Одновременно с материалами к очередному заседанию коллегии структурные подразделения представляют регламент рассмотрения вопроса с указанием докладчика, содокладчиков и необходимого времени на прения.
Регламент рассмотрения вопроса также включает список лиц, приглашенных на заседание коллегии, с указанием фамилии, имени, отчества (полностью), должности и места работы.
2.6.5.8. Ответственность за качество материалов и своевременность их представления несут руководители структурных подразделений Агентства.
В тех случаях, когда материалы не могут быть представлены в указанные сроки или необходимость в обсуждении вопроса отпала, начальник структурного подразделения с ведома курирующего заместителя руководителя Агентства докладывает об этом руководителю Агентства. Его решение доводится до сведения секретаря коллегии.
2.6.5.9. Материалы, представленные с нарушением установленных сроков, включаются секретарем коллегии в очередную повестку заседания коллегии только с разрешения председателя коллегии.
2.6.5.10. Материалы к заседанию коллегии тиражируются Административным управлением и рассылаются секретарем коллегии по утвержденному руководством Агентства списку не позднее, чем за 7 дней до даты заседания.
2.6.5.11. Графические материалы готовятся в виде компьютерной презентации (набора слайдов) с использованием программ, входящих в стандартный набор Microsoft Office XP, а также стандартных средств, входящих в состав Microsoft Windows XP. Материалы принимаются на носителях: диск 3,5»; диски CD-ROM; CF, MMC, SD (и пр.); на накопителях формата VSB и по согласованию с Административным управлением представляются не позднее, чем за 3 дня до назначенной даты заседания коллегии.
2.6.5.12. На заседании коллегии время для докладов устанавливается в пределах до 15 минут, для содокладов — до 10 минут. В докладе (содокладе) излагаются вопросы, дополняющие и уточняющие содержание представленных материалов.
Для выступлений предоставляется до 5 минут. При этом должны быть изложены конкретные предложения и мотивированные изменения предлагаемых решений.
2.6.5.13. Решения коллегии в окончательной редакции готовятся соответствующими подразделениями не более, чем в 10-дневный срок, если коллегией не установлены другие сроки.
Доработанные решения коллегии визируются подразделением-исполнителем, руководителями подразделений, которым предусматриваются задания и поручения, курирующим заместителем руководителя Агентства, начальником Административного управления и передаются на подпись руководителю Агентства через секретаря коллегии.
Отдельные решения коллегии в течение 15 дней оформляются приказами (распоряжениями, инструктивными письмами) и являются обязательными для исполнения.
2.6.5.14. Принятые на заседании коллегии решения оформляются протоколом.
Датой документа является дата его принятия, дата оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрация протокола заседаний коллегии осуществляется секретарем коллегии.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста решения коллегии. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст решения коллегии состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и рекомендательной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, она начинается словами «заслушав и обсудив сообщение...».
Преамбула завершается словом коллегия решила, которое печатается вразрядку.
Рекомендательная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Рекомендательная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Протокол заседания коллегии подписывает председатель коллегии (или председательствующий на заседании коллегии — заместитель руководителя Агентства).
2.6.5.15 Образец оформления протоколов заседания коллегии приводится в Приложении № 10.
2.6.5.16. Оформление реквизитов совместных решений коллегии аналогично п. 3.1.8 данной Инструкции.
2.6.5.17. На заседании коллегии ведется протокол, оформление которого осуществляется секретарем коллегии.
2.6.5.18. При проведении закрытых заседаний коллегии (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка материалов, допуск на заседания, стенографирование, оформление протоколов и принимаемых решений осуществляется с соблюдением установленных правил работы с секретными документами и режима секретности.
3.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), настоящей Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию, Регламентом внутренней организации Федерального агентства по образованию, утвержденным Руководителем Рособразования 29 августа 2005 г., табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.
3.1.3. При применении в Агентстве электронного документооборота Административным управлением совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.
3.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется в Агентство письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
3.3.1. Документы, поступающие в Агентство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством передаются исполнителям.
3.3.2. Вся корреспонденция, поступающая в Агентство, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела Административного управления с 9 часов до 18 часов, а в предвыходные и предпраздничные дни — с 9 часов до 16 час. 45 мин. (Приложения № 11 - 13).
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. В случае получения судебных документов конверт прилагается обязательно.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется — РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Агентства, дату и регистрационный номер.
Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), записывается в журнале. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Агентства производится под расписку.
3.3.3 Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (Приложение № 20).
Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурном подразделении, утверждается начальником структурного подразделения по согласованию с общим отделом Административного управления.
Корреспонденция, поступающая с нарочным из вышестоящих органов, в экспедиции не вскрывается, а передается в общий отдел Административного управления.
3.3.4. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
3.3.5. На всех входящих документах на нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа экспедиция ставит штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
В структурных подразделениях Агентства регистрационные номера проставляются от руки.
3.3.6. Полученная экспедицией корреспонденция забирается работниками делопроизводства структурных подразделений два раза в день (с 9 до 11 часов и с 14 до 15 часов).
Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются экспедицией адресатам немедленно с указанием даты и времени получения.
3.3.7 Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится:
поступившей из Административного управления или секретариатов заместителей руководителя — только с их разрешения;
поступившей из экспедиции — по согласованию между руководителями этих подразделений.
3.3.8. Документы, адресованные руководству Агентства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в Административном управлении, затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в Административное управление, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.3.9. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.10. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
3.3.11. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководству, которому она адресована (Приложение № 15).
3.3.12. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявка хранится в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их начальниками.
3.3.13. Документы в электронном виде, поступающие в Агентство, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
3.3.14. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Агентства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
3.3.15. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
3.3.16. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Электронные документы включаются в номенклатуру дел Агентства.
3.3.17. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
3.4.1. Документы, отправляемые Агентством, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
3.4.2. Телеграммы, направляемые в организации, принимаются сотрудниками Административного управления завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
3.4.3. Телеграммы составляются согласно образцу, приведенному в Приложении № 14, передаются для отправки в комнату оперативной связи. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение.
3.4.4. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются «ЗПТ», «ТЧК», «ДВТЧ», «КВЧ», «СКБ», «НР», «ТИРЕ» и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
3.4.5. Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в 2 экземплярах, из которых первый передается в комнату оперативной связи, второй подшивается в дело структурного подразделения.
3.4.6. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес без сокращений и знаков препинания и печатается сокращенное наименование Агентства, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.
3.4.7. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены исполнителем.
3.4.8. Правительственные телеграммы подписываются только руководителем Агентства или заместителем руководителя.
3.4.9. Перед адресом указывается категория телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная».
3.4.10. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.
3.4.11. При оформлении телеграмм с аналогичным текстом в разные пункты к телеграмме прилагается список адресатов с указанием полного почтового адреса и фамилий (должностей) получателей.
В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения их оформление производится отдельно по каждому адресу.
3.4.12. Передача местных телеграмм (телетайпограмм), как правило, не допускается, срочная информация в местные (московские) адреса должна передаваться телефонограммами.
3.4.13. Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм, подписанных руководителем Агентства или его заместителями.
Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется начальниками управлений Агентства с учетом функционирующих в Агентстве технических и программных средств.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Административного управления.
3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения — поступающих документов.
3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел Агентства, если распорядительными документами Агентства не предусмотрено иное, для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в общий отдел Административного управления для осуществления контроля за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
После подписания документы регистрируются.
3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются Административным управлением и представляются руководству.
3.6.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, с учетом копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в Агентстве системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по Агентству в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 16). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
3.7.1. Начальники структурных подразделений Агентства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
3.7.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
3.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентства или начальниками структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3 Регистрация документов в Агентстве осуществляется децентрализованно:
в общем отделе Административного управления регистрируется входящая корреспонденция из вышестоящих органов, корреспонденция, адресованная на имя руководителя Агентства, из министерств, ведомств, учреждений и организаций; документы, адресованные в Агентство без указания конкретного адресата, исходящая документация за подписью руководителя Агентства, приказы и соглашения;
в секретариате руководителя Агентства — протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у руководителя Агентства;
в секретариатах заместителей руководителя Агентства — корреспонденция, поступающая на их имя. Секретарями заместителей руководителя Агентства для учета корреспонденции ведутся переходящие журналы регистрации документов. Протоколы совещаний у заместителей руководителя Агентства регистрируются и хранятся в соответствующих секретариатах;
в структурных подразделениях Агентства регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководству структурного подразделения или исполнителям, исходящая корреспонденция и внутренние документы.
4.1.4. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы — в день подписания.
4.1.5. Каждому структурному подразделению Агентства и группам корреспондентов присваиваются цифровые индексы (Приложения № 17, 18).
4.1.6. Регистрационный номер ставится в правом нижнем углу документа и состоит из индексов структурного подразделения, корреспондента и порядкового номера поступления по картотеке данной группы корреспондентов. Здесь же указывается дата поступления документа.
Например: 15-51-430 20.06.2006
где: 15 — индекс структурного подразделения,
430 — порядковый номер документа по картотеке,
20.06.2006 — дата поступления документа.
4.1.7 Индекс исходящего и внутреннего документа.
Исходящим номером отправляемого документа-ответа является входящий номер документа. Кроме того, через косую дробь указывается номер дела, в котором хранится копия ответа.
В исходящем номере письма-ответа на документы, поступившие из общего отдела Административного управления Агентства или секретариатов заместителей руководителя Агентства в структурное подразделение через дробь должен быть указан индекс подразделения и через тире — индекс дела данного подразделения.
где: 02 — индекс секретариата заместителя руководителя Агентства А.А. Казенова, зарегистрировавшего документ;
651 — порядковый номер по группе корреспондентов,
10 — индекс структурного подразделения, подготовившего ответ,
13 — номер дела, в котором хранится копия ответа.
Если исходящий документ является инициативным, его номер составляется из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, индекса корреспондента, порядкового номера по группе корреспондентов в картотеке инициативной корреспонденции с добавлением букв «ин», написанных через тире, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.
Например: 12-36-6ин/9 означает, что документ отправлен Управлением учреждений образования в образовательные учреждения, порядковый номер 6, копия хранится в деле 9.
Инициативная корреспонденция, исходящая от заместителей руководителя, регистрируется аналогичным образом в их секретариатах.
Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки или журналы.
Исходящие телеграммы и телефонограммы регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция, в верхнем углу карточки делается пометка «телегр» (телеграмма) или «телефг» (телефонограмма).
4.1.8. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках, журналах.
4.1.9. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
4.1.10. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении № 19.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.11. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Агентстве создаются поисковые системы по документам.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска информации.
4.2.4 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Агентства;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора результатов исполнения документов;
4.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащейся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Агентства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам Агентства или государственным органам, организациям, физическим лицам.
4.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет Агентство как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
4.2.8. Порядок защиты и доступа служебной информации ограниченного распространения определяется Агентством в пределах его компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.
5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Агентстве определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305) и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Регламентом взаимодействия Федерального агентства по образованию с федеральными органами исполнительной власти, Регламентом внутренней организации Федерального агентства по образованию.
5.2. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем Агентства.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквою «К» или словом (штампом) «Контроль».
5.4. Контроль исполнения обеспечивается определенным в Регламенте внутренней организации Федерального агентства по образованию структурным подразделением.
5.5. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю Агентства, заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем Агентства.
5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов, по исполнению указов и распоряжений Президента Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, поручений и приказов Минобрнауки России и Агентства, решений коллегии.
5.7. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» исполняется в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;
по парламентским запросам — не позднее, чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Минобрнауки России по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;
по обращениям граждан и организаций, поступившим в Агентство и требующим дополнительного изучения и проверки, — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
5.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Агентства, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Агентство представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует общий отдел Административного управления для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
контрольный отдел Административного управления контролирует сроковый ход исполнения указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений палат Федерального Собрания Российской Федерации, оперативных поручений Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, поручений Минобрнауки России, писем из министерств, ведомств, учреждений и организаций, приказов Агентства, планов работы структурных подразделений. Общий отдел еженедельно готовит перечень находящихся на контроле поручений, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе, а также представляет сведения о документах, срок исполнения которых истек, ежеквартально готовит аналитическую сводку о ходе выполнения решений и поручений вышестоящих органов, распорядительных документов Агентства;
руководящие работники Агентства, на которых возложен контроль за исполнением приказов, протоколов решений коллегии Агентства. Они несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений в соответствии с резолюцией руководителя Рособразования;
секретариат руководителя Агентства — за исполнением поручений, данных в протоколах совещаний у руководителя Агентства;
секретарь коллегии — за исполнением поручений, внесенных в протоколы заседаний коллегии;
секретариаты заместителей руководителя Агентства — за выполнением документов, поступивших в приемные заместителей руководителя Агентства, и поручений, контроль за выполнением которых возложен на заместителей руководителя Агентства;
ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях — за исполнение документов, поступивших в структурные подразделения.
5.10. Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Агентства, а также по документам, поступившим в адрес структурного подразделения, требующим исполнения и подготовки ответа.
5.11. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляют ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
5.12. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным начальником и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
5.13. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
5.14. Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в РКФ.
5.15. Снятие документа с контроля осуществляется контрольным отделом Административного управления. Оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или начальника структурного подразделения, в котором исполнен документ.
5.16. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представляемых по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
5.17. Административное управление еженедельно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Агентстве, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Агентства в установленные им сроки или по запросам.
5.2. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Минобрнауки России, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с пометками «срочно».
5.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Минобрнауки России, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем Агентства либо по его поручению одним из заместителей руководителя Агентства.
Заместитель руководителя Агентства, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
5.2.3. Контрольный отдел Административного управления делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
5.2.4. В Административном управлении еженедельно составляется сводка о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя Агентства о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
5.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа руководству Агентства представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Соисполнитель представляет головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
Административное управление еженедельно представляет руководителю Агентства, его заместителям и начальникам структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем Агентства.
5.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ пометкой «в дело».
6.1. При тиражировании служебной документации работники Агентства руководствуются Едиными правилами печатания несекретных изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники.
6.2. Тиражирование документов, как правило, производится в копировально-множительном бюро (далее — КМБ), а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.
Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Агентства. Тиражирование документов с грифом «Для служебного пользования» и «Не для печати» производится в КМБ с разрешения руководства Специального отдела.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
6.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинным способом (пишущие машинки, принтеры и т.п.) с четким отпечатком черного цвета, со специальным бланком-заказом (Приложение № 21), который подписывается начальником структурного подразделения, его заместителем или начальником отдела, входящего в состав структурного подразделения.
Копировально-множительные работы производятся с разрешения начальника Административного управления, его заместителя или начальника общего отдела.
Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку.
6.4. Тиражированные в КМБ экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата.
6.5. Подлинники растиражированных документов возвращаются заказчикам при получении тиража.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Агентства (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Агентства.
7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел Агентства предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 25) и сводная номенклатура дел Агентства (Приложение № 26).
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения (не позднее 15 ноября текущего года) составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Агентства, подписывается начальником подразделения и представляется в Административное управление.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Административное управление.
7.1.5. Сводная номенклатура дел Агентства составляется Административным управлением на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства подписывается начальником Административного управления, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется — ЦЭК) Агентства, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) Госархива Российской Федерации и утверждается руководителем Агентства. Согласовывается номенклатура дел с Госархивом России не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Агентстве.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел Агентства печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Административного управления. Второй используется в Административном управлении в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Агентства. Четвертый — в Госархиве России.
7.1.9. Сводная номенклатура дел Агентства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел Агентства составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
7.1.12. В номенклатуру дел Агентства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.
В номенклатуру дел Агентства не включаются периодические издания.
7.1.13 Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Агентства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сформированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
«Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
«Переписка с учреждениями образования о награждении работников, присвоении почетных званий».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
«Переписка с образовательными учреждениями по вопросам документирования управленческой деятельности».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
«Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
«Переписка с главами администраций областей о социальной защите работников образования».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
«Переписка с департаментом образования г. Москвы о проведении единого государственного экзамена (ЕГЭ)».
В заголовках дел, содержащих плановую, или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
«Годовые отчеты вузов о научно-исследовательской работе за ____ год».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню, а при его отсутствии — по Типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 года), о выделении дел к уничтожению, о сотрудниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
7.1.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись и количество заведенных дел (томов).
7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
7.2.2. Дела формируются в федеральном органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
7.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Административным управлением.
7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «2» и т.д.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, нормативно-правовых документов Минобрнауки России.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, документов Минобрнауки России, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если же на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
7.2.7. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.8. Дела структурных подразделений Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем архива Административного управления.
7.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 27); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 28); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 29); подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.2.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Агентства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Агентства; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Агентства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Госархива России, в который будет передаваться дела, кодов Госархива России и Агентства в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
7.2.11. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Начальники структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Агентства.
7.3.2. Выдача дел другим подразделениям из архива производится с разрешения общего отдела Административного управления. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов, с разрешения руководства Агентства по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы Агентства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Госархив России.
Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение осуществляется архивом Агентства.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Агентства включает работу сотрудников, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, при методической помощи архива Агентства.
8.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Агентства.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется — ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется — ЭК) в структурных подразделениях.
8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Агентства. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Агентства сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства под непосредственным методическим руководством архива.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Агентства, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Агентства.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 34 — не приводится).
8.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.1.11. В каждом структурном подразделении Агентства описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива Административного управления. По этим описям документы сдаются в архив Агентства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Рособразования, которую готовит архив Агентства, и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 30) и представляются в архив Агентства не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом и утверждается руководителем структурного подразделения.
8.1.17. Описи дел структурных подразделений Агентства составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 31) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Агентства одновременно. Согласованные ЦЭК Агентства акты утверждаются начальником Административного управления только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) Госархива России описей дел постоянного хранения; после этого Агентство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
8.2.1. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному общим отделом Административного управления, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному начальником Административного управления.
8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Агентства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником архива Агентства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Агентства и сотрудника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Агентства передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Агентства сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
к п. 2.1.4
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
О государственном языке Российской Федерации
Настоящий Федеральный закон направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации, обеспечение права граждан Российской Федерации на пользование государственным языком
Российской Федерации, защиту и развитие языковой культуры.
Статья 1. Русский язык как государственный язык Российской
Федерации
...
Статья 7. Вступление в силу настоящего Федерального закона
Президент
Российской Федерации
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
к п. 2.2.3
Проект
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения об Управлении Президента
Российской Федерации по внутренней политике
1. Утвердить прилагаемое Положение ___________________________
2. Признать утратившим силу: _________________________________
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации
Москва, Кремль Дата Номер
Визы (на оборотной стороне)
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от "__" ______________ г. N ___________
МОСКВА
О федеральной целевой программе «Русский язык (2006 — 2010 годы)»
В целях укрепления государственности, национальной безопасности и престижа Российской Федерации, ее полноправного вхождения в мировое политическое, экономическое и культурное пространство, развития интеграционных процессов в Содружестве Независимых Государств Правительство Российской Федерации
постановляет:
-
Утвердить прилагаемую федеральную целевую программу «Русский язык (2006 — 2010 годы)» (далее — Программа).
- Министерству экономического развития и торговли Российской Федерации и Министерству финансов Российской Федерации при формировании проектов федерального бюджета на соответствующие годы включить Программу в перечень федеральных целевых программ, подлежащих финансированию за счет средств федерального бюджета.
Председатель Правительства Российской Федерации И.Фамилия
Визы (на оборотной стороне)
к п. 2.6.4
МИНИСТЕРСТВО
ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное агентство
по образованию
(Рособразование) Администрация Президента
Российской Федерации
РУКОВОДИТЕЛЬ
ул. Люсиновская, д. 51, Москва, М-93, ГСП-8, 115998 Телефон: (495) 237-67-24 Факс: (495) 236-01-71 Telex: 485I52 RUFAORU E-mail: bicab@ed.gov.ru ОКПО 00083411 ОГРН 1047796317832 ИНН/КПП 7725509655/772501001 _______________________ N _________________________ На N ______________________________________________
О выделении средств из резервного фонда Президента Российской Федерации
В соответствии с письмами от 23 сентября 2004 г. N А67-1227 и N А67-1228 Федеральное агентство по образованию запросило у Управления образования Тамбовской области необходимые документы для рассмотрения целесообразности выделения средств из резервного фонда Президента Российской Федерации на капитальный ремонт и приобретение оборудования для Инжавинской специальной
(коррекционной) школы-интерната и Заворонежского детского дома.
О результатах проработки вопроса будет сообщено дополнительно.
Г.А.Балыхин
В. Г. Алейникова 237-96-92
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное агентство по образованию
(Рособразование)
__________ N __________
Москва
Об открытии экстерната в государственном образовательном
учреждении высшего профессионального образования «Сибирский государственный индустриальный университет»
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.11.1997 № 1473, Приказом Минобразования России от
14.10.1997 N 2033 "Об утверждении Положения об экстернате в государственных, муниципальных высших учебных заведениях Российской Федерации", зарегистрированным Минюстом России 30.10.1997, регистрационный N 1403, и решением ученого совета Сибирского государственного индустриального университета от
01.12.2005, протокол № 3, приказываю:
1. <a id="p100951"></a>Открыть экстернат в государственном образовательном
учреждении высшего профессионального образования "Сибирский государственный индустриальный университет" (далее - университет) по специальности высшего профессионального образования 270115
Экспертиза и управление недвижимостью.
2. <a id="p100952"></a>Ректору университета Н.М. Кулагину:
знаний экстернов в соответствии с требованиями государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования и технологией их проведения, определенной Положением об экстернате в государственных, муниципальных высших учебных заведениях Российской Федерации.
2.2. Организацию и финансирование работы экстерната производить в пределах ассигнований, выделяемых университету.
3. <a id="p100955"></a>Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
Управление учреждений образования (П.Ф. Анисимова).
Руководитель Г.А.Балыхин
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО АДМИНИСТРАЦИЯ
ПО ОБРАЗОВАНИЮ ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ
_________________ N __________
Москва
Об изменении состава учредителей
На основании протокола собрания учредителей Регионального межотраслевого центра переподготовки кадров Пермского государственного технического университета от 08.09.2004 N 9
приказываем:
1. <a id="p100959"></a>Вывести из состава учредителей Федеральное агентство по
образованию.
2. <a id="p100960"></a>Директору Регионального межотраслевого центра
переподготовки кадров Пермского государственного технического университета А.В. Молодчику внести соответствующие изменения в устав и представить их на утверждение в администрацию Пермской
области.
3. <a id="p100961"></a>Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
начальника Управления учреждений образования П.Ф. Анисимова и директора Регионального межотраслевого центра переподготовки кадров Пермского государственного технического университета А.В.
Молодчика.
Руководитель Федерального Заместитель губернатора
агентства по образованию Пермской области
Г.А. Балыхин Т.И. Марголина
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
(заголовок приказа)
Проект приказа вносит:
Управление...
Исполнитель Ф.И.О. тел.
Согласовано:
Заместитель руководителя Ф.И.О. Дата
Административное управление Ф.И.О. Дата
Юридический отдел Ф.И.О. Дата
Группа распорядительных документов Ф.И.О. Дата
ПОЛОЖЕНИЕ о (наименование структурного подразделения)
I. Общие положения
II. Задачи
III. Структура
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения и связи с другими
структурными подразделениями
VII. Ответственность
Руководитель структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
(Рособразование)
«__» ____________ 200_ г. N _____
Москва
Председательствующий: И.О. Фамилия Секретарь: И.О. Фамилия Присутствовали: ___ человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы... Доклад заместителя Руководителя...
2. О...
1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия — текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия — краткая запись выступления. И.О. Фамилия — краткая запись выступления. ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. ...
1.2. ... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Герб РФ
ПРОТОКОЛ совещания у Руководителя Федерального агентства по образованию И.О. ФАМИЛИЯ
Москва
_____________________ N __________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия
Инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
I. ...
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. ...
2. ...
II. ...
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. ...
2. ...
Руководитель Федерального агентства по образованию И. О. Фамилия
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
(Рособразование)
от 13 сентября 2005 г. № 9
Председательствовал Г.А. Балыхин
Присутствовали:
О готовности подведомственных образовательных
учреждений к новому 2005/2006 учебному году
(Бутко, Викторов, Хохлов, Корзин, Голенков, Петухов, Стронгин, Гончарова, Савиных, Демин, Судленков, Анисимов, Балыхин)
Заслушав и обсудив сообщение заместителя руководителя Федерального агентства по образованию Е.Я. Бутко о готовности подведомственных образовательных учреждений к новому 2005/2006 году, коллегия отмечает целенаправленную деятельность
подразделений Рособразования, образовательных учреждений по: организации приема молодежи, обеспеченности педагогическими кадрами; проведению ремонтных работ, освоению лимитов государственных капитальных вложений, вводу в эксплуатацию новых площадей; обучению руководителей, сотрудников, обучающихся мерам пожарной безопасности;
...
коллегия решила:
...
6. Управлению учреждений образования (Анисимову П.Ф.)
направить до 05.10.2005 подведомственным образовательным учреждениям информационное письмо по рассмотренному вопросу.
Руководитель Г. А. Балыхин
к решению коллегии Федерального агентства
по образованию по вопросу "..."
(протокол заседания коллегии от 00.00.2006 N 00)
Решение вносит:
Управление учреждений образования И.О. Фамилия Ответственный исполнитель И.О. Фамилия
Согласовано:
Заместитель руководителя Агентства И.О. Фамилия
Управление программ развития
в сфере образования И.О. Фамилия Административное управление И.О. Фамилия Секретарь коллегии И.О. Фамилия
к п. 3.3.2
получаемой экспедицией под расписку
| № документа | Корреспондент | Кому передан | Расписка в получении |
|---|
к п. 3.3.2
и посылок
| № посылки (ценной корреспонденции) | Откуда поступила (область, город) | Корреспондент | Кому передано | Расписка в получении |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
к п. 3.3.2
журнала записи нерегистрируемой корреспонденции
| № п/п | Индекс корресп. | Адресат | Исходящий номер | Дата | Краткое содержание | Кому передано |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
к п. 3.4.3
692091 КИРОВСК ПРИМОРСКОГО КРАЯ ЛЕНИНСКАЯ 40 СУДЕБНЫЙ УЧАСТОК 72
ДЕЛА ИСКАМ САВКО БАРАНОВСКОЙ ТИМОХОВОЙ
СВЯЗИ ПОЗДНИМ ПОСТУПЛЕНИЕМ МАТЕРИАЛОВ ИСКАМ ПРОШУ
ОТЛОЖИТЬ СУДЕБНОЕ ЗАСЕДАНИЕ ПОЗДНИЙ СРОК.
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ РОСОБРАЗОВАНИЯ КАЗЕНОВ
ул. Люсиновская, 51, М-93, ГСП-8, Москва, 115998
Заместитель руководителя
Рособразования А.А. Казенов **03.03.2005 ПЕЧАТЬ**
Управление федерального имущества и развития материально-технической базы
Юридический отдел Н.В. Черных 237-64-30
Передал(а): Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму
Принял(а): Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму
Дата, номер телефонограммы
Время передачи
Текст телефонограммы
От кого: Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
к п. 3.6.2
СПРАВКА об объеме документооборота за ___________ 20__ г. (месяц)
| Документы | Количество документов | |
| подлинники | тираж | |
| поступающие | ||
| отправляемые | ||
| внутренние | ||
| Итого | ||
Начальник Административного управления Подпись Расшифровка подписи
Дата
к п. 4.1.5
Федерального агентства по образованию
Секретариат руководителя Агентства Г.А. Балыхина — 01
Секретариат заместителя руководителя Агентства А.А. Казенова — 02
Секретариат заместителя руководителя Агентства М.В. Солиновой — 03
Секретариат заместителя руководителя Агентства А.В. Рождественского — 04
Секретариат заместителя руководителя Агентства
Е.Я. Бутко - 05 Управление экономики и финансов - 10 Управление бухгалтерского учета и отчетности - 11 Управление учреждений образования - 12 Управление международного образования и сотрудничества - 13 Управление по делам молодежи - 14 Управление программ развития в сфере образования - 15 Управление федерального имущества и инвестиций - 16 Административное управление - 17
к п. 4.1.5
| Индексы | Корреспонденты |
|---|---|
| 50 | Администрация Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания (Совет Федерации, Государственная Дума), Правительство Российской Федерации |
| 51 | Органы исполнительной власти республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга |
| 52 | Министерства, Федеральные службы, Федеральные агентства, другие центральные органы федеральной исполнительной власти |
| 53 | Учебные заведения дошкольного, общего среднего, специального и дополнительного образования |
| 54 | Учебные заведения начального и среднего профессионального образования |
| 55 | Учебные заведения высшего профессионального образования |
| 56 | Учреждения дополнительного профессионального образования |
| 57 | Российская академия наук, отраслевые академии, научноисследовательские и проектные организации |
| 58 | Предприятия, учреждения, общественные организации, органы массовой информации |
| 59 | Зарубежные учреждения, организации, посольства |
регистрационно-контрольных форм (РКФ)
| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
|---|---|
| 1 | 2 |
| Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
| Автор | При регистрации поступающих документов |
| (корреспондент) | записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращения наименования организации |
| Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией — автором документа |
| Регистрационный номер документа | В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией — автором документа |
| Дата поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Индекс поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Заголовок к тексту | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
| Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
| Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии — типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
| Дело | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
к п. 3.3.3
нерегистрируемой корреспонденции
1. Периодические печатные издания (книги, журналы, брошюры, бюллетени и т.п.).
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, конференций и т.п.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
4. Материалы, посылаемые для сведения.
5. Формы бухгалтерской и статистической отчетности, акты на списание.
6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.
7. Ответы на запросы структурных подразделений.
8. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
10. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
11. Учебные планы, программы. Копии.
15. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты.
Документы, перечисленные в п. 5, 10 - 15, подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях Агентства.
к п. 6.3
РАЗМНОЖИТЬ
Начальник Административного управления «__» ____________ 200_ г.
КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО
на копировально-множительные работы
Управление (отдел) _______________________________________________
Ответственный исполнитель ________________________________________
Телефон __________________________________________________________ Вид документа ____________________________________________________ (письмо, приказ, инструкция) Листов оригинала _________________________ тираж _________________
Начальник управления (отдела) ___________________________________________ (подпись)
«__» ____________ 200_ г.
к п. 6.6
лаборатории
| № заказов по порядку | Дата поступления заказа | Наименование издания (письмо, приказ, справка и т.п.) | Издатель (заказчик) | Дата разрешения к печати | Брак и его уничтожение | Дата выдачи тиража | Расписка в получении |
|---|
учета и выдачи печатей и штампов
| № п/п | Оттиски печатей и штампов | Кому выдано | ||
| Наименование подразделения, где хранятся печати и штампы | Фамилия и инициалы ответственного лица | Дата и расписка в получении | ||
Управления ___________________________________________________
___________________________________________________________
(наименование бланков)
| Поступление | Выдача | |||||||
| Дата поступления из Административного управления | Кол-во экземпляров | Номера бланков | Дата выдачи | Ф.И.О. лица, получившего бланки | Кол-во экземпляров | Номера бланков | Роспись в получении | Примечание (отметка об уничтожении) |
к п. 7.1.3
Федеральное агентство по образованию
Наименование структурного подразделения
00.00.0000 N ______
г. Москва
На _______________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник Административного управления Подпись Расшифровка подписи
Дата
Главный специалист архива Административного управления Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Административно-правовое управление
Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
к п. 7.1.3
Федеральное агентство по образованию
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Руководитель Федерального агентства по образованию
00.00.0000 N ____
г. Москва ____________ Г.А.Балыхин На __________ год Дата
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Начальник Административного управления В. А. Павлюков
Дата
СОГЛАСОВАНО
Главный специалист архива Административного управления В. А. Калашник
Дата
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК Госархива РФ
от _________ N ______ от _____________ N ______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
_______ году в Агентстве
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
| Начальник Административного управления | В. А. Павлюков | ||
| Дата | |||
| СОГЛАСОВАНО | |||
| Главный специалист архива Административного управления | В. А. Калашник | ||
| Дата | |||
к п. 7.2.9
код Госархива Российской
Федерации ______________
код Рособразования _____
┌───────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">__________________________ │Ф. N _____________________ │
__________________________ │Оп. N ____________________ │
__________________________ │Д. N _____________________ │
__________________________ └───────────────────────────┘</pre>
(Наименование федерального архива)
(Наименование федерального органа исполнительной
власти и структурного подразделения)
(Заголовок дела)
(Дата)
На _________ лист
Хранить _________
┌───────────────────────┐
│Ф. N _________________ │
│Оп. N ________________ │
│Д. N _________________ │
└───────────────────────┘
к п. 7.2.9
Лист-заверитель дела N _________
В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера ________
- листов внутренней описи ________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | № листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
_________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
к п. 7.2.9
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N _____________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
ПОДПИСЬ Расшифровка
подписи
Дата
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <1> | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ____________________ дел с N ______________ (цифрами и прописью) по N ________________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка описи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>
Начальник Административно- Протокол ЭК структурного правового управления подразделения Подпись Расшифровка подписи от _________ N _________
Дата
Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и __________________________ регистрационно-контрольных картотек к (цифрами и прописью) документам <3>.
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _________________________ дел и ___________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности работника архива Агентства Подпись Расшифровка подписи
Дата
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения.
<3> Передаются вместе с делами канцелярии.
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ по образованию Руководитель Федерального
АКТ агентства по образованию __________ N ________ Подпись Расшифровка г. Москва подписи
Дата
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторический ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Колво дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ______________________ дел за _________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ______________ N ____________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документа Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) от _______ N _____
Документы в количестве _______________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ____________________ кг сданы в ____________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________ N __________________________
Наименование должности работника Агентства, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата