Приказ МПР РФ от 05.03.2005 № 57

(с изм. от 18.08.2005)

«О Центральной экспертной комиссии по формированию Архивного фонда МПР России»

МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 5 марта 2005 г. № 57

О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ

В целях совершенствования системы комплектования центрального архива МПР России, хранения документов, их учета и отбора на государственное хранение приказываю:

1. Утвердить Положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) по формированию архивного фонда МПР России согласно Приложению 1.

2. Образовать Центральную экспертную комиссию по формированию архивного фонда МПР России и утвердить ее состав согласно приложению 2 (не приводится).

3. Руководителям структурных подразделений в соответствии с Правилами работы архивов организаций, Инструкцией по делопроизводству в МПР России и сводной номенклатурой дел ежегодно в установленные сроки представлять на рассмотрение ЦЭК по формированию архивного фонда описи дел постоянного хранения и по личному составу.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.А. Темкина.

24 ноября 2004 года

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ АРХИВНОГО

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия по формированию архивного фонда Министерства природных ресурсов Российской Федерации (далее — ЦЭК МПР России) создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, фото-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на хранении в Министерстве, его структурных подразделениях;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) структурных подразделений Министерства.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК МПР России является совещательным органом при руководстве Министерства. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством Министерства. В необходимых случаях, предусмотренных п. п. 2.8 и 2.9 настоящего Положения, решения ЦЭК МПР России вступают в силу только после их согласования или утверждения Федеральным архивным агентством (далее — Росархив) или Государственным архивом Российской Федерации (далее — ГА РФ).

1.3. Персональный состав ЦЭК МПР России назначается приказом Министерства природных ресурсов Российской Федерации из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений центрального аппарата под председательством руководителя департамента (управления), курирующего вопросы делопроизводства.

В состав ЦЭК МПР России включаются: представитель службы документационного обеспечения управления — секретарь комиссии, представитель отдела «Центр архивных фондов МПР России» ФГУНПП «Росгеолфонд», выполняющего функции центрального ведомственного архива, представитель ГА РФ. В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК МПР России руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ, распорядительными документами Министерства, нормативными документами и методическими пособиями Росархива и настоящим Положением.

2. Функции ЦЭК МПР России

В соответствии с выполняемыми задачами ЦЭК МПР России осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Министерства.

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными документами и методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными документами и методическими пособиями.

2.3. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений Министерства.

2.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5. Организует и координирует работу по подготовке нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе научно-технической и специальной документации) в Министерстве.

2.6 Оказывает содействие и методическую помощь специалистам отрасли:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России.

2.7 Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

нормативных документов и методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами).

2.8 Представляет на рассмотрение и согласование в Росархив:

предложения об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

перечни документов со сроками хранения;

акты на уничтожение документов, созданных до 1945 г. включительно;

положения о ЦЭК и центральном ведомственном архиве;

примерные и типовые номенклатуры дел;

инструкции по делопроизводству.

2.9 Представляет в ГА РФ:

2.9.1. на утверждение:

описи дел постоянного срока хранения (управленческой и специальной документации);

перечни документов, подлежащих передаче в государственные архивы.

2.9.2. на согласование:

номенклатуры дел Министерства;

2.10. Совместно со службой документационного обеспечения управления организует для сотрудников центрального аппарата Министерства консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЦЭК МПР России

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК МПР России имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений Министерства:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Министерства о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства, а также представителей ГА РФ.

3.5. Информировать руководство Министерства по вопросам своей компетенции.

3.6. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

3.7. Представлять в установленном порядке Министерство в учреждениях системы Росархива.

4. Организация работы ЦЭК МПР России

4.1. ЦЭК МПР России работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве, при необходимости — во взаимодействии с центральными экспертными комиссиями федеральных агентств и службы, находящихся в ведении МПР России.

4.2. ЦЭК МПР России работает по годовому плану, утвержденному руководителем департамента (управления), курирующим вопросы делопроизводства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК МПР России, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

---