Приказ Росархива от 11.07.1994 № 57
Актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росархива от 11.07.1994 N 57. 57. 11.07.1994. https://bukva.ai/docs/prikaz-57-1994-rosarhiv-gosudarstvennaya
«Об утверждении примерных положений об отделах государственного архива, центра хранения документации»
ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 11 июля 1994 г. № 57
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНЫХ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ОТДЕЛАХ
ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Утвердить примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации (прилагаются).
2. Руководителям архивных учреждений республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов организовать разработку на основе примерных положений об отделах государственного архива, центра хранения документации.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПЛАНИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Отдел планирования и организационно-методической работы является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации <*>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <**>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Разработка совместно с другими структурными подразделениями архива на основе государственных и отраслевых программ развития архивного дела, анализа состояния дел в архиве целевых комплексных программ развития архивного дела, определение тематики научных исследований и методической работы в архиве.
2.2. Организация перспективного и текущего планирования работы архива, контроль за выполнением планов.
2.3. Организация и координация научно-исследовательской и методической работы архива в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин, организация внедрения ее результатов в практику работы архива.
2.4. Координация деятельности структурных подразделений архива по организационно-методическому руководству его филиалами, оказанию научно-методической и практической помощи в работе с документами соответствующего профиля государственным, районными и городским архивам.
2.5 Организация работы службы научно-технической информации в архиве.
2.6. Организация работы по совершенствованию нормирования труда, разработке и внедрению в практику работы архива наиболее рациональных форм и методов труда, экономических основ архивного дела.
2.7. Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области планирования и организации научно-исследовательской и методической работы, внедрение его в практику работы архива.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Разрабатывает с учетом предложений других структурных подразделений архива проекты целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы в том числе планирует научно-исследовательскую и методическую работу, внедрение нормативных и научно-методических разработок, составляет отчеты об их выполнении.
3.2. Осуществляет руководство работой по планированию деятельности структурных подразделений архива.
3.3. Организует рассмотрение структурными подразделениями архива проектов перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчетов об их выполнении, готовит по ним заключения.
3.4. Контролирует ход реализации планов работы архива, ведет централизованный учет выполнения плановых заданий структурными подразделениями архива, внедрения результатов научно-исследовательских работ, нормативов и передового опыта в архиве. Составляет сводные статистические отчеты о работе архива и его филиалов, готовит их к представлению в вышестоящий архивный орган.
3.5. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива.
3.6. Организует и координирует научно-исследовательскую и методическую работу в архиве, разрабатывает совместно с другими структурными подразделениями архива методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки. Готовит предложения по научной проблематике для включения в отраслевые планы научно-исследовательской работы.
3.7. Проводит совместно с другими архивными и научными учреждениями или самостоятельно научные исследования, разработку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.8. Осуществляет рецензирование научных работ, нормативных документов и научно-методических разработок по профильным отделу направлениям.
3.9. Организует и координирует работу по подготовке к государственной регистрации научных исследований, документальных публикаций, архивных справочников.
3.10. Организует участие работников архива в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.
3.11. Организует деятельность структурных подразделений архива по оказанию научно-методической и практической помощи в работе с документами соответствующего профиля государственным, районным и городским архивам.
3.12. Организует и принимает участие в комплексных и тематических проверках деятельности филиалов архива.
3.13. Организует работу службы научно-технической информации архива, комплектование справочно-информационного фонда, создание поискового аппарата к нему, обеспечение специалистов архива, его филиалов, районных и городских архивов, ведомственных архивов научно-технической информацией. Осуществляет деловые контакты с отраслевым центром научно-технической информации.
3.14. Осуществляет совместно с другими структурными подразделениями архива разработку и проведение мероприятий по научной организации труда.
3.15. Организует и совместно с другими структурными подразделениями проводит экономический анализ основных направлений работы архива, готовит предложения по результатам анализа. На основании типовых нормативов разрабатывает, готовит к утверждению и внедряет внутриархивные нормы выработки (времени); проводит анализ уровня выполнения норм.
3.16 Выполняет платные услуги и договорные работы.
3.17. Разрабатывает предложения по совершенствованию управления архивом, его структуры и штатов; организует разработку положений о структурных подразделениях архива.
3.18. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации кадров архива, стажировки работников других архивов. Совместно с другими структурными подразделениями архива подготавливает проекты программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников.
3.19. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области планирования, организации научно-исследовательской и методической работы, организует его внедрение в практику работы архива.
3.20. Организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.
3.21. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссии; вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
4.1. Получать от других структурных подразделений архива и его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.
4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.4 Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации <*>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <**>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Разработка основных направлений и анализа работы архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, подготовка предложений по ее совершенствованию.
2.2 Организация хранения и обеспечение сохранности документов архива.
2.3 Государственный учет документов архива.
2.4. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области обеспечения сохранности и государственного учета документов, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.
3.2. Осуществляет хранение и рациональное размещение документов архива.
3.3 Совместно с отделом материально-технического снабжения, эксплуатации и обслуживания зданий:
3.3.1. Обеспечивает поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов, режим доступа в архивохранилища, соблюдение правил пожарной безопасности в них; контролирует правильную эксплуатацию помещений архивохранилищ;
3.3.2. Участвует в определении потребностей архива в оборудовании для хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния, создания страховых копий и копий фонда пользования;
3.3.3. Организует дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию помещений архивохранилищ.
3.4. Организует и координирует проведение санитарных дней в архивохранилищах.
3.5. Определяет очередность проведения проверки наличия и состояния документов, организует и координирует эту работу в архивохранилищах. Организует и контролирует работу по учету и розыску необнаруженных документов.
3.6. Организует и контролирует работу по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, контролю за техническим состоянием документов на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования.
3.7. Организует и координирует работу по подготовке документов к передаче в лабораторию копирования, реставрации и переплета документов для проведения реставрационно-восстановительных работ, создания страхового фонда и фонда пользования. Осуществляет контакты с лабораторией копирования, реставрации и переплета документов.
3.8 Организует и координирует работы по оформлению дел.
3.9. Организует и проводит комплекс работ с уникальными и особо ценными документами.
3.10. Организует работу по созданию страхового фонда и фонда пользования, обеспечивает их сохранность.
3.11. Обеспечивает соблюдение правил выдачи документов страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ. Контролирует соблюдение правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища.
3.12. Осуществляет государственный учет документов по архивохранилищам, в том числе специальный учет различных категорий документов, осуществляемый в соответствии с указаниями вышестоящих архивных органов.
3.13. Составляет сведения о составе и объеме фондов архива для Центрального фондового каталога Росархива, фондового каталога вышестоящего архивного органа.
3.14. Совместно с отделами комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий рассматривает вопросы фондирования документов архива.
3.15. Совместно с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета документов, хранящихся в государственном архиве и архивах учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования государственного архива.
3.16. Осуществляет прием документов на хранение, распределяет их по архивохранилищам, контролирует состояние сохранности принимаемых документов.
3.17. Проводит при участии отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты в установленном порядке.
3.18. Координирует и контролирует работу архивохранилищ, входящих в состав отдела.
3.19. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.
3.20. Участвует в работе комиссии по рассекречиванию документов архива.
3.21. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности и учету документов архива, готовит предложения по ее совершенствованию.
3.22. Рассматривает проекты перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчеты об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовят по ним заключения.
3.23. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам, при необходимости — негосударственным архивам по профильным отделу направлениям.
3.24. Осуществляет тематические и участвует в комплексных проверках деятельности филиалов архива по профильным отделу направлениям.
3.25. Подготавливает предложения к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива в области обеспечения сохранности и государственного учета документов, готовит методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки.
3.26. Разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.27. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.
3.28. Принимает участие в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.
3.29 Осуществляет мероприятия по научной организации труда в отделе.
3.30. Проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.31. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.
3.32. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и государственного учета, внедряет его в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.33. Организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.
3.34. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.
3.35. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссии, вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
4.1. Получать от других структурных подразделений архива и его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.
4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.4. Контролировать состояние сохранности документов архива в процессе работы с ними в других структурных подразделениях архива.
4.5 Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
5.7. Задачи, функции и права входящих в состав отдела архивохранилищ определяются положениями об архивохранилищах.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ И АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации <*>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <**>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Разработка основных направлений и анализ работы архива по созданию и развитию информационно-поисковых систем, подготовка предложений по ее совершенствованию.
2.2. Организация и проведение работы по созданию и развитию информационно-поисковых систем.
2.3 Внедрение и использование автоматизированных архивных технологий.
2.4. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области создания информационно-поисковых систем и использования автоматизированных архивных технологий, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, в том числе планирует подготовку и издание архивных справочников, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.
3.2. Проводит работу по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива, в том числе содержащим сведения по личному составу, обеспечивает его сохранность и использование.
3.3. Совместно с отделами обеспечения сохранности и государственного учета документов, комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства:
3.3.1. Участвует в работе по обеспечению преемственности системы научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в государственном архиве и архивах учреждений — источников комплектования государственного архива;
3.3.2 Рассматривает вопросы фондирования документов архива.
3.4. Проводит работу по описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.
3.5. Осуществляет каталогизацию документов архива, ведет систематический и другие каталоги архива. Координирует деятельность структурных подразделений архива по каталогизации документов в процессе проведения ими других видов работ.
3.6. Определяет направления автоматизации рабочих процессов и внедрения ПЭВМ в архиве.
3.7. Создает базы и банки данных по документам архива с использованием электронно-вычислительной техники.
3.8. Осуществляет совместно с архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями или самостоятельно подготовку к изданию архивных справочников (путеводителей, указателей, обзоров, каталогов и др.), в том числе с использованием электронно-вычислительной техники. Координирует работу соисполнителей по подготовке архивных справочников, организует их обсуждение и рецензирование.
3.9. Проводит работу по подготовке к государственной регистрации архивных справочников.
3.10. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.
3.11. Участвует в работе комиссии по рассекречиванию документов архива.
3.12 Обеспечивает сохранность документов в процессе работы.
3.13. Ведет учет и анализирует эффективность использования информационно-поисковых систем, готовит предложения по их совершенствованию.
3.14. Рассматривает проекты перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчеты об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.
3.15. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам, при необходимости — негосударственным архивам по профильным отделу направлениям.
3.16. Осуществляет тематические и участвует в комплексных проверках деятельности филиалов архива по профильным отделу направлениям.
3.17. Подготавливает предложения к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива в области создания информационно-поисковых систем, готовит методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки.
3.18. Разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.19. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.
3.20. Принимает участие в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.
3.21 Осуществляет мероприятия по научной организации труда в отделе.
3.22. Проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.23. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.
3.24. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области создания информационно-поисковых систем и использования автоматизированных архивных технологий, внедряет его в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.25. Организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.
3.26. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.
3.27. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссии, вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
4.1. Получать от других структурных подразделений архива и его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.
4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.4. Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации <*>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <**>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Разработка основных направлений и анализ работы по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий <***>, подготовка предложений по ее совершенствованию.
2.2. Организация и проведение работы по комплектованию архива документами.
2.3. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.
2.4. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта по вопросам комплектования архива, организация документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.
3.2. Разрабатывает, в установленном порядке ведет списки учреждений и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.
3.3. Организует отбор и своевременную передачу документов учреждений в архив. Составляет планы утверждения описей дел учреждений — источников комплектования архива на экспертно-проверочной комиссии архивного органа, планы-графики передачи документов на хранение, обеспечивает их выполнение.
3.4. Принимает в установленном порядке меры к пополнению архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных объединений и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов профиля архива.
3.5. Совместно с отделами обеспечения сохранности и государственного учета документов, информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий:
3.5.1. Участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета, научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в государственном архиве и архивах учреждений — источников комплектования государственного архива;
3.5.2 Рассматривает вопросы фондирования документов архива.
3.6. Совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов участвует в работе по проведению экспертизы ценности хранящихся в архиве документов.
3.7. Осуществляет в пределах делегированных вышестоящим архивным органом прав и полномочий организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных и межведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования архива, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними.
3.8. Ведет государственный учет документов Архивного фонда, находящихся на ведомственном хранении, в государственных музеях и библиотеках или у физических лиц. Организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов.
3.9. Участвует в мероприятиях, проводимых совместно с органами государственной власти, учреждениями, по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, улучшению организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.10. Организует и координирует работу учреждений по подготовке и внедрению в практику типовых и примерных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, других нормативно-методических пособий по вопросам работы с документами.
3.11. Оказывает методическую помощь учреждениям в разработке положений об архивах и экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, отборе документов на хранение.
3.12. Принимает участие в организации и проведении общественных смотров состояния делопроизводства и работы архивов учреждений.
3.13. Организует повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб учреждений.
3.14. Подготавливает предложения к планам работы отдела комплектования и экспертизы ценности документов, содержащегося за счет специальных (внебюджетных) средств, с учетом состояния документов в учреждениях и поступающих от них заявок на проведение работы по отбору и обработке документов на договорных началах.
3.15. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.
3.16. Участвует в работе комиссии по рассекречиванию документов архива.
3.17. Анализирует состояние архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит предложения по совершенствованию его развития.
3.18. Рассматривает проекты перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчеты об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.
3.19. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам по профильным отделу направлениям.
3.20. Осуществляет тематические и участвует в комплексных проверках деятельности филиалов архива по профильным отделу направлениям.
3.21. Подготавливает предложения к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива по вопросам отбора документов на государственное хранение, организации деятельности ведомственных архивов, готовит методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки.
3.22. Разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.23. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.
3.24. Принимает участие в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.
3.25 Осуществляет мероприятия по научной организации труда в отделе.
3.26. Проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.27. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.
3.28. Изучает отечественный и зарубежный опыт по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, внедряет его в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.29. Организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.
3.30. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.
3.31. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссии, вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
4.1. Получать от учреждений и организаций независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, других структурных подразделений архива и его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.
4.2. Посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы учреждений.
4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.4. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.5. Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими, учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ПУБЛИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Отдел использования и публикации документов является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации <*>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <**>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Разработка основных направлений и анализ работы архива по использованию и публикации документов, подготовка предложений по ее совершенствованию.
2.2. Организация и проведение работы по использованию и публикации документов в интересах общества, обеспечению прав и законных интересов граждан.
2.3. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области использования и публикации документов, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, в том числе планирует научно-издательскую работу, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.
3.2. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации. Организует и проводит маркетинговые исследования в области использования и публикации архивных документов в целях расширения договорных работ и платных услуг.
3.3. Проводит выявление документов по поручениям и запросам органов государственной власти, Росархива, вышестоящего архивного органа.
3.4. Осуществляет инициативное информирование органов государственной власти, других заинтересованных учреждений и организаций о документах архива.
3.5. Исполняет запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам архива, в том числе социально-правового характера; выдает в установленном порядке заверенные копии и выписки из документов, справки социально-правового характера. Осуществляет прием, рассмотрение заявлений граждан, обращающихся в архив.
3.6. Осуществляет научные и творческие связи с научными организациями, учреждениями образования, культуры, творческими объединениями, фондами, коммерческими структурами по вопросам организации использования и публикации документов.
3.7. Организует документальные выставки, готовит тематические подборки документов, проводит экскурсии по архиву, лекции, встречи с общественностью, информирует о документах архива через средства массовой информации.
3.8. Осуществляет совместно с архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями или самостоятельно подготовку к изданию документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы. Координирует работу соисполнителей по подготовке документальных публикаций, организует их обсуждение и рецензирование.
3.9. Проводит работу по подготовке к государственной регистрации сборников документов.
3.10. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по использованию документов, предоставлению документной информации. Готовит проекты договоров на использование и публикацию архивных документов, в том числе лицензионных — на использование архивной информации в коммерческих целях; ведет их учет.
3.11. Участвует в работе комиссии по рассекречиванию документов архива.
3.12. Организует работу читального зала архива, в установленном порядке обеспечивает обслуживание исследователей в читальном зале.
3.13 Обеспечивает сохранность документов в процессе их использования.
3.14. Ведет учет и анализирует эффективность использования документов архива, готовит предложения по его совершенствованию.
3.15. Рассматривает проекты перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчеты об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.
3.16. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам, при необходимости — негосударственным архивам по профильным отделу направлениям.
3.17. Осуществляет тематические и участвует в комплексных проверках деятельности филиалов архива по профильным отделу направлениям.
3.18. Подготавливает предложения к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива в области использования и публикации документов, готовит методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки.
3.19. Разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.20. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.
3.21. Принимает участие в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.
3.22 Осуществляет мероприятия по научной организации труда в отделе.
3.23. Проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.24. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.
3.25. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области использования и публикации документов, внедряет его в практику работы отдела, архива и его филиалов.
3.26. Организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.
3.27. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегий, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.
3.28. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссии; вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
4.1. Получать от других структурных подразделений архива и его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.
4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.4. Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЛАБОРАТОРИИ КОПИРОВАНИЯ, РЕСТАВРАЦИИ И ПЕРЕПЛЕТА ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Лаборатория копирования, реставрации и переплета документов является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации <*>.
1.2. Лаборатория руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <**>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами лаборатории являются:
2.1. Проведение комплекса работ по обеспечение физической сохранности и страховому копированию документов и печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.
2.2. Изготовление различных копий архивных документов и печатных изданий и иные виды технического обслуживания работ, связанных с использованием документов.
2.3. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области обеспечения физической сохранности и копирования документов, внедрение его в практику работы лаборатории.
3. Функции
Лаборатория в соответствии с возложенными на нее задачами:
3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным лаборатории направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.
3.2. Выполняет работы по улучшению физического состояния основы и восстановлению текста документов, находящихся на хранении в архиве:
3.2.1 Реставрацию и консервационно-профилактическую обработку архивных документов и печатных изданий;
3.2.2 Восстановление угасающих и слабоконтрастных текстов;
3.2.3 Дезинфекцию, дезинсекцию и обеспыливание архивных документов и печатных изданий;
3.2.4 Брошюровку и переплет архивных документов и печатных изданий.
3.3. Создает страховой фонд и фонд пользования документов, изготавливает копии архивных документов и печатных изданий.
3.4. Осуществляет контроль технического состояния микрофильмов страхового фонда и фонда пользования в процессе их хранения и использования в архиве, участвует в работе по оценке физического состояния дел.
3.5. Проводит консервационно-профилактическую обработку микрофильмов страхового фонда и фонда пользования.
3.6 Выполняет картонажные работы.
3.7. Обеспечивает сохранность архивных документов и печатных изданий, принятых в работу.
3.8. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по обеспечению физической сохранности и копированию документов и печатных изданий, а также другие услуги.
3.9. Осуществляет контроль технического состояния и правильности использования оборудования и аппаратуры в лаборатории.
3.10. Собирает и сдает на переработку серебросодержащие фотоматериалы и микропленки.
3.11. Подготавливает предложения к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива по профильным лаборатории направлениям.
3.12. Разрабатывает методические пособия по профильным лаборатории направлениям, внедряет их результаты в практику работы лаборатории.
3.13. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным лаборатории направлениям.
3.14. Разрабатывает и проводит мероприятия по научной организации труда в отделе.
3.15. Проводит экономический анализ работы лаборатории, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в лаборатории, готовит предложения по результатам анализа. Осуществляет технический контроль и производит оценку качества выполняемых работ, анализирует причины, вызывающие брак, и принимает меры по его предупреждению.
3.16. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным лаборатории направлениям.
3.17. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения физической сохранности и копирования документов и печатных изданий, внедряет его в практику работы лаборатории.
3.18 Участвует в работе совещаний, семинаров.
3.19. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным лаборатории направлениям.
3.20. Участвует в работе дирекции, вносит на ее рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным лаборатории направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
Лаборатории предоставляется право:
4.1. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для выполнения функций лаборатории.
4.2. Принимать участие в совещаниях руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива по вопросам, входящим в компетенцию лаборатории.
4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию лаборатории.
4.4. Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным лаборатории направлениям.
5. Организация работы лаборатории
5.1. Лабораторию возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.
5.2. Заведующий лабораторией организует деятельность лаборатории и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на лабораторию задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками лаборатории, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию лаборатории.
5.3. Лаборатория осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Лаборатория организует выполнение возложенных на нее задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность лаборатории определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых лабораторией работ.
Работники лаборатории назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим лабораторией.
5.6. Обязанности работников лаборатории определяются должностными инструкциями.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ, ЭКСПЛУАТАЦИИ И ОБСЛУЖИВАНИЯ ЗДАНИЙ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Отдел материально-технического снабжения, эксплуатации и обслуживания зданий является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации <*>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <**>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Разработка основных направлений развития и анализ состояния материально-технической базы архива, подготовка предложений по ее совершенствованию.
2.2. Развитие материально-технической базы архива, обеспечение правильной эксплуатации зданий, помещений, оборудования и инженерных сетей.
2.3. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области технического оснащения государственных архивов, внедрение его в практику работы архива и его филиалов.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.
3.2. Совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов, лабораторией копирования, реставрации и переплета документов проводит работу по оснащению архива техническими средствами, оборудованием и материалами для хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния и создания страховых копий, определяет потребность в необходимом оборудовании.
3.3 Совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов:
3.3.1. Обеспечивает создание и поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов в архивохранилищах;
3.3.2. Организует дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию помещений архивохранилищ.
3.4. Обеспечивает правильную эксплуатацию и хозяйственное обслуживание зданий и помещений архива, организует проведение и осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтно-строительных работ.
3.5. Обеспечивает технические эксплуатации, ремонт и модернизацию оборудования в архиве.
3.6. Участвует в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов архива (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
3.7. Обеспечивает выполнение мероприятий по содержанию в исправном состоянии охранно-пожарной сигнализации и средств пожаротушения.
3.8. Обеспечивает структурные подразделения архива необходимой мебелью, средствами механизации труда, канцелярскими принадлежностями, хозяйственным инвентарем, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
3.9. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
3.10. Совместно с другими структурными подразделениями архива ведет учет эффективности использования технологического оборудования.
3.11. Содействует решению вопросов улучшения условий и охраны труда работников архива, осуществляет мероприятия по технике безопасности.
3.12. Осуществляет мероприятия по внедрению научной организации труда в отделе.
3.13. Представляет в соответствующие организации заявки на оборудование и материально-технические ресурсы для архива, распределяет полученное оборудование.
3.14. Обеспечивает реализацию мероприятий по гражданской обороне в архиве.
3.15. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области технического оснащения государственных архивов, внедряет его в практику работы архива и его филиалов.
3.16. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.
3.17. Участвует в работе дирекции; вносит на ее рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
4.1. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для выполнения функций отдела.
4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРЕ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ <*>
<*> Примерное положение может быть использовано при разработке положения о централизованной бухгалтерии ряда госархивов.
1. Общие положения
1.1. Бухгалтерия является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации <**>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами и указаниями Министерства финансов Российской Федерации, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <***>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами бухгалтерии являются:
2.1. Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности архива, необходимой для оперативного руководства и управления.
2.2. Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
2.3. Своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
2.4. Изучение передового опыта в области бухгалтерского учета, внедрение его в практику работы бухгалтерии.
3. Функции
Бухгалтерия в соответствии с возложенными на нее задачами:
3.1. Составляет бухгалтерский отчет по архиву для представления его в финансовые органы в установленном порядке.
3.2. Разрабатывает предложения о расходах на содержание архива, готовит на утверждение руководству архива смету расходов и штатное расписание архива; принимает участие в разработке предложений по совершенствованию структуры штатов архива.
3.3. Осуществляет рациональную организацию учета и отчетности финансовых средств бюджетного финансирования и внебюджетных средств, материальных ценностей и основных фондов, контроль за законностью, своевременностью и правильностью оформления и исполнения сметы расходов.
3.4. Осуществляет расчет свободных цен, составляет калькуляции договорных и платных работ и услуг.
3.5. Осуществляет мероприятия по привлечению дополнительных внебюджетных средств по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии. Проводит финансовую экспертизу заключаемых архивом договоров, в т.ч. лицензионных, о совместной деятельности архива, на аренду помещений, оборудования и др.
3.6. Осуществляет контроль за сохранностью основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации. Организует проведение инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей архива.
3.7. Осуществляет экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности архива по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.
3.8. Участвует в проведении экономического анализа работы архива, готовит предложения по результатам анализа.
3.9. Обеспечивает начисление и выдачу заработной платы и других выплат работникам архива, своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения сметы архива, с учреждениями, предприятиями и физическими лицами.
3.10. Участвует в разработке предложений по улучшению условий труда работников архива, их социальной защите.
3.11. Составляет квартальные и годовые статистические отчеты по труду, численности и фонду оплаты труда по архиву.
3.12. Оказывает методическую помощь, консультирует работников структурных подразделений архива, ведущих платные и договорные работы и услуги, контролирует их деятельность по профильным бухгалтерии направлениям.
3.13. Изучает передовой опыт в области бухгалтерского учета, внедряет его в практику работы бухгалтерии.
3.14. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным бухгалтерии направлениям.
3.15. Участвует в работе дирекции, вносит на ее рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным бухгалтерии направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
Бухгалтерии предоставляется право:
4.1. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для выполнения функций бухгалтерии.
4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию бухгалтерии.
4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерий.
4.4. Подписывать (второй подписью) денежные и платежные документы, представляемые в учреждения банков и финансовые органы.
5. Организация работы бухгалтерии
5.1. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.
5.2. Главный бухгалтер организует деятельность бухгалтерии и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на бухгалтерию задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками бухгалтерии, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии.
5.3. Бухгалтерия осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Бухгалтерия организует выполнение возложенных на нее задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность бухгалтерии определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых бухгалтерией работ.
Работники бухгалтерии назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с главным бухгалтером.
5.6. Обязанности работников бухгалтерии определяются должностными инструкциями.
от 11 июля 1994 г. № 57
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА,
ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Архивохранилище <*> создается в составе отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архива, центра хранения документации <**> для обособленного хранения документов и проведения работ по обеспечению их сохранности.
<*> Указывается официальное название конкретного архивохранилища.
1.2. Архивохранилище имеет изолированные помещения, отвечающие требованиям сохранности документов.
1.3. В своей деятельности архивохранилище руководствуется законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <***>, Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Состав документов
В архивохранилище хранятся фонды <****> _____ (Документы разных социально-экономических эпох размещаются в разных архивохранилищах).
<****> Перечисляются конкретные комплексы документов профиля архивохранилища (наименование соответствующих фондообразователей (групп фондообразователей), групп документов, объединенных по признаку способа и техники закрепления информации и т.п.).
3. Основные задачи
Основными задачами архивохранилища являются:
3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
3.2 Прием на хранение документов профиля архивохранилищ.
3.3. Выдача в установленном порядке из архивохранилищ документов, контроль за движением фондов и дел.
4. Функции
Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет обособленное хранение документов на различных носителях, страхового фонда и фонда пользования; проводит рациональное размещение, топографирование и картонирование документов, опечатывание коробок.
4.2. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.
4.3. Обеспечивает соблюдение правил охранного режима, опечатывания помещений и документов, а также доступа в архивохранилище.
4.4. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов. Обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние и порядок в архивохранилище, проводит санитарные дни.
4.5. Осуществляет правильную эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.
4.6. Проводит проверку наличия и состояния документов, розыск необнаруженных дел.
4.7. Выявляет и оценивает дефекты носителя и текста, ведет учет физического состояния документов, принимает меры по его улучшению и сохранению документной информации <*>:
- готовит документы к передаче и в установленном порядке передает их в лабораторию копирования, реставрации и переплета документов для дезинсекции, дезинфекции, профилактической обработки, реставрации, создания страхового фонда и фонда пользования, перевода на другую основу, переплета, восстановления затухающих текстов и т.п.;
- осуществляет имеющимися в хранилище средствами и силами дезинфекцию, дезинсекцию, обеспыливание, ремонт и подшивку документов;
- проводит шифровку единиц хранения, нумерацию и проверку нумерации листов, оформление обложек, ярлыков.
<*> Для хранилищ, осуществляющих хранение документов на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования: «Осуществляет контроль технического состояния документов, принимает меры по их реставрационно-профилактической обработке».
4.8. Проводит работу по выявлению уникальных и особо ценных документов.
4.9. Принимает на хранение документы профиля архивохранилища, контролирует состояние принимаемых документов.
4.10. Принимает участие в работе по экспертизе ценности хранящихся в архиве документов; готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.
4.11. Документирует результаты всех видов работ, проводимых в архивохранилище, составляет соответствующие акты, на основании которых осуществляется централизованный государственный учет документов архива.
4.12. Составляет паспорт архивохранилища и ведет необходимые для его составления вспомогательные учетные справочники.
4.13. В установленном порядке выдает документы, страховой фонд и фонд пользования, контролирует их своевременное возвращение в архивохранилище, проверяет состояние возвращаемых документов.
4.14. Участвует в подготовке научно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов, осуществляет внедрение в практику нормативных и методических разработок по данному направлению.
4.15. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы по вопросам обеспечения сохранности документов, внедряет его в практику работы архивохранилища.
4.16. Участвует в мероприятиях по повышению квалификации кадров архива.
5. Права
Архивохранилищу предоставляется право:
5.1. Участвовать в проверке соблюдения правил обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях архива, возвращения в установленные сроки документов, выданных из архивохранилища.
5.2 Ставить перед отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов вопрос о целесообразности:
приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям;
выдачи из архивохранилища документов, находящихся в плохом физическом состоянии.
5.3. Вносить предложения руководству отдела и архива по совершенствованию организации и режимов хранения документов, состояния и работы архивохранилища.
6. Организация работы и руководство
6.1. Организационно-методическое руководство работой архивохранилища и контроль за его деятельностью осуществляет заведующий отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов.
6.2. Архивохранилище возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по представлению заведующего отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов и по согласованию с главным хранителем фондов.
Заведующий архивохранилищем несет персональную ответственность за сохранность документов и материальных ценностей, закрепленных за архивохранилищем, а также за выполнение возложенных на архивохранилище задач.
Прием и передача дел при смене заведующего архивохранилищем оформляется актом.
6.3. Архивохранилище осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых заведующим отделом.
6.4. Штатная численность архивохранилища определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых архивохранилищем работ.
6.5. Обязанности работников архивохранилища определяются должностными инструкциями.