Приказ Минтранса РСФСР от 30.07.1992 № 57

(ред. от 01.12.1997)

«О мерах по улучшению организации делопроизводства в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации»

(вместе с «Временным регламентом взаимодействия руководителей Министерства и его подразделений при подготовке решений, распорядительных и иных служебных документов и их исполнении в аппарате Министерства транспорта Российской Федерации», «Временной инструкцией о делопроизводстве в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации»)

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РСФСР

ПРИКАЗ

от 30 июля 1992 г. № 57

О МЕРАХ ПО УЛУЧШЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА

В целях дальнейшего улучшения организации делопроизводства в аппарате Министерства, обеспечения единого порядка взаимодействия руководителей и подразделений при подготовке и исполнении служебных документов и поручений Министра, усиления контроля за своевременным и качественным их исполнением приказываю:

1. Утвердить Временный регламент взаимодействия руководителей Министерства и его подразделений при подготовке решений, распорядительных и иных служебных документов и их исполнении в аппарате Министерства транспорта Российской Федерации и Временную инструкцию о делопроизводстве в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации.

2. С 1 августа 1992 г. начать введение в действие утвержденных в п. 1 документов.

3. Начальникам подразделений аппарата Министерства:

3.1. Обеспечить изучение всеми работниками прилагаемых Временного регламента и Временной инструкции о делопроизводстве и строгое соблюдение установленных или порядка и сроков работы с документами, а также взаимодействия руководителей и подразделений.

3.2. В месячный срок привести положения об отделах в соответствие с положением о Министерстве транспорта России, положениями о департаментах и требованиями Временного регламента.

4. В целях обеспечения эффективности и контроля за внедрением Временного регламента образовать при руководстве Министерства группу сопровождения в составе двух главных экспертов.

Руководство группой возложить на помощника Министра Коновалова Н.Е., а в оперативном порядке на период внедрения Временного регламента - на его разработчика Иванова А.Б. (НИИАТ).

5. Управлению делами систематически осуществлять проверку состояния делопроизводства и выполнения настоящей Временной инструкции подразделениями центрального аппарата.

6. Комиссии по вопросам совершенствования стиля и методов работы центрального аппарата Министерства регулярно рассматривать на своих заседаниях ход внедрения Временного регламента и Временной инструкции по делопроизводству и при необходимости вырабатывать предложения по их корректировке.

7. Поручить Научно-техническому отделу в месячный срок подготовить план мероприятий по разработке и внедрению единой компьютерной сети по вопросам делопроизводства в Министерстве.

8. Создать в центральном аппарате Министерства распорядительно-информационную группу в следующем составе:

• помощник Министра — руководитель группы;
• помощник Министра;
• ответственный секретарь коллегии;
• старший инспектор.

Отделу социальной политики внести соответствующие изменения в штатное расписание Министерства.

9. Возложить на указанных работников выполнение функций по рассмотрению поступающей на имя Министра корреспонденции, в том числе правительственной, и подготовке ее для доклада Министру, контролю за своевременным и качественным выполнением личных поручений и указаний Министра, протокольных решений совещаний у Министра, оперативных совещаний, заседаний коллегии Министерства, контролю за качеством подготовки исходящих документов, представляемых на подпись Министру.

Руководителю группы подготовить положение о группе и должностные обязанности работников.

10. Установить порядок, при котором:

10.1. Подразделения Министерства обязаны представлять необходимую информацию о ходе и результатах выполнения поручений и указаний Министра и протокольных решений, указанных в п. 2, работникам группы.

10.2. Не допускается представлять на подпись Министру исходящие документы, минуя руководителя группы помощников.

11. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра т. Шевчука А.А.

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ МИНИСТЕРСТВА И ЕГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ РЕШЕНИЙ, РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ИНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ИСПОЛНЕНИИ В АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок взаимодействия руководителей и подразделений при реализации функций управления в аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Министерства) в процессе подготовки, принятия и исполнения решений и служебных документов.

Регламент распространяется на распорядительные действия должностных лиц Министерства транспорта Российской Федерации на всех уровнях управления от Министра до руководителя отдела (самостоятельного подразделения).

1.2 В Регламенте используется следующая терминология:

центральный аппарат — общетранспортные и отраслевые подразделения аппарата Министра и департаменты с их структурными подразделениями;

аппарат Министра — подразделения центрального аппарата, находящиеся в ведении заместителей Министра и обеспечивающие решение общетранспортных задач и координацию работы видов транспорта;

руководство Министерства, руководители Министерства, высший уровень управления — Министр, первый заместитель по вопросам координации работы видов транспорта и заместители Министра по общетранспортным вопросам (далее — заместители Министра), директора департаментов в ранге заместителей Министра (далее — директора департаментов), члены коллегии Министерства;

руководители подразделения — начальники общетранспортных отделов, отделов департаментов и других самостоятельных подразделений центрального аппарата Министерства;

помощники Министра и его заместителей — штатные работники аппарата Министра;

распорядительные Указания (далее — Указания) — оформленные документально (письменно) Указания, поручения, резолюции, решения, приказы и др. подобные документы;

распорядительные действия (функции) — действия (функции) по подготовке и принятию распорядительных Указаний и решений.

1.3 Регламент действует во взаимосвязи со следующими нормативными документами:

• Положениями о Министерстве и его департаментах;
• Распределением обязанностей между руководителями Министерства высшего уровня управления (далее — Распределение обязанностей);
• Положениями о подразделениях аппарата управления Министерства и отраслевых департаментов;
• Временной инструкцией о делопроизводстве в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Инструкция по делопроизводству).

1.4 Регламент предусматривает:

1.4.1. Разделение функций и ответственности должностных лиц всех уровней управления аппаратом по двум главным направлениям деятельности Министерства:

1.4.1.1. Общетранспортные вопросы — разработка и реализация руководством Министерства и общетранспортными и отраслевыми функциональными подразделениями аппарата Министра единой государственной политики в транспортно-дорожном комплексе (ТДК) страны, основанной на общих для всех отраслей комплекса социально-экономических и административных принципах; координация работы отраслей ТДК.

1.4.2.2. Отраслевые (по видам транспорта) вопросы — разработка и реализация руководством и подразделениями департаментов Министерства государственной политики в отраслях ТДК, находящейся в соответствии с единой государственной транспортной политикой; реализация в течение периода, установленного правительством России, функций руководства на государственном уровне хозяйственной деятельностью предприятий и организаций отраслей ТДК.

1.4.3. Сочетание в аппарате Министерства линейных и матричных организационных структур при подготовке и исполнении Указаний и решений; реализация важнейших задач Министерства через государственные и отраслевые научно-технические программы и формирование для этих целей временных структур — координационных групп, дирекций программ и других организационных структур на матричной основе.

1.4.4. Обеспечение контрольно-информационными подразделениями Управления делами Министерства и подразделениями-исполнителями своей деятельности на основе единой информационной базы, ориентированной на реализацию в сети персональных ЭВМ и использующей государственные, межотраслевые и отраслевые банки данных о работе ТДК.

2. ОБЩИЙ ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ПРИНЯТИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ИНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА

2.1. Распорядительная деятельность осуществляется в Министерстве для решения следующих основных задач в части, касающейся деятельности ТДК:

исполнение законов Российской Федерации, постановлений и решений ее законодательных органов;

исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, поручений и иных обязательных решений Правительства Российской Федерации;

выполнение текущих функций государственного регулирования транспортно-дорожного комплекса России в соответствии с положениями о Министерстве и его департаментах.

2.2. Предложения по подготовке и реализации распорядительных указаний во исполнение указов и распоряжений Президента и вице-президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства России, других важных документов, подлежащих докладу лично Министру, подготавливаются его помощниками.

Руководитель группы помощников при необходимости привлекает для подготовки проектов указаний Министра подразделения или отдельных специалистов центрального аппарата Министерства и согласует их с соответствующим руководителем высшего уровня.

Подготовленные проекты Указаний рассматриваются по представлению помощника лично Министром, который принимает необходимое решение, оформляемое резолюцией или Указанием иного вида. Его исполнение организуется подразделением (группой подразделений) под управлением руководителя высшего уровня, определяемого Министром с учетом Распределения обязанностей.

Помощник Министра, подготовивший проект Указания, обеспечивает в процессе его исполнения контроль за соответствием содержания работ поставленным Министром задачам.

Порядок регистрации и контроля сроков исполнения Указаний Министра определяется Инструкцией о делопроизводстве.

Порядок подготовки, принятия и исполнения распорядительных Указаний Министра изложен в Приложении 1 к настоящему Регламенту.

2.3. Предложения по принятию и реализации управленческих решений, связанных с выполнением текущих функций государственного регулирования ТДК, подготавливаются в подразделениях аппарата Министра или департаментов по поручению руководителей высшего уровня, а также по инициативе руководителей этих подразделений. Они рассматриваются руководителями Министерства по подчиненности, которые в пределах своей компетенции принимают необходимые решения. Эти решения оформляются указаниями (резолюциями), после чего организуется их исполнение соответствующим подразделением (группой подразделений), подчиненных данному руководителю.

Порядок подготовки, принятия и исполнения Указаний заместителей Министра изложен в Приложении 2 к настоящему Регламенту.

Порядок подготовки, принятия и исполнения указаний директоров департаментов изложен в Приложении 3 к настоящему Регламенту.

Порядок подготовки, принятия и исполнения Указаний подразделениями аппарата изложен в Приложении 4 к настоящему Регламенту.

2.4. В случаях, когда принятие решения по рассматриваемому вопросу выходит за пределы компетенции руководителя подразделения или руководителя высшего уровня, они организуют совместное рассмотрение вопроса группой руководителей подразделений или Министерства для принятия согласованного решения. Принятое таким образом в пределах совместной компетенции решение оформляется общим Указанием, после чего организуется его исполнение соответствующим подразделением (группой подразделений), подчиненных этим руководителям, и осуществляется контроль в соответствии с Регламентом.

2.5. В случаях, когда не достигнуто согласованное решение или его принятие выходит за пределы установленной компетенции руководителей, вопрос рассматривается Министром. Принятое решение реализуется в соответствии с настоящим Регламентом.

2.6. Для подготовки решений по комплексным, долговременным проблемам привлекаются научно-технические и иные необходимые организации, эксперты. Подготовленные проекты решений, в первую очередь в форме утверждаемых Министерством программ и проектов, рассматриваются на специальных совещаниях, заседаниях Межведомственного координационного совета Министерства или его секций.

Для реализации принятых решений могут создаваться специальные организационные структуры соответствующими распорядительными документами: координационные и рабочие группы, дирекции программ (проектов) на правах структурных подразделений с делегированием необходимых специалистов, дирекции программ (проектов) на правах специально создаваемых Министерством предприятий.

3. ОБЩИЙ ПОРЯДОК КООРДИНАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ВЫСШЕГО ЗВЕНА, ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ДЕПАРТАМЕНТОВ И ОБЩЕТРАНСПОРТНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ МИНИСТЕРСТВА

3.1. В процессе деятельности руководители высшего уровня, а также подразделения аппарата Министра и департаментов обеспечивают взаимную информацию и координацию работ.

3.2. Руководители высшего уровня — заместители Министра и директора департаментов действуют в пределах компетенции, установленной Положением о Министерстве транспорта России, положениями о его департаментах и Распределением обязанностей между ними.

3.3. Приказами и иными распорядительными документами, нормативными актами (положениями) могут устанавливаться дополнительные полномочия руководителя высшего уровня по организации решения конкретных задач, возложенных на Министерство и требующих привлечения подразделений аппарата Министра и подразделений департаментов.

Дополнительные полномочия могут включать право на выдачу распорядительных указаний, распространяющихся на руководителей и подразделения, не находящиеся в ведении данного руководителя.

Эти полномочия и сроки их предоставления конкретно оговариваются в указанных выше документах.

3.4. В соответствии с возложенными обязанностями руководители высшего уровня используют программные методы и матричные структуры для решения комплексных проблем ТДК.

3.5. Заместитель Министра организует решение порученных ему общетранспортных задач в первую очередь с привлечением подразделений аппарата Министра, находящихся в его ведении. При наличии официальных полномочий, в том числе дополнительных, он имеет право привлечь к работе подразделения аппарата Министра, неподведомственные ему, и (или) подразделения департаментов своим указанием с одновременным информированием руководителя высшего уровня, в чьем ведении находятся привлекаемые подразделения.

В этом случае заместитель Министра имеет право затребовать у других руководителей высшего уровня или подразделений материалы и предложения, необходимые для выполнения официально возложенных на него общетранспортных задач.

При отсутствии официальных полномочий привлечение подразделений центрального аппарата, не находящихся в ведении данного заместителя Министра, допускается только по согласованию с соответствующим заместителем Министра или директором департамента.

3.5. Директор департамента организует решение порученных ему отраслевых задач главным образом силами подразделений департамента. Директор департамента имеет право требовать от любого руководителя высшего уровня и подразделений аппарата Министра содействия в решении возложенных на него отраслевых задач.

При необходимости принятия решений Министра по вопросам департамента директор информирует, а в установленных случаях — согласует свои предложения с соответствующими подразделениями аппарата Министра, включая отраслевой отдел.

При наличии официальных полномочий, в том числе дополнительных, по решению задач, выходящих за пределы компетенции департамента, он имеет право привлечь к работе подразделения аппарата Министра, неподведомственные ему, и (или) подразделения других департаментов своим Указанием с одновременным информированием руководителя высшего уровня, в чьем ведении находятся привлекаемые подразделения. В этом случае директор департамента имеет право затребовать у других руководителей высшего уровня или подразделений материалы и предложения, необходимые для выполнения официально возложенных на него общетранспортных задач.

При отсутствии официальных полномочий привлечение подразделений аппарата Министра или других департаментов к работе по указаниям данного директора департамента допускается только по согласованию с соответствующим заместителем Министра или директором привлекаемого департамента.

3.6. Руководители общетранспортных подразделений и подразделений департаментов действуют в пределах компетенции, установленной положениями о них. Приказами и иными распорядительными документами Министерства, нормативными актами (положениями) могут устанавливаться дополнительные полномочия руководителей подразделений по организации решения конкретных задач, возложенных на Министерство и требующих привлечения других подразделений аппарата Министра и подразделений департаментов.

Дополнительные полномочия руководителя подразделения могут включать право на выдачу по решаемому вопросу распорядительных указаний, распространяющихся на другие подразделения. Полномочия конкретно оговариваются в распорядительных документах.

3.7. В соответствии с возложенными обязанностями руководители общетранспортных и отраслевых отделов аппарата Министра организуют решение порученных им задач силами своего подразделения и с привлечением в первую очередь подразделений своего блока, находящихся в ведении того же заместителя Министра.

При наличии официальных полномочий, в том числе дополнительных, по решению задач, выходящих за пределы компетенции отдела, он имеет право привлечь к работе другие подразделения аппарата Министра и (или) подразделения других департаментов с одновременным информированием руководителя высшего уровня, в чьем ведении находятся привлекаемые подразделения. В этом случае руководитель подразделения аппарата Министра имеет право затребовать у других руководителей подразделений материалы и предложения, необходимые для выполнения официально возложенных на него общетранспортных задач.

При отсутствии официальных полномочий привлечение других подразделений аппарата Министра или департаментов к работе допускается только по согласованию с их руководителями или на основе совместного указания соответствующих заместителей Министра или директоров департаментов.

3.8. В соответствии с возложенными обязанностями руководители подразделений департаментов организуют решение порученных им задач силами своего подразделения и с привлечением в первую очередь подразделений своего департамента.

Руководитель подразделения департамента имеет право требовать содействия подразделений аппарата Министра в решении возложенных на него отраслевых задач в пределах их официальных обязанностей.

Привлечение подразделений аппарата Министра к решению задач, возложенных на подразделение департамента, допускается только по согласованию с их руководителями или на основе совместного указания соответствующего заместителя Министра и директора департамента.

3.9. Руководители подразделений аппарата Министра и департаментов принимают меры к координации своих действий и обеспечивают обмен необходимой информацией при решении совместных задач, организуя взаимодействие преимущественно в рабочем порядке, на основе взаимной договоренности, оперативно и по безбумажной технологии.

3.10. В случае разногласий по оценке официальных полномочий между руководителями высшего уровня решение принимается Министром.

При наличии разногласий по оценке официальных полномочий между руководителями подразделений решение принимается руководителями высшего уровня и департаментов по подчиненности.

1. На уровне Министра решаются вопросы подготовки и реализации распорядительных действий, связанные с исполнением:

1.1. Законов Российской Федерации, решений Съездов народных депутатов Российской Федерации, решений и постановлений Верховного Совета Российской Федерации, Президиума Верховного Совета Российской Федерации в части, касающейся деятельности транспортно-дорожного комплекса.

1.2 Указов и распоряжений Президента Российской Федерации.

1.3. Распоряжений, указаний, постановлений и поручений Правительства Российской Федерации за подписью вице-премьеров, в части, касающейся деятельности ТДК.

1.4. Документов в адрес лично Министра за подписями Министров Российской Федерации, первых руководителей государственных ведомств, руководителей законодательных и исполнительных органов иностранных государств, в том числе входящих в СНГ, министров транспорта этих стран; руководителей организаций международного сотрудничества государств; первых руководителей законодательных, представительных и исполнительных органов республик, краев и областей, входящих в состав Российской Федерации, г. г. Москвы и Санкт-Петербурга; народных депутатов Российской Федерации, членов Верховного Совета Российской Федерации.

1.5. Указаний Министра своим заместителям, директорам департаментов, руководителям подразделений аппарата Министерства.

1.6 Личных Указаний Министра организациям и предприятиям ТДК.

1.7. Постановлений коллегии и решений других коллегиальных органов Министерства, содержащих конкретные обращения в адрес лично Министра.

1.8. Указаний по поводу личных обращений к Министру сотрудников Министерства и юридических и физических лиц.

1.9. Указаний Министра по поводу критических замечаний о деятельности Министерства и работе ТДК в средствах массовой информации.

Других документов, требующих по мнению заместителей или помощников Министра или начальника Канцелярии, личного рассмотрения Министром.

2. Порядок подготовки Указаний

2.1. Документы, соответствующие п. 1.1 - 1.4 и 1.7, направляются Канцелярией после регистрации в установленном порядке помощникам Министра, которые в соответствии с закрепленными за ними (курируемыми) вопросами, самостоятельно либо с привлечением для консультаций советников Министра и при необходимости других специалистов, в суточный срок, а в экстренных случаях — немедленно по получении:

изучают поступивший документ, готовят краткое резюме и проект Указания (резолюции) Министра и в установленное им время, а в экстренных случаях — немедленно, представляют его Министру или докладывают содержание документа (подборки документов), а также свои предложения о содержании Указания по его (их) реализации. В отсутствие Министра в экстренных случаях документ докладывается первому заместителю Министра, исполняющему его обязанности во время доклада, с последующей информацией лично Министра;

ставит на контроль в Инспекции оформленные по результатам доклада в письменном виде Указания Министра, которые передается для исполнения соответствующему заместителю Министра или руководителю отдела. В этом случае руководитель подразделения обязан в кратчайший срок проинформировать заместителя Министра (для общетранспортных подразделений) или директора департамента (для руководителей подразделений департаментов) о полученном задании Министра.

2.2. Указания Министра, соответствующие пунктам 1.5, 1.6, 1.8, подготавливаются его помощником на основании данных ему прямых поручений Министра, либо на основании поручений, данных Министром другим лицам в его присутствии. Они передаются на регистрации и исполнителям в установленном порядке только в письменном виде через помощника Министра.

Указания, данные Министром не через помощников, в изложенном выше порядке не регистрируются. Их исполнение и доклад Министру осуществляется самим исполнителем.

3. Рассмотрение документов Министром. Указания Министра

3.1. По результатам рассмотрения документов, подготовленных в соответствии с п. 2.1, как на основе личного доклада помощника, так и без его участия, при отсутствии замечаний к проекту Указание подписывается Министром, при наличии замечаний Министр дает поручения помощнику устно или в письменном виде на подготовленном проекте Указания о его доработке, после которой Указание подписывается и передается помощнику для исполнения непосредственно или через секретаря.

3.2. При выработке Указаний в ходе совещаний Министр формулирует соответствующие поручения, которые фиксируются присутствующим помощником и оформляются последним совместно с руководителем подразделения — исполнителем (головным исполнителем) в соответствии с п. 2.2.

3.3. В остальных случаях при выработке Указаний Министр лично, по телефону, либо в письменном виде формулирует необходимые поручения своим помощникам, которые оформляют их в соответствии с п. 2.2.

3.4. При подготовке и оформлении Указаний в обязательном порядке указывается форма рассмотрения итогов исполнения: совещание у Министра с привлечением исполнителей и др. заинтересованных лиц, специальный доклад помощника, информация о факте выполнения Указания без рассмотрения, подписание письма, нормативного или иного документа и др.

4. Контроль исполнения и информирование Министра

4.1. При исполнении Указаний Министра, соответствующих п. п. 1.1 - 1.3, аппарат помощников осуществляет контроль соответствия содержания работ поставленным Министром задачам, привлекая при необходимости для этих целей экспертов или других специалистов. Для реализации этих функций помощникам Министра предоставляется право получать в необходимые сроки и в требуемых объемах служебную информацию от исполнителей любого уровня, в том числе заместителей Министра и директоров департаментов. Регистрация и контроль сроков исполнения производятся Инспекцией Управления делами.

4.2. При получении информации о возможном срыве исполнения Указания Министра помощник обязан доложить ему об этом в возможно более короткий срок и дать предложения о необходимых, по его мнению или мнению исполнителей, уточнениях и изменениях, а также получить соответствующие дополнительные распоряжения.

4.3. Информирование Министра о выполнении Указаний осуществляется в соответствии с предусмотренной в Указании (п. 3.4) процедурой, если Министр не потребует ее изменения по собственной инициативе или в результате оперативной информации помощника.

1. На уровне заместителей Министра реализуются распорядительно-информационные функции, связанные с исполнением:

1.1. Указаний Министра, соответствующих изложенным в п. 1.3 Приложения 1.

1.2. Распоряжений, указаний, решений директивных органов Российской Федерации, кроме указанных в п. 1.1 Приложения 1.

1.3 Документов, поступивших на имя заместителей Министра за подписями:

заместителей руководителей республиканских министерств и ведомств Российской Федерации, руководителей хозяйственных организаций и предприятий республиканского масштаба, республиканских общественных организаций;

заместителей руководителей законодательных и исполнительных органов иностранных государств, в том числе входящих в СНГ, заместителей министров транспорта этих стран;

заместителей руководителей организаций международного сотрудничества государств;

заместителей руководителей законодательных, представительных и исполнительных органов республик, входящих в состав краев и областей Российской Федерации, г. г. Москвы и Санкт-Петербурга;

депутатов Верховных Советов республик и автономных областей, входящих в состав Российской Федерации;

министров правительств республик и автономных областей, входящих в состав Российской Федерации, а также г. Москвы.

В случаях отсутствия в перечисленных выше документах фамилии заместителя Министра они направляются на рассмотрение заместителю Министра только в соответствии с его функциональными обязанностями и в пределах компетенции, определенной Распределением обязанностей.

1.4. Указаний заместителей Министра руководителям подчиненных ему подразделений аппарата Министерства, выданных в соответствии с Регламентом и Распределением обязанностей и положением о подразделении.

1.5. Постановлений и решений коллегии, других коллегиальных органов Министерства, содержащих поручения в адрес конкретного заместителя Министра.

1.6. Указаний по поводу предложений, писем и жалоб работников Министерства, физических и юридических лиц на имя заместителя Министра.

1.7. Документов, направленных заместителями Министра на согласование друг с другом, в том числе и между руководителями департаментов.

2. Порядок учета Указаний заместителей Министра и контроля их исполнения определяется Инструкцией о делопроизводстве.

3. Рассмотрение документов заместителями Министра. Указания заместителей Министра.

3.1. При рассмотрении документов заместитель Министра в соответствии с содержанием документа и в пределах своей компетенции, определенной Распределением обязанностей между заместителями Министра, принимает решение о его исполнении и оформляет это решение Указанием в виде:

резолюции на самом документе, определяющей исполнителя, а также при необходимости, сроки исполнения как документа в целом, так и отдельных его этапов;

прилагаемого к рассмотренному документу отдельного письменного Указания, имеющего характер резолюции с содержанием, аналогичным изложенному выше;

отдельного Указания, документа, в письменной форме определяющего порядок исполнения, как правило, в случае привлечения нескольких подразделений, создания рабочих и координационных групп, существенного объема работ и т.п.

3.2. При рассмотрении вопросов и документов, для решения которых требуется Указание Министра, заместитель Министра организует подготовку проекта такого Указания и далее действует через помощников Министра в соответствии с настоящим Регламентом, в том числе и в части регистрации и контроля за исполнением.

3.3. При рассмотрении вопросов и документов, для решения которых требуется согласование с Министром, оно производится заместителем Министра лично в рабочем порядке, о чем, при необходимости, им делается соответствующая запись в Указании, которое будет оформлено во исполнение принятого решения.

3.4. При рассмотрении вопросов, требующих либо согласования с другими заместителями Министра или с директорами департаментов, либо совместного с ними решения (Указания), действия осуществляются по одному из следующих вариантов:

согласование производится в рабочем порядке лично, после чего оформляется Указание в соответствии с п. п. 3.1, 3.2, 3.3. Такой вариант возможен только в случае, если в Указании, оформляемом в результате такого согласования за подписью заместителя Министра, отсутствуют распоряжения руководителям и подразделениям, не подчиненным этому заместителю Министра в соответствии с Распределением обязанностей;

заместители Министра согласовывают принимаемое решение в рабочем порядке, либо на согласительном совещании, не оформляя никаких промежуточных Указаний об исполнении, а сразу подписывают необходимые исполнительные документы;

заместитель Министра оформляет служебную записку для согласования принимаемого решения с другим заместителем (заместителями) Министра, директором (директорами) департамента, которая вместе с согласуемым документом регистрируется, а ее прохождение контролируется в порядке, указанном в п. 3. В этих случаях подготовленное Указание подписывается всеми согласующими его руководителями Министерства. Это Указание обязательно к исполнению соответствующими руководителями и структурными подразделениями, подчиненными упомянутым выше руководителям Министерства, в соответствии с Распределением обязанностей.

3.5. По материалам доклада руководителя подчиненного подразделения о существе полученного им прямого Указания Министра, заместитель Министра в случае необходимости принимает участие в выполнении данного задания, предпринимая одно из действий, предусмотренных в п. 3.4, либо в устной форме санкционирует предпринятые меры по организации исполнения Указания.

4. Информирование заместителя Министра о выполнении Указания осуществляется в соответствии с предусмотренной в нем процедурой, если он не изменит ее по собственной инициативе или в результате оперативной информации исполнителя.

1. На уровне директора департамента реализуются распорядительно-информационные функции, связанные с регулированием деятельности отдельного вида транспорта и функциями хозяйственного руководства его предприятиями и организациями на государственном уровне, а также с исполнением:

1.1. Указаний Министра по вопросам, изложенным в Приложении 1.

1.2. Документов, направленных другими заместителями Министра на согласование с директором департамента, а также направленных им самим на согласование в соответствии с п. 3.4.

Регламент рассмотрения других документов непосредственно в адрес руководства департаментов, а также их контроля устанавливается директорами департаментов.

2. Порядок учета Указаний

2.1. Документы, соответствующие п. 1.1, 1.2, после их учета в аппарате Министра в установленном порядке, направляются ежесуточно, а в экстренных случаях — немедленно по получении в общий отдел (Канцелярию) департамента в соответствии с установленным в департаменте порядком. Указанные документы должны быть доложены директору департамента в суточный срок, а в экстренных случаях — немедленно по получении.

2.2. Исполненные или согласованные документы, необходимые справки и другая требуемая информация представляется соответственно помощникам Министра, либо в инспекцию Управления делами Министерства в суточный срок, а в экстренных случаях — немедленно. Дальнейшие действия по этим документам определяются разделами 4 и 5 настоящего Регламента.

Директор департамента устанавливает в подведомственном аппарате порядок, обеспечивающий возможность своевременного предоставления необходимой информации об исполнении Указаний в соответствии с настоящим Регламентом.

3. Рассмотрение документов директорами департаментов. Указания директоров департамента

3.1. При рассмотрении документов, на которые распространяется действие настоящего Регламента, директор департамента в соответствии с содержанием документа и в пределах своей компетенции, определенной Распределением обязанностей, принимает решения об их исполнении и оформляет эти решения Указанием в виде:

резолюции на самом документе, определяющей исполнителя из аппарата <...> и сроки исполнения как Указания (документа) в целом, так и отдельных его этапов;

прилагаемого к рассмотренному документу отдельного письменного Указания с содержанием, аналогичным изложенному выше;

отдельного Указания;

своей подписи на документах, требующих согласования.

3.2. При рассмотрении вопросов и документов, для решения которых требуется Указание Министра, директор департамента организует подготовку проекта такого Указания и далее действует сам или через помощников Министра в соответствии с разделом 4 настоящего Регламента, в том числе в части регистрации и контроля за исполнением.

3.3. При рассмотрении вопросов и документов, для решения которых требуется согласование с Министром, оно производится директором департамента лично в рабочем порядке, о чем, при необходимости, им делается соответствующая запись в Указании, которое оформляется в исполнение принятого решения.

3.4. При рассмотрении вопросов и документов, требующих либо согласования с заместителями Министра и директорами других департаментов, либо совместного с ними решения (Указания), действия свершаются по одному из следующих вариантов:

согласование производится в рабочем порядке лично, после чего оформляется Указание в соответствии с п. п. 3.1 - 3.3. Такой вариант возможен только в случае, если в Указании, оформляемом в результате такого согласования за подписью директора департамента, не содержится распоряжений руководителям и подразделениям, не входящим в состав департамента, или предприятиям и организациям, не входящим в сферу деятельности этого департамента в соответствии с Распределением обязанностей;

директор департамента оформляет служебную записку для согласования принимаемого решения с другими заместителями Министра или директорами департаментов, которая вместе с согласовываемым документом в установленном в департаменте порядке регистрируются и контролируются. В этих случаях Указание подписывается всеми согласующими его заместителями Министра, директорами департаментов. Оно обязательно к исполнению всеми руководителями и структурными подразделениями, подчиненными этим руководителям высшего уровня в соответствии с Распределением обязанностей;

директор департамента согласовывает принимаемое решение с другими заместителями Министра и директорами департаментов в рабочем порядке, либо на согласительном совещании, не оформляя никаких промежуточных документов, а сразу подписывая необходимые указания.

3.4 Контроль исполнения и информация директоров департаментов

3.4.1. Контроль исполнения всех Указаний директора департамента и его информация о ходе исполнения в самом департаменте производится в соответствии с установленным им порядком.

3.4.2. Контроль за исполнением документов, направленных директору департамента в соответствии с Регламентом, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о делопроизводстве с учетом с уровнем документа.

1. На уровне руководителей подразделении аппарата Министра реализуются распорядительно-информационные функции, связанные с исполнением:

1.1. Указаний руководителей Министерства, соответствующих вопросам, изложенным в Приложениях 1 и 2.

1.2. Документов, поступивших на имя руководителя подразделения за подписями: руководителей подразделений республиканских Министерств и ведомств Российской Федерации, руководителей хозяйственных организаций и предприятий, общественных организаций;

руководителей подразделений исполнительных органов иностранных государств, в том числе входящих в СНГ, руководителей подразделений министерств транспорта этих стран;

руководителей подразделений исполнительных органов республик, краев и областей, входящих в состав Российской Федерации, г. г. Москвы и Санкт-Петербурга;

В случаях отсутствия в перечисленных выше документах фамилии руководителя подразделения они направляются на рассмотрение руководителя подразделения только в соответствии с его функциональными обязанностями и в пределах компетенции, определенных положениями о подразделениях аппарата Министерства.

1.3. Постановлений и решений коллегии, других коллегиальных органов Министерства, содержащих обращения в адрес конкретного руководителя подразделения.

1.4. Указаний по поводу предложений, писем и жалоб работников Министерства, физических и юридических лиц на имя руководителей Министерства и на свое имя.

1.5. Документов, направленных руководителями подразделений на согласование друг с другом, в том числе и между руководителями подразделений департаментов.

2. Порядок учета Указаний

2.1. Документы, соответствующие п. 1, направляются руководителям подразделений помощниками Министра, Канцелярией или секретариатами руководителей Министерства после регистрации в установленном порядке ежесуточно, а в экстренных случаях — немедленно по получении. Полученные документы регистрируются и контролируются работником подразделения, ответственным за ведение делопроизводства.

2.2. В указанном выше порядке регистрируются и ставятся на контроль также служебные записки для согласования с другими руководителями подразделений подготавливаемых решений (Указаний).

3. Рассмотрение документов руководителем подразделения

3.1. При рассмотрении документов руководитель подразделения в соответствии с содержанием документа и в пределах своей компетенции, определенной положением о подразделении, принимает решение об организации его исполнении и оформляет это решение в виде:

резолюции на самом документе, определяющей исполнителя, суть задания, сроки исполнения как документа в целом, так и, при необходимости, отдельных его этапов;

прилагаемого к рассмотренному документу отдельного письменного Указания, имеющего характер резолюции с содержанием, аналогичным изложенному выше.

3.2. При рассмотрении вопросов и документов, для решения которых требуется Указание заместителя Министра, руководитель подразделения организует подготовку проекта такого Указания и представляет его заместителю Министра, курирующему подразделение, который в дальнейшем действует в соответствии с Приложением 4 к Регламенту.

3.3. При рассмотрении вопросов, требующих либо согласования с другими руководителями подразделения, в том числе из состава департаментов, либо совместного с ними решения, действия осуществляются по одному из следующих вариантов:

согласование производится в рабочем порядке лично, после чего оформляется резолюция в соответствии с п. 3.1. Такой вариант возможен только в случае, если в резолюции, оформляемой в результате согласования, не содержит <...> сотрудникам, не подчиненным этому руководителю;

руководители подразделений согласовывают предлагаемое решение в рабочем порядке, либо на согласительном совещании, не оформляя никаких промежуточных документов, а сразу визируют необходимые проекты Указаний;

руководитель подразделения оформляет служебную записку для согласования подготавливаемого решения с другими руководителями, которая вместе с согласуемым документом регистрируется в подразделении, а ее прохождение контролируется. В этих случаях подготовленное Указание визируется всеми согласующими его руководителями.

4. Контроль исполнения и информация руководителя подразделения

4.1. Контроль исполнения всех документов осуществляется в подразделении сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.

4.2. Он обеспечивает промежуточный контроль сроков исполнения Указаний. В случаях возможного срыва заданий докладывает лично руководителю подразделения и получает от него полную информацию о принятых <...> по изменению содержания и сроков выполнения.

4.3. Информирование руководителя подразделения об исполнении Указаний осуществляется исполнителем.

4.4. Дополнительные требования к работе руководителей подразделений департаментов устанавливаются внутренними документами департаментов, утверждаемыми их директорами.

ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

---