Приказ Минобразования РФ от 26.02.2002 № 567

«Об утверждении Положения о центральном архиве Министерства образования Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 26 февраля 2002 г. № 567

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 24.03.2000 № 258 «Об утверждении Положения о Министерстве образования Российской Федерации» и от 12.10.2000 № 774 «О внесении изменений и дополнений в Положение о Министерстве образования Российской Федерации» и Приказом Росархива от 29.06.1992 № 151 (зарегистрировано в Минюсте России 28.07.1992 № 19) приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о центральном архиве Министерства образования Российской Федерации, согласованное с Федеральной архивной службой России.

2. Считать утратившим силу Приказ Минобразования России от 13.05.1997 № 901.

Министр В. М. Филиппов

Утверждено Приказом Минобразования России от 26 февраля 2002 г. № 567

Согласовано Заместитель Руководителя Федеральной архивной службы России В. А. Еремченко

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Документы Министерства образования Российской Федерации (далее — Министерство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются собственностью государства и подлежат хранению в Государственном архиве Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных законодательными документами по архивному делу, хранятся в Министерстве.

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности, в соответствии с правилами, установленными Федеральной архивной службой России, своевременную передачу документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Министерства. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Министерстве для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче в Государственный архив Российской Федерации создается центральный архив.

1.4. Центральный архив Минобразования России входит в состав Управления делами.

1.5. В своей работе центральный архив руководствуется законодательством Российской Федерации, распорядительными документами, правилами и другими нормативно — методическими документами Министерства и настоящим Положением.

1.6. Положение о центральном архиве утверждается приказом Министерства по согласованию с Федеральной архивной службой России.

1.7. Центральный архив работает по планам, утвержденным заместителем управляющего делами, отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью центрального архива осуществляет заместитель управляющего делами.

1.9. Организационно — методическое руководство деятельностью центрального архива осуществляет Федеральная архивная служба России и Государственный архив Российской Федерации.

II. Состав документов

Центральный архив хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения Министерства, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Министерства; документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных ведомств СССР и РСФСР, правопреемником которых является Министерство образования Российской Федерации.

2.3. Страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы Министерства.

2.4 Научно — справочный аппарат к документам центрального архива.

III. Основные задачи и функции

3.1 Основными задачами центрального архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно — справочного аппарата, использование документов, хранящихся в центральном архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов центрального архива на государственное хранение с соблюдением правил, установленных Федеральной архивной службой России.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений аппарата Минобразования России.

3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно — вычислительной техники.

3.2 В соответствии с возложенными на него задачами центральный архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Российской Федерации графики представления описей на рассмотрение экспертно — проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации и передачи документов центрального архива на государственное хранение.

3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным руководством Министерства, принимает документы структурных подразделений Министерства, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

3.2.3. Осуществляет учет и полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел.

3.2.4 Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов.

3.2.5. Составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Министерства и экспертно — проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации.

3.2.6. Создает, совершенствует и пополняет научно — справочный аппарат к хранящимся в центральном архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственную связь с научно — справочным аппаратом Государственного архива Российской Федерации.

3.2.7. Информирует руководство и работников Минобразования России о составе и содержании документов центрального архива, по поручению руководства Министерства осуществляет выявление документов.

3.2.8. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного и научного использования.

3.2.9. Исполняет запросы организаций и граждан по вопросам социально — правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.

3.2.10. Ведет учет использования документов, хранящихся в центральном архиве.

3.2.11. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в центральном архиве, представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Министерства описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

3.2.12. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства.

3.2.13. Оказывает структурным подразделениям методическую помощь в составлении номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранение их в структурных подразделениях Министерства.

3.2.14. Участвует в разработке нормативно — методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве Министерства.

3.2.15. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы документационного обеспечения управлений Министерства.

3.2.16. Проводит мероприятия (совещания, семинары и т.п.) по внедрению нормативно — методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Министерства.

3.2.17. Ежегодно представляет в Государственный архив Российской Федерации сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

IV. Права

Для выполнения возложенных задач и функций центральный архив имеет право:

4.1. Представлять руководству Министерства предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела.

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы центрального аппарата.

4.4. Рассматривать и согласовывать нормативные документы по вопросам организации архивного дела в Министерстве.

V. Штаты

5.1. Штаты центрального архива утверждаются руководством Министерства с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на центральный архив задач и функций.

5.2. Центральный архив возглавляет заведующий. Заведующий назначается и освобождается от должности руководством Министерства.

VI. Ответственность

6.1. Заведующий несет ответственность за выполнение возложенных на центральный архив задач и обязанностей.

6.2. Обязанности и ответственность работников центрального архива Министерства определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

---