Приказ Росжелдора от 03.12.2021 № 557

«Об организации системы проектного управления мероприятиями по цифровой трансформации в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта»

ПРИКАЗ

Во исполнение пункта 2 Перечня поручений по итогам совещания с руководителями цифровой трансформации Председателя Правительства Российской Федерации М.В. Мишустина от 16 марта 2020 г. № ММ-П10-1875, с учетом Методических рекомендаций по организации системы проектного управления мероприятиями по информатизации в государственных органах, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 24.04.2013 № 96, Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденных распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 № 26Р-АУ, пункта 11 постановления Правительства Российской Федерации от 10.11.2020 № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами», подпункта 9.9 Положения о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 397 приказываю:

1. Утвердить Положение об управлении проектами цифровой трансформации Федерального агентства железнодорожного транспорта — Приложение 1.

2. Возложить исполнение функций комплексного управления проектами цифровой трансформации в соответствии с положением об управлении проектами цифровой трансформации Федерального агентства железнодорожного транспорта на Управление инфраструктуры и перевозок Федерального агентства железнодорожного транспорта.

3. Возложить исполнение функций Проектного офиса в соответствии с положением об управлении проектами цифровой трансформации Федерального агентства железнодорожного транспорта на отдел информационного взаимодействия Федерального бюджетного учреждения «Регистр сертификации на федеральном железнодорожном транспорте».

4. Возложить исполнение функций обеспечения по реализации проектов цифровой трансформации в соответствии с положением об управлении проектами цифровой трансформации Федерального агентства железнодорожного транспорта на Федеральное казенное учреждение «Управление служебных зданий федеральных органов исполнительной власти».

5. Признать утратившим силу приказ Росжелдора от 20.08.2015 № 372 «Об организации системы проектного управления мероприятиями по информатизации в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта».

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает единые подходы при управлении проектами Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее — заказчик), предусмотренными ведомственными программами цифровой трансформации (далее — Программа).

Разработка, согласования и утверждение проектов по программам цифровой трансформации, а также осуществление мониторинга и контроля результатов их реализации осуществляются в соответствии с Положением о ведомственных программах цифровой трансформации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 10.10.2020 № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами».

1.2 Понятия, используемые в настоящем Положении:

под управлением проекта понимается планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта по внедрению цифрового продукта, информационных технологий в целях повышения качества и функционала государственных услуг с использованием электронных средств, направленных на эффективное достижение целей и значений показателей эффективности и результативности;

под цифровым продуктом понимается цифровое решение (информационная система, программное обеспечение, веб-приложение и др.) или его обособленная часть, а также цифровые услуги или сервисы, которые удовлетворяют потребности граждан, бизнеса или государства.

1.3. Управление проектами цифровой трансформации осуществляется в соответствии с настоящим Положением, регламентирующим порядок организации в Росжелдоре системы проектного управления по реализации проектов, в том числе по созданию цифровых продуктов, а также определяющим:

а) функциональную структуру Росжелдора по управлению проектами цифровой трансформации, включая полномочия сотрудников, структурных подразделений, а также территориальных органов и подведомственных организаций;

б) состав и содержание процессов деятельности Росжелдора по управлению проектами;

в) типовые формы документов, используемых в процессах управления проектами цифровой трансформации;

г) типовую систему по контролю хода реализации проекта, отображения контрольных событий.

II. Функциональная структура управления проектами

Орган управления проектами цифровой трансформации Росжелдора состоит из следующих организационных элементов (участников проектов цифровой трансформации):

2.1. Руководитель цифровой трансформации — заместитель руководителя Росжелдора, ответственный за цифровую трансформацию.

2.1.1 Руководитель цифровой трансформации:

а) организует разработку, координацию выполнения проектов цифровой трансформации, управляет и отвечает за трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, осуществляет общую административную поддержку указанных проектов цифровой трансформации;

б) инициирует оптимизацию общих процессов для обеспечения задач цифровой трансформации и руководит деятельностью по реинжинирингу административных процессов исполнения государственных функций и оказания государственных услуг;

в) осуществляет координацию работы структурного подразделения Росжелдора, ответственного за цифровую трансформацию, и службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

2.2. Структурное подразделение Росжелдора, ответственное за цифровую трансформацию, — отдел инфраструктуры и технических средств Управления инфраструктуры и перевозок Росжелдора, участвующий в цифровой трансформации Росжелдора, в том числе по созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий в его деятельность.

2.2.1 Структурное подразделение Росжелдора, ответственное за цифровую трансформацию:

а) участвует в осуществлении комплексного управления проектами цифровой трансформации (управление Программой трансформации), а также оперативной деятельностью по координации реализации мероприятий Программы, включая подготовку необходимых для этого документов и проектов управленческих решений;

б) участвует в обеспечении соблюдения соответствия реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры положениям единой технической политики ведомственных программ цифровой трансформации;

в) участвует в осуществлении контроля хода реализации проектов цифровой трансформации и Программы в целом, а также подготовку отчетных материалов и документов, необходимых для осуществления мониторинга и контроля реализации Программ Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

г) участвует в осуществлении ведения проектной документации проектов цифровой трансформации, поддержании деятельности руководителей проектов цифровой трансформации в части планирования и контроля работ и обеспечении участников проекта необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проектам цифровой трансформации.

2.3. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации — отдел информационного взаимодействия ФБУ «РС ФЖТ», созданный в целях уполномоченного осуществления функции по цифровой трансформации Росжелдора, в том числе по созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий в его деятельность, а также обеспечения организационного и методологического единства по реализации отдельных задач и функций управления проектами цифровой трансформации Программы.

2.3.1 Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации:

а) обеспечивает единство и комплексность реализации Программы в целом, достижение целей и значений показателей эффективности и результативности;

б) обеспечивает соответствие реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры положениям единой технической политики программ цифровой трансформации, одобренной президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (далее — единая техническая политика);

в) осуществляет комплексное и оперативное управление проектами цифровой трансформации;

г) осуществляет функции проектного офиса (обеспечения коммуникаций и координации рабочих групп, а также административной поддержки деятельности Руководителя цифровой трансформации), включая информационную и методологическую поддержку функциональных заказчиков Росжелдора, их координацию в ходе проведения работ по реинжинирингу процессов выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, разработке необходимых проектов нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, создания и внедрения информационно-коммуникационных технологий и цифровых продуктов, предусмотренных мероприятиями Программы;

д) осуществляет контроль хода реализации проектов цифровой трансформации и Программы в целом, а также подготовку отчетных материалов и документов, необходимых для осуществления мониторинга и контроля реализации Программ Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

е) осуществляет ведение проектной документации проектов цифровой трансформации, поддержание деятельности руководителей проектов цифровой трансформации в части планирования и контроля работ и обеспечение участников проекта необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проектам цифровой трансформации;

ж) осуществляет подготовку технических заданий на проекты цифровой трансформации Программы;

з) осуществляет методическую и техническую поддержку разработки календарных планов проектов цифровой трансформации Программы, управления рисками и других специальных функций управления проектами;

и) осуществляет сбор и консолидацию отчетности подрядчиков проектов цифровой трансформации Программы для представления в структурное подразделение, ответственное за цифровую трансформацию, и руководителю цифровой трансформации;

к) осуществляет проведение оценки качества технических решений, предлагаемых к реализации в рамках проектов цифровой трансформации, и их соответствия общей ИТ-архитектуре Росжелдора, в том числе устанавливает требования к форме представления ИТ-архитектуры Росжелдора, определяет порядок ее разработки и согласования в Росжелдоре;

л) осуществляет организационно-техническую поддержку проектов цифровой трансформации, включая ведение переписки, архивов, организацию переговоров, приемо-сдаточных испытаний и других работ, необходимых для реализации проектов цифровой трансформации Программы.

2.4. Служба обеспечения по реализации проектов цифровой трансформации — структурное подразделение федерального казенного учреждения «Управление служебных зданий федеральных органов исполнительной власти» (ФКУ УСЗ), осуществляющее функции по цифровой трансформации Росжелдора, в том числе по эксплуатации информационно-коммуникационных технологий в его деятельность, а также обеспечения организационного и методологического единства по реализации отдельных задач и функций управления проектами цифровой трансформации Программы.

2.4.1 Служба обеспечения по реализации проектов цифровой трансформации:

а) осуществляет организацию закупок товаров, работ и услуг, необходимых для обеспечения реализации проектов цифровой трансформации, в том числе разработку необходимой закупочной документации, включая разработку технических требований к закупаемым товарам, работам и услугам;

б) принимает участие в подготовке технических заданий на проекты цифровой трансформации Программы;

в) принимает участие в проведении анализа результатов работ, выполненных в рамках реализации программ;

г) принимает участие в проведении оценки качества технических решений, предлагаемых к реализации в рамках проектов цифровой трансформации, и их соответствия общей ИТ-архитектуре Росжелдора, в том числе устанавливает требования к форме представления ИТ-архитектуры Росжелдора, определяет порядок ее разработки и согласования в Росжелдоре.

2.5. Функциональный заказчик — структурное подразделение заказчика, его территориального органа и ФКУ УСЗ, в интересах обеспечения функций и решения задач которых был сформирован проект цифровой трансформации Программы. Заместитель руководителя Росжелдора, структурное подразделение заказчика, его территориального органа и ФКУ УСЗ, выступающие в качестве функционального заказчика по соответствующему проекту цифровой трансформации Программы, для каждого проекта цифровой трансформации Программы определяются в Программе.

2.5.1 Функциональный заказчик осуществляет:

а) определение основных требований в отношении результатов проекта, согласование результатов и ключевых показателей эффективности реализуемого проекта;

б) обеспечение приемки промежуточных и окончательных результатов проекта и предоставление их для согласования и утверждения руководству;

в) участие в проведении мониторинга реализации проекта;

г) планирование и управление организационными изменениями в структуре, процессах, внутренней нормативной документации, организационно-распределительных документов;

д) выполнение иных функций, предусмотренных настоящим Положением и иными ведомственными правовыми актами.

2.6. Руководитель проекта цифровой трансформации — уполномоченное заместителем руководителя Росжелдора, ответственного за цифровую трансформацию, должностное лицо функционального заказчика или уполномоченное заместителем руководителя Росжелдора, ответственного за цифровую трансформацию, должностное лицо, осуществляющее непосредственное оперативное управление проектом цифровой трансформации, ответственное за результаты проекта цифровой трансформации.

2.6.1 Руководитель проекта цифровой трансформации:

а) несет персональную ответственность за достижение целей, показателей и результатов проекта цифровой трансформации Программы в установленный Программой срок и в рамках установленного Программой финансового обеспечения проекта цифровой трансформации;

б) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию плана реализации проекта цифровой трансформации Программы;

в) осуществляет руководство рабочими группами проекта и организацию их работы;

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта, в том числе документов по проектному управлению;

д) организует представление отчетности и внутренний мониторинг проекта.

2.7. Администратор проекта — должностное лицо службы технического заказчика проектов цифровой трансформации, отвечающий за ведение проектной документации по конкретному проекту, поддержание деятельности руководителя указанного проекта в части планирования и контроля работ и обеспечение иных участников проекта необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проекту и осуществляющий функции:

а) осуществляет организационно-техническую поддержку деятельности руководителя проекта, других участников проекта;

б) осуществляет методическую поддержку деятельности руководителя проекта в части формирования календарных планов, управления рисками, реализации других специальных функций управления проектами;

в) осуществляет ведение мониторинга реализации проекта и формирование отчетности по проекту, в том числе в федеральной государственной информационной системе координации информатизации (далее — ФГИС КИ) и на внутрикорпоративный портал по управлению проектом (далее — портал);

г) обеспечивает эффективные коммуникации между участниками проекта.

III. Инициирование проектов

3.1. Инициирование проектов осуществляется в рамках процессов формирования и корректировки Программы, определенных постановлением Правительства Российской Федерации от 10.10.2020 № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами».

IV. Подготовка проектов

4.1. Руководитель Федерального агентства железнодорожного транспорта утверждает (визирует) одобренный президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности проект Программы.

4.2. Служба технического заказчика совместно со структурным подразделением Росжелдора, ответственным за цифровую трансформацию, и с Функциональным заказчиком, руководствуясь сроками исполнения проекта цифровой трансформации, готовит техническое задание, в том числе прорабатывает необходимые требования для реализации проекта.

4.3. Служба обеспечения по реализации проектов цифровой трансформации совместно с Функциональным заказчиком и Службой технического заказчика (при необходимости), руководствуясь сроками исполнения проекта цифровой трансформации, готовит документацию для организации проведения закупочных процедур и заключения государственных контрактов.

4.4 Для подготовки и реализации проекта цифровой трансформации:

а) функциональный заказчик вносит на рассмотрение руководителя цифровой трансформации кандидатуру Руководителя проекта цифровой трансформации, а руководитель цифровой трансформации по результатам рассмотрения принимает решение путем утверждения правового акта Ведомства о назначении соответствующего должностного лица Руководителем проекта цифровой трансформации,

б) начальник отдела информационного взаимодействия ФБУ «РС ФЖТ» определяет из состава сотрудников отдела Администратора проекта цифровой трансформации.

4.5. Руководитель проекта и Администратор проекта совместно формируют Паспорт проекта, детализирующий и дополняющий основные параметры проекта, определенные в Программе, а также план финансового обеспечения и рабочий план проекта, определяющий сроки исполнения работ и контрольные вехи проекта.

4.6. Руководитель проекта согласовывает Паспорт проекта со Службой технического заказчика, руководителем функционального заказчика и руководителем структурного подразделения, ответственного за цифровую трансформацию, после чего Паспорт проекта утверждается Руководителем цифровой трансформации.

При наличии технической возможности сотрудники Службы технического заказчика вносят в ФГИС КИ и на портал информацию о начале проекта и о контрольных вехах проекта, а также размещает Паспорт проекта.

V. Реализация проектов

5.1 Разработка и экспертиза решений проекта.

5.1.1. Функциональные возможности создаваемого цифрового продукта, его основные характеристики и требования к техническим решениям, соответствующие потребностям пользователей, разрабатываются исполнителем (подрядчиком) проекта и согласовываются функциональным заказчиком проекта, Службой технического заказчика и Структурным подразделением Росжелдора, ответственным за цифровую трансформацию.

5.1.2. Разработка технических решений осуществляется в соответствии с рабочим планом проекта. Ключевые системообразующие технические решения подлежат обязательной экспертизе Службой технического заказчика на предмет оценки качества и соответствия общей ИТ-архитектуре заказчика.

5.1.3. Оценка технических решений производится по мере их представления в соответствии с рабочим планом проекта. Для проведения оценки Руководитель проекта формирует соответствующую техническую документацию и, в случае необходимости, проводит презентацию технических решений для согласования с Функциональным заказчиком.

5.1.4. Служба технического заказчика проводит оценку качества представленных технических решений с точки зрения удовлетворения требованиям Функционального заказчика, а также их соответствия общей ИТ-архитектуре и единой технической политике.

5.1.5. Служба технического заказчика формирует заключение о соответствии технических решений общей ИТ-архитектуре и единой технической политике и направляет его руководителю Функционального заказчика.

5.2 Мониторинг проектов.

5.2.1. Мониторинг проектов проводится на регулярной ежемесячной основе в соответствии с применяемой для проекта методикой.

5.2.2. Руководитель проекта готовит Отчет о статусе проекта, содержащий данные о реализации работ проекта, включая информацию об отклонениях по срокам исполнения и затратам. Форма Отчета о статусе проекта приведена в приложении № 3 к настоящему Положению.

5.2.3. Служба технического заказчика, при участии Структурного подразделения Росжелдора, ответственного за цифровую трансформацию, проводит анализ причин отклонений и прогноз дальнейшего хода реализации проекта, и совместно с Функциональным заказчиком и Руководителем цифровой трансформации (при необходимости) принимают управленческие решения по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

VI. Внесение изменений в проекты

6.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии с утвержденным рабочим планом проекта. Основаниями для внесения изменений в рабочий план проекта могут быть:

а) рекомендации и поручения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, полученные в ходе ежегодного мониторинга Программы;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, полученные в ходе мониторинга Программы;

в) заключения Службой технического заказчика о несоответствии технических решений проектов цифровой трансформации общей ИТ-архитектуре или единой технической политике;

г) обоснованные мнения участников проекта и иных заинтересованных сторон относительно актуальности целей, задач и способов реализации проекта с учетом имеющихся рисков, и возможностей по повышению выгод от реализации проекта;

д) обоснованные мнения представителей функционального заказчика проекта относительно характеристик результата проекта, основанные на полученных промежуточных результатах.

6.2. Руководитель проекта и Администратор проекта готовят запрос на изменения в проекте. Запрос на изменения должен включать описание изменений и их обоснование, причины и последствия. Форма Запроса на изменения в проекте приведена в приложении № 2 к настоящему Положению.

6.3. Запрос на изменения в проекте подлежит согласованию руководителем Функционального заказчика. После утверждения Руководителем цифровой трансформации Запроса на изменения в проекте, Администратором проекта в Паспорт проекта вносятся соответствующие изменения.

В случае если изменения затрагивают контрольные вехи проекта, сотрудники Службы технического заказчика также при наличии технической возможности вносят соответствующую информацию в ФГИС КИ и на портал.

VII. Завершение проектов

7.1 Плановое завершение проекта.

7.1.1. Проект решения о плановом завершении проекта подготавливается Руководителем проекта и Администратором проекта. К проекту решения о плановом завершении проекта прилагается Итоговый отчет о реализации проекта. Форма Итогового отчета о реализации проекта приведена в приложении № 4 к настоящему Положению.

7.1.2. Проект решения о плановом завершении проекта согласовывается Функциональным заказчиком проекта, Структурным подразделением Росжелдора, ответственным за цифровую трансформацию, и Службой технического заказчика. Далее проект решения передается Руководителю цифровой трансформации для его утверждения.

Администратор проекта, совместно с сотрудниками Службы технического заказчика, по поручению Руководителя проекта вносят при наличии технической возможности в ФГИС КИ и на портал информацию о завершении проекта.

7.2 Прекращение или приостановление проекта.

7.2.1. В ходе реализации проекта Руководитель проекта может инициировать процедуру прекращения проекта, которая означает его досрочное завершение без возможности возобновления, или процедуру приостановления проекта, которая означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

7.2.2 Основаниями для прекращения или приостановления проекта могут являться:

а) рекомендации и поручения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности по результатам рассмотрения им ежеквартального отчета о реализации проектов цифровой трансформации Программ в случае наличия отклонений от запланированного хода реализации Проектов цифровой трансформации Программ или сводного отчета по результатам реализации государственными органами Программ, представляемых Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации по результатам проведения им мониторинга достижения Росжелдором значений показателей результативности цифровой трансформации Программы или мониторинга реализации проектов цифровой трансформации Программы;

в) иные основания для изменения Программы в связи с обстоятельствами, которые находятся вне компетенции Росжелдора.

7.2.3. Руководителем проекта и Администратором проекта осуществляется подготовка проекта решения о прекращении или приостановлении проекта. К проекту решения о прекращении или приостановлении проекта прилагается Итоговый отчет о реализации проекта с указанием оснований его прекращения или приостановки.

7.2.4. Проект решения о прекращении или приостановлении проекта согласовывается Функциональным заказчиком проекта, Структурным подразделением Росжелдора, ответственным за цифровую трансформацию, и Службой технического заказчика. Далее проект решения передается Руководителю цифровой трансформации для его утверждения.

7.2.5. Проект считается прекращенным или приостановленным с даты утверждения соответствующего решения Руководителем цифровой трансформации.

7.2.6. Взаимодействие с исполнителями (подрядчиками) проекта на этапе прекращения или приостановления проекта регулируется законодательством Российской Федерации с учетом методических документов заказчика.

7.2.7. Администратор проекта, совместно с сотрудниками Службы технического заказчика, по поручению Руководителя проекта вносят при наличии технической возможности в ФГИС КИ и на портал информацию о прекращении или приостановлении проекта.

VIII. Приложения

8.1. Паспорт проекта.

8.2. Запрос на изменения в проекте.

8.3. Отчет о статусе проекта.

8.4 Итоговый отчет о реализации проекта.

Образец

1. Основные положения

2. Цель и показатели проекта

3. Финансовое обеспечение реализации проекта

4. Рабочий план проекта

Образец

1. Общая характеристика изменений

2. Цель и показатели проекта

3. Финансовое обеспечение реализации проекта

4. Рабочий план проекта

Приложение № 3 (к Положению об управлении проектами цифровой трансформации Федерального

1. Сведения о проекте

2. Общий статус реализации

3. Ключевые риски

4. Показатели проекта

5. Финансовое обеспечение реализации проекта

6. Рабочий план проекта

Приложение № 4 (к Положению об управлении проектами цифровой трансформации Федерального агентства железнодорожного транспорта)

Образец

1. Сведения о проекте

2. Общий итоговый статус реализации проекта

3. Показатели проекта

4. Финансовое обеспечение реализации проекта

5. Рабочий план проекта