Приказ Россельхознадзора от 16.05.2025 № 555

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования работы с документами в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору приказываю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Признать утратившим силу приказ Россельхознадзора от 10 июня 2016 г. № 388 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

от 16 мая 2025 года № 555

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее — Инструкция) разработана с учетом положений следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

• Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 8 мая 1994 г. № 3-ФЗ «О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»;
• Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации;»
• Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 327 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами;
• ГОСТ Р 7.0.8-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
• приказ Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»;
• приказ Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору от 14 сентября 2016 г. № 663 «О Регламенте Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору»;
• приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• приказ Минцифры Российской Федерации от 22 сентября 2020 г. № 486 «Об утверждении классификатора программ для электронных вычислительных машин и баз данных»;
• приказ Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. № 199 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• приказ Минцифры Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. № 382 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;
• приказ Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору от 22 февраля 2023 г. № 212 «Об утверждении делопроизводственных обозначений (индексов) в Россельхознадзоре»;
• приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
• совместный приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 611/96 от 12 июля 2024 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций».

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в результате деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее — Россельхознадзор, Служба), обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Россельхознадзора.

1.3. Выполнение содержащихся в Инструкции требований обязательно для всех федеральных государственных гражданских служащих Россельхознадзора и работников Россельхознадзора, занимающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы.

1.4. Инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства Россельхознадзора и повышения его эффективности.

1.5. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.6. Организация делопроизводства в Россельхознадзоре осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее — СЭД), в которую включаются документы, образующиеся в деятельности Россельхознадзора.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в центральном аппарате Россельхознадзора несет руководитель Россельхознадзора (далее — Руководитель).

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства Россельхознадзора на основе единой политики, использование современных информационных технологий, методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями требований настоящей инструкции осуществляет управление Службы, на которое возложены функции по организации делопроизводства в центральном аппарате Россельхознадзора (далее — подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре) в соответствии с Положением об управлении.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Россельхознадзоре возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство, а в управлениях Службы и самостоятельных отделах центрального аппарата Россельхознадзора контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов возлагается на их руководителей.

Ведение делопроизводства возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство, а в управлениях и самостоятельных отделах Россельхознадзора — на сотрудников, назначаемых их руководителями. В должностные регламенты сотрудников, ответственных за делопроизводство должны быть включены следующие функции:

• прием и регистрация в СЭД поступающих документов;
• ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
• регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
• контроль за прохождением документов;
• выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения исполнения документов;
• подготовка для руководства сводок об исполнении и о находящихся на исполнении документах;
• проверка наличия документов, находящихся на исполнении;
• контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
• разработка номенклатуры дел;
• подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
• проведение инструктажа вновь принятых работников по вопросам основ делопроизводства.

1.10. Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, должны в течение трех дней начиная с даты поступления на работу — пройти инструктаж в управлениях Службы.

1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя.

Сотрудники Россельхознадзора несут административную и иную установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания документов.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения; при увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи дел.

1.13. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности».

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Руководителем.

1.14. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

1.15. При работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией требования Инструкции по делопроизводству распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.16. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.17. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Россельхознадзора после согласования с Федеральным архивным агентством, за исключением изменений технического характера.

II. Термины и определения

2.1. В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции всеми работниками Россельхознадзора основные понятия и их определения приведены в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

III. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов

3.1. Основные положения документирования

3.1.1. Россельхознадзор является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 327 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору».

3.1.2. Россельхознадзор находится в ведении Министерства сельского хозяйства Российской Федерации.

3.1.3. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам и в соответствии с правилами необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

3.1.4. Управленческая деятельность Россельхознадзора обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу.

3.1.5. Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранения и использования ее в течение определенного времени.

3.1.6. Документы Россельхознадзора издаются в пределах компетенции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, локальных нормативных актов Россельхознадзора.

3.1.7. Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте документа или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.

3.1.8. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать требования, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях.

3.1.9. Документы по наименованию, содержанию и форме должны отвечать требованиям соответствующих систем документации.

3.2. Состав документов

3.2.1 Для реализации своих полномочий Россельхознадзором издаются следующие организационно-распорядительные документы:

• приказы,
• положения,
• инструкции,
• правила,
• регламенты,
• протоколы,
• служебные письма (переписка),
• договоры (контракты, соглашения),
• акты,
• справки (аналитические справки),
• служебные записки и докладные записки.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Россельхознадзора создаются другие виды документов: планы, прогнозы, решения, программы, отчеты и другие.

3.2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности Россельхознадзора, должны быть оформлены по правилам, установленным Инструкцией.

3.2.3. Внесение каких-либо исправлений или добавлений в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

3.2.4. Документы, создаваемые в деятельности структурных подразделений Россельхознадзора (кадровая, финансовая, бухгалтерская учетная и отчетная документация, документация по материально-техническому обеспечению, договорная документация и др.), должны соответствовать правилам, установленным Инструкцией, лишь в части оформления следующих реквизитов, обеспечивающих юридическую значимость документов: наименование организации — автора документа, дата документа, гриф утверждения, подпись, гриф согласования документа, виза, печать, отметка о заверении копии документа, а также реквизита, устанавливающего ограничение на доступ к документу, гриф ограничения доступа к документу.

Особенности оформления документов, создаваемых в деятельности структурных подразделений Россельхознадзора и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами Россельхознадзора.

3.2.5. В Россельхознадзоре документы создаются в электронном виде по составу реквизитов идентичны документам на бумажном носителе. При необходимости документы создаются на бумажном носителе.

3.2.6. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений Россельхознадзора, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

3.3. Бланки документов

3.3.1. Документы Россельхознадзора на бумажном носителе изготавливаются на бланках на бумаге формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), электронные документы — на основе электронных шаблонов и имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

3.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.3.3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

3.3.4. Порядок работы с бланками документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Россельхознадзоре осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

На бланках документов Россельхознадзора изображается Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение щита помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

3.3.5 Для изготовления документов в Россельхознадзоре используются:

• бланк приказа (приложение № 2);
• бланк протокола заседания Коллегии (приложение № 3);
• угловой бланк письма (приложение № 4);
• электронный бланк письма (приложение № 5);
• общий бланк (приложение № 6);
• угловой бланк письма управления (приложение № 7);
• общий двусторонний бланк письма для переписки с иностранными корреспондентами (приложение № 8);
• бланк протокола совещания у Руководителя, заместителя Руководителя (приложение № 9);
• бланк протокола заседания Комиссии (приложение № 10);
• бланк резолюции руководства (приложение № 11).

3.3.6. При подготовке документов в центральном аппарате Россельхознадзора используются как бланки документов, изготовленные типографским способом, так и электронные шаблоны бланков документов.

При изготовлении бланков Россельхознадзора на них указываются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации», утвержденные приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации».

3.3.7. Для переписки с иностранными корреспондентами используют продольный бланк письма на двух языках — русском и английском, где слева расположены реквизиты на русском языке, а справа на английском.

3.3.8. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа.

3.3.9. Документы, подготовленные Россельхознадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, оформляют без бланка.

3.3.10. Использование копий бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации и бланков произвольной формы не допускается, такие бланки юридической силы не имеют.

3.3.11. При переписке между управлениями Россельхознадзора бланки не используются.

3.3.12. Для создания документов в электронном виде создаются электронные бланки в соответствии с приложением к Инструкции, для создания документов на бумажном носителе — бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации, которые хранятся в подразделении, ответственном за делопроизводство, и выдаются в необходимом количестве структурным подразделениям. Учет выдачи бланков Россельхознадзора с изображением Государственного герба Российской Федерации производится в журнале раздельно по каждому виду. Образец журнала учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации приведен в приложении № 12.

3.3.13. Обязанности по хранению, выдаче и учету бланков Россельхознадзора возлагаются на сотрудника, ответственного за делопроизводство в управлении и самостоятельном отделе и указываются в его должностном регламенте.

3.3.14. За нарушение правил изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлена административная ответственность.

3.3.15. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.3.16. Введение новых бланков документов при необходимости осуществляется в соответствии с разрешением (поручением) Руководителя на основании предложений структурных подразделений. Соответствующие предложения вносятся Руководителю на рассмотрение вместе с образцами предлагаемых бланков и оформляются приказом.

3.4. Общие требования к изготовлению документов

3.4.1. Оформление документов — это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

3.4.2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов в Россельхознадзоре установлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации», утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации».

3.4.3. Документы, издаваемые Россельхознадзором совместно с одним или несколькими органами, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех органов, участвующих в издании документа.

3.4.4. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.4.5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.4.6. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты размеров № 12, 13, 14.

3.4.7. Используемая для создания документов гарнитура шрифтов должна реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов.

3.4.8 Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.

3.4.9. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.4.10. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

3.4.11. Строки реквизитов выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

3.4.12. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.4.13. Не допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста. Использовать курсив при оформлении реквизитов документа не рекомендуется.

3.4.14. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) оформляется титульный лист.

3.4.15. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

3.4.16. Обязательной составной частью метаданных документа являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее — ЭРК).

3.5. Состав и оформление реквизитов документов

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Россельхознадзора, являются:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации);

02 — наименование федерального министерства, в ведении которого находится Россельхознадзор;

03 — наименование Россельхознадзора — автора документа;

04 — наименование управления Россельхознадзора — автора документа;

05 — справочные данные о Россельхознадзоре;

06 — справочные данные об управлении Россельхознадзора;

07 — наименование вида документа;

08 — дата документа;

09 — регистрационный номер документа;

10 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

11 — место составления (издания) документа;

12 — гриф ограничения доступа к документу;

13 — адресат;

14 — гриф утверждения документа;

15 — заголовок к тексту;

16 — текст документа;

17 — отметка о приложении;

18 — гриф согласования документа;

19 — виза;

20 — наименование должности лица — автора документа;

21 — подпись;

22 — отметка об электронной подписи;

23 — печать;

24 — отметка об исполнителе;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция (указания по исполнению документа);

29 — отметка о контроле;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.5.1 Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

На бланках Россельхознадзора воспроизводится Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите.

Изображение герба Российской Федерации помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами «Полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственен Россельхознадзор», «Полное наименование Россельхознадзора», «Сокращенное наименование Россельхознадзора» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.5.2. Официальное наименование федерального министерства, которому подведомственен Россельхознадзор.

Официальное наименование (полное или сокращенное) федерального министерства, которому подведомственен Россельхознадзор, указывается после реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

3.5.3 Официальное наименование Россельхознадзора.

Полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, автора документа, в соответствии с Положением о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 327.

Сокращенное название Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору — Россельхознадзор — помещается в скобках под полным наименованием.

3.5.4 Наименование управления Россельхознадзора.

Полное и сокращенное наименование управления Россельхознадзора, автора документа, указывается на бланке письма управления и должно соответствовать структуре и штатному расписанию центрального аппарата Россельхознадзора.

3.5.5 Справочные данные о Россельхознадзоре.

Справочные данные о Россельхознадзоре указываются в бланках писем Россельхознадзора и включают: почтовый адрес Россельхознадзора; адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для Россельхознадзора, номер факса, номер телефона, адрес электронной почты (электронной приемной) и официальный сайт Россельхознадзора.

Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. № 382 (далее — Правила оказания услуг почтовой связи): для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество; название улицы, номер дома; название населенного пункта; название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

3.5.6 Справочные данные об управлении Россельхознадзора.

Справочные данные об управлении Россельхознадзора указываются в бланках писем управлений Россельхознадзора и включают: почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для управления Россельхознадзора, номер телефона управления, адрес электронной почты управления и официальный сайт Россельхознадзора.

3.5.7 Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах, издаваемых в Россельхознадзоре, за исключением служебных писем, включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа не на бланке.

3.5.8 Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания.

Дата документа записывается одним из двух способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.07.2025
• словесно-цифровым способом: 5 июля 2025 г.

В документах правового и финансового характера дата оформляется словесно-цифровым способом,

например:

15 июня 2025 г.

В переписке с иностранными корреспондентами дата может проставляться в соответствии с международными стандартами в последовательности: год, месяц, день месяца,

например:

2021.07.05

При ссылке в тексте на документ дата оформляется следующим образом, например:

«приказ от 05.07.2021 N ... об ....».

В электронном документе дата проставляется при поступлении подписанного документа в ответственное управление.

На документах, изданных совместно двумя или более органами, проставляется единая дата и регистрационные номера, присвоенные каждой из сторон, при этом датой документа является дата подписания документа последней стороной.

3.5.9 Регистрационный номер.

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более органами, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов документа в заголовочной части (преамбуле) документа.

Регистрационный номер входящего документа, адресованного Руководителю, его заместителям или в Федеральную службу по ветеринарному и фитосанитарному надзору без указания конкретного должностного лица, состоит из обозначения ФС, через тире — порядкового номера поступления документа в пределах календарного года и может при необходимости дополняться литерными обозначениями,

например:

ФС-1044 — входящие письма;

ФС-Д-2244 — входящие письма от депутатов Государственной Думы;

ФС-С-2145 — входящие письма от сенаторов Российской Федерации;

ФС-2597ДСП — входящие письма ведомственные ДСП.

В регистрационный номер входящей правительственной корреспонденции (перечень которой приведен в приложении № 13) перед порядковым номером через дефис включается прописная литера «П»,

например:

П-ФС-361;

П-ФС-319ДСП — входящая ДСП правительственная корреспонденция.

Регистрационный номер входящего документа, адресованного структурному подразделению Россельхознадзора, состоит из индекса управления в соответствии с номенклатурой дел, через косую черту — порядкового номера поступления документа в пределах календарного года, например:

6/200.

При регистрации обращений граждан в регистрационный индекс включаются буквенные обозначения (как правило, инициалы фамилии лица (гражданина), подписавшего документ),

например:

ФС-М/1240.

Регистрационный номер исходящего документа за подписью Руководителя Россельхознадзора или его заместителей, состоит из делопроизводственных индексов руководства Россельхознадзора, подписавшего документ, через тире — индекса управления, через косую черту — порядкового номера отправки документа в пределах календарного года,

например:

ФС-СА-2/150 — исходящие письма;

ФС-ЮШ-7/2475 — исходящие письма ДСП;

П-ФС-СД-3/753 — исходящая правительственная корреспонденция;

П-ФС-СД-7/23 ДСП — исходящие правительственные письма ДСП.

При регистрации ответа на обращения граждан номер записывается следующим образом:

7-ФС-М/1240-5

где 7 — делопроизводственный индекс управления, подготовившего ответ, ФС-М/1240 — регистрационный номер входящего документа, 5 — порядковый номер отправления.

Регистрационный номер исходящего документа Россельхознадзора за подписью руководителей структурных подразделений Россельхознадзора состоит из индекса управления в соответствии с номенклатурой дел, через тире — номера отдела, через косую черту — порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года,

например:

6-3/2022.

Регистрационный номер документа Россельхознадзора (служебная записка) состоит из обозначения вн, через тире — делопроизводственного индекса, через косую черту — порядкового номера в пределах календарного года,

например:

вн-4/15 или 23-7/1997 в том случае, если служебная записка направлена на имя руководства Россельхознадзора.

При регистрации приказов, протоколов на них проставляется порядковый номер в пределах календарного года, который дополняется буквенным индексом,

например:

регистрационный номер приказа по личному составу — № 123-к.

Регистрационный номер организационно-распорядительных документов, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных порядковых номеров, указанных федеральных органов, проставленных через косую черту в порядке указания наименований федеральных органов на документе.

3.5.10 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма и состоит из регистрационного номера и даты документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.11 Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных, служебных записок и других внутренних документов информационно-справочного характера. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

3.5.12 Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности документов проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности документов, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид «Для служебного пользования».

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Ниже центрировано относительно грифа проставляют «Экз. N». На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывают количество отпечатанных документов, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

После подписания или утверждения, регистрации на каждом экземпляре, адресованном конкретным исполнителям (адресатам), и на копиях документа проставляют номера экземпляров,

например:

В регистрационную форму документа или в список рассылки заносят номера всех экземпляров с указанием адресатов.

3.5.13 Адресат.

Адресат — реквизит, используемый при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение Россельхознадзора, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа в орган, организацию или ее подразделение их наименования пишутся в именительном падеже,

например:

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Например:

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании письма должностному лицу организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности, фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа адресат указывается обобщенно,

например:

При рассылке документа не всем организациям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: (по списку).

Например:

Список рассылки составляется исполнителем и подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слова «копия», «для сведения» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатаются.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа на бланке (для каждого из адресатов) и 1 визовый экземпляр с перечислением всех адресатов.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. № 382.

Например:

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти: в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, а также в территориальные органы и подведомственные организации Россельхознадзора.

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия, инициалы физического лица, почтовый адрес,

например:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес,

например:

3.5.14 Гриф утверждения документа.

Утверждение — особый способ удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документы утверждаются должностным лицом (должностными лицами) или изданием распорядительного документа — приказа Россельхознадзора.

Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом собственноручной подписью гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения,

например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа распорядительными документами Россельхознадзора гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 14.

3.5.15 Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту — краткое содержание документа, который составляется к любому документу формата A4 (210 x 297), кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках формата A5.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

Заголовок к тексту документа составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?»,

например:

«Об изменении...», «О пересмотре...», «О направлении...» и т.п.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа.

Например:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

письмо (о чем?) о представлении информации;

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

В деловых (служебных) письмах заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, в нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки.

Например:

Об утверждении Положения о системе межведомственного

3.5.16. Текст документа

В соответствии с Законом Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов России», Федеральным законом от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» и другими нормативными актами Российской Федерации текст документов Россельхознадзора составляется на государственном языке Российской Федерации.

Тексты документов составляют на литературном языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Тексты документов должны составляться с соблюдением следующих принципов:

1. предельная краткость, исключение излишней информации;

2. полнота необходимой информации;

3. точность фактов, формулировок, не допускающая различных толкований.

В тексте документа не допускается употребление:

1. просторечной и экспрессивной лексики;

2. иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

3. обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

4. аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

5. ненормативной лексики.

При составлении документов необходимо строго соблюдать правила орфографии и пунктуации. Предложения должны иметь прямой порядок слов. Тексты документов составляются без сложных грамматических конструкций и словосочетаний. Необходимо соблюдать правила написания органов государственной власти, предприятий и учреждений, географических пунктов, должностей, официально принятых сокращений слов. При первом упоминании организации, структурного подразделения приводится их полное название, в скобках — официально принятое сокращенное название, которое указывается при последующем упоминании,

например:

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский центр карантина растений» (далее — ФГБУ «ВНИИКР»).

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование органа власти, организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
• наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты — арабскими. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

• в приказах, изданных единолично — от первого лица единственного числа («... приказываю»);
• в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («... приказываем»);
• в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
• в деловых письмах, оформленных на бланках Россельхознадзора, — от первого лица во множественном числе (просим, направляем, предлагаем и др.) или от третьего лица в единственном числе («Россельхознадзор не возражает...», «Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору считает возможным...»);
• в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица в единственном числе («прошу...», «считаю необходимым...» и др.);
• в документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, сотрудников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «в состав управления входят...», «комиссия провела проверку...»).

Не допускается смешение указанных стилей изложения в одном тексте документа.

В подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В служебных письмах могут использоваться:

• вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа — 10 мм.

Запрещается вносить исправления и изменения в подписанный документ.

3.5.17. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложения с самостоятельной нумерацией, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), указание на наличие приложений составляется следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, отметка о приложении оформляется следующим образом:

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку «Для служебного пользования».

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом листе в правом верхнем углу указывается «Приложение N ...» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,

к приказу Россельхознадзора от 05.06.2024 № 319

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

приказом Россельхознадзора от 18.09.2024 № 67

В случае когда к документу составлено одно приложение, значок «N» не указывают.

3.5.18 Гриф согласования документа.

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных с органами власти, организациями, должностными лицами (внешнее согласование).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
• на последнем листе документа под текстом;
• на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Согласование проекта документа с другими органами исполнительной власти может быть оформлено грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.

Если в документе содержится не более четырех грифов согласования, то они располагаются на одном уровне. Если грифов согласования в документе более четырех, то они оформляются на специальном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», который подшивают вместе с документом.

Если внешнее согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, то в грифе согласования вместо должности указывается наименование документа в именительном падеже, номер, дата,

например:

3.5.19. Виза

Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

Согласование проектов документов проводится в СЭД посредством листа согласования, формируемого в электронном виде, в котором указываются: наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, наименование структурного подразделения Россельхознадзора, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата визирования.

При визировании документов, подготовленных на бумажных носителях, состав информации о лице, завизировавшем документ, аналогичен визе в СЭД.

Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания, мнения о проекте документа оформляются в СЭД или на отдельном листе и передаются исполнителю.

Замечания докладываются исполнителем должностному лицу, подписывающему документ.

Согласование проектов документов может проводиться в электронной форме.

В документах, подлинники которых хранятся в Россельхознадзоре на бумажных носителях, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Документы, содержащие персональные данные, визируются только на бумажном носителе без создания листа согласования в СЭД.

3.5.20 Наименование должности.

Реквизит «Наименование должности» содержит наименование должности лица, подписывающего документ. При этом наименование должности лица, подписывающего документ на бланке установленного образца, указывается сокращенно,

например:

«Руководитель», «Заместитель Руководителя», «Начальник управления», «Заместитель начальника управления», «Начальник управления», «Заместитель начальника управления», а наименование должности лица, подписывающего документ на ином бланке — полностью,

например:

«Руководитель Россельхознадзора», «Заместитель Руководителя Россельхознадзора», «Начальник Управления Россельхознадзора», «Заместитель начальника Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Россельхознадзора».

3.5.21. Подпись

Подпись включает в себя: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию.

Например:

При подписании документа на бланке письма зарубежным адресатам указывается наименование должности лица, подписывающего документ, название федерального органа исполнительной власти, собственноручная подпись, инициалы, фамилия.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Запрещается:

• печатать реквизит «подпись» на отдельном листе без размещения на нем последнего абзаца текста или нескольких строк текста;
• ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо;
• использовать воспроизведение графического оригинала подписи должностного лица (факсимиле) при подписании официальных документов Россельхознадзора.

Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, подписываются Руководителем или его заместителем в установленном порядке.

3.5.22 Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Электронный документ, подписанный данным видом электронной подписи, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

Передавать усиленную квалифицированную электронную подпись каким-либо другим лицам запрещается.

На должностных лиц, которым выдана усиленная квалифицированная электронная подпись, возлагается ответственность за ее сохранность, целостность и правомерность применения.

3.5.23 Печать.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на бумажном носителе документа. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

В соответствии с Положением о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 327, Россельхознадзор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием (далее — гербовая печать), а также иные печати, перечень и использование которых определяется приказом Россельхознадзора.

В Россельхознадзоре используются большая и малая гербовые мастичные печати. Порядок их использования и перечни документов, на которые они в обязательном порядке ставятся, устанавливаются приказами Россельхознадзора (указанные перечни приведены в приложениях № 15, 16).

3.5.24 Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе печатается шрифтом № 10. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне подписного листа документа от границы левого поля или при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева.

На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, отметку проставляют на лицевой стороне.

На документе, подготовленном по поручению группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, представляемых на бумажных носителях, адресованных лично первым лицам государства (Президенту Российской Федерации, помощникам и советникам Президента Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации и его заместителям и др.) отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне подписного листа документа.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте подписного листа документа и включает в себя количество отпечатанных экземпляров, их предназначение: первый (первые) — в адрес (адреса), предпоследний — в дело подразделения, ответственного за делопроизводство, в соответствии с номенклатурой дел Россельхознадзора, последний — исполнителю, фамилию исполнителя и номер телефона, дату печатания документа.

Отп. 3 экз.

Экз. № 1 — в адрес

Экз. № 2 — в дело

Экз. № 3 — исполнителю

3.5.25 Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на последнем листе документа на свободном от текста месте и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например:

Если копия выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Заверительную надпись на копиях документов финансового, правового характера заверяют гербовой печатью, на иных документах — печатью Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Россельхознадзора.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети «Интернет», СЭД), заверяются электронной подписью лица, подписавшего документ.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

1. наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

2. наименования документов, копии которых направляются получателю;

3. названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

4. дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N...».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе.

Не подлежат заверению копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки, иные неоговоренные исправления.

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, прошнуровываются, оформляется реквизит, включающий надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью, количество листов цифрами и прописью», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения и печать. Заверительная надпись печатается на отдельном листе бумаги размером, не превышающим 105 x 74 мм, и приклеивается на оборотной стороне последнего листа прошитой копии документа на предварительно связанные между собой свободные концы канцелярского шнура. На заверительную надпись проставляется печать, которая должна захватывать часть наименования должности заверяющего лица и часть последнего листа многостраничной копии документа.

Например:

При прошивке копии многостраничного документа необходимо:

• обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, указаний по исполнению и т.д.;

- исключить возможность механического разрушения (расшития) прошитого документа при его изучении;

- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа копировальной техникой.

3.5.26 Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа на бумажном носителе служит для подтверждения факта поступления документа в Россельхознадзор и включает дату поступления.

Отметка о регистрации документа на бумажном носителе проставляется с помощью штампа, как правило, в правом нижнем углу входящего документа. Ставится штамп «ОБЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ», «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ», в который вносится дата поступления и входящий номер.

3.5.27 Резолюция (указания по исполнению документа.)

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется, как правило, на бланке резолюции (приложение № 11) или на свободном месте рабочего поля документа и вносится непосредственно в СЭД.

Для электронного документа, поступившего по каналам МЭДО или СЭД, проект резолюции создается в электронном виде непосредственно в СЭД.

Резолюция включает фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой после заместителей Руководителя или обозначается словами «отв.» или «свод» («ответственный»).

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

Содержание поручения в указании по исполнению документа должно быть четко сформулировано и не допускать двоякого толкования.

3.5.28 Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа свидетельствует о постановке документа на контроль с заполнением соответствующих полей в ЭРК документа в СЭД или проставляется штампом «Контроль» на бланке резолюции.

3.5.29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

После исполнения документа ставится отметка об исполнении документа, которая включает в себя сведения об исполнении документа (ссылку на номер и дату документа, при отсутствии документа — другие сведения об исполнении).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.6. Правила подготовки нормативных правовых актов Россельхознадзора и их государственной регистрации

3.6.1. Нормативные правовые акты Россельхознадзора издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Россельхознадзора в пределах его компетенции.

Федеральная служба и федеральное агентство не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, устанавливаемых указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

3.6.2. Нормативные правовые акты Россельхознадзора издаются в виде приказов или в ином установленном законодательством виде.

Издание нормативных правовых актов в виде писем, распоряжений и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения и территориальные органы Россельхознадзора не вправе издавать нормативные правовые акты.

3.6.3. Проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт создаются на бумажном носителе или в форме электронных документов, за исключением случаев, когда проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт содержат сведения, составляющие государственную тайну.

3.6.4. Проект нормативного правового акта подлежит обязательному предварительному обсуждению на заседаниях общественного совета Россельхознадзора в случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти».

Подготовка нормативных правовых актов Россельхознадзора осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009.

3.6.5. Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта Россельхознадзора подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции.

В подготовке проекта нормативного правового акта участвует структурное подразделение, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора.

3.6.6. Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания должен быть завизирован начальником структурного подразделения, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, с целью:

• проверки соответствия законодательству Российской Федерации;
• недопущения отсылки к норме, которая, в свою очередь, отсылает к другой норме;
• недопущения ссылок на недействующие правовые акты;
• подтверждения необходимости (или отсутствия необходимости) направления нормативного правового акта на государственную регистрацию в Минюст России.

С целью проверки соответствия правилам русского языка проект нормативного правового акта визируется у специалиста, выполняющего функции корректора Россельхознадзора.

3.6.7. В целях выявления и недопущения включения в проект нормативного правового акта положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, при подготовке проекта нормативного правового акта используется методика проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2019 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер, в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанных проектов на рассмотрение в структурное подразделение, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора, эти проекты размещаются на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

3.6.8. Сотрудник структурного подразделения Россельхознадзора, которому поручено представление нормативного правового акта на регистрацию в Минюст России, получает под расписку в структурном подразделении, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, подлинник нормативного правового акта и оригинал сопроводительного письма.

3.6.9. За государственную регистрацию нормативного правового акта в Министерстве юстиции Российской Федерации отвечает начальник управления, подготовившего проект акта совместно с Управделами.

Управделами обеспечивает правовое сопровождение приказа при осуществлении государственной регистрации в Минюсте России.

Если получен отказ в государственной регистрации нормативного правового акта Россельхознадзора из Минюста России, Управделами готовит проект приказа о его отмене.

После подписания Руководителем (или лицом, исполняющим его обязанности) приказ об отмене нормативного правового акта, в государственной регистрации которого было отказано, приказ регистрируется в структурном подразделении, на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного правового акта, в государственной регистрации которого было отказано, направляется Управделами в Минюст России в течение 10 дней со дня получения отказа.

3.6.10. Нормативные правовые акты, признанные Минюстом России не нуждающимися в регистрации, подлежат опубликованию в порядке, установленном приказом Россельхознадзора от 14.11.2007 № 237 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Федеральной службы и по ветеринарному и фитосанитарному надзору, признанных Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимися в государственной регистрации».

3.6.11. Рассылка нормативных правовых актов, подлежащих государственной регистрации, осуществляется только после их регистрации и официального опубликования. При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.

3.7. Подготовка отдельных видов документов Россельхознадзора

Подготовка и оформление приказов

3.7.1. Приказ — распорядительный документ нормативно-правового характера, издаваемый Руководителем либо лицом, исполняющим его обязанности, либо заместителями Руководителя (в части касающейся полномочий, установленных распорядительными документами Службы) по основной деятельности, по личному составу в порядке осуществления принципа единоначалия.

Подготовка приказа включает оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.

Приказы по основной деятельности издаются:

• во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти;
• в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач Россельхознадзора.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений и указаний руководства Россельхознадзора в соответствии с планами организационных мероприятий либо в инициативном порядке.

Проекты приказов, вносимых на основании поручений Руководителя или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.

Поручения, содержащиеся в приказах, должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.

При подготовке приказов следует учитывать, что:

у комиссии назначается председатель;

у рабочей группы — руководитель.

В перечень состава включаются:

1. председатель (руководитель);

2. заместитель председателя (руководителя);

3. секретарь комиссии (при наличии);

4. члены комиссии (рабочей группы), при этом перечень оформляется в алфавитном порядке, независимо от должностей;

5. при включении в состав лиц, которые не входят в систему Россельхознадзора, указывается «по согласованию».

Ответственность за качество проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление несут начальники управлений, которые осуществляют подготовку проекта документа и вносят его на рассмотрение руководству Россельхознадзора.

3.7.2. Приказы Россельхознадзора оформляются на бланке приказа (приложение № 2) с использованием следующих реквизитов: дата документа, место издания, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа.

Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка полужирным шрифтом, имеющим размер № 14 и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

О Центральной экспертной комиссии Россельхознадзора

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами, печатается размером шрифта № 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной.

В обосновании кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Оно может начинаться словами «в целях», «во исполнение», «в связи», «в соответствии» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в обосновании указывается наименование издавшей организации, дата, номер и заголовок. Обоснование в проектах приказов завершается словом «приказываю:», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (в случае необходимости их допускается нумеровать арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой).

Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений, содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение (в качестве исполнителей указываются управления, подведомственные Службе организации или конкретные должностные лица) — срок выполнения поручения — суть поручения.

Управлениям Службы и должностным лицам Россельхознадзора, а также подведомственным Службе организациям (их должностным лицам) даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются в форме предложений, рекомендаций и просьб.

Заинтересованным, не находящимся в ведении Россельхознадзора организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный аналогичный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице или управлении, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Указанный пункт может отсутствовать, если приказ содержит только нижеследующие пункты:

о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;

об утверждении правил (порядков, методик, нормативов, положений и т.п.);

об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативно-правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений и дополнений.

При наличии других пунктов в приказе пункт о контроле за исполнением приказа должен быть в обязательном порядке.

В приказ не следует включать пункт о доведении его до сведения кого-либо. Организации, управления, должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Если проект приказа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются, начиная со второй, в середине верхнего поля.

Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении № 17 к настоящей Инструкции.

При наличии приложений (утверждаемые приказом графики, схемы, списки и др.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ... (приложение № 1); ... (приложение № 2); ... «согласно приложению» на первой странице проекта приложения в правом верхнем углу оформляется соответствующая отметка, ниже дается ссылка на приказ:

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату и номер (при необходимости с указанием номера приложения),

например:

Если приложением к приказу является документ, название которого начинается словами «положение», «регламент», «перечень», «список», «план», «состав» «график» и т.д., то первое слово названия такого документа печатается полужирным шрифтом с размером шрифта № 14 прописными буквами, центрируется, а остальные слова наименования документа печатаются через один интервал (12 пт) после первого слова наименования документа со строчной буквы.

Например:

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, «приложение № 2». Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) шрифтом № 14 (в исключительных случаях допускается применять шрифт № 12).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.

Например:

Весь текст документа, касающегося сроков выполнения Плана мероприятий (дорожной карты) по внедрению Стандартов клиентоцентричности в деятельность Россельхознадзора <*>, не приводится.

<*> Включая территориальные управления Россельхознадзора.

Примечание: План мероприятий (дорожная карта) по внедрению Стандартов клиентоцентричности в деятельность Россельхознадзора при необходимости может быть уточнен членами рабочей группы.

Сноски допускается печатать шрифтом № 10. На каждой странице не должно проставляться более трех сносок.

При оформлении приказа, издаваемого совместно с другим органом исполнительной власти:

• бланк не используется;
• наименования организаций печатаются на одном уровне при этом первым пишется руководитель органа, разрабатывающего приказ;
• наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру;
• подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

Совместные приказы с другими федеральными органами исполнительной власти печатают на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

Количество подлинников приказа соответствует количеству федеральных органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько федеральных органов исполнительной власти участвуют в издании приказа.

При подготовке проекта приказа визы включают должности визирующих, наименование структурных подразделений, Ф.И.О. подписантов и дату.

3.7.3. При подготовке проекта приказа в электронном виде передача проекта приказа на согласование осуществляется исполнителем посредством СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

Внутреннее согласование проекта приказа оформляется электронной визой на электронном листе согласования в системе электронного документооборота.

Обязательными участниками согласования проектов организационно-распорядительных документов во внутреннем документообороте Россельхознадзора являются:

1. начальник отдела, заместитель начальника управления, начальник управления, внесшие проект на рассмотрение;

2. начальники (заместители начальников) управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

3. заместитель Руководителя Россельхознадзора (в соответствии с распределением обязанностей);

4. специалист, выполняющий функции корректора;

5. руководство управления, ответственного за правовое обеспечение.

На подпись руководству представляется лист согласования только с визами начальников (заместителей начальников) управлений.

Общий срок согласования и подписания проекта приказа составляет не менее второй половины срока исполнения документа.

Срок согласования каждым участником проекта приказа не должен превышать 2 рабочих дней.

Правовая экспертиза и согласование проектов приказов проводится в срок не более 5 рабочих дней, а документов, требующих детальной правовой проработки (что определяется должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение, или лицом, курирующим это управление) — в течение 10 рабочих дней. Течение срока проведения правовой экспертизы начинается:

• в день поступления проекта приказа в подразделение, ответственное за правовую экспертизу, в случае если проект документа поступил до 16 часов;
• на следующий рабочий день после дня поступления в подразделение, ответственное за правовую экспертизу проекта приказа, по документам, поступившим после 16 часов.

3.7.4. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу («Отказать») или положительную электронную визу («Согласовать») с учетом указанных замечаний. Отказ в визировании документа не допускается.

В соответствии с полученными замечаниями исполнитель должен внести изменения в файл согласуемого документа, прикрепить его к ЭРК документа. В случае внесения в процессе согласования в проект документа изменений по его существу проект подлежит повторному визированию.

При наличии незначительных исправлений в проекте приказа (исправление грамматических ошибок, смена подписанта в процессе визирования), не меняющих его существа, документ не подлежит возврату на доработку исполнителю, а исправления вносятся должностным лицом, которое считает необходимым внесение таких исправлений.

При наличии разногласий по проекту приказа начальник управления, ответственный за его подготовку, должен организовать обсуждение проекта документа с начальниками заинтересованных управлений с целью поиска взаимоприемлемого решения.

В случае если после обсуждения взаимоприемлемого решения не найдено, проект приказа вместе с листом согласования и документами, содержащими замечания, особые мнения и дополнения, направляется руководству Россельхознадзора для принятия решения.

В случае несоответствия подготовленных проектов приказов действующему законодательству специалист управления, ответственного за правовое обеспечение, визирует проект документа в СЭД с отрицательной визой («Отказать») с предоставлением соответствующего обоснования.

Замечания управления, ответственного за правовое обеспечение, оформляются с обязательной ссылкой на законодательный или иной нормативный правовой акт.

В системе электронного документооборота фиксируются и сохраняются все версии документа и все исправления в нем таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора версии или исправлений.

После завершения процедуры согласования исполнитель распечатывает проект приказа на бланке, лист согласования, список рассылки (если имеется) из системы электронного документооборота и передает его на подпись руководству Россельхознадзора.

3.7.5. Проекты приказов о признании утратившими силу нормативных правовых, распорядительных актов, как правило, визируют: исполнитель, начальник управления, подготовившего документ, начальник Управделами, заместитель Руководителя — в случае, если документ подписывает Руководитель.

Проекты приказов во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых не установлены конкретные поручения, визируют: исполнитель, начальник управления, подготовившего документ, заместитель Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей), начальник Управделами.

Проекты приказов по основной деятельности, представляемые на подпись руководству Россельхознадзора визируются в следующем порядке: исполнитель и начальник управления, подготовившего документ; начальники управлений, если проект приказа содержит поручения в их адрес; заместитель Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей); начальник Управделами.

3.7.6. В случае получения отказа в государственной регистрации нормативного правового акта из Министерства юстиции Российской Федерации Управделами подготавливает проект приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано. После подписания Руководителем (или лицом, исполняющим его обязанности) приказ об отмене указанного нормативного правового акта регистрируется в подразделении, ответственном за делопроизводство.

Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, направляется Управделами в Министерство юстиции Российской Федерации в течение 10 дней со дня получения отказа.

3.7.7. Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов осуществляет Управделами и подразделение, ответственное за делопроизводство.

Проекты приказов могут быть возвращены внесшим их управлениям Службы Управделами для доработки либо в связи с отсутствием оснований для их издания.

3.7.8. Проекты приказов представляются на подпись руководству Россельхознадзора только через подразделение, ответственное за делопроизводство.

Приказы подписывает Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности (в этом случае наименование должности печатается как «И. о. Руководителя»), либо уполномоченный на то заместитель Руководителя в соответствии с его компетенциями и приказом, предоставляющим право подписи.

В случае если у руководства Россельхознадзора имеются замечания по документу, поступившему ему на подпись, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель вносит изменения в документ согласно полученным замечаниям, прикрепляет файл исправленного документа к ЭРК документа в СЭД и передает исправленный документ на подпись в бумажном виде.

3.7.9. Подписанный приказ передается в подразделение, ответственное за делопроизводство, в бумажном виде и посредством СЭД для его дальнейшей регистрации.

Регистрация приказов осуществляется подразделением, ответственным за делопроизводство, в системе электронного документооборота в соответствующих электронных журналах регистрации.

Регистрация приказа в СЭД осуществляется на основе электронной карточки проекта документа.

После регистрации приказа в СЭД на бумажном документе указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

После проставления регистрационного номера документ на бумажном носителе, за исключением документа, содержащего персональные данные гражданина, должен быть отсканирован. Сканированию подлежат все листы документа, включая приложения. Полученный электронный образ приказа должен быть прикреплен к электронной регистрационной карточке исходящего документа системы электронного документооборота.

Внесение поправок в подписанный приказ не допускается.

Датой приказа является дата его регистрации.

3.7.10. Копии подписанных приказов, зарегистрированных в подразделении, ответственном за делопроизводство, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Копии приказов заверяются оттиском печати Управделами.

Рассылка приказа для ознакомления и исполнения осуществляется сотрудником, осуществившим регистрацию документа, в электронном виде посредством системы электронного документооборота согласно списку рассылки, а при необходимости направляется в бумажном виде.

Исполнитель получает приказ для исполнения в электронном виде посредством системы электронного документооборота. Исполнитель может выдать свое поручение по исполнению документа в СЭД.

3.7.11. Постановка (снятие) на контроль поручений (резолюций) по приказу осуществляется сотрудниками подразделения, ответственного за делопроизводство, а также начальниками управлений, которые поставили документ на контроль, или уполномоченными на то специалистами.

Факт исполнения поручений (резолюций) по приказу фиксируется в ЭРК СЭД путем создания исполнителем отчета об исполнении.

3.7.12. Выписка из приказа оформляется на общем бланке (приложение № 6) и заверяется печатью.

Выписка из приказа содержит реквизиты:

• наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);
• дату и регистрационный номер приказа;
• место составления (издания) приказа;
• заголовок к тексту приказа;
• часть текста документа (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово «приказываю» и необходимая часть текста);
• наименование должности (указывается наименование должности должностного лица, подписавшего приказ);
• подпись (указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ);
• отметка о заверении копии (заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения).

Подлинники приказов по основной деятельности Россельхознадзора хранятся в подразделении, ответственном за ведение делопроизводства.

Подготовка приказов по личному составу

3.7.13. Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия Руководителя, связанные с трудовой деятельностью сотрудников:

• прием на работу и увольнение;
• перевод на другие должности;
• поощрение и взыскание;
• предоставление отпусков;
• командирование;
• другие юридические факты, возникающие в процессе трудовой деятельности сотрудников.

3.7.14. Проекты приказов по личному составу готовит структурное подразделение, на которое возложены функции по кадровому обеспечению, на основании соответствующих представлений.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные дела, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Проекты приказов по личному составу печатаются на бланках приказов Россельхознадзора.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть должна начинаться с указания фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Далее указывается должность сотрудника, наименование структурного подразделения и глагол, обозначающий действие: «назначить», «перевести», «освободить», «объявить благодарность», «предоставить очередной отпуск» (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания), «командировать» (указывается место и срок командировки) и т.д.

Приказ по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия (личное заявление и др.).

3.7.15. Приказы по личному составу регистрируются в структурном подразделении, на которое возложены функции по кадровому обеспечению, по порядку номеров в пределах календарного года отдельно в зависимости от вида приказа.

3.7.16 Приказам Россельхознадзора по личному составу могут быть присвоены следующие индексы:

• К — приказы по личному составу центрального аппарата Россельхознадзора (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; изменение фамилии);
• КОВ — приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания, замещения на время отпуска — центральный аппарат;
• КО — приказы об отпусках (ежегодных оплачиваемых, учебных) — центральный аппарат;
• КР — приказы по личному составу руководителей территориальных органов Россельхознадзора и их заместителей (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии);
• КР/ОВ — приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания руководителей территориальных органов и руководителей организаций Россельхознадзора;
• КР/КО — приказы об отпусках (ежегодных, учебных) руководителей территориальных органов и руководителей организаций Россельхознадзора;
• КМ — приказы о краткосрочных командировках сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и организаций Россельхознадзора;
• КЗ — приказы о краткосрочных заграничных командировках сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и организаций Россельхознадзора;
• КП — приказы о служебных проверках сотрудников центрального аппарата Россельхознадзора, руководителей территориальных органов и их заместителей, руководителей организаций Россельхознадзора;
• КГ — приказы о присвоении классов и чинов, подготовке и переподготовке сотрудников центрального аппарата Россельхознадзора, руководителей территориальных органов и их заместителей, руководителей организаций Россельхознадзора;
• КН — приказы о награждении сотрудников центрального аппарата Россельхознадзора, руководителей территориальных органов и их заместителей, руководителей организаций Россельхознадзора.

3.7.17. Сотрудник Россельхознадзора, командируемый для проверки определенного вопроса, по итогам командировки обязан представить отчет о результатах проделанной работы, а выполняющий комплексную проверку в составе комиссии — итоговую справку по всем проверяемым вопросам. Отчет (справка) должен состоять из следующих разделов: цель командировки, результаты проверки или иной работы, проделанной в период командировки, выводы и рекомендации по итогам проверки или иной работы, проделанной в период командировки.

Отчет (справка) представляется руководителю структурного подразделения Россельхознадзора, в подчинении которого находится командируемый сотрудник.

Руководитель структурного подразделения анализирует представленные материалы, визирует у заместителя Руководителя, курирующего соответствующее структурное подразделение, и со служебной запиской передает в структурное подразделение, на которое возложены функции по кадровому обеспечению, для доклада Руководителю. В служебной записке должны быть предложены меры, которые необходимо принять по итогам командировки.

Заместители Руководителя, руководители структурных подразделений докладывают отчеты о командировках Руководителю лично.

Общие требования при подготовке положений, инструкций, правил, регламентов

3.7.18. Порядок подготовки проектов положений, инструкций, правил, регламентов соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Россельхознадзора.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Россельхознадзора.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции, регламенте излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

3.7.19. Нормативные документы, разрабатываемые управлениями Службы, по вопросам, касающимся их деятельности и носящие методический и разъяснительный характер (правила, инструкция, регламенты и др.), утверждаются руководством Россельхознадзора как самостоятельные документы и регистрируются в подразделении, ответственном за делопроизводство.

В случае когда утверждение оформляется изданием приказа Службы, положение (правила, инструкция, регламент) регистрируются в установленном порядке.

В грифе утверждения слова «утверждаю», «утверждено» печатаются прописными буквами шрифтом № 14, следующие строки печатаются через один межстрочный интервал (12 пт) на расстоянии полутора межстрочных интервалов (18 пт) от грифа утверждения:

3.7.20. Наименование документа «положение» («правила», «инструкция», «регламент») печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и располагается по центру.

Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос «о чем?».

Например:

Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Констатирующей частью указанных документов, как правило, служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой.

Главы и подразделы должны иметь названия, которые печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки глав и подразделов полужирным шрифтом.

Порядок оформления сносок аналогичен оформлению сносок в проектах приказов.

Подготовка протоколов

3.7.21. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения и принятие решений аппаратных совещаний у Руководителя и руководителей структурных подразделений, селекторных и онлайн совещаний, заседаний коллегий Россельхознадзора, заседаний постоянно действующих комиссий Россельхознадзора, а также встреч руководства Россельхознадзора с иностранными представителями.

3.7.22 В Службе издаются следующие виды протоколов:

• Коллегий Россельхознадзора;
• совещаний у Руководителя, заместителей Руководителя;
• заседаний Комиссий;
• заседаний Рабочих групп.

3.7.23. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы печатаются на бланках протоколов (приложения № 3, 9, 10), общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого находится Служба;

официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;

вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

место проведения заседания (совещания): (указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру);

дата протокола;

регистрационный номер протокола;

текст протокола;

подпись (подписи) (отделяется от текста 2 — 3 межстрочными интервалами и состоит из слова «Председатель», если это заседание Коллегии или Комиссии, или «Руководитель», если это совещание Рабочей группы, секретаря (при наличии);

личной подписи (подписей);

(расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и).

В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), протоколы подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

3.7.24. Протоколы издаются в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.7.25. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, а также должности, фамилии, инициалы, лиц, присутствовавших на заседании (совещании) в алфавитном порядке.

3.7.26. В случае когда оформляется протокол совещания в Службе, указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите «подпись».

Присутствовавших на совещании гражданских служащих Службы и подведомственных Службе организаций допускается объединять в группы с указанием должности,

например:

«заместители начальников управлений», «начальник, заместители начальника отдела Управделами» и т.д.

Должности представителей иных организаций и ведомств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласительного (межведомственного совещания) — расшифровываются в обязательном порядке.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка и список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения.

3.7.27. Рассматриваемые вопросы нумеруются арабскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога «О» («Об») и печатается по центру шрифтом без выделения и отчеркивается.

Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.

Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: управление или должностное лицо, которому дается поручение — срок выполнения поручения — суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: «принять к сведению информацию», «отметить, что», «принять предложение» и другие.

Управлениям и должностным лицам Россельхознадзора, а также подведомственным Службе или их должностным лицам даются прямые поручения.

Заинтересованным, не находящимся в ведении Службы организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации.

Образец оформления протокола совещания у Руководителя (заместителя Руководителя) приведен в приложении № 18, образец протокола заседания Комиссии приведен в приложении № 19 к настоящей инструкции.

3.7.28. Протокол совещания подготавливается управлением, ответственным за проведение совещания, визируется начальником управления (или его заместителем) и представляется Руководителю (заместителю Руководителя) Россельхознадзора на подпись, как правило, в течение суток после окончания совещания.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего поручения.

При подписи сначала указывается должность в Комиссии (Рабочей группе), а затем должность в Россельхознадзоре.

3.7.29. Копии протоколов совещаний у Руководителя (заместителя Руководителя) Россельхознадзора рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащих срочные или оперативные поручения, — незамедлительно.

К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем соответствующего управления.

3.7.30. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

3.7.31. Протоколы совещаний, подписанные Руководителем или заместителями Руководителя, регистрируются и хранятся в СЭД Россельхознадзора, при этом протоколы Коллегий хранятся на бумажных носителях в подразделении, ответственном за делопроизводство.

3.7.32. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегий, протоколы совещаний у Руководителя (заместителей Руководителя), заседаний Комиссий, протоколы научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.7.33. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

3.7.34. Ответственность за оформление протоколов совещаний, проводимых Руководителем (заместителями Руководителя), возлагается на начальника управления, ответственного за проведение совещания, вопросы которого обсуждаются на совещании.

3.7.35. Выписка из протокола оформляется на общем бланке Россельхознадзора (приложение № 3) и имеет реквизиты:

1. наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

2. заголовок протокола;

3. дата и номер (те же, что у самого протокола);

4. место проведения;

5. часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании с соответствующим решением);

6. подпись (председательствовавшего без личной подписи);

7. отметка о заверении копии (заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).

Государственные контракты (договоры, соглашения, дополнительные соглашения)

Государственные контракты (договоры, соглашения, дополнительные соглашения), заключаемые Россельхознадзором, оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Проекты государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) Россельхознадзора готовятся соответствующими управлениями Службы, отвечающими за обеспечение деятельности Россельхознадзора. Подготовленные проекты государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) визируются начальниками заинтересованных управлений Россельхознадзора и заместителями руководителя Россельхознадзора в установленном порядке. Проекты государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Россельхознадзора, визируются также начальником управления, ответственным за финансовое обеспечение Службы (лицом, его замещающим).

Проекты государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений), подготовленные иными организациями, передаются на согласование в соответствующие управления Россельхознадзора.

Количество подлинных (подписных) экземпляров государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) должно соответствовать количеству сторон, их подписывающих.

После подписания государственные контракты (договоры, соглашения, дополнительные соглашения) регистрируются в установленном порядке управлениями Россельхознадзора, ответственными за их подготовку.

Один экземпляр подлинных государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений), предусматривающих финансовые обязательства со стороны Россельхознадзора, хранится в управлении, ответственном за финансовое обеспечение Службы. Один экземпляр подлинных договоров (соглашений, дополнительных соглашений), не предусматривающих финансовые обязательства со стороны Россельхознадзора, хранится в управлении, ответственном за правовое обеспечение Службы. Остальные экземпляры подлинных государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) направляются сторонам, их заключившим.

Служебные письма

3.7.36. Служебное письмо — документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между Россельхознадзором и другими организациями, должностными лицами, гражданами.

3.7.37 Служебные письма Россельхознадзора готовятся:

как письма по исполнению поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как письма по исполнению поручений Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к документам, отправляемым на рассмотрение в другие органы государственной власти и иные организации;

как указания территориальным управлениям Россельхознадзора и подведомственным ему организациям;

как сопроводительные письма к документам, отправляемым в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для рассмотрения и исполнения;

как запросы, направляемые в другие органы государственной власти и иные организации для предоставления необходимой информации;

как запросы, направляемые в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для предоставления необходимой информации;

как ответы на обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам, относящимся к компетенции Россельхознадзора;

как сопроводительные письма к обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, направляемым в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для рассмотрения и ответа заявителям;

как сопроводительные письма к обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам, не относящимся к компетенции Россельхознадзора;

как уведомления, направляемые гражданам, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, о направлении их обращений по предназначению;

как инициативные письма.

3.7.38. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца (приложение № 7) шрифтом № 14, как правило, через один межстрочный интервал 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал 18 пт).

Служебные письма, подписываемые руководителем Россельхознадзора совместно с одним или несколькими руководителями других федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом наименования органов власти — авторов документа, указываются в реквизите «Наименование должности».

3.7.39. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 — 6 строк.

Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?», формулирует в краткой форме тему письма и печатается вверху слева с размером шрифта № 12 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна — две строки длиною 8 — 9 см.

В случае если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, то в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз либо в начале текста, либо в заголовке.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

3.7.40. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.7.41. Текст служебного письма, как правило, печатается через один межстрочный интервал 12 пт (допускается использовать полуторный межстрочный интервал 18 пт) и должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: «Наименование вида документа»; «Автор документа»; «Дата документа»; «Регистрационный номер документа»; «Заголовок к тексту».

Например:

Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору в соответствии с поручением Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23.08.2024 № 109203/18 рассмотрела письмо Министерства финансов Российской Федерации от 23.08.2024 № 14-05-05/79877 по вопросу ведения реестра функций (полномочий) федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении этих федеральных министерств, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации (далее — Реестр), и сообщает следующее,

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.)

от 3-го лица единственного или множительного числа:

«Россельхознадзор считает...», «Россельхознадзор рассмотрел...»,

«Просим представить информацию...».

В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза «Россельхознадзор докладывает».

3.7.42. Проект письма, подготовленный в электронном виде, визируется должностными лицами Россельхознадзора с помощью СЭД Россельхознадзора путем формирования в данной системе листа согласования. Проект служебного письма, подготовленный на бумажном носителе, визируется путем проставления виз на его лицевой стороне (на лицевой стороне его последнего листа). При этом проект письма, подготовленный на бумажном носителе, в обязательном порядке визируется его исполнителем.

3.7.43 Обязательными участниками согласования проектов писем во внутреннем документообороте Россельхознадзора являются:

1. начальник отдела, заместитель начальника управления, начальник управления, ответственные за подготовку исходящего документа;

2. начальники (заместители начальников) управлений, которые являются соисполнителями по подготовке исходящего документа;

3. заместитель Руководителя Россельхознадзора (в соответствии с распределением обязанностей);

4. специалист, исполняющий функции корректора (для документов за подписью руководства Россельхознадзора).

Проекты писем, требующие правовой экспертизы, визируются также специалистом управления, ответственного за правовое обеспечение.

3.7.44. В целях сокращения сроков подготовки проекта письма при наличии технической возможности осуществляется совместная работа исполнителей над ним путем создания сообщений в регистрационной карточке проекта документа.

3.7.45. Общий срок согласования и подписания проекта письма составляет не менее второй половины срока исполнения документа. Ответные документы, срок исполнения которых составляет менее 10 дней, должны согласовываться в суточный срок. При этом устанавливаются следующие сроки согласования каждым участником:

1. обычные документы — не более 2 дней;

2. срочные документы и документы с указанием «незамедлительно» — не более 5 часов;

3. документы с указанием «весьма срочно» — не более 2 часов.

Правовая экспертиза и согласование проектов писем проводится в срок не более 5 дней, а документов, требующих детальной правовой проработки (что определяется должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение или лицом, курирующим это управление) — в течение 10 дней. По проектам документов с ограниченным сроком исполнения (1 — 3 дня) правовая экспертиза проводится в течение 1 дня. Течение срока проведения правовой экспертизы начинается (кроме документов с ограниченным сроком исполнения (1 — 3 дня):

4. в день поступления проекта письма в управление, ответственное за правовую экспертизу, в случае если проект документа поступил до 16 часов;

5. на следующий рабочий день после дня поступления в управление, ответственное за правовую экспертизу, проекта письма — по документам, поступившим после 16 часов.

При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект письма, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу («Отказать») или положительную электронную визу («Согласовать») с учетом указанных замечаний. Отказ в визировании документа не допускается.

3.7.46. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту письма должны быть оформлены версией полученного файла или отдельным файлом и прикреплены к электронной карточке проекта документа. Файл направленного исполнителем проекта письма не редактируется, а редактируется его версия.

В соответствии с полученными замечаниями и при условии согласия с ними исполнитель должен внести изменения в файл согласуемого документа, прикрепить его к КП документа. В случае внесения в процессе согласования в проект документа изменений по его существу проект подлежит повторному визированию.

3.7.47. При наличии незначительных исправлений в проекте письма (исправление грамматических ошибок, смена подписанта в процессе визирования), не меняющих его существа, документ не подлежит возврату на доработку исполнителю, а исправления вносятся должностным лицом, которое считает необходимым внесение таких исправлений.

Если имеются неурегулированные разногласия, то они в обязательном порядке докладываются руководителю, подписывающему документ.

В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Россельхознадзора проектов исходящих документов специалист управления, ответственного за правовое обеспечение, визирует проект документа в СЭД с отрицательной визой («Отказать») с предоставлением соответствующего правового заключения.

Комментарии специалиста управления, ответственного за правовое обеспечение, в СЭД оформляются с обязательной ссылкой на законодательный или иной нормативный правовой акт.

В системе электронного документооборота фиксируются и сохраняются все версии документа и все исправления в нем таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора версии или исправлений.

3.7.48. На подпись руководству Россельхознадзора проект письма представляется исполнителем вместе с листом согласования (при согласовании в СЭД Россельхознадзора) или с его визовым экземпляром (при проставлении виз на самом документе). Кроме того, при наличии неучтенных при доработке проекта письма замечаний, особых мнений и дополнений руководству Россельхознадзора вместе с ними представляется служебная записка с обоснованием позиции управления, подготовившего данный проект.

3.7.49. В случае если при подписании проекта письма руководством Россельхознадзора возникает необходимость дополнительного его визирования, руководство соответствующего управления организует эту процедуру в суточный срок.

3.7.50. В случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц; в реквизите «Подпись» в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей,

например:

«И. о. Руководителя» или «Исполняющий обязанности Руководителя».

3.7.51. Контроль за правильностью оформления проектов писем осуществляет подразделение, ответственное за делопроизводство.

3.7.52. Датой письма является дата его подписания. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.

3.7.53. Письма, подписанные руководством Россельхознадзора, регистрируются в подразделении, ответственном за делопроизводство в Службе. Письма, подписанные руководством управлений Россельхознадзора, регистрируются в управлениях Службы.

3.7.54. Копии писем вместе с листами согласований (визовые экземпляры проектов писем) направляются на хранение в соответствующие дела управлений, определенные утвержденной номенклатурой дел Службы.

3.7.55. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, а также указаниями руководства Россельхознадзора и начальников управлений Россельхознадзора.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Россельхознадзора или начальниками управлений Россельхознадзора.

Докладная (служебная) записка

3.7.56. Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю или руководителю структурного подразделения и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

3.7.57. Служебная записка — документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями.

В случаях, когда вопрос может быть решен в устном порядке либо иным способом, служебные записки не создаются.

Докладные, служебные записки относятся к внутренним документам Россельхознадзора.

3.7.58. Согласование проекта внутреннего документа осуществляется исполнителем в электронном виде посредством системы электронного документооборота.

Согласование проекта документа оформляется электронной визой на электронном листе согласования в системе электронного документооборота.

При согласовании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Россельхознадзора используются следующие способы подтверждения действий с электронными документами:

1. квалифицированная электронная подпись;

2. встроенные средства системы электронного документооборота, которые позволяют однозначно идентифицировать лицо, завизировавшее документ.

Проекты документов визируются участниками согласования по вопросам своей компетенции в соответствии с распределением полномочий и (или) должностными регламентами.

В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременное параллельное согласование проекта документа, т.е. одновременная рассылка сообщения на согласование.

3.7.59. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа могут быть оформлены отдельным файлом и прикреплены к электронной карточке проекта документа.

При наличии незначительных исправлений в документе (исправление грамматических ошибок, смена подписанта в процессе визирования), не меняющих его существа, документ не подлежит возврату на доработку исполнителю, а исправления вносятся должностным лицом, которое считает необходимым внесение таких исправлений.

3.7.60. Если имеются неурегулированные разногласия, то они в обязательном порядке докладываются руководителю, подписывающему документ.

В системе электронного документооборота фиксируются и сохраняются все версии документа и все исправления в нем таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора версии или исправлений.

3.7.61. После завершения согласования, исполнитель направляет проект внутреннего документа на подпись посредством системы электронного документооборота. Внутренние документы подписываются начальниками управлений и их заместителями, заместителями Руководителя Россельхознадзора.

3.7.62. Подписание проекта внутреннего документа осуществляется в электронном виде в системе электронного документооборота. При подписании проектов внутренних документов в СЭД во внутреннем документообороте Россельхознадзора используются следующие способы подтверждения действий с электронными документами:

1. квалифицированная электронная подпись;

2. встроенные средства системы электронного документооборота, которые позволяют однозначно идентифицировать лицо, завизировавшее документ.

В случае если у подписанта имеются замечания по документу, поступившему ему на подпись, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель вносит изменения в документ согласно полученным замечаниям, прикрепляет файл исправленного документа к КП документа в СЭД и направляет исправленный документ на подпись посредством СЭД.

3.7.63. После подписания проекта внутреннего документа исполнитель направляет его на регистрацию гражданскому служащему, ответственному за делопроизводство соответствующего управления.

Регистрация внутренних документов, адресованных руководству Россельхознадзора, осуществляется подразделением, ответственным за делопроизводство, в едином электронном журнале регистрации внутренних документов Россельхознадзора.

Регистрация внутренних документов, адресованных начальникам управлений, осуществляется в электронных журналах регистрации внутренних документов управлений.

Регистрация внутреннего документа в СЭД осуществляется на основе электронной карточки проекта внутреннего документа.

3.7.64. После регистрации внутреннего документа сотрудник, зарегистрировавший документ, направляет его на исполнение внутреннему адресату посредством СЭД.

Зарегистрированный внутренний документ поступает внутреннему адресату в электронном виде посредством СЭД.

3.7.65. Рассмотрение внутренних документов и внесение резолюций (поручений) осуществляется в электронном виде в системе электронного документооборота.

3.7.66. Резолюции (поручения) по внутренним документам доводятся до исполнителей посредством СЭД.

3.7.67. Постановка на общий контроль внутреннего документа осуществляется подразделением, ответственным за делопроизводство.

3.7.68. Постановку на внутренний контроль поручений (резолюций) по документу осуществляют начальники управлений, которые рассматривают документ, или уполномоченные на то специалисты.

3.7.69. Исполнитель получает документ для исполнения в электронном виде посредством СЭД. Исполнитель может перенаправить поручение по исполнению документа своим подчиненным в системе электронного документооборота.

3.7.70. Факт исполнения поручений (резолюций) по документу фиксируется в ЭРК документа системы электронного документооборота путем создания исполнителем отчета об исполнении.

3.7.71. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения — автора документа, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

В переписке между управлениями, как правило, используются сокращенные наименования структурных подразделений.

При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.

Например:

Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;
• во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;
• в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Регистрация служебных записок осуществляется в СЭД в журнале структурного подразделения, являющегося автором документа.

3.7.72. Докладные и служебные записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде с использованием СЭД.

IV. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов в Службе с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Порядок прохождения документов в Службе и действий, производимых с ними, определяются Регламентом Службы, настоящей Инструкцией, положениями об управлениях, отделах, должностными регламентами федеральных государственных гражданских служащих.

Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени и обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

4.1.2. Управления должны рассматривать вопросы, касающиеся функций управлений (согласно положению об управлениях), без дополнительного поручения руководства Россельхознадзора.

4.1.3. Различные вопросы, касающиеся взаимодействия управлений, должны вноситься на рассмотрение руководству Россельхознадзора только в случаях, если не найдено согласованных решений с соответствующими управлениями.

4.1.4. Не допускается внесение руководству Россельхознадзора новых проектов решений при невыполнении предыдущих по тем же вопросам.

Каждое новое решение по одному и тому же вопросу должно приниматься только в тех случаях, когда выполнено предыдущее либо возникли какие-либо новые обстоятельства.

4.1.5. С целью рационального сокращения документооборота должностные лица Службы должны в полной мере использовать предоставленные права для самостоятельного решения вопросов, относящихся к их компетенции.

4.1.6. Переписка между управлениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

4.1.7 Переписка между отделами в одном управлении не допускается.

4.1.8. Предложения руководству Россельхознадзора должны представляться только по вопросам, требующим его решения или участия.

4.1.9. В Россельхознадзоре используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы Россельхознадзора, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), указаны в Перечне документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, согласованном с Федеральным архивным агентством.

4.1.10 Организация документооборота основывается на следующих принципах:

• централизация операций по приему и отправке документов;
• распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
• организация предварительного рассмотрения входящих документов;
• исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
• однократность регистрации документов;
• устранение необоснованных согласований проектов документов;
• временнбя регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.11 В документообороте Россельхознадзора выделяются документопотоки:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

В составе входящих документов могут выделяться:

• входящая Правительственная корреспонденция;
• входящая ДСП Правительственная корреспонденция;
• входящие письма;
• входящие письма ведомственные ДСП;
• документы, поступившие от депутатов;
• документы, поступившие от сенаторов;
• обращения граждан.

В составе исходящих документов могут выделяться:

• исходящая Правительственная корреспонденция;
• исходящая ДСП Правительственная корреспонденция;
• исходящие письма;
• исходящие письма ДСП;
• ответы на обращения граждан.

4.2. Прием и первичная обработка входящих документов

4.2.1. Доставка документов в Россельхознадзор осуществляется через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными, курьерами и посредством электросвязи.

Кроме того, документы могут поступать в Службу по каналам телефонной и факсимильной связи, электронной почты.

С помощью почтовой связи в Россельхознадзор доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

Посредством электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения, электронные документы посредством электронной почты, СЭД, МЭДО, через сайт Россельхознадзора, портал государственных услуг.

Способ получения документов фиксируется при регистрации в СЭД.

4.2.2. Документы, поступающие в Россельхознадзор, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, передаются на рассмотрение руководству, направляются исполнителям.

4.2.3. Прием поступающих в Россельхознадзор документов осуществляется специалистами подразделения, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

4.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Документы, направленные на проводимые Службой конкурсы, принимаются конкурсной комиссией в установленном порядке.

4.2.5. Документы, адресованные Руководителю, заместителям Руководителя, Службы и поступившие в адрес Россельхознадзора, передаются в подразделение, ответственное за делопроизводство, для регистрации и учета.

4.2.6 Все поступившие в Россельхознадзор документы подлежат первичной обработке, включающей:

• проверку правильности доставки документов;
• проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
• вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу);
• проверку целостности входящих документов, включая приложения;
• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
• проставление отметки о поступлении документа в Россельхознадзор.

4.2.7. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

4.2.8. Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику подразделения, ответственного за делопроизводство.

4.2.9. При повреждении входящего документа или его приложений при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе (приложение № 20), подписываемый руководством Управделами или начальником подразделения, ответственного за делопроизводство.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

• если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
• если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
• при большом расхождении между датами подписания и получения документов;
• если документ поступил из судебных органов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.

4.2.10. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», не вскрываются и передаются непосредственно адресату.

4.2.11. Конверты (пакеты) с грифом ограничения доступа к документу передаются в подразделение, ответственное за делопроизводство.

4.2.12. Поступающие в рабочее время служебные документы принимаются сотрудниками подразделения, ответственного за делопроизводство, в вечернее время, в выходные и праздничные дни документы, поступающие по каналам федеральной фельдъегерской связи, принимаются ответственным дежурным Россельхознадзора, который в следующий рабочий день передает их в подразделение, ответственное за делопроизводство.

4.2.13. Документы и обращения, поступающие в экспедицию от физических и юридических лиц, принимаются ежедневно в рабочее время с понедельника по четверг с 8.30 до 17.00, в пятницу — с 8.30 до 15.45.

4.2.14. Документы, полученные специалистами Россельхознадзора от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в подразделение, ответственное за делопроизводство.

4.2.14. На всех поступивших в Россельхознадзор документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в виде штампа с указанием сокращенного наименования Службы и даты поступления документа.

4.2.15. Входящие электронные документы, поступившие в Россельхознадзор через электронную приемную, посредством СЭД и/или МЭДО, принимаются подразделением, ответственным за делопроизводство.

Документы, поступившие в форме электронных документов, при необходимости, могут быть распечатаны, и дальнейшая работа с ними ведется как с документами, поступившими на бумажном носителе.

4.2.16. В случае поступления по системе МЭДО электронного документа с отсутствующим или неполным приложением такому документу отказывается в регистрации с указанием в комментариях СЭД причин отказа. Также причинами отказа в регистрации могут служить:

• неправильное указание адресата;
• отсутствие или неверная электронная подпись;
• нечитаемый текст документа;
• некачественно отсканированный документ.

4.2.17. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении № 21 к настоящей Инструкции.

Документы, адресованные непосредственно в управления или их должностным лицам, передаются в соответствующие управления для регистрации, рассмотрения руководством управлений и исполнения.

Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Документы, поступившие в Россельхознадзор, подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководством Россельхознадзора, и документы, направляемые непосредственно в управления Службы, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Россельхознадзора, положений об управлениях Службы, должностных регламентов.

По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:

• на рассмотрение Руководителя;
• на рассмотрение заместителей Руководителя;
• на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

4.3.2. Документы, адресованные в управления или их должностным лицам, регистрируются в управлениях служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих управлений.

4.3.3. Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству Россельхознадзора на рассмотрение незамедлительно.

Результаты рассмотрения документа Руководителем, его заместителями, руководителями управлений оформляются в виде резолюций (поручений).

4.3.4. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

При подготовке проекта указания по исполнению документа (резолюции), где при исполнении задействованы подведомственные Россельхознадзору организации, головным исполнителем определяется управление Россельхознадзора, курирующее соответствующую сферу деятельности.

Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством Россельхознадзора передаются в управления Службы на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей — головному исполнителю или остаются в подразделении, ответственном за делопроизводство, и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.3.5. В случае изменения (удаления) отданных ранее указаний по исполнению документов (предыдущих резолюций) в регистрационную карточку СЭД (в поле «Примечание») вносится соответствующая информация.

Управления Службы, работники, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД Россельхознадзора и организуют работу с документом.

4.3.6. В управлениях указания по исполнению документов (резолюции) руководства управлений и срок их исполнения вносят в СЭД лица, ответственные за ведение делопроизводства.

Направленные в управления Службы поручения и иные документы рассматриваются начальниками этих управлений:

1. поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

2. поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

3. поручения, содержащие указание «срочно» и «оперативно», рассматриваются начальниками управлений Службы в течение часа с момента их получения.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Россельхознадзор, за исключением документов, перечень которых приведен в приложении № 21 к настоящей Инструкции.

Входящие документы регистрируются в СЭД Россельхознадзора в соответствующих электронных журналах регистрации.

При регистрации входящего документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка входящего документа.

При поступлении документа на бумажном носителе к электронной регистрационной карточке прикрепляется электронная копия документа, создаваемая путем его сканирования.

4.4.2. Не создаются электронные копии нотариально заверенных документов, сшитых и скрепленных печатью, а также объемные и масштабные приложения к сопроводительным документам (брошюры, книги, проспекты, схемы, и т.д.), а также документы, представленные на конкурс.

4.4.3. Состав регистрационных номеров указан в подп. 3.5.9 настоящей Инструкции.

Документы, подлежащие регистрации, но не зарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.

4.5. Организация работы с отправляемыми документами

4.5.1. Исходящими документами Россельхознадзора являются документы, направляемые из Россельхознадзора в органы государственной власти, организации, должностным лицам и гражданам.

4.5.2. Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.

Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через Управделами, включая перевод, подготовку предложений, ответа на поступившее обращение и т.д.

4.5.3. Проекты исходящих документов создаются в электронном виде в СЭД Россельхознадзора. Во время регистрации в СЭД Россельхознадзора на проект документа заводится электронная карточка проекта документа, к которой он прикрепляется, и ему присваивается временный регистрационный номер.

Кроме того, исполнитель делает связку с электронными документами и электронными копиями документов, во исполнение которых подготовлен исходящий документ.

4.5.4. При необходимости проект исходящего документа согласуется с соответствующими должностными лицами. Только после указанного согласования проект исходящего документа направляется на правовую экспертизу. Согласование проекта исходящего документа проводится в СЭД Россельхознадзора.

4.5.5. После согласования проекты исходящих документов перед подписанием руководством Россельхознадзора готовятся на бланках писем установленной формы, хранящихся в СЭД. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.5.6. Перед представлением документа на подпись исполнитель проверяет правильность оформления реквизитов документа, наличие приложений, пояснительной записки (в случае ее составления), листа согласования и списка рассылки.

4.5.7. Порядок подписания документов указан в подп. 3.5.21 настоящей Инструкции.

Документы, направляемые от имени Службы, подписываются Руководителем и его заместителями. Документы, направляемые от имени управлений, подписываются начальником управления или его заместителями.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, а также ответы на обращения глав субъектов Российской Федерации, подписываются Руководителем или по его поручению заместителем Руководителя.

4.5.8. Исходящие документы Службы представляются на регистрацию оформленными в соответствии с положениями раздела III «Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов» настоящей Инструкции и подписанными.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку подразделением, ответственным за делопроизводство, с указанием причины возврата.

4.5.9 После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в СЭД Россельхознадзора, при этом:

документы, подписанные руководством Россельхознадзора, на бумажных носителях вместе с основанием передаются исполнителями для регистрации в подразделение, ответственное за делопроизводство;

документы, подписанные руководством управлений, регистрируются в соответствующих управлениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

4.5.10. Документы, подготовленные на бумажных носителях и подписанные руководством Россельхознадзора или начальниками управлений, после их перерегистрации (присвоения им исходящих номеров) сканируются и их электронные копии прикрепляются к ЭРК. Сканированию подлежат все листы документа, включая приложения.

Не подлежат сканированию документы, содержащие персональные данные граждан.

Датой документа является дата его регистрации. Документ регистрируется, как правило, в день его подписания.

При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации. Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается, как правило, один номер.

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Россельхознадзора (внутреннее согласование) возлагается на управление, назначенное головным исполнителем документа.

Присвоение исходящих номеров подписанным документам осуществляется в СЭД Россельхознадзора в день подписания. В процессе присвоения исходящего номера подписанному документу проверяется правильность оформления его реквизитов, наличие адресата, листа согласования, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, документа-основания (если такой имеется), соответствие количества экземпляров документа списку рассылки, правильность оформления электронной карточки проекта документа, наличие прикрепленных к ней электронных файлов документа и связки с документом-основанием (если такой имеется). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

При перерегистрации создается новая регистрационная карточка.

Во время перерегистрации исходящему документу автоматически присваиваются новые регистрационные данные (исходящий номер и дата документа). Состав регистрационных номеров указан в подп. 3.5.9 настоящей Инструкции.

Сведения о зарегистрированных документах хранятся в базе данных СЭД Россельхознадзора.

4.5.11. Исходящие документы, оформленные на бумажных носителях, отправляются адресатам, а их копии или визовые экземпляры направляются в соответствующие дела управлений Россельхознадзора, предусмотренные номенклатурой дел Службы. Информация об отправке документа адресату (адресатам) и направлении его копии или визового экземпляра в дело вносится в ЭРК.

Копии (визовые экземпляры) исходящих документов на бумажных носителях, подготовленных во исполнение входящих документов, подшиваются вместе с ними в одно дело.

4.5.12. Решение о способе доставки исходящего документа адресатам принимает исполнитель. При этом им может быть принято решение вместе с исходящим документом на бумажном носителе отправить и его электронную копию по системе МЭДО или иным каналам электросвязи. В случае если это касается документа, содержащего конфиденциальную информацию, то исполнитель обязан учитывать установленные требования к пересылке подобных документов и не допускать их отправку по открытым каналам связи.

4.5.13. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Решение о доставке документа фельдъегерской связью или нарочным принимает руководство управления, являющегося его исполнителем. При этом доставка документа фельдъегерской связью осуществляется по согласованию с Управделами.

Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.

Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)». В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слова «копия», «для сведения» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указываются.

При направлении документов в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации (не более 20 субъектов) в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты.

Например:

«...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл., Ханты-Мансийского АО».

Обо всех изменениях в составе и наименованиях субъектов Российской Федерации, постоянных корреспондентов Службы, а также их почтовых адресов следует незамедлительно информировать экспедицию.

4.6. Подготовка, регистрация и направление внутренних документов

4.6.1. К внутренним документам Службы относятся документы, составленные, подписанные и используемые в Службе (приказы, протоколы, инструкции, регламенты, служебные записки, объяснительные записки, акты, заявки, сводки и др.).

4.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов (составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрация, направление адресату), а на этапе исполнения — прохождению поступающих документов (прием, рассмотрение руководством, резолюция, направление исполнителю).

4.6.3. Приказы руководства Россельхознадзора, протоколы заседаний коллегии Службы, совещаний у руководства Россельхознадзора, служебные записки в адрес руководства регистрируются соответственно в установленном порядке в подразделении, ответственном за делопроизводство.

4.6.4. Служебные записки в адрес руководства Россельхознадзора, переписка между управлениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Служебные записки на имя руководства Россельхознадзора с результатами их рассмотрения в обязательном порядке доводятся до авторов указанных документов.

4.6.5. Документы служебной переписки между управлениями Службы (служебные записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство управлениях-составителях. Повторная регистрация управлениями-получателями при приеме таких документов не допускается.

При регистрации документов служебной переписки в СЭД присваивается регистрационный номер, который состоит из делопроизводственного индекса управления, составившего документ, дефиса, косой черты и порядкового номера в пределах календарного года.

Например:

вн-4/156 или 23-7/1997 в том случае, если служебная записка направлена на имя руководства Россельхознадзора.

4.6.6. Подготовка, регистрация и направление внутреннего документа адресату (адресатам) осуществляется с помощью СЭД Россельхознадзора и состоит из следующих этапов:

подготовка проекта документа в электронном виде;

создание и оформление электронной карточки проекта документа в СЭД Россельхознадзора;

прикрепление файла проекта документа к электронной карточке проекта документа;

определение состава должностных лиц, с которыми необходимо согласовать проект документа, и направление его в СЭД Россельхознадзора им на согласование;

направление в СЭД Россельхознадзора согласованного проекта документа на подпись должностному лицу, подписывающему документ;

направление в СЭД Россельхознадзора подписанного документа соответствующему должностному лицу на перерегистрацию и для отправки адресату (адресатам).

4.6.7. Проекты нормативных правовых актов Россельхознадзора распечатываются и представляются должностным лицам на подпись на бумажных носителях. Проекты приказов, протоколов заседаний Коллегий Россельхознадзора распечатываются на бланках, установленных образцов (приложения № 2, 4, 5, 6). После подписания приказы, протоколы и их электронные копии передаются на перерегистрацию в подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре. Подлинники приказов направляются в дело с листом согласования.

4.6.8. Должностное лицо, ответственное за перерегистрацию внутреннего документа, перерегистрирует его в СЭД Россельхознадзора и направляет его инициатору служебной записки, после чего отправляет в СЭД исполнителю электронную копию зарегистрированного документа на ознакомление. Отчет о завершении перерегистрации внутреннего документа в СЭД формируется и направляется исполнителю автоматически.

4.6.9. Рассылка электронной копии подписанного документа осуществляется в СЭД Россельхознадзора в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, подготовка которого, его регистрация и направление адресату осуществляется аналогичным образом, описанным выше.

4.7. Порядок приема, регистрации, исполнения и учета документов, поступивших от иностранных корреспондентов

4.7.1 Россельхознадзор по вопросам, входящим в его компетенцию, ведет переписку с органами государственной власти, дипломатическими представительствами, консульскими учреждениями, фирмами, компаниями, предприятиями и иными структурами, и гражданами иностранных государств, а также с международными организациями.

4.7.2. Прием, регистрация и исполнение поступивших от органов государственной власти, фирм, компаний, предприятий и иных структур иностранных государств, граждан иностранных государств и международных организаций документов осуществляется в порядке, указанном в п. 4.2 настоящей Инструкции. При этом, если документы, поступившие на имя руководства Россельхознадзора или в адрес Службы, составлены на иностранном языке, то их регистрация и исполнение производится после их перевода на русский язык.

4.7.3. Обращения граждан иностранных государств, поступающие через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора, регистрируются и рассматриваются в том случае, если они составлены на русском языке.

Регистрация документов, поступивших от иностранных корреспондентов, производится в СЭД Россельхознадзора в разделе «Входящие письма».

Переписка с иностранными корреспондентами проводится в установленном порядке с обязательным согласованием с лицами, ответственными за работу с иностранными корреспондентами.

Регистрация обращений граждан иностранных государств производится в СЭД Россельхознадзора в разделе «Обращения граждан».

4.7.4. Документы после их исполнения и копии ответов направляются в соответствующие дела, предусмотренные номенклатурой дел Службы.

4.8. Организация контроля за исполнением документов

4.8.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения и включает постановку документа на контроль, анализ хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

4.8.2 Контроль ведется за:

исполнением документов (поручений) по существу — Руководителем, заместителями Руководителя, начальниками управлений;

сроками исполнения документов (поручений) — подразделением, ответственным за делопроизводство.

4.8.3. Контролю подлежат все требующие исполнения зарегистрированные в Россельхознадзоре документы.

Контролю подлежит исполнение:

поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

планов по выполнению актов, поручений и указаний Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, поручений и указаний Председателя Правительства Российской Федерации (его заместителей);

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, комиссий Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей;

поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение федеральных законов, актов, поручений и указаний Президента Российской Федерации;

поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных по парламентским запросам и запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

поручений, содержащихся в приказах, протоколах Коллегий Россельхознадзора, совещаний у руководства Россельхознадзора и других;

поручений руководства Россельхознадзора по письмам:

Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;

Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

органов власти, регионов и хозяйствующих субъектов;

обращений/ям граждан.

Порядок рассмотрения

4.8.3. Резолюции (поручения) руководства Россельхознадзора и управлений по рассмотренным документам оформляются, как правило, на бланках резолюций, сформированных в СЭД Россельхознадзора, а также на бумажных носителях (приложение № 11).

На бланке резолюции (поручения) проставляется дата резолюции и регистрационный номер документа, по которому дается поручение.

Дата резолюции должна соответствовать дате рассмотрения документа соответствующим должностным лицом.

В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть конкретным (например: «...Прошу рассмотреть и ответить...» или «...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...») и не должно допускать двойного толкования (например: «...Для рассмотрения и ответа...»).

Признаки контрольного документа устанавливаются СЭД Россельхознадзора. Отметка о контроле проставляется на резолюции содержит слово «Контроль» и контрольную дату исполнения документа.

После фиксирования содержания резолюции в СЭД документ направляется исполнителю.

4.8.4. Направленные в управления Службы поручения и иные документы рассматриваются начальниками этих управлений в следующем порядке:

1. поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

2. поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

3. поручения, содержащие указания «срочно» и «оперативно», рассматриваются в течение часа с момента их получения.

4.8.5. Поручения со сроком исполнения до 10 дней должны доводиться подразделением, ответственным за делопроизводство, с резолюцией руководства Россельхознадзора до исполнителя в день поступления.

4.8.6. При невозможности получения резолюции руководства Россельхознадзора в день поступления документа в соответствующие управления направляется электронный образ документа.

Сроки исполнения документов (поручений)

4.8.7. Срок исполнения — это срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или указаниями по исполнению документа. Поручения подлежат исполнению, как правило, в следующие сроки:

а) из вышестоящих организаций с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

сроки исполнения поручений устанавливают: для документов, зарегистрированных в подразделении, ответственном за делопроизводство, — руководство Россельхознадзора; для документов, зарегистрированных в управлении, — руководство управления.

б) без указания конкретной даты исполнения:

имеющие в тексте пометку «Весьма срочно» исполняются в течение 1 — 2 дней; «срочно» — в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более месяца;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке и согласованию проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим на согласование, — до 10 дней.

4.8.8. При рассмотрении обращений граждан необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации».

Сроки рассмотрения обращений граждан:

7 дней — обращение направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения;

7 дней — обращение в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

7 дней — в случае поступления обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на сайте Службы, гражданину, направившему обращение, сообщается точная ссылка к запрашиваемой информации, размещенной на официальном сайте Россельхознадзора;

15 дней, в течение которых Служба по запросу обязана представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения;

в течение 30 дней рассматривается обращение, поступившее в Службу в соответствии с ее компетенцией;

на 30 дней — в исключительных случаях возможно продление срока рассмотрения обращения с уведомлением об этом автора обращения.

4.8.9. В соответствии с Федеральным законом от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» при обращении сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, в Россельхознадзор должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов — не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.

4.8.10. По обращениям сенаторов Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации — не позднее чем через 30 дней со дня получения;

4.8.11. На дополнительные поручения руководства устанавливается дополнительный контроль со сроком исполнения от 3 до 7 рабочих дней, в течение которых исполнитель должен доложить руководству и сделать отметку в СЭД с указанием даты доклада. После этого основное поручение должно исполняться в обычном порядке в установленный срок.

4.8.12. Изменение срока исполнения возможно только с разрешения Руководителя или его заместителя, установившего этот срок, при наличии объективных причин.

4.8.13. Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Порядок исчисления сроков исполнения документов

4.8.14. Исчисление срока рассмотрения документа зависит от даты регистрации документа в Россельхознадзоре. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД.

Установленный срок исполнения поручения не должен приходиться на выходной или праздничный день.

4.8.15 Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа;

поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа;

протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Если последний день срока исполнения поручений, содержащихся в указах и распоряжениях, поручениях и указаниях Президента Российской Федерации, распоряжениях Правительства Российской Федерации, поручениях Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, приходится на нерабочий день, они подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Исполнение контрольных документов (поручений)

4.8.16 Контроль за исполнением поручений в Службе осуществляют, как правило:

подразделение, ответственное за делопроизводство:

• поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, руководства Министерства сельского хозяйства, обращений граждан, приказов, поручений коллегии, Руководителя и совещаний у Руководителя.

управления:

• за поручениями, данными на совещаниях у заместителей Руководителя, в том числе проведенных по инициативе управления;
• за поручениями, адресованными территориальным управлениям, подведомственным организациям, в том числе требующим обобщения представленной информации;

исполнение поручений Россельхознадзора территориальными органами Службы осуществляется в порядке, аналогичном порядку исполнения поручений в центральном аппарате Службы, информация об исполнении поручения направляется в Россельхознадзор руководителем территориального управления Службы;

в случае, если замещающий заместитель Руководителя в отсутствие курирующего заместителя Руководителя, дает поручение не курируемому им управлению (делает его ответственным), такое поручение доводится до сведения курирующего это управление заместителя Руководителя. При необходимости ответа его подписывает курирующий управление заместитель Руководителя.

В управлениях контроль осуществляют гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и контроля в управлениях, — поручений, поступивших непосредственно в адрес управлений; поручений, данных на совещаниях у руководства Россельхознадзора, проводимых по инициативе управлений Службы.

4.8.17. Поручения, данные в протоколах заседаний коллегии или проводимых руководством Россельхознадзора совещаний, контролируются по каждому пункту.

В случае когда в резолюции Руководителя первым указывается один (или несколько) из заместителей Руководителя и указанный заместитель (заместители) вносит в данное поручение Руководителя дополнения и уточнения, подразделение, ответственное за делопроизводство, контролирует непосредственно поручение Руководителя.

В поручении указываются исполнитель и соисполнители. В случаях когда поручение дается двум и более лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: «созыв», «свод» или «отв.»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения лицам, непосредственно им подчиненным.

4.8.18. В управлениях резолюцию руководства управления и срок исполнения поручений в СЭД вносят лица, ответственные за ведение делопроизводства.

В случае если в резолюции Руководителя первым указан заместитель Руководителя и при этом головной исполнитель не обозначен словом «отв.», «свод», «созыв», головным исполнителем является указанный первым за заместителями Руководителя исполнитель.

4.8.19. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Россельхознадзора, начальник заинтересованного управления в течение 3 дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) представляет руководству Россельхознадзора письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение подразделением, ответственным за делопроизводство, осуществляется по взаимному согласию руководства управлений-исполнителей и Отделом делопроизводства в течение 3 дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) с соответствующей отметкой в СЭД. Если взаимного согласия руководства управлений-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем Руководителя по письменному предложению заинтересованного начальника управления.

В случае отсутствия в течение 3 дней предложения об изменении головного исполнителя исполнение остается за первоначально назначенным исполнителем.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием подразделения, ответственного за делопроизводство.

Передача контрольных документов, зарегистрированных в подразделении, ответственном за делопроизводство, для исполнения из одного управления в другое осуществляется только через подразделение, ответственное за делопроизводство.

4.8.20. В случае если в ходе исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, Руководитель (или замещающее его лицо) представляет на имя Президента Российской Федерации (или автора поручения) доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Президента Российской Федерации в установленный срок, обоснованные предложения по корректировке срока исполнения представляются Руководителем на имя Президента Российской Федерации не позднее чем по истечении половины установленного срока. При предоставлении на подпись Руководителю указанного предложения о продлении срока выполнения поручения одновременно представляется утвержденный заместителем Руководителя график поэтапного выполнения данного поручения с указанием конкретных сроков выполнения этапов и ответственных лиц.

4.8.21. Начальники управлений Россельхознадзора обязаны еженедельно проводить совещания по исполнительской дисциплине и принимать соответствующие меры по ее повышению. Если документ не исполнен в установленный срок, руководитель структурного подразделения — головного исполнителя в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения, представляет Руководителю завизированное заместителем Руководителя объяснение о ходе исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок и принятых мерах дисциплинарной ответственности в отношении лиц, виновных в несвоевременном и некачественном исполнении документов.

4.8.22. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости головной исполнитель организует исполнение поручения, для чего может проводить согласительные совещания и создавать рабочие группы.

4.8.23. Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.

4.8.24. Соисполнители при исполнении совместных поручений должны представить свои предложения по совместно исполняемому документу головному исполнителю с таким расчетом, чтобы на завершение работы над документом оставалось не менее половины установленного срока.

4.8.25. Ответные документы, срок исполнения которых составляет менее 10 дней, должны согласовываться в суточный срок.

При этом устанавливаются следующие сроки согласования каждым участником:

1. обычные документы — не более 2 дней;

2. срочные документы и документы с указанием «незамедлительно» — не более 5 часов;

3. документы с указанием «весьма срочно» — не более 2 часов.

4.8.26. Правовая экспертиза и согласование проектов документов проводится в срок не более 5 дней, а документов, требующих детальной правовой экспертизы — в течение 10 дней. По проектам документов с ограниченным сроком исполнения (1 — 3 дня) правовая экспертиза проводится в течение 1 дня.

4.8.27. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки в СЭД о промежуточных действиях (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться исполнителем.

4.8.28. При отсутствии у управления-соисполнителя предложений по указанным в документе вопросам госслужащий — непосредственный исполнитель указанного документа (поручения) в управлении-соисполнителе (по согласованию со своим руководством) доводит информацию об отсутствии предложений до госслужащего — исполнителя в головном управлении, о чем делаются соответствующие записи в СЭД у головного исполнителя и соисполнителя.

4.8.29. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу («Отказать») или положительную электронную визу («Согласовать») с учетом указанных замечаний. Отказ в визировании документа не допускается.

В случае неполучения согласований от соисполнителей в срок проект документа может быть внесен руководству Россельхознадзора без согласований.

При внесении документов головной исполнитель информирует руководство Россельхознадзора о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.

Все согласования документа должны быть завершены за 2 рабочих дня до наступления срока исполнения, кроме документов, подготовленных с указанием «незамедлительно» «весьма срочно», «срочно», «оперативно».

Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в автоматическом режиме посредством СЭД.

4.8.30. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение. Об изменении срока исполнения поручения необходимо в тот же день поставить в известность подразделение, ответственное за делопроизводство, для внесения изменений в СЭД.

4.8.31. Изменение срока, определенного подразделением, ответственным за делопроизводство, осуществляется подразделением ответственным за делопроизводство в установленном порядке.

При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель при отсутствии возможности решить вопрос устно или с помощью других каналов взаимодействия обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третей срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1 месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует подразделение, ответственное за делопроизводство.

4.8.32. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении по службе гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения поручений, все контролируемые документы.

4.8.32. Исполнитель обязан в суточный срок проинформировать подразделение, ответственное за делопроизводство, о выполнении поставленного на контроль документа (поручения).

4.8.33. Поручение считается неисполненным до тех пор, пока оно не снято с контроля. Снятие с контроля поручений осуществляется путем представления исполнителем в подразделение, ответственное за делопроизводство (должностному лицу, ответственному за делопроизводство в управлении), информации, которой подтверждается исполнение данного поручения.

Документ считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам. Факт исполнения поручений фиксируется в ЭРК документа системы электронного документооборота путем создания исполнителем отчета об исполнении.

4.8.34. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа. Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием подразделения, ответственного за делопроизводство. Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД.

4.8.35. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

Промежуточный ответ автору обращения, запрос информации не может являться основанием для признания документа исполненным и снятия его с контроля.

Документы, представленные на подпись руководству Россельхознадзора и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.

4.8.36. Ответственность за полноту и достоверность представляемой информации об исполнении документа несет исполнитель.

4.8.37. При осуществлении своих контрольных функций специалисты подразделения, ответственного за делопроизводство, вправе запрашивать сведения об исполнении поручений у исполнителей и руководителей структурных подразделений.

Поручение, не снятое с контроля, считается неисполненным.

Основные положения, которыми необходимо руководствоваться при выполнении контрольных поручений (приложение № 22).

Анализ исполнения документов (поручений)

4.8.38. Ответственность за качество подготовки и своевременность исполнения документов в структурных подразделениях возложена на руководителей соответствующих структурных подразделений, которые осуществляют при этом следующие функции:

• организуют работу по обеспечению качественного и своевременного исполнения документов в подчиненном структурном подразделении;
• рассматривают информацию о ходе исполнения документов, поступающую из подразделения, ответственного за делопроизводство, и принимают меры для надлежащего исполнения документов;
• принимают меры дисциплинарного воздействия к сотрудникам подчиненного структурного подразделения в случае неисполнения документов.

На сотрудников структурных подразделений, осуществляющих контроль за исполнением документов (ответственных за ведение делопроизводства), возлагаются следующие функции:

• информирование об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;
• подготовка справок об исполнении контрольных документов для руководства структурных подразделений;
• контроль за вводом в СЭД информации о ходе и результатах исполнения контрольных документов;
• проверка исполнения сотрудниками структурных подразделений контролируемых документов.

4.8.39. Заместители Руководителя должны регулярно рассматривать состояние исполнительной дисциплины по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей между руководством Россельхознадзора.

Заместитель Руководителя или назначенное лицо, отвечающее за исполнительскую дисциплину в Службе, в установленном порядке на совещании с участием начальников управлений рассматривает вопросы исполнительской дисциплины.

4.8.40. Подразделение, ответственное за делопроизводство, анализирует состояние и результаты исполнения документов и состояние исполнительской дисциплины раз в месяц и по окончании года направляет Руководителю отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении в Россельхознадзоре в целом, по структурным подразделениям и при необходимости, — по отдельным исполнителям.

Подразделение, ответственное за делопроизводство, систематически докладывает Руководителю о состоянии исполнительской дисциплины в Службе.

4.8.41. Россельхознадзор ежемесячно представляет в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям.

4.9. Учет и анализ документооборота

4.9.1 Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

совершенствования организации работы с документами;

расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;

нормирования труда;

повышения исполнительской дисциплины.

4.9.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются подразделением, ответственным за делопроизводство, и представляются руководству Россельхознадзора в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.9.3. Учет документооборота в Службе ведется с помощью СЭД Россельхознадзора.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа.

4.9.4. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Россельхознадзор и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами и рационального распределения документопотоков.

4.9.5. Входящие, исходящие и внутренние документы учитываются отдельно. При этом сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.10. Управление документами в системе электронного документооборота

4.10.1. Доступ к работе в СЭД Россельхознадзора должны иметь только зарегистрированные пользователи.

4.10.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующем разделе СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, должностными лицами, делопроизводителями в подразделении, ответственном за делопроизводство, или в управлениях в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.10.3. При создании в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1. наименование вида документа;

2. дата регистрации документа;

3. исходящий номер поступившего документа;

4. фамилия лица, подписавшего документ;

5. исходящая дата поступившего документа;

6. корреспондент (организация, направившая документ);

7. инициалы и фамилия адресата;

8. входящий регистрационный номер;

9. способ (тип) доставки документа;

10. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

11. количество листов основного документа, общее количество листов приложений;

12. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13. резолюция, исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14. срок исполнения документа;

15. индекс дела по номенклатуре дел;

16. отметка о контроле.

4.10.4 При создании в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1. наименование вида документа;

2. фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3. дата регистрации документа;

4. регистрационный номер документа;

5. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

6. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

7. количество листов основного документа, общее количество листов приложений;

8. индекс дела по номенклатуре дел;

9. подразделение — ответственный исполнитель документа;

10. файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

11. способ (тип) доставки документа адресату;

12. номер бланка документа;

13. визы;

14. дополнительные получатели.

4.10.5 При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1. наименование вида документа;

2. дата регистрации документа;

3. регистрационный номер документа;

4. фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

5. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

6. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7. подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

8. количество листов основного документа, общее количество листов приложений;

9. индекс дела по номенклатуре дел;

10. резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

11. отметка о контроле;

12. ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.10.6. При включении в СЭД обращений граждан и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1. фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2. дата регистрации обращения гражданина;

3. регистрационный номер обращения;

4. дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

5. краткое содержание обращения гражданина;

6. количество листов основного документа, общее количество листов приложений;

7. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

8. резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

9. срок исполнения документа;

10. индекс дела по номенклатуре дел;

11. электронный адрес корреспондента гражданина;

12. почтовый адрес корреспондента гражданина (при наличии);

13. вопрос по тематическому классификатору;

14. ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение;

15. тип доставки;

16. вид обращения;

17. повторное;

18. рубрики;

19. группа документов;

20. где решен вопрос;

21. срок решения;

22. как решен вопрос;

23. просрочено.

4.10.7. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнителями должны создавать связки данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

4.10.8. Для осуществления справочно-информационной работы в СЭД Россельхознадзора разработаны справочники.

4.11. Работа исполнителя с документами

4.11.1. Исполнитель при работе с документами руководствуется едиными требованиями, установленными Регламентом Службы, настоящей Инструкцией.

При работе с документами исполнитель несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в них информации. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей гражданских служащих.

Документы, рассмотренные руководством Россельхознадзора, передаются в управления, отвечающие за их исполнение, в возможно короткий срок (в день их рассмотрения или на следующий день, но не позднее суток после их рассмотрения).

Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями (поручениями) на исполнение, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

4.11.2. Работа исполнителей с документами начинается с момента их получения и ознакомления. За своевременное доведение до исполнителей документов, рассмотренных руководством Россельхознадзора, отвечают начальники управлений, а документов, рассмотренных начальниками управлений, — начальники отделов.

Передача полученных для исполнения документов другим исполнителям (того же управления или другого) может осуществляться исполнителем только с разрешения или по поручению руководства управления и через лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном управлении.

4.11.3 Исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами.

Общий срок согласования и подписания проекта ответного документа составляет не менее второй половины срока исполнения документа. Ответные документы, срок исполнения которых составляет менее 10 дней, должны согласовываться в суточный срок. При этом устанавливаются следующие сроки согласования каждым участником:

1. обычные документы — не более 2 дней;

2. срочные документы и документы с указанием «незамедлительно» — не более 5 часов;

3. документы с указанием «весьма срочно» — не более 2 часов.

Правовая экспертиза и согласование проектов документов проводится в срок не более 5 дней, а документов, требующих детальной правовой проработки (что определяется должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение, или лицом, курирующим это управление) — в течение 10 дней. По проектам документов с ограниченным сроком исполнения (1 — 3 дня) правовая экспертиза проводится в течение 1 дня. Течение срока проведения правовой экспертизы начинается (кроме документов с ограниченным сроком исполнения (1 — 3 дня):

1. в день поступления проекта документа в управление, ответственное за правовую экспертизу, в случае если проект документа поступил до 16 часов;

2. на следующий рабочий день после дня поступления в управление, ответственное за правовую экспертизу, проекта документа, по документам, поступившим после 16 часов.

4.11.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки в СЭД: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все служебные отметки, связанные с прохождением и исполнением документа, должны датироваться и подписываться исполнителем с помощью функционала СЭД.

4.11.5. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу («Отказать») или положительную электронную визу («Согласовать») с учетом указанных замечаний. Отказ в визировании документа не допускается.

4.11.6. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа должны быть оформлены версией полученного файла или отдельным файлом и прикреплены к электронной ЭРК проекта документа. Файл направленного исполнителем документа не редактируется, а редактируется его версия.

В соответствии с полученными замечаниями и при условии согласия с ними, исполнитель должен внести изменения в файл согласуемого документа, прикрепить его к электронной ЭРК документа. В случае внесения в процессе согласования в проект документа изменений по его существу проект подлежит повторному визированию.

При наличии незначительных исправлений в документе (исправление грамматических ошибок, смена подписанта в процессе визирования), не меняющих его существа, документ не подлежит возврату на доработку исполнителю, а исправления вносятся должностным лицом, которое считает необходимым внесение таких исправлений.

Если имеются неурегулированные разногласия, то они в обязательном порядке докладываются руководителю, подписывающему документ.

В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Россельхознадзора проектов исходящих документов специалист управления, ответственного за правовое обеспечение, визирует проект документа в СЭД с отрицательной визой («Отказать») с предоставлением соответствующего правового заключения.

4.11.7. Замечания специалиста управления, ответственного за правовое обеспечение, оформляются с обязательной ссылкой на законодательный или иной нормативный правовой акт.

4.11.8. В системе электронного документооборота фиксируются и сохраняются все версии документа и все исправления в нем таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора версии или исправлений.

4.11.9. В случаях если исполнение документа поручено нескольким лицам, назначается ответственный исполнитель и соисполнители. Ответственный исполнитель вправе выдавать поручения, касающиеся подготовки проекта документа, в соответствии с компетенциями соисполнителей. Ответственный исполнитель вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения, а также определять порядок и сроки представления проектов.

4.11.10. Исполнитель имеет возможность продлить срок исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, при этом на бумажном документе проставляются пометки или в СЭД делаются пометки о времени его поступления, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.

4.11.11. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)». В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слова «копия», «для сведения» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указываются.

В случае направления исходящего документа адресату на бумажном носителе исполнитель после завершения процедуры согласования распечатывает на бланке проект исходящего документа, лист согласования к документу, список рассылки (если имеется) из системы электронного документооборота и передает на подпись руководству Россельхознадзора или начальнику управления.

4.11.12. Исходящие документы, направляемые от имени Россельхознадзора, подписываются Руководителем или его заместителями. Начальники управлений подписывают исходящие документы в рамках своих полномочий.

4.11.13. В случае если у подписанта имеются замечания по документу, поступившему ему на подпись, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель вносит изменения в документ согласно полученным замечаниям, прикрепляет файл исправленного документа к ЭРК документа в СЭД.

4.11.14. Подписанные Руководителем или заместителем Руководителя Россельхознадзора исходящие документы передаются исполнителем в подразделение, ответственное за делопроизводство, посредством СЭД для регистрации и отправки.

Подписанные начальником управления исходящие письма передаются исполнителем ответственному за делопроизводство в управлении посредством СЭД для регистрации и отправки. Зарегистрированные исходящие письма передаются исполнителем, при необходимости на бумажном носителе, в подразделение, ответственное за делопроизводство, на отправку.

Исходящие документы Россельхознадзора передаются на регистрацию подписанными и оформленными в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Россельхознадзора. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрация исходящих документов осуществляется в системе электронного документооборота в соответствующих электронных журналах регистрации.

Регистрация исходящего документа в СЭД осуществляется на основе электронной карточки проекта исходящего документа.

После регистрации исходящего документа в СЭД на бумажном носителе указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

4.11.15. После проставления регистрационного номера исходящий документ за подписью руководства Службы на бумажном носителе, за исключением документа с пометкой «Для служебного пользования» и документа, содержащего персональные данные гражданина, должен быть отсканирован. Сканированию подлежат все листы документа, включая приложения. Полученный электронный образ исходящего документа должен быть прикреплен к электронной регистрационной карточке документа системы электронного документооборота.

4.11.16. Зарегистрированный исходящий документ направляется адресату подразделением, ответственным за делопроизводство.

Исходящие документы отправляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, а также по каналам телефонной связи, электронной почты и МЭДО.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Для всех документов, подготовленных к отправке через экспедицию, исполнитель указывает полные почтовые адреса (в реквизите «Адресат» документа или на отдельном листе). Исключение составляют вышестоящие федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации, а также организации — постоянные корреспонденты.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки и вместе с документом передает на подпись руководителю.

Отправка исходящих документов посредством электронной почты, МЭДО осуществляется подразделением, ответственным за делопроизводство.

Отправка исходящих документов абонентам МЭДО осуществляется непосредственно из системы электронного документооборота Россельхознадзора.

Отправка исходящего документа адресату, с которым у Россельхознадзора налажено электронное взаимодействие (в том числе территориальным управлениям и подведомственным организациями), осуществляется с помощью установленных средств взаимодействия с данной организацией.

Доставка документов адресату фельдъегерской связью или нарочными осуществляется по решению начальников управлений или лиц, их замещающих.

4.11.17. По завершении исполнения поручения исполнитель проставляет на документе отметку о направлении в дело согласно номенклатуре дел и при необходимости подшивает в дело. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе.

4.11.18. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в отпуск или отъезда в длительную командировку исполнитель передает документы другому исполнителю по указанию руководителя через должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в управлении.

V. Документальный фонд Россельхознадзора

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Россельхознадзоре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Россельхознадзора, который составляют документы, созданные в Россельхознадзоре и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, а также для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Россельхознадзоре, положениями об управлениях, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Россельхознадзора, их виды, состав и содержание.

5.1.3. В Россельхознадзоре составляются номенклатуры дел управлений (приложение № 24) и номенклатура дел Россельхознадзора (приложение № 23).

5.1.4. Номенклатура дел управления составляется не позднее 15 ноября текущего года должностным лицом, ответственным в управлении за ведение делопроизводства, согласовывается с должностным лицом, ответственным за архив Россельхознадзора, подписывается начальником управления и представляется в подразделение, ответственное за делопроизводство в Службе. Процедура согласования и подписания номенклатуры дел управления может проводиться с помощью СЭД Россельхознадзора.

5.1.5. Вновь созданное управление обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел управления и представить ее в подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

5.1.6. Номенклатура дел Россельхознадзора (далее — сводная номенклатура дел) составляется подразделением, ответственным за делопроизводство в Службе, на основе номенклатур дел управлений.

5.1.7. Сводная номенклатура дел Россельхознадзора подписывается начальником подразделения, ответственного за делопроизводство, и утверждается после согласования с Центральной экспертной комиссией Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее — ЦЭК Россельхознадзора) руководителем Россельхознадзора не позднее конца текущего года.

5.1.8. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.9. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел до утверждения руководителем Россельхознадзора утверждается Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее — ЭПК ГА РФ), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Россельхознадзора документы Архивного фонда Российской Федерации.

5.1.10. В случае коренного изменения функций и структуры Россельхознадзора сводная номенклатура дел заново подлежит согласованию с ЭПК ГА РФ независимо от срока предыдущего ее согласования.

5.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел управления Россельхознадзора получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.12. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел подразделения, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре. Один экземпляр сводной номенклатуры дел после согласования с ЭПК ГА РФ передается в Государственный архив Российской Федерации.

5.1.13. Сводная номенклатура дел состоит из разделов и подразделов. Первый раздел сводной номенклатуры дел называется «Руководство», в состав которого в виде подразделов входят приемные руководителя Россельхознадзора и его заместителей. Названиями других разделов сводной номенклатуры дел являются наименования управлений, а названиями входящих в их состав подразделов — наименования отделов.

В сводной номенклатуре дел разделы и подразделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Россельхознадзора.

5.1.14. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Россельхознадзора. Периодические издания в сводную номенклатуру дел не включаются.

5.1.15. Сводная номенклатура дел, как и номенклатура дел управления, содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в данную номенклатуру дел. Индекс дела, формируемого в отделе управления, состоит из установленного в Россельхознадзоре делопроизводственного обозначения (индекса) управления, порядкового номера входящего в его состав отдела и порядкового номера дела, формируемого в отделе. Индекс дела, формируемого в приемной начальника управления, состоит из делопроизводственного обозначения (индекса) управления, нуля (делопроизводственного обозначения приемной) и порядкового номера дела, формируемого в приемной. Индекс дела, формируемого в приемной руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора, состоит делопроизводственного обозначения (индекса) руководства Россельхознадзора, делопроизводственного обозначения (индекса) руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора и порядкового номера дела, формируемого в приемной.

Все делопроизводственные обозначения (индексы) и порядковые номера дел отделяются друг от друга дефисами. Индексы дел в приемных руководства Россельхознадзора обозначаются арабскими цифрами и двумя прописными (заглавными) буквами. Первая буква — это начальная буква имени, а вторая буква — начальная буква фамилии руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора. Индексы дел, формируемых в приемных и отделах управлений Россельхознадзора, обозначаются только арабскими цифрами. Номера всех дел начинаются с порядкового номера «01».

Пример индекса дела, формируемого в приемной руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора: 1-НВ-02, где 1 — делопроизводственное обозначение (индекс) руководства Россельхознадзора, НВ — делопроизводственное обозначение заместителя руководителя Россельхознадзора, а 02 — порядковый номер дела в приемной.

Пример индекса дела, формируемого в приемной начальника управления: 4-0-03, где 4 — делопроизводственное обозначение (индекс) управления, 0 — делопроизводственное обозначение (индекс) приемной начальника управления, а 03 — порядковый номер дела в приемной.

Пример индекса дела, формируемого в отделе управления: 4-2-04, где 4 — делопроизводственное обозначение (индекс) управления, 2 — порядковый номер отдела в управлении по штатному расписанию, а 04 — порядковый номер дела в отделе.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые порядковые номера дел для однородных дел в пределах разных управлений.

Для переходящих дел индекс дела по возможности сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, приказы, распоряжения, поручения Минсельхоза России и документы по их выполнению, располагаются перед заголовками дел с поручениями и приказами руководителя Россельхознадзора. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в приложении № 25.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название управления (автор документа); название органа государственной власти (органа местного самоуправления, организации), которому (которой) будут адресованы или от которого (которой) будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов,

например:

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», после которого в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.),

например:

Документы (информационные письма, акты, переписка, доклады и др.) по особо опасным болезням животных.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем Россельхознадзор ведет переписку и по какому вопросу.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название,

например:

Переписка Россельхознадзора с федеральными органами исполнительной власти по вопросам обеспечения внешнего карантина растений.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним,

например:

Переписка Россельхознадзора с Минсельхозом России по вопросам государственного сортового и семенного контроля сельскохозяйственных растений.

При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц,

например:

Переписка Россельхознадзора с органами управления ветеринарией субъектов Российской Федерации по вопросам инспекционной работы и аудита.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты),

например:

План проверок территориальных управлений Россельхознадзора на 2023 год

или:

Отчет о деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору за 2024 год.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление непринятых и не оговоренных сокращений и непринятых кратких наименований органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в приложении № 26.

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. После заполнения графы 3 управления в конце номенклатуры дел составляют итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года (продолжение к приложению № 23). Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года (далее — итоговая запись), подписывается начальником управления и представляется вместе с оформленной номенклатурой дел до 15 января следующего календарного года в подразделение, ответственное за делопроизводство. После представления итоговой записи вместе с оформленной номенклатурой дел в подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, в конце итоговой записи делается отметка о передаче итоговых сведений с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2023 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.

5.1.16. Если в течение года в Россельхознадзоре возникают новые документированные участки работы и возникает необходимость заведения дополнительных дел, то они вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих; итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в Службу делопроизводства; вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения в течение года (продолжение приложения № 24). Итоговая запись составляется в конце сводной номенклатуры дел и подписывается начальником подразделения, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре. Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в архив Россельхознадзора. После представления указанных сведений в архив Россельхознадзора в конце итоговой записи делается об этом отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

5.1.17. Номенклатура дел Россельхознадзора включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

5.2. Формирование дел и текущее хранение

5.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2. Дела формируются во всех подразделениях Службы. Их формирование должно осуществляться в 10-дневный срок должностными лицами, назначенными в них ответственными за делопроизводство.

5.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляет подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

5.2.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см), при превышении данного объема заводится второй и последующие тома.

При наличии в деле нескольких томов номер (индекс) и заголовок дела проставляется (пишется) на каждом томе с добавлением «том № 1», «том № 2» и т.д.

5.2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) либо по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела, о чем в документе делается отметка.

5.2.6. Дела со дня их заведения до передачи в архив Россельхознадзора или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в папки-регистраторы или другие папки, имеющие твердые обложки.

В каждом управлении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство в управлениях). Начальники управлений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

5.2.7. Дела документального фонда Россельхознадзора, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Россельхознадзора, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника управления, при реорганизации и ликвидации Россельхознадзора или его управления.

Проверка наличия проводится путем сверки индексов и заголовков дел, находящихся в номенклатуре дел, с описанием дел на обложке (приложение № 27) и внутренней описи документов дела (приложение № 28). Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в подразделение, ответственное за делопроизводство.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство, и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в подразделении, ответственном за делопроизводство и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив Россельхознадзора при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

5.2.8. Выдача дел другим управлениям Россельхознадзора производится с разрешения начальника подразделения, ответственного за делопроизводство. Выдача дел должностным лицам управлений Службы во временное пользование и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей и при возврате, производит работник архива (лицо, ответственное за архив) в присутствии лица, получающего (возвращающего) единицы хранения.

5.2.9. Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение № 29) и лист использования документов (приложение № 30).

На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 31), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается управление Россельхознадзора, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование должностным лицам управлений Россельхознадзора на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Россельхознадзора или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в управлении Россельхознадзора, временно требуются какому-либо должностному лицу, то они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел с разрешения начальника управления или его заместителя. На их место вкладывается лист-заместитель с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.

5.2.10. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается по решению судебных и (или) правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек.

С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива и печатью Россельхознадзора и приобщаются к соответствующей единице хранения.

В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения — уничтожаются.

5.2.11. Подлинные личные документы выдаются владельцу с разрешения руководителя Россельхознадзора или уполномоченного им лица по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2.12. Приказы Россельхознадзора группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

5.2.13. Изъятие и возврат документов оформляется актом. Акт и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возврат), включаются в дело фонда. Изъятие (возврат) документов и их замена на копии отражаются в учетных архивных документах.

5.2.14. Уставы, положения, инструкции, утвержденные приказами Россельхознадзора, являются приложениями к ним и группируются вместе с приказами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

5.2.15. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

5.2.16. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельное дело и располагаются в нем в порядке алфавита по фамилиям. Обращения граждан (предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках, злоупотреблениях и коррупции) и документы по их рассмотрению группируются отдельно от обращений граждан, носящих личный характер.

5.2.17. Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

5.2.18. Обращения граждан (предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках, злоупотреблениях и коррупции) и документы по их рассмотрению группируются отдельно от обращений граждан, носящих личный характер.

5.2.19. Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.20. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД Россельхознадзора в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

5.2.21. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

5.3. Подготовка дел к передаче на архивное хранение

5.3.1 Процесс подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение состоит из:

экспертизы ценности документов;

оформления дел;

составления описей дел по результатам экспертизы их ценности;

5.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Россельхознадзора делопроизводителями структурных подразделений;

для организации и проведения экспертизы ценности документов в Россельхознадзоре создана центральная экспертная комиссия (далее ЦЭК) Россельхознадзора, действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК Россельхознадзора и утверждаемого правовым актом Россельхознадзора.

Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, ее территориальных органов и подведомственнх организаций, с указанием сроков их хранения, согласованного с Федеральным Архивным агентством, типовых и примерных номенклатур дел.

5.3.3 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу для передачи в архив Россельхознадзора;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Россельхознадзора.

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

5.3.4. По результатам экспертизы ценности документов в Россельхознадзоре составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу, электронных документов, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Формы описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу (приложение № 32), электронных документов (приложение № 33), составляемых в управлениях Службы, установлены приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

5.3.5. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Россельхознадзора подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками Отдела делопроизводства и делопроизводителями структурных подразделений Россельхознадзора при методической помощи и под контролем архива Россельхознадзора.

5.3.6. Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в архив Россельхознадзора, а также для подготовки дел к передаче в государственный архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду), по договору могут привлекаться специализированные организации.

5.4. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

5.4.1 Подготовка документов и дел на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.4.2. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения и документов, не подлежащих хранению, проводится на основании сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем Россельхознадзора.

5.4.3. Отбор дел с истекшими сроками хранения в управлениях проводится ежегодно одновременно с составлением описей дел за этот же период.

По результатам этого отбора управления составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются дела, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляются акты.

Например:

Законченные в 2019 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в указанные акты, составленные не ранее 1 января 2023 года.

5.4.4. Акты в управлениях составляются по установленной форме (приложение № 34) и представляются на согласование в подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, вместе с согласованными и подписанными описями дел за этот же период.

5.4.5. Подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, на основе актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных другими управлениями Россельхознадзора, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, за всю Службу (далее — сводный акт). При этом дела каждого управления, включенные в сводный акт, составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 35), производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и сводных описей дел по личному составу, а также сводных описей электронных дел за этот же период. После утверждения сводных описей дел постоянного хранения и согласования сводных описей дел по личному составу ЭПК ГА РФ сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на утверждение руководителю Россельхознадзора. Сводный акт, содержащий документы со сроками хранения 10 лет и более и отметкой «ЭПК», кроме того, до утверждения руководителем Россельхознадзора согласовывается с ЭПК ГА РФ.

После утверждения сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, руководителем Россельхознадзора управления передают вошедшие в акт дела в управление, отвечающее за обеспечение деятельности Россельхознадзора, для выполнения работ по их уничтожению.

Подразделение, ответственное за обеспечение деятельности Россельхознадзора, передает вошедшие в сводный акт дела на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Россельхознадзора проставляется отметка «Уничтожено» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

5.4.6. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

5.4.7. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

5.5. Передача дел в архив Россельхознадзора

5.5.1. В архив Россельхознадзора передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу. Их передача производится только по утвержденным описям дел не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Россельхознадзора не передаются. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.5.2. Передача дел в архив Россельхознадзора осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с начальниками управлений.

5.5.3. Прием дел производится должностным лицом, работающим в архиве Россельхознадзора, в присутствии сотрудника управления, сдающего документы, с проставлением во всех экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица, работающего в архиве Россельхознадзора, и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Россельхознадзора сотрудниками управлений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет управление, передающее документы.

5.5.4. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Россельхознадзора делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Россельхознадзора независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
ПРИКАЗ
от		N
Москва

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
от		N
Москва

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
Орликов пер., д. 1/11, Москва, 107996 для телеграмм: Москва 84 Россельхознадзор тел.: +7 (499) 975-43-47; факс: +7 (495) 607-82-70 E-mail: https://ereception.fsvps.ru http://www.fsvps.gov.ru
		N
На N			от

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
Орликов пер., д. 1/11, Москва, 107996 для телеграмм: Москва 84 Россельхознадзор тел.: +7 (499) 975-43-47; факс: +7 (495) 607-82-70 E-mail: https://ereception.fsvps.ru http://www.fsvps.gov.ru
		N
На N			от

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
от		N
Москва

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ВЕТЕРИНАРНОГО НАДЗОРА (Упргосветнадзор)
Орликов пер., д. 1/11, Москва, 107996 для телеграмм: Москва 84 Россельхознадзор тел.: +7 (499) 975-19-96; E-mail: vet@fsvps.gov.ru http://www.fsvps.go.ru
		N
На N		от

ПРОТОКОЛ
Совещания у Руководителя (заместителя Руководителя) Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору
Ф.И.О.
от		N
Москва

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
ПРОТОКОЛ
	Заседания Комиссии по.......
от		N
Москва

<*> регистрационный номер документа

<**> дата поручения (резолюции) документа

1. Федеральные законы Российской Федерации и проекты Федеральных законов.

2. Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации.

3. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации.

4. Поручения Председателя Правительства Российской Федерации.

5. Поручения заместителей Председателя Правительства Российской Федерации.

6. Протоколы совещаний в Правительстве Российской Федерации, подписанные Председателем Правительства Российской Федерации или заместителями Председателя Правительства Российской Федерации.

7. Поручения и иные документы, подписанные Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации.

8. Поручения Правительства Российской Федерации, поступившие из Министерства сельского хозяйства Российской Федерации.

1. Акты (проверок и решений; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; приема-передачи имущества; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Должностные регламенты.

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

4. Инструкции (по документационному обеспечению управления, по технике безопасности; служебного распорядка и т.д.).

5. Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

6. Отчеты (о финансово-хозяйственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах).

7. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности Россельхознадзора, с указанием сроков хранения и т.д.).

8. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; работы Коллегии, ученого совета и т.д.).

9. Положения (о структурном подразделении; о комиссии, о премировании и т.д.).

10. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок; учебные).

11. Сметы (расходов на содержание управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда Россельхознадзора; на капитальное строительство и т.д.).

12. Структура и штатная численность Россельхознадзора.

13. Уставы подведомственных Россельхознадзору организаций.

14. Формы унифицированных документов.

15. Штатные расписания и изменения к ним.

1. Акты (приемки, списания, экспертизы, другие).

2. Универсальные передаточные документы.

3. Архивные справки, выписки и копии архивных документов.

4. Трудовые книжки и вкладыши к ним.

5. Гарантийные письма.

6. Доверенности, выдаваемые и удостоверяемые Руководителем Россельхознадзора.

7. Договоры (соглашения, государственные контракты, служебные контракты) и приложения к ним, калькуляции к договорам и их копии; задания (на проектирование, строительство, техническое, другое); заключения и отзывы (на диссертации и авторефераты, направляемые в Высшую аттестационную комиссию).

8. Заявления (на аккредитив, об отказе акцепта, другое); копии нормативных правовых актов, издаваемых в Россельхознадзоре; планы финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных бюджетных учреждений.

9. Изменения государственного оборонного заказа.

10. Формы, направляемые в Минфин России в рамках бюджетного процесса; сведения об операциях с целевыми субсидиями и сведения для включения в государственный оборонный заказ.

11. Уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательствах.

12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, грамотами, об объявлении благодарности, другое).

13. Сметы доходов и расходов центрального аппарата Россельхознадзора.

14. Справки (о выплате страховых сумм, о начисленной и причитающейся заработной плате, праве на льготы, размеры пенсий, 2НДФЛ, другое).

15. Документы для передачи информации в Сбербанк России.

16. Положения о территориальных управлениях Россельхознадзора и уставы подведомственных федеральных государственных бюджетных учреждений организаций.

17. Штатные расписания территориальных управлений Россельхознадзора и изменения к ним, а также иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности Россельхознадзора, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации.

18. Прошитые документы, направляемые в организации, исполнителю, подрядчику, поставщику.

19. Копии прошитых документов с грифом «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью».

1. Служебные удостоверения федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Россельхознадзора.

2. Служебные удостоверения заместителей руководителей территориальных управлений Россельхознадзора.

3. Служебные удостоверения директоров федеральных бюджетных учреждений и руководителя федерального государственного унитарного предприятия.

Приложение № 17

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
ПРИКАЗ
от 7 октября 2025 года	№ 1289
Москва
О внесении изменений в Устав ФГБУ «ВНИИЗЖ»
В соответствии с Порядком создания, реорганизации, изменения типа и ликвидации федеральных государственных учреждений, а также утверждения уставов федеральных государственных учреждений и внесения в них изменений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2010 г. № 539, а также в целях совершенствования организации деятельности федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральный центр охраны здоровья животных» приказываю: 1. Утвердить прилагаемые изменения № 1 в Устав федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральный центр охраны здоровья животных» (далее — ФГБУ «ВНИИЗЖ»), утвержденный приказом Россельхознадзора от 8 августа 2024 г. № 1008. 2. Директору ФГБУ «ВНИИЗЖ» Р.Н. Рыбину обеспечить: регистрацию изменений № 1 в Устав ФГБУ «ВНИИЗЖ» в налоговом органе; представление в Россельхознадзор в течение 10 дней после регистрации в установленном порядке копий документов, подтверждающих внесение в Единый государственный реестр юридических лиц записи о государственной регистрации изменений в учредительные документы ФГБУ «ВНИИЗЖ». 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель	С.А. Данкверт

Формат A4 (210 x 297 мм)

Приложение № 18

ПРОТОКОЛ
Совещания у Руководителя (заместителя Руководителя) Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору
Ф. И. О.
от		N
Москва
Присутствовали:
Представители структурных подразделений Россельхознадзора		Фамилия И.О. (по алфавиту)
Приглашенные лица: (должности)		Фамилия И.О.
1. Наименование рассматриваемого вопроса
	(фамилии выступающих, фамилия председательствующего)
1. Принять к сведению.... 2. Директору ФГБУ «ВНИИКР»....
2. Наименование рассматриваемого вопроса
	(фамилии выступающих, фамилия председательствующего)
1. Установить, что.... 2. Упргосветнадзору (Ф. И. О.) обеспечить....
Руководитель (Заместитель Руководителя)			И.О. Фамилия

Формат A4 (210 x 297 мм)

Приложение № 19

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)
ПРОТОКОЛ
Заседания Комиссии (рабочей группы) по........
от		N
Москва
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
Присутствовали:
Члены Комиссии (Рабочей группы)		И.О. Фамилия (по алфавиту)
Секретарь Комиссии (при наличии)		И.О. Фамилия
Представители структурных подразделений Россельхознадзора		И.О. Фамилия
Приглашенные лица: должности		И.О. Фамилия
1. Наименование рассматриваемого вопроса
	(Фамилии выступающих, Фамилия председательствующего)
1. Принять к сведению.... 2. Управделами (Ф.И.О.) проконтролировать....
2. Наименование рассматриваемого вопроса
	(Фамилии выступающих, Фамилия председательствующего)
1. Установить, что.... 2. ФГБУ «ВНИИКР» обеспечить....
Председатель Комиссии (руководитель Рабочей группы) Должность в Россельхознадзоре			И.О. Фамилия
Секретарь Комиссии (при наличии) (должность)			И.О. Фамилия

Формат A4 (210 x 297 мм)

службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

Приложение № 20

АКТ N ____ об отсутствии (повреждении) документов (приложений в почтовых отравлениях)

 г. Москва «__» ______________ (день, месяц, год)

В Федеральную службу по ветеринарному и фитосанитарному надзору поступило ________________________________________ (вид отправления) от ____________________________________________ (наименование отправителя) (адрес отправителя: __________________________________________).

При поступлении почтового отправления установлено:

1.  <a id="p102002"></a>Целостность  бумажного  пакета полностью (частично) нарушена. Новое
пакетирование произведено отделением связи.

2.  <a id="p102003"></a>Почтовое  отправление  от  "__" __________ (заявление, письмо,
обращение и т.д.) поступило без вложения:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в двух экземплярах и направлен:

1 экз. — в архивное дело Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору в соответствии с номенклатурой дел;

Должность       (подпись)                    ФИО

    Должность       (подпись)                    ФИО

    Должность       (подпись)                    ФИО

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец бланка акта об отсутствии (повреждении) документов (приложений в почтовых отправлениях) Федеральной службы

Приложение № 21

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации, с пометкой «Лично».

9. Отчеты о НИР.

10. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

11. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

12. Прейскуранты.

13. Пригласительные билеты, приглашения.

14. Программы конференций, совещаний.

15. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

16. Учебные планы, программы.

17. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

1. Порядок рассмотрения

Контролю подлежат все требующие исполнения зарегистрированные в Службе документы.

Направленные в управления Службы поручения и иные документы рассматриваются начальниками этих управлений в следующем порядке:

поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

поручения, содержащие указание «срочно» и «оперативно», рассматриваются начальниками управлений Службы в течение часа с момента их получения.

2. Сроки исполнения

2.1 Поручения подлежат исполнению, как правило, в следующие сроки:

из вышестоящих организаций — в указанный срок;

• без указания конкретной даты исполнения:

имеющие пометку «весьма срочно» — исполняются в суточный срок;

имеющие пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок;

имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок.

Типовой срок исполнения поручений, если срок исполнения в поручении не указан — до 1 месяца

2.2. По проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим на согласование — до 10 дней.

2.3. По обращениям сенаторов и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации — не позднее чем через 30 дней со дня получения.

2.4 Сроки рассмотрения обращений граждан:

7 дней — обращение направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

7 дней — со дня регистрации обращение, в котором обжалуется судебное решение возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7 дней — в случае поступления обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на сайте Службы, гражданину, направившему обращение, в течение семи дней сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении.

15 дней, в течение которых государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по запросу обязаны представлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения.

В течение 30 дней рассматривается обращение, поступившее в Службу в соответствии с ее компетенцией.

На 30 дней — в исключительных случаях возможно продление срока рассмотрения обращения с уведомлением об этом автора обращения.

2.5 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

2.6. На дополнительные поручения Руководителя на документах устанавливается дополнительный контроль со сроком исполнения от 3 до 7 рабочих дней, в течение которых исполнитель должен доложить Руководителю и сделать об этом отметку в СЭД, с указанием даты доклада. После этого основное поручение должно исполняться в обычном порядке в установленный срок.

3. О резолюциях (поручениях)

3.1. В резолюции (поручении) указывается исполнитель и соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: «созыв», «свод» или «отв». Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

3.2. В случае если в резолюции Руководителя первым указан заместитель Руководителя и при этом головной исполнитель не обозначен словом «отв.», «свод», «созыв», головным исполнителем является первый указанный после заместителя Руководителя исполнитель.

3.3. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Россельхознадзора, начальник заинтересованного управления в течение 3 дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) представляет руководству Службы письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

3.4. Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение Отделом делопроизводства, осуществляется по взаимному согласию руководства управлений-исполнителей и Отделом делопроизводства в течение 3 дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) с соответствующей отметкой в СЭД. Если взаимного согласия руководства управлений-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем Руководителя по письменному предложению заинтересованного начальника управления.

3.5. Соисполнителям при исполнении совместных поручений необходимо представить материалы головному исполнителю с таким расчетом, чтобы на завершение работы над документом оставалось не менее половины установленного срока.

4. Согласование документов

4.1. Срок доработки и подписания проекта ответного документа должен составлять не менее второй половины срока исполнения документа.

4.2. Ответные документы, срок исполнения которых составляет менее 10 дней, должны согласовываться в суточный срок.

При этом устанавливаются следующие сроки согласования каждым участником:

1. обычные документы — не более 2 дней;

2. срочные документы и документы с указанием «незамедлительно» — не более 5 часов;

3. документы с указанием «весьма срочно» — не более 2 часов.

4.3. Правовая экспертиза и согласование проектов документов проводится в срок не более 5 дней, а документов, требующих детальной правовой экспертизы — в течение 10 дней. По проектам документов с ограниченным сроком исполнения (1 — 3 дня) правовая экспертиза проводится в течение 1 дня.

4.4. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу («Отказать») или положительную электронную визу («Согласовать») с учетом указанных замечаний. Отказ в визировании документа не допускается.

4.5. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости головной исполнитель организует исполнение поручения, для чего может проводить согласительные совещания и создавать рабочие группы.

4.6. Все согласования документа должны быть завершены за 2 рабочих дня до наступления срока исполнения.

4.7. В случае неполучения согласований от соисполнителей в срок проект документа может быть внесен руководству Службы без согласований.

При внесении документов головной исполнитель информирует руководство Россельхознадзора о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.

5. Снятие поручений с контроля

5.1. Факт исполнения поручений (резолюций) по документу фиксируется в ЭРК документа системы электронного документооборота путем создания исполнителем отчета об исполнении.

5.2. Снятие с контроля поручений осуществляется путем представления исполнителем в Отдел делопроизводства информации, которая подтверждает исполнение данного поручения.

5.3. В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем (головным исполнителем) поручения.

5.4. Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение поручения до тех пор, пока документ не снят с контроля.

5.5. Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются невыполненными.

6. Общие положения

6.1. Начальники управлений Службы, на которых возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность их реализации. Текущий контроль за исполнением поручений руководства Россельхознадзора осуществляет заместитель начальника управления (с утверждением этой функции в должностном регламенте).

6.2. Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.

6.3. Переписка между управлениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем порядке) и не требуют документального оформления, не допускается.

6.4. Управления должны рассматривать вопросы, касающиеся функций управления (согласно положению об управлении), без дополнительного поручения руководства Россельхознадзора.

6.5. Различные вопросы, касающиеся взаимодействия управлений, должны вноситься на рассмотрение руководству Россельхознадзора только в случаях, если не найдено согласованных решений с соответствующими управлениями.

6.6. С целью сокращения документооборота государственные гражданские служащие Россельхознадзора должны в полной мере использовать предоставленные права для самостоятельного решения вопросов, относящихся к их компетенции.

Предложения руководству Россельхознадзора должны представляться только по вопросам, требующим его решения или участия.

6.7. При отсутствии у управления-соисполнителя предложений по указанным в документе вопросам госслужащий — непосредственный исполнитель указанного документа в управлении-соисполнителе (по согласованию со своим руководством) доводит информацию об отсутствии предложений до госслужащего — исполнителя в головном управлении, о чем делаются соответствующие записи в СЭД у головного исполнителя и соисполнителя.

6.8. В СЭД в разделе «Отчеты» представлены справки, позволяющие исполнителям в реальном масштабе времени получать информацию о ходе исполнения поручений, результатах исполнения, а также организовать предупредительный контроль.

Приложение № 23

НАДЗОРУ (СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ)

Формат A4 (210 x 297 мм)

Приложение № 24

Формат A4 (210 x 297 мм)

и фитосанитарному надзору

Приложение № 25

ПРИЗНАКИ ФОРМИРОВАНИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ

Обложка дела
(название государственного (муниципального) архива)
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N ______________ ТОМ N ______________
(заголовок дела)
(крайние даты)
На _____ листах Хранить ______
Ф. N	____________
Оп. N	____________
Д. N	____________

Приложение № 28

Внутренняя опись документов дела N

Формат A4 (210 x 297 мм)

Приложение N 29

от "__" __________ ____ г. N ____

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

_________________________________________________________________ листа(ов) (цифрами, прописью)

Образец формы листа-заверителя дела Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА

Образец формы листа использования дела Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ (Россельхознадзор)

Наименование структурного подразделения

Утверждаю Наименование должности руководителя структурного подразделения

                                         __________   _____________________
                                           Подпись     Расшифровка подписи

                                     Дата _____________________________

ОПИСЬ N ______ дел __________

В данную опись внесено ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N _____________________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: __________________________________________________________ пропущенные номера: _______________________________________________________

Дата

Начальник подразделения,               Протокол ЭК структурного

ответственного за делопроизводство     подразделения

                                   от __________ N/N __________

Передал _______________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)

Принял ________________________________________________________________ дел

    (цифрами   и   прописью)
и ______________________ регистрационно-контрольных  картотек к документам.

Наименование должности работника, ответственного за ведение архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Формат A4 (210 x 297 мм)

Образец формы описи дел (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу) Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел, (цифрами и прописью) с N _____________________________ по N ___________________________________, объемом ____________________ Мб.

Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Начальник подразделения, ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи

Дата

Передал _______________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам, (цифрами и прописью) объемом ________________________________ Мб.

--------------------------------

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

Наименование должности работника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Принял ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам, (цифрами и прописью) объемом _____________________ Мб.

Наименование должности сотрудника, ответственного за ведение архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

--------------------------------

<*> Составляется на каждое электронное дело.

Образец формы описи электронных дел Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

____________________________________

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА                       УТВЕРЖДАЮ
ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ                         Руководитель Федеральной службы по
И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ                ветеринарному и фитосанитарному
(Россельхознадзор)                       надзору

                                     ___________________

АКТ (подпись) _______________ N __________________ (дата) о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (N и название фонда)

Итого ____________________ ед. хр. (дел, электронных дел) за ________ годы. (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены ЭПК

                (наименование архивного учреждения)

протокол от _______________________ N _____________________________________

Наименование должности руководителя архива (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив) _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

         СОГЛАСОВАНО                                  УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭК (ЦЭК) организации             Протокол ЭПК архивного учреждения
от __________ N _____________             от ____________ N _______________

Документы в количестве ____________________ ед. хр. (дел, электронных дел):

• на бумажном носителе весом ______________________ кг сданы на уничтожение
• на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________

                       (способ уничтожения)

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                    _____________________
______________                              (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника                      _____________________
______________                              (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

Формат A4 (210 x 297 мм)

Приложение № 35

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ (АРХИВНЫХ) ДОКУМЕНТОВ,

____________________________________

(Россельхознадзор)

Наименование структурного подразделения

АКТ _______________ N __________________ (дата) о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (N и название фонда)

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                            _____________________
_________________                       (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (ЦЭК) организации от ____________ N _____________

Документы в количестве ____________________ ед. хр. (дел, электронных дел):

• на бумажном носителе весом ______________________ кг сданы на уничтожение
• на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________

                       (способ уничтожения)

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                    _____________________
______________                          (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника                      _____________________
______________                          (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Формат A4 (210 x 297 мм)