Приказ Росстата от 05.03.2012 № 55
Редакция от 24.05.2012, актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росстата от 05.03.2012 N 55. 55. 05.03.2012. редакция от 24.05.2012. https://bukva.ai/docs/prikaz-55-2012-rosstat-federalnaya-sluzhba
(ред. от 24.05.2012)
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики»
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 15.01.2014 № 32, утвердившего новую Инструкцию.
МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
ПРИКАЗ
от 5 марта 2012 г. № 55
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
В соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством от 13 февраля 2012 г. № 6/245-А.
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики и территориальных органов государственной статистики организовать и обеспечить работу с документами в соответствии с требованиями Инструкции.
3. Руководителям территориальных органов государственной статистики отменить ранее изданные приказы об утверждении инструкции по делопроизводству в соответствующем территориальном органе.
4. Признать утратившим силу Приказ Росстата от 1 июня 2006 г. № 70 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы государственной статистики (ЦА Росстата)».
от 5 марта 2012 г. № 55
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее — Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее — Росстат) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в результате деятельности центрального аппарата и территориальных органов Росстата документов.
1.3. В Росстате делопроизводство организуется и ведется на основе положений Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя. Особенности работы с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с использованием Системы электронного документооборота (далее — СЭД), устанавливаются в Регламентах по работе с организационно-распорядительными документами в системе электронного документооборота Росстата, утверждаемых приказами Росстата.
1.5. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, и Инструкцией о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, утвержденной Приказом Росстата от 31 января 2011 г. № 24.
Особенности обработки персональных данных и порядок применения электронной цифровой подписи устанавливаются отдельными актами Росстата, утверждаемыми руководителем Федеральной службы государственной статистики (далее — Руководитель).
Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, № 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1), Федеральные законы от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 23, ст. 2199), от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038), от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; 2009, № 52 (ч. I), ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; 2010, № 31, ст. 4173; № 49, ст. 6409; 2011, № 23, ст. 3263; № 31, ст. 4701), от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52 (ч. I), ст. 5140; 2005, № 19, ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293; 2007, № 49, ст. 6070; 2008, № 30 (ч. II), ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3626; 2009, № 48, ст. 5711; 2010, № 1, ст. 5, ст. 6; № 40, ст. 4969), от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196), от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196), от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554), от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036), от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291) и другие законодательные акты, Указы Президента Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 5, ст. 527; 2006, № 8, ст. 895; 2008, № 17, ст. 1815; 2008, № 43, ст. 4921; 2009, № 6, ст. 718; 2009, № 31, ст. 3928; 2010, № 19, ст. 2300; 2011, № 18, ст. 2597) от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865), от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925), а также Постановления Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 (ч. III), ст. 5587), от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165), от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 48 (ч. II), ст. 6001), от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; 1997, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240; 2009, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251; № 29, ст. 4472; № 32, ст. 4834), от 01.06.2004 № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; 2006, № 23, ст. 2514; 2006, № 29, ст. 3251; 2007, № 32, ст. 4150; 2008, № 14, ст. 1413; 2008, № 21, ст. 2459; 2008, № 49, ст. 5833; 2009, № 11, ст. 1302; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 36, ст. 4358; 2009, № 49 (ч. II), ст. 5970, ст. 5971; 2009, № 52 (ч. II), ст. 6609; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251; № 28, ст. 4219), от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 41, ст. 4790; 2009, № 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776; 2010, № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2008, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 47, ст. 5675; 2009, № 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 22, ст. 2776; № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986), от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614), от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), иные нормативные правовые акты, государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).
1.7. Организация и совершенствование делопроизводства на основе единых требований с использованием современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Росстата возлагаются на Административное управление, в территориальных органах Росстата — на административный отдел (при наличии в утвержденной структуре).
1.8. Организацию делопроизводства и контроль установленных настоящей Инструкцией правил документирования и документооборота в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Росстата, в том числе особенностей делопроизводства при работе с обращениями граждан, осуществляют руководители структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Росстата.
1.9. Государственные служащие структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Росстата несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.
1.10. Передача служебных документов, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с письменного указания руководства Росстата и на основании письменных запросов.
1.11 Ведение делопроизводства осуществляется:
в центральном аппарате Росстата, включая обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной и административно-хозяйственной деятельности, контроль хода и результатов исполнения документов, комплектование архивных фондов, а также координацию работы с документами и другие функции делопроизводства — Отделом делопроизводства и контроля Административного управления в соответствии с положением о нем и должностными регламентами государственных служащих отдела, в территориальном органе Росстата — гражданскими служащими (или работниками) административного отдела, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в территориальном органе Росстата (далее — Сотрудники по ведению делопроизводства территориального органа);
в структурных подразделениях центрального аппарата (территориального органа) Росстата, включая получение, учет движения, доведение до исполнителей, контроль исполнения документов, передачу исходящих документов в иные структурные подразделения, для отправки средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота, — специально уполномоченными лицами (государственными служащими (работниками) указанных подразделений, совмещающими выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями) в соответствии с их должностными регламентами (должностными инструкциями) (далее — Сотрудники по ведению делопроизводства).
Сотрудники по ведению делопроизводства в структурных подразделениях назначаются приказом.
1.12. Об утрате или неисправимом повреждении документа, случаях нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, государственные служащие (работники) структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата в течение одного часа устно сообщают руководителю структурного подразделения и в Отдел делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудникам по ведению делопроизводства территориального органа). О результатах проверки правил работы с документами информируется вышестоящий руководитель.
1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, документов или их копий осуществляются только подразделениями по взаимодействию со средствами массовой информации в соответствии с положениями о них, а в отдельных случаях — другими подразделениями (или уполномоченными лицами) по разрешению (поручению) Руководителя (в территориальном органе Росстата — руководителя территориального органа).
1.14. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, на время болезни или отстранения от работы и в других случаях временного отсутствия государственные служащие (работники) центрального аппарата (территориального органа) Росстата передают находящиеся у них на исполнении документы ответственному за делопроизводство или по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику.
В случае перемещения по службе или увольнения работника передача документов и дел осуществляется по акту.
При служебной необходимости при изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим государственным служащим (работником), руководитель структурного подразделения назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей Сотруднику по ведению делопроизводства.
1.15. Текст настоящей Инструкции с приложениями размещается на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Росстата (территориального органа Росстата).
Изменения вносятся в Инструкцию, утвержденную Приказом Руководителя, только после согласования с Росархивом.
1.16 В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа — первый и единственный экземпляр документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе власти, с указанием сроков их хранения (в центральном аппарате, территориальном органе Росстата);
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти (центрального аппарата, территориального органа Росстата);
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированная форма документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленная в электронном виде;
заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина — направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
сканирование документа — получение электронного образа документа;
система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления;
пометка «Для служебного пользования» — отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности центрального аппарата, территориального органа Росстата, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
нормативный правовой акт — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы в Росстате оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением.
При переписке в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, между структурными подразделениями центрального аппарата (структурными подразделениями территориального органа) Росстата бланки не используются.
2.1.2. Состав видов и формы бланков, электронные шаблоны бланков документов, применяемых в центральном аппарате Росстата, утверждаются Руководителем (заместителем Руководителя) по представлению Административного управления. Формы бланков, электронные шаблоны бланков документов, применяемых в территориальных органах Росстата, согласовываются с Административным управлением Росстата и утверждаются руководителем территориального органа Росстата.
В зависимости от расположения реквизитов в Росстате применяются два варианта бланков: угловой бланк; продольный бланк.
Устанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Образцы бланков приведены в Приложениях № 1 — 6.
2.1.3. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам центрального аппарата и территориальных органов Росстата в полиграфических предприятиях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Бланки изготавливаются на основании заявки отдела делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудников по ведению делопроизводства территориального органа Росстата), направляемой (до 20 числа последнего месяца текущего полугодия) в соответствующе хозяйственные подразделения, которые обеспечивают их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка.
Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
2.1.4. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — бланки) подлежат учету, используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
Выдаются бланки сотрудникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство, на основании поданных заявок под роспись в соответствующем журнале.
2.1.5. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета и выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Журнал учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должен содержать в себе следующие графы: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков.
Журнал выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должен содержать в себе следующие графы: вид бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланка; расписка в получении (подпись); примечание (отметка об уничтожении, порчи бланка и т.д.).
Уничтожение бланков, как бланков строгой отчетности, осуществляется по акту с отметкой в Журнале выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по окончании полугодия.
2.1.6. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются государственным служащим (работникам) под роспись в Журнале выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
2.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений и сотрудники, за которыми закреплены соответствующие обязанности.
2.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые Росстатом, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, для создаваемых в Росстате документов установлен следующий состав реквизитов:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица — автора документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты. Например, отметка о поступлении документа в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата; отметки «Копия», «Контроль», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
Реквизиты на бланках центрального аппарата Росстата печатаются в одну краску — синюю, в территориальном органе Росстата — черную.
Обязательные реквизиты располагаются на бланках в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30-2003, печатаются центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов печатается от левой границы зоны расположения реквизитов) и соблюдаются следующие требования:
2.2.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (в редакции Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 № 1-ФКЗ, от 10.11.2009 № 6-ФКЗ) «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).
На бланках документов Росстата Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте (красный — в центральном аппарате, черный — в территориальном органе) и помещается на верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».
2.2.2. Наименование федерального органа исполнительной власти. Наименование федерального органа исполнительной власти — автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти: ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ).
Абзац исключен. - Приказ Росстата от 24.05.2012 № 319.
Наименование территориального органа Росстата указывается в соответствии с Приказом Минэкономразвития России от 14 сентября 2009 г. № 362 (в редакции от 04.12.2010) «Об утверждении Типового Положения о территориальном органе Федеральной службы государственной статистики» (зарегистрировано в Минюсте России 19.10.2009, регистрационный № 15052).
Например: ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (МОСОБЛСТАТ).
Над наименованием территориального органа Росстата, находящегося в ведении Федеральной службы государственной статистики, указывается сокращенное наименование федерального органа: РОССТАТ.
(в ред. Приказа Росстата от 24.05.2012 № 319)
2.2.3. Должность лица, подписавшего документ. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается только в бланке письма должностного лица РУКОВОДИТЕЛЯ или ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ под наименованием Росстата (территориального органа Росстата): РУКОВОДИТЕЛЬ, ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ.
2.2.4. Справочные данные о Росстате указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Росстата (территориального органа Росстата), номер телефона, номер факса, официальный адрес электронной почты, электронный адрес официального интернет-сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
2.2.5. Вид документа. Наименование вида документа, создаваемого Росстатом (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
2.2.6. Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывается в бланках документов Росстата, за исключением бланков писем.
2.2.7. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 26.03.2011.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2011 г.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
2.2.8. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии со структурой регистрационного номера и классификаторами, утверждаемыми Руководителем Росстата (заместителем Руководителя), в территориальном органе Росстата — Руководителем (заместителем руководителя) территориального органа Росстата.
Введение новой структуры регистрационного номера документа и классификаторов осуществляется по разрешению Руководителя (заместителя Руководителя) Росстата.
Регистрационный (входящий) номер документа, поступившего в адрес центрального аппарата (территориального органа) Росстата на имя должностных лиц, имеет порядковый номер в пределах календарного года и в пределах выделенных документопотоков.
Регистрационный (исходящий) номер документа центрального аппарата (территориального органа) Росстата имеет порядковый номер в пределах календарного года и в пределах выделенных документопотоков и присваивается после подписания (утверждения) документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной части документа.
2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
2.2.10. Адресат. Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.
2.2.11. Наименование либо аннотация документа. Наименование документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем? (о ком?)», например:
приказ (о чем?): Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Федеральной службы государственной статистики;
письмо (о чем?): Об оказании консультативной помощи;
правила (чего?): Правила внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.
В проектах законодательных, нормативных и индивидуальных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.12. Текст документа. Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.
Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только одну (вторую) часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, раздельными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
от 1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
от 3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет; коллегия постановила; Росстат не считает возможным;
от 1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В текстах законодательных, нормативных и индивидуальных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти — автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 „Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации“.»
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (как правило, в текстах приложений).
При составлении текста в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих после первой страницах таблицы должны быть напечатаны только номера граф.
При подготовке документов Росстата рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word 2000 (2003) и выше с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 — 2 межстрочных интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Текст печатается на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервала от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей: левое — от 20 мм; правое — от 10 мм; верхнее — от 20 мм; нижнее — от 20 мм. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.
2.2.13. Отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 — 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
2. Заключение на проект... в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
Если в отметке о наличии приложений указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом, например:
Приложение: письмо Росстата от 01.09.2011 № 51-01/12345-ПП и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронной форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и т.п.) и количество штук, например:
На приложениях справочного характера к приказам, указаниям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.
В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
от 15.05.2011 № 135
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа, например:
от 25.05.2011 № 155
2.2.14 Гриф согласования.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами), а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:
Письмо Минэкономразвития России
«Гриф согласования» отделяют от последующих строк реквизита межстрочным интервалом 18 пт (остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал).
Все остальные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничиваться правым полем документа.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
2.2.15. Виза. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.
На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, в данном случае делается отметка «Лист согласования (визирования) прилагается».
Согласование документа оформляется визой:
с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и т.п.);
с подведомственными организациями;
с общественными организациями (при необходимости).
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Письма визируются на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования (арабскими цифрами), например:
При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Начальник Административного управления
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник Административного управления
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
2.2.16. Подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Подпись отделяется от последней строки текста межстрочным интервалом 21 — 36 пт. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем, например:
Заместитель руководителя Подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом, например:
Временно исполняющий обязанности руководителя Федеральной службы государственной статистики Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель руководителя Заместитель руководителя Федеральной службы Федеральной службы по надзору государственной статистики в сфере связи, информационных
технологий и массовых коммуникаций
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на официальном бланке Росстата в реквизите «подпись» указывается сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ, например:
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на чистых листах бумаги (без использования официального бланка Росстата) в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, например:
Заместитель руководителя Федеральной службы государственной статистики Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписываются Руководителем, заместителем Руководителя, начальниками управлений по указанию Руководителя (заместителя Руководителя) в соответствии со статусом исходящего документа (в территориальном органе Росстата — руководителем, заместителем руководителя территориального органа Росстата).
Документы, направляемые территориальным органам Росстата, организациям и гражданам, подписываются Руководителем, его заместителями или начальниками управлений в соответствии с их компетенцией. Право подписи служебных писем устанавливается положением об управлениях, положениями об отделах, распределением обязанностей между Руководителем и его заместителями, должностными регламентами.
Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом (ст. 160 ГК РФ), иными правовыми актами или соглашению сторон.
2.2.17. Гриф утверждения. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной службы государственной статистики
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
Приказом Росстата
от 03.06.2011 N 165
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа и отделяется от последующих строк реквизита межстрочным интервалом 18 пт (остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал).
2.2.18. Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Росстат (территориальные органы Росстата) имеет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.
Печать ставится на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Примерный перечень документов, на которые проставляются печати Росстата с изображением Государственного герба Российской Федерации, указан в Инструкции о порядке учета, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, утвержденной Приказом Росстата от 31 января 2011 г. № 25.
2.2.19. Отметка о заверении копии документа. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле Росстата N ____ за ____ г. Верно
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Дата Оттиск печати
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
2.2.20. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером № 8. На документах за подписью Руководителя или заместителя Руководителя указывается наименование структурного подразделения, например:
На документах за подписью начальника Управления указывается наименование отдела, подготовившего документ, например:
Отдел планирования государственной статистической деятельности
На документе, подготовленном группой исполнителей по поручению Руководителя, в отметке об исполнении указывается фамилия основного исполнителя.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и дополнительно включает: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию лица, размножившего документ, и дату печатания (размножения) документа, например:
2.2.21. Указания по исполнению документа. Указания по исполнению документа оформляются на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний по исполнению документа или на листе бумаги форматом А4, А5, А6.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, регистрационный номер и дату документа, к которому относятся указания по исполнению документа, например:
Прошу подготовить проект договора
Регистрационный N ___, дата документа
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно ему подчиненным.
2.2.22. Отметка о контроле документа. Отметка о контроле документа на бумажном носителе, поставленного на централизованный контроль, проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» буквой «К», словом «Контроль» на верхнем поле первого листа документа, на документах в электронном виде — проставляется «К».
2.2.23. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «Исполнено. В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты оформления отметки (арабскими цифрами), помещается слева в нижнем поле первого листа документа.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а также содержать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержащегося в резолюции, или, при отсутствии такого документа, слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.
В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит «Отметка об исполнении документа» включаются краткие сведения об исполнении, например:
Исполнено исх. от 03.09.2011 № 52-01/1115-ПМ В дело № 01-04-10
09.06.2011 Должность исполнителя Подпись И.О. Фамилия Или Доложено заместителю руководителя И.О. Фамилия
09.06.2011 В дело № 01-04-10
09.06.2011 Должность исполнителя Подпись И.О. Фамилия
2.2.24. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в центральный аппарат (или территориальный орган) Росстата содержит очередной порядковый номер в пределах выделенных потоков документов и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа и (или) наносить на документ в виде штрих-кода.
2.2.25. Отметка о конфиденциальности. Пометка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные), в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», попадающую под действие Перечня служебной информации ограниченного распространения по системе государственной статистики. Пометка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: «Для служебного пользования».
Пометка «Для служебного пользования» проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на обложке и титульном листе издания и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется через один межстрочный интервал и центруется по отношению к ней.
В случае, если служебная пометка «Для служебного пользования» относится к отдельному пункту документа, она проставляется на левом поле документа на уровне начала текста соответствующего пункта шрифтом № 9 в три строки и центрируется относительно самой длинной строки.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометка о поступлении документа в Росстат, пометки: «Лично», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
2.2.26. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе, дата его создания, а также другие поисковые данные) проставляется в виде отметки в нижнем колонтитуле каждой страницы документа, в левой его части шрифтом Times New Roman размером № 8.
2.3. Подготовка и оформление проектов законодательных и иных нормативных актов
2.3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации.
2.3.1.1. Росстат обобщает практику применения законодательства Российской Федерации в установленной сфере деятельности и вносит в Министерство экономического развития Российской Федерации (Минэкономразвития России) предложения по ее совершенствованию.
Предложения Росстата о подготовке проектов федеральных законов с соблюдением правил, установленных Регламентом Минэкономразвития России, направляются в Правовой департамент Минэкономразвития России, на который возложена функция по подготовке сводных предложений по законопроектной деятельности.
Указанные предложения должны содержать:
а) наименование проекта федерального закона и согласованные в установленном порядке концепцию и проект технического задания на его разработку, которые согласовываются в установленном порядке;
б) наименование федерального органа исполнительной власти — головного исполнителя и перечень соисполнителей;
в) информацию о предлагаемых сроках рассмотрения проекта федерального закона в Правительстве Российской Федерации и внесения его в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.
2.3.1.2. Подготовка проектов актов Российской Федерации поручается Руководителем одному или нескольким структурным подразделениям Росстата в соответствии с их компетенцией.
Руководители структурных подразделений Росстата обеспечивают подготовку и представление проекта федерального закона (иных нормативных правовых актов) в юридический отдел Административного управления для согласования и последующего его направления в Минэкономразвития России со всеми необходимыми приложениями, определенными Регламентом Минэкономразвития России и Регламентом Правительства Российской Федерации, а также Инструкцией по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации и Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации, утвержденной приказом Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации — Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации.
2.3.1.3. Проекты нормативных правовых актов Росстата по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росстата, подготовленные во исполнение актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минэкономразвития России, подлежат согласованию с Минэкономразвития России.
По поручению Минэкономразвития России Росстат принимает участие в согласовании проектов актов Российской Федерации с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
2.3.2 Подготовка нормативных правовых актов Росстата.
2.3.2.1. Нормативные правовые акты Росстата издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Росстата в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Росстате, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. № 420.
Структурные подразделения Росстата и его территориальные органы не вправе издавать нормативные правовые акты.
2.3.2.2. Порядок подготовки и оформления Росстатом нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009, Регламентом Минэкономразвития России, Регламентом подготовки и принятия нормативных правовых актов Минэкономразвития России, Регламентом Росстата.
2.3.2.3. Нормативные правовые акты по управлению имуществом, закрепленным за Росстатом на праве оперативного управления, по решению кадровых вопросов и вопросов организации деятельности издаются Росстатом в виде приказа или в ином установленном законодательством Российской Федерации виде в соответствии с утверждаемыми Правительством Российской Федерации правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
Нормативные правовые акты Росстата подписываются руководителем Росстата (лицом, исполняющим его обязанности).
Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).
2.3.2.4. В целях подготовки проектов нормативных правовых актов межведомственного характера, ответственность за подготовку которых возложена на Росстат, Руководитель по согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти имеет право создавать межведомственные рабочие группы.
Согласование указанных проектов нормативных правовых актов осуществляется в установленном Правительством Российской Федерации порядке.
Заместители Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) и начальники управлений обеспечивают согласование проекта нормативного правового акта, в том числе при наличии разногласий, путем проведения согласительных совещаний.
При наличии неурегулированных разногласий по проекту нормативного правового акта соответствующий заместитель Руководителя (уполномоченный начальник управления по согласованию с курирующим заместителем Росстата или иное определенное Руководителем лицо) вместе с таблицей разногласий докладывает Руководителю о данных разногласиях и действует в соответствии с его указаниями.
2.3.2.5. Заключения на проекты нормативных правовых актов Минэкономразвития России, относящихся к сферам деятельности Росстата, подписываются Руководителем (заместителями Руководителя) Росстата и представляются в Минэкономразвития России, как правило, в 5-дневный срок с даты поступления проектов данных актов в Росстат. По договоренности между Министром экономического Российской Федерации и Руководителем Росстата может быть установлен иной срок подготовки заключений, который для наиболее объемных и сложных проектов не может превышать 30 дней.
На основе анализа поступивших в установленный срок заключений Министр Минэкономразвития России принимает решение о подписании (утверждении) нормативного правового акта или о его доработке.
2.3.2.6. Государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее — Минюст России) подлежат нормативные правовые акты Росстата:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии осуществления права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
-
устанавливающие правовой статус организаций — типовые положения о территориальных органах и учреждениях, находящихся в ведении Росстата, а также устанавливающие правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
-
имеющие межведомственный характер, то есть содержащие правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Росстата.
При этом на государственную регистрацию направляются нормативные правовые акты, обладающие как одним из указанных признаков, так и несколькими.
Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия (постоянно действующие, временные (принятые на определенный срок)), в том числе содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
В случае возникновения сомнений относительно соответствия нормативных правовых актов критериям, указанным в пункте 2.3.2.6, такие акты также подлежат направлению на государственную регистрацию в Минюст России. Окончательное решение вопроса о необходимости государственной регистрации принимает Минюст России после проведения юридической экспертизы актов.
Не подлежат направлению на государственную регистрацию правовые акты Росстата:
персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
действие которых исчерпывается однократным применением;
оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
-
акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения Росстата, и организаций, подведомственных Росстату;
-
акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений Росстата и не содержащие новых правовых норм;
-
технические акты (формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат правовых норм;
Юридический отдел Административного управления обеспечивает организацию и соблюдение установленного порядка направления нормативных правовых актов на государственную регистрацию в Минюст России.
Необходимость направления нормативного правового акта на государственную регистрацию в Минюст России определяет начальник юридического отдела Административного управления, либо лицо, исполняющее его обязанности, на этапе согласования проекта нормативного правового акта.
Одновременно с визированием проекта акта согласно установленному порядку начальник юридического отдела Административного управления либо лицо, исполняющее его обязанности, делает на оборотной стороне последнего листа проекта (листа согласования (визирования)) запись: «С государственной регистрацией», заверяемую специальным штампом «Подлежит госрегистрации».
Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты направляются в Минюст России не позднее десяти дней со дня их подписания (утверждения).
Перед утверждением такого нормативного правового акта проводятся независимая экспертиза в целях выявления в нем положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96, а также антикоррупционная экспертиза в порядке, установленном Росстатом.
2.4. Оформление отдельных видов документов в Росстате
2.4.1. Состав документов Росстата. В деятельности Росстата создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы коллегии, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных, консультативных и других органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, докладные), договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Росстата создаются другие виды документов: планы, программы, прогнозы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Росстате могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
2.4.2. Приказ. Приказ — основной организационно-распорядительный служебный документ федерального органа исполнительной власти (территориального органа), издаваемый руководителем федерального органа исполнительной власти (территориального органа) на правах единоначалия.
В соответствии с пунктом 9.9 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. № 420, Росстат на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов Министерства экономического развития Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Росстата, являющиеся основной правовой формой реализации его властных полномочий.
Приказами Росстата по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам его деятельности.
Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Росстата.
К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы о соблюдении правил внутреннего служебного (трудового) распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране.
Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение чинов; изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков; применение дисциплинарного взыскания; длительные и краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки; командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) — основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты.
Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.
Порядок ведения кадрового делопроизводства устанавливается Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства в Росстате, утверждаемой руководителем Росстата в установленном порядке.
2.4.2.1. Заголовок в приказе отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.
Дата в заголовках оформляется, как правило, словесно-цифровым способом, например: 01 февраля 2011 г.
Шрифт заголовка — полужирный № 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста, например:
аппарата Федеральной службы государственной статистики
2.4.2.2. Текст приказа отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля с использованием полуторного межстрочного интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Размеры полей составляют: 30 мм — левое; 20 мм — правое; 20 мм верхнее и нижнее. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В текстах приказов и приложений к ним дата может оформляться как словесно-цифровым способом, например: 01 февраля 2011 г., так и цифровым, например: 01.02.2012, при этом во всем тексте должен применяться один из способов оформления. В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.
Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.
В констатирующей части текста кратко излагаются цели и задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).
Констатирующая часть приказа может начинаться словами: «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.
В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.
Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами — отписками: «В целях совершенствования»; «В целях повышения эффективности» и т.п.
Констатирующая часть приказов завершается распорядительным словом: «приказываю», которое печатается вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов). После этих слов ставится двоеточие.
В совместном с другими государственными органами в приказе распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «приказываем», «предлагаем», «обязываем».
В приказах констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.
Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий, служащих достижению ожидаемого результата управленческих решений, с указанием исполнителя каждого действия и при необходимости срока его исполнения.
Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.
При изложении предписываемого действия используется глагол в повелительном наклонении (проверить, организовать и т.п.).
При невозможности смыслового согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа излагаются от первого лица единственного числа. Например, вместо конструкции текста:
«...в соответствии с перечисленными поручениями предлагаю:»
(по смыслу получается, что правила не утверждаются данным распоряжением, а дается кому-то поручение их утвердить) может использоваться конструкция:
«...в соответствии с перечисленными поручениями:»
Адресаты предписаний в пунктах распорядительной части приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом.
Адресаты предписаний — структурные подразделения центрального аппарата и территориальные органы Росстата в распорядительной части текста с распорядительным словом «приказываю:», или «предлагаю:» указываются в дательном падеже (кому?), с распорядительным словом «обязываю» — в родительном падеже (кого?). Когда предписание адресовано конкретному руководителю структурного подразделения центрального аппарата или территориального органа Росстата, его инициалы и фамилия указываются после наименования структурного подразделения в скобках в именительном падеже или без скобок — в дательном или родительном падеже. Не допускается разрыв инициалов и фамилии руководителей — адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.
Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, а также списков комиссий, рабочих групп, других перечислений, содержащих более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически организованные приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста.
2.4.2.3. В последнем пункте приказа по основной, административно-хозяйственной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа в соответствующей сфере деятельности Росстата и которое не может быть одним из этих адресатов.
В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на Руководителя или заместителя Руководителя, подписывающего приказ со следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».
Текущий контроль за исполнением приказа осуществляет начальник структурного подразделения, разработавшего проект приказа.
2.4.2.4. В приказе, изданном с целью изменения или отмены действующих приказов, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого приказа и (или) номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу. Отмена приказа или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу обозначается формулировкой «Признать утратившим силу...».
Приказ вступает в силу с его даты его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.
2.4.2.5. Приложениями к приказу являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Приложения в приказе допускаются только связанные с предписаниями распорядительной части текста. Например: «Утверждаю прилагаемое Положение об Административном управлении Федеральной службы государственной статистики»; «Внести изменения в Приказ Росстата от 26 декабря 2010 г. № 656 „Об утверждении структуры и штатного расписания центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики“ согласно приложению». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «N», например:
состав Центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики (приложение № 1);
положение Центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики (приложение № 2).
Отметка о приложении оформляется на лицевой части первого листа приложения.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
В тексте приложения может быть сделана сноска, которая обозначается арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса,
"1" "2" например , .
Сноски помещаются в конце каждой страницы под чертой. Нумерация сносок должна начинаться отдельно на каждом листе документа.
Использование для обозначения сносок специальных символов (например: «*»), сплошной нумерации сносок по всему тексту приложения, а также использование концевых сносок (сносок, помещаемых в конце документа) не допускается.
Для оформления текста сноски используется шрифт, размер которого должен быть меньше размера шрифта основного текса документа (например, размер шрифта № 10 или 12).
Применяемые в приложении тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.
Приложение к приказу является неотъемлемой частью распорядительного документа.
При наличии нескольких приложений они нумеруются с постановкой знака номера (N) перед порядковыми номерами приложений.
Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта.
Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).
Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа.
2.4.2.6. Приложение к проекту приказу визирует, а в случае его утверждения — подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись оформляется 2 — 3 межстрочными интервалами ниже последней строки текста приложения (виза — на обороте последнего листа).
2.4.2.7. Визирование проекта приказа. До представления проекта приказа на подпись Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) осуществляется его обязательное внутреннее визирование (при необходимости — внешнее согласование).
Оформление визы внутреннего согласования проекта приказа помещается на отдельном «Листе согласования (визирования)» (Приложение № 7) и включает личную подпись согласующего, его инициалы и фамилию, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз в отметке об исполнителе. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей (руководителей структурных подразделений — в порядке индексов структурных подразделений) сверху вниз, одна под другой, например:
Заместитель руководителя Росстата подпись, дата И.О. Фамилия
Начальник Управления организации статистического наблюдения и контроля подпись, дата И.О. Фамилия
Начальник Управления национальных счетов подпись, дата И.О. Фамилия
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа оформляются на отдельном листе. При этом реквизит «виза» дополняется словами «с прилагаемыми замечаниями», помещаемыми перед личной подписью визирующего.
Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования (визирования), при этом наименования должностей лиц, визирующих приказ, указываются слева от их подписей, инициалов и фамилий.
Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу оформляется грифом согласования.
2.4.2.8. В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование должности — Руководитель, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на одной строке с наименованием должности и с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
если Руководитель отсутствует, то приказ (подписывает заместитель Руководителя, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Росстата (территориального органа Росстата)), например:
Временно исполняющий обязанности руководителя Федеральной службы государственной статистики Подпись И.О. Фамилия
При подписании совместного с другими государственными органами приказа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации, например:
Руководитель Руководитель Федеральной службы Федеральной службы по труду и занятости государственной статистики Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Не допускаются подписи с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Внесение изменений в приказ после его подписания допускается только соответствующим приказом.
2.4.2.9. Исполнитель указывает свои инициалы, фамилию и номер телефона в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа первого экземпляра приказа, справа от фамилии ставит личную подпись и дату, например:
И.О. Фамилия Личная подпись, дата
2.4.2.10. Приказ должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Росстата, состоять из лаконичных предложений — предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть конкретным и тщательно отредактированным.
Содержащиеся в приказе поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.4.2.11. Обязательные реквизиты приказов. Реквизиты приказов, за исключением приказов, издаваемых совместно с иными органами государственной власти, печатаются на бланках установленной формы, изготовленных типографским способом, шрифтом № 14 без помарок и исправлений. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.
2.4.2.12. Образцы оформления приказа по основной, административно-хозяйственной деятельности указаны в Приложениях № 8, 9, указатель рассылки в Приложении № 10.
2.4.2.13. Порядок подготовки приказов в территориальных органах Росстата аналогичен порядку подготовки приказов в центральном аппарате Росстата (п. 2.4.2).
2.4.2.14 Грифом утверждения без издания приказа может придаваться юридическая сила следующим документам:
планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности, номенклатура дел (утверждаются Руководителем, а также заместителями Руководителя по курируемым направлениям деятельности);
должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих Росстата утверждаются в порядке, установленном нормативным актом Росстата;
финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Руководителем, заместителем Руководителя, курирующим финансово-хозяйственную деятельность);
планы работы структурных подразделений (утверждаются заместителем Руководителя, курирующим структурное подразделение);
положения об отделах в составе структурного подразделения Росстата, за исключением отдела государственной службы и кадров, отдела по защите государственной тайны, отдела специальных программ, юридического отдела (утверждаются начальником управления);
распределение обязанностей между заместителями начальника управления утверждается начальником этого управления.
Документы, которым юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, оформляются на общем бланке Росстата (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) или на чистых листах бумаги (планы, графики работы, дежурств, структуры, схемы и др.) формата А4.
Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на обычном листе бумаги, в верхнем левом углу которого помещается оттиск углового мастичного штампа Росстата.
Гриф утверждения оформляется по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией, в правом верхнем углу общего бланка.
Личная подпись должностного лица Росстата в грифе утверждения (при необходимости) заверяется в отделе обеспечения руководства и коллегии Росстата Административного управления оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Документы, которым юридическая сила придается без издания приказа грифом утверждения Руководителя (заместителей Руководителя), подписываются руководителями структурных подразделений Росстата, и согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на листе согласования (визирования), регистрируются отделом делопроизводства и контроля Административного управления в СЭД (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) с проставлением на документе на бумажном носителе в угловом штампе даты и регистрационного номера.
Зарегистрированные документы помещаются в соответствующее номенклатурное дело.
2.4.2.15. Порядок использования грифа утверждения документа в территориальных органах Росстата аналогичен порядку утверждения документов без издания приказа в центральном аппарате Росстата (п. 2.4.2.27).
2.4.3 Положение, правила, инструкция.
2.4.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности структурных подразделений Росстата.
Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых центральным аппаратом и территориальными органами Росстата.
Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями служащих.
Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.
Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.
2.4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Росстата.
2.4.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Росстата. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается приказом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие требования», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.4.3.4. Порядок оформления сносок в проектах положений, правил, инструкций аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.4.2.17).
Образцы оформления приложения к приказу (положению) представлены в Приложениях № 11 - 13.
2.4.4 Протокол заседания коллегии, совещания.
2.4.4.1. Виды протоколов. Протоколами в Росстате оформляются решения коллегиального органа Росстата, координационного совета, экспертных комиссий, рабочих групп, совещаний у Руководителя, совещаний у заместителя Руководителя и других органов (протокол заседания коллегии, протокол координационного совета, протокол экспертной комиссии, протокол совещания у Руководителя, протокол совещания у заместителя Руководителя, протокол совещания других органов).
2.4.4.2. Порядок оформления протокола. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протокол заседания (совещания) издается в краткой форме.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилия председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола коллегии, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие ответственные работники Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России, члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, представители иных федеральных органов исполнительной власти указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протоколы заседания коллегии, по решению председательствующего, могут издаваться и в полной форме, при которой оформляется ход обсуждения вопроса. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — ..., против — ..., воздержалось — ...».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Состав реквизитов протокола. Протокол имеет следующие реквизиты:
Протоколы заседания коллегии печатаются на бланке протокола с изображением Государственного герба Российской Федерации, протоколы совещания — на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти — ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ);
вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Росстате.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных советов, протоколы экспертных комиссий, протоколы совещаний.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Образцы оформления протоколов представлены в Приложениях № 14 — 16.
2.4.5. Постановление. Постановлениями оформляются решения должностных лиц территориального органа Росстата по вопросам об административных правонарушениях и наложении административных взысканий за совершение правонарушений в области статистического учета, ответственность за которые предусмотрена статьей 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ), о прекращении производства по делу об административном правонарушении.
Постановление об административном правонарушении выносит должностное лицо (заместитель руководителя или руководитель) территориального органа Росстата на основании протокола об административном правонарушении.
Постановления оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Вторая и последующие страницы постановления нумеруются.
Постановление имеет следующие реквизиты:
Наименование документа — слово «ПОСТАНОВЛЕНИЕ» печатается прописными буквами вразрядку (через 3 межбуквенных интервала — 3 пт) полужирным шрифтом № 17 от границы верхнего поля и выравнивается по центру текстового поля.
Под наименованием документа без дополнительных интервалов полужирным шрифтом печатается полное наименование должности (в родительном падеже) лица, вынесшего постановление, с указанием полного наименования территориального органа Росстата, в штате которого состоит указанное должностное лицо, например:
Руководителя Территориального органа государственной
статистики по Московской области (Мособлстат) о назначении
административного наказания
Место рассмотрения дела (адрес территориального органа Росстата — для постановлений, вынесенных их должностными лицами) печатается ниже сплошной черты без дополнительных межстрочных интервалов по центру текстового поля.
Дата рассмотрения дела оформляется словесно-цифровым способом и печатается 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей.
В констатирующей части указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица территориального органа Росстата, рассмотревшего документы (сообщения и заявления физических и юридических лиц и др.), послужившие основанием для вынесения постановления, какие документы рассмотрены, а также их основные реквизиты (дата и номер) и краткое содержание вопросов, изложенных в документах.
Далее после слова «УСТАНОВИЛ:», напечатанного прописными буквами по центру текстового поля, с новой строки кратко излагаются доводы, обстоятельства, результаты проверки, другие факты, обосновывающие принятие решения.
В конце констатирующей части со ссылкой на изложенное приводится указание на подпункты, пункты, части и статьи федеральных законов (нормативных актов), содержащих предписания, являющиеся основанием для принятия решения, например:
На основании изложенного, руководствуясь статьями 4.1, 13.19, 29.9, 29.10, 29.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
1. (Ф.И.О., место жительства или место пребывания, год и место рождения), признать виновным в совершении административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, и назначить его наказание в виде административного штрафа в размере ____ (цифрами и прописью) рублей.
2. Реквизиты для перечисления штрафа:
Настоящее постановление по делу об административном правонарушении может быть обжаловано в порядке статьи 30.1 КоАП РФ в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу либо в районный суд по месту рассмотрения дела».
Текст постановления печатается через один межстрочный интервал.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии требованиями настоящей инструкции.
2.4.6. Служебная переписка. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых центральным аппаратом (территориальным органом) Росстата для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.
В документообороте центрального аппарата (территориального органа) Росстата в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), электронное письмо (электронное сообщение).
Служебное письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой или фельдъегерской связи.
Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телефонной сети общего пользования.
Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.
2.4.6.1. Служебные письма. Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росстата (территориального органа Росстата), готовятся заместителями Руководителя, руководителями структурных подразделений по собственной инициативе или по поручению Руководителя, заместителя Руководителя в соответствии с распределением полномочий, данному в виде устного или письменного распоряжения конкретным должностным лицам.
2.4.6.2. Служебные письма в центральном аппарате Росстата подписываются Руководителем, заместителем Руководителя в соответствии с распределением обязанностей между Руководителем и заместителями Руководителя, установленными приказом Росстата.
Служебные письма могут подписываться начальником Управления центрального аппарата Росстата, в случае если запрос по вопросам, относящимся к компетенции начальника управления, был адресован конкретно ему, или им получено поручение от Руководителя (заместителя Руководителя) о подготовке и направлении служебного письма.
Служебные письма в территориальном органе Росстата подписываются руководителем, заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя, установленными приказом территориального органа Росстата.
2.4.6.3 Служебные письма готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады на поручения Минэкономразвития России и других министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росстата;
как информация органам законодательной и исполнительной и власти в субъектах Российской Федерации, органам местного самоуправления;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
2.4.6.4. Служебные письма, направляемые адресатам почтовой, фельдъегерской связью, оформляются на бланках Росстата установленной формы (с изображением Герба Российской Федерации), передаваемые по электронной почте, — на стандартном листе бумаги формата А4 по установленной форме.
Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Руководителя, оформляются на бланке письма Руководителя и подписываются Руководителем, в его отсутствие — временно исполняющим обязанности Руководителя.
Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росстата, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланке письма Росстата и подписываются Руководителем или заместителем Руководителя.
Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции заместителя Руководителя, оформляются на бланке письма заместителя Руководителя.
Служебные письма за подписью начальников Управлений центрального аппарата Росстата по вопросам, входящим в компетенцию управлений, оформляются на бланке письма Росстата.
Служебные письма, направляемые иностранным адресатам, оформляются на бланке письма для иностранных адресатов и подписываются Руководителем или заместителем Руководителя, по вопросам, относящимся к его компетенции.
Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В этом случае данные о наименовании органов власти, организаций, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
Порядок оформления служебных писем на бланках территориального органа Росстата аналогичен порядку оформления служебных писем в центральном аппарате Росстата (п. 2.4.6).
2.4.6.5. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе), и с учетом сроков, установленных нормативными правовыми актами по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений Росстата.
2.4.6.6. Наименование к документу. В служебных письмах используется реквизит «Наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.
Наименование к документу печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать до 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
2.4.6.7. Текст письма отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 — 1,5 межстрочный интервал.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Обращение к адресату располагается на 2 — 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование документа».
В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: «Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...»;
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются, как правило, без обращений.
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («Росстат не считает возможным...», «Мособлстат предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»);
«Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.).
Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и др.) и констатацию факта, события, сложившиеся ситуации.
Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем», «информируем» (информационное письмо).
Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.
2.4.6.8. Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1 — 2 межстрочным интервалом. Слово «Приложение» печатается без кавычек от границы левого поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа копии документа, помещаемой в дело Росстата согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по факсу, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника.
2.4.6.9. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3-мя межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.
Отметка об исполнителе — порядок оформления «отметки об исполнителе» указан в п. 2.2.20.
Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.4.2.17).
2.4.6.10 Реквизиты служебных писем:
Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.
Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица, например:
Правительство Российской Федерации
Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение, например:
Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации
При направлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите «Адресат» проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ, например:
Председателю Правительства Российской Федерации
И.О. Фамилия
Председателю Комиссии
Правительства Российской Федерации
по оперативным вопросам
И.О. Фамилия
При направлении служебного письма в организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство экономического развития Российской Федерации
Министерство экономического развития Российской Федерации
Департамент управления делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:
Министерство экономического развития Российской Федерации
Директору Департамента
управления делами
И.О. Фамилия
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.
Инициалы ставятся перед фамилией, при направлении документа частному лицу — после фамилии.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Министру экономического развития Российской Федерации
И.О. Фамилия
Если письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям территориальных органов Федеральной службы государственной статистики
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Ленинградский проспект,
д. 11, кв. 111,
Москва, 117123
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы Росстата, подведомственные организации, постоянным корреспондентам.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа.
Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Образец оформления письма приведен в Приложениях № 17, 18.
2.4.6.11. Порядок оформления служебных писем на бланках территориального органа Росстата аналогичен порядку оформления служебных писем в центральном аппарате Росстата (п. 2.4.6).
2.4.7 Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).
Для реализации отношений субординации структурных подразделений, сотрудников с руководством центрального аппарата (территориального органа) Росстата, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ — записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).
2.4.7.1. Служебная записка. В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству Росстата (территориального органа Росстата), либо руководителю структурного подразделения — головного исполнителя поручения.
Служебная записка оформляется в СЭД в соответствии с Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в СЭД Росстата, при отсутствии СЭД — на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:
адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
наименование структурного подразделения указывается через 3 — 4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимости в несколько строк);
наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» печатается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами по центру текстового поля;
дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее подписания;
заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2 — 3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка — 28 печатных знаков;
текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин), составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.), начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком;
подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией.
Образец служебной записки представлен в Приложении № 19.
2.4.7.2. Объяснительная записка. В объяснительных записках государственные служащие в произвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п.
Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14 либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Реквизитами объяснительной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением:
реквизит «дата» указывается от левой границы текстового поля под реквизитом «подпись» без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания;
заголовок к тексту может отсутствовать.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие указанные факты.
2.4.7.3. Докладная записка. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата о вопросах, требующих принятия управленческих решений.
Докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами докладной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.
Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.
Докладными записками оформляются результаты проверок деятельности территориальных органов Росстата, структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата соответствующими комиссиями, а также результаты служебных проверок в отношении их должностных лиц.
2.4.7.4. Аналитическая записка. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.
Так же, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства Росстата (территориального органа Росстата) о проблемах, требующих принятия управленческих решений.
Аналитическая записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки.
Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:
в первой части дается характеристика проблемы;
во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты ее разрешения;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Росстата и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
Порядок оформления аналитической записки в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления аналитической записки в центральном аппарате Росстата.
2.4.8. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи.
Телеграфные сообщения передаются Росстатом в исключительных случаях или по срочным вопросам по электронной почте через Телеграф только внутренних и международных (ближнее зарубежье) телеграмм категории «Правительственная». Телеграммы категории «Правительственная» подписывает руководитель Росстата или заместитель Руководителя, временно исполняющий его обязанности.
Образец правительственной телеграммы представлен в Приложении № 20.
Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 прописными буквами шрифтом № 14 через 1,5 — 2 межстрочных интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:
отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная);
«адресат получателя» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, передаваемые как отдельные телеграммы, объем которых не более 300 слов. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;
подпись (должность, инициалы и фамилия подписавшего лица), от текста телеграммы 3 межстрочных интервала.
В нижней части под чертой указывается адрес и наименование Росстата. Дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Росстата (адресантом) 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года, например:
визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее визового экземпляра в порядке;
отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа телеграммы;
подпись должностного лица Росстата (адресанта) в телеграмме заверяется печатью Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;
оформленная телеграмма и файл передаются исполнителем в Отдел делопроизводства и контроля Административного управления для отправки. Телеграмма с отметкой об отправке помещается в номенклатурное дело.
2.4.8.1. Телеграфные сообщения передаются территориальным органом Росстата в исключительных случаях или по срочным вопросам через Телеграф телеграмм только категории «По России». Телеграммы подписывает руководитель территориального органа Росстата или заместитель руководителя, временно исполняющий его обязанности.
2.4.9. Электронное сообщение. В Росстате электронными сообщениями по каналам информационных систем общего пользования и сетей международного информационного обмена могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», а также содержащих персональные данные, в том числе государственных служащих Росстата. Электронные сообщения, в том числе конфиденциального характера, могут передаваться по мультисервисной телекоммуникационной сети Росстата при соблюдении требований законодательных и нормативных актов по защите информации.
Электронные сообщения в адрес Росстата поступают по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), на официальный электронный адрес Росстата в сети Интернет, на электронный адрес пресс-службы Росстата в сети Интернет, на электронный адрес должностных лиц Росстата.
Для осуществления обмена электронными сообщениями структурным подразделениям центрального аппарата (территориальным органам и их структурным подразделениям) правовым актом Росстата (территориального органа Росстата) присваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты.
Для обеспечения юридической значимости электронных сообщений применяется электронная подпись в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и соответствующим актом Росстата.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты. Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются Отделом делопроизводства и контроля.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную тайну.
Электронное сообщение состоит из текста сообщения и реквизитов, в состав которых входят:
адрес получателя в формате электронной почты;
адрес, по которому отсылается копия сообщения в формате электронной почты;
заголовок сообщения (Тема), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения;
служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые автоматически добавляются программой почтового клиента (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.).
Для создания электронного сообщения адресант с использованием меню выбранной программы почтового клиента формирует команду на создание сообщения, по исполнении которой на мониторе компьютера открывается окно с заготовкой (шаблоном) электронного письма, содержащей поля, подлежащие заполнению.
Поля электронного сообщения заполняются в следующем порядке:
в поле «Кому» указывается электронный адрес получателя информации;
поля «Копия» и «СК (Скрытая копия)» при направлении сообщения в один адрес не заполняются. При передаче сообщения нескольким адресатам в поле «Кому» указывается электронный адрес одного адресата, а электронные адреса остальных указываются в полях «Копия» либо «СК (Скрытая копия)»;
в поле «Тема» дается краткое описание сообщения: указываются фамилия и инициалы получателя в структурном подразделении, в адрес которого направляется сообщение, а также заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если оно направляется в ответ на поручение;
после задания адресата и темы сообщения в поле «Текст сообщения» набирается текст сообщения, в котором указывается: вид направляемого документа и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан; дата и регистрационный номер документа; вид документа, послужившего основанием для направления сообщения, и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан, а также его дата и регистрационный номер; заголовок документа; инициалы и фамилия исполнителя документа, его контактный телефон. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения или указания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения — файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню «Вставка» выбранной программы почтового клиента.
При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл содержит электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.
Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил:
в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов;
значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например: ZIP, RAR и т.п.).
Порядок оформления электронного сообщения в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления электронного сообщения в центральном аппарате Росстата.
2.4.10. Факсограммы. Факсимильные сообщения в Росстате используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа.
Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе государственных служащих Росстата.
Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы-подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне.
Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений центрального аппарата Росстата, адресованные Руководителю или его заместителям, передаются в отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
Порядок оформления и передачи (приема) факсограмм в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления и передачи (приема) факсограмм в центральном аппарате Росстата.
2.4.11. Телефонограмма. Телефонограммы в Росстате используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между аппаратом управления территориального органа Росстата и его районными отделами государственной статистики в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.
Телефонограммы в Росстате оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке:
наименование организации указывается от верхней границы текстового поля и выравнивается по его левой границе;
наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом размером № 14 от левой границы текстового поля;
дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку, например:
06.06.2011 № 55.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором;
время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи, например:
16.30 — соответствует времени 16 часов 30 минут;
ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;
адресат указывается на уровне наименования документа в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов двумя-тремя дополнительными межстрочными интервалами;
подпись автора телефонограммы отделяется от текста тремя дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;
должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи.
Образец оформления бланка телефонограммы представлен в Приложении № 21.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Должностному лицу, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце ее передачи (путем прочтения принимающей стороной).
Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения указания по исполнению документа телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Порядок оформления и передачи телефонограмм в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления и передачи (приема) телефонограмм в центральном аппарате Росстата.
2.4.12. Доверенности. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Росстата, а также определяет условия реализации и границы этих прав.
Первый лист подлинного экземпляра доверенности оформляется на угловом бланке Росстата, последующие листы подлинного экземпляра и визовый экземпляр доверенности — на чистом листе бумаги формата А4. Представителями могут быть одно или несколько лиц.
Оформление доверенностей в Росстате осуществляется в соответствии со ст. 185 — 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Росстата, представления интересов Росстата в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Росстате.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
основания, подтверждающие полномочия должностного лица Росстата;
объем и содержание предоставляемых полномочий;
Доверенность подписывает Руководитель или заместитель Руководителя, исполняющий его обязанности. Доверенность регистрируется и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Порядок оформления доверенности в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления доверенности в центральном аппарате Росстата.
2.4.13 Договоры (контракты), Соглашения.
Договоры (контракты), Соглашения с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации и правовыми актами Росстата. Проекты договоров (контрактов), Соглашений готовятся в структурных подразделениях — исполнителях в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей и представляются на подпись Руководителю через его помощников или заместителю Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения Росстата по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.
Договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.
Порядок оформления договора (контракта), Соглашения в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления договора (контракта), Соглашения в центральном аппарате Росстата.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Основные принципы организации документооборота
3.1.1. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, настоящей Инструкцией, Регламентом Федеральной службы государственной статистики, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их работников.
3.1.2. Движение документов в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Выделяется три основных потока документации:
документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, используемые в управленческом процессе в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата (внутренние).
3.1.2.1 В составе входящей и исходящей документации выделяются:
поручения Президента Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах) и поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации;
поручения Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах) и поручения, содержащиеся в письмах Аппарата Правительства Российской Федерации;
документы, поступившие из Совета Федерации и Государственной Думы, высших судов (Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
поручения Министерства экономического развития Российской Федерации;
документы из федеральных органов государственной власти;
документы из территориальных органов Росстата;
обращения граждан и организаций (их представителей);
жалобы на постановления, действия (бездействие) должностных лиц Росстата, поданные в порядке подчиненности;
3.1.2.2 В составе внутренних документов:
организационно-распорядительные документы (приказы, планы и др.);
документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Росстата (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и т.п.);
другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (объяснительные, докладные, аналитические) записки и др.).
3.1.3. В центральном аппарате (территориальных органах) Росстата доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи (электронная почта, на официальный электронный адрес, по системе МЭДО), в исключительных случаях — курьером.
3.1.4. При организации документооборота в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.
3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
3.2.1. Прием документов, поступающих в центральный аппарат Росстата, осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Административного управления и экспедиции.
3.2.2. Сотрудники экспедиции, принимающие почтовую корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения, заверить печатью.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.
3.2.3. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается уполномоченным должностным лицом отдела делопроизводства и контроля Административного управления по реестру корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, при доставке единичных пакетов — под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью «Для документов».
3.2.4. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным центрального аппарата (территориального органа) Росстата и на следующий рабочий день (до 09 час. 30 мин.) передается в отдел делопроизводства Административного управления (Сотрудникам по ведению делопроизводства территориального органа) для регистрации.
О документах с пометками «Срочно», «Оперативно», поступивших в нерабочее время, оперативный дежурный центрального аппарата (территориального органа) по средствам связи информирует руководство Росстата (руководство территориального органа) и в дальнейшем действует в соответствии с полученными распоряжениями.
3.2.5. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Росстата (территориального органа Росстата), также в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день (до 09 час. 30 мин.) передаются ими в отдел делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудникам по ведению делопроизводства территориального органа) для регистрации.
3.2.6. Корреспонденция, поступающая в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата в рабочее время, проходит первичную обработку и передается на регистрацию в день поступления, при поступлении корреспонденции в нерабочее время — на следующий рабочий день.
3.2.7. Первичная обработка корреспонденции, поступающей в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата, осуществляется с выполнением следующих операций:
3.2.7.1. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе __________________ (наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до ________ (__ час. __ мин.)», «Лично» и др.) либо пометки «Срочно» («Оперативно» и др.);
3.2.7.2. Конверты (бандероли, посылки) с грифом «Секретно» у фельдъегеря либо у оперативного дежурного центрального аппарата Росстата сотрудниками, ответственными за делопроизводство, не принимаются;
3.2.7.3. Конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах без вскрытия по реестру передаются в структурное подразделение, ответственное за размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;
3.2.7.4 Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия по реестру передаются адресату;
3.2.7.5. Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой «Срочно» («Оперативно»), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, регистрируются вне очереди и в течение часа после регистрации направляются начальнику (заместителю начальника) отдела обеспечения руководства и коллегии для доклада Руководителю (его заместителям);
ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается в Экспедицию с пометкой «возврат» в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес;
корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем, не принимается. В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью;
после изъятия конвертов с грифом ограничения доступа и пометками, указанными в п. п. 3.2.7.2, 3.2.7.3, 3.2.7.4 и 3.2.7.5 Инструкции, а также конвертов ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).
3.2.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Нерегистрируемые документы и документы, подлежащие оперативному учету в соответствии с перечнем документов (Приложение № 22), передаются непосредственно по назначению в структурное подразделение.
3.2.9. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров составляется акт:
при отсутствии документа (отдельных листов документа) — в двух экземплярах: первый — с конвертом (с конвертом и неполным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело отдела делопроизводства и контроля Административного управления, второй — с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа) направляется отправителю документа;
при отсутствии приложения к документу — в трех экземплярах: первый — с копией документа приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело отдела делопроизводства и контроля Административного управления, второй — вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий — с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.
В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего. Акт подписывают государственный служащий, вскрывший конверт, и гражданские служащие, присутствующие при вскрытии конверта.
В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
3.2.10. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении рабочего дня, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа, а также при поступлении обращений граждан. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.
3.3. Предварительное рассмотрение документов
3.3.1. В целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Руководителем или заместителями Руководителя Росстата, в соответствии с установленным в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата распределением обязанностей между Руководителем, его заместителями и иными должностными лицами, отделом делопроизводства и контроля Административного управления перед регистрацией документов осуществляется их предварительное рассмотрение.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
3.3.2 Для направления руководству Росстата выделяются следующие поступившие документы:
Руководителю: поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации (за подписью Министра Минэкономразвития и его заместителей), парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, а также документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, обращения руководителей субъектов Российской Федерации, все поступившие в Росстат федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказы и распоряжения Минэкономразвития России, а также жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) должностных лиц, иные документы, по которым требуется принятие решения Руководителем в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами;
заместителям Руководителя: документы, адресованные им лично, письма Минэкономразвития России (за подписью заместителей Министра Минэкономразвития России, руководителей департаментов), документы за подписью заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти и руководителей их структурных подразделений, иные документы, адресованные руководству Росстата, не указанные в п. 3.3.2 Инструкции, а также жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) должностных лиц, постановления, вынесенные руководителем территориального органа Росстата, в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководством Росстата.
3.3.3. В структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата направляются поступившие документы по вопросам, отнесенным к их ведению, не подлежащие рассмотрению руководством Росстата, а также документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.
3.3.4 Предварительное рассмотрение документов, поступивших по электросвязи, осуществляется со следующими особенностями:
поступивших телефонограмм, телеграмм и факсограмм — по их версиям, воспроизведенным на бумаге;
электронных сообщений, как правило, по их электронным образам, воспроизводимым на экране монитора персонального компьютера оператора электронной почты, в исключительных случаях — по их версиям, воспроизведенным на бумаге.
3.4. Регистрация поступающих документов
3.4.1. Документы, поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции центрального аппарата (территориального органа) Росстата, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации), после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки регистрируются отделом делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудниками по ведению делопроизводства территориального органа).
В регистрационную электронную карточку, заводимую в Системе электронного документооборота, вносятся соответствующие сведения о поступившем документе, сканируется документ, поступивший на бумажном носителе, включается электронный образ документа и электронный документ.
Учет (регистрация) документов, подлежащих оперативному учету в соответствии с перечнем документов (Приложение № 22), в центральном аппарате Росстата осуществляется Сотрудниками по ведению делопроизводства в Управлениях.
Входящие документы, поступившие в структурные подразделения Центрального аппарата (территориального органа) Росстата электросвязью (по электронной почте Росстата, на электронный адрес оператора электронной почты, по факсимильной связи), воспроизведенные на бумаге, и документы, доставленные нарочным, подлежат незамедлительной передаче в отдел делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудникам по ведению делопроизводства территориального органа) для регистрации в установленном порядке.
Электронные сообщения, полученные оператором электронной почты центрального аппарата (территориального органа) Росстата, могут направляться на электронный адрес: E-mail:stat@gks.ru для регистрации отделом делопроизводства и контроля Административного управления (на электронный адрес территориального органа Росстата для регистрации Сотрудниками по ведению делопроизводства территориального органа).
Корреспонденция, адресованная организациям, подведомственным Росстату, передается без регистрации по принадлежности в экспедиции этих организаций.
3.4.2 Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:
документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день — незамедлительно;
обращений граждан — в течение трех дней;
жалоб, поданных в порядке подчиненности, — не позднее следующего дня с момента поступления;
иных документов: поступивших в рабочее время — в день поступления, поступивших в нерабочее время — на следующий рабочий день.
3.4.3. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа определяется в соответствии со Структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата, в пределах выделенных документопотоков.
Регистрация обращений граждан осуществляется в соответствии с Типовым общероссийским классификатором обращений и запросов граждан и организаций.
Разработку в центральном аппарате Росстата (территориальном органе Росстата) классификаторов (справочников): структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематического (вопросов деятельности); указаний по исполнению документов; исполнителей; результатов исполнения документов и других осуществляет отдел делопроизводства и контроля Административного управления (в территориальном органе Росстата — административный отдел).
Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением единых с бумажными документами правил и регистрационных форм. К номеру документа, поступившего или отправляемого по электронной почте документа, добавляется значок «@»: № 141@.
3.4.4. Поступающие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.
3.4.5. Документы, поступившие в центральный аппарат по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в настоящей Инструкции.
3.4.7. Телефонограммы, адресованные руководству Центрального аппарата (территориального органа) Росстата и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале и печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.4.8. При поступлении документа с пометкой «Для служебного пользования» он проходит обработку сотрудником отдела делопроизводства и контроля Административного управления (Сотрудником по ведению делопроизводства территориального органа) в установленном порядке и регистрируется в журналах учета входящих документов с пометкой «Для служебного пользования».
Не сканируются и не присоединяются к регистрационным карточкам СЭД электронные образы следующих документов:
с пометкой «Для служебного пользования»;
содержащие персональные данные;
нотариально заверенные документы;
документы об участии Росстата (территориального органа Росстата) в судебных процессах;
конкурсная документация, документация об аукционе, запрос котировок на поставку товаров, контракты (договора);
а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.
В электронную регистрационную карточку вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка «Для служебного пользования» с номером экземпляра, связки с другими документами.
3.4.9. Регистрационный штамп печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование — Росстат (или сокращенное наименование территориального органа), дату и регистрационный номер.
3.4.10. Электронные регистрационные карточки поступивших и отправляемых документов и электронные копии зарегистрированных документов хранятся в системе СЭД не менее 5 лет.
3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Росстата и доведения документов до исполнителей
3.5.1. Поступившие документы передаются на рассмотрение Руководителю, иным должностным лицам Росстата только после регистрации с учетом установленного приказом распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в отделе делопроизводства и контроля Административного управления.
В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Руководителю (заместителю Руководителя) и рассмотрен им до регистрации, документ помощником Руководителя (заместителя Руководителя) передается в отдел делопроизводства и контроля Административного управления для регистрации и организации его движения в соответствии с указанием по исполнению документа.
3.5.2 Зарегистрированные поступившие документы направляются:
в отдел по обеспечению деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления для подготовки проекта поручения по исполнению документа, поступившего на имя Руководителя Росстата, и доклада Руководителю — в течение дня, но не позднее 16 час. 00 мин.;
сотрудникам, ответственным за делопроизводство в приемных заместителей Руководителя, для подготовки проекта поручения по исполнению документа, поступившего на имя заместителя Руководителя, и доклада заместителю Руководителя — в течение дня, но не позднее 16 час. 30 мин.;
сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для доклада начальникам управлений — в течение рабочего времени.
3.5.3. Подготовка проектов поручений Руководителя, заместителя руководителя Росстата по рассмотренным документам осуществляется по их письменному или устному указанию в соответствии с компетентностью управления либо по мотивированному решению начальников управлений центрального аппарата Росстата.
Проекты поручений по исполнению документов в случае временного отсутствия одного из заместителей Руководителя Росстата подготавливаются в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Руководителя Росстата, утвержденных приказом Росстата.
Подготовка проектов поручений по исполнению документов, поступивших на имя начальника структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата, осуществляется самим начальником структурного подразделения.
Проекты поручений по исполнению документов, поступивших на имя руководителя территориального органа Росстата, подготавливаются помощником (или секретарем руководителя). Подготовка проектов поручений по исполнению документов, поступивших на имя заместителя руководителя территориального органа Росстата, осуществляется самим заместителем руководителя.
В проекте поручения указываются исполнители поручения, дата его выполнения, и при необходимости дается указание по контролю исполнения поручения. Если проект поручения предусматривает несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым и в карточке СЭД помечается «V».
Управление или отдел, имеющий возражения в отношении поступившего документа на исполнение, вправе выразить особое мнение, которое оформляется в виде отдельного документа и направляется для доклада Руководителю (заместителю руководителя), подписавшему поручение.
3.5.4. Время ежедневного доклада документов уполномоченными должностными лицами устанавливается Руководителем, заместителем Руководителя соответственно.
Срочная корреспонденция докладывается Руководителю (заместителю Руководителя, курирующему Управление) в течение одного часа с момента поступления.
Руководители структурных подразделений рассматривают документы в следующем порядке:
документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего дня.
3.5.5. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются исполнителям, определенным в поручении по исполнению документа головными. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ в СЭД (прикрепленный файл в регистрационной карточке документа), в том числе полученный по МЭДО. Документы поступают исполнителям в папки СЭД.
3.5.6. В проект поручения по исполнению документа на бумажном носителе включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также при необходимости срок исполнения поручения. Проект поручения по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно содержит регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Руководителя (заместителя Руководителя), дату вынесения указания. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится поручение («К вх. N ____»).
3.5.7. После рассмотрения поступивших документов Руководитель (заместитель Руководителя) передает в отдел по обеспечению деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления (Сотруднику по ведению делопроизводства в приемной заместителя Руководителя) подписанные поручения по исполнению документов. При необходимости вносятся изменения в электронные регистрационные карточки конкретных документов, поступивших как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде, в части, касающейся уточнения поручения по исполнению документа.
В аналогичном порядке руководители структурных подразделений центрального аппарата Росстата передают документы после рассмотрения сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.
3.5.8 Проекты поручений готовятся и докладываются Руководителю (заместителю Руководителя) в следующие сроки:
по документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющим в тексте поручения пометку «Срочно» или «Оперативно», — в течение текущего рабочего дня, если документ поступил после 18.00 — до 10.00 следующего рабочего дня;
по остальным документам — в срок не более 3-х дней с даты поступления документа.
3.5.9. Сотрудники по ведению делопроизводства в соответствии с указаниями Руководителя, заместителя Руководителя, начальника управления соответственно вносят при необходимости изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных руководством документов и направляют документы в соответствии с указаниями по их исполнению исполнителям.
В случае изменения (удаления) предыдущих указаний по исполнению документа сотрудник, осуществляющий замену, указывает в левом нижнем углу бланка указаний по исполнению документа — «Замена», ставит число, месяц, год.
3.5.10. Документы, поступившие в электронном виде, направляются исполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Руководителю (заместителям Руководителя) электронный документ переносился на бумажный носитель, то копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю.
3.5.11. Поступившие в Росстат законопроекты, проекты иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Росстата, направляются в юридический отдел Административного управления (при необходимости в структурные подразделения).
3.5.12. Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения в другое не позднее одних суток с момента его поступления:
Если деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Руководителя — на основании решения Руководителя, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Руководителя, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа.
Если деятельность структурных подразделений координирует один заместитель Руководителя — на основании решения заместителя Руководителя, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.
3.5.13. Документы, поступившие на бумажном носителе, в центральном аппарате Росстата передаются для исполнения в другое структурное подразделение только через отдел делопроизводства и контроля Административного управления, в территориальном органе Росстата — через Сотрудников по ведению делопроизводства в территориальном органе.
3.5.14. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.
3.5.15. Сотрудник по ведению делопроизводства в структурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое подразделение, уведомляет о принятом решении отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение, через отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
3.5.16. Уполномоченное должностное лицо на основании указания Руководителя или заместителя Руководителя о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение вносит в электронную регистрационную карту документа сведения об изменении в его движении.
3.5.17. Порядок рассмотрения документов руководством территориального органа Росстата и доведения документов до исполнителей аналогичен порядку рассмотрения документов руководством Росстата.
3.6. Организация работы с исходящими документами
3.6.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными настоящей Инструкцией, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами центрального аппарата (территориального органа) Росстата, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения — исполнителя документа.
3.6.2. Служебные письма центрального аппарата (территориального органа) Росстата готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
3.6.3. Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения — исполнителя документа, начальником управления — исполнителя документа, при необходимости заместителем Руководителя, курирующим деятельность управления, должностными лицами и работниками других структурных подразделений центрального аппарата Росстата; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части или на листе согласования.
Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.
3.6.4. Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.
3.6.5. На подпись уполномоченному должностному лицу Росстата представляется первый экземпляр исходящего документа, оформленный с использованием официального бланка, и второй — визовый экземпляр документа, оформленный на листах бумаги формата А4, с приложением при необходимости поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно), количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием официального бланка, должно соответствовать количеству адресатов.
3.6.6. Исполнитель передает проект исходящего документа для подписи Руководителем через отдел обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления, для подписи заместителем Руководителя — через сотрудника, ответственного за делопроизводство, в приемной заместителя Руководителя.
По согласованию с Руководителем проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично заместителем Руководителя, курирующим структурное подразделение центрального аппарата Росстата, исполнившее проект документа, либо руководителем указанного структурного подразделения.
По согласованию с заместителем Руководителя проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично начальником управления центрального аппарата Росстата, исполнившего проект документа.
3.6.7. Проект исходящего документа представляется для подписи начальнику управления центрального аппарата Росстата через сотрудника, ответственного за делопроизводство в управлении.
3.6.8. Проект исходящего документа представляется для подписи Руководителю (заместителю руководителя) территориального органа Росстата через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в территориальном органе Росстата.
3.6.9. Подписанный документ или не подписанный проект документа передается Руководителем (заместителем Руководителя, начальником управления) для подготовки к регистрации или возвращается исполнителю для доработки в аналогичном порядке.
3.6.10. Исполнитель проверяет комплектность подписанного исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, а также при необходимости указатель рассылки документа и передает документ сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, для передачи документа на регистрацию.
3.6.11. Порядок организации работы с отправляемыми документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку организации работы с отправляемыми документами в центральном аппарате Росстата.
3.7. Регистрация исходящих документов
3.7.1. Документы, подписанные Руководителем, заместителем Руководителя, регистрируются Отделом делопроизводства и контроля Административного управления в соответствии с выделенными документопотоками в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин.
Регистрация отправляемых документов в СЭД документооборота после 18.00 часов осуществляется Сотрудником по ведению делопроизводства в приемной Руководителя.
3.7.2. Служебные письма, подписанные начальником Управления, регистрируются Сотрудником по ведению делопроизводства в СЭД.
3.7.3. После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа сотрудник, осуществляющий регистрацию документа, проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре номер документа и дату регистрации, присвоенные в СЭД, осуществляет сканирование зарегистрированного документа и приложений к нему.
3.7.4. Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата.
3.7.5. Документы, подготовленные центральным архивом Росстата по запросам физических и юридических лиц, подписываются начальником Административного управления и регистрируются отделом делопроизводства и контроля Административного управления.
Документы, подготовленные в отделе защиты государственной тайны по вопросам оформления допуска к государственной тайне, определения осведомленности сотрудников Росстата в сведениях, составляющих государственную тайну (далее — заключения), и временного ограничения или возможности выезда из Российской Федерации этих сотрудников (далее — решения), подписываются начальником отдела, на которого возложены данные обязанности. Указанные заключения и решения после утверждения (подписания) руководством регистрируются и хранятся в отделе защиты государственной тайны без передачи второго (визового) экземпляра в отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
3.7.7. Исполнитель либо сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, передает на регистрацию в отдел делопроизводства и контроля Административного управления подлинник поручения (при наличии) и все экземпляры исходящего документа, оформленные на бумажном носителе, для проверки правильности оформления, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Осуществляется проверка правильности оформления документа — наличие адреса получателя, подписей, приложений, указанных в тексте письма, отметки об исполнителе, отметки об исходящем номере и даты документа адресанта и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, а также проверка правильности заполнения регистрационной карточки документа в СЭД — наличие способа доставки документа (фельдъегерская связь, почтовая связь, электронная почта, МЭДО, курьер и др.), прикрепленного файла документа, связанного (входящего, распорядительного, внутреннего или др.) документа.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки. Правильно оформленные документы на бумажных носителях формируются отделом делопроизводства и контроля Административного управления для отправки адресатам через фельдъегерскую связь либо передаются исполнителям для подготовки к отправке адресатам через экспедицию.
Вторые (визовые) экземпляры отправляемых документов за подписью Руководителя или заместителей Руководителя формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе делопроизводства и контроля Административного управления.
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело отдела делопроизводства и контроля Административного управления.
3.7.8. Порядок регистрации отправляемых документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации отправляемых документов в центральном аппарате Росстата.
3.8. Отправка документов
3.8.1. Документы, исполненные на бумажном носителе, подлежащие отправке почтовой связью, передаются в экспедицию полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки Сотрудником по ведению делопроизводства в структурном подразделении или исполнителем.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
3.8.2. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.
3.8.3. Документы, подписанные Руководителем или заместителями Руководителя, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации, в Минэкономразвития России, в министерства и ведомства Российской Федерации (согласно Перечню), отправляются отделом делопроизводства и контроля Административного управления по системе МЭДО или через фельдъегерскую связь.
Служебные письма, организационно-распорядительные документы, документы, содержащие персональные данные работника или имеющие пометку «Для служебного пользования», отправляются в территориальные органы Росстата отделом делопроизводства и контроля Административного управления через фельдъегерскую связь.
3.8.4. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в Отдел по защите государственной тайны Административного управления.
3.8.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, — в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1557).
Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, международная почта).
Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.
Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле экспедиции.
3.8.6. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
3.8.7. Документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, конвертируются с указанием адреса, заклеиваются, составляется реестр и передаются сотруднику фельдъегерской службы.
Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.
Реестры на отправку корреспонденции оформляются в трех экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в отдел делопроизводства и контроля административного управления с отметкой фельдъегеря, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле отдела.
3.8.8. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм и электронных сообщений.
3.8.9. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электросвязи принимается структурным подразделением — исполнителем документа.
3.8.10. Порядок отправки документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку отправки документов в центральном аппарате Росстата.
3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
3.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. Подготавливаемые сотрудниками Росстата проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.
3.9.2 Прохождение приказов.
3.9.2.1. Срок подготовки проекта приказа во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки наиболее сложных проектов приказов, а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности в центральном аппарате Росстата осуществляет отдел делопроизводства и контроля Административного управления (в территориальном органе Росстата — административный отдел).
3.9.2.2. Проекты приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности разрабатываются структурными подразделениями центрального аппарата Росстата по поручению Руководителя, заместителя Руководителя или по инициативе руководителя структурного подразделения и согласовываются со следующими должностными лицами в следующем порядке:
руководителем структурного подразделения, ответственным за разработку и согласование проекта приказа, и заместителем Руководителя, курирующим это подразделение;
заместителем начальника управления — начальником отдела обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления;
руководителями структурных подразделений — проекты приказов, касающихся их деятельности или предписывающих выполнение ими конкретных поручений;
заместителями Руководителя, курирующими эти подразделения;
начальником Юридического отдела;
начальником Административного управления.
3.9.2.3. Согласование проектов приказов в структурных подразделениях Росстата осуществляется в срок не более 2-х дней с момента их поступления и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. Руководителем или заместителем Руководителя, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект приказа, могут быть установлены иные сроки его согласования.
3.9.2.4. При внесении на стадии согласования в проект приказа существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
3.9.2.5. Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса структурное подразделение, подготовившее проект и являющееся ответственным за его согласование, проводит совещание и оформляет протокол разногласий, прилагаемый вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа при его представлении на подпись Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности). Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает Руководитель (лицо, исполняющее его обязанности).
3.9.2.6. В процессе согласования проекта приказа структурное подразделение центрального аппарата Росстата, подготовившее проект, осуществляет его доработку с учетом принятых замечаний и предложений.
3.9.2.7. Подписанные приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности вместе с оформленными указателями рассылки документа представляются исполнителями в отдел делопроизводства и контроля Административного управления в день их подписания.
3.9.2.8. Регистрация приказов. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, например: 01 февраля 2011 г.
Приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу нумеруются отдельно в пределах календарного года.
Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по административно-хозяйственной деятельности регистрационный номер дополняется соответствующим буквенным индексом.
В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.
Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных последовательно через косую черту в порядке их перечисления в заголовочной части приказа.
3.9.2.9. Ответственным сотрудником отдела делопроизводства и контроля Административного управления актуализируется справочная информация по изменениям к приказам.
3.9.2.10. Подлинные экземпляры приказов по основным и административно-хозяйственным вопросам помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в отделе делопроизводства и контроля Административного управления, подлинные экземпляры приказов по личному составу — в номенклатурные дела отдела государственной службы и кадров.
3.9.2.11. Отметка, удостоверяющая копию приказа, оформляется по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией.
Копии приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности согласно указателю рассылки заверяются сотрудниками Отдела делопроизводства и контроля Административного управления печатью «Федеральная служба государственной статистики * Для приказов», копии приказов по личному составу — в Отделе государственной службы и кадров печатью «Федеральная служба государственной статистки * Административное управление * Отдел государственной службы и кадров» и подлежат поэкземплярному учету.
3.9.2.12. Рассылка приказов. Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности Росстата доводятся исполнителям в СЭД на основании сформированной в СЭД рассылки на стадии проекта документа структурным подразделением центрального аппарата, подготовившим проект приказа, или через единую информационную сеть Росстата.
В адрес структурных подразделений центрального аппарата (территориальных органов) Росстата приказы и административно-хозяйственной деятельности на основании решения руководителя структурного подразделения центрального аппарата, подготовившего приказ, по согласованию с Административным управлением могут доводиться на бумажном носителе.
Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности Росстата тиражируются и рассылаются исполнителям через Отдел делопроизводства и контроля Административного управления в соответствии с указателем рассылки (Приложение № 10) в течение пяти календарных дней. Приложения являются неотъемлемой частью приказа и подлежат рассылке в соответствии с указателем рассылки.
3.9.2.13. Рассылка приказов на бумажных носителях, имеющих пометку «Для служебного пользования», осуществляется Отделом делопроизводства и контроля Административного управления в соответствии с указателем рассылки, в установленном порядке работы с документами ограниченного распространения.
3.9.2.14. Порядок прохождения приказов в территориальных органах Росстата аналогичен порядку прохождения приказов в центральном аппарате Росстата (п. 3.9.2).
3.9.3 Организация протокольной работы.
3.9.3.1 Срок подготовки протокола заседания (совещания).
Проект протокола заседания коллегии по рассмотренному вопросу дорабатывается Управлением и подписывается начальником Управления, ответственным за подготовку вопроса, как правило, в течение трех дней со дня окончания заседания коллегии (если не установлен иной срок подготовки протокола). Окончательный вариант проекта протокола заседания коллегии формируется секретарем коллегии из доработанных разделов проекта протокола в течение одного дня (если не установлен иной срок подготовки протокола) с момента их получения.
Проект протокола совещания подготавливается Управлением, ответственным за проведение совещания, визируется начальником Управления или лицом, его замещающим, и представляется председательствующему в течение двух суток (если им не установлен иной срок подготовки протокола) после окончания совещания.
3.9.3.2 Порядок подписания протокола заседания (совещания).
Протокол заседания коллегии подписывает Руководитель (или заместитель Руководителя, исполняющий обязанности Руководителя), председательствующий на заседании коллегии.
Окончательный вариант проекта протокола секретарь коллегии подписывает и представляет председательствующему вместе с проектами протоколов по соответствующим вопросам заседания коллегии, подписанными начальниками Управлений.
Протокол заседания (совещания) подписывается председательствующим на заседании и секретарем заседания (совещания).
3.9.3.3. Протокол заседания коллегии оформляет, регистрирует и вводит поручения в СЭД секретарь коллегии.
Протоколы Всероссийских совещаний Росстата, протоколы заседаний комиссий, протоколы селекторных совещаний (видеоконференций), оперативных (по отдельным вопросам) и совещаний при Руководителе, заместителях Руководителя, протоколы совещаний других органов оформляет, регистрирует в СЭД и доводит до исполнителей секретарь совещания (комиссии) — государственный служащий (работник), ответственный за проведение совещания (комиссии).
3.9.3.4. Копии протокола заседания (совещания) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки в течение двух дней.
Рассылку протокола заседания коллегии обеспечивает секретарь коллегии, как правило, в 2-дневный срок, протоколов, содержащих оперативные поручения, — в течение одного дня с момента их подписания.
Рассылку протокола совещания обеспечивает Управление, осуществляющее подготовку рассматриваемого вопроса, как правило, в 2-дневный срок, протоколов, содержащих срочные и оперативные поручения, — не позднее чем через сутки с момента их получения.
Копии протокола заверяются печатью отдела делопроизводства и контроля Административного управления.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке. Выписки из протоколов заверяются печатью отдела делопроизводства и контроля Административного управления и подлежат поэкземплярному учету.
3.9.3.5. Подлинники протоколов заседания коллегии помещаются в номенклатурное дело отдела обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления.
Подлинники протоколов совещания сдаются в отдел делопроизводства и контроля Административного управления на архивное хранение через 10 дней после их выпуска. Подлинники материалов по вопросам, рассмотренным на совещании, направляются в Управление-исполнитель для формирования дела в установленном порядке.
3.9.3.6. Порядок оформления и рассылки протокола коллегии, совещания в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления протокола коллегии, совещания в центральном аппарате Росстата.
3.9.4. Соглашения об информационном взаимодействии Росстата с федеральными органами государственной власти, Банком России, государственными внебюджетными фондами, профсоюзными объединениями и объединениями работодателей, а также международными организациями регистрируются отделом делопроизводства и контроля Административного управления.
Регистрация соглашений об информационном взаимодействии осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на Соглашении указываются номер и дата регистрации.
3.9.4.1. Один экземпляр Соглашения помещается в номенклатурное дело управления, осуществляющее организационно-техническое обеспечение взаимодействия сторон, остальные экземпляры направляются сторонам Соглашения.
Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью отдела делопроизводства и контроля Административного управления направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
3.9.5. Финансово-хозяйственные договора (контракты), иные гражданско-правовые договора Росстата после подписания заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в отделе обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления и регистрируются в отделе планово-договорной работы Финансово-экономического управления. Один экземпляр договора (контракта) помещается в номенклатурное дело отдела бухгалтерского учета Финансово-экономического управления, остальные экземпляры направляются сторонам договора (контракта).
3.9.6. Регистрация информационно-справочных документов (внутренняя переписка) осуществляется автоматически в системе электронного документооборота при подписании документа. В случае создания информационно-справочных документов на бумажном носителе их регистрация осуществляется отделом делопроизводства и контроля Административного управления, а также Сотрудниками по ведению делопроизводства в структурных подразделениях в системе электронного документооборота.
Учет внутренних документов, не подлежащих регистрации, осуществляется Сотрудниками по ведению делопроизводства в структурных подразделениях в СЭД.
3.9.10. Контроль за доведением указанной информации адресату и своевременным получением, при необходимости, ответа от него возлагается на структурное подразделение — инициатора направления информации.
3.9.11. Доведение адресатам центрального аппарата Росстата внутренних документов, за исключением приказов, осуществляется структурным подразделением — исполнителем документа.
3.9.12. Завершенные в делопроизводстве документы (внутренняя служебная переписка), исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений, исполненные в электронном виде — в электронный архив.
3.9.13. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации и прохождения внутренних документов в центральном аппарате Росстата.
3.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
3.10.1. Поступающая иностранная корреспонденция при предварительном рассмотрении отделом делопроизводства и контроля Административного управления выделяется в группу документов и до регистрации передается в Управление статистики зарубежных стран и международного сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации).
Неофициальный перевод (аннотация) иностранной корреспонденции с английского языка на русский язык осуществляется в Управлении статистики зарубежных стран и международного сотрудничества, иностранной корреспонденции на прочих языках — силами Управлений центрального аппарата Росстата.
3.10.2. Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) иностранная корреспонденция (на иностранном языке) возвращается на регистрацию в отдел делопроизводства и контроля Административного управления в СЭД.
3.10.3. После рассмотрения Руководством поступившая иностранная корреспонденция с его поручением передается Управлению статистики зарубежных стран и международного сотрудничества для рассмотрения и подготовки, при необходимости, проекта ответа.
Ответы, направляемые адресатам, находящимся в странах Содружества независимых государств, оформляются на русском языке, в иных государствах — как правило, на английском (визовый экземпляр ответа оформляется на двух языках: русском и английском).
3.10.4. Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке.
Проекты указанных писем печатаются шрифтом Times New Roman размером № 14 с межстрочным интервалом 18 пт.
3.10.5. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
При оформлении письма должностному лицу зарубежного государства реквизит «Адресат» включает инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Название местности, учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страны назначения рекомендуется печатать прописными буквами. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Реквизит «Адресат» печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в правом верхнем углу первого листа письма. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке — не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносится с поступившего документа.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
3.10.6. Документы, относящиеся к переписке с зарубежными корреспондентами, формируются в соответствующее номенклатурное дело и хранятся в Управлении статистики зарубежных стран и международного сотрудничества.
3.11. Особенности работы с электронными документами
Порядок работы с электронными документами в Росстате регламентируются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», настоящей Инструкцией, Регламентом Минэкономразвития России, Регламентом Росстата, Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в системе электронного документооборота Росстата, утвержденными приказом Руководителя.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется руководителем Росстата на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем Росстата по согласованию с Федеральным архивным агентством.
3.11.1 В центральном аппарате (территориальном органе) Росстата создаются:
электронные документы, создаваемые на основе электронных шаблонов бланков документов, без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Требования к оформлению электронных документов аналогичны требованиям, изложенным к документам на бумажных носителях. На документе должны быть указаны автор документа, его дата, регистрационный номер, название вида (кроме письма), должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
3.11.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти — автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
3.11.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Росстата электронная подпись не используется при условии, что программные средства, применяемые в СЭД, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
3.11.4. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел делопроизводства и контроля Административного управления осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
3.11.5. Документы после сканирования и создания электронных образов документов включаются в СЭД после его сравнения с подлинником документа.
3.11.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Росстата.
3.11.7. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением единых с бумажными документами правил и регистрационных форм. К номеру документа, поступившего или отправляемого по электронной почте, и добавляется значок «@»: № 141@.
3.11.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дела указывается, что дело ведется в электронном виде.
3.11.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
3.11.10. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем.
3.11.11. Порядок работы с документами, созданными в СЭД, определяется Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в системе электронного документооборота Федеральной службы государственной статистики, утвержденным Приказом Росстата от 29 сентября 2011 г. № 413.
3.12. Особенности делопроизводства при рассмотрении обращений граждан
Порядок делопроизводства при обращении в Росстате обращений граждан определяется Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», постановлениями Правительства Российской Федерации по работе с гражданами, Административным регламентом Росстата по предоставлению государственной услуги по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации, утвержденным Приказом Минэкономразвития России от 14 ноября 2011 г. № 569 (далее — Административный регламент).
3.13. Особенности регистрации, учета и хранения отдельных видов документов
3.13.1. Регистрация документов по административному производству (письменные обращения сторон административного производства, в том числе уведомления и письма, объяснения лица, в отношении которого возбуждено дело и другие документы, предоставленные по запросу, заявления о ходе административного производства, а также жалобы по делу об административном производстве, поданные в порядке подчиненности, уведомления, определения, постановления по делу об административном правонарушении и другие документы) осуществляется в Журнале учета документов по административному производству ответственным должностным лицом за учет, регистрацию и подготовку к хранению дел об административном правонарушении.
3.13.2. Регистрация дел об административных правонарушениях ведется в Журнале регистрации дел об административных правонарушениях ответственным должностным лицом соответствующего структурного подразделения, с обязательным внесением следующих сведений: Ф.И.О. лица, в отношении которого возбуждается административное производство; наименование организации; дата составления Протокола об административном правонарушении (дата Постановления о возбуждении дела об административном правонарушении, в случае возбуждения дела в ином органе власти, с указанием этого органа); дата вынесения постановления о назначении административного наказания или иного решения; Ф.И.О., должность, подпись ответственного должностного лица.
При ознакомлении сторон административного производства с документами административного производства на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.
3.14. Обработка документов в структурных подразделениях
3.14.1. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.
3.14.2. Организация работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется на основании поручений по исполнению документов Руководителя (руководителя территориального органа) Росстата, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
3.14.3. Структурное подразделение, отмеченное Руководителем (руководителем территориального органа) Росстата или его заместителем в поручении по исполнению документа первым или обозначенное словом «созыв» («ответственный»), является головным исполнителем поручения. Руководитель структурного подразделения — головного исполнителя организует работу по исполнению указания и несет ответственность за своевременность и качество его исполнения.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании решения Руководителя, давшего поручение.
3.14.4. Структурное подразделение — соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на исполнение указания, представляет головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечает за качество проработки и своевременность представления своих предложений.
3.14.5. Структурное подразделение — исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день рассмотрения руководством Росстата документа или на следующий рабочий день), срочные документы передаются в структурное подразделение — исполнителю незамедлительно.
Документы, поступившие в структурное подразделение, в том числе с указаниями Руководителя (территориального органа) Росстата по их исполнению, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
3.14.6. При обработке документов в структурных подразделениях на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководством структурных подразделений и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении;
получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии), с отметкой «срочно» — немедленно;
с периодичностью не реже 1 раза в течение двух часов рабочего времени проверка поступления в электронный кабинет структурного подразделения электронных регистрационных карточек документов и получение в отделе делопроизводства и контроля Административного управления, организационно-распорядительных и иных внутренних документов, адресованных в структурное подразделение, оформленных на бумажном носителе;
представление на рассмотрение руководителю структурного подразделения поступивших документов и после получения соответствующих указаний — исполнителю;
ведение учета движения документов в структурном подразделении в соответствии с поручением по исполнению документа руководителя структурного подразделения, проверка правильности оформления документов и передача на отправку;
контроль прохождения документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
контроль за подготовкой отчета об исполнении документов и поручений Руководителя (заместителя Руководителя, начальника управления) сотрудниками подразделения;
ежегодная проверка наличия в структурном подразделении документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования»;
отправка адресатам в центральном аппарате (территориального органа) Росстата документов, исполненных в структурном подразделении (исполненных на бумажном носителе — через отдел делопроизводства и контроля Административного управления);
составление и ведение раздела структурного подразделения в сводной номенклатуре дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата на основе предложений отделов;
списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения;
организация и контроль формирования, оформления дел в соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях;
оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве;
подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив в установленном Инструкцией порядке;
хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;
хранение бланков Росстата, ведение журнала учета бланков Росстата, контроль за использованием бланков, а также уничтожение бланков согласно установленному порядку.
3.14.7. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность сотруднику либо лицу, его замещающему.
При увольнении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи.
3.15. Работа исполнителя с документами
Организация работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется в порядке, установленном Регламентом Минэкономразвития России, Регламентом Росстата, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнении документов Руководителя, его заместителей, начальников управлений, иных должностных лиц (руководителя территориального органа Росстата, его заместителей).
3.15.1. Документы в структурные подразделения — исполнители поступают в СЭД. Документы, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭД, доставляются в структурные подразделения — исполнители Сотрудниками по ведению делопроизводства в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
3.15.2 Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Росстата (руководителю структурного подразделения);
определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточке документа, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа);
подготовка указателя рассылки документа (при необходимости).
3.15.3. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то из их числа руководителем структурного подразделения определяется ответственный исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.
Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (структурным подразделениям), ответственным исполнителем является исполнитель (структурное управление), определенный в указаниях по исполнению первым. Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством структурного подразделения. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.
В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
3.15.4. Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания, исполнитель может делать пометки на полях документа о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
3.15.5. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Росстата подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих структурных подразделений.
3.15.6. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение — исполнитель готовит служебную записку руководству с перечислением неурегулированных разногласий.
3.15.7. Документы за подписью заместителя Руководителя передаются исполнителем секретарю заместителя Руководителя. Секретарь заместителя Руководителя проверяет правильность оформления документов, наличие виз начальников структурных подразделений — соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа.
3.15.8. Документы, представляемые на подпись руководству Росстата, не содержащие поручения (основания), либо с нарушением сроков исполнения, представляются со служебной запиской, подписанной начальником структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем.
3.15.9. Документы, представляемые на подпись Руководителя Росстата через отдел обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата с визой начальника отдела или его заместителя.
3.15.10. Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, подлежат регистрации и отправке из Росстата только при наличии соответствующего решения Руководителя.
Документы, представляемые Руководителю, заместителям Руководителя, помещаются в мягкую обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии служебная записка), в правую часть — два экземпляра подготовленного документа (первый — для подписи и отправки адресату, второй — визовой для отдела делопроизводства и контроля).
3.15.11. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства структурного подразделения обязан через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле), передать документы другому исполнителю.
3.15.12. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, Регламентом Минэкономразвития, Регламентом Росстата.
3.15.13. Не допускается разглашение исполнителем содержания поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, содержащих информацию ограниченного доступа. С указанными документами (проектами документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.15.14. Порядок работы исполнителя с документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку работы исполнителя с документами в центральном аппарате Росстата.
3.16. Работа по подготовке материалов к заседаниям Минэкономразвития России, Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации
3.16.1. Подготовка материалов по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, находящихся в ведении Росстата, возлагается на заместителей Руководителя Росстата, начальников структурных подразделений, ответственных за подготовку материалов в установленные им сроки, но не позднее чем за 15 дней до планируемой даты рассмотрения на заседании Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации.
Проект повестки заседания Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации и соответствующие материалы, рассылаемые Аппаратом Правительства Российской Федерации в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации или поступившие из Минэкономразвития России, незамедлительно доводятся до соответствующих начальников управлений, которые представляют руководителю Росстата, его заместителю свои замечания и предложения по рассмотренным ими документам.
Указанным должностным лицам направляются копии повестки заседания Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации и соответствующих материалов, за исключением материалов, не подлежащих копированию.
Материалы, поступившие в Росстат менее чем за 5 дней до заседания Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, рассматриваются начальниками управлений в первоочередном порядке. Замечания и предложения по рассмотренным ими материалам, согласованные с курирующим заместителем руководителя Росстата, незамедлительно представляются руководителю.
3.16.2. При необходимости начальники управлений подготавливают руководителю Росстата замечания и предложения к проектам решений по соответствующим вопросам, согласованные с курирующим заместителем руководителя, для представления их в Правительство Российской Федерации не позднее чем за 24 часа до начала заседания.
В состав материалов, представляемых управлениями центрального аппарата Росстата к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, в Минэкономразвития России включаются следующие документы:
по вопросам Росстата, которые докладывает Минэкономразвития России:
материалы по рассматриваемому вопросу;
тезисы доклада Министра с презентационными материалами на бумажных носителях или в виде электронной презентации, справочная информация;
по вопросам, которые представляются для рассмотрения на заседаниях другими федеральными органами исполнительной власти:
справку и другие аналитические материалы.
Объем справки должен составлять от полутора до трех страниц. Замечания, которые содержат более трех страниц, оформляются в виде приложения к справке.
В справке должны быть отражены следующие позиции:
Каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ;
Краткое содержание рассматриваемого вопроса;
С каким органом исполнительной власти согласованно;
История рассмотрения и/или согласования Росстатом представленного документа;
Наличие не устраненных замечаний Росстата (с указанием замечаний);
Однозначно и четко сформулированная позиция Росстата как по представленному документу, так и по проекту протокольного решения по данному вопросу даже в случае, если раннее данный документ не согласовывался Росстатом.
3.17. Учет и анализ объемов документооборота
3.17.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Росстат и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
3.17.2. Учет количества документов проводится отделом делопроизводства и контроля Административного управления (сотрудниками по ведению делопроизводства в территориальном органе).
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.
Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
3.17.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
3.17.4. Отдел делопроизводства и контроля ежемесячно до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15-го января на основании данных СЭД подсчитывает объем документооборота структурных подразделений, за центральный аппарат Росстата, а также в целом по Росстату (на основании сведений об объеме документооборота территориальных органов) и представляет справку о документообороте Росстата Руководителю Росстата или заместителю руководителя. Уполномоченный сотрудник по ведению делопроизводства территориального органа в эти же сроки подсчитывает объем документооборота и представляет справку о документообороте Руководителю территориального органа Росстата и в Административное управление Росстата.
IV. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Росстате определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260, Регламентом Минэкономразвития России, Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минэкономразвития России, Регламентом Росстата.
4.1. Централизованному контролю, осуществляемому отделом делопроизводства и контроля Административного управления, подлежит исполнение федеральных законов, указов, поручений Президента Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах) и поручений, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации; поручений Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах) и поручений, содержащиеся в письмах Аппарата Правительства Российской Федерации; документов, поступивших из Совета Федерации и Государственной Думы, высших судов (Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций; поручений Министерства экономического развития Российской Федерации; документов из федеральных органов государственной власти; документов из территориальных органов Росстата; обращений граждан и организаций (их представителей); рассмотрение жалоб на постановления, действия (бездействие) должностных лиц Росстата, поданных в порядке подчиненности; других видов документов с конкретными сроками исполнения.
Сотрудники по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией во взаимодействии с отделом делопроизводства и контроля Административного управления.
4.2. Контроль исполнения документов (далее — контроль) состоит из осуществляемых отделом делопроизводства и контроля Административного управления процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения поручений по входящим документам с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Росстата.
4.3. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, предварительный контроль, предупредительный контроль, снятие документа с контроля, аналитический контроль.
4.4. Постановка документов на централизованный контроль осуществляется Руководителем и его заместителями (руководителем и заместителями руководителя территориального органа), уполномоченными должностными лицами центрального аппарата (территориального органа) Росстата на подготовку поручений по исполнению документа или уполномоченными сотрудниками по оформлению поручений Руководителя (заместителя Руководителя) в СЭД.
4.5. Должностные лица отдела делопроизводства и контроля Административного управления, по документам, подлежащим централизованному контролю исполнения, осуществляют предварительный, предупредительный, аналитический контроль.
4.5.1. Предварительный контроль состоит в проверке своевременности доведения поручения до конкретного исполнителя (головного исполнителя) в соответствии с поручением Руководителя (заместителя Руководителя) по его исполнению. Информация о доведении поручения исполнителю, при необходимости, уточняется с сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по телефону.
4.5.2. Предупредительный контроль состоит в формировании уполномоченными должностными лицами отдела делопроизводства и контроля Административного управления перечня контрольных документов с поручениями Руководителя (заместителя Руководителя), срок исполнения которых истекает в течение заданного периода, и направлении его не реже одного раза в неделю структурным подразделениям — исполнителям и курирующим их заместителям Руководителя. Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах и сроках их исполнения.
4.5.3. Снятие документов с централизованного контроля осуществляется на основании официальной информации структурного подразделения — исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения.
4.5.4. Аналитический контроль состоит в еженедельном анализе состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях центрального аппарата Росстата уполномоченными сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Административного управления.
Аналитическая информация об исполнении контрольных документов с указаниями Руководителя оформляется в виде справки об исполнении контрольных документов за неделю. В аналитическую справку включается табличная форма, содержащая информацию об общем объеме контрольных документов, количестве документов, срок исполнения которых истек за текущую неделю, а также нарастающим итогом с начала года, о количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или не исполненных.
Аналитическая справка представляется заместителям Руководителя еженедельно по четвергам не позднее 12 часов.
Копии справки направляются структурным подразделениям — исполнителям.
4.6. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут должностные лица Росстата (заместители Руководителя, руководители структурных подразделений, иные должностные лица — исполнители), которым адресовано поручение.
4.7. В аналогичном порядке Сотрудники по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют контроль за исполнением документов, поставленных на контроль руководителями структурных подразделений, и иных поручений, не подлежащих централизованному контролю исполнения. Снятие с контроля исполнения указанных документов осуществляется Сотрудниками по ведению делопроизводства в структурных подразделениях на основании официальной информации исполнителя поручения, указанной им при заполнении отчета об исполнении.
Полноту и корректность формирования отчета об исполнении документа и проставление даты фактического исполнения поручения обеспечивает исполнитель.
4.8. После выполнения содержащихся в контрольных документах, исполненных на бумажном носителе, поручений по существу (направления ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Минэкономразвития России, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на повторное рассмотрение) сотрудник структурного подразделения, ответственный за исполнение документа, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело в соответствии с номенклатурой дел на текущий год.
4.9 Сроки исполнения документов, подлежащих централизованному контролю, устанавливаются:
4.9.1. Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления в Росстат (в Минэкономразвития России, если он направлен из министерства).
4.9.2. В поручениях к документу Руководителем или его заместителем могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения документа.
4.9.3. Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок.
4.9.4 Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:
-
в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то — до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;
-
в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки «срочно», «незамедлительно»;
-
в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;
-
в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.
4.9.5. Ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.
4.9.6. Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной согласованный с инициатором запроса срок. Ответы на поручения Правительства Российской Федерации по запросам депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, адресованным Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, подписываются (не на бланке) Руководителем или заместителем Руководителя, исполняющим его обязанности, и направляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом в 20-дневный срок.
4.9.7 Письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:
-
Администрации Президента Российской Федерации — не более месяца с их исходящих дат;
-
полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации — не более 15 дней с их исходящих дат;
-
полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации — не более месяца с их исходящих дат;
-
полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации — не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;
-
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации — не более 15 дней с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;
-
запросы Конституционного Суда Российской Федерации — не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;
-
протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты — не более 10 дней с даты поступления в Росстата, если в них не установлены иные сроки;
-
представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов — не более месяца со дня их внесения.
4.9.8. Обращения граждан, в которых обжалуются судебные решения, а также обращения, не поддающиеся прочтению, возвращаются адресантам в течение 7 дней.
4.9.9. Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе центрального аппарата (территориального органа) Росстата, и не должны превышать 30 дней.
4.9.10 Сроки представления проектов документов на подпись Руководителю и его заместителям:
-
ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения — в начале дня, в который заканчивается срок исполнения;
-
ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения — не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения;
-
ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения «месяц» — не позднее 5-ти дней до окончания срока;
-
ответов (докладов) в Минэкономразвития России — не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения.
4.10. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения контрольного срока направляется мотивированное предложение, о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения. В случае, когда поручение поступило через Минэкономразвития России, предложение о его продлении направляется через Минэкономразвития России не менее чем за 13 дней до истечения контрольного срока.
4.11 Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.
4.12. В случаях, когда Росстат определен соисполнителем поручения, он представляет головному исполнителю предложения, подписанные Руководителем (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
4.13. При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российской Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок, с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных служащих, виновных в неисполнении поручения.
4.14. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только их авторы.
4.15. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать сотрудников отдела делопроизводства и контроля Административного управления, которые вносят необходимые изменения в электронные регистрационные карточки.
4.16. Порядок контроля исполнения документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку контроля исполнения документов в центральном аппарате Росстата.
V. ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Централизованное тиражирование служебных документов, относящихся к деятельности Росстата, производится оперативной полиграфией.
5.2. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного руководителем (заместителем руководителя) соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росстата, а также начальником (заместителем начальника) Административного управления, который имеет право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.
Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений — заказчиков.
5.3. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы копировально-множительного подразделения.
Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Руководителя и его заместителей. Срочность определяется пометкой «срочно» начальника (заместителя начальника) Административного управления на бланке-заказе.
5.4. Документы информационного, справочного и методического характера объемом более пяти листов копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 — 50 страниц формата А4).
5.5. Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.
Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксерокс- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.
Не подлежат тиражированию официальные бланки Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.
5.6. Копировально-множительное подразделение ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.
Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.
Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в копировально-множительном подразделении в течение года.
5.7. Порядок централизованного тиражирования в территориальном органе Росстата аналогичен порядку централизованного тиражирования в центральном аппарате Росстата.
VI. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
6.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда Росстата. Документальный фонд Росстата составляют документы, созданные в Росстате и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Росстата. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел закрепляет систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемой в установленном порядке (Приложение № 23).
Разработку номенклатуры дел обеспечивают начальники структурных подразделений на основе изучения положения о Росстате (положения о территориальном органе Росстата), Регламента Росстата, положений о структурных подразделениях, Федерального плана статистических работ, Годового производственного плана работ Росстата, Федеральных целевых программ и других документов, регламентирующих деятельность Росстата (территориального органа Росстата) и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы, анализу подлежат конкретные первичные комплексы документов — дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях центрального аппарата (территориального органа) Росстата. Определяются действующие комиссии и рабочие комиссии, дела которых должны быть включены в номенклатуру дел.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают центральный архив Росстата и Центральная экспертная комиссия Росстата (далее — ЦЭК Росстата).
6.2. В центральном аппарате Росстата номенклатуру дел управления оформляет по установленной форме Сотрудник по ведению делопроизводства на основе номенклатур отделов в составе управления. Номенклатура согласовывается начальником отдела делопроизводства и контроля Административного управления и сотрудником отдела, ответственным за центральный архив, подписывается начальником управления и представляется до 15 октября текущего года в отдел делопроизводства и контроля Административного управления.
Отдел делопроизводства и контроля Административного управления оформляет по установленной форме сводную номенклатуру дел центрального аппарата Росстата, обеспечивает ее согласование с ЦЭК Росстата и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее — ГА РФ) (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение руководителю Росстата (Приложение № 24).
Сводная номенклатура дел оформляется в четырех экземплярах, 1-й экземпляр хранится в деле структурного подразделения, 2-й передается в ГА РФ, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел, 3-й экземпляр хранится в центральном архиве Росстата или у лица, ответственного за архив, а 4-й является рабочим экземпляром.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел делопроизводства и контроля Административного управления, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.
В аналогичном порядке разрабатывается сводная номенклатура дел территориального органа Росстата (Приложение № 25).
6.3. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения и общественная организация (профсоюз) получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
6.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
6.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности центрального аппарата (территориального органа) Росстата в соответствии с положением о Росстате (положением о территориальном органе Росстата), положением о структурном подразделении, в том числе заголовки дел для группировки документов профсоюзной организации.
6.8 Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
6.8.1. Графа 1 «Индексы дел» включает обозначаемые арабскими цифрами индекс структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-03-02, где 01 — индекс Управления организации статистического наблюдения и контроля, 03 — номер отдела в структуре Управления, 02 — порядковый номер заголовка дела в разделе.
6.8.2. Графа 2 «Заголовки дел (томов, частей)» — краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «Росстат» или «управления» («отдела»); наименование организации — адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Росстата (планы, списки, доклады, информации)».
В заголовках дел «Переписка...» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка с территориальными органами Росстата о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих».
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: «Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий».
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Полугодовые статистические отчеты территориальных органов Росстата».
В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
6.8.3. Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года.
6.8.4. Графа 4 «Срок хранения дела, номера статей» заполняется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный № 18380), и Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
6.8.5. Графа 5 «Примечание» может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.
6.9. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
6.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
VII. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ, ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ
7.1. Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляется структурными подразделениями Росстата.
7.2. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику по ведению делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел и правилами формирования дел.
7.2.1. В дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.
7.2.2. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату.
7.2.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (до 4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д.
7.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
7.2.5. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
7.2.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
7.2.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
7.2.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
7.2.9 Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
7.2.10. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.3. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет отдел делопроизводства и контроля и Административного управления.
7.4. Дела Росстата оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.
7.5. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
7.6. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Росстата и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно». Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (Приложения № 26, 27).
7.7. В листе-заверителе (Приложение № 29), помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.
Лист-заверитель подписывает его исполнитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.
7.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела (Приложение № 30).
7.9. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предотвращения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применяется канцелярский (силикатный) клей.
7.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
7.11. Дела со дня их заведения до передачи в центральный архив Росстата (архив территориального органа Росстата или объединенный архив) или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
7.12. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники по ведению делопроизводства). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
7.13 Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
7.14. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
7.15. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
7.16. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.
7.17. Дела документального фонда федерального органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив федерального органа проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
7.18. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя подразделения делопроизводства, в случае реорганизации и ликвидации Росстата или его структурного подразделения.
7.19. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
7.20. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
7.21. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росстата или его заместителя по актам приема-передачи.
7.22. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.
7.23. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Росстата (руководителя территориального органа Росстата) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VIII. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ
8.1. Экспертиза ценности документов проводится в Росстате при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.
8.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росстате создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), в территориальном органе Росстата — Экспертная комиссия (ЭК).
8.3. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением о ней, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Росстата, правовой статус ЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением о ней на основании типового положения об ЭК территориального органа Росстата.
8.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственными служащими, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК (ЭК).
8.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив центрального аппарата (архив территориального органа) Росстата; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел центрального аппарата (номенклатуры дел территориального органа) Росстата путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).
8.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложения № 31, 32). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.8. Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
8.9. В архивный фонд центрального аппарата (территориального органа) Росстата дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации (государственный архив в субъектах РФ).
8.10 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.12. Опись дел структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает начальник отдела делопроизводства и контроля Административного управления (начальник административного отдела территориального органа Росстата) и утверждает руководитель структурного подразделения (заместитель руководителя территориального органа Росстата). Один экземпляр описи передается в центральный архив (архив территориального органа Росстата) вместе с делами, второй — остается в структурном подразделении.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит центральный архив (архив территориального органа) Росстата.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
8.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в центральный архив (архив территориального органа) Росстата не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.14. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК). Затем после утверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются заместителем Руководителя.
8.15. При составлении акта о выделении документов к уничтожению за центральный аппарат (территориальный орган) Росстата названия его структурных подразделений последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.
IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
9.1. Документы Росстата являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
9.2. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет сотрудник отдела делопроизводства и контроля (сотрудник административного отдела территориального органа), ответственный за формирование, хранение и использования архивных документов центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
Дела временного (до 10 лет) хранения в центральный архив (архив территориального органа Росстата или объединенный архив) не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
9.3. До передачи в центральный архив (архив территориального органа Росстата или объединенный архив) номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
9.4. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив Росстата сотрудниками, ответственными за формирование, хранение и использования архивных документов, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.
Прием дел осуществляется сотрудниками, ответственными за формирование, хранение и использования архивных документов в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за формирование, хранение и использования архивных документов, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.
Вместе с делами в центральный архив (архив территориального органа Росстата или объединенный архив) передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения структурного подразделения из структуры центрального аппарата (территориального органа) Росстата либо изменения структуры сотрудник, ответственный за делопроизводство, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив независимо от сроков хранения.
9.5. Передача дел, упакованных в связки, в центральный архив (архив территориального органа Росстата или объединенный архив) осуществляется по графику, подготовленному сотрудником, ответственным за формирование, хранение и использования архивных документов, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом центрального аппарата (территориального органа) Росстата.
9.6. О выполнении графика передачи дел в архив, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре сотрудник ответственный за формирование, хранение и использования архивных документов, информирует служебной запиской заместителя Руководителя, председателя ЦЭК (ЭК).
Приложение № 1
к п. 2.1.2 Инструкции
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
_______________________ N ____________________ Москва
Приложение № 2 к п. 2.1.2 Инструкции
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, г. Москва, 107450 Тел.: (495) 607-49-02, факс: (495) 607-40-87 http://www.gks.ru; E-mail: stat@gks.ru ОКПО 00013623, ОГРН 1047708023483, ИНН 7711007101/КПП 770801001
_______________________ N _____________________ на N __________________ от ____________________
Приложение № 3 к п. 2.1.2 Инструкции
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ<br>
(РОССТАТ)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, г. Москва, 107450 Тел.: (495) 607-49-02, факс: (495) 607-40-87 http://www.gks.ru; E-mail: stat@gks.ru
_______________________ N _____________________ на N __________________ от ____________________
Приложение № 4 к п. 2.1.2 Инструкции
ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА
РОССТАТ
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН<br>
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(МОСОБЛСТАТ)
Ленинградское шоссе, д. 18, г. Москва, 125171 Тел.: (499) 745-70-02, факс: (499) 150-44-40, http://msko.fgks.ru; E-mail: oblstat@mosreg.ru ОКПО 02343572, ОГРН 1057743004813, ИНН 7743085705/КПП
_______________________ N ____________________ на N __________________ от ___________________
Приложение № 5 к п. 2.1.2 Инструкции
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА, ПРИМЕНЯЕМЫЙ ДЛЯ ИНОСТРАННЫХ АДРЕСАТОВ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА FEDERAL STATE STATISTICS
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ SERVICE (ROSSTAT)
(РОССТАТ)
Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, 39 Myasnitskaya St.,
г. Москва, 107450 107450 Moscow, Russia
Тел.: (495) 607-49-02, Tel. +7 495 607 4366
факс: (495) 607-40-87 Fax: +7 495 607 4927
http://www.gks.ru; http://www.gks.ru;
E-mail: stat@gks.ru E-mail: stat@gks.ru
ОКПО 00013623, ОГРН 1047708023483, ИНН 7711007101/КПП 770801001
__________________ N _____________
Приложение № 6 к п. 2.1.2 Инструкции
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ<br>
(РОССТАТ)
Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, г. Москва, 107450
Тел.: (495) 607-49-02, факс: (495) 607-40-87
http://www.gks.ru; E-mail: stat@gks.ru
ОКПО 00013623, ОГРН 1047708023483,
ИНН 7711007101/КПП 770801001
_______________________ N _____________________ на N __________________ от ____________________
О выполнении приказа Росстата от 08.08.2011 № 346
Руководитель А.Е. Суринов
Приложение № 7 к п. 2.4.2.7 Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ (ВИЗИРОВАНИЯ)
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ (ВИЗИРОВАНИЯ)
к приказу Росстата от "__" __________ 20__ года N _________________ "Об
утверждении штатного расписания центрального аппарата Федеральной службы
государственной статистики»
Проект приказа подготовлен Финансово-экономическим управлением.
Начальник Финансово- экономического управления (подпись, дата) И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя Росстата (подпись, дата) И.О. Фамилия
Начальник Управления сводных статистических работ и общественных связей (подпись, дата) И.О. Фамилия
Начальник Административного управления (подпись, дата) И.О. Фамилия
Заместитель начальника управления — начальник отдела обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата Административного управления (подпись, дата) И.О. Фамилия
Начальник юридического отдела Административного управления (подпись, дата) И.О. Фамилия
Приложение № 8 к п. 2.4.2.12 Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ<br>
(РОССТАТ)
ПРИКАЗ<br>
_______________ N ____________
Москва
/\
│ Примерно 2 см
/\ \/
| 1 одинарный межстрочный | Об утверждении инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики |
|---|
интервал \/ /\
│ Примерно 1,5 см
\/
1,25 см
<──> В соответствии с Правилами делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти,
Левое поле утвержденными Постановлением Правительства Российской
3 см Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении
─────────> Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти" (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060),
/\
| приказываю: | 1 полуторный межстрочный |
|---|
\/ интервал
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по Правое поле
делопроизводству Федеральной службы государственной 2 см
статистики (далее - Инструкция). <─────────>
(далее текст не приводится)
/\
│ 3 полуторных
│ межстрочных интервала
\/
Руководитель А.Е. Суринов /\
| Отметка об исполнителе и визы — на листе согласования | Нижнее поле 2 |
|---|
(визирования) / см
Приложение № 9 к п. 2.4.2.12 Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СОВМЕСТНОГО ПРОЕКТА ПРИКАЗА
(РОССТАТ)
ПРИКАЗ
от 24 мая 2011 г. N 256/327
Москва
/\
│ Примерно 2 см
\/
1 одинарный /\ О совершенствовании информационного воздействия
| межстрочный | Федеральной службы государственной статистики |
|---|
интервал / и Федеральной налоговой службы
/
│ Примерно 1,5 см
/
1,25 см
<──>В целях дальнейшего совершенствования
/\ 1 полуторный
| межведомственного взаимодействия приказываем: | межстрочный |
|---|
\/ интервал
Левое поле 1. Внести изменения в пункт 6.1 перечня
3 см информации статистической налоговой отчетности,
─────────> передаваемой Федеральной налоговой службой в Правое поле
Федеральную службу государственной статистики, 2 см
утвержденного приказом... <─────────>
(далее текст не приводится)
/\
│ 3 полуторных
│ межстрочных интервала
\/
Руководитель Руководитель
Федеральной службы Федеральной налоговой
государственной статистики службы
А.Е. Суринов М.В. Мишутин
/\
| Отметка об исполнителе и визы — на листе согласования | Нижнее поле 2 |
|---|
(визирования) \/ см
Приложение № 10 к п. 2.4.2.12 Инструкции
ПРИКАЗА Росстата от "__" ________ 201_ года N ___
"О _____________________________________________"
| Кому направляется (название структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных организаций, другие организации) | Кол-во экземпляров/ № экземпляра с пометкой «ДСП» | Кому направляется (название структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных организаций, другие организации) | Кол-во экземпляров/ № экземпляра с пометкой «ДСП» |
| Министерства, федеральные службы и агентства, другие организации (по приложению) | |||
| ВСЕГО количество экземпляров | |||
Согласовано ________________________________________________ (____________) (Подпись руководителя структурного подразделения) (И.О. Фамилия)
Направление приказа в Минэкономразвития России _________________________________ (____________) (Подпись руководителя (И.О. Фамилия) структурного подразделения)
Регистрация в Минюсте России _______________________________ (____________) (Юридический отдел) (И.О. Фамилия) Административное управление размножение и рассылка разрешаю
_____________________ (____________)
(Подпись) (И.О. Фамилия)
В размножении с "__" _______ 20__ г. Разослано "__" _______ 20__ г.
Исполнитель ________________________ (____________________________)
(Подпись) (И.О. Фамилия)
Приказом Росстата
от "__" _______ N ___
РЕГЛАМЕНТ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
I. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент в Федеральной службе государственной статистики (далее - Регламент) устанавливает общие правила организации деятельности Федеральной службы государственной статистики (далее - Росстат) по реализации своих полномочий и взаимодействию с другими
государственными органами Российской Федерации.
(Далее текст не приводится)
к приказу Росстата
от "__" _______ N ___
ПОЛОЖЕНИЕ о центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики
1. Общие положения
1.1 Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее -
ЦЭК) создается в Федеральной службе государственной статистики (далее - Росстат) для организации и проведения методической и практической работы при составлении номенклатур дел Росстата, по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение
документов Архивного фонда...
(Далее текст не приводится)
Приложение № 13
к п. 2.4.3.4 Инструкции
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росстата
от "__" _____ 20__ г. N ___
ПОЛОЖЕНИЕ о (наименование структурного подразделения)
I. Общие положения
II. Задачи
III. Функции
IV. Обязанности
V. Права
VI. Ответственность
VII. Взаимоотношения с другими подразделениями
Руководитель структурного подразделения (подпись) (расшифровка подписи)
Приложение № 14
к п. 2.4.4.2 Инструкции
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии
________________________ N _____________ Москва
Председательствующий И.О. Фамилия Секретарь И.О. Фамилия
Присутствовали:
Члены коллегии Росстата И.О. Фамилия, И.О. Фамилия (в алфавитном порядке и по иерархии должностей)
I. О работе по подготовке к проведению Всероссийской
сельскохозяйственной переписи 2012 года
Фамилия, Фамилия, Фамилия
1.1 Принять к сведению...
(Далее текст не приводится)
Руководитель Подпись И.О. Фамилия Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Приложение № 15 к п. 2.4.4.2 Инструкции
(РОССТАТ)
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии
________________________ N _____________ Москва
Председательствующий И.О. Фамилия Секретарь И.О. Фамилия Присутствовали: Список прилагается
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ходе работ по сбору статистической отчетности от респондентов в электронном виде
2. О... 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия — текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия — краткая запись выступления И.О. Фамилия — краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ:
1.1 Поручить (представить...)
Руководитель Подпись И.О. Фамилия Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Приложение № 16 к п. 2.4.4.2 Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ
ПРОТОКОЛ
совещания у Руководителя Федеральной службы
государственной статистики
И.О. ФАМИЛИЯ
________________________ N _____________ Москва
Присутствовали:
Должность (по значимости) И.О. Фамилия Должность (по значимости) И.О. Фамилия Должность (по значимости) И.О. Фамилия
Инициалы и фамилия
в алфавитном порядке
I. О выполнении...
Фамилия, Фамилия, Фамилия
1.1 Принять к сведению...
1.2 Руководителю...
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
Приложение № 17 к п. 2.4.6.10 Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА Министерство экономического ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ развития Российской Федерации
(РОССТАТ)
Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, Заместителю Министра г. Москва, 107450 Тел.: (495) 607-49-02, О.В. Фомичеву факс: (495) 607-40-87 http://www.gks.ru; E-mail: stat@gks.ru ОКПО 00013623, ОГРН 1047708023483, ИНН 7711007101/КПП 770801001
_______________ N ___________ на N __________ от __________
О подготовке прогноза обеспечения функций федеральных органов исполнительной власти штатной численностью
Поручение Правительства Российской Федерации от 11 октября 2010 г. № ВП-П16-6989
Уважаемый Олег Владиславович!
Федеральная служба государственной статистики направляет информацию о
прогнозе обеспечения функций Росстата штатной численностью (прилагается).
При этом информируем, что согласно Перечню государственных функций (государственных услуг) федеральных органов исполнительной власти разработаны административные регламенты Росстата, и информация внесена в
Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций).
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
Руководитель А.Е. Суринов
И.В. Карасева (495) 632-90-46 Административное управление
Приложение № 18 к п. 2.4.6.10 Инструкции
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА Правительство
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ Российской Федерации
(РОССТАТ)
Департамент государственного
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ управления, регионального развития и местного самоуправления Мясницкая ул., д. 39, стр. 1, г. Москва, 107450 Тел.: (495) 607-49-02, факс: (495) 607-40-87 http://www.gks.ru; E-mail: stat@gks.ru _______________ N ___________ на N __________ от __________
О совершенствовании исполнения государственной функции (государственных услуг)
Поручение Правительства Российской Федерации от 17 июня 2011 г. № П16-24982
В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации Росстат представляет информацию о совершенствовании исполнения государственной
функции (предоставления государственных услуг).
Приложение: Сведения о предоставлении официальной статистической информации по запросам граждан и организаций на 1 л.
/Личная подпись/ И.О. Фамилия
Приложение № 19 к п. 2.4.7.1 Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
Административное Руководителю Росстата
14.10.2011 N __
О передаче переписных листов на хранение
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от
14.11.2002 № 824 «О порядке хранения переписных листов и иных документов»
Всероссийской переписи населения 2002 года" Росстат должен был передать в Государственный архив Российской Федерации на постоянное хранение один
экземпляр Графических образов переписных листов...
(Далее текст не приводится)
Начальник Административного управления И.Л. Полянский
В.И. Павлова (495) 632-90-46
Приложение № 20 к п. 2.4.8 Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
649000, ГОРОД ГОРНО-АЛТАЙСК
УЛИЦА НАБЕРЕЖНАЯ, ДОМ 1
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ПО РЕСПУБЛИКЕ АЛТАЙ
РУКОВОДИТЕЛЮ АЛТАЙСТАТА
ЛАУХИНУ НИКОЛАЮ ДМИТРИЕВИЧУ
УВАЖАЕМЫЙ НИКОЛАЙ ДМИТРИЕВИЧ!
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ СЕРДЕЧНО ПОЗДРАВЛЯЕТ ВАС **С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ И ВЫРАЖАЕТ СВОЮ ПРИЗНАТЕЛЬНОСТЬ И БЛАГОДАРНОСТЬ ЗА** **СУЩЕСТВЕННЫЙ ВКЛАД ЗПТ ВНЕСЕННЫЙ ВАМИ В ДЕЛО РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ**
СТАТИСТИКИ ТЧК ЖЕЛАЕМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ, СЧАСТЬЯ, ЖИЗНЕННЫХ СИЛ И БЛАГОПОЛУЧИЯ НА ДОЛГИЕ ГОДЫ ТЧК РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ А. Е. Суринов
Руководитель Федеральной службы Государственной статистики Суринов ул. Мясницкая, 39, стр. 1, г. Москва, Россия, 107450 (495) 607-49-02 20 июля 2011 г.
А.С. Федоренко (495) 607-30-12
к п. 2.4.11 Инструкции
18.07.2011 Исх. N __
Время 16.00 час.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Заместителю директора издательства
............
И.О. Фамилия
тел: 211 00 00
Заголовок к тексту
Текст
Заместитель руководителя Росстата подпись И.Д. Масакова
(подпись лица — отправителя документа)
Передал ____________________________________ (должность, фамилия, номер телефона) Принял ____________________________________ (должность, фамилия, номер телефона)
Дата, время (для входящих)
Приложение № 22 к п. 3.2.8 Инструкции
В УПРАВЛЕНИЯХ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОССТАТА
1. Статистические отчеты, статистические сборники и информационные справочники.
2. Бухгалтерские документы, бухгалтерские отчеты (графики, наряды, заявки, разнарядки, нормы расхода материалов и др.).
3. Кадровые документы (графики отпусков, задания и отчеты сотрудников по командировкам, документы о представлении к награждению, представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.).
4. Документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственной деятельности, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию (заявки, наряды, сметы, акты, списки, заявления о предоставлении путевок и др.).
5. Документы о проведении открытых конкурсов, открытых аукционов, запросов котировок (конкурсная документация, документация об аукционе и др.).
6. Документы об участии Росстата в судебных процессах (постановления, решения и др.).
7. Извещения о заседаниях, совещаниях, конференциях, повестки дня и материалы к заседаниям
11. Работы научно-исследовательских институтов, присланные для сведения.
12. Образцы проспектов, каталогов, прейскуранты, прайс-листы, рекламные извещения, плакаты.
19. Унифицированные формы и бланки документов.
Приложение № 23 к п. 6.1 Инструкции
Федеральная служба
государственной статистики
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата _______ N ____
(место составления) На ________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Руководитель структурного подразделения Личная подпись И.О. Фамилия «» ________ 20 г.
СОГЛАСОВАНО Начальник отдела делопроизводства и контроля Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия «» ________ 20 г.
Наименование должности сотрудника (ответственного архив Росстата) Личная подпись И.О. Фамилия «» ________ 20 г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Начальник отдела делопроизводства и контроля Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия «» ________ 20 г.
Итоговые сведения переданы в отдел делопроизводства и контроля Административного управления
Наименование должности сотрудника, передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия «» ________ 20 г.
Приложение № 24 к п. 6.2 Инструкции
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной статистики Руководитель Федеральной службы государственной статистики
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ____________________ И.О. Фамилия Дата __________ N ____ (личная подпись) ______________________ "__" __________ 20__ г.
(место составления) На __________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Начальник отдела делопроизводства и контроля Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия «» ________ 20 г.
Наименование должности сотрудника (ответственного
архив Росстата) Личная подпись И.О. Фамилия СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Государственного Протокол ЦЭК архива Российской Федерации от ________ N ___ от ________ N ___ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
центральном аппарате Росстата
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Начальник отдела делопроизводства и контроля Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия «» ________ 20 г.
Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности сотрудника, передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия «» ________ 20 г.
Приложение № 25 к п. 6.2 Инструкции
Территориальный орган УТВЕРЖДАЮ
Федеральной службы государственной Руководитель Территориального статистики органа Федеральной службы по _____________ области государственной статистики
по __________________ области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________________ И.О. Фамилия (личная подпись) Дата _________ N __ «» ___________ 20 г.
(место составления) На _____________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Начальник Административного отдела Личная подпись И.О. Фамилия «» __________ 20 г.
Наименование должности сотрудника Личная подпись И.О. Фамилия (ответственного архив Росстата)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Уполномоченного органа Протокол ЭК исполнительной власти субъекта от ________ N __ Российской Федерации в области
архивного дела
от ________ N __
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по
__________________ области
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
| Начальник Административного отдела «__» __________ 20__ г. | Личная подпись | И.О. Фамилия | |
| Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности сотрудника, передавшего сведения «__» ___________ 20__ г. | Личная подпись | И О. Фамилия | |
Приложение № 26 к п. 7.6 Инструкции
ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОССТАТА
Федеральная служба государственной статистки
_________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
"__" _________ 20__ г.
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено _________________________ дел с N __ по N __, в том (цифрами и прописью) числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи Дата
СОГЛАСОВАНО Начальник отдела делопроизводства и контроля Административного Подпись Расшифровка подписи управления
Дата
Передал ______________________ дел и _____________________ регистрационно- (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
контрольных картотек к документам
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата
Принял ______________________ дел и _____________________ регистрационно- (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
контрольных картотек к документам.
Наименование должности сотрудника (ответственного архив Росстата) Подпись Расшифровка подписи Дата
Приложение № 27 к п. 7.6 Инструкции
ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА РОССТАТА
Территориальный орган Федеральная служба
государственной статистки
по ______________________________ области
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
"__" _________ 20__ г.
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено _________________________ дел с N __ по N __, в том (цифрами и прописью) числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи Дата
СОГЛАСОВАНО Начальник Административного отдела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ______________________ дел и _____________________ регистрационно- (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
контрольных картотек к документам
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата
Принял ______________________ дел и _____________________ регистрационно- (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
контрольных картотек к документам.
Наименование должности сотрудника (ответственного архив ТО Росстата) Подпись Расшифровка подписи Дата
Приложение № 28 к п. 7.7 Инструкции
Код федерального архива _________
Код Министерства ________________
(наименование федерального архива)
(наименование Росстата и структурного подразделения)
(заголовок дела)
(Дата)
На _______ листах
Хранить _________
┌───────────────────────┐
│Ф. N _________________│
│Оп. N _________________│
│Д. N _________________│
└───────────────────────┘
Приложение № 29 к п. 7.7 Инструкции
В деле подшито и пронумеровано _________________________________ листа(ов), (цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы _______________________________________________
пропущенные номера _______________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | НОМЕРА ЛИСТОВ |
|---|---|
| 1 | 2 |
Наименование должности работника _______________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«» __________ 20 г.
Приложение № 30 к п. 7.8 Инструкции
ДЕЛА N _________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности составившего внутреннюю
опись документов дела _______________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«» _________ 20 г.
Приложение № 31 к п. 8.7 Инструкции
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ, К УНИЧТОЖЕНИЮ
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной статистики Руководитель Федеральной службы государственной статистики
АКТ __________________ И.О. Фамилия __________ N ______ (личная подпись) ___________________ "__" _______________ 20__ г.
(место составления)
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________ (наименование и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за год (годы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и № статей по перечням | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _______________________________________ дел за _________________ годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Государственного архива Российской Федерации
(протокол от _________ N _____) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК от __________ N ___
Документы в количестве ____________________ дел, весом _____ кг сданы в (цифрами и прописью) __________________________ на переработку по приемосдаточной накладной (наименование организации) от ___________ N ______
Наименование должности государственного
служащего, сдавшего документы ___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены Наименование должности государственного служащего,
внесшего изменения в учетные документы ___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«» ____________ 20 г.
Приложение № 32 к п. 8.7 Инструкции
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ, К УНИЧТОЖЕНИЮ
Территориальный орган Федеральной УТВЕРЖДАЮ
службы государственной статистики Руководитель Территориального по ______________________ области органа Федеральной службы АКТ государственной статистики __________ N __________ по ________________ области ____________________________ ________________ И.О. Фамилия (место составления) (личная подпись) О выделении к уничтожению "__" ____________ 20__ г.
документов, не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________ (наименование и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за год (годы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и № статей по перечням | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _______________________________________ дел за _________________ годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Уполномоченного органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в области архивного дела (протокол от _______ N _______) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности
документов _____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ________ N _____
Документы в количестве ____________________ дел, весом _____ кг сданы в (цифрами и прописью) __________________________ на переработку по приемосдаточной накладной (наименование организации) от ___________ N ______
Наименование должности государственного
служащего, сдавшего документы ___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены Наименование должности государственного служащего,
внесшего изменения в учетные документы ___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«» ____________ 20 г.