---
title: "Приказ Минэкономразвития России от 02.09.2014 N 549"
number: "549"
issuer: "Министерство экономического развития Российской Федерации"
issued_on: 2014-09-02
status: утратил силу
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-549-2014-minekonomrazvitiya-rossii"
---

## Приказ Минэкономразвития России от 02.09.2014 N 549

# Приказ Минэкономразвития России от 02.09.2014 N 549

"Об утверждении Инструкции по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства экономического развития Российской Федерации"

> [!WARNING]
> Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минэкономразвития России от 31.08.2015 N 619.


<a id="p100001"></a>**МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**


## <a id="p100002"></a>ПРИКАЗ

от 2 сентября 2014 г. N 549

<a id="p100003"></a>**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ**
**ПО ФОРМИРОВАНИЮ, ВЕДЕНИЮ, ХРАНЕНИЮ, ПЕРЕДАЧЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ**
**И УЧЕТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ**
**СЛУЖАЩИХ И РАБОТНИКОВ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО**

<div align="center">

**РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

</div>


<a id="p100004"></a>В соответствии с требованиями Трудового [кодекса](https://bukva.ai/docs/kodeks-197-fz/statya-87#p100651) Российской Федерации, Федерального [закона](https://bukva.ai/docs/zakon-79-fz-2004/statya-42#p100435) от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального [закона](https://bukva.ai/docs/zakon-152-fz-2006/statya-1#p100248) от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", [Указа](https://bukva.ai/docs/ukaz-609-2005) Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" приказываю:
1. <a id="p100005"></a>Утвердить прилагаемую [Инструкцию](#p100010) по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства экономического развития Российской Федерации (далее - Инструкция).
2. <a id="p100006"></a>Департаменту кадров и организационного развития (К.Э. Котцев) в месячный срок ознакомить под роспись с [Инструкцией](#p100010) государственных гражданских служащих и работников Министерства экономического развития Российской Федерации.
3. <a id="p100007"></a>Признать утратившим силу [приказ](https://bukva.ai/docs/prikaz-338-2006) Минэкономразвития России от 24 октября 2006 г. N 338 "Об утверждении Инструкции по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации".

<div align="right">

<a id="p100008"></a>Министр

</div>

**А.В.УЛЮКАЕВ**





<div align="right">

<a id="p100009"></a>Приложение

</div>

к приказу Минэкономразвития России
от 02.09.2014 N 549

<a id="p100010"></a>**ИНСТРУКЦИЯ**

<div align="center">

**ПО ФОРМИРОВАНИЮ, ВЕДЕНИЮ, ХРАНЕНИЮ, ПЕРЕДАЧЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ**<br>
**И УЧЕТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ**<br>
**СЛУЖАЩИХ И РАБОТНИКОВ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО**

</div>

**РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**


### <a id="p100011"></a>I. Общие положения


1. <a id="p100012"></a>Инструкция по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства экономического развития Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях повышения эффективности обработки персональных данных, закрепления процесса формирования, ведения, хранения, передачи личных дел и учета персональных данных (далее - персональные данные) государственных гражданских служащих Министерства экономического развития Российской Федерации и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, установления общих требований к организации работы по обработке персональных данных в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее - Министерство).
2. <a id="p100013"></a>Настоящая Инструкция определяет порядок обработки персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу персональных данных.
3. <a id="p100014"></a>Персональные данные, внесенные в личное дело государственного гражданского служащего Министерства (далее - гражданский служащий), относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
4. <a id="p100015"></a>Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обработки персональных данных, содержащихся в сведениях, составляющих государственную тайну.
5. <a id="p100016"></a>Организация работы по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных осуществляется отделом кадров центрального аппарата и отделом кадров загранаппарата Департамента кадров и организационного развития.
6. <a id="p100017"></a>Персональная ответственность за соблюдение требований, установленных настоящей Инструкцией, обеспечение конфиденциальности персональных данных, полноту информации, содержащейся в личном деле, возлагается на гражданских служащих отдела кадров центрального аппарата и отдела кадров загранаппарата Департамента кадров и организационного развития, осуществляющих работу с персональными данными.
7. <a id="p100018"></a>Персональные данные, содержащиеся в личном деле, должны использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями гражданского служащего, работающего или знакомящегося с этой информацией.
8. <a id="p100019"></a>В случае приобщения к материалам личного дела копии документа об образовании, полученном гражданином Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, к указанному документу обязательно прилагается подтверждение Минобрнауки России о соответствии такого образования образовательным стандартам, установленным на территории Российской Федерации.
9. <a id="p100020"></a>В случае когда гражданин Российской Федерации получил образование в иностранной образовательной организации и (или) научной организации, указанной в [Перечне](https://bukva.ai/docs/rasporyazhenie-812-r-2012#p100008) иностранных образовательных организаций и научных организаций, которые выдают документы иностранных государств об ученых степенях и ученых званиях, признаваемые на территории Российской Федерации, утвержденном распоряжением Правительства Российской Федерации от 21 мая 2012 г. N 812-р, подтверждения Минобрнауки России о соответствии такого образования образовательным стандартам, установленным на территории Российской Федерации, не требуется.


### <a id="p100021"></a>II. Формирование личного дела гражданского служащего


10. <a id="p100022"></a>Для формирования личного дела гражданского служащего, назначенного на должность государственной гражданской службы в Министерство, на государственного гражданского служащего, обеспечивающего прием, перемещение и увольнение гражданских служащих, подготовку приказов Министерства по личному составу, обработку персональных данных (далее - куратор), возлагаются следующие обязанности:
1) <a id="p100023"></a>получать персональные данные лично у гражданина Российской Федерации, поступающего на гражданскую службу;
2) <a id="p100024"></a>с письменного согласия гражданина Российской Федерации получать его персональные данные у третьей стороны, предварительно сообщив гражданину о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
3) <a id="p100025"></a>осуществлять сбор следующих документов:
<a id="p100026"></a>а) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по [форме](https://bukva.ai/docs/rasporyazhenie-667-r-2005#p100007), утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. N 667-р, с приложением фотографий (6 шт.);
<a id="p100027"></a>б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
<a id="p100028"></a>в) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
<a id="p100029"></a>г) копия трудовой книжки и (или) документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы. Гражданскому служащему (работнику), служебная (трудовая) деятельность которого осуществляется впервые, после выхода приказа о назначении оформляется трудовая книжка и ее копия передается для приобщения к личному делу;
<a id="p100030"></a>д) копия(и) документа(ов) о профессиональном образовании;
<a id="p100031"></a>е) копии документов о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, дополнительном профессиональном образовании, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
<a id="p100032"></a>ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
<a id="p100033"></a>з) заполненная справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение должности федеральной государственной службы, а также справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по формам, утвержденным [Указом](https://bukva.ai/docs/ukaz-559) Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559;
<a id="p100034"></a>и) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений (в том числе, [справка](https://bukva.ai/docs/prikaz-989n#p100039) об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 26 августа 2011 г. N 989н);
<a id="p100035"></a>к) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
<a id="p100036"></a>л) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
<a id="p100037"></a>м) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
<a id="p100038"></a>н) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
<a id="p100039"></a>о) заключение медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации и муниципальную службу или ее прохождению по [форме N 001-ГС/у](https://bukva.ai/docs/prikaz-984n#p100279), утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. N 984н;
4) <a id="p100040"></a>заверять своей подписью соответствие представленных копий документов их оригиналам;
5) <a id="p100041"></a>проверять наличие подписи гражданина Российской Федерации, поступающего на гражданскую службу, на анкете, справке о соблюдении ограничений, связанных с замещением должности государственной гражданской службы;
6) <a id="p100042"></a>вносить персональные данные о гражданском служащем в Автоматизированную информационную систему "Кадры".
11. <a id="p100043"></a>Проект приказа Министерства о назначении на должность государственной гражданской службы подготавливается куратором.
12. <a id="p100044"></a>После подписания приказа Министерства о назначении гражданина Российской Федерации на должность государственной гражданской службы и его регистрации в Системе электронного документооборота (СЭДО) копия приказа вместе с письменным заявлением гражданина Российской Федерации с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации, представлением директора департамента о назначении гражданина на должность государственной гражданской службы, решением о выплате и размере надбавки за особые условия гражданской службы, копией должностного регламента, вторым экземпляром служебного контракта, а также документами, указанными в [пункте 10](#p100022) настоящей Инструкции, передаются куратором государственному гражданскому служащему, осуществляющему формирование, ведение и хранение личного дела гражданского служащего, в отдельной папке.
13. <a id="p100045"></a>В случае издания приказа Министерства о назначении на должность нескольких гражданских служащих (общего приказа) куратором формируется выписка из приказа Министерства, подлежащая приобщению к личным делам назначенных гражданских служащих.
14. <a id="p100046"></a>Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись документов, имеющихся в личном деле, и лист ознакомления с материалами личного дела гражданского служащего.


### <a id="p100047"></a>III. Ведение и хранение личного дела гражданского служащего


15. <a id="p100048"></a>При ведении личного дела в обязанности государственного гражданского служащего, осуществляющего формирование, ведение и хранение личного дела гражданского служащего, входит:
<a id="p100049"></a>а) своевременное приобщение представленных документов к личному делу;
<a id="p100050"></a>б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
<a id="p100051"></a>в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
<a id="p100052"></a>г) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
<a id="p100053"></a>д) внесение письменных объяснений гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
16. <a id="p100054"></a>При прохождении государственной гражданской службы к личному делу гражданского служащего, помимо документов, указанных в [пунктах 10](#p100022) и [12](#p100044) настоящей Инструкции, также приобщаются:
<a id="p100055"></a>а) экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
<a id="p100056"></a>б) копии приказов Министерства о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы и основания для приказа;
<a id="p100057"></a>в) копии приказов Министерства об установлении ежемесячной надбавки за выслугу лет на гражданской службе и надбавки за особые условия гражданской службы, других надбавок и основания для приказов;
<a id="p100058"></a>г) письменное заявление гражданского служащего, протокол (выписка из протокола) решения Комиссии Минэкономразвития России по зачислению иных периодов работы в стаж государственной службы, дающий право на ежемесячную надбавку к должностному окладу за выслугу лет;
<a id="p100059"></a>д) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
<a id="p100060"></a>е) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
<a id="p100061"></a>ж) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
<a id="p100062"></a>з) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв;
<a id="p100063"></a>и) копии приказов Министерства о поощрении гражданского служащего, а также о применении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены и основания для приказов;
<a id="p100064"></a>к) копии документов о начале проверки, в том числе служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
<a id="p100065"></a>л) заполненная справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера федерального государственного служащего, а также справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по формам, утвержденным [Указом](https://bukva.ai/docs/ukaz-559) Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559;
<a id="p100066"></a>м) справка о расходах гражданского служащего и (или) его супруги (супруга) по [форме](https://bukva.ai/docs/ukaz-310-2013#p100041), утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 2 апреля 2013 г. N 310;
<a id="p100067"></a>н) копия приказа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или о его приостановлении и основание для приказа;
<a id="p100068"></a>о) копия уведомления о намерении выполнять иную оплачиваемую работу гражданского служащего;
<a id="p100069"></a>п) копия выписки из протокола заседания Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития Российской Федерации и урегулированию конфликта интересов.
17. <a id="p100070"></a>В личное дело гражданского служащего, оформленного на работу в торговое представительство Российской Федерации в иностранном государстве, дополнительно приобщаются:

<div align="center">

<a id="p100071"></a>а) представление торгового представительства Российской Федерации в иностранном государстве либо представление департамента (согласование департамента) о назначении гражданина на должность в торговое представительство Российской Федерации в иностранном государстве, рекомендация с последнего места работы;<br>
<a id="p100072"></a>б) план стажировки гражданского служащего, выезжающего на работу в торговое представительство Российской Федерации в иностранном государстве;<br>
<a id="p100073"></a>б) протокол (выписка из протокола) заседания Комиссии по отбору кандидатов на работу в загранаппарат Минэкономразвития России;<br>
<a id="p100074"></a>в) медицинская справка (для выезжающих за границу и членов семей);<br>
<a id="p100075"></a>г) собственноручно заполненные и подписанные анкеты членов семьи гражданского служащего, выезжающих с ним по отдельным загранпаспортам, с приложением фотографий (6 шт.).<br>
18. <a id="p100076"></a>Документы, приобщенные к личному делу, подшиваются в хронологическом порядке.<br>
19. <a id="p100077"></a>К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.<br>
20. <a id="p100078"></a>Личные дела работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, комплектуются и ведутся аналогичным образом.<br>
21. <a id="p100079"></a>При увольнении гражданского служащего к его личному делу приобщаются: копия приказа Министерства, заявление гражданского служащего, а также запрос на передачу личного дела в другой орган государственной власти в случае перевода в другую организацию.<br>
22. <a id="p100080"></a>Личное дело уволенного гражданского служащего оформляется государственным гражданским служащим отдела кадров центрального аппарата или отдела кадров загранаппарата Департамента кадров и организационного развития, осуществляющим формирование, ведение и хранение личных дел гражданских служащих, для передачи в архивное подразделение Министерства.<br>
23. <a id="p100081"></a>Подготовка личного дела гражданского служащего для передачи в архивное подразделение Министерства осуществляется в соответствии с порядком передачи документов на архивное хранение, установленным в Министерстве.<br>
24. <a id="p100082"></a>При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации, государственную должность субъекта Российской Федерации либо должность государственной гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности при наличии запроса с нового места гражданской службы.<br>
25. <a id="p100083"></a>При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы при наличии запроса с нового места гражданской службы.<br>
26. <a id="p100084"></a>В целях формирования личных дел вновь принятых гражданских служащих, ранее замещавших должности в других государственных органах, может быть направлен официальный запрос, подготавливаемый куратором, о передаче личных из этих органов в Департамент кадров и организационного развития Министерства.<br>
27. <a id="p100085"></a>Личные дела гражданских служащих хранятся в металлических и несгораемых шкафах, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.<br>
28. <a id="p100086"></a>В случае ликвидации Министерства личное дело гражданского служащего передается на хранение в государственный архив.

</div>




<a id="p100087"></a>

---