Приказ Минэкономразвития России от 02.09.2014 № 549

«Об утверждении Инструкции по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства экономического развития Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 2 сентября 2014 г. № 549

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ, ВЕДЕНИЮ, ХРАНЕНИЮ, ПЕРЕДАЧЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И УЧЕТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ И РАБОТНИКОВ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО

В соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства экономического развития Российской Федерации (далее — Инструкция).

2. Департаменту кадров и организационного развития (К.Э. Котцев) в месячный срок ознакомить под роспись с Инструкцией государственных гражданских служащих и работников Министерства экономического развития Российской Федерации.

3. Признать утратившим силу приказ Минэкономразвития России от 24 октября 2006 г. № 338 «Об утверждении Инструкции по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации».

А. В. Улюкаев

к приказу Минэкономразвития России от 02.09.2014 № 549

ИНСТРУКЦИЯ

РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Инструкция по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства экономического развития Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в целях повышения эффективности обработки персональных данных, закрепления процесса формирования, ведения, хранения, передачи личных дел и учета персональных данных (далее — персональные данные) государственных гражданских служащих Министерства экономического развития Российской Федерации и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, установления общих требований к организации работы по обработке персональных данных в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее — Министерство).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок обработки персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу персональных данных.

3. Персональные данные, внесенные в личное дело государственного гражданского служащего Министерства (далее — гражданский служащий), относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, — к сведениям, составляющим государственную тайну.

4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обработки персональных данных, содержащихся в сведениях, составляющих государственную тайну.

5. Организация работы по формированию, ведению, хранению, передаче личных дел и учету персональных данных осуществляется отделом кадров центрального аппарата и отделом кадров загранаппарата Департамента кадров и организационного развития.

6. Персональная ответственность за соблюдение требований, установленных настоящей Инструкцией, обеспечение конфиденциальности персональных данных, полноту информации, содержащейся в личном деле, возлагается на гражданских служащих отдела кадров центрального аппарата и отдела кадров загранаппарата Департамента кадров и организационного развития, осуществляющих работу с персональными данными.

7. Персональные данные, содержащиеся в личном деле, должны использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями гражданского служащего, работающего или знакомящегося с этой информацией.

8. В случае приобщения к материалам личного дела копии документа об образовании, полученном гражданином Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, к указанному документу обязательно прилагается подтверждение Минобрнауки России о соответствии такого образования образовательным стандартам, установленным на территории Российской Федерации.

9. В случае когда гражданин Российской Федерации получил образование в иностранной образовательной организации и (или) научной организации, указанной в Перечне иностранных образовательных организаций и научных организаций, которые выдают документы иностранных государств об ученых степенях и ученых званиях, признаваемые на территории Российской Федерации, утвержденном распоряжением Правительства Российской Федерации от 21 мая 2012 г. № 812-р, подтверждения Минобрнауки России о соответствии такого образования образовательным стандартам, установленным на территории Российской Федерации, не требуется.

II. Формирование личного дела гражданского служащего

10. Для формирования личного дела гражданского служащего, назначенного на должность государственной гражданской службы в Министерство, на государственного гражданского служащего, обеспечивающего прием, перемещение и увольнение гражданских служащих, подготовку приказов Министерства по личному составу, обработку персональных данных (далее — куратор), возлагаются следующие обязанности:

1. получать персональные данные лично у гражданина Российской Федерации, поступающего на гражданскую службу;

2. с письменного согласия гражданина Российской Федерации получать его персональные данные у третьей стороны, предварительно сообщив гражданину о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

3. осуществлять сбор следующих документов:

а) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. № 667-р, с приложением фотографий (6 шт.);

б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

в) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

г) копия трудовой книжки и (или) документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы. Гражданскому служащему (работнику), служебная (трудовая) деятельность которого осуществляется впервые, после выхода приказа о назначении оформляется трудовая книжка и ее копия передается для приобщения к личному делу;

д) копия(и) документа(ов) о профессиональном образовании;

е) копии документов о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, дополнительном профессиональном образовании, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) заполненная справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение должности федеральной государственной службы, а также справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по формам, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. № 559;

и) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений (в том числе, справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 26 августа 2011 г. № 989н);

к) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

л) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

м) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

н) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

о) заключение медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации и муниципальную службу или ее прохождению по форме № 001-ГС/у, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 984н;

4. заверять своей подписью соответствие представленных копий документов их оригиналам;

5. проверять наличие подписи гражданина Российской Федерации, поступающего на гражданскую службу, на анкете, справке о соблюдении ограничений, связанных с замещением должности государственной гражданской службы;

6. вносить персональные данные о гражданском служащем в Автоматизированную информационную систему «Кадры».

11. Проект приказа Министерства о назначении на должность государственной гражданской службы подготавливается куратором.

12. После подписания приказа Министерства о назначении гражданина Российской Федерации на должность государственной гражданской службы и его регистрации в Системе электронного документооборота (СЭДО) копия приказа вместе с письменным заявлением гражданина Российской Федерации с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации, представлением директора департамента о назначении гражданина на должность государственной гражданской службы, решением о выплате и размере надбавки за особые условия гражданской службы, копией должностного регламента, вторым экземпляром служебного контракта, а также документами, указанными в пункте 10 настоящей Инструкции, передаются куратором государственному гражданскому служащему, осуществляющему формирование, ведение и хранение личного дела гражданского служащего, в отдельной папке.

13. В случае издания приказа Министерства о назначении на должность нескольких гражданских служащих (общего приказа) куратором формируется выписка из приказа Министерства, подлежащая приобщению к личным делам назначенных гражданских служащих.

14. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись документов, имеющихся в личном деле, и лист ознакомления с материалами личного дела гражданского служащего.

III. Ведение и хранение личного дела гражданского служащего

15. При ведении личного дела в обязанности государственного гражданского служащего, осуществляющего формирование, ведение и хранение личного дела гражданского служащего, входит:

а) своевременное приобщение представленных документов к личному делу;

б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

г) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

д) внесение письменных объяснений гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

16. При прохождении государственной гражданской службы к личному делу гражданского служащего, помимо документов, указанных в пунктах 10 и 12 настоящей Инструкции, также приобщаются:

а) экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

б) копии приказов Министерства о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы и основания для приказа;

в) копии приказов Министерства об установлении ежемесячной надбавки за выслугу лет на гражданской службе и надбавки за особые условия гражданской службы, других надбавок и основания для приказов;

г) письменное заявление гражданского служащего, протокол (выписка из протокола) решения Комиссии Минэкономразвития России по зачислению иных периодов работы в стаж государственной службы, дающий право на ежемесячную надбавку к должностному окладу за выслугу лет;

д) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

е) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

ж) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

з) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв;

и) копии приказов Министерства о поощрении гражданского служащего, а также о применении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены и основания для приказов;

к) копии документов о начале проверки, в том числе служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

л) заполненная справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера федерального государственного служащего, а также справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по формам, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. № 559;

м) справка о расходах гражданского служащего и (или) его супруги (супруга) по форме, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 2 апреля 2013 г. № 310;

н) копия приказа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или о его приостановлении и основание для приказа;

о) копия уведомления о намерении выполнять иную оплачиваемую работу гражданского служащего;

п) копия выписки из протокола заседания Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития Российской Федерации и урегулированию конфликта интересов.

17. В личное дело гражданского служащего, оформленного на работу в торговое представительство Российской Федерации в иностранном государстве, дополнительно приобщаются:

---