Приказ ФАС России от 09.08.2023 № 531/23

«Об утверждении Порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате ФАС России с применением систем „Контур ДСП“ и межведомственного электронного документооборота»

ПРИКАЗ

В целях определения особенностей работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате ФАС России с применением систем «Контур ДСП» и межведомственного электронного документооборота (далее — Порядок).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФАС России ознакомить сотрудников соответствующих подразделений с Порядком и обеспечить контроль выполнения его требований.

3. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

I. Общие положения

1. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате ФАС России с применением систем «Контур ДСП» и межведомственного электронного документооборота (далее — Порядок) определяет особенности работы с указанными документами.

2. Общие вопросы разработки, согласования, регистрации, учета, обращения, хранения документов, а также иные вопросы делопроизводства определяются Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, а также Инструкцией о порядке учета, обращения, хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, если иное не установлено настоящим Порядком.

II. Работа с исходящими документами посредством систем

3. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее — документы «ДСП»), подлежащих отправке с помощью системы «Контур ДСП» по системе межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), осуществляется в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России на специально выделенных автоматизированных рабочих местах с закрытым доступом в общую информационную систему ФАС России и не имеющих доступа в глобальную сеть «Интернет».

Регистрация исходящих документов «ДСП» производится в системе электронного документооборота ФАС России (далее — СЭД ФАС России) в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.

При создании регистрационной карточки (далее — РК) документа в СЭД ФАС России в поле «конфиденциальность» выбирается «ДСП», в поле «аннотация» вместо заголовка документа также указывается «ДСП». Проект документа «ДСП» в электронном виде при этом к РК не прикрепляется.

Ограничительная пометка «Для служебного пользования» оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.

При подготовке исходящие документы «ДСП» формируются в трех экземплярах:

• экземпляр на официальном бланке ФАС России (подписывается собственноручно);
• экземпляр документа с визами должностных лиц, согласующих содержание документа;
• экземпляр исполнителя.

Номер экземпляра в соответствующем поле («Экз. N ___») в верхней части документа «ДСП» не проставляется, указанное поле остается пустым и подлежит заполнению ответственным сотрудником Управления делами ФАС России.

На обороте последнего листа документа «ДСП» в левом нижнем углу каждого экземпляра документа «ДСП» проставляются: количество отпечатанных экземпляров, фамилия распечатавшего документ сотрудника, фамилия исполнителя, номер служебного телефона исполнителя и дата печати документа.

4. Визирование документов «ДСП» производится только на бумажном носителе. Передача документа на визирование производится под подпись в журнале регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» в управлении, подготовившем документ. Передача документа «ДСП» на подпись также фиксируется в указанном журнале.

5. Отправляемые документы «ДСП» регистрируются в СЭД ФАС России сотрудниками отдела правительственной переписки Управления делами ФАС России.

При передаче документа «ДСП» для его регистрации и отправки в отдел правительственной переписки Управления делами ФАС России представляются три экземпляра на бумажных носителях, а также проект документа «ДСП» в электронном виде, записанный на специальный USB-накопитель, который используется в строгом соответствии с памяткой об условиях работы со специальными USB-накопителями, рассылаемой Управлением делами ФАС России.

Проект документа «ДСП» в электронном виде передается в формате «.odt» (программа LibreOffice Writer). На указанном проекте документа «ДСП» также должны быть сохранены присвоенные штрих-код и идентификатор СЭД ФАС России (приложение).

Для отправки документов «ДСП» в электронном виде с помощью системы «Контур ДСП» по системе МЭДО указанные документы в обязательном порядке должны быть подписаны электронной подписью (далее — ЭП) руководителя ФАС России (лица, исполняющего его обязанности) или заместителя руководителя ФАС России.

Документы «ДСП», подписанные ЭП иных лиц, не подлежат отправке с помощью системы «Контур ДСП» по системе МЭДО.

Организация подписания ЭП документов «ДСП», направляемых с помощью системы «Контур ДСП» по системе МЭДО, осуществляется структурным подразделением ФАС России — ответственным исполнителем по документу.

6. При регистрации документов «ДСП» проверяются правильность оформления реквизитов «адресат», «конфиденциальность» и «аннотация», наличие подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, РК, наличие всех необходимых файлов на предоставленном специальном USB-накопителе.

Неправильно оформленные документы «ДСП» подлежат возврату исполнителю.

После регистрации документа «ДСП» ответственный сотрудник отдела правительственной переписки Управления делами ФАС России осуществляет его отправку посредством системы «Контур ДСП» по системе МЭДО.

III. Работа с входящими документами посредством систем

7. Прием и регистрацию документов «ДСП», поступающих посредством системы «Контур ДСП» по системе МЭДО, осуществляют сотрудники отдела правительственной переписки и отдела регистрации входящей общей и электронной корреспонденции Управления делами ФАС России.

8. При поступлении входящего документа «ДСП» посредством системы «Контур ДСП» по системе МЭДО цифровой образ указанного документа, отображаемый в системе «Контур ДСП», является оригиналом поступившего документа «ДСП» (экземпляр № 1).

9. При получении документов «ДСП», поступающих посредством системы «Контур ДСП» по системе МЭДО, ответственный сотрудник Управления делами ФАС России должен:

• проверить наличие на документе пометки «Для служебного пользования»;
• убедиться, что в документе указан верный адресат (ФАС России);
• проверить соответствие фактически полученных приложений указанным в сопроводительном письме;
• проверить наличие отметки об ЭП, а также срок действия сертификата ключа проверки ЭП и соответствие данных, указанных о подписанте в документе «ДСП» и в отметке об ЭП.

В случае несоответствия входящего документа «ДСП» установленным требованиям отправителю направляется отказ в регистрации.

10. Для организации работы исполнителей с документами «ДСП» допускается печать ответственными сотрудниками Управления делами ФАС России входящих документов «ДСП» (снятие копии с цифрового оригинала документа) без предварительного согласования с начальником Управления делами ФАС России.

Приложение

Для служебного пользования Экз. N

                                         Адресат

Аннотация. Пример электронного образа исходящего документа ДСП

    Текст   письма.   В  ответ  на  полученное  обращение  сообщаем  Вам  о
регистрации  поступившего  текстового  письма, а также направляем настоящий

текстовый документ.

                                                         Г.Г. Магазинов

---