Приказ Минсельхозпрода РФ от 30.12.1997 № 525

«О совершенствовании организации работы с обращениями граждан в министерстве»

(вместе с «Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации»)

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 30 декабря 1997 г. № 525

О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ

В целях совершенствования организации работы с обращениями граждан в центральном аппарате министерства приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации.

2. Руководителям структурных подразделений: установить строгую ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, решительно пресекать проявление бюрократизма и волокиты, устранять причины, порождающие нарушения прав граждан; осуществлять действительный контроль за исполнением поручений по обращениям граждан в установленные сроки.

3. Признать утратившим силу Приказ Минсельхоза России от 28 апреля 1993 г. № 123.

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации, Министр сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации В. Н. Хлыстун

Утверждена Приказом Минсельхозпрода РФ от 30 декабря 1997 г. № 525

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации обязано в пределах своих полномочий в соответствии с Конституцией Российской Федерации и действующим законодательством <*> рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

---

<*> Приложение № 1.

1.2. Руководители структурных подразделений министерства и другие должностные лица при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан обязаны: внимательно разбираться в их существе, при необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно отвечать заявителям, разъяснять им порядок обжалования решений; проверять работу по рассмотрению обращений граждан в подведомственных организациях, принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

1.3. Структурные подразделения министерства, в компетенцию которых не входит решение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях, жалобах, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителя, а при личном приеме разъясняют, куда ему следует обратиться.

1.4. Запрещается направлять обращения граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

1.5. Заявления и жалобы работников Центрального аппарата министерства рассматриваются в присутствии заявителя.

1.6. Заместители министра, руководители структурных подразделений несут личную ответственность за организацию приема граждан, рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб.

1.7. Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, проявление волокиты и бюрократического отношения к ним, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений, жалоб, либо за содержащуюся в них критику влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством.

2. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

2.1. Делопроизводство по обращениям граждан в министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на Отдел административной работы Департамента административно — контрольной работы <*>.

---

<*> Далее в тексте употребляется термин Отдел.

Формирование и хранение дел в подразделениях центрального аппарата не разрешается.

2.2. Все поступающие в министерство предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены и централизованно зарегистрированы в день их поступления. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат. Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления, жалобы, а также в других необходимых случаях.

2.3. Регистрационный номер предложения, заявления или жалобы проставляется в правом нижнем углу первого листа заявления.

2.4. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы.

2.5. На предложение, заявление, жалобу, получившие регистрационный номер, оформляется регистрационно — контрольная карточка, которая оформляется в четырех экземплярах. Первые две карточки остаются в Отделе, а две карточки с заявлением передаются в структурное подразделение на исполнение.

2.6. Учетно — справочная картотека составляется по республикам, краям и областям по фамилии заявителя в алфавитном порядке.

2.7. Если рассмотрение предложения, заявления, жалобы поручается одновременно нескольким структурным подразделениям, то ответственным за исполнение считается структурное подразделение, указанное первым.

2.8. Предложения, заявления и жалобы при необходимости передаются из одного структурного подразделения министерства в другое по согласованию с руководителями этих подразделений, а оформление этой передачи осуществляется через Отдел.

2.9. Повторными считаются письма, поступившие от одного автора и по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторным предложениям, заявлениям, жалобам присваивается очередной регистрационный номер. В регистрационно — контрольной карточке делается отметка «ПОВТОРНО», а в графе «краткое содержание» указывается номер дела и страницы прилагаемой переписки по первому письму. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные — по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

2.10. При направлении обращений граждан организациям системы министерства для решения ими вопроса по существу и ответа автору об этом указывается в сопроводительном письме и в копии заявителю.

2.11. Ответы на обращения граждан дает руководство министерства или структурных подразделений в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале приема по личным вопросам или контрольно — регистрационной карточке.

2.12. Ответы авторам заявлений направляются структурными подразделениями, которым было поручено рассмотрение. В ответе указываются номер структурного подразделения и обязательно номер, под которым заявление зарегистрировано в Отделе. Ответы Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации о принятых мерах по обращению граждан оформляются и отправляются через канцелярию Департамента административно — контрольной работы министерства. После оформления и отправки ответа в Отдел сдаются все материалы по данному заявлению с приложением копии ответа.

2.13. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

2.14. Руководители или по их поручению другие должностные лица структурных подразделений должны анализировать и обобщать заявления для принятия мер по устранению причин, порождающих жалобы и нарушения прав граждан. Отдел административной работы ежемесячно анализирует поступившие обращения граждан, результаты личного приема граждан в министерстве и докладывает руководству министерства.

2.15. Требования настоящей Инструкции не распространяются на рассмотрение заявлений и жалоб, порядок рассмотрения которых установлен уголовно — процессуальным законодательством, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.

3. КОНТРОЛЬ ЗА СВОЕВРЕМЕННЫМ И КАЧЕСТВЕННЫМ ИСПОЛНЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

3.1. Контроль за своевременным и правильным решением вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, возлагается на руководителей структурных подразделений министерства.

3.2. Срок исполнения письма определяется в соответствии с действующим законодательством — 30 дней со дня поступления в министерство или подразделение на рассмотрение. В тех случаях, когда для разрешения предложения, заявления и жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на один месяц. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с предложениями, заявлениями, жалобами, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

3.3. Письма граждан, поступившие в министерство из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с требованием сообщить результаты рассмотрения, берутся Отделом на особый контроль.

3.4. Заявления граждан, не которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения конкретного решения.

3.5. Для снятия с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан в Отдел представляется вся переписка по соответствующему письму или жалобе в день подписания ответа.

3.6. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан по поручениям Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации принимают заместители министра, а по остальным — руководство Департамента административно — контрольной работы.

3.7. Контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в структурных подразделениях министерства возлагается на Департамент административно — контрольной работы.

4. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН

4.1. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения в Отдел со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром контрольно — регистрационной карточки для центрального формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел в структурных подразделениях не разрешается.

4.2. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.

4.3. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на Отдел административной работы.

4.4. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан устанавливается до пяти лет.

4.5. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 5 лет) хранению, передаются в архив министерства, а остальные выделяются к уничтожению в установленном порядке.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

5.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется в Приемной министерства руководством министерства и структурных подразделений в соответствии с утвержденным графиком, а в течение всего рабочего дня начальником Отдела административной работы.

5.2. При личном приеме граждан их письменные предложения, заявления и жалобы подлежат централизованной регистрации в установленном порядке.

5.3. На Отдел возлагается организация личного приема у министра и его заместителей. Учет предложений, жалоб и заявлений на личном приеме фиксируется в журнале установленной формы (Приложение № 2).

Приложение № 1

Настоящая Инструкция составлена в соответствии с требованиями:

1. Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (в редакции Указа от 04.03.80).

2. Указа Президиума Верховного Совета СССР от 02.02.88, которым устанавливается порядок работы с анонимными обращениями, то есть «Письменное обращение гражданина должно быть подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать данные о месте его жительства, работы или учебы. Обращения, не содержащие этих сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат».

3. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан — Постановление Госкомитета СССР по науке, Госкомитета СССР по стандартам, Главархива при СМ СССР от 30.11.81 № 463/162/298.

4. Рекомендации семинара — совещания работников, занимающихся организацией рассмотрения обращений граждан в Федеральных органах исполнительной власти (от 3 июля 1997 г. № ВЧ-П41-21129).

5. Сборник нормативных актов «Обращение граждан: организация и порядок рассмотрения» изд. 3-е, дополненное М., Юридическая литература, 1997.

Приложение № 2

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ РУКОВОДСТВОМ МИНИСТЕРСТВА И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЗА 199 __ ГОД

Дата	Фамилия, имя и отчество посетителя	Адрес местожительства или место работы	Краткое содержание просьбы	Указание руководства	Дата и результат разрешения просьбы	Примечание

Начальник Департамента административно — контрольной работы Б. В. Лякин

---