Приказ Минтранса России от 15.12.2017 № 523

«Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Министерстве транспорта Российской Федерации в форме электронных документов»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 15 декабря 2017 г. № 523

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ ДОЛЖНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В МИНИСТЕРСТВЕ ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с пунктом 6 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Министерстве транспорта Российской Федерации в форме электронных документов (далее — Перечень).

2. Административному департаменту обеспечить материально-техническое обеспечение ввода в действие Перечня.

3. Признать утратившим силу приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 14 мая 2014 г. № 127 «Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Министерстве транспорта Российской Федерации в форме электронных документов».

---

<*> Сроки хранения, установленные для документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства транспорта Российской Федерации, полностью соответствуют срокам хранения, установленным для данных видов документов в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

№ п/п	Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа <**>	Примечания
1	2	3	4	5
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Руководство
1	5 (1)	Документы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации для рассмотрения на оперативных совещаниях у Министра, совещаниях по исполнительской дисциплине у заместителей Министра (докладные записки, справки, поручения, запросы и др.) <****>	5 лет ЭПК <***>
2	7	Поручения заместителей Министра и документы по их выполнению <****>	5 лет ЭПК
3	18	Протоколы совещаний у заместителей Министра по оперативным вопросам и основной деятельности <****>	5 лет ЭПК
4	18е	Протоколы оперативных совещаний у Министра <****>	5 лет ЭПК
5	32	Переписка с министерствами и ведомствами по вопросам гражданской авиации	5 лет ЭПК
6	34	Переписка с Федеральным агентством воздушного транспорта, Федеральной службой по надзору в сфере транспорта по вопросам гражданской авиации	5 лет ЭПК
7	35	Переписка с организациями, предприятиями гражданской авиации по вопросам деятельности Департамента государственной политики в области гражданской авиации	5 лет ЭПК
1.2. Организационные основы управления
8	59	Документы рабочих групп, комиссий по координации определенных видов деятельности Минтранса России (протоколы, планы и т.д.) <****>	5 лет ЭПК <*>	После завершения деятельности рабочих групп <*>
9	84	Переписка по организационным вопросам деятельности <****>	5 лет <*>
10	87	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Минтранса России <****>	5 лет ЭПК
11	91	Переписка с заинтересованными организациями об организации и проведении круглых столов, других совещаний <****>	5 лет ЭПК
1.3. Контроль
12	183б	Обращения граждан и документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) <****>	5 лет ЭПК
1.4. Правовое обеспечение деятельности
13	192	Переписка по проведению правовой экспертизы документов, принимаемых в рамках деятельности международных организаций универсального характера <****>	5 лет ЭПК
14	193	Переписка с департаментами Минтранса России и подведомственными ему федеральными службой и агентствами по вопросам судебной и договорно-правовой работы <****>	5 лет ЭПК
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
15	203	Докладные записки, представляемые департаментами, подведомственными федеральными службой и агентствами руководству Минтранса России, о переносе срока исполнения, смене головного исполнителя и снятии с контроля поручений по правительственной корреспонденции <****>	1 год <*>	После снятия с контроля <*>
16	206	Отчеты, акты об использовании, уничтожении номерных бланков <****>	3 года
17	214	Переписка с организациями по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота <****>	5 лет ЭПК
18	257	Отчеты, справки об объеме документооборота в Минтрансе России <****>	1 год
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Прогнозирование
19	264	Переписка с Минэкономразвития России по методическому обеспечению разработки прогноза социально-экономического развития транспортного комплекса <****>	5 лет ЭПК
20	273	Заявки на участие в конкурсах, аукционах и котировочные заявки от участников размещения заказа на право заключения государственного контракта с Минтрансом России <****>	5 лет ЭПК
2.2. Текущее планирование
21	288	Оперативные планы структурных подразделений <****>	До минования надобности <**>
22	290	Планы работы структурных подразделений Минтранса России <****>	5 лет
23	296	Переписка с подведомственными федеральными службой и агентствами по подготовке плана показателей их деятельности <****>	5 лет ЭПК
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3.1. Финансирование, кредитование
24	326	Переписка о финансовом обеспечении деятельности транспорта <****>	5 лет ЭПК
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
25	359	Переписка с Межрегиональным операционным управлением Федерального казначейства по вопросам представления отчетности <****>	5 лет
26	367	Переписка с департаментами Минтранса России по административно-хозяйственным вопросам <****>	1 год
4.2. Статистический учет и отчетность
27	465а	Сводные и годовые отчеты о выполнении плана показателей деятельности подведомственных федеральных службы и агентств <****>	5 лет ЭПК
28	465в	Квартальные отчеты о выполнении плана показателей деятельности подведомственных федеральных службы и агентств <****>	5 лет
29	469	Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности Минтранса России и документы к ним (докладные записки) <****>	5 лет	Формы статистических отчетов
30	479	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности <****>	5 лет
5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ 5.1. Организация связей
31	483	Переписка с международными организациями по вопросам летных стандартов <****>	5 лет ЭПК
32	491	Журнал учета программ проведения встреч с иностранными делегациями <****>	5 лет
5.2. Осуществление связей
33	498	Переписка с организациями и фирмами зарубежных стран о сотрудничестве в сфере транспорта <****>	5 лет ЭПК
6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
34	514	Информационные обзоры по основным вопросам деятельности Минтранса России <****>	До минования надобности
35	515	Документы по проведению встреч с представителями средств массовой информации (заявки, программы, список средств массовой информации, пресс-релизы, анонсы средств массовой информации по итогам встреч) <****>	5 лет ЭПК
36	529	Документы об оформлении подписки на информационные издания (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) <****>	1 год <*>	После получения подписной литературы <*>
6.2. Распространение информации, реклама
37	555	Документы по информационному наполнению сайта Минтранса России (анонсы, пресс-релизы, документы Минтранса России для экспертизы) <****>	5 лет ЭПК
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ 7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
38	596	Переписка с федеральными органами исполнительной власти, подведомственными федеральными службой и агентствами, департаментами по вопросам оплаты труда <****>	5 лет ЭПК
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
39	650	Документы о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников (заявки, сведения, переписка) <****>	5 лет
40	672	Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей <****>	3 года	После проведения конкурса <*>
41	679	Документы по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников Минтранса России и урегулированию конфликта интересов <****>	5 лет ЭПК <*>	После урегулирования конфликта <*>
42	693	Графики предоставления отпусков <****>	1 год
8.2. Установление квалификации работников
43	702	Переписка с департаментами об аттестации и присвоении классных чинов в центральном аппарате <****>	5 лет
8.3. Повышение квалификации работников
44	717	Переписка с департаментами о дополнительном профессиональном образовании работников Минтранса России <****>	3 года
8.4. Награждение
45	742	Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектами Российской Федерации о награждении работников транспортной системы России государственными, правительственными наградами и ведомственными наградами Минтранса России <****>	5 лет ЭПК
10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
46	783	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни <****>	1 год
11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ 11.1. Социальное страхование
47	906	Переписка с Пенсионным фондом Российской Федерации об установлении пенсий и ежемесячной доплаты к государственным пенсиям работникам Минтранса России <****>	5 лет
48	913	Документы по вопросам медицинского обслуживания работников Минтранса России (списки, справки, заявления, переписка) <****>	3 года

---

<**> Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

<***> Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

<****> По решению руководителей структурных подразделений Министерства транспорта Российской Федерации.

---