Приказ Росморречфлота от 14.11.2007 № 50
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росморречфлота от 14.11.2007 N 50. 50. 14.11.2007. https://bukva.ai/docs/prikaz-50-2007-6
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве морского и речного транспорта»
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Росморречфлота от 25.06.2013 № 44, утвердившего новую Инструкцию.
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
от 14 ноября 2007 г. № 50
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве морского и речного транспорта.
2. Заместителям Руководителя, начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками Агентства.
3. Признать утратившим силу распоряжение Федерального агентства морского и речного транспорта от 9 ноября 2006 г. № АД-285-р «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства морского и речного транспорта».
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Е.Г. Трунина.
А. А. Давыденко
от 14 ноября 2007 г. № 50
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 <*>, в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов и с учетом опыта работы с документами в Федеральном агентстве морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Агентство).
<*> Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г., регистрационный № 7418.
1.2. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для сотрудников Федерального агентства морского и речного транспорта. При подготовке сотрудниками Агентства проектов документов, представляемых на подпись руководителю или заместителям руководителя (далее — руководство Агентства), необходимо руководствоваться положениями настоящей Инструкции.
1.3. Делопроизводство в Агентстве организуется с использованием компьютерной документальной системы (далее — КДС), предназначенной для автоматизированного учета, сопровождения и контроля исполнения документов.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документальной информации, применяемые в Агентстве, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой информационно-технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Агентстве осуществляются отделом делопроизводства Организационно-правового управления.
1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях Агентства (далее — управления), своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагаются на начальников этих управлений.
1.7. Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях, возлагаются следующие функции:
прием и регистрация поступающих в управление документов;
регистрация исходящих из управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в управлении;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководства управления сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
ввод в КДС информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников управления;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
контроль за возвратом правительственных документов;
разработка номенклатуры дел управления;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых в управление сотрудников по вопросам основ делопроизводства.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, определяются должностными регламентами, разрабатываемыми с учетом положений настоящей Инструкции.
1.8. Сотрудники Агентства персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
В случае утраты документа исполнителем немедленно докладывается об этом начальнику управления и сообщается в Организационно-правовое управление, если документ зарегистрирован в отделе делопроизводства (далее — Канцелярия). По распоряжению начальника управления проводится служебное расследование, о результатах которого он информирует начальника Организационно-правового управления, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной информации, — руководителя или заместителя руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник управления обязан передать через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, находящиеся у него на исполнении документы, другому сотруднику — по указанию начальника управления.
При увольнении или переходе на работу в другое управление сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в управлении.
1.10. При переходе на другую работу или увольнении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в управлении, все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники должны быть переданы по акту, согласованному с начальником или заместителем начальника управления (далее — руководство управления).
Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в Канцелярии по ведению делопроизводства.
1.11. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только сотрудники, имеющие отношение к их рассмотрению. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.12. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Агентства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Организационно-правовым управлением на основании письменного запроса, а документов (копий документов) управлений — на основании решения руководства этих управлений.
1.13. Передача служебной информации или документов Агентства представителям средств массовой информации осуществляется Организационно-правовым управлением, а в отдельных случаях — по разрешению (поручению) руководства Агентства.
Передача актов Агентства, признанных Минюстом России не нуждающимися в государственной регистрации, представителям средств массовой информации осуществляется Организационно-правовым управлением.
1.14. Переписка между отделами (сотрудниками) внутри управления не допускается.
1.15. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).
1.16. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
II. Документация Агентства
2.1. Управленческая деятельность Агентства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых в Агентстве в пределах своей компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами государственной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Агентства.
2.2. Документы разрабатываются Агентством на основании и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных распорядительных документов органов государственной власти, а также по собственной инициативе.
2.3. Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, акты, доклады, справки, письма и т.п.) издаются Агентством и управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.
2.4 При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);
использование документа в качестве источника информации;
реальность исполнения документа;
обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;
возможность обработки и размножения документа с помощью средств копировальной техники.
2.5. Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими управлениями и должностными лицами, а также оформленными согласно настоящей Инструкции.
Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
2.6. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 — 2 межстрочных интервала (12 — 24 пт) <*>.
<*> Пт — единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала.
III. Общие правила оформления документов
Основные требования к оформлению документов
3.1. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <**>.
<**> По заключению Минюста России, ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2004 № 07/3276-ЮД).
В процессе подготовки и оформления документов Агентства используются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Агентства (наименование Агентства должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об Агентстве. Сокращенное наименование Агентства помещают в скобках ниже полного);
справочные данные об Агентстве (почтовый адрес, номер телефона и факса, адрес электронной почты);
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
гриф ограничения доступа к документу;
гриф согласования документа, визы согласования документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии документа.
3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов производится в соответствии с правилами, изложенными ниже.
Бланки документов
3.3. Документы Агентства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплект обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (если не оговорено иное, см. пункт 4.25 настоящей Инструкции):
3.4 В Агентстве применяются следующие виды бланков:
с указанием наименования Агентства;
с указанием должности руководителей Агентства — руководитель, заместитель руководителя;
с указанием конкретного вида документа — приказ, распоряжение, постановление расширенного заседания совета, протокол, поручение;
с указанием наименования Агентства для зарубежной переписки.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Не допускается применение бланков иных видов, не предусмотренных настоящей Инструкцией.
3.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Агентства.
Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.
3.6. Бланки с государственной символикой подлежат учету, на которых типографским способом проставляются порядковые номера.
3.7. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между управлениями оформляются, как правило, на стандартном листе бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.
3.8. Документы, издаваемые Агентством совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги.
Образцы бланков приведены в Приложении № 1.
Наименование вида документа
3.9. На каждом документе, кроме письма, должно быть указано наименование вида документа: приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, протокол, акт, заключение, справка, служебная записка и т.п.
3.10. Наименование вида документа, подготавливаемого Агентством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Дата документа
3.11. Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, служебные письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, инструкция, положение) — дата утверждения приказа или распоряжения.
3.12. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
3.13. Документы, издаваемые совместно двумя или более федеральными органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.
3.14. Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.
Нормативные правовые акты Агентства, прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации вступают в силу по истечении 10 дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
3.15. В состав даты входят число, месяц и год. Даты документов оформляются словесно-цифровым и цифровым способами.
Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например:
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.
При оформлении даты других документов применяется цифровой способ, при котором датирование документа осуществляется в следующей последовательности: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится, например:
3.16. В текстах приказов и распоряжений, финансовых документов и служебных писем (телеграмм) даты оформляются словесно-цифровым способом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
3.17. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату, указанные в документе организацией, подготовившей или издавшей документ, на который дается ответ.
3.18. В бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: «На N... от...», в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.
3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, при наличии заголовка к тексту документа, дается после него ниже черты, например:
О создании межведомственной комиссии по
совершенствованию механизмов финансирования
содержания и ремонта действующей сети
____________________________________________
Поручение Правительства Российской Федерации
Место составления или издания документа
3.20. Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
Адресат
3.21. Документы могут быть адресованы органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения. В состав реквизита «Адресат» входит наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.
Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.
3.22. При адресовании документа органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования печатаются в именительном падеже.
Все строчки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке, которая ограничивается правым полем, например:
Министерство обороны Российской Федерации Управление делами
3.23. При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, организации, их структурных подразделений печатаются в именительном падеже, а наименование должности, инициалы и фамилия — в дательном падеже, например:
Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Главному специалисту
А.А. Петрову
3.24. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в наименование должности адресата, например:
Генеральному директору ОАО «Грузовая транспортная компания»
М.А. Семенову
3.25. При адресовании документа в несколько однородных органов государственной власти, организаций их наименования указываются обобщенно, например:
Федеральные органы исполнительной власти
3.26. Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не печатается.
Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат.
3.27. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса печатают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Адрес не указывается на документах, направляемых органам законодательной, исполнительной и судебной властей Российской Федерации, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации.
3.28. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 115768
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
3.29 При адресовании документа следует иметь ввиду, что:
наименование должности получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;
не принято в адресате указывать только должность без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.
Гриф утверждения документа
3.30. В Агентстве подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура и штатное расписание и т.д.
3.31. Документы утверждаются руководителем и заместителями руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
3.32. Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, или проставлением реквизита «Гриф утверждения документа».
3.33. Реквизит «Гриф утверждения документа» располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Агентства), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального агентства морского и речного транспорта ________________ А.А. Давыденко (личная подпись) «__» __________________ 200_ г.
3.34. При утверждении документа приказом или распоряжением реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕН приказом Росморречфлота от 18 марта 2005 г. № 15
3.35. Каждая составная часть реквизита «Гриф утверждения документа» печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.
Резолюция
3.36. В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа руководителем, и в ней содержатся указания (поручения) по исполнению документа. Резолюция должна быть краткой и конкретной.
3.37. В состав реквизита «Резолюция» входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
3.38. На документе, как правило, должно быть не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.
3.39. В качестве исполнителей в резолюции определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя руководителя или обозначенное словом «созыв», «обобщение» или «ответственный».
В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен документ (с поручением) для сведения, например:
3.40. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.41. Резолюция может оформляться как на бланках установленной формы, так и на отдельном листе бумаги.
3.42. Резолюция руководителя или заместителя руководителя, носящая инициативный характер, оформляется в соответствии с пунктами 5.53 - 5.59 настоящей Инструкции.
Заголовок к тексту документа
3.43. Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, а также к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ).
3.44. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос «О чем?» («Об изменении...», «О выделении...»), но «Протокол чего?» (заседания коллегии).
Заголовок составляется исполнителем документа.
3.45. В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.
3.46. Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером № 10. Точка в конце заголовка не ставится.
Оформление реквизита «Заголовок к тексту документа» для законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений установлено в п. 4.28, п. 4.32, п. 4.35 и п. 5.32 настоящей Инструкции соответственно.
Отметка о контроле
3.47. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К» или штампом «Контроль» с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация фиксируется в КДС.
Текст документа
3.48. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение.
3.49. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
3.50. Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетании этих видов.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строки должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф (если не оговорено иное, см. п. 4.32).
3.51. Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения — распорядительная часть без констатирующей, служебные письма — просьба без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
3.52. Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.
3.53. В приказах и распоряжениях, а также в документах, адресованных руководству Агентства, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, обязываю, предлагаю, прошу).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных документах текст излагают от первого числа множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).
3.54 В служебных письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа (просим предоставить..., направляем в Ваш адрес);
от первого лица единственного числа (прошу выслать..., считаю необходимым...);
от третьего лица единственного числа (Агентство не возражает...).
Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.
В служебных письмах за подписью руководителя, заместителей руководителя следует обращаться от имени Агентства, а в письмах за подписью руководства управления — от имени управления. Руководство управления имеет право подписи от имени Агентства в случае соответствующего поручения руководителя или заместителя руководителя.
Начальник отдела мобилизационной подготовки, гражданской обороны и режима Организационно-правового управления имеет право вести служебную переписку по вопросам мобилизации и мобилизационной подготовки.
3.55. Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Отметка о наличии приложений
3.56. Отметка о наличии приложения к документу печатается с «красной» строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
3.57. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров, например:
3.58. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:
Приложение: 1. Проект федерального закона о... на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту федерального закона
о... на 3 л.
3.59. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
3.60 Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
3.61. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
3.62. Порядок оформления реквизита «Отметка о наличии приложений» в приказах (распоряжениях) указан в пунктах 5.33 и 5.34 настоящей Инструкции.
Подпись
3.63. Документы подписываются должностными лицами Агентства в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Агентства.
3.64. Если документ оформляется на бланке с указанием должности руководства Агентства, то в состав реквизита «Подпись» входит личная подпись и ее расшифровка.
3.65. В случае, когда заместитель руководителя временно исполняет обязанности руководителя, документ оформляется на бланке с указанием наименования Агентства, при этом реквизит «Подпись» оформляется следующим образом:
И.о. руководителя личная подпись И.О. Фамилия
3.66. Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Агентства, подписывает руководство управления, то в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности подписывающего, наименование управления, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник Управления морской и речной деятельности личная подпись И.О. Фамилия
3.67. Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименования управления и Агентства (исключение: внутренние документы), например:
Заместитель руководителя Федерального агентства морского и речного транспорта личная подпись И.О. Фамилия
Начальник Управления финансирования и бухгалтерского учета Росморречфлота личная подпись И.О. Фамилия
3.68. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
3.69 Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Согласование проекта документа
3.70. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Агентства, так и вне его.
3.71. Формой внутреннего согласования является визирование проекта документа должностными лицами Агентства. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности визирующего.
Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа документа, а также на приложениях к нему:
на проектах актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
на подлинниках приказа (распоряжения);
На проектах федеральных законов, кадровых приказах и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.
3.72 Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:
начальник управления, подготовившего документ;
начальника заинтересованных управлений Агентства;
заместитель руководителя, курирующий работу управления-исполнителя;
заместитель руководителя, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
Проекты заключений, официальных отзывов и поправок на законопроекты подлежат обязательному визированию у заместителя руководителя, с последующим направлением ему и в Организационно-правовое управление копий проектов.
Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям руководителя, начальникам управлений, адресованные в Минюст России, должны быть завизированы начальником Организационно-правового управления либо лицом, его замещающим.
Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование в Управление финансирования и бухгалтерского учета.
Проекты документов по вопросам международного сотрудничества и проекты документов по вопросам международного сотрудничества, носящие правовой характер, направляемые на подпись руководителю, должны быть завизированы начальником Организационно-правового управления.
Проекты документов по вопросам управления находящимися в федеральной собственности акциями акционерных обществ транспортного комплекса, а также по вопросам приватизации государственного имущества и вопросам, связанным с регулированием земельных правоотношений в сфере морского и речного транспорта, направляемые на подпись и визирование руководителю, заместителям руководителя, должны быть завизированы начальником Управления экономики и государственного имущества или лицом, его замещающим.
Проекты документов, представляемые на подпись (согласование) руководителю, визируются начальником Организационно-правового управления, либо уполномоченным заместителем начальника.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения и замечания. В случае если предложений, замечаний по поручению не имеется, соисполнители обязаны письменно уведомить об этом головного исполнителя.
Соисполнители отвечают за своевременность представления своих предложений.
3.73. Согласование проекта документа Агентства органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативно-правовых актов Агентства.
3.74. Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
3.75. Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.
Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
3.76. Внешнее согласование — это согласование документов по вопросам, затрагивающим интересы других министерств, ведомств и организаций.
Внешнее согласование документа может оформляться соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне последнего листа документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации ________________ И.О. Фамилия (личная подпись) «__» ________________ 200_ г.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.
3.77. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на документе (на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования) — «Лист согласования прилагается».
При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном уровне, при трех и более грифах — рядом и на нескольких уровнях.
3.78 Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органов государственной власти;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.
Оттиск печати
3.79. Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы установленного образца.
3.80. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Отметка о заверении копии
3.81. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», указывают наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:
Верно Начальник Организационно-правового управления личная подпись И.О. Фамилия Дата
3.82. Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати Агентства.
3.83. Канцелярия заверяет копии только тех документов, которые создаются в Федеральном агентстве морского и речного транспорта Агентства.
3.84. Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляется виза исполнителя документа и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляется дата и номер.
3.85. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ.
Отметка об исполнителе
3.86. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа исходящего документа.
3.87. Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, печатается от границы левого поля шрифтом размером № 10 через 1 межстрочный интервал, например:
Корнеев Андрей Николаевич 626 98 99
Гриф ограничения доступа
3.88. Реквизит «Гриф ограничения доступа» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к документу. Пометка «Для служебного пользования», «Не для печати», «Конфиденциально» печатается без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа выше реквизита «адресат» или «гриф утверждения», дополняется номером экземпляра документа, например:
Для служебного пользования экз. № 3
Отметка об исполнении документа
3.89 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
краткие сведения об исполнении (если документ исполнен ответным документом, то дается ссылка на него; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дается краткая справка о его исполнении);
отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ;
дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия) лица, производящего отметку.
Нумерация страниц
3.90. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.
Отметка о поступлении документа
3.91. Отметка о поступлении документа в Агентство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
Идентификатор электронной копии документа
3.92. Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в нижнем колонтитуле каждой страницы документа в левой его части шрифтом Times New Roman размером № 8.
IV. Подготовка и оформление отдельных видов документов Агентства
Приказ, распоряжение
4.1. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также по кадровым вопросам.
По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Агентства издаются распоряжения.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на подписание (утверждение) руководству Агентства управления на основании поручений руководителя, заместителей руководителя либо в инициативном порядке в пределах компетенции Агентства.
Проекты приказов по кадровым и наградным вопросам готовит Организационно-правовое управление на основании соответствующих представлений.
4.2. Приказы (распоряжения) по основной деятельности подписываются (утверждаются) руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.
Приказы по кадровым вопросам подписываются (утверждаются) руководителем или заместителем руководителя в соответствии с установленным порядком и регистрируются в отделе персонала и паспортно-визовой работы Организационно-правового управления.
Распоряжения Агентства подписываются (утверждаются) руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.
4.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными управлениями, заместителями руководителя, а в случае необходимости с иными органами государственной власти и организациями возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят на утверждение руководству Агентства проект приказа (распоряжения).
4.4 Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:
законодательству Российской Федерации;
нормативным правовым актам министерств (ведомств) Российской Федерации;
ранее принятым актам Агентства, если документ не предусматривает их отмену или изменение.
Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы (распоряжения) по Агентству, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер независимо от срока их действия, а также содержат сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.
Государственная регистрация таких актов осуществляется Минюстом России (далее — государственная регистрация) в порядке, установленном Постановлением Правительством Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с учетом внесенных изменений и дополнений), а также в соответствии с Приказом Минюста России от 4 мая 2007 г. № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» <*>.
<*> Зарегистрирован Минюстом России 14 мая 2007 г., регистрационный № 9449.
Правовую экспертизу и отбор приказов (распоряжений), издаваемых в Агентстве, для направления на государственную регистрацию осуществляет отдел правового обеспечения Организационно-правового управления.
В текст проекта приказа (распоряжения), содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации, не допускается включать нормы, направленные на внесение изменений и дополнений в приказы (распоряжения) Агентства, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать ссылки на них.
4.5. Оригинал приказа (распоряжения), подписанного руководителем или лицом, исполняющим его обязанности и зарегистрированного в Канцелярии, выдается под личную роспись исполнителю либо иному сотруднику управления-исполнителя для представления в Минюст России на государственную регистрацию.
Оформление необходимых документов для представления приказа (распоряжения) на государственную регистрацию осуществляется управлением-исполнителем совместно с Организационно-правовым управлением в течение 10 дней со дня регистрации приказа (распоряжения) в Канцелярии.
4.6. Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.
4.7 К приказу (распоряжению), представленному на государственную регистрацию, прилагается справка, содержащая:
основания издания нормативного правового акта;
сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;
сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным.
Прилагаемая к приказу (распоряжению) справка должна быть подписана начальником Организационно-правового управления.
4.8. На обороте каждого листа оригинала приказа (распоряжения) проставляется виза начальника Организационно-правового управления.
4.9. После государственной регистрации (отказа в государственной регистрации, возврата без государственной регистрации) подлинник приказа (распоряжения) возвращается исполнителем в Канцелярию.
Контроль за своевременным возвратом подлинника приказа (распоряжения) в Канцелярию обеспечивает начальник управления-исполнителя.
4.10. Агентство направляет для исполнения приказы (распоряжения), подлежащие государственной регистрации, только после завершения процедуры государственной регистрации в Минюсте России.
При опубликовании и рассылке, а также в случае необходимости ссылки на приказ (распоряжение), прошедший процедуру государственной регистрации, указание на дату и номер государственной регистрации, а также на решение Минюста России о том, что документ не нуждается в государственной регистрации, является обязательным.
Ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером № 10 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:
- По заключению Минюста России от 20 января 2007 г. № 01/79-СВ в государственной регистрации не нуждается.
4.11. Управление-исполнитель совместно с Организационно-правовым управлением в течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации приказа (распоряжения) готовит проект соответствующего акта Агентства об отмене этого приказа (распоряжения) и после подписания (утверждения) руководством Агентства направляет его копию в Минюст России.
4.12. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю или лицу, исполняющему его обязанности (кроме приказов по кадровым и наградным вопросам), а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись (утверждение) заместителям руководителя, до их подписания проходят правовую экспертизу и редактирование в отделе правового обеспечения Организационно-правового управления.
4.13. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.
4.14. Визы включают в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.
Визы проставляются на подписном экземпляре на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части.
На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
4.15. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект документа;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект документа;
должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;
руководителями подведомственных организаций (при необходимости);
заместителем руководителя, курирующим работу управления-исполнителя;
начальником Организационно-правового управления, определяющего соответствие подготовленных проектов приказов (распоряжений) законодательству Российской Федерации, наличие согласования их с заинтересованным управлениями и должностными лицами, а также четкость и грамотность редакции.
Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются начальником управления-исполнителя.
4.16. При возникновении в процессе согласования особого мнения у лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).
4.17. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
4.18. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект приказа (распоряжения) внесены изменения, не меняющие его существа.
В этом случае доработанный вариант проекта приказа (распоряжения) визируется начальником Организационно-правового управления с пометкой «Визы прилагаются».
Доработанный вариант проекта кадрового приказа может быть завизирован начальником Организационно-правового управления или лицом, его замещающим, с пометкой «Визы прилагаются».
4.19. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемые Агентством совместно либо по согласованию с другими органами государственной власти (организациями), направляются на подпись (согласование) в соответствующие органы государственной власти (организации) только после визирования проекта приказа (распоряжения) в порядке, предусмотренном пунктом 4.15 настоящей Инструкции.
4.20. Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование в Организационно-правовое управление со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.
К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа (распоряжения), издаваемого взамен действующего, прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается начальником управления-исполнителя.
основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Агентству поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Агентства (копия поручения прилагается к справке);
перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа (распоряжения);
сведения об актах Агентства, в том числе отмененных данным приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;
сведения о согласовании приказа (распоряжения) с управлениями и, при необходимости, с органами государственной власти (организациями).
4.21. Управления рассматривают проекты приказов (распоряжений) в срок до 7 рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем или заместителем руководителя.
4.22. Проекты приказов (распоряжений), требующие последующей государственной регистрации, рассматриваются отделом правового обеспечения Организационно-правового управления в срок до 15 рабочих дней, а значительные по объему проекты других ведомственных документов — в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем или заместителем руководителя.
4.23. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться исполнителем через начальника отдела делопроизводства Организационно-правового управления или лицо, его замещающее, на подпись заместителю руководителя — через помощника или лицо, ответственное за ведение делопроизводства (далее — секретариат), заместителя руководителя.
Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми необходимыми материалами.
4.24. Проекты приказов (распоряжений), представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются управлению-исполнителю на доработку.
4.25. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ (распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) не допускается.
4.26. В подписанный приказ (распоряжение), находящийся на государственной регистрации, по предложениям Минюста России, в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения), а также в подписанный приказ (распоряжение) в исключительных случаях по решению руководства Агентства могут быть внесены поправки, не меняющие его существа.
4.27 Поправки в подписанный приказ (распоряжение) вносятся управлениями-исполнителями в следующем порядке:
заместителю руководителя, курирующему работу управления-исполнителя, докладываются причины, вызвавшие необходимость внесения поправок, и согласовывается с ним новая редакция документа;
новая редакция документа согласовывается с Организационно-правовым управлением и заместителем руководителя;
направляется докладная записка руководителю о вносимых в документ изменениях.
4.28. Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения) исполнителем заполняется указатель рассылки служебных документов Агентства, который подписывается руководством управления-исполнителя, а также начальником Организационно-правового управления или лицом, его замещающим.
4.29. Регистрация подписанных приказов (распоряжений) осуществляется в Канцелярии.
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.
4.30. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью Отдела делопроизводства и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их регистрации.
4.31. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14.
4.32 Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации.
Наименование Агентства — Федеральное агентство морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской Федерации.
Наименование вида документа — приказ или распоряжение.
<*> Первые 4 реквизита входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.
Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из порядкового номера приказа, например: 06 декабря 2005 г. № 34. Номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя или заместителя руководителя, подписавшего распоряжение, тире, порядковый номер и приставку «р», например: 15 января 2005 г. № АД-7-р.
Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос «о чем?» и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:
Об утверждении Регламента Федерального агентства морского и речного транспорта
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение преамбулы может не иметь.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д.
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа его издавшего, дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной части 2 межстрочными интервалами и завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, с точкой и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны управления или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе Агентства, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу, отменяемый приказ (распоряжение) или его пункт, либо приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения с указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами «Признать утратившим силу...», «Отменить...», «Внести изменения...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Управления (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования управлений, при этом в приложениях могут использоваться их сокращенные наименования.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87 настоящей Инструкции.
4.33. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).
В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.
4.34. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Росморречфлота от _____________ N _____
При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН», которое согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО приказом Росморречфлота от ____________ N _____
4.35. Совместные приказы Агентства с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования органов государственной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ; располагается центрованно;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти (организации);
регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа (распоряжения) каждого из этих органов государственной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти (организаций) в документе;
подписи руководителей органов государственной власти (организаций) располагаются ниже текста на одном уровне;
отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87 настоящей Инструкции.
Образец оформления приказа приведен в Приложении № 5.
Положение, правила, инструкции
4.36. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.
4.37. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.38. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит глава «Общие положения», в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Протокол, решения Совета
4.39. Протокол — документ, которым оформляются решения, принятые на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также на конференциях и собраниях, с учетом выступлений участников совещания, заседания и т.д., представленных информационно-справочных материалов и проектов решений.
4.40. Решения Совета Агентства и других коллегиальных органов Агентства (Экспертный совет при Совете Федерального агентства морского и речного транспорта, Совета по образованию при руководителе Федерального агентства морского и речного транспорта и т.п.) — в виде протокола.
4.41. Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем или заместителями руководителя, составляются управлениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.
Проект документа представляется на подпись руководителю (заместителю руководителя), как правило, в течение суток после окончания совещания.
4.42. Проект протокола визируется исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку материалов к совещанию.
Проект протокола совещания, проводимого руководителем, визируется заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Организационно-правового управления.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.
Визирование проекта постановления Совета осуществляется аналогично визированию протоколов.
4.43 Протокол подписывается председательствовавшим на совещании.
4.44. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.
4.45 После подписания протокол (с его электронной версией) незамедлительно представляется на регистрацию:
за подписью руководителя (заместителя руководителя) — в Канцелярию;
за подписью руководства Агентства (как председателей Советов, Комиссий) — секретарям Советов;
за подписью руководства Управления — ответственным за ведение делопроизводства в управлениях.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
4.46. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный исполнителем и начальником управления, ответственным за подготовку совещания.
После регистрации управление, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа управлениям Агентства, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.
Рассылку протоколов Совета всем членам Совета Агентства осуществляет секретарь Совета Агентства.
Рассылка копий протоколов осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений — незамедлительно.
Рассылка копий протоколов Совета производится в пятидневный срок с момента его подписания.
4.47. После рассылки копий протокола совещания, проводимого руководителем, указатель рассылки (копия) представляется в Канцелярию.
4.48. Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководителем, а также решений Совета хранятся в Канцелярии Организационно-правового управления.
Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководством Агентства как председателями Советов, Комиссий, хранятся у секретарей этих Советов, Комиссий.
4.49. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.
4.50. Протоколы Совета печатаются на бланках установленной формы, протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14.
4.51 Протокол имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа — протокол. Слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид совещания, заседания, например:
И.О. ФАМИЛИЯ
Федерального агентства морского и речного транспорта
Вид совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается в родительном падеже через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Фамилия, имя и отчество печатаются заглавными буквами.
Место проведения совещания, заседания указывается при оформлении протоколов совещания у руководителя, заместителя руководителя, а также при оформлении совместного протокола совещания, заседания. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «Вид совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания у руководителя состоит из знака № и порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Номер протокола совещания у заместителей руководителя состоит из знака N, инициала имени и фамилии председательствовавшего и порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Номер протокола заседания комиссий, советов состоит из знака № и порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствовавшего (председателя <*>) на совещании, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании.
<*> Инициалы и фамилия председательствующего на совещании не указывают в протоколах совещаний в тех случаях, когда в реквизите «Вид совещания» указано, кто проводит совещание.
Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ» печатается центровано, прописными буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала — должность председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центровано — его инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1 — 1,5 межстрочных интервала печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии (1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно <*>.
<*> Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано шрифтом размером № 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указываются принятые по данному вопросу решения, включая соответствующие поручения, их нумерация производится арабскими цифрами. Поручения, предусматриваемые в принятом решении, адресуются управлениям, подведомственным учреждениям и предприятиям Агентства, и организациям с указанием инициалов и фамилии соответствующего должностного лица, например: Организационно-правовому управлению (А.А. Самсонову) или конкретным должностным лицам Агентства, например: заместителю руководителя Е.Г. Трунину; либо общее поручение, например: заместителям руководителя/начальникам управлений.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87 настоящей Инструкции.
Гриф ограничения доступа к документу оформляется согласно пункту 3.88 настоящей Инструкции.
Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (оригиналы). При этом если руководитель указан первым, после подписи на оригиналах ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Канцелярии, а оригиналы направляются исполнителем в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам дополнительного номера (либо нескольких номеров) исполнитель возвращает в Канцелярию один оригинал протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные оригиналы остаются в соответствующих ведомствах).
Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель несет персональную ответственность.
Образцы оформления протокола приведены в Приложении № 3.
Поручение руководителя (заместителя руководителя)
4.52. Поручениями оформляются резолюции руководителя и заместителей руководителя, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Агентства.
4.53. Проекты поручений печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, подписываются руководителем или заместителями руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
4.54. Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект поручения;
начальником Организационно-правового управления или лицом, его замещающим;
заместителем руководителя, курирующим работу управления-исполнителя.
Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю руководителя, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект поручения;
помощником заместителя руководителя.
В отдельных случаях возможно визирование иными должностными лицами в соответствии с указанием руководителя или заместителя руководителя.
Визы проставляются на подписном экземпляре проекта поручения на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.
4.55. Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через начальника отдела делопроизводства или лицо, его замещающее, на подпись заместителю руководителя — через секретариат (помощника) заместителя руководителя.
4.56 Поручения регистрируются:
подписанные руководителем (заместителем руководителя) — в Канцелярии.
Датой поручения является дата его подписания.
Поручения нумеруются в пределах календарного года.
4.57 Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации.
Копии поручения направляются адресатам управлений, ответственным за подготовку проекта поручения.
4.58 Поручение имеет следующие реквизиты:
наименование Агентства — Федеральное агентство морского и речного транспорта (Росморречфлот). Печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом размером № 14. Сокращенное название Агентства печатается ниже полного через 1 межстрочный интервал.
Слово «ПОРУЧЕНИЕ» отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Дата и номер поручения. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер состоит из знака «N», индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего поручение, через тире — номер дела по номенклатуре, через косую черту — порядковый номер, например: 07 марта 2006 г. № ДД-29/38.
Текст отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером № 14 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Требования к оформлению реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложений», «Подпись», «Отметка об исполнителе» аналогичны требованиям оформления служебных писем.
Служебное письмо
4.59 Служебные письма Агентства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, различных организаций, предприятий и частных лиц;
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю, заместителю руководителя и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
4.60. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства Агентства, а также руководством управления на основании сроков исполнения поручений вышестоящих органов государственной власти, исходя из сроков исполнения документов, предусмотренных в пунктах 7.11 - 7.13 настоящей Инструкции.
Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства Агентства и управлений.
Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками управлений.
4.61. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководством Агентства совместно с руководителями федеральных органов государственной власти, а также с руководителями других организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании Агентства и организации, подписавшей совместное служебное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите «Подпись».
Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя и заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Порядок оформления служебных писем зарубежным адресатам
4.62. Переписка Агентства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью руководителя или лица, его замещающего, на бланке установленной формы (Приложение № 1).
4.63. Руководитель может делегировать право подписи служебных писем зарубежным адресатам заместителям руководителя по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении руководителя.
4.64. Управления могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.
4.65. Служебные письма зарубежным корреспондентам (далее — письма) печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: «Неофициальный перевод».
Письма печатаются в 2 экземплярах. Первый экземпляр — подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр — копия письма с визами.
4.66. Подготовленные письма обязательно визируются в Организационно-правовом управлении и помощником руководителя по международным вопросам.
4.67 Оформление писем производится с учетом следующих требований.
Реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.
Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Адресат печатается в левом верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.
Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение «мы» не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия «Уважаемые господа» или «Уважаемый г-н/г-жа Министр» без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.
Обращение «Глубокоуважаемый(ая)» допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.
Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например:
При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит «Подпись» печатается под текстом письма или под реквизитом «Отметка о наличии приложений».
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Реквизит «Отметка об исполнителе» на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.
4.68. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Канцелярии при наличии визы начальника Организационно-правового управления либо лица, его замещающего, и помощника руководителя по международным вопросам. В случае если исполнитель не имеет точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке, он должен получить эти данные у помощника руководителя по международным вопросам. Отправка писем почтой производится через Канцелярию.
Телеграмма
4.69. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1557).
4.70. Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
4.71. Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются руководителем или заместителями руководителя.
4.72. Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.
Текст телеграммы печатается через 2 интервала прописными буквами шрифтом размером № 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись на телеграмме отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. В подписи указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, фамилия и номер телефона исполнителя.
4.73. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
Телеграмма на подпись руководителю и заместителю руководителя готовится в двух экземплярах.
Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр.
При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них адресата.
Подписанные телеграммы передаются в Канцелярию для регистрации. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.
Передача телеграмм осуществляется через федеральное государственное унитарное предприятие «Главный центр связи и спутниковых систем» (далее — радиобюро).
Образец оформления телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» приводится в Приложении № 5.
Телефонограмма
4.74. Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
4.75. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
4.76 Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
4.77. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
4.78. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Агентства и управления.
4.79. Телефонограммы за подписью руководителя и заместителей руководителя передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные руководителями управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях.
4.80. Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.
4.81 После сверки текста телефонограммы с принимающим передающий заполняет справочные реквизиты:
в графе «принял» указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;
в графе «передал» указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
4.82. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
4.83. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.
4.84 Передача телефонограмм внутри Агентства не допускается.
V. Организация документооборота Агентства
Прохождение документов в Федеральном агентстве морского и речного транспорта с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот.
Прием, учет, обработка и распределение поступающих документов
5.1. Прием всех поступающих в Агентство документов осуществляется централизованно в Канцелярии группой экспедиционной обработки документов (далее — Экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в Канцелярии.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время — сотрудником Канцелярии, в вечернее время и в выходные дни — секретарем руководителя либо дежурным по Агентству.
5.2. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Агентство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.
5.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Принятые сотрудниками Экспедиции конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Агентства с пометкой «Лично» и в управления.
При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, следует сообщить об этом отправителю и, при необходимости, составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом.
5.4. Конверты после проверки уничтожаются. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.
Конверты с обращениями граждан сохраняются во всех случаях.
5.5. Документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица) и руководству Агентства, передаются в Канцелярию оперативно по мере их поступления.
Документы, адресованные в управления, передаются сотрудникам этих управлений, ответственных за ведение делопроизводства, два раза в день по установленному графику. Сотрудники управлений получают документы в Экспедиции.
Письменные обращения граждан, адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю и заместителям руководителя передаются в Канцелярию.
Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю после регистрации в Канцелярии передаются помощнику руководителя по международным вопросам для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется начальником Организационно-правового управления.
5.6. Поступившая в Агентство на имя руководства Агентства срочная корреспонденция с пометками «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной управлениям, сообщается сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства этих управлений.
Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Агентства для направления на исполнение.
Организация обработки и передачи исходящих документов
5.7. Исходящие документы Агентства отправляются (передаются) почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм (телетайпограмм), телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.
Виды документов, содержание которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются начальником управления, подготовившего документ, с учетом наличия функционирующих в Агентстве технических и программных средств.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.8. Обработка Экспедицией документов, отправляемых из Агентства, включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление реестра для простых почтовых отправлений, составление списка на заказную почту и передачу в отделение связи. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.9. Документы для отправки передаются в Экспедицию оформленными согласно настоящей Инструкции, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указателем рассылки.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
5.10. Сотрудники Экспедиции проверяют правильность оформления документов к отправке, включая проверку наличия приложений, указанных в основном документе.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
5.11. Исходящие документы, принятые Экспедицией в рабочие дни до 15 часов (в пятницу — до 14 часов), отправляются адресатам в день их приема.
5.12. В рабочие дни после 18 часов и в выходные дни документы особой срочности, подписанные руководством Агентства, отправляются исполнителем документа. Отправляемым письмам и телеграммам секретарем руководителя или ответственным дежурным по Агентству присваивается исходящий номер.
Копия отправленного документа (завизированный экземпляр) с указанием номера телефона, имени, отчества и фамилии должностного лица, получившего оригинал документа, остается в приемной руководителя для последующей передачи в Канцелярию.
Отправлять документы Агентства без присвоенных соответствующих исходящих номеров не допускается.
5.13. Документы отправляются, как правило, простыми почтовыми отправлениями. В отдельных случаях, когда требуется получить уведомление о получении документа, исполнитель должен указать порядок отправки.
Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача в почтовое отделение связи производится в соответствии с установленными правилами.
Организация передачи документов с использованием средств факсимильной связи
5.14. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенных вне здания Агентства.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Агентства, установлены в радиобюро.
5.15. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», не разрешается.
5.16. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
5.17. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода.
5.18. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы и после передачи возвращается исполнителю с отметкой о времени отправки.
5.19. Поступившие в радиобюро факсограммы передаются в Экспедицию и учитываются в журнале установленной формы, и передаются адресатам под расписку в день приема, срочные — немедленно.
5.20 Поступившие факсограммы передаются:
адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю и заместителям руководителя — в Канцелярию;
адресованные управлениям — в соответствующее управление.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее управление-исполнитель.
5.21. Поступающие через факсимильную связь служебные письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
Регистрация документов
5.22. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.23. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.24 Документы регистрируются:
поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю и заместителям руководителя, и исходящие документы за подписью руководителя и заместителей руководителя — в Канцелярии;
входящие документы, адресованные управлениям, и исходящие документы за подписью руководства управлений — в управлениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства;
внутренние документы, подготовленные для доклада руководству Агентства, — в Канцелярии как входящие документы (в управлениях эти документы учитываются как исходящие);
внутренние документы за подписью заместителей руководителя, подготовленные для доклада руководителю, — в Канцелярии как входящие документы (исходящий номер не проставляется);
исходящие письма в адрес иностранных корреспондентов — в Канцелярии;
приказы (распоряжения) по основной деятельности Агентства — в Канцелярии;
приказы по личному составу и приказы о награждениях — в отделе персонала и паспортно-визовой работы Организационно-правового управления;
протоколы совещаний у руководителя и заместителей руководителя, заседаний Совета — в Канцелярии;
протоколы Научно-технического совета, Экспертной комиссии и иных органов — в управлениях, координирующих работу этих органов;
доверенности, выдаваемые от имени Агентства, — в Канцелярии.
5.25. Входящие документы регистрируются в день их поступления до рассмотрения соответствующими должностными лицами.
Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).
Внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю, регистрируются после визирования руководством Организационно-правового управления.
5.26. На входящих документах, подлежащих регистрации в Канцелярии, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписывается входящий номер и дата.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного управления в другой он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в КДС.
5.27. Возможность доступа к базе данных Канцелярии в КДС определяется начальником Организационно-правового управления.
5.28. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализовано в местах регистрации документов в КДС.
5.29. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.
5.30. В Канцелярии Агентства регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире — номера дела по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: ФАМРТ-10/1476, где ФАМРТ — буквенный индекс, 10 — номер по номенклатуре, 1476 — порядковый номер.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем или заместителем руководителя, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире — номера по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: АД-15/836.
Порядок проставления регистрационного номера на приказах (распоряжениях) Агентства и протоколах прописан соответственно в пунктах 4.32 и 4.51 настоящей Инструкции.
5.31. В управлениях регистрационный номер входящего документа состоит из сокращенного названия управления и порядкового номера, например: УОС-125.
Регистрационные номера исходящих и внутренних документов управления состоят из сокращенного названия управления, через тире — номера отдела-исполнителя управления, через тире — номера дела по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: УОС-01-15/697.
используемые при регистрации документов
Организационно-правовое управление ОПУ Управление морской и речной деятельности УМРД Управления финансирования и бухгалтерского учета УФБУ Управление обеспечения судоходства УОС Управление экономики и государственного имущества УЭГИ Управление внутренних водных путей УВВП
5.32. Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более организациями, являются регистрационные номера этих организаций, разделенные косой чертой.
Расположение регистрационных номеров должно соответствовать порядку расположения подписей руководителей организаций, подписавших документ.
Прохождение корреспонденции в Канцелярии
5.33. Документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица) или руководителю, после сортировки, поиска ссылок на более ранние документы и регистрации передаются начальнику или заместителю начальника отдела делопроизводства для рассмотрения и подготовки проектов резолюций.
Документы, адресованные заместителям руководителя, после регистрации передаются в секретариаты заместителей руководителя.
5.34. Документы после рассмотрения начальником Организационно-правового управления и далее руководителем возвращаются в Канцелярию для отметки в КДС и направлении документов на исполнение.
5.35. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.
5.36. Документы с резолюцией руководителя, заместителей руководителя и начальника Организационно-правового управления (уполномоченного заместителя начальника) направляются головному исполнителю и в копии — соисполнителям для подготовки соответствующих материалов.
5.37. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного управления (или из секретариата заместителя руководителя) в другое управление только через Канцелярию с соответствующими отметками в КДС.
5.38. Документы отправляются из Агентства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в КДС.
5.39. Экземпляры документов с визами остаются в Канцелярии для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия этого документа выдается управлению-исполнителю, вторая заверенная копия передается в контрольную группу (если исполненный документ находился на контроле), третья — в секретариат заместителя руководителя (если документ подписан заместителем руководителя).
5.40. Документы со штампом «Подлежит возврату в Канцелярию» после исполнения (ознакомления) возвращаются в Канцелярию.
Прохождение документов в секретариатах заместителей руководителя
5.41. Входящая корреспонденция, адресованная заместителю руководителя, поступает в его секретариат после регистрации в Канцелярии.
Корреспонденция по мере поступления просматривается помощником заместителя руководителя, который готовит проект резолюции, и вносится в КДС секретариатом заместителя руководителя. Контроль за исполнением поручения заместителя руководителя осуществляет соответствующий секретариат заместителя руководителя (помощник заместителя руководителя).
После рассмотрения документы с резолюцией заместителя руководителя передаются в Канцелярию для направления на исполнение в соответствующие управления.
5.42. Проекты исходящих служебных писем передаются на подпись заместителю руководителя через его помощника.
Перед подписанием исходящего документа заместителем руководителя помощник заместителя руководителя обязан проверить четкость и грамотность редакции письма, наличие виз согласования и писем-согласования всех заинтересованных в исполнении документа и заверить своей подписью визовый экземпляр документа.
5.43. Подписанный документ передается исполнителю для передачи на регистрацию и отправку в Канцелярию. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами — для Канцелярии, по одной копии — для секретариата заместителя руководителя и управления-исполнителя).
Прохождение документов в управлениях
5.44. Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в управление, получается в Экспедиции сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.
5.45. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает начальнику управления.
На всех документах, адресованных управлению и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого управления.
При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся в КДС.
5.46. Документы, прошедшие регистрацию в Канцелярии и направленные на исполнение в управление, поступают в это управление с регистрационным штампом Канцелярии. В управлении эти документы не регистрируются.
5.47. Учет движения документов, поступивших непосредственно в управление, и документов, поступивших из Канцелярии, ведется раздельно.
5.48. После рассмотрения документов начальником управления сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, вносит его резолюцию в КДС, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел управления (конкретному сотруднику) и передает документ исполнителю.
5.49. Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри управления осуществляется через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с отметкой в КДС.
5.50. Подписанные руководством управления документы передаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, для регистрации и подготовки на отправку. Документ регистрируется согласно пункту 6.32 настоящей Инструкции, заверяются его копии и производятся соответствующие отметки в КДС.
5.51. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан вести количественный учет корреспонденции и ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Канцелярию сведения о поступивших в адрес управления и отправленных за подписью руководства управления документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном управлении.
Учет количества документов
5.52. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц) проводится по месту регистрации документов.
В Канцелярии осуществляется сводный учет объема документооборота Агентства.
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных Агентством за соответствующий отрезок времени.
5.53. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета размноженных экземпляров.
5.54. Показатели учета количества документов (документооборота) используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Результаты учета количества документов обобщаются Канцелярией и представляются руководству Агентства с предложениями о принятии мер по совершенствованию работы с документами.
Принципы организации поисковой системы по документам
5.55. Поисковые системы по документам создаются в рамках КДС Агентства. При этом в поисковую систему поступает информация о документах, полученная при их регистрации.
5.56. В компьютерных поисковых массивах поиск информации о конкретном документе или группе документов осуществляется по регистрационным реквизитам (наименованию корреспондента, виду документа, номеру и дате документа и т.п.), а также по контексту (по слову или фразе, имеющимся в кратком содержании искомого документа).
5.57. Поисковые системы по документам должны обеспечивать поиск информации о поступивших, отправленных или созданных документах Агентства и его управлений, не содержащих сведений, отнесенных к государственной тайне.
VI. Исполнение документов
Предварительное рассмотрение документов и направление их на исполнение
6.1. В Канцелярии и управлениях производится предварительное рассмотрение поступивших документов и направление должностному лицу Агентства для дальнейшего рассмотрения и исполнения.
Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления.
В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности и исполнения или доставки.
6.2. Документы, поступающие в адрес Агентства (без указания должностного лица) и руководителя, передаются начальнику отдела делопроизводства.
Руководителю докладываются документы Президента Российской Федерации, органов государственной власти, центральных учреждений Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Агентства.
Документы, не требующие рассмотрения руководителем, направляются начальником Организационно-правового управления или лицом, его замещающим, для рассмотрения заместителям руководителя в соответствии с распределением обязанностей или начальникам управлений согласно их компетенции.
6.3. Документы доводятся до исполнителя в управлении немедленно после их рассмотрения руководством управления.
Начальники управлений или лица, их замещающие, рассматривают документы по мере их поступления.
Документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), — немедленно.
6.4. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться Положением об Агентстве, распределением обязанностей между заместителями руководителя, положениями об управлениях.
6.5. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из КДС.
Организация исполнения документов
6.6. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентства или управления, подготовку к пересылке адресату.
6.7. Начальник управления, указанный в резолюции документа первым (головной исполнитель), если не оговорено иное, является ответственным за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник документа. Соисполнителям направляется копия документа.
Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Соисполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.
6.8. Срок исполнения документов определяется в резолюции руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункты 8.11 - 8.13 настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.
6.9. Подготовленный на подпись руководителю (заместителю руководителя) проект документа начальник отдела делопроизводства (помощник заместителя руководителя) проверяет в присутствии исполнителя по содержанию, на наличие соответствующих реквизитов и передает на визу начальнику Организационно-правового управления или лицу, его замещающему. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.
6.10. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.
Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.
6.11. Исполненные документы ответственным исполнителем незамедлительно представляются для снятия с контроля в Канцелярию.
Правительственные документы с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в Канцелярию для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Неправительственные документы хранятся в делах управления, являющегося ответственным исполнителем.
6.12. После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело (пункт 3.89 настоящей Инструкции).
Об исполнении документа делается также отметка в КДС.
VII. Контроль исполнения документов
Регламентирующие нормативные правовые акты
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Агентстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 <*>, и Регламентом Федерального агентства морского и речного транспорта.
<*> Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г., регистрационный № 7418.
Ответственные лица, осуществляющие контроль за исполнительской дисциплиной
7.1. Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Агентстве возложен на заместителя руководителя.
7.2. Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Минтранса России, руководителя по неправительственной корреспонденции, поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем, и протоколов и решений Совета Агентства обеспечивается сотрудниками Канцелярии.
7.3. Контроль за исполнением поручений заместителей руководителя осуществляется соответствующими секретариатами заместителей руководителя.
7.4. Контроль за исполнением поручений руководства Агентства, адресованных в управления, осуществляется непосредственно начальниками этих управлений.
В управлениях назначаются должностные лица, ответственные за исполнительскую дисциплину.
Порядок постановки документов на контроль
7.5. Контроль исполнения правительственных, неправительственных поручений, поручений Минтранса России, а также поручений, содержащихся в протоколах совещаний у руководителя и протоколах Совета, включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
7.6. Постановка документов на контроль в Канцелярии включает в себя отметку о контроле в соответствии с п. 3.47 настоящей Инструкции и внесении информации в КДС: краткое содержание поручения Агентству (обращения в Агентство), ответственный исполнитель (согласно резолюции руководителя или заместителя руководителя, давшего поручения) и контрольный срок исполнения документа.
7.7. Постановка протокола (постановления) на контроль представляет собой определение по каждому пункту документа ответственного исполнителя и установку контрольного срока исполнения с внесением соответствующей информации в КДС.
7.8. Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в Канцелярии документы, адресованные руководству Агентства и поступившие в Агентство (без указания должностного лица), требующие исполнения по поручениям Президента Российской Федерации, вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации или по резолюциям руководства Агентства.
7.9 Контроль исполнения документов может осуществляться по следующим группам входящей корреспонденции:
Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Государственной Думы, Межгосударственные Советы, Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет, Союз Беларуси и России;
межгосударственные органы, федеральные органы исполнительной власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, Генеральная прокуратура Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации), Счетная палата Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, предприятия и организации транспортного комплекса, дорожного хозяйства, геодезии и картографии, НИИ и учебные заведения, общественные организации, средства массовой информации, организации стран СНГ и иностранные государства и др.;
обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (интернет-обращения)). Порядок работы с обращениями граждан определяется нормативным документом Агентства, устанавливающим правила организации работы по рассмотрению обращений граждан.
7.10 Канцелярия осуществляет контроль за своевременным исполнением:
неправительственных документов, поступивших на имя руководителя или в адрес Агентства (без указания должностного лица);
обращений граждан, поступивших на имя руководителя или в адрес Агентства (без указания должностного лица);
поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний у руководителя или исполняющего обязанности руководителя и протоколах Совета.
По указанию руководства Агентства, могут быть поставлены на контроль и другие документы.
Оперативный контроль поручений руководителя и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием руководителя или его заместителей, возлагается на управление, подготовившее поручение (совещание).
Управления, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении поручений (ходе исполнения) в Канцелярию.
Сроки исполнения поручений руководства Агентства
7.11 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах, — с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций, — с даты их поступления;
по письменным обращениям граждан — с даты регистрации.
7.12. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок;
имеющие в тексте пометку «оперативно» — в 10-дневный срок;
остальные — в срок до 1 месяца;
по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы — не позднее чем в 30-дневный с даты поступления;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Агентства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования — 10 дней со дня получения запроса.
7.13. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
7.14. Канцелярия устанавливает контрольный срок исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или в резолюции руководства Агентства.
7.15. По поручениям без указания конкретной даты исполнения контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.
Ответственность за исполнение документов и поручений
7.16. Если поручение руководителя или уполномоченных им заместителей руководителя дано нескольким должностным лицам Агентства и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя руководителя, является ответственным исполнителем поручения (если не оговорено иное в соответствии с пунктом 3.39 настоящей Инструкции).
7.17. Головным исполнителем поручения руководителя или уполномоченных им заместителей руководителя также могут быть подведомственные предприятия морского и речного транспорта.
7.18. Контрольный срок исполнения документа является обязательным для ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
7.19 Головной исполнитель несет персональную ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;
за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.
7.20. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.
В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, и Канцелярию.
7.21. Ответственные исполнители и соисполнители обязаны по первому требованию руководства Организационно-правового управления, сотрудников Канцелярии давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.
Изменение головного исполнителя, сроков исполнения и снятие документов и поручений с контроля
7.22. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется в соответствии с резолюцией руководства Агентства, давшего поручение, на докладной записке, обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя. Докладная записка на имя руководителя (заместителя руководителя) представляется ответственным исполнителем в течение 3-х дней с даты оформления поручения.
Изменение головного исполнителя по поручению заместителя руководителя осуществляется только по решению заместителя руководителя, давшего поручение.
После принятия решения руководителем (заместителем руководителя) первичный головной исполнитель незамедлительно информирует об этом соисполнителей и представляет оригинал новой резолюции в Канцелярию для внесения соответствующей корректировки в КДС.
7.23. При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение.
В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения.
Секретариаты заместителей руководителя (помощники заместителей руководителя) своевременно информируют Канцелярию о принятом решении по докладной записке, представленной заместителю руководителя.
7.24. Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях.
Ответственный за исполнение поручения, по согласованию с заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей), не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя руководителя с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Агентства в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.
7.25. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя. На эти документы представляется докладная записка на имя руководителя о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.
Объяснения, представленные руководителю, визируются заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
7.26. Снятие с контроля документов осуществляется Канцелярией и секретариатами заместителей руководителя по поручениям руководства Агентства после представления ответственным исполнителем подлинника поручения и копий ответов адресатам.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения.
Если по представленным ответственным исполнителем проектам ответов руководство Агентства дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме КДС: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя (Ф.И.О., номер телефона) или управления, в котором исполнен документ. На оригинале документа в штампе «Контроль» ставится отметка о снятии с контроля исполнения.
7.27. Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем (протоколах Совета), является аргументированная информация головного исполнителя с представлением в Канцелярию материалов, подтверждающих факт исполнения.
7.28. Решение о возможности снятия с контроля невыполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого руководителем (протоколах Совета), принимается руководителем. Головной исполнитель готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя. О принятом решении руководителя головной исполнитель информирует Канцелярию.
По правительственным и неправительственным документам решение принимается руководителем или заместителем руководителя, давшим поручение.
Справки, напоминания, оперативные в аналитические отчеты
7.29. Канцелярия еженедельно направляет управлениям Агентства напоминания о невыполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах.
7.30. Канцелярия ежемесячно направляет управлениям Агентства информацию о находящихся на контроле поручениях, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем (протоколах Совета).
7.31. Должностные лица управлений, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости, поквартально) в Канцелярию информацию о ходе исполнения документов.
7.32. Канцелярия формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в управлениях для информирования руководства Агентства с периодичностью:
оперативные отчеты — еженедельно;
аналитические отчеты — по итогам истекшего года (при необходимости, поквартально).
VIII. Организация работы с документами в делопроизводстве
Составление номенклатуры дел
8.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Агентства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.2. В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации, описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их хранения в каждом управлении составляется номенклатура дел, и в Агентстве — сводная номенклатура дел Агентства.
8.3. Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, с участием члена экспертной комиссии управления и с привлечением квалифицированных специалистов по установленной форме (Приложение № 6), согласовывается с сотрудником архива Агентства, подписывается начальником управления и представляется в Канцелярию.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.
Вновь созданное управление обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел управления и представить ее в установленном порядке.
8.4. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками архива на основе номенклатур дел управлений (Приложение № 7).
8.5. Сводная номенклатура дел Агентства визируется сотрудником архива, подписывается начальником Организационно-правового управления, согласовывается с Экспертной комиссией (далее — ЭК) Агентства, с Экспертной проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем или лицом, его замещающим. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства.
8.6. После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.
8.9. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
8.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве цифрового обозначения управления, отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 — обозначение управления, 05 — обозначение отдела данного управления, 21 — порядковый номер дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название Агентства или управления;
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального агентства морского и речного транспорта (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам подписания соглашения о сотрудничестве.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения, дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2004).
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
8.12. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
8.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Формирование и оформление дел
8.14. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.15. Формирование дел в Агентстве осуществляют управления. Контроль за формированием дел в Агентстве осуществляет Канцелярия.
Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, для формирования их в дела.
8.16 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
не помещать в дела документы, подлежащие возврату в Канцелярию, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
8.17. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы Совета Агентства группируются в два дела: протоколы и решения Совета; документы к заседаниям Совета.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Агентства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
8.18. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками управлений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Агентства.
8.19. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 8); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 9); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 10); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.20. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства, наименование управления, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
полное наименование Агентства указывается в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование управления указывается в соответствии с утвержденной структурой;
номер дела — цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Агентства;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК федерального архива;
дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, наименованием должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти, с проставлением сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Агентства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.21. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.22. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Организация оперативного хранения документов
8.23. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Начальники управлений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
8.24. Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в управления, хранятся в этих управлениях.
В управлениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Агентства.
8.25. Приказы по личному составу хранятся в отделе государственной службы и кадров Организационно-правового управления.
8.26. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.
8.27. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.
8.28. Выдача дел другим управлениям производится с разрешения начальника Организационно-правового управления. Выдача дел сотрудникам управления для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам управлений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или заместителя руководителя по актам.
8.29. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
IX. Порядок передачи документов на хранение в архив
9.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Агентства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как часть Архивного фонда Российской Федерации.
9.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Агентство образует архив.
9.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Агентства включает работу Канцелярии и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Экспертиза ценности документов
9.4. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
9.5 Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Агентства.
9.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК), назначаемая руководителем.
9.7. Функции и права ЭК и организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Госархивом.
9.8. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.
9.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
9.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.12. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.13. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
9.14. В Агентстве в каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сотрудника архива Агентства. По этим описям документы сдаются в архив Агентства.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит архив Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
9.15. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 11) и представляются в архив Агентства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
9.16 Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
количество листов в деле (томе, части);
9.17 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
9.18. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
9.19. Опись дел управления подписывается составителем с указанием наименования его должности, согласовывается с сотрудником архива и утверждается начальником управления.
9.20. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.
9.21. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 12) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
9.22. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких управлений, то название каждого управления указывается перед группой заголовков дел этого управления.
Подготовка и передача документов в архив Агентства
9.23. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.24. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
9.25. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.26. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками управлений и утвержденному начальником Организационно-правового управления.
9.27. В период подготовки дел управлений к передаче в архив Агентства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники управления обязаны устранить.
9.28. Прием каждого дела производится заведующим архивом Агентства в присутствии сотрудника управления. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом Агентства и сотрудника, передавшего дела.
9.29. В случае ликвидации или реорганизации управления Агентства, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного управления, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
X. Порядок выполнения копировально-множительных работ
10.1. Выполнение копировально-множительных работ в Агентстве производится в копировальном отделе Главного вычислительного центра Росморречфлота (далее именуется — ГВЦ) и на копировальных аппаратах, установленных в управлениях.
10.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.
помощником заместителя руководителя;
начальником отдела делопроизводства.
Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров несет должностное лицо Агентства, подписавшее заказ.
10.3. На копировальных аппаратах, установленных в управлениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник управления.
10.4. Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Агентство с пометкой «Снятие копий запрещается», «Не для печати», «Конфиденциально» и т.п.
XI. Изготовление, учет и хранение бланков Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации
11.1. Бланки документов и печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки и гербовая печать) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
11.2. Канцелярия организует изготовление номерных бланков Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации.
11.3. Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печатей и штампов для центрального аппарата Агентства производится с разрешения начальника Организационно-правового управления и заказывается через подразделение материального обеспечения Агентства.
11.4. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Простые круглые печати без изображения государственной символики ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
11.5. Гербовые номерные бланки Агентства подлежат централизованному учету в Канцелярии в специальных журналах по видам бланков и выдаются в управления под расписку.
11.6. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Канцелярии в учетно-регистрационном журнале с регистрацией оттисков и выдаются под расписку сотрудникам управлений, отвечающим за их использование и сохранность. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учетно-регистрационный журнал включается в номенклатуру дел Организационно-правового управления.
11.7. Гербовые бланки, печати и штампы должны храниться в сейфах или надежно запираемых шкафах.
11.8. Лица, ответственные за использование и сохранность гербовых бланков, печатей и штампов в управлениях, назначаются начальниками управлений. Гербовые бланки учитываются в отдельных журналах и выдаются исполнителям под расписку. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
11.9. Начальники управлений ежеквартально представляют в Канцелярию отчет о количестве использованных гербовых бланков по установленной форме (Приложение № 13).
11.10. Проверка наличия, использования и хранения бланков, печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Организационно-правового управления. О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании бланков, печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Агентства.
11.11. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится по актам с отметкой в журналах. Акт подписывает начальник управления и сотрудник, ответственный за использование и сохранность гербовых бланков.
11.12. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Организационно-правовое управление и подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должен быть проставлен оттиск указанных печатей и штампов.
11.13. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник управления и заместитель руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
11.14. Ответственность за хранение и правильное использование бланков, печатей и штампов наряду с начальниками управлений несут сотрудники, в ведении которых находятся печати, штампы, бланки.
Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на начальников управлений.
Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в Канцелярию.
Приложения
Приложение № 1
к главе III Инструкции
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993,
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62 www.morflot.ru. E-mail: ud@morflot.ru
_____________________ N ____________________ на N ___________________ от ________________
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993,
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62 www.morflot.ru. E-mail: ud@morflot.ru
_____________________ N ____________________ на N ___________________ от ________________
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993,
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62 www.morflot.ru. E-mail: ud@morflot.ru
_____________________ N ____________________ на N ___________________ от ________________
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ПРИКАЗ
______________________________ Москва N ______________________________
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________________________ Москва N ______________________________
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ПРОТОКОЛ
расширенного заседания Совета
______________________________ Москва N ______________________________
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
РЕШЕНИЕ
заседания Совета
______________________________ Москва N ______________________________ МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА Герб РФ MINISTRY OF TRANSPORT РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ OF THE RUSSIAN FEDERATION ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО FEDERAL AGENCY OF МОРСКОГО И РЕЧНОГО MARITIME AND RIVER ТРАНСПОРТА TRANSPORT Our ref Date Наш N Дата __________________ ___________________ Российская Федерация 3/6, Petrovka str., Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993, 125993, Moscow, Russia Federation, E-mail: ud@morflot.ru; www.morflot.ru E-mail: ud@morflot.ru; www.morflot.ru Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62 Tel. (495) 626-11-00; Fax. (495) 626-15-62
Приложение № 2 к главе IV Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА<br>
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
_________________________ Москва N _________________________
Об утверждении Положения об
-> Управлении финансирования и бухгалтерского учета <- левое правое поле | поле 2 см \/ 1 см
3 инт.
/\
|
| В соответствии с Положением о Федеральном агентстве
\/ морского и речного транспорта, утвержденным Постановлением
1 инт. Правительства Российской Федерации от 23 июля 2004 г.
/\ N 371, а также на основании Приказа Агентства транспорта
| Российской Федерации от 26 апреля 2004 г. N 1 "О структуре
и штатном расписании центрального аппарата Федерального
агентства морского и речного транспорта" п р и к а з ы в а ю:
|
\/
2 инт.
/\
|
Утвердить прилагаемое Положение об Управлении.
|
\/
3 инт.
/\
|
Руководитель А.А. Давыденко
Визы на оборотной стороне последнего листа
Зиновьева Людмила Леонидовна
626-95-68
/\
|
нижнее поле 2 см
Приложение № 3 к главе IV Инструкции
\/<br>
2 инт.
/\
| |
\/ совещания у руководителя
1 инт. Федерального агентства морского
/\ и речного транспорта
| А.А. Давыденко
|
\/
2 инт.
/\
|
____________________________________________________________________
Москва
|
\/
2 инт.
/\
|
_____________________________ N __________________________
Присутствовали:
Заместители руководителя - Инициалы и фамилии в
алфавитном порядке
Начальника управлений - Инициалы и фамилии в
алфавитном порядке
Руководители подведомственных - Инициалы и фамилии в
предприятий Агентства алфавитном порядке
____________________________________________________________________
I. О ходе выполнения...
____________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
| / 1. Принять к сведению... 1 инт.
/\ II. О введении мер по... | ____________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
|
\/
3 инт.
/\
|
Руководитель
Федерального агентства
морского и речного транспорта А.А. Давыденко
Иванов Кирилл Алексеевич
626-88-67
Визы (на оборотной стороне последнего листа)
Приложение № 4 к главе IV Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОГЛАСИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ
\/<br>
2 инт.
/\
| |
\/ согласительного совещания у заместителя руководителя 1 инт. Федерального агентства морского и речного транспорта /\ Е.Г. Трунина | |
\/
2 инт.
/\
|
Москва
|
\/
2 инт.
/\
|
_______________________________ N _____________________________
Присутствовали: — Инициалы и фамилии в алфавитном порядке — Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Ответственные сотрудники Агентства — Инициалы и фамилии в алфавитном порядке
I. О согласовании проекта...
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
Обсудив доводы сторон, ...были сняты следующие замечания:
1.
2.
Росморречфлотом России учтены следующие замечания...:
1.
2.
По остальным вопросам принято решение о подписании Руководителем Федерального агентства морского и речного транспорта и Руководителем... соответствующей таблицы разногласий для направления в Минюст России и Правительство Российской Федерации в установленном порядке с проектом...
|
\/
3 инт.
/\
|
Заместитель руководителя Е.Г. Трунин
Иванов Кирилл Алексеевич 626-88-67
Визы (на оборотной стороне последнего листа)
Приложение № 5 к главе IV Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
| Слов Плата руб. коп. _____________________ Итого _______________ Принял ______________ | Герб РФ ТЕЛЕГРАММА ИЗ МОСКВЫ N ________ __ сл. ___го __ ч. __ м. | ПЕРЕДАЧА ________ __го __ ч. __ м. № связи ________ Передал ________ Служ. отметки |
|---|
| КУДА подробно адрес | ГОРОД МОСКВА, А-55, УЛИЦА ОБРАЗЦОВА, 15 |
|---|---|
| КОМУ | РЕКТОРУ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА» (МГАВТ) ЧИБИРЯЕВУ СТАНИСЛАВУ АРХИПОВИЧУ |
| СЕРДЕЧНО ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ. | |
| ОТ ВСЕЙ | ДУШИ ЖЕЛАЮ ВАМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ, СЧАСТЬЯ, БЛАГОПОЛУЧИЯ |
| И ДАЛЬНЕЙШИХ | ТВОРЧЕСКИХ УСПЕХОВ В ПОДГОТОВКЕ ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫХ |
| СПЕЦИАЛИСТОВ | ДЛЯ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА. ВСЕГО САМОГО ДОБРОГО ВАМ |
| И ВСЕМ | ВАШИМ РОДНЫМ И БЛИЗКИМ. |
| РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА | А.А.ДАВЫДЕНКО |
125993, г. Москва, ул. Петровка, дом 3/6 Руководитель Федерального агентства морского и речного И.Е. Левитин N _____________________ от "__" _______ 2007 г.
Приложение N 6 к п. 8.3 Инструкции
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ
Федеральное агентство
морского и речного<br>
транспорта
Управление...
На ________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Начальник Управления... Подпись И.О. Фамилия Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности сотрудника архива Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________ году в Управлении...
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Итоговые сведения переданы в Отдел делопроизводства Наименование должности сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение № 7 к п. 8.4 Инструкции
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства морского и речного
транспорта
________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
"__" ________________ 200_ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Федерального агентства морского и речного транспорта на ____________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Начальник Организационно-правового управления Подпись И.О. Фамилия
Дата
Виза сотрудника архива
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива
от ___________ N ___________ от ______________ N ____________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________
году в Федеральном агентстве морского и речного транспорта
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
| Начальник Организационно-правового управления | Подпись | И.О. Фамилия | |
| Дата | |||
| Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности лица, передававшего сведения | Подпись | И.О. Фамилия | |
| Дата | |||
Формат А4 (210 х 291)
к п. 8.19 Инструкции
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код федерального архива _______
код федерального органа
исполнительной власти _______
┌────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">__________________________________ │Ф. N _______________________│
__________________________________ │Оп. N ______________________│
__________________________________ │Д. N _______________________│
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА) └────────────────────────────┘</pre>
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
Управление...
ДЕЛО N _________ ТОМ N __________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
(ДАТА)
На _________ лист
Хранить _________
┌────────────────────────┐
│Ф. N ___________________│
│Оп. N __________________│
│Д. N ___________________│
└────────────────────────┘
Формат С4 (230 х 320 мм)
к п. 8.19 Инструкции
Лист-заверитель дела N _______
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов), (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ______________ пропущенные номера ______________
- листов внутренней описи _________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | № листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
Наименование должности лица, составившего лист-заверитель дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
к п. 8.19 Инструкции
документов дела N ________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок дела | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
к п. 9.16 Инструкции
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
Управление...
УТВЕРЖДАЮ
Директор Управления...
________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
"__" ________________ 200_ г.
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ______________________________ дел с N _____________ (цифрами и прописью) по N ________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:
Наименование должности лица, составившего опись Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО Начальник Организационно-правового Управления Подпись И.О. Фамилия
Дата
Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ___________________________________ регистрационно-контрольных картотек к (цифрами и прописью) документам <**>
Наименование должности сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Принял ________________________________ дел и _____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности сотрудника архива Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297)
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> Передаются вместе с делами Отдела делопроизводства.
к п. 9.22 Инструкции
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ морского и речного транспорта Руководитель Федерального
агентства морского и речного
АКТ N ____ транспорта о выделении к уничтожению ________________ И.О. Фамилия документов, не подлежащих (личная подпись) хранению "__" ________________ 200_ г.
На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур за годы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _______________________________ дел за _________________________ годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ____________________ N ______________________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК от __________ N ___________
Документы в количестве ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ________________________ кг сданы в _________________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от _________________ N _______
Наименование должности сотрудника, сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности сотрудника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297)
к п. 11.9 Инструкции
Отчет об использовании бланков Росморречфлота с изображением Государственного герба Российской Федерации Управления... за (указать период)
| № п/п | Бланк | Использовано | |
| всего (указать номера) | испорчено (указать номера) | ||
| 1 | с указанием наименования Агентства | ||
| 2 | с указанием наименования должности руководителя | ||
| 3 | с указанием наименования должности заместителя руководителя | ||
| 5 | приказа | ||
| 6 | распоряжения | ||
| Начальник Управления... | Подпись | И.О. Фамилия | |
| Наименование должности сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства | Подпись | И.О. Фамилия | |