Приказ Минсоцобеспечения РСФСР от 20.01.1978 № 5

«Об утверждении Положения о Центральном архиве Министерства социального обеспечения РСФСР»

ПРИКАЗ

В целях улучшения и совершенствования организации работы Центрального архива Министерства социального обеспечения РСФСР приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Центральном архиве Министерства социального обеспечения РСФСР, согласованное с Центральным Государственным архивом РСФСР.

2. Признать утратившим силу Положение о Центральном ведомственном архиве Министерства социального обеспечения РСФСР, утвержденное Министром социального обеспечения РСФСР 2 марта 1959 года.

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РСФСР

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства, учреждений, предприятий и организаций <1> его системы, имеющие научное, политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение, включаются в состав Государственного архивного фонда Союза ССР и подлежат передаче на государственное хранение в установленные сроки.

---

<1> В дальнейшем вместо слов «учреждений, предприятий и организаций» употребляется «учреждения».

1.2. В целях обеспечения сохранности, учета и использования законченных делопроизводством документов Министерства и подготовки их к передаче на государственное хранение, а также в целях осуществления методического руководства и контроля за состоянием и деятельностью архивов учреждений системы в Министерстве социального обеспечения РСФСР создается Центральный архив.

1.3. Центральный архив Министерства социального обеспечения РСФСР ведет свою работу под руководством начальника Канцелярии Министерства.

1.4. В своей работе Центральный архив руководствуется соответствующими законодательными актами СССР, приказами и указаниями Министерства, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР, инструкциями и рекомендациями Центрального государственного архива РСФСР, а также Положением о Центральном архиве Министерства.

1.5. Центральный архив работает по плану, утвержденному начальником Канцелярии Министерства, и отчитывается перед ним о своей деятельности.

1.6. Центральный архив возглавляет заведующая архивом, назначаемая руководством Министерства социального обеспечения РСФСР в установленном порядке.

2. Состав документов Центрального архива

2.1 Центральный архив хранит:

законченные делопроизводством документы общего характера, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, а также профсоюзных и других общественных организаций Министерства социального обеспечения РСФСР (кроме партийных и комсомольских организаций);

документы ликвидированных учреждений, непосредственно подчинявшихся Министерству, при отсутствии у них правопреемников;

законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного сроков хранения учреждений, непосредственно подчиненных Министерству, согласно списку, утвержденному руководством Министерства и согласованным с Центральным государственным архивом РСФСР (в том случае, если создание архивов в этих учреждениях признано нецелесообразным);

научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание фондов Центрального архива (описи, каталоги, путеводители, указатели, обзоры и т.д.).

3. Задачи и функции Центрального архива

3.1 Основными задачами Центрального архива Министерства социального обеспечения РСФСР являются:

обеспечение сохранности, учет и использование документов, состав которых предусмотрен п. 2 настоящего Положения;

подготовка к передаче в государственный архив в установленном порядке документов, подлежащих государственному хранению;

осуществление контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений Министерства, учреждений его системы в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства;

осуществление методического руководства и контроля за состоянием и деятельностью архивов учреждений системы Министерства социального обеспечения РСФСР.

3.2 Во исполнение этих задач Центральный архив осуществляет следующие функции:

оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел Министерства, контролирует правильность формирования документов в делопроизводстве и сохранность их в структурных подразделениях Министерства, а также подготовку их к архивному хранению;

организует отбор документов на постоянное хранение в делопроизводстве; составляет сводные годовые разделы описи дел постоянного хранения и подготавливает их к рассмотрению Центральной экспертной комиссией Министерства социального обеспечения РСФСР и экспертно-проверочной комиссией Центрального государственного архива РСФСР;

принимает в установленные сроки обработанные в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства документы, состав которых предусмотрен п. 2 настоящего Положения, обеспечивает их учет и сохранность;

создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве документам (описи, каталоги, путеводители и т.д.) на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом к фондам государственного архива;

в установленные сроки передает в Центральный государственный архив РСФСР документы, подлежащие государственному хранению;

ежегодно высылает в Центральный государственный архив РСФСР паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов согласно установленным формам учета, а также направляет нормативно-методические документы по организации делопроизводства и работе архивов, разработанные Министерством социального обеспечения РСФСР в течение года;

организует использование архивных документов: информирует руководство и сотрудников Министерства о составе и содержании фондов Центрального архива, выявляет и подбирает документы по заданию руководства Министерства, готовит по материалам архива необходимые справки и информации, используемые аппаратом Министерства в оперативных целях, выдает документы во временное пользование, в установленном порядке выдает справки социально-правового характера и консультирует учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, подтверждающих трудовой стаж;

проводит плановые проверки архивов учреждений системы Министерства, результаты которых с соответствующими предложениями и рекомендациями докладывает руководству;

участвует в разработке нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу (инструкции, номенклатуры дел, перечни документов со сроками их хранения, положения об архивах и др.);

осуществляет централизованный учет документов постоянного и долговременного сроков хранения, образующихся в процессе деятельности Министерства и подведомственных ему учреждений, сдающих документы в Центральный архив;

устанавливает совместно с Центральной экспертной комиссией Министерства порядок проведения экспертизы ценности документов учреждений системы Министерства социального обеспечения РСФСР, материалы которых не подлежат приему на государственное хранение;

участвует в изучении вопроса о создании объединенных архивов в системе Министерства социального обеспечения РСФСР;

участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников делопроизводительных служб и архивов управлений и отделов Министерства социального обеспечения РСФСР;

совместно с другими подразделениями Министерства внедряет в практику работы Центрального архива современные средства хранения, размножения и использования документов;

организует реставрацию документов.

4. Права Центрального архива

4.1 Для выполнения указанных выше функций Центральному архиву предоставляется право:

запрашивать от руководителей структурных подразделений Министерства, а также от руководителей учреждений его системы информацию о соблюдении установленных правил работы с документами в делопроизводстве и архивах;

давать указания учреждениям Министерства по вопросам работы архивов;

докладывать руководству Министерства о состоянии организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов подведомственных учреждений;

участвовать в проведении совещаний работников Министерства и учреждений его системы по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве;

привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов работающих как в системе Министерства социального обеспечения РСФСР, так и в других учреждениях и ведомствах СССР и РСФСР;

создавать при Центральном архиве, а также при архивах учреждений системы Министерства советы и комиссии содействия архивному делу, действующие на общественных началах, организовывать по согласованию с руководителями Министерства социального обеспечения РСФСР общественные смотры состояния архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений системы Министерства.

5. Структура и штаты Центрального архива

5.1. Структура и штаты Центрального архива определяются штатным расписанием Министерства в зависимости от объема работы и количества документов, хранящихся в архиве.

---