Приказ Роснедр от 13.11.2017 № 488

«Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве по недропользованию и его территориальных органах»

ПРИКАЗ

В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве по недропользованию и его территориальных органах приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве по недропользованию и его территориальных органах (далее — Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Федерального агентства по недропользованию и его территориальных органов:

ознакомить с Инструкцией работников;

обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящей Инструкции.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами Д.В. Леньчука.

4. Отменить приказ Федерального агентства по недропользованию от 10.03.2005 № 240 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве по недропользованию».

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЮ И ЕГО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве по недропользованию и его территориальных органах (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188, и иными нормативными правовыми актами по организации защиты информации с ограниченным доступом.

1.2. Инструкция определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями <1> информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Роснедрах и его территориальных органах.

---

<1> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.).

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Роснедр и его территориальных органов, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Роснедра, его территориальные органы несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

1.5 К служебной информации ограниченного распространения не относятся:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры Роснедр и его территориальных органов, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах Роснедр, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.6. Порядок обращения с документами ограниченного распространения, установленный данной Инструкцией, распространяется на документы:

• имеющие пометку «Для служебного пользования», поступившие в Роснедра, его территориальные органы из других органов власти и организаций;
• создаваемые (исходящие и внутренние) в Роснедрах, его территориальных органах, относящиеся к категории «Для служебного пользования» (далее — категория «ДСП»).

1.7. На документах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

1.8 Решение об отнесении документов к категории «ДСП» принимают:

руководитель Роснедр;

заместители руководителя Роснедр;

начальники структурных подразделений центрального аппарата Роснедр;

руководители (начальники) территориальных органов Роснедр и их заместители.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, а также за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.5 настоящей Инструкции.

1.9. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются также в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам категории «ДСП».

1.10. Отменить решение об отнесении документа к категории «ДСП» имеют право должностные лица, указанные в пункте 1.8 настоящего Положения, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории «ДСП», либо вышестоящие должностные лица.

1.11. Снятие пометки «Для служебного пользования» производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов должностного лица, принявшего решение о снятии пометки.

О снятии пометки «Для служебного пользования» с документа информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Регистрация и учет входящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения

2.1.1. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом делопроизводства и секретариата Управления делами в центральном аппарате Роснедр; в территориальных органах Роснедр — структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

2.1.2 При получении пакетов работник, ответственный за ведение делопроизводства, должен:

проверить на пакете наличие пометки «Для служебного пользования»;

убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

проверить целостность упаковки документа;

проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или в ссылке на приложение к сопроводительному письму.

2.1.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой структурные подразделения, ответственные за прием документов (экспедиция), составляют акт в трех экземплярах в соответствии с приложением № 1 к настоящей Инструкции, который подписывается начальником структурного подразделения, указанного в пункте 2.1.1, и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте — работником, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь и др.), или направляется почтой в соответствующее отделение почтовой связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта об этом немедленно представляется доклад начальнику Управления делами Роснедр, в территориальном органе — руководителю территориального органа Роснедр (его заместителю). При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

2.1.4. После вскрытия пакета работники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения: соответствие учетных номеров, наличие пометок «Для служебного пользования», номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащимся в основном документе (сопроводительном письме).

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа начальником структурного подразделения, ответственного за прием документов, и работником, вскрывшим конверт, составляется акт в соответствии с приложением № 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один экземпляр направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

2.1.5. Регистрация документов с пометкой «Для служебного пользования» производится в системе электронного документооборота (далее — СЭД) в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по недропользованию и его территориальных органах, утвержденной приказом Роснедр от 5 декабря 2016 г. № 700 (далее — Инструкция по делопроизводству). Документ с пометкой «Для служебного пользования» не сканируется, электронная копия документа к его электронной карточке не прикрепляется. Сведения о документе заносятся в журнал учета документов для служебного пользования.

2.1.6. После регистрации входящие документы категории «ДСП» передаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства, для организации доклада руководству.

Указания руководства по исполнению документа (резолюции) вносятся работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в электронную карточку документа путем заполнения электронной формы, а документ с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе передается ответственному исполнителю с обязательной отметкой в регистрационной карточке документа в СЭД.

2.1.7. Если указание по исполнению документа категории «ДСП» (резолюция) содержит несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю, указанному в поручении первым; соисполнителям делаются копии, которые выдаются под роспись в журнале учета документов для служебного пользования.

2.1.8. При наличии нового указания по исполнению документа с пометкой «Для служебного пользования» ответственный исполнитель возвращает документ на бумажном носителе работнику, ответственному за ведение делопроизводства. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, делает соответствующую запись о смене ответственного исполнителя в электронной карточке документа и передает документ на бумажном носителе новому ответственному исполнителю.

2.1.9. Если к входящему документу категории «ДСП» поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, работники, ответственные за ведение делопроизводства, в обязательном порядке связывают электронные карточки указанных документов в СЭД.

2.2. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

2.2.1. Обработка служебной информации ограниченного распространения, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляются в структурных подразделениях центрального аппарата Роснедр, территориальных органах Роснедр.

2.2.2. Документы категории «ДСП» печатаются на компьютерах, не связанных с внешними сетями. Подключение к указанным компьютерам неучтенных машинных носителей информации, а также иных электронных устройств и приборов (телефон, фотокамера и др.) запрещено.

2.2.3. Если в приложении к исходящему документу содержатся сведения ограниченного распространения, то весь документ относится к категории «ДСП».

Если документ, содержащий информацию ограниченного распространения, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории «ДСП», независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо информацию ограниченного распространения.

2.2.4. Если документ подготовлен как ответ на документ, содержащий информацию ограниченного распространения, но при этом не содержит такой информации, ограничительная пометка «Для служебного пользования» не ставится.

2.2.5. Согласование (визирование) проекта и подписание документа, содержащего информацию ограниченного распространения, производятся только на бумажном носителе в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству.

2.2.6. Документы с пометкой «Для служебного пользования» размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего должностного лица. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

2.2.7. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.3. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, содержащей информацию ограниченного распространения

2.3.1. Исходящие документы ограниченного распространения регистрируются в СЭД работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов, наличие пометки «Для служебного пользования», подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работником, ответственным за ведение делопроизводства, без регистрации.

2.3.2. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и из электронной карточки документа переносятся на документ на бумажном носителе.

Визовый экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

2.3.3. При необходимости направления документа с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов работник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в электронную карточку документа группу рассылки, заверяет необходимое количество копий документа, в котором поадресно проставляются последующие номера экземпляров (копий экземпляров) отправляемого документа.

2.3.4. Документы категории «ДСП» отправляются адресатам фельдъегерской связью, заказными (с уведомлением о вручении) почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы курьерам-работникам при наличии у них доверенности на право получения соответствующей корреспонденции.

2.3.5. Реестр с отметкой о получении документа категории «ДСП» при передаче курьером подлежит обязательному возврату в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем данного документа, и подшивается к визовому экземпляру вместе с доверенностью.

2.3.6. При направлении документа «ДСП» заказным (с уведомлением о вручении) почтовым отправлением сотрудник отдела делопроизводства передает документ в экспедицию или работнику, ответственному за отправку исходящей корреспонденции.

2.3.7. Экспедиция или работник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, осуществляет конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование, составление почтового реестра и передачу на отправку в отделение связи. При этом запрещается смешивать документы ограниченного распространения с другими документами, подготовленными к отправке.

2.3.8. Экспедиция или работник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах категории «ДСП», с номерами и экземплярами, указанными на конверте, и вкладывает в конверт. На конверте при этом ставится пометка «Для служебного пользования». На отправляемые документы ограниченного распространения составляется отдельный реестр отправки.

2.3.9. Уведомления о вручении отправленного документа ограниченного распространения адресату по почте возвращаются в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, и подшиваются к визовому экземпляру.

2.3.10. При возврате документа почтовым отделением экспедиция или работник, ответственный за прием входящей корреспонденции, возвращает документ (с конвертом) ответственному исполнителю.

2.3.11. Отправка документов ограниченного распространения по открытым электронным каналам связи и посредством факсимильной связи запрещена.

2.4. Регистрация, учет и прохождение внутренних документов

Внутренние документы ограниченного распространения создаются и регистрируются по тем же правилам, что и исходящие документы ограниченного распространения, установленным пунктом 2.1 настоящей Инструкции.

2.5. Регистрация, учет и прохождение распорядительных документов

2.5.1. Подготовка проектов приказов в Роснедрах и его территориальных органах по основной деятельности категории «ДСП» осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в Инструкции по делопроизводству, на компьютерах, не связанных с внешними сетями.

2.5.2. Регистрация приказов по основной деятельности категории «ДСП» осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

2.5.3. Размещение приказов по основной деятельности категории «ДСП» в СЭД не предусмотрено. При заполнении электронной карточки приказа в СЭД к номеру приказа добавляется индекс «-ДСП», электронный образ документа при этом к электронной карточке не прикрепляется.

2.5.4. Размещение приказов по основной деятельности категории «ДСП» на внутренних ведомственных информационных ресурсах запрещено. На указанных ресурсах допускается размещение названия и реквизитов приказов по основной деятельности категории «ДСП».

2.6. Учет, хранение и ограничение доступа к документам ограниченного распространения

2.6.1. Систематизация документов ограниченного распространения и формирование дел производятся в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Документы помещаются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел.

2.6.2. Дела «ДСП» хранятся в запираемых шкафах у лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Роснедр или его территориальных органов.

2.6.3. Ознакомление с документами ограниченного распространения в случае служебной необходимости, снятие с них копий и выписок разрешается по решению должностных лиц, указанных в пункте 1.8 настоящей Инструкции, оформленному визой на мотивированной служебной записке.

2.6.4. Запросы и разрешения на ознакомление с документами ограниченного распространения приобщаются к соответствующему делу «ДСП».

2.6.5. Выданные работникам в целях служебной необходимости дела «ДСП» подлежат возврату в тот же день.

С разрешения должностных лиц, указанных в пункте 1.8 настоящей Инструкции, отдельные дела «ДСП» могут находиться у работников в течение срока, необходимого для выполнения поручения, при условии соблюдения правил хранения.

2.6.6. Выносить документы ограниченного распространения из служебных зданий и помещений разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией должностных лиц, указанных в пункте 1.8 настоящей Инструкции.

2.6.7. Размещать документы категории «ДСП», информацию, в них содержащуюся, и иные сведения ограниченного распространения на публичных интернет-ресурсах запрещено.

2.6.8. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов ограниченного распространения и их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений центрального аппарата Роснедр, заместителей руководителей территориальных органов Роснедр.

2.6.9. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, а также работники, у которых на исполнении и в производстве находятся документы ограниченного распространения, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.

2.6.10. Обо всех случаях утраты документов ограниченного распространения, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководству Роснедр, территориальных органов Роснедр.

2.6.11. В случае утраты документов ограниченного распространения и разглашения информации ограниченного распространения проводится служебная проверка в установленном порядке. На утраченные документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.6.12. Проверка наличия документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя Роснедр, территориального органа Роснедр. Результаты проверок оформляются актами.

2.6.13. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению должностных лиц, указанных в пункте 1.8 настоящей Инструкции, с них снимается пометка «Для служебного пользования».

2.6.14. По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел, документы ограниченного распространения с установленным сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству.

Дела категории «ДСП» постоянного срока хранения передаются в архив в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

АКТ

«» ___________ 20 г.

Мы, нижеподписавшиеся

---

---

__________________________________________, составили настоящий акт о том, что при приеме пакета N ____, доставленного ____________________ (должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет) обнаружены следующие повреждения пакета/нарушения в оформлении пакета:

---

(описание нарушений)

---

Должностное лицо, возглавляющее структурное подразделение, которому поручен прием и учет несекретной документации

Должность Подпись Расшифровка подписи

Работник, доставивший пакет

Должность Подпись Расшифровка подписи

АКТ

«» ___________ 20 г.

Мы, нижеподписавшиеся

---

---

__________________________________________________________________________, составили настоящий акт о том, что при вскрытии пакета N _______________, поступившего ___________________________________________________________ из

---

                    (наименование отправителя)

обнаружено расхождение в учетных данных документов _____________________

---

                 (излагается сущность расхождения)

Лицевая сторона пакета прилагается.

Должностное лицо, возглавляющее структурное подразделение, которому поручен прием и учет несекретной документации

Должность Подпись Расшифровка подписи

Работник, вскрывший пакет

Должность Подпись Расшифровка подписи

---