Приказ Росстата от 21.07.2017 № 485

(ред. от 12.10.2018)

«О вводе в промышленную эксплуатацию доработанной Системы электронного документооборота Федеральной службы государственной статистики»

В связи с завершением опытной эксплуатации доработанной Системы электронного документооборота Федеральной службы государственной статистики в части мобильного приложения для руководителей и в части функционального блока «Конкурсно-договорная документация» в соответствии с контрактом от 17 августа 2016 г. № ST2/1/B.13.1 (Акт приемки в промышленную эксплуатацию мобильного приложения для руководителей Системы электронного документооборота ИВС Росстата от 28 апреля 2017 г., Акт приемки в промышленную эксплуатацию Функционального блока «Конкурсно-договорная документация» Системы электронного документооборота ИВС Росстата от 12 мая 2017 г.) приказываю:

1. Ввести в промышленную эксплуатацию в составе Информационно-вычислительной системы Росстата доработанную Систему электронного документооборота Федеральной службы государственной статистики (далее — СЭД Росстата).

2. Утвердить прилагаемый Временный регламент по работе с документацией о закупках и контрактами в системе электронного документооборота Федеральной службы государственной статистики (далее — Временный регламент).

3. Заместителям руководителя Росстата, начальникам управлений Росстата и заинтересованным заместителям начальников управлений Росстата обеспечить работу в СЭД Росстата с документацией о закупках, контрактами и дополнительными соглашениями в соответствии с Временным регламентом.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики Г.К. Оксенойта.

1.1. Временный регламент разработан в целях унификации технологии обработки документов (создания, хранения, преобразования и отображения электронных документов, использования) в информационной системе электронного документооборота (далее — СЭД) Федеральной службы государственной статистики, действующей в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов Росстата, представляющей собой совокупность программного, аппаратного и информационного обеспечения, созданного с целью обмена и хранения электронных документов.

1.2. Временный регламент разработан в целях реализации Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», приказа Минфина России от 24 ноября 2014 г. № 136н «О порядке формирования информации, а также обмена информацией и документами между заказчиком и Федеральным казначейством в целях ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками», приказом Росстата от 13 апреля 2009 г. № 64 «Об утверждении порядка размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг в центральном аппарате Федеральной службы государственной статистики» (далее — Порядок размещения заказов), приказа Росстата от 15 января 2014 г. № 30 «О создании контрактной службы центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики» (далее — Положение о контрактной службе), приказа Росстата от 27 ноября 2012 г. № 618 «Об утверждении Регламента Федеральной службы государственной статистики» (далее — Регламент Росстата).

1.3. Временный регламент не может противоречить нормативным правовым актам Российской Федерации и Федеральной службы государственной статистики, а также Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики.

1.4. Временный регламент определяет требования к действиям сотрудников центрального аппарата Росстата в СЭД при осуществлении закупок товаров, работ, услуг в центральном аппарате Росстата согласно требованиям Порядка размещения заказов и Положения о контрактной службе.

Положения настоящего Временного регламента не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Временный регламент может включать в себя дополнения и приложения, раскрывающие и детализирующие различные положения организации работы в СЭД.

1.6 Для целей настоящего Временного регламента используются следующие понятия:

администраторы контрактов — структурные подразделения, осуществляющие подготовку, заключение и финансовое сопровождение государственных контрактов;

администратор контракта — сотрудник структурного подразделения Администраторов контрактов, использующий ресурсы СЭД для выполнения своих должностных обязанностей по обеспечению подготовки, заключения и финансового сопровождения государственных контрактов;

администратор СЭД Росстата — сотрудник организации — участника СЭД Росстата, осуществляющий функции администрирования СЭД Росстата;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документ в электронном виде — структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

доступ к информации — возможность получения информации в СЭД и ее использования;

Инициаторы закупок (заказчики) — структурные подразделения, осуществляющие закупки по направлениям, относящиеся к сфере их деятельности;

инициатор — сотрудник структурного подразделения — Инициатора закупки, использующий ресурсы СЭД для выполнения своих должностных обязанностей по направлениям закупок, относящихся к сфере деятельности подразделения — Инициатора закупки;

исполнитель — сотрудник структурного подразделения — Организатора закупки, использующий ресурсы СЭД для выполнения своих должностных обязанностей по осуществлению функций размещения заказов;

контрагент — одна из сторон контракта (дополнительного соглашения);

Координатор закупок — структурное подразделение, осуществляющее общую организацию и координацию работ по осуществлению закупок в центральном аппарате Росстата;

номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

Организаторы закупок — структурные подразделения, осуществляющие функции по размещению заказов;

подписант — должностное лицо, выполняющее процедуры подписания или утверждения документа в СЭД в соответствии с полномочиями, установленными должностными регламентами;

помощник — пользователь СЭД, на которого в соответствии с должностным регламентом на постоянной основе возложено исполнение функций (части функций) руководителя (заместителя руководителя или начальника управления) по работе в СЭД;

поле — область электронной регистрационной карточки документа в СЭД, предназначенное для ввода реквизита документа, соответствующего наименованию поля;

пользователь СЭД — зарегистрированный в СЭД сотрудник центрального аппарата Росстата, использующий ресурсы СЭД для выполнения своих должностных обязанностей по обеспечению исполнения полномочий Росстата;

регистратор — сотрудник структурного подразделения — Администратора контрактов, выполняющий регистрацию, сканирование и прикрепление электронного образа контракта, дополнительного соглашения, протокола закупки в СЭД;

согласующий — зарегистрированный в СЭД сотрудник центрального аппарата Росстата, выполняющий согласование документа в СЭД в соответствии с полномочиями, установленными должностным регламентом;

файл документа — компьютерный файл с информацией о документе — текстовой и/или графической;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа (скан-образ) — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронная регистрационная карточка (РК) документа — набор реквизитов документа, представленных в электронной форме (экранная форма) СЭД, электронный аналог формуляра документа.

1.7. Общие правила работы с документами в процессах электронного документооборота соответствуют правилам, изложенным во Временном регламенте по работе с организационно-распорядительными документами в системе электронного документооборота Федеральной службы государственной статистики, утвержденного руководителем Росстата А.Е. Суриновым 21 июня 2016 г. № 31-у.

II. Порядок работы с документацией о закупках

Работа с документацией о закупках включает выполнение следующих операций в СЭД:

• Создание проекта документа (подраздел 2.1);
• Доработка проекта документа (подраздел 2.2);
• Согласование проекта документа (подраздел 2.3);
• Правовая экспертиза (согласование юридической службой) (подраздел 2.4);
• Согласование проекта документа (анализ заключения юридической службы) (подраздел 2.5);
• Печать и визирование (подготовка к утверждению) (подраздел 2.6);
• Утверждение (подраздел 2.7);
• Определение поставщика (подраздел 2.8).

2.1 Создание проекта документа

2.1.1. При наличии утвержденного плана-графика закупок и положительного решения Руководства Росстата по вопросу осуществления закупки в СЭД выполняется операция создания документации о закупках.

2.1.2. Создание проекта документации о закупках в СЭД выполняется исполнителем — сотрудником структурного подразделения — Организатора закупки при наличии полного комплекта документации по осуществлению закупки, предусмотренного Порядком размещения заказов.

2.1.3. Файлы документов, входящих в комплект документации по осуществлению закупки, подготавливаются вне СЭД Инициаторами закупок и Организаторами закупок в соответствии с Порядком размещения заказов с использованием необходимых для этого программных средств, и с соблюдением установленных требований к оформлению документов.

2.1.4 При создании проекта документации о закупках в СЭД исполнителем выполняется:

а) создание РК проекта документа в СЭД;

б) заполнение обязательных полей и закладок РК документа;

в) формирование маршрута согласования, правовой экспертизы, согласования по результатам правовой экспертизы и утверждения документа в соответствии с требованиями Порядка размещения заказов из числа сотрудников центрального аппарата Росстата, на основании маршрута, предварительно сформированного в СЭД. Срок согласования для каждого этапа маршрута определяется в соответствии с Порядком размещения заказов;

г) для этапа «Печать и визирование» — указание исполнителя структурного подразделения — Организатора закупки;

д) указание ФИО утверждающего должностного лица;

е) указание ссылки в СЭД на документ-основание для подготовки проекта документации о закупках в качестве связанного документа;

ж) прикрепление к РК файлов документов, входящих в комплект документации по осуществлению закупки.

2.1.5. Внесение изменений (редактирование) РК проекта документа или прикрепленных файлов допускается до момента отправки проекта документа на согласование. Отправленный на согласование проект документа недоступен для редактирования согласующим.

2.1.6. После осуществления контроля по заполнению полей РК проекта документации о закупках и соответствия прикрепленных файлов содержанию РК документа исполнитель направляет документ на согласование в СЭД.

2.1.7. Исполнитель до момента отправки документа на согласование может аннулировать проект документа. При аннулировании проекта документа исполнитель документа должен указать причину аннулирования.

2.1.8. После отправки проекта документа в СЭД на согласование, документации о закупках присваивается регистрационный номер и дата.

2.2 Доработка проекта документа

2.2.1. В случае направления проекта документации о закупках на доработку исполнитель получает в СЭД задание «На доработку (проект документа)».

2.2.2 При доработке проекта документа исполнителем, в зависимости от замечаний, полученных от согласующих, выполняется:

а) редактирование:

• полей РК документа;
• файлов документов, прикрепленных к РК документа;
• корректировка списка лиц, участвующих в согласовании, правовой экспертизе и утверждении;

б) внесение комментариев к отрицательным визам согласующих на листе визирования;

в) аннулирование проекта документа. При аннулировании проекта документации о закупках исполнителем указывается причина аннулирования.

2.2.3. В случае отклонения проекта документа с этапа «Утверждение» не допускается внесение изменений в список лиц пройденных этапов согласования и правовой экспертизы.

2.2.4. После завершения редактирования проект документа направляется исполнителем на повторное согласование или утверждение (если проект документа был отклонен с этапа «Утверждение»). При отправке на повторное согласование или утверждение СЭД автоматически сохраняет в карточке новую версию документа.

2.3 Согласование проекта документа

2.3.1 Этап согласования проекта документации о закупках в СЭД согласующим включает:

а) ознакомление:

• с РК проекта документации о закупках;
• с содержанием файлов документов, прикрепленных к РК документа;
• со списком этапов согласования, правовой экспертизы и утверждения проекта документации о закупках;
• с листом визирования;

б) формирование виз в СЭД.

2.3.2. Согласование проекта документации о закупках в СЭД осуществляется поэтапно согласно маршруту, который формирует исполнитель на этапах «Создание проекта документа» или «Доработка».

2.3.3. Согласование проекта документации о закупках в СЭД приравнивается к согласующей подписи (визированию) на листе согласования бумажного документа.

2.3.4. Задание «На согласование» поступает в СЭД одновременно всем согласующим, которые указаны в рамках одного этапа согласования, а также их помощникам. Переход на следующий этап согласования выполняется в СЭД после получения согласования всеми согласующими на предыдущем этапе.

2.3.5. При необходимости, согласующий имеет возможность направить проект документа на дополнительное согласование в пределах своего структурного подразделения.

2.3.6. В случае необходимости адресовать задание «На дополнительное согласование» другому сотруднику, дополнительный согласующий может делегировать задание в пределах своего структурного подразделения на основании решения основного согласующего.

2.3.7. В случае утраты необходимости дополнительного согласования согласующий, направивший документ на дополнительное согласование, имеет возможность отозвать проект документации о закупках с дополнительного согласования.

2.3.8. В случае наличия разногласий по согласуемому проекту документа согласующий имеет возможность отклонить проект документа на доработку с обязательным указанием в СЭД причины отклонения и, при необходимости, прикладывает замечания в виде отдельных файлов.

2.3.9. При выборе исполнителем параллельного способа согласования проект документа возвращается исполнителю документа на доработку после завершения процесса согласования всеми согласующими, указанными для конкретного этапа согласования. При выборе последовательного способа согласования проекта документа — после завершения процесса согласования каждым согласующим.

2.3.10. В случае отклонения проекта документа на этапе «Согласование», СЭД возвращает документ на доработку исполнителю. В случае, если проект документа был одновременно направлен нескольким согласующим (параллельно) в рамках одного этапа «Согласование», возврат на доработку осуществляется после формирования виз всеми согласующими этапа. После доработки исполнитель повторно направляет всем согласующим следующую версию документа.

2.3.11. Исполнитель на этапе доработки может оставить комментарий к замечанию согласующего лица, отклонившего проект документа.

2.3.12. Исполнитель может отозвать проект документа с этапа согласования в случае необходимости внесения в документ значимых изменений. При осуществлении отзыва проекта документа Исполнитель указывает причину отзыва.

2.3.13. В случае повторного согласования документа, согласующему доступны для просмотра замечания и измененные файлы к проекту документа, сформированные на предыдущих этапах согласования, и комментарии исполнителя документа об их устранении.

2.3.14. В листе визирования в СЭД после согласования проекта документа отображается виза «Согласовано», после отклонения проекта документа на доработку отображается виза «Отклонено».

2.4 Правовая экспертиза (согласование юридической службой)

2.4.1 Этап правовой экспертизы проекта документации о закупках в СЭД юридической службой включает:

а) ознакомление:

• с РК проекта документации о закупках;
• с содержанием файлов документов, входящих в документацию о закупках в части проекта договора (контракта), прилагаемого к проекту документации о закупках;
• со списком этапов согласования, правовой экспертизы и утверждения проекта документации о закупках;
• с листом визирования;

б) согласование в СЭД проекта договора (контракта), прилагаемого к проекту документации о закупках, или формирование заключения юридической службой на проект договора (контракта), прилагаемого к проекту документации о закупках.

2.4.2. Согласование юридической службой в СЭД проекта договора (контракта), прилагаемого к проекту документации о закупках, приравнивается к согласующей подписи (визированию) на листе согласования бумажного документа.

2.4.3 На этапе «Правовая экспертиза» сотруднику юридической службы в СЭД предоставляется возможность:

а) согласования проекта договора (контракта), прилагаемого к проекту документации о закупках (действие «Согласовать»). Согласование осуществляется в случае отсутствия замечаний у юридической службы к проекту договора (контракта), прилагаемого к проекту документации о закупках, или наличия рекомендуемых замечаний для устранения;

б) выдачи заключения (действие «Дать заключение»). Выдача заключения осуществляется юридической службой в случае наличия обязательных для устранения замечаний к проекту договора (контракта), прилагаемого к проекту документации о закупках.

2.4.4. На этапе «Правовая экспертиза» сотруднику юридической службы предоставляется возможность ввести текст замечания или уточнения с возможностью прикрепления файлов с текстом заключения.

2.4.5. При завершении этапа «Правовая экспертиза» решением о согласовании в листе визирования в СЭД формируется решение «Согласовано» и фиксируется комментарий сотрудника юридической службы.

2.4.6. При завершении этапа «Правовая экспертиза» выдачей заключения в листе визирования в СЭД формируется решение «Заключение выдано». Прикрепленный файл заключения и комментарий сотрудника юридической службы фиксируется в СЭД в листе визирования, файл заключения прикрепляется СЭД к РК документа.

2.4.7. На этапе «Правовая экспертиза» не предусматривается отклонение проекта документации о закупках на доработку исполнителю.

2.5 Согласование проекта документа

2.5.1. Этап согласования проекта документа (анализ заключения юридической службы) выполняется в СЭД Организатором закупки в случае завершения этапа «Правовая экспертиза» решением «Заключение выдано» в соответствии с п. 2.4.6 настоящего Временного регламента. Этап включает:

а) ознакомление:

• с РК проекта документации о закупках;
• с текстом файлов документов, входящих в документацию о закупках;
• со списком этапов согласования, правовой экспертизы и утверждения проекта документации о закупках;
• с листом визирования;
• с заключением юридической службы;

б) формирование виз в СЭД на основании заключения юридической службы.

2.5.2. Порядок согласования Организатором закупки проекта документации о закупках по результатам правовой экспертизы проекта договора (контракта), прилагаемого к проекту документации о закупках в СЭД соответствует порядку, изложенному в подразделе 2.3 настоящего Временного регламента. В случае отклонения проекта документа Организатором закупки по результатам анализа заключения юридической службы, СЭД возвращает документ на доработку исполнителю. После доработки исполнитель повторно направляет всем согласующим и юридической службе следующую версию документа. В случае согласования проекта документа Организатором закупки по результатам анализа заключения юридической службы, СЭД направляет документ на следующий этап — «Печать и визирование (подготовка к утверждению)».

2.5.3. Организатор закупки в случае наличия отрицательного заключения от юридической службы организует (при необходимости) проведение совещания по данному вопросу при участии руководителя юридической службы или лица, его замещающего. В случае возникновения неразрешимых разногласий в ходе совещания руководитель юридической службы докладывает руководителю Росстата о сложившейся ситуации, в соответствии с Регламентом Росстата.

2.6 Печать и визирование (подготовка к утверждению)

2.6.1. Выполнение этапа «Печать и визирование» осуществляется исполнителем.

2.6.2 На этапе «Печать и визирование» исполнитель выполняет:

а) печать из РК проекта документации о закупках согласованных версий файлов документов, входящих в состав документации для осуществления закупки, а также листа электронного согласования (визирования) документа, сформированного СЭД по результатам выполнения этапов «Согласование» и «Правовая экспертиза»;

б) передачу распечатанного комплекта проекта документации о закупках и листа электронного согласования (визирования), сформированного СЭД на визирование Инициатору закупки;

в) передачу распечатанного и завизированного Инициатором закупки комплекта проекта документации о закупках и листа электронного согласования (визирования), сформированного СЭД на утверждение Заместителю руководителя Росстата, осуществляющего координацию и контроль деятельности Инициатора закупки.

(п. 2.6.2 в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

2.6.3. После передачи распечатанного комплекта документов документации о закупках на утверждение, исполнитель завершает в СЭД задание «На печать и визирование».

2.6.4. В РК документа указывается местонахождение утвержденной Заместителем руководителя Росстата, осуществляющим координацию и контроль деятельности Инициатора закупки, документации о закупках.

2.7 Утверждение

2.7.1 Этап утверждения проекта документации о закупках включает:

а) ознакомление:

• с текстом документов, входящих в документацию о закупках;
• с листом визирования;
• с заключением юридической службы;

б) формирование визы на бумажном носителе;

в) формирование визы в СЭД.

2.7.2. На этапе утверждения проект документации о закупках может быть утвержден или отклонен на доработку, при этом процедура утверждения проекта документации о закупках на бумажном носителе первична.

2.7.3. В случае отклонения проекта документа на этапе «Утверждение» в СЭД, документ возвращается на доработку к исполнителю. После доработки исполнитель повторно направляет на утверждение скорректированную версию документа, при этом СЭД направляет проект документа на этап «Утверждение».

2.8 Определение поставщика

2.8.1. После завершения этапа «Утверждение» документ переходит на этап «Определение поставщика». Работа с документом осуществляется сотрудниками Координатора закупок и исполнителем.

2.8.2 Процедура определения поставщика выполняется вне СЭД.

2.8.3. На этапе «Определение поставщика» исполнителем, при необходимости, размещаются поступившие от участников закупки запросы на разъяснение положений документации о закупке, ответы на запросы в виде файлов или связи с соответствующими типами документов в СЭД.

2.8.4 На этапе «Определение поставщика» сотрудниками Координатора закупки выполняется:

а) заполнение группы полей «Сведения о процедуре определения поставщика» в РК документации о закупках;

б) указание информации о местонахождении подлинников документации о закупке;

в) регистрация протоколов закупки, при этом в РК протокола закупки:

• заполняются обязательные поля;
• указывается номенклатурное дело, в котором размещается подлинник протокола закупки на бумажном носителе;
• прикладываются файлы протоколов закупки;
• заполняются сведения об участниках закупки с указанием наименования участника, предложения участника о цене контракта и места;
• итоговый протокол закупки отмечается признаком «Итоговый».

2.8.5. На этапе «Определение поставщика» администратором контракта выполняется создание проекта контракта (действие «Создать контракт») в случае, если по результатам процедуры определения поставщика определен победитель, с которым должен быть заключен контракт. Порядок работы с контрактами в СЭД изложен в разделе III настоящего Временного регламента.

2.8.6. В случае, если согласование и утверждение документации о закупках было выполнено вне СЭД, ответственному исполнителю Организатора закупки предоставляется возможность создания РК документации о закупках без согласования и утверждения в СЭД, при этом РК документации о закупках в СЭД создается на этапе «Определение поставщика».

2.8.7. После завершения процедуры определения поставщика ответственный специалист Координатора закупок завершает работу с документацией о закупках, после завершения СЭД осуществляет перевод документа в статус «Закрыт».

III. Порядок работы с контрактами и дополнительными соглашениями

Работа с контрактами и дополнительными соглашениями включает выполнение следующих операций в СЭД:

• Создание проекта документа (подраздел 3.1);
• Доработка проекта документа (подраздел 3.2);
• Согласование проекта документа (подраздел 3.3);
• Правовая экспертиза (согласование юридической службой) (подраздел 3.4);
• Согласование проекта документа (анализ заключения юридической службы) (подраздел 3.5);
• Подписание контрагентом (подраздел 3.6);
• Подписание Росстатом (подраздел 3.7);
• Сканирование и прикрепление подлинника (Регистрация) (подраздел 3.8);
• Исполнение контракта (этапов контракта) (подраздел 3.9).

3.1 Создание проекта документа

3.1.1. Операция создания проекта контракта выполняется в СЭД после завершения процедуры определения поставщика.

3.1.2. Создание проектов контрактов и дополнительных соглашений к контрактам в СЭД выполняется администратором контракта.

3.1.3. Обязательным условием заключения контракта (дополнительного соглашения) является его согласование, которое проводится в соответствии с Порядком размещения заказов.

3.1.4. Проект контракта (дополнительного соглашения) готовится администратором контракта в СЭД на основе проекта контракта, включенного в документацию о закупке.

3.1.5. Файлы документов, входящих в проект контракта (дополнительного соглашения), подготавливаются вне СЭД с использованием необходимых для этого программных средств, и с соблюдением установленных требований к оформлению документов.

3.1.6 При создании проекта контракта (дополнительного соглашения) в СЭД администратором контракта выполняется:

а) создание РК проекта документа в СЭД:

• из РК документации о закупках — для конкурентных способов определения поставщика (конкурс, аукцион, запрос котировок);
• из раздела «Личная папка» СЭД — только при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) (за исключением п. 3.1.12);

б) заполнение обязательных полей и закладок РК документа;

в) формирование маршрута согласования, правовой экспертизы, согласования по результатам правовой экспертизы, подписания контрагентом и подписания Росстатом в соответствии с требованиями Порядка размещения заказов из числа сотрудников центрального аппарата Росстата, на основании маршрута, предварительного сформированного в СЭД. Срок согласования для каждого этапа маршрута определяется в соответствии с Порядком размещения заказов;

г) для этапа «Подписание контрагентом» — указание в качестве исполнителя этапа администратора контракта;

д) указание ФИО должностного лица — подписанта по контракту;

е) установление ссылки в блоке полей «Информация о закупке» в СЭД на РК документации о закупках, по результатам процедуры определения поставщика которой создается проект контракта (если ссылка ранее не была установлена); установление ссылки на РК документации о закупках обязательно для конкурентных способов определения поставщика; отсутствие ссылки в блоке полей «Информация о закупке» в СЭД на РК документации о закупках и РК итогового протокола допускается только при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);

ж) прикрепление файлов документов, входящих в контракт (дополнительное соглашение);

з) установление связи с утвержденным техническим заданием, утвержденной документацией о закупках, протоколами о проведении закупок и иными документами, предусмотренными Порядком размещения заказов.

3.1.7 При создании проекта дополнительного соглашения к контракту, администратором контракта также выполняется:

а) указание ссылки в СЭД на РК основного контракта (если ссылка ранее не была установлена);

б) указание размера изменения цены по дополнительному соглашению. В случае уменьшения цены контракта в РК дополнительного соглашения в СЭД указывается отрицательное число (со знаком «минус»);

в) указание причины изменения контракта в соответствии с разделом 34 приказа Минфина России от 24 ноября 2014 г. № 136н «О порядке формирования информации, а также обмена информацией и документами между заказчиком и Федеральным казначейством в целях ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками».

3.1.8. Внесение изменений (редактирование) РК проекта документа или прикрепленных файлов допускается до момента отправки проекта документа на согласование. Отправленный на согласование проект документа недоступен для редактирования согласующим.

3.1.9. После осуществления контроля по заполнению полей РК проекта документа и соответствия прикрепленных файлов содержанию РК документа администратор контракта направляет документ на согласование в СЭД.

3.1.10. Администратор контракта до момента отправки документа на согласование может аннулировать проект документа. При аннулировании проекта документа администратор контракта должен указать причину аннулирования.

3.1.11. После отправки проекта документа в СЭД на согласование, контракту (дополнительному соглашению) присваивается учетный номер контракта и дата проекта контракта.

3.1.12. В отдельных случаях, если согласование и подписание контракта (дополнительного соглашения) было выполнено за рамками СЭД, администраторам контрактов предоставляется возможность создания РК контракта (дополнительного соглашения) без согласования и подписания в СЭД в разделе «Личная папка» СЭД.

3.2 Доработка проекта документа

3.2.1. В случае направления проекта контракта (дополнительного соглашения) на доработку администратор контракта получает в СЭД задание «На доработку (проект документа)».

3.2.2. При доработке проекта документа администратором контракта в зависимости от замечаний, полученных от согласующих, выполняется:

а) редактирование:

• полей РК документа;
• файлов документов, прикрепленных к РК контракта (дополнительного соглашения);
• корректировка списка лиц, участвующих в согласовании, правовой экспертизе, подписании контрагентом и подписании;

б) внесение комментариев к отрицательным визам согласующих на листе визирования;

в) аннулирование проекта документа. При аннулировании проекта контракта (дополнительного соглашения) администратором контракта указывается причина аннулирования.

3.2.3. В случае отклонения проекта контракта (дополнительного соглашения) с этапов «Подписание контрагентом» и «Подписание Росстатом» не допускается внесение изменений в список лиц пройденных этапов согласования и правовой экспертизы.

3.2.4. После завершения редактирования проект контракта (дополнительного соглашения) направляется на повторное согласование, подписание контрагентом (если проект документа был отклонен с этапа «Подписание контрагентом») или подписание Росстатом (если проект документа был отклонен с этапа «Подписание Росстатом»). При отправке на повторное согласование, подписание контрагентом или подписание Росстатом СЭД автоматически сохраняет в карточке новую версию документа.

3.3 Согласование проекта документа

3.3.1 Этап согласования проекта контракта (дополнительного соглашения) в СЭД включает:

а) ознакомление:

• с РК проекта контракта (дополнительного соглашения);
• с содержанием файлов документов, прикрепленных к РК контракта (дополнительное соглашение);
• со списком этапов согласования, правовой экспертизы и подписания проекта контракта (дополнительного соглашения);
• с листом визирования;
• с информацией о документации о закупках, по результатам процедуры определения поставщика которой создан проект контракта;
• с основным контрактом (для дополнительного соглашения);

б) формирование виз в СЭД.

3.3.2. Согласование проекта контракта (дополнительного соглашения) в СЭД осуществляется поэтапно согласно маршруту, который формирует исполнитель на этапах «Создание проекта документа» или «Доработка».

3.3.3. Согласование проекта контракта (дополнительного соглашения) в СЭД приравнивается к согласующей подписи (визированию) на листе согласования бумажного документа.

3.3.4. Задание «На согласование» поступает в СЭД одновременно всем согласующим, которые указаны в рамках одного этапа согласования, а также их помощникам. Переход на следующий этап согласования выполняется в СЭД после получения согласования всеми согласующими на предыдущем этапе.

3.3.5. При необходимости, согласующий имеет возможность направить проект документа на дополнительное согласование в пределах своего структурного подразделения.

3.3.6. В случае необходимости адресовать задание «На дополнительное согласование» другому сотруднику, дополнительный согласующий может делегировать задание в пределах своего структурного подразделения на основании решения основного согласующего.

3.3.7. В случае утраты необходимости дополнительного согласования согласующий, направивший документ на дополнительное согласование, имеет возможность отозвать проект документа с дополнительного согласования.

3.3.8. В случае наличия разногласий по согласуемому проекту документа согласующий имеет возможность отклонить проект документа на доработку с обязательным указанием в СЭД причины отклонения и, при необходимости, прикладывает замечания в виде отдельных файлов.

3.3.9. При выборе администратором контракта параллельного способа согласования проект документа возвращается администратору контракта документа на доработку после завершения процесса согласования всеми согласующими, указанными для конкретного этапа согласования. При выборе последовательного способа согласования проекта документа — после завершения процесса согласования каждым согласующим.

(в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

3.3.10. В случае отклонения проекта документа на этапе «Согласование», СЭД возвращает документ на доработку администратору контракта. После доработки исполнитель повторно направляет всем согласующим следующую версию документа.

(в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

3.3.11. администратор контракта на этапе доработки может оставить комментарий к замечанию согласующего лица, отклонившего проект документа.

(в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

3.3.12. Администратор контракта может отозвать проект документа с этапа согласования в случае необходимости внесения в документ значимых изменений. При осуществлении отзыва проекта документа администратор контракта указывает причину отзыва.

(в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

3.3.13. В случае повторного согласования документа, согласующему доступны для просмотра замечания и измененные файлы к проекту документа, сформированные на предыдущих этапах согласования, и комментарии исполнителя документа об их устранении.

3.3.14. В листе визирования в СЭД после согласования проекта документа отображается виза «Согласовано», после отклонения проекта документа на доработку отображается виза «Отклонено».

3.4 Правовая экспертиза (согласование юридической службой)

3.4.1. На этапе правовой экспертизы проекта контракта (дополнительного соглашения) в СЭД юридической службе предоставляется возможность:

а) ознакомление:

• с РК проекта контракта (дополнительного соглашения);
• с содержанием файлов документов, входящих в контракт (дополнительное соглашение);
• со списком этапов согласования, правовой экспертизы, подписания контрагентом и подписания проекта контракта (дополнительного соглашения);
• с листом визирования;
• с информацией о документации о закупках, включая проект контракта (дополнительного соглашения), прилагаемого к документации о закупках;
• с основным контрактом (для дополнительного соглашения);

б) формирование виз в СЭД.

3.4.2. Согласование проекта контракта (дополнительного соглашения) юридической службой в СЭД приравнивается к согласующей подписи (визированию) на листе согласования бумажного документа.

3.4.3 На этапе «Правовая экспертиза» сотруднику юридической службы в СЭД предоставляется возможность:

а) согласования проекта контракта (дополнительного соглашения) (действие «Согласовать»). Согласование осуществляется в случае отсутствия замечаний у юридической службы к проекту контракта (дополнительного соглашения) или наличия рекомендуемых замечаний для устранения;

б) выдачи заключения (действие «Дать заключение»). Выдача заключения осуществляется юридической службой в случае наличия обязательных для устранения замечаний к проекту контракта (дополнительного соглашения).

3.4.4. На этапе «Правовая экспертиза» сотруднику юридической службы предоставляется возможность ввести текст замечания или уточнения с возможностью прикрепления файлов с текстом заключения.

3.4.5. При завершении этапа «Правовая экспертиза» решением о согласовании в листе визирования в СЭД формируется решение «Согласовано» и фиксируется комментарий сотрудника юридической службы.

3.4.6. При завершении этапа «Правовая экспертиза» выдачей заключения в листе визирования в СЭД формируется решение «Заключение выдано». Прикрепленный файл заключения и комментарий сотрудника юридической службы фиксируется в СЭД в листе визирования, файл заключения прикрепляется СЭД к РК документа.

3.4.7. На этапе «Правовая экспертиза» не предусматривается отклонение проекта контракта (дополнительного соглашения) на доработку администратору контракта.

(в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

3.5 Согласование проекта документа

3.5.1. Этап согласования проекта контракта (дополнительного соглашения) по результатам правовой экспертизы выполняется администратором контракта в СЭД в случае завершения этапа «Правовая экспертиза» решением «Заключение выдано» в соответствии с п. 3.4.3 настоящего Временного регламента. Этап включает:

(в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

а) ознакомление:

• с РК проекта контракта (дополнительного соглашения);
• с текстом файлов документов, входящих в контракт (дополнительное соглашение);
• со списком этапов согласования, правовой экспертизы и подписания проекта контракта (дополнительного соглашения);
• с листом визирования;
• с документацией о закупках, по результатам процедуры определения поставщика которой создан проект контракта;
• с основным контрактом (для дополнительного соглашения);
• с заключением юридической службы;

б) формирование виз в СЭД на основании заключения юридической службы.

3.5.2. Порядок согласования администратором контракта проекта контракта (дополнительного соглашения) по результатам правовой экспертизы в СЭД соответствует порядку, изложенному в подразделе 3.3 настоящего Временного регламента. В случае отклонения проекта документа администратором контракта по результатам анализа заключения юридической службы, СЭД возвращает документ на доработку администратору контракта. После доработки администратор контракта повторно направляет всем согласующим и юридической службе следующую версию документа. В случае согласования проекта документа администратором контракта по результатам анализа заключения юридической службы, СЭД направляет документ на следующий этап — «Подписание контрагентом».

(в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

3.5.3. Администратор контракта в случае наличия отрицательного заключения от юридической службы организует (при необходимости) проведение совещания по данному вопросу при участии руководителя юридической службы или лица, его замещающего. В случае возникновения неразрешимых разногласий в ходе совещания руководитель юридической службы докладывает руководителю Росстата о сложившейся ситуации, в соответствии с Регламентом Росстата.

(в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

3.6 Подписание контрагентом

3.6.1. Выполнение этапа «Подписание контрагентом» осуществляется администратором контракта.

3.6.2. При переходе на этап «Подписание контрагентом» СЭД присваивает регистрационный номер контракту (дополнительному соглашению).

3.6.3 На этапе «Подписание контрагентом» администратор контракта выполняет:

а) проверку соответствия информации, указанной на РК документа в СЭД, информации на бумажном носителе с указанием регистрационного номера контракта;

б) согласование с контрагентом проекта контракта (дополнительного соглашения) в электронном виде в соответствии с Порядком размещения заказов, процедура согласования происходит вне СЭД. В случае проведения электронного аукциона администратор контракта направляет на подписание проект контракта в электронном виде на электронную площадку «Сбербанк-АСТ» в сроки, определенные Федеральным законом № 44-ФЗ. Процедура подписания проекта контракта осуществляется вне СЭД;

в) печать из РК проекта контракта (дополнительного соглашения) согласованных версий файлов документов, входящих в контракт (дополнительное соглашение), а также листа электронного согласования (визирования) документа;

г) направление на подписание с контрагентом распечатанного проекта контракта (дополнительного соглашения) на бумажном носителе Подписание с контрагентом проекта контракта (дополнительного соглашения) осуществляется вне СЭД;

д) передачу подписанного контрагентом контракта и листа электронного согласования (визирования), сформированного в СЭД на визирование Инициатору закупки;

е) передачу подписанного контрагентом и завизированного Инициатором закупки контракта (дополнительного соглашения) и иных документов, входящих в контракт (дополнительное соглашение), и листа согласования на подписание руководством.

(п. 3.6.3 в ред. Приказа Росстата от 12.10.2018 № 613)

3.6.4. По результатам передачи комплекта документов, входящих в контракт (дополнительное соглашение), администратор контракта завершает в СЭД задание «На подписание контрагентом».

3.7 Подписание Росстатом

3.7.1 На этапе подписания проекта контракта (дополнительного соглашения) предоставляется возможность:

а) ознакомление:

• с текстом документов, входящих в контракт (дополнительное соглашение);
• с листом визирования;
• с основным контрактом (для дополнительного соглашения);
• с заключением юридической службы;

б) формирование визы на бумажном носителе;

в) формирование визы в СЭД.

3.7.2. На этапе «Подписание Росстатом» проект контракта (дополнительного соглашения) может быть подписан или отклонен на доработку, при этом процедура подписания проекта контракта (дополнительного соглашения) на бумажном носителе первична.

3.7.3. В случае отклонения проекта документа на этапе «Подписание Росстатом» в СЭД, документ возвращается на доработку к администратору контракта. После доработки администратор контракта повторно направляет на подписание следующую версию документа, при этом СЭД направляет проект документа на этап «Подписание Росстатом».

3.8 Сканирование и прикрепление подлинника (Регистрация)

3.8.1 Этап «Регистрация» выполняется регистратором контракта.

3.8.2. На этапе «Регистрация» регистратором контракта присваивается дата контракта.

3.8.3. На этапе «Регистрация» в рамках задания в СЭД «На прикрепление подлинника» регистратором осуществляется сканирование и прикрепление к РК контракта (дополнительного соглашения) в СЭД электронных образов документов, входящих в контракт (дополнительное соглашение).

3.8.4. После сканирования и прикрепления электронных образов документов к РК контракта (дополнительного соглашения) регистратор контракта проверяет следующие характеристики прикрепленного к РК скан-образа:

• читаемость скан-образа документа с экрана компьютера;
• соответствие порядка расположения страниц скан-образа документа порядку и расположению страниц подлинника документа;
• наличие всех страниц скан-образа документа.

3.8.5. После сканирования в СЭД подлинники контрактов (дополнительных соглашений) передаются для хранения в соответствии с Порядком размещения заказов, в РК документа указывается местонахождение документа.

3.9 Исполнение контракта (этапов контракта)

3.9.1. После завершения этапа «Сканирование и прикрепление подлинника» документ переходит на этап «Исполнение». Работа с документом осуществляется администраторами контрактов.

3.9.2. Процесс исполнения контракта (дополнительного соглашения) выполняется вне СЭД.

3.9.3. Если в процессе исполнения контракта (дополнительного соглашения) изменяется администратор контракта, сотрудниками Координатора закупок в РК контракта (дополнительного соглашения) устанавливается новый администратор контракта.

3.9.4. Администратору контракта предоставляется возможность создания РК дополнительных соглашений из РК контракта.

3.9.5. В результате перехода РК контракта (дополнительного соглашения) на этап «Исполнение», СЭД автоматически направляет администратору контракта уведомление по электронной почте о необходимости предоставления информации Координатору закупок информации о заключении контракта (об изменении в контракте на основании дополнительного соглашения).

3.9.6. После размещения контракта в Единой информационной системе в сфере закупок администратор контракта в регистрационной карточке контракта указывает значения «Реестровый номер», «Дата начала исполнения», «Дата окончания исполнения».

3.9.7. После завершения исполнения контракта (дополнительного соглашения) администратор контракта выполняет закрытие контракта (дополнительного соглашения), завершая этап исполнения в СЭД (действие «Закрыть контракт») с обязательным указанием причины закрытия. Ответственность за своевременное и корректное закрытие контракта возлагается на администратора контракта.

IV. Доступ к документам в СЭД

4.1. Для документации о закупках, протоколов закупок, контрактов и дополнительных соглашений в СЭД настроены следующие права доступа:

а) доступ к прикрепленных файлам и всей карточке документа имеют:

• пользователи СЭД, которым документ был направлен в процессе работы на согласование, правовую экспертизу, подписание Росстатом, подписание контрагентом, а также их помощники и заместители в СЭД;
• пользователи СЭД, которые создавали РК документа в СЭД, а также их помощники и заместители в СЭД;
• пользователи СЭД, которые указаны в полях на РК документа в СЭД, а также их помощники и заместители в СЭД;
• Юридическая служба Росстата;

б) остальные пользователи имеют доступ только к закладке «Основные реквизиты» РК документа.

4.2. Дополнительные права доступа пользователям СЭД к документации о закупках, протоколам закупки и контрактам в СЭД предоставляются на основании служебной записки на имя начальника Управления информационных ресурсов и технологий по согласованию с Координатором закупки.

V. Заключительные положения

5.1. Ответственность за работу в СЭД сотрудников центрального аппарата Росстата возлагается на руководителей структурных подразделений.

5.2. Полномочия по ведению нормативно-справочной информации в СЭД справочника «Контрагенты» в части краткого наименования контрагентов возлагаются на Координатора закупок.

5.3. Полномочия по ведению нормативно-справочной информации в СЭД справочника «Контрагенты» в части обязательной информации о контрагентах возлагаются на администратора СЭД Росстата по согласованию с Координатором закупок в соответствии со следующим порядком:

а) информация о новом контрагенте, с которым заключается Государственный контракт, формируется Администратором контракта;

б) запрос на внесение обязательной информации о новом контрагенте в справочник «Контрагенты» направляется Администратором контракта по электронной почте в адрес сотрудников Отдела планово-договорной работы Координатора закупок;

в) в соответствии с запросом Администратора контракта, сотрудниками Отдела планово-договорной работы Координатора закупок по каждому контрагенту осуществляется:

• проверка наличия и формата обязательной информации о контрагенте, подлежащей внесению в справочник «Контрагенты»;
• корректировка информации о контрагенте, которая подлежит внесению в справочник (при необходимости);
• указание наименования контрагента для формирования номера контракта;

г) информация о контрагенте, подлежащая внесению в справочник, направляется сотрудником Отдела планово-договорной работы Координатора закупок по электронной почте в адрес администратора СЭД Росстата;

д) администратором СЭД Росстата выполняется внесение информации о контрагенте в справочник «Контрагенты».

5.4. Полномочия по ведению нормативно-справочной информации в СЭД справочников «Способы определения поставщика», «Виды работ», «Причины изменения контрактов», «Источники финансирования» возлагаются на администратора СЭД Росстата. Ведение нормативно-справочной информации в СЭД в объеме вышеуказанных справочников осуществляется администратором СЭД Росстата на основании согласованных с Координатором закупок заявок от Инициаторов закупок (заказчиков), Организаторов закупок и Администраторов контрактов.

5.5. Ответственность за обеспечение доступа сотрудников центрального аппарата Росстата к СЭД, документам СЭД и защиту информации в СЭД от несанкционированного доступа возлагается на начальника Управления информационных ресурсов и технологий.

---