Приказ Минфина РФ от 23.10.1996 № 476

«О проведении информационного обследования Министерства финансов Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 23 октября 1996 г. № 476

О ПРОВЕДЕНИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ МИНИСТЕРСТВА

В целях проведения информационного обследования Министерства финансов Российской Федерации в рамках выполнения предпроектных работ по созданию автоматизированной информационной системы «Финансы» (АИС ФИНАНСЫ) в соответствии с планом работ по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем министерства на 1996 г. приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Программу и Методику проведения информационного обследования Министерства финансов Российской Федерации.

2. Начальникам структурных подразделений обеспечить предоставление несекретных информационных материалов, связанных с деятельностью подразделения, специалистам Научно-технического центра Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации (НТЦ ФАПСИ) — исполнителю работ.

3. Ответственность за организацию и координацию работ по информационному обследованию министерства возложить на Информационно-технический департамент.

<*> По Главному управлению федерального казначейства используются материалы ранее проведенного обследования.

МЕТОДИКА ОБСЛЕДОВАНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Введение

Настоящая Методика предназначена для обследования Министерства финансов Российской Федерации в соответствии с договором N 50/96 от 14 мая 1996 г. на выполнение предпроектных работ по созданию автоматизированной информационной системы Министерства финансов Российской Федерации (АИС ФИНАНСЫ).

Обследование относится к предпроектной стадии и является базой для формирования идеологии автоматизированной информационной системы и обеспечения ее будущего функционирования и развития. Обследование Министерства финансов Российской Федерации (далее по тексту Министерства) заканчивается составлением отчета "Об обследовании и анализе функциональной структуры финансовой системы федерального уровня" и разработкой функциональной структуры АИС ФИНАНСЫ.

Основными целями обследования являются:

• определение оргштатной и топологической структур Министерства;
• определение целевых задач (функций) Министерства;
• анализ распределения функций по подразделениям Министерства;
• идентификация функций;
• разработка функциональной иерархии;
• выявление перечня документов, регламентирующих деятельность Министерства и подразделений центрального аппарата;
• определение информационных потоков между основными процессами деятельности Министерства, связей между процессами и внешними объектами (организациями, ведомствами);
• определение перечня основных входящих и исходящих документов (сводок, справок, отчетов и др.), получаемых в результате деятельности Министерства.

Работы предпроектной стадии заключаются в тщательном и всестороннем обследовании и анализе существующей системы обработки финансовой информации, принятой в настоящее время в Минфине России.

При обследовании выполняются следующие работы:

• анализ организационной структуры Министерства;
• анализ функциональной структуры Министерства, изучение функций отдельных должностных лиц в структурных подразделениях и функциональных подсистемах для выработки рекомендаций по упорядочению последовательности выполнения и содержания функций управления, их границ и взаимосвязей;
• анализ потоков и состава документов между подразделениями и внутри каждого из них для выработки рекомендаций по устранению избыточности информации, рационализации информационных потоков и структуры документированной информации;
• анализ методов планирования и методов обработки информации, используемых в департаментах Минфина России;
• выбор состава автоматизируемых функций и задач управления по подразделениям Министерства.

По результатам обследования разрабатываются документы:

• отчет "Об обследовании и анализе функциональной структуры финансовой системы федерального уровня";
• функциональная структура АИС ФИНАНСЫ.

2. Обследование и анализ организационной структуры

Для проведения анализа организационной структуры Министерства необходимо иметь данные о характере и масштабах обработки информации по Министерству в целом и его подразделениям. Анализ организационной структуры проводится одновременно с анализом функциональной структуры, т.е. выявляется соответствие организационной структуры функциям планирования, учета, контроля и другим, выполняемым на разных уровнях иерархии. При анализе определяется число ступеней иерархии управления и анализируется взаимодействие между отдельными подразделениями.

3. Обследование и анализ функциональной структуры

Состав и взаимосвязь основных функций системы обработки информации Министерства определяет его функциональную структуру. Элементами ее являются функциональные подсистемы, каждая из которых содержит замкнутый контур обработки информации. Условно все функциональные подсистемы делятся на прикладные и технологические.

Перечень функциональных подсистем определяется в результате выполнения обследования.

Анализу подлежат функции, выполняемые в процессе управления как подразделениями, так и отдельными должностными лицами. При проведении анализа функциональной структуры используются следующие показатели и документы:

• перечень, порядок и периодичность выполнения функций по каждому подразделению и отдельным должностным лицам;
• количество занятых людей при выполнении функций управления;
• время, затрачиваемое работниками на выполнение возложенных функций и дополнительные работы;
• существующие технические средства, применяемые в Министерстве для выполнения различных функций и отдельных работ;
• имеющиеся в Министерстве должностные инструкции и различного рода положения о правах и обязанностях подразделений и должностных лиц.

Для получения более полных данных о выполняемых каждым работником оперативного управления функциях и определения их загруженности производится опрос этих работников.

Во время анализа выявляются узкие места существующей функциональной структуры и вырабатываются конкретные рекомендации по ее автоматизации и совершенствованию. В первую очередь анализируются и определяются выполняемые функции, не свойственные тем или иным подразделениям или отдельным работникам, обращается внимание на соответствие фактически выполняемых функций установленным.

Выводы и рекомендации должны учитывать результаты анализа и других элементов системы управления, в том числе потоков и состава документов.

4. Обследование и анализ потоков и состава документов

Данный анализ способствует уточнению применяемой терминологии и обеспечению смыслового единства информации; улучшению структуры документов (благодаря исключению дублируемых значений); определению объемов формируемой и используемой информации для принятия решений о способах автоматизированной обработки данных, разработке рациональной схемы документооборота Министерства и модели информационных связей.

Для анализа документированной информации определяется состав исходного множества используемых в Министерстве документов и содержащихся в них наименований показателей. Классификация документов и показателей проводится таким образом, что позволяет для удобства анализа выделить из множества документов отдельные группы по сходным частным признакам. Классификация включает документы, традиционные для Министерства, в том числе узаконенные распоряжениями министра, начальниками департаментов, отделов или вышестоящими органами управления.

Сбор информации при обследовании проводится путем изучения документов и проведения интервью со специалистами - экспертами. Разработка исходных данных для создания функциональной структуры осуществляется с использованием полученной информации, с учетом накопленного опыта специалистов, полученного при построении автоматизированных информационных систем общегосударственного уровня.

Полученные в ходе обследования материалы используются при построении структурной функциональной модели деятельности Министерства и разработке проектных документов по созданию АИС ФИНАНСЫ.

5. Порядок проведения обследования

5.1 Общие положения

Порядок и сроки проведения обследования определяются согласованным с исполнителем приказом по Министерству финансов Российской Федерации.

Сбор информации при обследовании осуществляется путем опроса должностных лиц Министерства и изучения предоставляемых ими регламентирующих и методических документов, определяющих деятельность Министерства, департамента и отдельных сотрудников. Примерный перечень вопросов для проведения опроса приведен в Приложениях 1, 2, 3, 3а. Результаты опроса оформляются исполнителем и подписываются должностным лицом, отвечающим на вопросы.

Обследование является многошаговым итерационным процессом, на каждом шаге которого получается новая информация об исследуемом объекте и уточняется ранее полученная. Одновременно с обследованием проводится обобщение полученных данных, проверка их на целостность, повторяемость и непротиворечивость. На завершающем этапе обследования проводится комплексный анализ полученных данных и подготовка отчета.

5.2 Сценарий обследования

Обследование проводится в три этапа.

На первом этапе производится:

1. Получение базовой информации о Министерстве финансов Российской Федерации и его подразделениях.

2. Опрос должностных лиц Министерства по департаментам, управлениям, отделам и рядовых сотрудников подразделений.

3. Оформление результатов опроса.

На втором этапе исполнителем на основе собранных материалов опроса проводится:

• первоначальное построение функциональной структуры Министерства, включающее в себя построение иерархии департаментов, отделов и сотрудников, примерных обобщенных функциональных и структурных схем для каждого отдела:
• разработка дополнительных вопросов для интервьюирования:
• разработка анкеты карточка - функции для упорядочивания выделения функциональной структуры Министерства:
• выделение зоны обследования, контрольных дат, распределение работ;
• заполнение депозитария материалов обследования, именование функций, выделение общности, установление недостаточности данных и т.д.;
• уточнение функциональной структуры Министерства.

На третьем этапе проводится;

• сбор дополнительных материалов обследования;
• интервью с сотрудниками, область деятельности которых слабо формализована;
• обновление созданного депозитария;
• анализ и уточнение функциональной структуры;
• подготовка материалов для отчета.

Обследование Министерства проводится группой обследования. Группа обследования разделяется на три подгруппы.

В обязанности первой подгруппы входит:

• обеспечение работы на объекте обследования;
• проведение интервьюирования, выделение противоречивости данных и повторное интервьюирование при необходимости;
• заполнение сводных данных по отделам, построение таблиц функций;
• заполнение карточек - функций, выделение совпадающих и не нужных в процессе электронного документооборота действий. Выявление алгоритма выполнения функций;
• построение общего списка функций;
• заполнение временных таблиц - описание времени и частоты выполнения тех или иных функций сотрудниками Министерства;
• выделение промежуточной деловой корреспонденции, непосредственно не связанной с основной деятельностью Министерства.

В обязанности второй подгруппы входит:

• обеспечение ведения депозитария по функциям;
• работа с автоматизированными CASE-системами;
• документирование процесса обследования.

Третья подгруппа обеспечивает:

• анализ поступающих данных, выделение крупных функций, отдельных задач и процессов;
• построение иерархии функций, выделение классов и групп;
• выделение наборов функций, оперирующих с информацией, поступающей извне Министерства;
• выделение наборов функций, выдающих информацию во внешнюю среду;
• оптимизацию иерархии функций;
• разработку предложений по структуре, архитектуре и составе подсистем АИС ФИНАНСЫ;
• выделение полностью автоматизируемых функций Министерства;
• построение и оформление общего отчета о работе.

5.3 Обследование департаментов и управлений

Должностное лицо, определенное приказом ответственным по департаменту, обеспечивает проведение опроса и получение ответов на вопросы группы обследования, а также предоставляет документы:

• положение о департаменте и управлении;
• штатное расписание подразделений центрального аппарата Министерства;
• образцы сводок и отчетов;
• другие методические и регламентирующие деятельность департамента документы.

Должностное лицо, определенное ответственным по отделу, обеспечивает проведение опроса и получение ответов от сотрудников отдела и по отделу в целом, а также предоставляет документы:

• положение об отделе;
• штатное расписание отдела;
• должностные инструкции сотрудников;
• план работ отдела на 1996 год;
• образцы сводок и отчетов;
• другие методические и регламентирующие деятельность отдела документы.

5.4 Оформление результатов обследования

По результатам обследования исполнитель разрабатывает отчет и функциональную структуру финансовой системы федерального уровня и представляет заказчику в установленный договором срок.

План - проспект отчета приведен в Приложении 4 к настоящей Методике.

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ - АНКЕТА ДЛЯ ДЕПАРТАМЕНТА ИЛИ УПРАВЛЕНИЯ

Наименование департамента (управления) ___________________________

__________________________________________________________________

Адрес ____________________________________________________________

Ф.И.О. и телефон контактного лица ________________________________

При ответе на следующие вопросы по возможности указывайте название

документа,  регламентирующего  и/или  содержащего ответ на вопрос,
(положение,  инструкции,   приходы,   распоряжения,   методические

указания и др.).

Пожалуйста приложите данные документы к анкете.

Оргштатная и топологическая структура департамента _______________

__________________________________________________________________

(Приведите оргштатную структуру департамента, укажите

адреса и номера помещений, занимаемых подразделениями.

Укажите, какой зам. министра курирует департамент)

__________________________________________________________________

Целевые функции деятельности департамента (управления) ___________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Перечислите целевые функции деятельности департамента

и дайте краткое описание процессов их выполнения)

Распределение функций по отделам _________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Приведите наименование отделов и выполняемых ими функций)

__________________________________________________________________

(Дайте перечень регламентирующих документов и приложите их копии.)

Перечень разрабатываемых документов ______________________________

(сводки, справки, отчеты, методические материалы и др.)

__________________________________________________________________

(Приведите перечень разрабатываемых документов и приложите

копии типовых документов. Укажите, какие документальные

данные используются для их разработки)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Взаимодействие с подразделениями Министерства ____________________

__________________________________________________________________

(Перечислите подразделения Минфина, с которыми взаимодействует

департамент управления, хронологию ежемесячно, ежеквартально,

по мере необходимости и т.д.)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Взаимодействие с внешними организациями и ведомствами ____________

__________________________________________________________________

(Перечислите внешние организации и ведомства, с которыми

осуществляется взаимодействия. Хронологию)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Какие процессы и как в настоящее время автоматизированы в

департаменте (управлении) ________________________________________

__________________________________________________________________

(Перечислите автоматизирование процессов, функционирующие в

настоящее время задачи, используемые средства вычислительной

техники и назовите их основные функции)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Какие процессы деятельности необходимо по Вашему мнению

автоматизировать _________________________________________________

__________________________________________________________________

(Перечень автоматизируемых функций)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Дайте Ваши  предложения по составу автоматизированных рабочих мест
и их функциям,  которые  желательно  иметь  в  Вашем  департаменте

(управлении) _____________________________________________________

__________________________________________________________________

(Приведите перечень автоматизированных рабочих мест

и укажите их функциональное назначение)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Количество приложенных документов _______

В процессе  обследования  документы,  содержащие  реальные данные,
могут  демонстрироваться,  но  не   могут   выдаваться   на   руки

сотрудникам, проводящим обследование.

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ — АНКЕТА ДЛЯ ОТДЕЛА

Наименование отдела (и департамента в который он входит) _________

__________________________________________________________________

Адрес ____________________________________________________________

Ф.И.О. и телефон контактного лица ________________________________

__________________________________________________________________

При ответе на следующие вопросы по возможности указывайте название

документа,  регламентирующего  и/или  содержащего ответ на вопрос,
(положение,  инструкции,   приходы,   распоряжения,   методические

указания и др.).

Пожалуйста, приложите данные документы к анкете.

__________________________________________________________________

Оргштатная и топологическая структура отдела _____________________

__________________________________________________________________

(Приведите оргштатную структуру отдела, укажите адреса

и номера помещений, занимаемых подразделениями)

Целевые функции деятельности отдела ______________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Перечислите целевые функции деятельности отдела)

Перечень разрабатываемых документов ______________________________

__________________________________________________________________

(сводки, справки, отчеты, методические материалы и др.)

__________________________________________________________________

(Приведите перечень разрабатываемых документов и приложите

копии типовых документов. Укажите, какие документальные

данные используются для их разработки)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Взаимодействие с подразделениями министерства, отделами и

департаментами ___________________________________________________

__________________________________________________________________

(Перечислите подразделения Минфина, с которыми

взаимодействует отдел, хронологию — ежемесячно,

ежеквартально, по мере необходимости и т.д.)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Взаимодействие с внешними организациями и ведомствами ____________

__________________________________________________________________

(Перечислите внешние организации и ведомства, с которыми

осуществляется взаимодействие. Хронологию)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Какие процессы и как в настоящее время автоматизированы в отделе

__________________________________________________________________

(Перечислите автоматизирование процессов, функционирующие

в настоящее время задачи, используемые средства вычислительной

техники и назовите их основные функции)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Какие процессы деятельности необходимо по Вашему мнению

автоматизировать _________________________________________________

(Перечень автоматизируемых функций)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Дайте Ваши предложения по составу автоматизированных рабочих мест

и их функциям, которые желательно иметь в Вашем отделе __________

__________________________________________________________________

(Приведите перечень автоматизированных рабочих мест

и укажите их функциональное назначение)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Количество приложенных документов _______

В процессе  обследования  документы,  содержащие  реальные данные,
могут  демонстрироваться,  но  не   могут   выдаваться   на   руки

сотрудникам, проводящим обследование.

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ — АНКЕТА ДЛЯ СОТРУДНИКА

Наименование отдела (укажите наименование отдела и департамента, в

который входит отдел) ____________________________________________

Ф.И.О., комната N, телефон________________________________________

Должность ________________________________________________________

Функциональные обязанности _______________________________________

__________________________________________________________________

(Перечислите Ваши обязанности и дайте краткое описание

выполняемых работ)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Перечень документов,    регламентирующих     Вашу     деятельность
(должностная инструкция,  другие инструкции,  приказ, методические
материалы и т.д.)  _______________________________________________

__________________________________________________________________

(Дать перечень и приложить копии приведенных в нем документов)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Перечень разрабатываемых Вами документов _________________________

__________________________________________________________________

(Дайте перечень и приложите копии приведенных в нем документов)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Какие процессы деятельности и как в настоящее время

автоматизированы _________________________________________________

__________________________________________________________________

(Перечислите используемые средства вычислительной техники

и программного обеспечения)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Какие процессы деятельности необходимо по Вашему мнению

автоматизировать _________________________________________________

__________________________________________________________________

(Изложите Ваши предложения и дайте перечень функций, которые

Вы хотели бы иметь на своем автоматизированном рабочем месте)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Количество приложенных документов ______

В процессе  обследования  документы,  содержащие  реальные данные,
могут  демонстрироваться,  но  не   могут   выдаваться   на   руки

сотрудникам, проводящим обследование.

                                                   ┌─────────────┐
<pre class="legal-pre">Заполнение рамок не производится                   │             │
                                    ┌───────────┐  └─────────────┘
               КАРТОЧКА - ФУНКЦИЯ N │           │</pre>
                                    └───────────┘
Название выполняемой функции _____________________________________
__________________________________________________________________
Должность исполнителя ____________________________________________
<pre class="legal-pre">Периодичность выполнения  операции  (условия, при   которых   надо
выпустить   данный   документ,   или  время, когда  его выпускают)</pre>
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
──────────────────────────────────────────────────────────────────

Используемые входные документы, цифры, таблицы:

Название_1 _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Источник_1 _______________________________________________________

Название_2 _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Источник_2 _______________________________________________________

Название_3 _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Источник_3 _______________________________________________________

Название_4 _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Источник_4 _______________________________________________________

Название_5 _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Источник_5 _______________________________________________________

Название_6 _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Источник_6 _______________________________________________________

Получаемые выходные документы, цифры, таблицы:

Название_1 _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Назначение документа (кому передается далее) _____________________

__________________________________________________________________

Описание алгоритма получения выходного документа (или дать ссылку

на инструкцию, законодательный акт и т.д.)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение примерных входных и выходного документа, количество: __

В процессе  обследования  документы,  содержащие  реальные данные,
могут  демонстрироваться,  но  не   могут   выдаваться   на   руки

сотрудникам, проводящим обследование.

Должность ____________________________________

Ф.И.О. сотрудника ___________________________________

Контактный телефон ____________________________________

1. Общие принципы обследования целевой деятельности:

1.1 Классификация видов деятельности организаций

1.2 Методы анализа деятельности

1.3 Цель создания функциональной структуры Минфина России

1.4 Используемые инструментальные средства.

2. Обследование целевой деятельности Министерства финансов Российской Федерации:

2.1 Определение оргштатной и топологической структур Минфина России

2.2 Целевые задачи и функции Минфина России

2.3 Анализ распределения функций по подразделениям Минфина России

2.4 Разработка функциональной иерархии.

3. Структурная функциональная модель деятельности Министерства финансов Российской Федерации:

3.1 Информационные потоки между основными процессами деятельности, связи между процессами и внешними объектами

3.2. Характеристика основных входящих и исходящих документов (сводок, справок и отчетов), получаемых в результате деятельности Минфина России

3.3 Структурная функциональная модель деятельности Минфина России

3.4 Выделение основных прикладных подсистем АИС ФИНАНСЫ

3.5 Комплексные задачи прикладных подсистем

3.6 Основные автоматизированные рабочие места и их функции.