Приказ Минвуза СССР от 06.06.1956 № 470

«Об основных формах первичной документации и внутривузовской отчетности, связанной с приемом и обучением студентов»

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР

ПРИКАЗ от 6 июня 1956 г. № 470

ОБ ОСНОВНЫХ ФОРМАХ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ВНУТРИВУЗОВСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ, СВЯЗАННОЙ С ПРИЕМОМ И ОБУЧЕНИЕМ СТУДЕНТОВ

До настоящего времени в высших учебных заведениях существует чрезвычайно разнообразная, изобилующая излишними показателями первичная документация и внутривузовская отчетность, связанная с приемом и обучением студентов.

В целях сокращения, упрощения и унификации этой документации и отчетности приказываю:

1. Ввести в действие с 1956/57 учебного года прилагаемые к Приказу основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности и указания по их заполнению (Приложение).

2. Директорам высших учебных заведений в 2-месячный срок пересмотреть действующую в вузе вспомогательную документацию, связанную с приемом и обучением студентов, в целях возможного ее упрощения и сокращения.

3. Считать утратившими силу инструктивные письма ВКВШ от 8 мая 1944 г. № Д-09-10 и 9 августа 1944 г. № Д-09-21.

УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕКОМЕНДУЕМЫХ ОСНОВНЫХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ВНУТРИВУЗОВСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ, СВЯЗАННОЙ С ПРИЕМОМ И ОБУЧЕНИЕМ УЧАЩИХСЯ

Форма № 01 — Образец заявления. Заготовляется для удобства желающих поступать в вуз и упрощения работы в вузе <*>.

<*> Утверждается ежегодно Правилами приема в высшие учебные заведения.

Форма № 02 - Регистрационный журнал. Является основным документом, отражающим главнейшие данные и сведения о поступающем вплоть до его зачисления в вуз или возврата документов.

Регистрационный журнал должен быть пронумерован, прошнурован сургучной печатью вуза и подписан председателем приемной комиссии.

Для облегчения быстрого нахождения в регистрационном журнале необходимых сведений одновременно с журналом рекомендуется вести алфавитную книгу для записи фамилий лиц, подавших заявления, и порядкового номера журнала, под которым зарегистрированы сведения о поступающем.

Для поступающих на вечернее или заочное отделение ведется отдельный журнал.

Форма № 03 - Расписка в приеме документов. Выдается на руки поступающему при личном представлении заявления и документов или высылается почтой.

Форма № 04 - Экзаменационный лист с фотокарточкой поступающего. Подписывается ответственным секретарем приемной комиссии после решения комиссии о допуске данного лица к приемным экзаменам, скрепляется печатью вуза и выдается поступающему под расписку в регистрационном журнале.

Экзаменационный лист является пропуском на экзамены и по их окончании подлежит возврату в приемную комиссию.

После решения о приеме экзаменационный лист хранится в деле студента; при отказе — в архиве вуза вместе с заявлением и письменными работами поступающего.

Экзаменационный лист скрепляется подписью ответственного секретаря приемной комиссии и печатью вуза.

Форма № 05 - Извещение о допуске к приемным экзаменам. Выдается на руки поступающему или высылается заказным письмом немедленно после решения комиссии о допуске к экзаменам.

Форма № 06 - Экзаменационная ведомость (для поступающих). Подписывается ответственным секретарем приемной комиссии отдельно по каждой дисциплине, оформляется экзаменатором и по окончании экзамена сдается ответственному секретарю приемной комиссии.

Форма № 07 - Извещение о приеме в число студентов вузов. Выдается (высылается) немедленно после опубликования приказов по вузу о зачислении.

Форма № 08 - Извещение с возвратом представленных документов в связи с отказом в допуске к приемным экзаменам, неявкой к началу экзаменов, отказом в приеме и т.п. Высылается заказным отправлением в 3-дневный срок после решения приемной комиссии.

Форма № 09 — Справка об оценках, полученных на вступительных экзаменах. Выдается (высылается) всем лицам, державшим вступительные экзамены, но не зачисленным в вуз <*>.

<*> Утверждается ежегодно Правилами приема в вузы.

Порядковый номер регистрационного журнала является номером для выдаваемых справок, извещений и т.п. по формам № 1, 3, 4, 5, 7, 8 и 9.

Форма № 11 — Студенческий билет. Форма, правила изготовления и выдачи утверждены Приказом Министра высшего образования СССР от 11 мая 1956 г. № 396.

Форма № 12 — Зачетная книжка. Правила выдачи и хранения утверждены ВКВШ (Постановление СНК СССР от 25.10.1936 № 1914).

Форма № 13 - Личная карточка студента. Утверждена Приказом Министра высшего образования СССР от 5 января 1956 г. № 14. Заполняется при зачислении в учебное заведение и перед распределением оканчивающих на работу. По окончании студентом вуза или выбытии из вуза передается в дело студента.

Форма № 14 - Учебная карточка студента. Заводится на каждого студента; в нее заносятся с экзаменационных ведомостей оценки, полученные студентом на экзаменах и зачетах. Карточка ведется на факультете, хранится как документ строгой отчетности и по окончании студентом вуза или выбытии из вуза передается в дело студента. Срок хранения постоянный. Исправления в карточках должны быть оговорены и подписаны деканом факультета.

Форма № 15 - Справочная карточка студента. Как правило, ведется канцелярией по студенческим делам (отделом кадров). Хранится в картотеке в алфавитном порядке. Справочные карточки на окончивших и выбывших студентов хранятся в особой картотеке также в алфавитном порядке. Срок хранения постоянный.

Форма № 16 - Дело студента (вкладной лист с описью документов). Ведется канцелярией по студенческим делам (отделом кадров) и содержит все документы, касающиеся студента (аттестат об образовании, приказы о зачислении, переводе, отчислении и другие материалы).

В дело студента передаются также по окончании или выбытии студента из вуза: зачетная книжка, студенческий билет, личная карточка студента и учебная карточка. Срок хранения постоянный. Дело студента имеет номер, одинаковый с зачетной книжкой и студенческим билетом. При сдаче в архив дело студента получает номер по архиву. Этот номер отмечается в справочной карточке студента.

Форма № 17 - Книга учета окончивших вуз и регистрации выдачи дипломов. Ведется канцелярией по студенческим делам (отделом кадров). В книгу вносятся окончившие вуз студенты по годам выпуска с указанием даты выдачи диплома, его номера и подписи директора, выдавшего диплом. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью с печатью вуза. Книга хранится как документ строгой отчетности (как правило, в сейфе директора вуза), срок хранения постоянный. Для удобства пользования книгой служит картотека, составленная из карточек, расставленных в алфавитном порядке (см. пояснения к справочной карточке по форме № 15), на окончивших вуз, в этой карточке в конце строки «выдан диплом» и т.д. проставляется порядковый номер книги учета окончивших вуз и регистрации выдачи дипломов.

Форма № 18 - Учет движения студенческих контингентов. Ведется на факультетах и представляется в установленный директором вуза срок в канцелярию по студенческим делам (отдел кадров), если директором вуза не установлен другой порядок в зависимости от местных условий. На основе этих данных составляется сводный отчет о состоянии и движении студенческих контингентов по курсам и по показателям, требующимся для составления семестровой и годовой статистической отчетности вуза по формам ЦСУ СССР, которые представляются вузом в установленные сроки и адреса.

Форма № 20 - Журнал посещения занятий. Хранится на факультетах или в учебной части и ежедневно, перед началом занятий, выдается старостам групп.

Наименование предмета, форма занятий и число академических часов записываются в день занятий в том порядке, в котором они будут производиться в этот день. Староста группы отмечает в журнале отсутствующих студентов с указанием количества пропущенных часов.

По окончании занятий (в тот же день) староста возвращает журнал в деканат или учебную часть в соответствии с распорядком, установленным директором вуза.

Форма № 21 - Экзаменационная ведомость. Является основным первичным документом по учету успеваемости студентов. В соответствии с утвержденным расписанием экзаменов факультеты вносят в экзаменационные ведомости фамилии студентов, сдающих экзамены и зачеты, и после подписи декана передают экзаменационные ведомости на кафедру.

В экзаменационную ведомость преподавателем, принимающим экзамен (зачет), заносится оценка, полученная студентом на экзамене (зачете).

Против фамилии студентов, не явившихся на экзамены, преподаватель указывает — «не явился».

Каждая оценка заверяется подписью экзаменатора. По окончании экзамена (зачета) экзаменатор представляет экзаменационную ведомость декану факультета в порядке, установленном директором вуза. Из экзаменационной ведомости полученные студентами оценки вносятся в учебную карточку студента.

Экзаменационные ведомости нумеруются, сшиваются в папки и хранятся на факультете как документы строгой отчетности.

Форма № 22 - Экзаменационный лист. Применяется взамен экзаменационной ведомости только в случаях переноса экзамена по особо уважительным причинам на другие сроки. Экзаменационный лист возвращается экзаменатором в деканат немедленно после окончания экзамена. Экзаменационный лист подшивается к основной экзаменационной ведомости группы.

Форма № 23 - Сведения об итогах экзаменационной сессии. Сведения представляют сводку итогов экзаменов и составляются на факультетах. Сводная ведомость составляется учебной частью.

Условные обозначения при записи форм занятий: лекции (ЛК), практические занятия (ПЗ), лабораторные (ЛБ).

1. Ежедневно перед началом занятий староста группы берет в деканате журнал учета посещаемости занятий студентами и вносит в него соответствующие записи.

2. Староста группы проставляет против фамилии студента, пропустившего занятие, количество часов (цифрами) в графе, совпадающей с датой дня занятий и наименованием пропущенного предмета.

3. Наименование предмета, форма занятий и число академических часов записываются в день занятий в том порядке, в каком они в этот день будут производиться.

4. Против фамилии студента, освобожденного от посещения занятий по соответствующей дисциплине, пропуск занятий проставляется штриховкой.

5. По окончании занятий староста возвращает журнал в деканат в тот же день.

6. По окончании недели производится подсчет пропущенных студентами часов и записывается в соответствующей графе (с нарастающим итогом — за неделю, две, три, четыре недели и т.д. до конца семестра).

Журнал заготовляется на семестр; наружный лист с оборотной стороны (для развернутой формы) печатается на бумаге размером 30 x 42 см, вкладыши 30 x 26 см (без граф для порядкового номера и фамилии с инициалами).

Факультет составляет ведомость в одном экземпляре и после подписи декана сдает ее экзаменатору.

По окончании зачета или экзамена экзаменатор представляет ведомость декану факультета в порядке, установленном директором института. Экзаменационная ведомость должна быть рассчитана на 30 человек, а поэтому печатается на 2 страницах; конец ведомости со слов «Итого: отлично, хорошо» и т.д. печатается в конце 2-й страницы.

Экзаменационный лист возвращается экзаменатором на факультет немедленно после окончания экзамена.

Журнал рекомендуется изготовлять на бумаге форматом 30 x 42 см.

        (наименование высшего учебного заведения)

Расписка в приеме документов N _________

Получены от _________________________________ следующие документы:

1. Заявление.

2. Документы об образовании ________________________ за N ________ (название документа) от _____________, выданный _______________________________________

3. Три фотокарточки.

4. Справка об отношении к воинской обязанности.

5. Справка о медицинском освидетельствовании (ф. 286).

6. _______________________________________________________________

7. _______________________________________________________________

8. _______________________________________________________________

                     Принял секретарь
                     приемной комиссии _____________ (подпись)

«» _____________ 19 г.

В случае утери расписки поступающий немедленно заявляет об этом в приемную комиссию.

Рекомендуется печатать на бумаге форматом 10 x 15 см.

Примечания: __________________________________

1. <a id="p100085"></a>Экзаменационный  лист      (наименование высшего учебного

служит пропуском на экзамен. заведения)

2. <a id="p100086"></a>Устный        экзамен

принимается   только   двумя    Факультет ________________________
преподавателями.                Специальность ____________________

3. <a id="p100087"></a>Опоздавшие    и    не

явившиеся в срок допускаются Экзаменационный лист N ___________ к экзамену лишь с разрешения

ответственного     секретаря    Фамилия __________________________
приемной комиссии.              Имя ___________ Отчество _________

4. <a id="p100091"></a>По          окончании    Протокол о допуске к вступительным

вступительных      экзаменов    экзаменам N ______________________
экзаменационный лист  должен    от "__" __________________ 19__ г.
быть  возвращен  в  приемную    Дата выдачи ______________ 19__ г.

комиссию.

5. <a id="p100093"></a>Не    зачисленный   в    Ответственный  секретарь  приемной

учебное заведение получает комиссии (подпись) обратно свои документы после

сдачи       экзаменационного    Фотокарточка, скрепленная гербовой
листа.                          печатью вуза

                            __________________________________
                                  (подпись поступающего)

II. Средняя арифметическая оценка 4,5 (четыре и пять десятых) по всем предметам из документа о среднем образовании

III. Общее количество баллов 21,5 (двадцать один и пять десятых)

           Ответственный секретарь приемной комиссии (подпись)

Рекомендуется печатать на плотной бумаге форматом 15 x 21 см.

_____________________________

   (наименование высшего           Куда __________________________
_____________________________      _______________________________
     учебного заведения)           _______________________________

                               _______________________________

Приемная комиссия Кому __________________________ (фамилия, имя и отчество) «__» ________________ 195_ г. _______________________________ N _________

Уважаемый товарищ!

Решением приемной комиссии от «» __________ 19 г. N ______ Вы допущены к конкурсным экзаменам, которые будут проводиться с __

до _________ августа 19__ г. Вы должны прибыть в институт в период с __________ июля по _________ июля.

Ваш экзаменационный лист N ______

Иногородним рекомендуется сделать отметку в паспорте о выбытии и сняться с партийного, комсомольского и профсоюзного учета.

    Призывники 19__  19__  гг.  рождения и военнообязанные старших
возрастов   обязаны   иметь   на    руках    воинский    документ.

Вы должны явиться по адресу: _________________________________

В случае неявки в установленный срок Вы не будете допущены к экзаменам.

Ответственный секретарь приемной комиссии ____________________

                                          Подпись ____________

Рекомендуется печатать на плотной бумаге типа открытки размером 10 x 15 см.

__________________________________________________________________ (наименование высшего учебного заведения)

Экзаменационная ведомость (для поступающих)

по _______________________________________________________________ (название предмета)

«» ______________ 19 г.

Начало экзамена _____________ Конец экзамена _________________

Экзаменаторы ____________________

Ответственный секретарь приемной комиссии __________ (подпись)

Итого: отлично _________________________

хорошо __________________________

удовлетворительно _______________

неудовлетворительно _____________

не аттестовано __________________

Рекомендуется печатать на бумаге форматом 30 x 21 см с повторением на оборотной стороне наименований граф и переносом текста «Итого: отлично» и т.д. в конец 2-й страницы.

_____________________________ (наименование высшего

 учебного заведения)

Приемная комиссия

«» ________________ 19 г. Гр. ______________________________ (фамилия и инициалы)

Приемная комиссия извещает, что Вы зачислены студентом _______ курса ____________________________________________________________ с представлением ----------------- общежития и должны явиться в вуз в период с ____ без представления ______ по _________ августа с.г. Начало занятий _________ сентября в ______ часов.

    В случае   неявки   на   занятия   к   указанному   сроку   по
неуважительным причинам вуз будет вынужден исключить Вас из  числа

студентов.

По невозможности явиться к сроку по уважительной причине сообщите немедленно в вуз заказным отправлением.

                   Ответственный секретарь
                   приемной комиссии _______________ (подпись)

Рекомендуется печатать на бумаге форматом 10 x 15 см.

_____________________________ (наименование высшего (заказным отправлением)

  учебного заведения)       Гр. ______________________________
                                    (фамилия и инициалы)

«» ________________ 19 г. N ____________

Приемная комиссия возвращает при этом представленные Вами документы в связи с ______________________________________________

                       (перечислить)

Приложение

Ответственный секретарь приемной комиссии _______________ (подпись)

Рекомендуется печатать на бумаге размером 15 x 21 см.

            (наименование учебного заведения)

Специальность ____________________________________________________

Фамилия _______________ имя ______________ отчество ______________

а) _______________________________________________________________ (до поступления в вуз)

б) _______________________________________________________________ (прописка в настоящее время)

«» _________________ 19 г. Личная подпись ___________ (дата заполнения)

Отметки о поощрениях и взысканиях (когда, за что и какое объявлено поощрение или наложено взыскание и когда взыскание снято) ___________________________________________________________

Дата окончания учебного заведения ___________ № диплома __________

Министерство (ведомство) ____________ Выдана путевка N ___________ (название предприятия, от _________________ 19__ г. учреждения)

Прибыл к месту работы ______

Обеспеченность жилплощадью __________ (дата)

Назначен на должность ______ с окладом __________________

__________________________________________________________________ (наименование высшего учебного заведения)

N ________________________ (дела и зачетной книжки)

Учебная карточка студента

───────────────────────────────┬──────────────────────────────────

1\. ____________________________│7. Сдано за весь срок обучения ___
    (фамилия, имя, отчество)   │_______________ предметов; из них:
                               │_______________ отлично

2\. Адрес ______________________│_______________ хорошо
                               │_______________ удовлетворительно

3\. Зачислен: в вуз приказом    │8. Приказом N ___ от _____ 19__ г.
<pre class="legal-pre">N ______ от ___________ 19__ г.│допущен   к   защите    дипломного
  а) как отличник _____________│проекта,  к   сдаче   госэкзаменов</pre>

  б) по конкурсу ______________│(лишнее зачеркнуть)

  в) в порядке перевода из ____│
  на ___ курс ______ факультета│Декан факультета _______ (подпись)
  по специальности ____________│
                               │9. Государственные экзамены

4\. Отчислен приказом N ________│
от _______ 19__ г. ____________│───┬───────────┬────────┬─────────
<pre class="legal-pre">                     (причина  │ N │ Название  │  Дата  │Экзамена-
_______________________________│п/п│ дисциплин │ сдачи  │ционная
          отчисления)          │   │           │экзамена│оценка</pre>
                               │───┼───────────┼────────┼─────────

5\. Восстановлен приказом N ____│   │           │        │
от _______ 19__ г. ____________│───┼───────────┼────────┼─────────
                     (причина  │   │           │        │
_______________________________│───┼───────────┼────────┼─────────
        восстановления)        │   │           │        │
                               │───┴───────────┴────────┴─────────

6\. Предоставлен длительный     │
отпуск сроком с _______ 19__ г.│10. Дипломный    проект   (работу)
по ___________ 19__ г. приказом│выполнил на тему _________________
N ______ от ___________ 19__ г.│______ и защитил _________ 19__ г.
_______________________________│с оценкой ________________________
          (причина)            │
                               │11. Постановлением Государственной
                               │экзаменационной комиссии (протокол
                               │N ________ от ___________ 19__ г.)
                               │присвоена квалификация ___________
                               │
                               │Декан факультета _______ (подпись)

Примечания. 1. Количество сданных предметов по каждому курсу подсчитывается, а общие итоги за весь срок обучения записываются по соответствующим строкам пункта 7 «Сдано за весь срок обучения».

2. В графы «Наименование предмета» вписываются: дисциплина, курсовые проекты и работы, учебная и производственная практика и факультативные предметы, сдаваемые по желанию студента наравне с обязательными.

М/Ж ____________________________________________________________ (наименование высшего учебного заведения)

Справочная карточка

N _____________________ (дела студента)

       (знаменателем указывается N дела по архиву)

1. Фамилия _______________________________________________________

2. Имя ____________________ 3. Отчество __________________________

4. Год поступления _______________________________________________

5. Факультет _____________________________________________________

8. Специальность _________________________________________________

7. Адрес студента ________________________________________________

8. Выбыл из института ____________________________________________

9. Год окончания института _______________________________________

10. Дело передано в архив института в _________ 19__ г. за N _____

11. Выдан диплом за N _______ от _________ 19__ г. книга ________, стр. N __________, порядковый номер _________).

12. Направлен на работу (место назначения) _______________________ Номер путевки ____________________________________________________

Карточка хранится в алфавитном порядке в общеинститутской картотеке.

1. Карточка двухсторонняя, с 8-го пункта и далее печатается на обороте.

2. Для удобства работы в справочных карточках студентов срезается левый уголок с буквой М.

3. Карточка изготовляется двухсторонняя на тонком картоне размером 8 — 9 x 12 — 13 см.

__________________________________________________________________ (наименование высшего учебного заведения)

Дело студента N ________

Фамилия __________________________________________________________

Имя _________________________ Отчество ___________________________

Год поступления в вуз ____________________________________________

Заведено с «» ____________________ 19 г.

Закончено «» ____________________ 19 г.

Передано в архив _______________________ 19__ г.

По описи N _____________ от «» _____________ 19 г.

Опись документов дела студентов

1. Документ об образовании________________________________________

2. Заявление о приеме или переводе _______________________________

3. Экзаменационный лист __________________________________________

4. Личная карточка студента ______________________________________

5. Учебная карточка студента _____________________________________

6. Зачетная книжка _______________________________________________

7. Студенческий билет ____________________________________________

Рекомендуется печатать на листе бумаги размером 30 x 20 см.

__________________________________________________________________ (наименование высшего учебного заведения)

Книга учета окончивших институт и регистрации выдачи дипломов

Рекомендуется печатать на листе бумаги размером 30 x 40 — 42 см.

__________________________________________________________________ (наименование высшего учебного заведения)

Сводка движения контингента студентов за _____ семестр 19__ г. _____________________ (по факультету)

«» _____________ 19 г. Декан _____________ (подпись)

Рекомендуется печатать на бумаге размером 20 x 30 см.

Журнал учета посещения занятий студентами

Группы ______ в _______ семестре 19__ учебного года ________ курса

Подпись старосты группы

__________________________________________________________________ (наименование высшего учебного заведения)

Экзаменационная ведомость N _______

Факультет ___________ Специальность ___________ Семестр __________

Дисциплина __________ Экзаменатор _________ Дата _________ 196_ г.

 Декан факультета _____________ (подпись)

Итого: отлично ________________________

хорошо _________________________

удовлетворительно ______________

неудовлетворительно ____________

не аттестовано _________________

Рекомендуется печатать на листе размером 30 x 27 см.

Экзаменационный лист N __________________ (подшивается к основной ведомости группы)

Название предмета ________________________________________________

Экзаменатор (ученое звание, фамилия, инициалы) ___________________

Фамилия, имя и отчество студента _________________________________

Номер зачетной книжки ____________________________________________

Факультет ________________________________________________________

Курс ________________ группа ___________________

Направление действительно в течение _____ дней.

         Декан факультета ____________ (подпись)

Оценка ___________________________

Дата сдачи _______________________

Подпись экзаменатора _____________

Рекомендуется печатать на листе размером 10 x 15 см.

Сведения об итогах ____________ экзаменационной сессии ___________ учебного года по _______________________________________________________________ (наименование вуза)

Декан факультета ____________ (подпись)

Рекомендуется печатать на листе размером 20 x 30 см.