--- title: "Приказ Росархива от 30.05.2003 N 47" number: "47" issuer: "Федеральная архивная служба России" issued_on: 2003-05-30 status: действует canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-47-2003-rosarhiv-federalnaya" --- ## Приказ Росархива от 30.05.2003 N 47 # Приказ Росархива от 30.05.2003 N 47 "Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 20.06.2003 N 4814) Зарегистрировано в Минюсте РФ 20 июня 2003 г. N 4814 --- **ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ** ## ПРИКАЗ от 30 мая 2003 г. N 47 **ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЩЕРОССИЙСКОГО МОНИТОРИНГА** **СОСТОЯНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА** **РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ** В целях выполнения [Постановления](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-504-2001#p100014) Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 года N 504 "Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 29, ст. 3015) приказываю: 1. Утвердить формы анкет мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации [(приложения 1,](#p100020) [2).](#p100097)
2. Установить следующий порядок организации мониторинга:
2.1. Объектами мониторинга являются документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в федеральных архивах, федеральных музеях и библиотеках Минкультуры России; в Архиве Российской академии наук, научных архивах региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и в научно-отраслевых архивах Российской академии наук; в ведомственных архивах федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения, а также в организациях, хранящих кинодокументы, независимо от их организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности.
2.2. Мониторинг проводится 1 раз в 3 года одновременно с паспортизацией государственных и ведомственных архивов, музеев и библиотек, являющейся составной частью мониторинга, по состоянию на 1 января 2004 года, 1 января 2007 года и т.д. Сведения в анкеты включаются по итогам работы за последние три года.
2.3. Федеральные архивы, музеи и библиотеки, Архив Российской академии наук, научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и научно-отраслевые архивы Российской академии наук вместе с паспортами представляют в Росархив 1 раз в 3 года заполненные анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. 2.4. Федеральные органы исполнительной власти, в ведении которых находятся организации федерального подчинения, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивают представление в Росархив также 1 раз в 3 года к 1 февраля года, следующего за отчетным периодом, сводные анкеты мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по своим системам, включая организации, в пользовании либо в управлении которых находятся кинодокументы. 2.5. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и Управление использования архивных документов проводят анализ результатов анкетирования с использованием итогов паспортизации в соответствии с профилем своей деятельности и готовят для представления в Правительство Российской Федерации до 1 июня года, следующего за отчетным периодом, проект отчета об итогах мониторинга. 3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации оказать организациям, находящимся в федеральной собственности, а также федеральным музеям и библиотекам, структурам Российской академии наук необходимую помощь в составлении анкет мониторинга для последующего представления в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и Архив Российской академии наук. 4. В целях повышения качества работы по анализу анкет Отделу организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий проработать с Минкультуры России вопрос о создании программного обеспечения, организации ввода данных и использовании БД "Мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации". 5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива по курирующим направлениям. Руководитель Росархива **В.П.КОЗЛОВ** Приложение 1 к Приказу Росархива от 30.05.2003 N 47 Образец АНКЕТА МОНИТОРИНГА СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА 01.01...., ХРАНЯЩИХСЯ В _______________________________________________ название федерального архива, музея, библиотеки, научно-отраслевого архива РАН, федерального органа исполнительной власти ### 1. Характеристика зданий (помещений) 1.1. @ [<1>](#p100092) Количество зданий (помещений) [<2>](#p100093) _____ #### 1.2 Здание (помещение) (нужное подчеркнуть): специальное приспособленное, в т.ч. памятник архитектуры #### 1.3 Год постройки ____ #### 1.4 Год последнего капитального ремонта ____ #### 1.5 Состояние здания (помещения) (удовлетворительное, неудовлетворительное): фундамента стен перекрытий кровли заполнение окон заполнение дверей #### 1.6 Состояние инженерных сетей (удовлетворительное, неудовлетворительное): отопления водоснабжения канализации 1.7. * @ Количество аварийных ситуаций по причине неудовлетворительного состояния зданий (помещений) и коммуникаций __________________________________________________________________ 1.8. * @ Количество пострадавших в результате аварийных ситуаций всего: _____ ед. хр., в т.ч. утраченных безвозвратно _____ ед. хр. #### 1.9 Количество хранилищ [<3>:](#p100094) ______, в т.ч. 1.9.1. * @ находящихся в аварийном состоянии _________________ 1.10. @ Количество ед. хр., находящихся в аварийных хранилищах ______________________ ### 2. Условия пользования зданиями и помещениями #### 2.1 Закреплено в оперативное управление: зданий (помещений) __________ ____________ количество площадь в м2 #### 2.2 Получено в пользование: зданий (помещений) __________ ____________ количество площадь в м2 #### 2.3 Получено в аренду: зданий (помещений) __________ ____________ количество площадь в м2 #### 2.4 Сдается в аренду: зданий (помещений) __________ ____________ количество площадь в м2 ### 3. Кадровая обеспеченность Количество ед. хр., приходящихся на: 3.1. * @ 1 сотрудника архива ______ 3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности _______ ### 4. Охранный режим #### 4.1 Количество постов охраны: фактическое _________ требуемое ___________ 4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией _______ м2 #### 4.3 Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации ________ м2 4.4. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах: не оборудованных охранной сигнализацией ________ оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены _______ 4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет, частично) #### 4.6 Наличие полного комплекта ключей от всех помещений (да, нет, частично) #### 4.7 Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет) ### 5. Противопожарная безопасность 5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией _____ м2 #### 5.2 Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации _____ м2 5.3. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах: не оборудованных пожарной сигнализацией ________ оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены _______ 5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное, неудовлетворительное) 5.5. * Количество ед. хр., которые размещены в хранилищах, требующих замены электросетей _______ #### 5.6 Наличие системы автоматического пожаротушения (да, нет) 5.7. Техническое состояние системы автоматического пожаротушения (удовлетворительное, неудовлетворительное) #### 5.8 Обеспеченность огнетушителями (полная, частичная) 5.9. * @ Аварийные ситуации за отчетный период: количество возгораний _______ количество пострадавших ед. хр. ________ ### 6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы #### 6.1 Наличие контрольно-климатических приборов в каждом хранилище (да, нет) #### 6.2 Соблюдаются ли нормативные параметры температуры и влажности воздуха в хранилищах (да, нет, частично) #### 6.3 Причины несоблюдения нормативных климатических параметров (нужное подчеркнуть): хранилища не оборудованы системой кондиционирования воздуха неудовлетворительное техническое состояние системы кондиционирования воздуха иное (указать) _________ 6.4. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах с ненормативным температурно-влажностным режимом _______ #### 6.5 Количество хранилищ, пораженных: грибком ________ насекомыми ________ грызунами ________ повышенной запыленности ________ ### 7. Размещение фондов и контроль за движением фондов и дел #### 7.1 Обеспечивается ли изолированное (обособленное) хранение (да, нет): секретных документов уникальных документов документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни документов на горючей основе страхового фонда #### 7.2 В среднем выдается за год из хранилищ _______ ед. хр. #### 7.3 Осуществляется ли полистная проверка дел (да, нет, частично): при выдаче из хранилищ при возврате в хранилища #### 7.4 Обеспечены ли структурные подразделения архива сейфами для хранения документов, полученных из хранилищ (да, нет, частично) 7.5. * @ Оборудованы ли читальные залы архива средствами технического контроля за сохранностью документов (да, нет, частично) 7.6. * @ Имеются ли факты порчи документов пользователями (да, нет) ### 8. Проверка наличия и состояния документов #### 8.1 Среднегодовой объем проверки наличия документов _________ 8.2. Соблюдается ли цикличность проверки наличия в соответствии с требованиями нормативных документов (да, нет, частично) #### 8.3 Практикуется ли опечатывание коробок с документами (да, нет) 8.4. * @ Числится необнаруженными всего _____ ед. хр., из них: уникальных _______ ед. хр. особо ценных _______ ед. хр., в т.ч. не обнаружены за отчетный период всего ______ ед. хр., из них: уникальных _______ ед. хр. особо ценных _______ ед. хр. 8.5. * @ Предполагаемые причины отсутствия документов: хищение _______ ед. хр. ошибки при подкладке _______ ед. хр. недостатки в учете документов _______ ед. хр. некачественный прием дел на хранение _______ ед. хр. иное (указать) _______ ед. хр. причина не установлена _______ ед. хр. ### 9. Физическое состояние документов 9.1. * @ Количество неисправимо поврежденных всего _______ ед. хр., в т.ч.: уникальных _______ ед. хр. особо ценных _______ ед. хр. 9.2. * @ Количество документов, требующих: реставрации всего _______ дел, в т.ч.: уникальных _______ дел особо ценных _______ дел 9.3. @ Количество документов, требующих переплета ______ дел 9.4. * Количество документов, требующих дезинфекции ______ дел 9.5. * Количество документов, требующих дезинсекции ______ дел 9.6. Количество документов, требующих консервационно-профилактической обработки: кино _______ ед. хр. фото _______ ед. хр. фоно _______ ед. хр. #### 9.7 Количество документов, требующих восстановления затухающих текстов _____ л. 10. @ Статистические сведения о документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения #### 10.1 Количество организаций федерального подчинения, включая центральный аппарат федерального органа исполнительной власти _________ #### 10.2 Количество хранящихся дел постоянного хранения _____ ед. хр., крайние даты _______, в т.ч.: УД ________ ед. хр., крайние даты _________ НТД _______ ед. хр., крайние даты _________ кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ фонодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты __________ #### 10.3 Количество дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивных органов или федеральных архивов ________ ед. хр., крайние даты ______, в т.ч.: УД ________ ед. хр., крайние даты _________ НТД _______ ед. хр., крайние даты _________ кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ фонодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты __________ #### 10.4 Количество дел, хранящихся сверх установленного срока _______ ед. хр., крайние даты ________, в т.ч.: УД ________ ед. хр., крайние даты _________ НТД _______ ед. хр., крайние даты _________ кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ фонодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________ --- <1> Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*), федеральные органы исполнительной власти - отмеченные символом (@). При этом показываются только здания (помещения), в которых хранятся архивные документы. <2> В случае, если архив расположен в нескольких зданиях (помещениях), сведения по соответствующим показателям даются по каждому зданию отдельно в табличной форме. <3> Под хранилищем в данном случае понимается изолированное помещение для хранения документов. Приложение 2 к Приказу Росархива от 30.05.2003 N 47 (Образец) АНКЕТА МОНИТОРИНГА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА 01.01...., ХРАНЯЩИХСЯ В _______________________________________________ название федерального архива, музея, библиотеки, научно-отраслевого архива РАН 1. * <1> Количество читальных залов, их спецификация _____ 2. * Количество посадочных мест для пользователей ________ 3. Количество просмотровых аппаратов _______ 4. * Наличие множительной техники (да, нет) 5. Число исследователей: * всего (тыс. чел.) ______, в т.ч. открытый читальный зал _______ закрытый читальный зал _______ 6. Число уникальных посетителей WEB-страницы ________ 7. * Количество посещений читального зала в год (в среднем): всего _______ открытый _______ закрытый _______ * в день (в среднем): всего _______ открытый _______ закрытый _______ 8. * Количество пользователей по категориям: 8.1. российские _______ в т.ч. Москва и Санкт-Петербург _______ зарубежные ______ в т.ч. Прибалтика _______ стран СНГ _______ 8.2. ученые _______ представители органов государственной власти _______ представители учреждений, организаций, предприятий _______ представители общественных организаций (в т.ч. религиозных) _______ представители коммерческих структур _______ студенты _______ школьники _______ частные исследователи _______ 9. Количество обращений к: каталогам _______ базам данных _______ 10. * Количество отказов в выдаче: ед. хр. _______ печатных изданий, из НБ _______ микроформ _______ 11. * Причины отказов в выдаче (нужное подчеркнуть): плохое физическое состояние наличие конфиденциальной информации выдача другому пользователю выдача во временное пользование использование в плановой работе сотрудников архива иное (указать) ________ 12. * Количество отказов в изготовлении копий (документов) ___ 13. * Причины отказов в изготовлении копий (нужное подчеркнуть): плохое физическое состояние сшивка листов в переплет неформатные документы уникальные документы конфиденциальная информация иное (указать) _______ 14. Количество заявителей, обратившихся в приемную (справочный стол) архива _______ 15. Число проведенных массовых информационных мероприятий: всего _______, в т.ч. экскурсии ________ лекции ________ дни открытых дверей _______ школьные уроки _______ иное (указать) _______ 16. Наличие выставочного зала (экспозиционного помещения) (да, нет) 17. Наличие выставочного оборудования, обеспечивающего сохранность документов при экспонировании (да, нет) 18. Количество проведенных выставок: всего в качестве головной организации ----------------- в т.ч. за рубежом всего с участием архива ----------------- в т.ч. за рубежом 19. Количество посетителей выставок _______ 20. Участие в конференциях, совещаниях, семинарах, круглых столах: всего _______, в т.ч. международных _______ 21. Заключено договоров по информационному обеспечению (сборники документов, информационные материалы, копирование и др.): всего _______, в т.ч. с юридическими лицами _______ с физическими лицами _______ с иностранными партнерами _______ с отечественными партнерами _______ 22. Подготовлено по договорам: тематических перечней _______ обзоров _______ генеалогических запросов _______ копий архивных документов _______ иное (указать) _______ 23. Количество сборников документов, подготовленных и не обеспеченных издательской базой _______ 24. Количество грантов, полученных от российских и зарубежных фондов: всего ______, в т.ч. на подготовку сборников документов и иных информационных продуктов _______ на издание сборников документов и др. _______ на проведение информационных мероприятий (выставка, конференция и др.) _______ 25. Участие в международных проектах и программах: всего количество проектов (программ) ------------------ в т.ч. завершенных 26. Подготовлено в соответствии с международными договорами и соглашениями: сборников документов _______ выставок _______ всего баз данных ------------------ объем в Мегабайтах конференций _______ изготовлено копий архивных документов _______ иное (указать) _______ --- <*> Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*). ---