Приказ ФАС России от 18.03.2005 № 45

«Об утверждении Инструкции о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 18 марта 2005 г. № 45

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СВЕДЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО

В целях установления порядка обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах.

2. Руководителям территориальных органов и начальникам структурных подразделений ФАС России организовать работу с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями данной Инструкции.

3. Управлению делами (Заборщиков П.В.), руководителям территориальных органов обеспечить работников структурных подразделений, ответственных за учет и хранение конфиденциальных документов, соответствующими журналами учета, штампами, личными печатями, металлическими шкафами, а помещения, в которых располагаются компьютеры для работы с конфиденциальными документами, сигнализацией и кодовыми замками на дверях.

4. Назначить ответственной за прием, регистрацию, отправку, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в центральном аппарате ФАС России главного специалиста отдела-канцелярии Управления делами Кузину Татьяну Владимировну.

5. Управлению информатизации, автоматизации и общественных связей (Доценко А.В.), руководителям территориальных органов ФАС России обеспечить соответствующую настройку компьютеров, выделенных для работы с конфиденциальными документами.

6. Финансовому управлению (Боднар Е.А.) обеспечить финансирование мер, направленных на введение в действие данной Инструкции.

7. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

антимонопольной службы от 18 марта 2005 г. № 45

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СВЕДЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА В ФАС РОССИИ И ЕГО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах (далее — антимонопольный орган).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

1.4. К документам, содержащим сведения конфиденциального характера (далее — конфиденциальные документы), относятся документы и материалы, ограничения на распространение которых предусмотрены законодательством Российской Федерации или служебной необходимостью <1>.

---

<1> В соответствии с законодательством Российской Федерации конфиденциальные документы могут иметь грифы и пометки: «коммерческая тайна», «служебная тайна», «для служебного пользования», «конфиденциально», «банковская тайна», «налоговая тайна», «нотариальная тайна», «врачебная тайна», «адвокатская тайна», «ограниченного распространения» и т.д.

1.5. Решение об отнесении документов к категории конфиденциальных в случаях служебной необходимости принимается, если содержащиеся в них сведения имеют действительную или потенциальную служебную или коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам, а разглашение (распространение) этих сведений может причинить реальный вред служебным интересам и охраняемым законом правам граждан и организаций.

1.6. В ФАС России конфиденциальные документы относятся к категории «Для служебного пользования». К указанной категории могут быть отнесены входящая и исходящая корреспонденция, документы внутреннего пользования.

2. Порядок принятия решения об отнесении документов антимонопольного органа к категории «Для служебного пользования»

2.1 Относить документы к категории «Для служебного пользования» имеют право:

• руководитель;
• заместители руководителя;
• начальники структурных подразделений;
• руководители территориальных органов.

2.2. Решением об отнесении документов к категории «Для служебного пользования» (далее — «ДСП») является письменное указание (поручение) должностных лиц, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

2.3. Для принятия решения об отнесении документов к категории «ДСП» по инициативе исполнителя работники (исполнители) направляют должностным лицам, указанным в пункте 2.1 настоящей Инструкции, служебную записку.

2.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к категории «ДСП», и исполнители, участвующие в подготовке этого решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению информации к категории «ДСП».

2.5. Право отменить решение об отнесении документа к категории «ДСП» имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители, указанные в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

2.6. Служебная записка с визой руководителей, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции, о снятии с документа категории «ДСП» направляется ответственному за конфиденциальное делопроизводство работнику, который делает соответствующую запись в журнал регистрации и учета внутренних документов «ДСП» (приложение № 1 — не приводится).

3. Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией конфиденциального характера

3.1. Обработку, отправку, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в ФАС России осуществляет ответственный работник отдела-канцелярии Управления делами, назначенный приказом руководителя ФАС России, а в территориальных органах — ответственные работники, назначенные приказами руководителей территориальных органов (далее — ответственные за конфиденциальное делопроизводство работники).

3.2. Конверты с конфиденциальными документами вскрываются, проверяется соответствие вложенных в них документов описи или ссылке на приложения. При поступлении поврежденного конверта или документа, либо при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта и (или) несоответствия вложенных документов описи или приложению составляется акт (приложение № 2 — не приводится), который прилагается к поступившим документам, а копия акта высылается отправителю документа. Конверты с конфиденциальными документами, адресованные руководителю, заместителям руководителя ФАС России, руководителям территориальных органов с пометкой «лично», не вскрываются, а передаются по назначению.

3.3. Конфиденциальные документы, поступающие в антимонопольный орган, регистрируются в журнале входящей конфиденциальной корреспонденции (приложение № 3 — не приводится). На первой странице конфиденциальных документов проставляется штамп с пометкой «ДСП». На штампе указывается соответствующий порядковый номер входящего документа, дата его регистрации, количество экземпляров и листов экземпляра.

3.4. Штамп «ДСП» на поступившие в антимонопольный орган документы проставляется ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником только при наличии на самом документе или на сопроводительном письме соответствующего грифа или пометки, свидетельствующей о наличии в документах сведений конфиденциального характера.

3.5. При поступлении конфиденциальных документов, сшитых в брошюру, подшитых в дело (папку), — штамп с пометкой «ДСП» и соответствующие реквизиты регистрации в антимонопольном органе проставляются на обложке брошюры (издания), дела (папки), или на первой странице дела или титульного листа издания.

3.6. После регистрации входящие конфиденциальные документы докладываются руководителю антимонопольного органа. Руководитель рассматривает поступившие документы и принимает по ним решения, фиксируемые в резолюциях.

3.7. Конфиденциальные документы с резолюциями руководителей под роспись в журнале учета входящей конфиденциальной корреспонденции передаются на исполнение сотрудникам структурных подразделений ответственными за конфиденциальное делопроизводство работниками.

3.8. Входящие документы с грифом «коммерческая тайна», содержащие сведения о физических лицах — собственниках основных производственных средств, нематериальных активов, владельцах ценных бумаг, после регистрации в отделе-канцелярии ФАС России передаются для последующей работы с ними в отдел защиты информации.

3.9. Срок исполнения поступившего конфиденциального документа устанавливается резолюцией руководителей, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции. Общие требования по срокам исполнения и порядку визирования конфиденциальных документов регулируются Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, утвержденной приказом ФАС России от 18.11.2004 № 178, и Инструкциями по делопроизводству в территориальных органах (далее — Инструкция по делопроизводству).

3.10. Конфиденциальные документы, предназначенные внешним получателям, исполняются на бланках антимонопольного органа и передаются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работникам для регистрации и отправки по назначению (адресу). Количество экземпляров исполненного документа определяется исполнителем по согласованию с должностными лицами, указанными в пункте 2.1 настоящей Инструкции. На конверте отправляемого документа проставляется штамп с пометкой «Для служебного пользования». Отправляемые документы с пометкой «лично» передаются для отправки в опечатанном конверте.

3.11. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции (приложение № 4 — не приводится), документу присваивается соответствующий (порядковый) исходящий номер и указывается дата его регистрации.

3.12. Конфиденциальные документы отправляются получателям фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении адресату, а также способом курьерской доставки. Отправка конфиденциальных документов способом факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.

3.13. При отправке конфиденциального документа способом курьерской доставки он передается ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником курьеру под роспись в журнале учета исходящей корреспонденции в опечатанном конверте с реестром доставки, в котором получатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии, инициалов и даты получения документа. В журнале учета исходящей корреспонденции проставляется соответствующая отметка о вручении документа получателю.

3.14. При рассылке конфиденциального документа нескольким адресатам составляется соответствующий указатель рассылки, который согласовывается с должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к категории «ДСП».

4. Порядок учета и регистрации внутренних документов для служебного пользования, их прохождения в антимонопольном органе

4.1. Внутренние конфиденциальные документы в антимонопольном органе регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале учета и регистрации внутренних документов «ДСП» (приложение № 1) после принятия решения о присвоении документу категории «ДСП» в соответствии с пунктами 2.1, 2.2, 2.3 настоящей Инструкции.

4.2. Конфиденциальному документу антимонопольного органа внутреннего обращения присваивается категория «ДСП» и соответствующий регистрационный номер, состоящий из букв «вн.», двух цифр индекса (кода) структурного подразделения (в территориальных органах — цифры номера региона), регистрирующего документ, далее, через знак дроби цифрами указывается порядковый номер регистрируемого документа. Порядковый номер начинается с буквы «К», которая означает, что данный документ относится к конфиденциальным документам. Например: «вн.05/К12».

4.3. В правом верхнем углу первой страницы (или обложки дела) зарегистрированного внутреннего документа проставляется штамп с пометкой «ДСП», на штампе указывается регистрационный номер, дата регистрации, номер экземпляра, количество экземпляров и количество листов экземпляра. Зарегистрированный документ передается исполнителю под роспись в журнале регистрации и учета внутренних документов «ДСП».

4.4. Регистрация, учет и прохождение конфиденциальных документов в структурных подразделениях антимонопольного органа ведутся в специальных журналах учета документов «ДСП» структурных подразделений (приложение № 5 — не приводится).

4.5. Передача конфиденциальных документов из одного структурного подразделения в другое и между исполнителями разрешается с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к категории «ДСП», и осуществляется под роспись в журналах соответствующего учета документов «ДСП».

5. Ведение делопроизводства на совещаниях при обсуждении документов, содержащих сведения конфиденциального характера

5.1. Необходимость, место проведения и состав участников совещаний (комиссий) по обсуждению документов, содержащих конфиденциальные сведения, определяются должностными лицами, установленными в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

5.2. Документам, разработанным и принятым на таких совещаниях (комиссиях), и их проектам: (повесткам, протоколам, решениям, стенограммам и другим) присваивается категория «Для служебного пользования». Регистрация, учет и хранение указанных документов осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5.3. Рабочие записи с содержанием обсуждаемых вопросов участники совещаний ведут в специальных рабочих тетрадях (журналах), выдаваемых ответственным за конфиденциальное производство работником. Специальные рабочие журналы работников ФАС России регистрируются по правилам регистрации внутренних документов «ДСП», установленным п. 4.1 и п. 4.2 настоящей Инструкции, и хранятся у ответственного за конфиденциальное делопроизводство работника.

5.4. Проносить на совещания, где обсуждаются документы, содержащие сведения конфиденциального характера, фото-, аудио-, видеооборудование, мобильные телефоны, радиопередающие устройства, другие технические средства с возможностями записи и передачи информации запрещается.

6. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов и обеспечения ограничений к их доступу

6.1. Систематизация и оформление конфиденциальных документов в соответствующие дела согласно номенклатуре дел структурных подразделений ФАС России и номенклатуре дел территориальных органов осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и инструкциями по делопроизводству территориальных органов.

6.2. Дела с конфиденциальными документами и журналы их учета хранятся в надежно запираемых опечатываемых шкафах или сейфах у работников, указанных в п. 3.1 настоящей Инструкции, либо у начальников структурных подразделений ФАС России, руководителей или заместителей руководителей территориальных органов. Листы дел с конфиденциальными документами, журналов их учета, специальных рабочих тетрадей, нумеруются, прошиваются и опечатываются. К делам с конфиденциальными документами прилагаются описи.

6.3. Конфиденциальные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними компьютерными сетями и расположенных в помещениях с установленными кодовыми замками на дверях. Работа ведется на специально выделенном диске, который по окончании работы форматируется. Копии электронных текстов конфиденциальных документов могут быть перенесены на другие электронные носители с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении указанного документа к категории «ДСП».

---