Статья 1. Назначение федеральной фельдъегерской связиПриказ ГФС России от 31.12.2010 № 421

Глава 1. Общие положения

(далее текст не приводится)

Российской Федерации

1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется ГФС России в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложений к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом размером № 15.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <3>.

<3> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным межстрочным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18.пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части (личная подпись визирующего, дата, расшифровка подписи, при необходимости — должность визирующего).

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются директором ГФС России или лицом, исполняющим его обязанности.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным межстрочным интервалом 70 пт, от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, номера подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образец оформления проекта Указа Президента Российской Федерации и приложения к проекту приказа приведены далее.

1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении Президента Российской Федерации по государственным наградам.

2. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.

Президент

Российской Федерации

Номер

1. Управление Президента Российской Федерации по государственным наградам (далее — Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Президента Российской Федерации.

2. Управление в своей деятельности руководствуется.......

1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации проводится ГФС России в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом размером № 14.

Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например, № 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.

Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок — печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: «о чем?, о ком?» издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с межстрочным интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6)».

Если подготавливаемый акт правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включают в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагается к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается директором ГФС России или, лицом исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.

Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен далее.

Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:

1. Установить, что для служащих и рабочих...........................

2. Выплачивать служащим и рабочим....................................

3. Предоставить право.......................................................

1. Проекты приказов (распоряжений) в системе ГФС России готовятся и вносятся на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся на основании соответствующих представлений, рапортов и заявлений кадровой службой, а в территориальных органах — сотрудником, ответственным за кадровую работу.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) возлагается:

в подразделениях ГФС России — на руководство Управления делами ГФС России и общего отдела;

в территориальных органах — на руководителя территориального органа.

2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются:

в подразделениях ГФС России — исполнителем и руководителем подразделения ГФС России, внесшим проект; руководителями ГФС России, деятельности которых они касаются или которым в проекте приказа даются конкретные поручения; руководством Управления делами ГФС России, общего отдела и правовым отделом Управления делами ГФС России (визируются проекты нормативных правовых актов);

в территориальных органах — ответственным за ведение делопроизводства, сотрудниками, отвечающими за соответствующее направление деятельности, а в управлениях ГФС России по федеральным округам и юрисконсультом.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся существенные изменения, он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые директору ГФС России на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

3. Проекты приказов (распоряжений) после подготовки направляются исполнителем с его визой в ООДОиТЗИ для проверки корректором. Корректор карандашом отмечает погрешности в текстах указанных проектов (орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, нарушения правил оформления реквизитов, несоответствие содержания положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иные замеченные им недостатки). Проекты приказов (распоряжений) визируются корректором с проставлением соответствующего штампа после исправления исполнителем всех погрешностей.

4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках конкретного вида документа (приказы, распоряжения) и представляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

5. Приказ (распоряжение) печатается шрифтом размером № 14 без помарок и исправлений.

Левое поле документа должно составлять не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм. При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами в 1 — 1,5 см от его верхнего края. Верхнее текстовое поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм от края листа.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации — для приказов (распоряжений) ГФС России.

Геральдический знак — эмблема — для приказов (распоряжений) территориальных органов.

Наименование ГФС России или территориального органа.

Наименование вида документа — приказ (распоряжение).

Дата и регистрационный номер — печатаются центрированным способом.

Дата приказа (распоряжения) совпадает с датой подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа (распоряжения), например: 05 июня 2008 г. № 21.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из знака «N» и его порядкового номера. В приказах по личному составу порядковый номер дополняется буквами «л/с», например: «122 л/с»; в приказах о поощрениях — буквой «п», например: «155-п»; в приказах по административно-хозяйственной деятельности — буквами «ахд», например: «120-ахд»; в приказах по отпускам, командировкам и взысканиям — буквами «окв», например: «145-окв»; в распоряжениях — буквой «р», например: «155-р».

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок печатается полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, отделяется от предыдущего реквизита 2 — 3 межстрочными интервалами и выравнивается по центру.

Например:

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Допускается составление заголовка, если это обусловлено необходимостью поисковой системы.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа («приказываю»). Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт следующего содержания: «Приказ довести до сведения...», за исключением приказов о наложении на сотрудников органов внутренних дел, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, дисциплинарных взысканий.

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит одновременно с проектом приказа (распоряжения).

Визы включают в себя личные подписи, расшифровку подписей и дату, а при необходимости и должности визирующих. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, звания, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности и звание печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия с пробелом между ними) располагается на уровне последней строки (звания) от правой границы текстового поля.

Например:

Приказы (распоряжения) подписываются директором ГФС России (лицом, исполняющим его обязанности), а также в соответствии с распределением обязанностей его заместителями, а при необходимости, в соответствии с приказом директора ГФС России — руководителями управлений центрального аппарата.

Приказы (распоряжения) территориальных органов, в чьи полномочия входит издание приказа (распоряжения), подписываются их руководителями, а в их отсутствие — замещающими их лицами.

6. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги и визируются руководителем подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа (виза — на обороте последнего листа) приложения.

При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается.

7. Совместные приказы (распоряжения) ГФС России (территориальных органов) и других органов и организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем»).

При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования ГФС России и других федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ (распоряжение) — располагается центрованным способом;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым из органов власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей, подписавших совместный приказ (распоряжение), располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены далее.

(верхний край листа)
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГФС РОССИИ)
ПРИКАЗ
				Москва				N
Об утверждении Правил подведения итогов работы за календарный год
В связи
				(основание)
п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемые Правила подведения итогов работы за календарный год.
2.
3. Признать утратившим силу приказ
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
Директор генерал-полковник					Подпись			В.В. Тихонов
Иванов Иван Иванович (495) 626-00-00

(верхний край листа)
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГФС РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
		Москва			N
В связи со служебной необходимостью
					(основание)
В целях оперативной доставки корреспонденции:
					(основание)
Директор генерал-полковник			Подпись		В.В. Тихонов
Иванов Иван Иванович (495) 626-00-00

1. Тексты проектов положений печатаются на общем бланке ГФС России (территориального органа). Если проекты положений утверждаются распорядительным документом, то они печатаются на стандартном листе бумаги форматом A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к текстам положений отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положений служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положений может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен далее.

1. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («решили») и состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопрос, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение (постановление) в тексте протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании), при необходимости приводятся итоги голосования: «За — ..., против — ..., воздержалось — ...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

2. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также должности, инициалы и фамилии присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители директора ГФС России.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов (заседаний коллегии, советов, комиссий и др.). Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений (постановлений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения (постановления) в пределах вопроса.

4. Протоколы печатаются размером шрифта № 14 на стандартном бланке протокола или на общем бланке ГФС России (территориального органа) формата A4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания. Указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), звание, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки звания (наименования должности) с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Образцы оформления полного и краткого протокола приведены далее.

(верхний край листа)
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГФС РОССИИ)
ПРОТОКОЛ заседания коллегии
			Москва	N
Председательствующий:			- И.О. Фамилия
Ответственный секретарь:			- И.О. Фамилия
Присутствовали:			количество человек
			(список прилагается)
Члены коллегии:			И.О. Фамилия
			И.О. Фамилия
			И.О. Фамилия
Приглашены:
должность
			И.О. Фамилия

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах работы ГФС России по финансово-хозяйственной деятельности за 2010 год и перспективы экономического развития на 2011 год.

Доклад начальника Управления тылового обеспечения И.О. Фамилия.

2. О работе контрольно-ревизионного отдела Управления делами по сохранности материальных и денежных средств, повышению экономической эффективности работы органов федеральной фельдъегерской связи за 2010 год и задачах по ее совершенствованию в 2011 году:

Доклад начальника контрольно-ревизионного отдела И.О. Фамилия

(верхний край листа)
ПРОТОКОЛ совещания у заместителя директора ГФС России специальное звание, И.О. ФАМИЛИЯ
			Москва	N
Присутствовали: -------------------
Наименование должности, звания			-	И.О. Фамилия
Наименование должности, звания			-	И.О. Фамилия
Наименование должности, звания			-	И.О. Фамилия
I. О выполнении плана работы Управления делами ГФСМ России на I полугодие 2010 года
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению......
2. Начальнику Управления делами.....
II. О введении мер по...
(Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению.....
Заместитель директора специальное звание				И.О. Фамилия

(верхний край листа)
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГФС РОССИИ)
ДОВЕРЕННОСТЬ
Москва		4 мая 2010 г.
Настоящая доверенность выдана
(полное наименование должности, фамилия, имя, отчество представителя)
в том, что ему
						.
(при необходимости дачи дополнительных полномочий)
Доверенность зарегистрирована за N			.
Директор					(Ф.И.О.)

Приложение № 23 к п. 81 Инструкции

(правая сторона)

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

1. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата A4 или A5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Размеры полей аналогичны размерам полей приказа (распоряжения).

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.

2. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

3. Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа или от 1 лица множественного числа.

Например:

«ГФС России считает...»;

«ГФС России предлагает рассмотреть возможность...»;

«Просим предоставить информацию...»;

«Направляем на заключение...».

Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления служебного письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте служебного письма, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-исполнителя, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст служебного письма отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 — 1,5 интервала. При указании в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В служебных письмах могут использоваться:

• вступительное обращение в начале письма над текстом:

«Уважаемый господин Председатель!»

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;

• заключительная этикетная фраза в заключительной части письма перед подписью:

«С уважением,».

Этикетные фразы, как правило, печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

(верхний край листа)
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГФС РОССИИ)								Начальникам управлений ГФС России по федеральным округам
ул. Солянка, 8, Москва, 109240 Телетайп: СЛАМ 113382 факс: (495) 606-61-56; тел.: (495) 606-13-40
			N
На N				от
О проекте положения

Вам направляется проект положения об управлении Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации по федеральному округу.

Прошу изучить данный проект и представить в ГФС России к 1 марта 2010 г. свои замечания и предложения.

(верхний край листа)
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГФС РОССИИ)
ул. Солянка, 8, Москва, 109240 Телетайп: СЛАМ 113382 факс: (495) 606-61-56; тел.: (495) 606-13-40
			N
На N				от
		Правительственная
		г. Грозный
		Президенту Чеченской Республики
		Кадырову Р.А.
Уважаемый Рамзан Ахматович! (Текст телеграммы)
директор ГФС России генерал-полковник							И.О. Фамилия
Москва Ж-240 ул. Солянка д. 8 ГФС России
Директор ГФС России						Подпись				И.О. Фамилия
«__» августа 2010 г.

Образец оформления правительственной телеграммы

В ОТВЕТ НА ТЕЛЕТАЙПОГРАММУ ОТ 14.02.2007 НР 28 СООБЩАЕМ ЗПТ ЧТО РЕШЕНИЕ ВОПРОСА ВОЗМОЖНО ПУТЕМ ПЕРЕЗАКЛЮЧЕНИЯ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ДОГОВОРА ИЛИ ПУТЕМ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ОТДЕЛЬНОГО ДОГОВОРА ТЧК

ОДНОВРЕМЕННО ОБРАЩАЕМ ВАШЕ ВНИМАНИЕ ЗПТ ЧТО ГФС РОССИИ РАССМАТРИВАЕТ ВОПРОС ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ДАЛЬНЕЙШЕГО СОТРУДНИЧЕСТВА С АОЗТ СОВЕРИН-ИМПЕКС ВВИДУ НЕРЕГУЛЯРНОСТИ И НЕСВОЕВРЕМЕННОСТИ ОПЛАТЫ УСЛУГ ПО ВЫСТАВЛЕННЫМ СЧЕТАМ ТЧК

Документы, перечисленные в пп. 4, 5, 6 подлежат специальному учету в структурных подразделениях.

(правая сторона)

Приложение N 29 к п. 163 Инструкции

(рассылка по территориальным органам в субъектах Российской Федерации)

РАЗНАРЯДКА

на рассылку ____________________________ ГФС России (наименование документа)

N ______ от "" ______ 20 г.

| Руководитель структурного
подразделения ГФС России
________________________ | | (подпись) | | --- | --- | --- |

| "__" ______ 20__ г. | РАЗОСЛАНО: |  |
|  |  | (подпись сотрудника общего отдела) |

(рассылка по подразделениям в Москве)

РАЗНАРЯДКА

на рассылку ___________________________ ГФС России (наименование документа)

N ______ от «» ______ 20 г.

| Руководитель структурного
подразделения ГФС России
________________________ | | (подпись) | | --- | --- | --- |

| "__" ______ 20__ г. | РАЗОСЛАНО: |  |
|  |  | (подпись сотрудника общего отдела) |

Приложение N 33 к п. 189 Инструкции

Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации		УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		Директор Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации (специальное звание)
(дата)	N ______
Москва		Подпись	Расшифровка подписи
на ________________ год		Дата

Форма номенклатуры дел ГФС России

Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации		УТВЕРЖДАЮ
Отдел ГФС России в г. Белгороде		Начальник отдела ГФС России в г. Белгороде звание
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(Дата)	N ______	подпись	Расшифровка подписи
г. Белгород		Дата
на ________________ год

| Ответственный за делопроизводство
отдела ГФС России в г. Белгороде | | | | --- | --- | --- | | звание | Подпись | Расшифровка подписи | | Дата | | |

| Итоговые сведения переданы
в Архив ГФС России | | | | --- | --- | --- | | Наименование должности | | | | передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи | | Дата | | |

Формат A4 (210 x 297 мм)

код федерального архива ____________

                                   код ГФС России (территориального
                                   органа) ____________________________

                                                  ┌─────────────────────┐
_______________________________________________   │Ф.  N _______________│
                                                  ├─────────────────────┤
_______________________________________________   │Оп. N _______________│
                                                  ├─────────────────────┤
_______________________________________________   │Д.  N _______________│
                                                  └─────────────────────┘

_______________________________________________ (наименование федерального архива)

        (наименование ГФС России (территориального органа)

ДЕЛО N ______ ТОМ N _____

                         (заголовок дела)

                          (Крайние даты)

На _________ листах

Хранить ___________

┌───────────────────┐
│Ф.  N ____________ │
├───────────────────┤
│Оп. N ____________ │
├───────────────────┤
│Д.  N ____________ │
└───────────────────┘

A4 (210 x 297 мм)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________________ ________________________________________________________________ листа(ов); (цифрами и прописью)

в том числе: литерные номера листов ______________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________________;

+ листов внутренней описи ________________________________________________.

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись "" ______ 20 г. ------- И.О. Фамилия

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N____ том N____

Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________. (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись            Подпись
документов дела                          -------               И.О. Фамилия

«» ______ 20 г.

КАРТОЧКА учета лиц, ознакомившихся с делом

___________________________________________________________________________

        (индекс дела (инвентарный номер) и заголовок дела)

Формат A4 (210 x 297 мм)

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   (наименование подразделения)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя подразделения, специальное звание

                                       подпись       И.О. Фамилия
                                        "__" ______ 20__ г.

ОПИСЬ N ___ дел___ срока хранения за 20__ год, сданных на хранение в Центральный архив

В данную опись внесено ____________________________ дел с N _______________ (цифрами и прописью)

по N _____________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________

Наименование должности                    Подпись
составителя описи                         -------              И.О. Фамилия

«» ______ 20 г.

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела организационно-            Протокол ЭК
документационного обеспечения               от "__" ______ 20__ г.
и технической защиты информации             N _______

специальное звание

подпись И.О. Фамилия «» ______ 20 г.

--------------------------------

<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного срока хранения.

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _________________________________________________________________________ (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек (журналов регистрации) к документам <1>

Наименование должности                    Подпись
сотрудника подразделения                  -------              И.О. Фамилия

«» ______ 20 г.

Принял  ______________________________ дел и ______________________________
            (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек (журналов регистрации) к документам.

Наименование должности                    Подпись
сотрудника архива ГФС России              -------              И.О. Фамилия

<1> Передаются вместе с делами общего отдела.

Формат A4 (210 x 297 мм)

УТВЕРЖДАЮ

       Наименование ГФС России                  Наименование должности
      (территориального органа)                руководителя ГФС России

                                           (территориального органа)

АКТ специальное звание

                                      Подпись

     00.00.20__     N ______              -------              И.О. Фамилия

   ______________________                 "__" ______ 20__ г.

(место составления)

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)

Итого ____________________________ дел за ____________________________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________

                          (наименование   федерального     государственного
архива, уполномоченного органа исполнительной  власти  субъекта  Российской

Федерации в области архивного дела) (протокол от __________ N ____)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности          Подпись
документов                                -------              И.О. Фамилия

«» ______ 20

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) от __________ N ____

Документы в количестве _______________________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в ___________________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N __________.

Наименование должности                    Подпись
сотрудника, сдавшего документы            -------              И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

сотрудника, внесшего                      Подпись
изменения в учетные документы             -------              И.О. Фамилия

«» ______ 20 г.

                                 "ЗАЯВКА N ____               ООДОиТЗИ
                    на размножение служебных документов       ГФС России

                      и сопутствующую работу

<pre class="legal-pre">        ┌──┐            ┌──┐               ┌──┐              ┌──┐
Прошу:  │  │ размножить │  │ отсканировать │  │ сброшюровать │  │ разрезать
        └──┘            └──┘               └──┘              └──┘</pre>
___________________________________________________________________________
                (номер документа или краткое наименование)

на ____ листах, в количестве ______ экземпляров

<pre class="legal-pre">┌──┐      ┌──┐      ┌──┐            ┌──┐
│  │      │  │      │  │            │  │
└──┘ 1/2  └──┘ 2/1  └──┘ с оборотом └──┘ сброшюровать</pre>

Фамилия заказчика: ________________________________ Тел.: _________________

Подразделение: ______________________ Начальник: __________________________

_______________ 20__ г.

                  Начальник общего отдела УД/ООДОиТЗИ  ____________________

                            Исполнитель работ:           ________________

Форма журнала учета копировально-множительных работ

Приложение № 43

Форма карточки учета печатей и штампов

(верхний край листа)
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГФС РОССИИ)
ДИРЕКТОР
ул. Солянка, 8, Москва, 109240 Телетайп: СЛАМ 113382 факс: (495) 606-61-56; тел.: (495) 606-13-40
			N
На N				от

1. Адресант (автор).

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Сведения об электронной подписи.

19. Проверка электронной подписи.

20. Подразделение — ответственный исполнитель документа.

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).».