Приказ Минпромторга России от 28.11.2017 № 4164

«Об утверждении Положения о Центральном архиве Министерства промышленности и торговли Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Центральном архиве Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, согласованное Федеральным архивным агентством.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Центральный архив Министерства промышленности и торговли Российской Федерации (далее — Центральный архив, Министерство) создается как структурное подразделение в составе Административного департамента Минпромторга России (далее — Департамент), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в федеральный архив (далее — соответствующий федеральный архив), источником комплектования которого является Министерство (далее — Министерство).

1.2. В своей работе Центральный архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», иными федеральными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе Федерального архивного агентства, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее — ГАРФ), приказами Министерства, а также настоящим Положением.

1.3. Центральный архив обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Министерства.

1.4. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Министерства.

1.5. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. Состав документов

2.1 Центральный архив хранит:

документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения как на бумажных носителях, так и в электронном виде в системе долговременного архивного хранения документов (далее — САХД), образовавшиеся в деятельности Министерства, в том числе документы по личному составу;

документы постоянного хранения и по личному составу, принятые от ликвидированных организаций, подведомственных Министерству;

документы по личному составу ликвидированных министерств, ведомств СССР, по отношению к которым Министерство является в установленном порядке правопреемником либо принявшим их функции;

страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и копии документов, необходимых для практической работы Министерства;

справочно-поисковые средства к документам Центрального архива.

3. Основные задачи

3.1 Основными задачами Центрального архива являются:

3.2. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.3. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Министерства.

3.4. Учет и организация использования документов на бумажных носителях и документов в электронном виде в САХД Министерства, хранящихся в Центральном архиве.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.

4. Функции Центрального архива

4.1. В соответствии с графиком, утвержденным директором Административного департамента Минпромторга России, Центральный архив организует прием-передачу документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения на бумажном носителе и в электронном виде, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений Министерства, в Центральный архив.

4.2. Подготавливает и представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Министерства (далее — ЦЭК) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.3. Представляет на утверждение Экспертно-проверочной комиссии ГАРФ (далее — ЭПК ГАРФ) описи дел постоянного хранения, на согласование ЭПК ГАРФ описи дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.4. Представляет на утверждение Министру промышленности и торговли Российской Федерации (далее — Министр) или заместителю Министра описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, согласованные ЭПК ГАРФ.

4.5. Готовит заключения и предложения на рассмотрение ЦЭК Министерства и ЭПК ГАРФ.

4.6. Организует в установленном порядке передачу документов постоянного хранения Архивного фонда Российской Федерации на хранение в соответствующий федеральный архив.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Центральном архиве.

4.8. Осуществляет систематизацию документов как на бумажных носителях, так и в электронном виде, образовавшихся в деятельности структурных подразделений Министерства, поступающих на хранение в Центральный архив.

4.9. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов Центрального архива в соответствии с установленными правилами.

4.10. Организует выдачу документов из архивохранилища работникам структурных подразделений Министерства, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.11. Организует и ведет учет документов, находящихся на хранении в Центральном архиве.

4.12. Представляет в соответствующий федеральный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Центральном архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11.

4.13. Ведет и совершенствует справочно-поисковые средства к документам Центрального архива.

4.14. Организует информирование руководства и сотрудников Министерства о составе и содержании документов Центрального архива.

4.15. Выдает в установленном порядке дела, документы, копии документов в целях служебного и научного использования.

4.16. Исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц, в установленном порядке выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.17. Обеспечивает защиту сведений ограниченного доступа, содержащихся в архивных документах, при организации работы и использовании документов Центрального архива.

4.18. Консультирует юридических и физических лиц по вопросам местонахождения архивных документов.

4.19 Ведет учет использования документов Центрального архива.

4.20. Создает фонд пользования документов Центрального архива и организует его использование.

4.21. Участвует в разработке нормативных и методических документов Министерства по архивному делу и делопроизводству.

4.22 Оказывает методическую и практическую помощь в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел структурным подразделениям и работникам Министерства.

4.23. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства.

5. Права

Центральный архив имеет право:

5.1. Представлять директору Департамента в установленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию деятельности Центрального архива и организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы Центрального архива.

5.3. Предоставлять в установленном порядке рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, входящим в компетенцию Центрального архива.

5.4. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами на бумажном носителе и в электронном виде в структурных подразделениях Министерства.

5.5. Требовать от структурных подразделений Министерства своевременной передачи документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде в Центральный архив.

5.6. Представлять Министерство на заседаниях ЭПК ГАРФ и Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве.

6. Ответственность

Центральный архив несет ответственность за:

6.1 Невыполнение задач и функций, возложенных на Центральный архив.

6.2. Утрату и порчу документов, находящихся на хранении в Центральном архиве.

6.3 Несоблюдение сроков хранения документов.

6.4. Разглашение сведений ограниченного доступа, содержащихся в архивных документах.

---