Приказ Минсельхоза России от 23.06.2021 № 410

«Об утверждении Регламента организации применения видео-конференц-связи при подготовке и проведении совещаний в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В целях оперативного решения вопросов управления отраслью, исполнения срочных поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также в иных необходимых случаях приказываю:

1. Утвердить Регламент организации применения видео-конференц-связи при подготовке и проведении совещаний в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее — Регламент) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Директору Административного департамента И.А. Тарасовой обеспечить организацию мероприятий, предусмотренных Регламентом, федеральным государственным бюджетным учреждением «Управление служебными зданиями» при Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра сельского хозяйства Российской Федерации О.А. Гатагову.

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организации и подготовки совещаний в режиме видео-конференц-связи (далее — ВКС), проводимых с использованием оборудования ВКС, предоставленного Министерству сельского хозяйства Российской Федерации в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

1.2 Для целей настоящего Регламента используются следующие понятия:

ВКС — способ проведения совещаний с использованием программно-технических средств передачи аудио- и видеоинформации по каналам связи с одним или несколькими абонентами;

оборудование ВКС — комплекс технических средств, состоящий из каналообразующего оборудования, программно-технических средств передачи аудио- и видеоинформации по каналам связи, отображения информации;

техническое обеспечение ВКС — проведение сеансов ВКС и контроль функционирования программно-технических комплексов ВКС;

лицо, ответственное за организацию взаимодействия лица, ответственного за проведение совещания, и лица, ответственного за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, — федеральный государственный гражданский служащий Административного департамента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

лицо, ответственное за проведение совещания, — федеральный государственный гражданский служащий структурного подразделения центрального аппарата Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, ответственный за организацию и проведение совещания;

лица, ответственные за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, — работники федерального государственного бюджетного учреждения «Управление служебными зданиями» при Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации, назначенные приказом руководителя федерального государственного бюджетного учреждения «Управление служебными зданиями» при Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации ответственными за техническое обслуживание программно-технических комплексов ВКС, а также за организацию их ремонта;

участник — лицо, принимающее участие в совещании.

1.3. Совещания в режиме ВКС проводятся с использованием оборудования (Avaya), предоставленного Министерству сельского хозяйства Российской Федерации в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

1.4. Совещания в режиме ВКС проводятся в специально оборудованном помещении в здании Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, на автоматизированных рабочих местах или посредством мобильных устройств.

Специально оборудованные помещения позволяют выводить видео- и аудиоконтент сеанса ВКС на средства отображения и звукоусиления.

1.5. Техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, техническое обеспечение ВКС, техническая организация и сопровождение совещаний в режиме ВКС (последнее — в случае необходимости) осуществляются федеральным государственным бюджетным учреждением «Управление служебными зданиями» при Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации.

II. Организация и подготовка совещаний в режиме ВКС

2.1. Проведение совещаний в режиме ВКС осуществляется по инициативе руководства Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (Министра сельского хозяйства Российской Федерации и заместителей Министра сельского хозяйства Российской Федерации, в том числе первого заместителя Министра сельского хозяйства Российской Федерации и статс-секретаря — заместителя Министра сельского хозяйства Российской Федерации, руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства сельского хозяйства Российской Федерации).

2.2. Заявка на организацию и проведение совещания в режиме ВКС (далее — заявка) формируется лицом, ответственным за проведение совещания, по форме, приведенной в приложении № 1 к настоящему Регламенту, и направляется на электронный адрес: vcs@mcx.gov.ru либо оформляется через портал поддержки пользователей и инфраструктуры Министерства сельского хозяйства Российской Федерации по адресу: https://nsd.mcx.ru не позднее чем:

а) за 1 рабочий день до даты проведения совещания в режиме ВКС с участием Министра сельского хозяйства Российской Федерации;

б) за 2 рабочих дня до даты проведения совещания в режиме ВКС — во всех иных случаях.

В случае наличия вопросов технического характера по оформлению заявки посредством портала, указанного в абзаце первом настоящего пункта, необходимо обратиться в службу технической поддержки по телефонам: 2000 или 8 (495) 733-98-37.

2.3. Заявка рассматривается лицом, ответственным за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, в день ее поступления.

2.4. В случае если по результатам рассмотрения заявки будет выявлено, что она оформлена не по установленной форме, то такая заявка подлежит отклонению, о чем незамедлительно в письменной форме уведомляется лицо, ответственное за проведение совещания.

После получения уведомления об отклонении заявки лицо, ответственное за проведение совещания, незамедлительно учитывает замечания и повторно направляет заявку способами, указанными в пункте 2.2 настоящего Регламента.

2.5. В случае если по результатам рассмотрения заявки будет установлено соответствие заявки установленной форме, лицо, ответственное за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, осуществляет следующие действия:

а) определяет в течение 1 часа техническую возможность реализации заявки с учетом приоритетности исполнения заявки в соответствии с разделом III настоящего Регламента, а также путем проверки исправности оборудования ВКС, проведения сеансов ВКС, контроля функционирования программно-технических средств ВКС и иных необходимых для проверки работы ВКС мероприятий;

б) уведомляет в письменной форме лицо, ответственное за проведение совещания, о возможности проведения совещания в режиме ВКС с указанием идентификатора собрания, состоящего из 4 цифр, и приложением детальной инструкции по подключению и использованию ВКС, приведенной в приложении № 2 к настоящему Регламенту, в случае наличия возможности реализации заявки;

в) уведомляет в письменной форме лицо, ответственное за проведение совещания, о невозможности проведения совещания в режиме ВКС с обоснованием причин, послуживших основанием для принятия решения о невозможности реализации заявки, а также с предложениями по устранению таких причин, в том числе путем указания иных даты и времени проведения совещания в режиме ВКС, в случае невозможности реализации заявки.

2.6. Лицо, ответственное за проведение совещания, в день поступления к нему уведомления, указанного в подпункте «б» пункта 2.5 настоящего Регламента, направляет на адрес электронной почты, указанный в пункте 2.2 настоящего Регламента, регламент совещания по форме, приведенной в приложении № 3 к настоящему Регламенту, и демонстрационные материалы в следующие сроки:

а) не позднее 12:00 рабочего дня, предшествующего дате проведения совещания в режиме ВКС, в случае проведения совещаний, указанных в подпункте «а» пункта 3.2 настоящего Регламента;

б) не позднее чем за 1 рабочий день до даты проведения совещания в режиме ВКС в случае проведения совещаний, указанных в подпунктах «б» и «в» пункта 3.2 настоящего Регламента.

Регламент совещания необходимо представлять только в случае необходимости сопровождения совещания в режиме ВКС лицами, ответственными за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС.

В случае непредставления регламента совещания и демонстрационных материалов в установленный срок ответственность за качество проведения совещания (за исключением технического обеспечения ВКС) возлагается на лицо, ответственное за проведение совещания.

В случае внесения изменений в регламент совещания и (или) демонстрационные материалы лицо, ответственное за проведение совещания, информирует об этом лицо, ответственное за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС. Внесение изменений в регламент совещания и (или) демонстрационные материалы допускается не позднее чем за 2 часа до начала совещания в режиме ВКС.

2.7. Лица, ответственные за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, при наличии возможности реализации заявки осуществляют настройку, диагностику, проверку каналов связи, организацию ремонта и (или) замену оборудования (при необходимости), а также иные необходимые для осуществления бесперебойного проведения совещания в режиме ВКС мероприятия.

III. Техническое обеспечение и обслуживание совещаний в режиме ВКС

3.1 Основные критерии технической возможности совещания в режиме ВКС:

а) максимальное единовременное количество совещаний в режиме ВКС в день — 10;

б) максимальное единовременное количество совещаний в режиме ВКС с сопровождением лиц, ответственных за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, — 3;

в) максимальное единовременное количество подключенных участников одного совещания в режиме ВКС — 200;

г) максимальное единовременное количество подключенных участников всех совещаний в режиме ВКС — 650.

3.2 Приоритетность проведения совещаний в режиме ВКС:

а) критичный — совещания с участием Министра сельского хозяйства Российской Федерации, совещания, проведение которых обеспечивает Федеральная служба охраны Российской Федерации;

б) высокий — совещания с участием первого заместителя Министра сельского хозяйства Российской Федерации, статс-секретаря — заместителя Министра сельского хозяйства Российской Федерации и заместителей Министра сельского хозяйства Российской Федерации;

в) пользовательский — совещания, проводимые федеральными государственными гражданскими служащими структурных подразделений центрального аппарата Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, не указанными в подпунктах «а» и «б» настоящего пункта.

3.3. В случае невозможности единовременной реализации поступивших заявок лицо, ответственное за организацию взаимодействия лица, ответственного за проведение совещания, и лица, ответственного за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, предлагает лицу, ответственному за проведение совещания, альтернативные дату и (или) время проведения совещания в режиме ВКС (в данном случае повторное направление заявки не требуется).

3.4. В случае поступления заявок на несколько совещаний, планируемых к проведению в одно и то же время и имеющих одинаковый приоритет, в первую очередь проводится то совещание, заявка на проведение которого поступила раньше.

3.5. В случае необходимости технического сопровождения совещания в режиме ВКС лицами, ответственными за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, такое сопровождение осуществляется только по запросу, отраженному в заявке.

В случае отсутствия необходимости в сопровождении, указанном в абзаце первом настоящего пункта, ответственность за качество такого совещания возлагается на лицо, ответственное за проведение совещания.

В совещаниях, проведение которых обеспечивает Федеральная служба охраны Российской Федерации, работоспособность оборудования, каналов связи, качество соединения, а также сопровождение совещания обеспечиваются сотрудником Федеральной службы охраны Российской Федерации.

IV. Обязанности лиц, принимающих участие в организации проведения совещания в режиме ВКС

4.1. Обязанности лица, ответственного за организацию взаимодействия лица, ответственного за проведение совещания, и лица, ответственного за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС:

а) обеспечивать оперативный контроль за ходом организации совещания, в том числе за временем начала совещания, участниками, временем завершения совещания;

б) организовывать оповещение лица, ответственного за проведение совещания, о возникающих проблемах технического и организационного характера в процессе подготовки и проведения совещания;

в) выполнять иные обязанности, предусмотренные настоящим Регламентом.

4.2 Обязанности лиц, ответственных за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС:

а) принимать и рассматривать заявки;

б) в течение 1 часа до начала совещания провести тестирование работоспособности ВКС (аудио- и видеооборудования) с участниками;

в) переключать, отключать участников;

г) контролировать работоспособность оборудования ВКС;

д) обеспечивать взаимодействие оборудования ВКС с другим оборудованием ВКС, принадлежащим иным органам и организациям (при наличии технической возможности);

е) в случае нарушения участниками регламента совещания сообщать лицу, ответственному за проведение совещания, о таких участниках и удалять их из сеанса ВКС;

ж) в случае некорректного отображения имени или названия участника информировать об этом лицо, ответственное за проведение совещания, на стадии тестирования и удалять участников из сеанса ВКС в момент проведения совещания, если проблема не была устранена;

з) сообщать лицу, ответственному за проведение совещания, об участниках, создающих посторонние аудиошумы в эфире, принудительно выключать у них микрофон и (или) удалять из сеанса ВКС при повторном инциденте;

и) осуществлять видеозапись и (или) трансляцию совещания в режиме ВКС при указании такой необходимости в заявке;

к) выполнять иные обязанности, предусмотренные настоящим Регламентом.

4.3 Обязанности лица, ответственного за проведение совещания:

а) формировать и направлять заявки на проведение совещаний в установленные настоящим Регламентом сроки;

б) информировать участников о дате, времени и месте проведения совещания в режиме ВКС с указанием идентификатора собрания, состоящего из 4 цифр, после получения уведомления, указанного в подпункте «б» пункта 2.5 настоящего Регламента;

в) в течение 1 часа до начала совещания организовать проведение тестирования работоспособности ВКС (аудио- и видеооборудования) с участниками, обеспечивать корректное отображение наименования организации, фамилии, имени и отчества (при наличии) участника;

г) своевременно информировать лицо, ответственное за техническое обеспечение ВКС, и участников об обстоятельствах, влияющих на проведение совещания;

д) осуществлять функции модератора ВКС;

е) организовывать демонстрацию мультимедиаматериалов;

ж) обеспечивать контроль участниками работоспособности оборудования, обеспечивающего передачу участниками аудио- и видеоинформации;

з) обеспечивать соблюдение участниками порядка использования микрофонов (микрофоны должны включаться участниками только непосредственно перед их выступлением или репликой, в остальное время микрофоны всех участников должны быть выключены);

и) обеспечивать нахождение участника в зоне охвата камеры;

к) обеспечивать получение информации о возникающих проблемах с работоспособностью оборудования ВКС участников и ее передачу лицам, ответственным за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС;

л) выполнять иные обязанности, предусмотренные настоящим Регламентом.

<1> Подпись уполномоченного должностного лица структурного подразделения, ответственного за организацию и проведение совещания, не ниже уровня заместителя директора департамента.

применения видео-конференц-связи

1. Для использования видео-конференц-связи (далее — ВКС) требуется персональный компьютер с колонками, наушниками или встроенным динамиком (для участия в аудиоконференции), веб-камерой (для участия в видеоконференции), имеющий процессор Intel Core 2 Duo от 2 ГГц (или аналог) и выше, с оперативной памятью 2 Гб и выше, а также браузером Google Chrome.

2. Подключение к ВКС возможно тремя способами:

1. через интернет-браузер;

2. через приложение Avaya IX Workplace;

3. посредством специализированного оборудования (терминалы, серверы MCU).

2.1 Подключение к ВКС через интернет-браузер.

Для стабильного подключения рекомендуется использовать проводной интернет.

3. в появившемся окне указать имя, отчество (при наличии) и фамилию (при необходимости — название организации);

Управление камерой и микрофоном осуществляется в соответствии с рис. 2.

2.2 Подключение к ВКС через приложение Avaya IX Workplace.

1. запустить на компьютере браузер Google Chrome;

2. в адресной строке браузера ввести адрес: https://vcsl.mcx.ru;

3. в появившемся окне указать имя, отчество (при наличии) и фамилию (при необходимости — название организации);

7. после скачивания зайти в приложение;

8. нажать на кнопку «Присоединиться к собранию»;

9. в появившемся окне указать имя, отчество (при наличии) и фамилию (при необходимости — название организации);

10. ввести адрес собрания: https://vcsl.mcx.ru;

Рис. 15

Если вы не выступаете, обязательно выключайте свой микрофон.

Также возможно установить приложение на iPhone (через Apple Store) либо на платформу Android (через Play Market).

2.3. Подключение посредством специализированного оборудования (терминалы, серверы MCU).

Вызов осуществляется по протоколу:

SIP: ****@46.31.159.13

h.323: 46.31.159.13##****,

где **** — номер комнаты, который выдается лицом, ответственным за проведение ВКС.

В случае обнаружения посторонних акустических шумов и помех со стороны участника соединение с таким участником будет прервано лицом, ответственным за техническое обслуживание программно-технических комплексов (комплектов) ВКС, без предупреждения. После завершения выступления необходимо выключить микрофон.

Технические данные для подключения к Avaya XT5000 и Avaya Equinox Server:

Для успешного подключения оборудование ВКС должно соответствовать следующим техническим требованиям:

1. протокол сигнализации: SIP;

2. поддержка протоколов: BFCP, H.239;

3. используемый видеокодек: H.264;

4. используемые аудиокодеки: G.711, либо G.729, либо AAC-LD/LC;

5. полоса пропускания не менее 2 Мб/с;

6. желательно наличие «белого» IP-адреса;

7. порты: sip-5060, 16000 — 32000; H323 — 1719, 1720, 16000 — 32000.

3. Трансляция презентации во время ВКС.

Для воспроизведения презентации своего рабочего стола во время ВКС в левом верхнем углу нажать на значок «Презентация» (рис. 17).

После наведения мышки на появившийся экран кликнуть на него, выделяя. Далее нажать на кнопку «Поделиться» (рис. 19).

Для выхода из режима презентации своего рабочего стола нажать на кнопку «Закрыть доступ» (рис. 20).