Приказ ВАС РФ от 01.07.2003 № 41

(ред. от 30.08.2010)

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству»

(вместе с «Инструкцией по делопроизводству в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации»)

ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 1 июля 2003 г. № 41

В целях совершенствования организационного обеспечения судебной деятельности в условиях нового арбитражного законодательства и в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года № 68, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации.

2. Председателям судебных составов, Управлению делопроизводства и руководителям структурных подразделений организовать изучение настоящей Инструкции в судебных составах и подразделениях, обеспечив ее четкое исполнение в практической работе по совершенствованию делопроизводства.

3. Считать утратившими силу Инструкцию по делопроизводству в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации и внесенные в нее изменения и дополнения, утвержденные приказами от 7 октября 1998 г. № 38 и от 27 декабря 2002 г. № 71.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВЫСШЕМ АРБИТРАЖНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации <1> разработана на основе Федерального конституционного закона «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации <2>, приказов Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, иных нормативных правовых актов по делопроизводству и судопроизводству, а также в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <3> и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <4>.

<1> Далее — Инструкция по делопроизводству, Инструкция.

<2> Далее — АПК РФ.

<3> Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

<4> Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000, № 68.

Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила организации приема, регистрации и учета документов, их оформления, прохождения и рассмотрения, подготовки ответов, направления адресатам, печатания и тиражирования, передачи документов для хранения в архив и выдачи из архива, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации <1>.

<1> Далее — Высший Арбитражный Суд.

1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников Высшего Арбитражного Суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

1.3. Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах, секретариатах, управлениях и отделах <1> Высшего Арбитражного Суда настоящей Инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагается на Управление делопроизводства.

<1> Далее — подразделения.

1.4. По вопросам организации и ведения делопроизводства Управление делопроизводства взаимодействует с судебными составами и подразделениями Высшего Арбитражного Суда.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами возлагается на руководителей судебных составов и подразделений.

Ведение делопроизводства осуществляется секретарями судебных заседаний и специалистами по делопроизводству.

1.6 На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

• подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
• проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда;
• ведение протокола судебного заседания, ознакомление с ним лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;
• формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;
• выписка исполнительных листов по делам;
• контроль за поступлением документов, истребованных судом по делу;
• ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указанию председательствующего в судебном заседании с материалами судебного дела;
• контроль за поступлением уведомлений отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле;
• вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании копий судебных актов;
• ведение записей на внутренней стороне обложки судебного дела в части, касающейся судебного разбирательства;
• выполнение другой работы по поручению председателя судебного состава, судьи.

1.7 На специалиста по делопроизводству судебного состава, подразделения <1> возлагаются следующие обязанности:

<1> Далее — специалист судебного состава, подразделения, специалист.

• прием, регистрация, учет и передача исполнителям по указанию руководителей входящей корреспонденции и документов (заявлений и представлений, исковых заявлений (заявлений) и судебных дел, дополнительных материалов к поступившим заявлениям, писем, жалоб и иных обращений, а также другой документации);
• регистрация, оформление, конвертование (упаковка), адресование исходящих (отправляемых) из судебного состава, подразделения документов, составление на них реестра и передача в экспедицию под расписку в реестре;
• ведение необходимой справочно-информационной работы;
• возврат истребованных дел в арбитражные суды, направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив, оформление надзорных производств по заявлениям (представлениям);
• подготовка предложений по номенклатуре дел судебного состава, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача их в архив;
• периодическая проверка (сверка) наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделения;
• информирование председателя судебного состава, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;
• ежедневный ввод информации в технологическую базу данных автоматизированных информационных систем <1> «Судопроизводство» и «Делопроизводство» о поступлении, этапах прохождения и результатах рассмотрения документов и дел;

<1> Далее — БД АИС; БД.

• обеспечение сохранности и правильного использования компьютерной техники;
• своевременная подготовка и оформление заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам;
• хранение печатей, штампов, бланков и учет их использования в судебном составе, подразделении;
• оформление заявок на машинописные и копировальные работы, передача их в группу автоматизированной подготовки документов и копировально-множительное бюро, получение готовой работы;
• подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
• выполнение другой работы по поручению руководителей судебных составов и подразделений.

1.8. На период отпуска специалиста, при перемещении по должности, увольнении или иных подобных обстоятельствах имеющиеся у него документы по распоряжению председателя судебного состава, руководителя подразделения передаются другому работнику, на которого возлагаются обязанности ведения делопроизводства.

1.9. Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, находясь в состоянии длительной нетрудоспособности, выезжая в длительную командировку, по указанию своего непосредственного руководителя передают через специалиста находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям.

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое подразделение специалист принимает от них по акту или путем отметки в соответствующих журналах, регистрационных карточках все числящиеся за ним дела и документы.

1.10. Передача документов и дел из одного судебного состава в другой или из одного подразделения в другое осуществляется только через канцелярию Управления делопроизводства <1>.

<1> Далее — канцелярия.

1.11. На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей руководители подразделений, консультанты, секретари судебных заседаний и специалисты делопроизводства соблюдают следующие правила:

• поступающие судебные дела и документы регистрируются в канцелярии в день их поступления и в этот же день, а в крайних случаях (поздняя доставка, необходимость поиска дополнительной информации в связи с поступившими ранее материалами и т.п.) не позднее следующего дня (исключая нерабочие дни), передаются по назначению в соответствующие судебные составы, подразделения, руководители которых назначают непосредственных исполнителей;
• сведения о всех производимых по поступившим судебным делами и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также о принимаемых решениях и результатах рассмотрения дел и документов незамедлительно вводятся специалистом по делопроизводству судебного состава или подразделения в БД АИС «Судопроизводство» или «Делопроизводство»;
• передача документов исполнителям в подразделениях производится специалистом не позднее следующего дня после поступления, когда руководителем принято решение о назначении исполнителя.

В судебных составах передача документов судьям производится в день распределения их председателем судебного состава под расписку в журнале установленной формы.

1.12. Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел и документов и принятых по ним решений несут руководители судебных составов, подразделений, помощники судей, консультанты и специалисты согласно функциональным обязанностями.

1.13. Содержание служебных документов (их проектов) является конфиденциальным и не подлежит разглашению. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства Высшего Арбитражного Суда или руководителей судебных составов, подразделений.

1.14. Судьи и работники аппарата Высшего Арбитражного Суда несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов.

В случае утраты дел и документов об этом немедленно письменно докладывается руководителям соответствующего судебного состава или подразделения, а также в Управление делопроизводства.

По факту утраты дел и документов руководителем судебного состава или подразделения назначается служебное расследование и по его результатам принимается решение руководством Высшего Арбитражного Суда.

1.15. Порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, определяется Федеральным законом «О государственной тайне» и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы.

1.16. Для работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям Инструкции.

1.17. Сопровождение программного и информационного обеспечения автоматизированных систем «Судопроизводство» и «Делопроизводство» в процессе их эксплуатации, сопровождение и ведение технологической базы данных этих систем осуществляются Отделом информатизации Высшего Арбитражного Суда.

1.18. Исходящая из Высшего Арбитражного Суда корреспонденция отправляется только через экспедицию Управления делопроизводства <1>.

<1> Далее — экспедиция.

2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции

2.1. Поступающая в Высший Арбитражный Суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в канцелярии.

Корреспонденция принимается экспедицией из почтовых отделений, от представителей юридических лиц и граждан в течение всего рабочего дня.

2.2. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты экспедиции проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются по правилам регистрации писем.

Текст поступивших в подразделения телефонограмм записывается получателем в соответствующем журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм и электронных сообщений. В случае необходимости отправитель извещается о необходимости досылки их бумажного оригинала.

При поступлении документов специалисты экспедиции сверяют соответствие наименований и количество документов, количество листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях.

В поступивших судебных делах сверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле.

Конверты прилагаются к документам.

В дальнейшем, при передаче документов по назначению, в судебных составах и подразделениях конверты оставляются в поступивших материалах лишь в тех случаях, когда для рассмотрения документа имеют важное значение дата его отправления по почтовому штемпелю или расхождение с адресом отправителя, указанным в реквизитах документа. Решение по этому вопросу принимает исполнитель.

2.4. В Секретариате Председателя Высшего Арбитражного Суда ведется журнал приема-передачи телефонограмм и факсограмм. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью Управления делопроизводства.

2.5. При отсутствии в почтовых поступлениях документов, повреждении документов и упаковок составляется акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами экспедиции. Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах экспедиции (приложение 1).

2.6. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебном составе, подразделении, работниками которых оформляются соответствующие документы.

2.7. На пакетах с пометкой «лично» проставляется дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения в канцелярию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.

2.8. На полученном документе специалисты экспедиции проставляют регистрационный штамп Высшего Арбитражного Суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля — на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа и указывают дату его поступления.

2.9. Поступившая корреспонденция передается в день поступления из экспедиции на регистрацию в канцелярию.

2.10. Основные данные поступающих исковых заявлений (заявлений), заявлений или представлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора и других документов заносятся в регистрационные формы электронной базы данных «Судопроизводство» и «Делопроизводство». Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других документов.

2.11. Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в компьютер по вопросам, не связанным с рассмотрением судебных дел, специалисты канцелярии проверяют в базе данных наличие уже имеющихся материалов, относящихся к поступившему документу, и составляют к нему информационную справку (приложение 2).

В справке указываются наименование ранее поступившего документа, дата его поступления, инициалы и фамилия исполнителя, результаты рассмотрения, фамилия лица, подписавшего ответ.

В случае, если ранее поступивший документ находится на исполнении, последующие документы направляются председателю соответствующего судебного состава или в структурное подразделение, где ведется работа по ранее поступившим документам.

2.12. Регистрация и дальнейшее движение процессуальных документов (искового заявления (заявления), заявления или представления, отзывов на эти документы, иных документов, связанных с рассмотрением судебных дел, производится в автоматизированном режиме в АИС «Судопроизводство» в порядке, установленном соответствующими разделами настоящей Инструкции.

2.13. Заявления и жалобы, а также другие документы, предназначенные для доклада Председателю Высшего Арбитражного Суда, заместителям Председателя Высшего Арбитражного Суда (согласно распределению обязанностей между ними), регистрируются в электронной картотеке и передаются под расписку в регистрационных карточках специалисту секретариата (приемной) соответствующего руководителя (приложение 3).

2.14. Обращения и жалобы, касающиеся организационных сторон работы федеральных арбитражных судов округов, передаются канцелярией в секретариат (приемную) первого заместителя Председателя Высшего Арбитражного Суда, а по вопросам организации работы арбитражных судов субъектов Российской Федерации — заместителям Председателя Высшего Арбитражного Суда согласно распределению обязанностей между ними.

Если обращение является повторным, специалист канцелярии прилагает к нему справку о результатах рассмотрения первичного заявления (представления).

3. Прохождение судебных дел и документов

3.1. Исковое заявление (заявление)

3.1.1. Исковое заявление (заявление), подписанное истцом (заявителем) или его представителем, и указанные в приложении документы принимаются экспедицией.

Специалист экспедиции ставит на заявлении штамп с датой поступления, свою подпись и передает его в день поступления в группу регистрации.

Если заявление подано лично истцом (заявителем) или его представителем в Приемной Высшего Арбитражного Суда, по их просьбе на втором экземпляре (копии) специалист Приемной проставляет штамп с датой приема заявления и свою подпись.

3.1.2. Специалист группы регистрации проверив, не поступало ли данное или аналогичное <1> исковое заявление (заявление) ранее, присваивает ему регистрационный номер, который включает в себя индекс Высшего Арбитражного Суда, порядковый номер в пределах текущего календарного года и арабскими цифрами год поступления в суд искового заявления (например: ВАС — 125/03).

<1> В данном случае — спор о том же предмете, по тем же основаниям, между теми же лицами (пункт 2 части 1 статьи 150 АПК РФ).

Регистрационные данные вносятся в штамп с датой поступления заявления в Высший Арбитражный Суд.

Например: ВАС-125, 04.03.2003, где:

ВАС — индекс Высшего Арбитражного Суда,

125 — порядковый номер, присвоенный исковому заявлению,

04.03.2003 — дата поступления заявления.

3.1.3. Регистрационный номер искового заявления присваивается затем судебному делу и не подлежит изменению в дальнейшем.

3.1.4. Не позднее следующего дня после получения искового заявления (заявления) специалисты группы регистрации вводят его реквизиты в АИС «Судопроизводство» в следующем порядке: исходящий номер и дата заявления, регистрационный номер искового заявления (заявления), дата поступления, полные наименования истца, ответчика и третьих лиц и другие сведения, предусмотренные автоматизированной системой.

Ежедневно, в конце рабочего дня канцелярия формирует реестры передачи исковых заявлений (заявлений) в судебные составы.

3.1.5. В соответствии со специализацией судебных составов исковое заявление (заявление) не позднее следующего дня после регистрации передается в соответствующий судебный состав под расписку специалиста состава в реестре.

Распечатка реестра хранится в делах группы регистрации.

3.1.6. Специалист судебного состава незамедлительно по получении искового заявления (заявления) регистрирует его в журнале учета движения исковых заявлений (заявлений) и передает председателю судебного состава, который назначает судью для рассмотрения заявления (приложение 4).

3.1.7. В случае вынесения определения об оставлении искового заявления (заявления) без движения копия определения, заверенная специалистом судебного состава, не позднее следующего дня после дня вынесения направляется истцу (заявителю).

В случае вынесения определения о возвращении искового заявления (заявления) копию определения вместе с материалами специалист запечатывает в конверт, надписывает на нем адрес заявителя и передает на отправку в экспедицию заказным почтовым отправлением.

Подлинники определений подшиваются в дело по номенклатуре дел судебного состава.

Информация о дате принятия и направления определений вводится в БД АИС «Судопроизводство».

3.1.8. Если обстоятельства, послужившие основанием для оставления искового заявления (заявления) без движения устранены и определение о возвращении заявления не вынесено, поступившие документы во исполнение определения регистрируются по номеру, уже присвоенному исковому заявлению (заявлению).

В случае вынесения определения о возвращении искового заявления (заявления) и повторного обращения после этого с таким же требованием, документы регистрируются по новому номеру в порядке очередности.

3.1.9. В случае принятия искового заявления (заявления) к производству секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) по указанию судьи формируется судебное дело (приложение 5). Информация о последующих действиях по делу (вынесение определений, запрос дополнительных материалов и т.д.) вводится специалистом в БД АИС в хронологическом порядке.

3.1.10. Регистрация дополнительно поступающих документов по делу (отзывы на исковое заявление (заявление) и т.п.) производится в канцелярии как дополнения к делу.

Всем дополнительным материалам присваивается тот же регистрационный номер, что и исковому заявлению (заявлению).

3.1.11. Дополнительные материалы передаются под расписку в реестре специалисту судебного состава, который незамедлительно передает их судье, в производстве которого находится исковое заявление (заявление). По распоряжению судьи они приобщаются к делу и вносятся секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) в его опись с указанием исходящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.

3.1.12. При объединении нескольких однородных дел, в которых участвуют одни и те же лица, в одно производство для совместного рассмотрения делу присваивается номер, указанный в определении суда об объединении дел. В БД АИС специалистом судебного состава вносится информация о дате и существе определения об объединении дел по каждому из объединенных дел с указанием нового номера дела.

3.1.13. При вынесении определения о выделении одного или нескольких соединенных требований в отдельное производство для раздельного рассмотрения секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) формируются в отдельные обложки дела согласно определению и передаются в канцелярию Управления делопроизводства для регистрации.

3.1.14. В БД АИС по первоначальному делу вносятся данные о вынесенном определении о выделении дела в отдельное производство, а вновь заведенные по определению дела регистрируются под очередными номерами поступающих исковых заявлений (заявлений). Эти номера проставляются на обложке дел над старым номером, который зачеркивается одной чертой.

3.1.15. О времени и месте предварительного судебного заседания, судебного разбирательства стороны и другие заинтересованные лица извещаются секретарем судебного заседания путем направления копий соответствующих определений заказными почтовыми отправлениями с уведомлениями о вручении. При возвращении уведомлений о вручении они приобщаются к материалам дела. В случае, когда направленная судом копия определения не вручена адресату, и в уведомлении отсутствует расписка получателя, секретарь судебного заседания немедленно докладывает об этом судье, председательствующему в судебном заседании, и по его указанию принимаются меры, обеспечивающие своевременное вручение копии определения.

3.1.16. Направление соответствующей копии определения суда о времени и месте рассмотрения дела, а также копий других судебных актов сторонам, заинтересованным лицам, являющимся иностранными гражданами и проживающим за границей, производится в порядке, предусмотренном международными договорами с участием Российской Федерации, статьями 121, 256 АПК РФ и постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.06.99 № 8 «О действиях международных договоров Российской Федерации применительно к вопросам арбитражного процесса».

3.1.17. Перед началом судебного разбирательства дела секретарь судебного заседания проверяет, все ли вызываемые в судебное заседание лица явились, выясняет причину неявки вызванных лиц и докладывает об этом председательствующему в судебном заседании. Надлежащим извещением лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса считается наличие в суде сведений о получении адресатом направленной ему копии судебного акта, а также случаи, предусмотренные пунктами 1, 2, 3 части 2 статьи 123 АПК РФ.

3.1.18. Об отложении судебного разбирательства и назначении его на другой день судом выносится определение. Вызванные и явившиеся в судебное заседание лица извещаются об этом под расписку в протоколе судебного заседания. Лицам, не явившимся в судебное заседание, но явку которых суд признал необходимой, высылаются копии определения об отложении судебного разбирательства заказным почтовым отправлением с уведомлением.

3.1.19. Протокол судебного заседания ведет секретарь судебного заседания или помощник судьи. При вынесении протокольного определения, которое объявляется устно, оно заносится в протокол судебного заседания.

После рассмотрения дела секретарь судебного заседания (специалист судебного состава) формирует материалы дела и подшивает его в такой последовательности:

1. Опись документов дела (приложение 6).

2. Определение о принятии искового заявления (заявления) к производству и подготовке дела к судебному разбирательству.

3. Исковое заявление (заявление) с приложенными к нему документами (в том числе об оплате государственной пошлины).

4. Определение об оставлении искового заявления (заявления) без движения в случае, предусмотренном частью 3 статьи 128 АПК РФ.

5. Определение о проведении предварительного судебного заседания.

6. Определение о назначении дела к судебному разбирательству.

7. Заявление об обеспечении иска, если это заявление подано отдельно от искового заявления или предварительно, до предъявления иска.

8. Документы, приложенные к заявлению об обеспечении иска.

9. Документ об оплате заявления об обеспечении иска госпошлиной.

10. Определение об обеспечении иска или об отказе в обеспечении иска.

11. Ходатайство лица, участвующего в деле, об отмене обеспечения иска.

12. Определение об отмене или об отказе в отмене обеспечения иска.

13. Определение об оставлении искового заявления (заявления) без рассмотрения.

14. Копия справки суда на возврат госпошлины.

15. Определение о прекращении производства по делу.

В хронологическом порядке подшиваются документы: определения, предшествующие судебному заседанию; переписка; определения, вынесенные в ходе судебного заседания; документы, приобщенные судом к делу; предупреждения лиц, участвующих в деле, об ответственности (если оно не оформлено на отдельном бланке); протокол судебного заседания; объявленная резолютивная часть решения; решение; копия исполнительного листа.

Документы, подтверждающие направление арбитражным судом копий судебных актов лицам, участвующим в деле, и их получение адресатом (уведомление о вручении, расписка, иные документы), подшиваются к тем судебным актам, к которым они относятся.

При наличии в деле запросов за документом-запросом помещается документ-ответ.

3.1.20. Секретарь судебного заседания (специалист судебного состава) обязан засвидетельствовать верность копий определений и решений, направляемых лицам, участвующим в деле, совершив удостоверительную надпись: проставить под текстом на лицевой стороне последней страницы копии прямоугольный мастичный штамп «Копия верна», дату, указать свою должность, фамилию и расписаться.

Копии судебных решений, определений о приостановлении исполнения судебных актов и об утверждении мирового соглашения подписываются судьей, председательствующим в судебном заседании, секретарем судебного заседания и заверяются гербовой печатью Высшего Арбитражного Суда.

Копии других судебных актов, направляемые лицам, участвующим в деле, заверяются печатью судебного состава (канцелярии, общего отдела).

3.1.21. Сторонам и другим лицам, участвующим в деле, не явившимся в судебное заседание, копия решения суда высылается не позднее чем через пять дней со дня принятия решения заказным письмом с уведомлением о вручении.

3.1.22. Протокол судебного заседания составляется в соответствии с требованиями статьи 155 АПК РФ. По изложенному в письменной форме ходатайству лица, участвующего в деле, и за его счет может быть изготовлена и выдана копия протокола.

3.1.23. Ознакомление сторон и других лиц, участвующих в деле, с материалами судебного дела производится по их письменному ходатайству секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) с разрешения председательствующего в судебном заседании, а в его отсутствие — председателя судебного состава, членом которого является председательствующий в судебном заседании. Лицу, заявившему такое ходатайство, назначается день и время ознакомления.

3.1.24. Об использовании в судебном заседании технических средств записи в протоколе судебного заседания делается отметка и материальные носители аудио- и видеозаписи приобщаются к протоколу судебного заседания.

3.1.25. При наличии письменного ходатайства лица, участвующего в деле, и разрешающей резолюции председательствующего в судебном заседании с материалов дела могут быть сняты копии техническими средствами лица, заявившего ходатайство.

3.1.26. Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой пастой черного или синего цвета, арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Документы подшиваются секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) в дело с твердой обложкой. Объем одного тома судебного дела, как правило, не должен превышать 150 листов. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. В конце внутренней описи каждого тома дела цифрами и прописью указывается количество листов, составляющих том. Опись заверяется подписью секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава), который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и подпись.

3.1.27. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату (в частности, дубликаты и копии документов, уже имеющихся в деле, черновики). Представленные сторонами, участвующими в деле, документы возвращаются им секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) на основании определения суда заказным письмом с уведомлением или вручаются под расписку.

3.1.28. После принятия судебного акта секретарь судебного заседания (специалист судебного состава) не позднее следующего дня вводит в БД АИС краткое содержание резолютивной части судебного акта, дату его принятия.

Лицо, оформляющее отправку документов, не позднее следующего дня вводит в БД АИС исходящий номер, дату отправки копий по назначению, свою фамилию.

3.1.29. Копии решения по делу об оспаривании нормативного правового акта направляются в срок, не превышающий десяти дней со дня его принятия, лицам, участвующим в деле, в арбитражные суды в Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Уполномоченному по правам человека в Российской Федерации, в Министерство юстиции Российской Федерации. Копии решения по распоряжению Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации могут быть направлены также в иные органы. Копии решений в электронном виде для формирования соответствующей базы сохраняются на сетевом диске. Копии на бумажном носителе подшиваются специалистом судебного состава в дело по номенклатуре, которое хранится в течение календарного года в канцелярии судебного состава, а затем передается в архив суда.

3.1.30. Копии решений об оспаривании нормативных актов, поступившие из арбитражных судов на бумажных носителях, регистрируются в канцелярии. Им присваивается соответствующий номер в системе «Делопроизводство» (раздел «Копии решений (постановлений) арбитражных судов об оспаривании нормативных актов»), они передаются в группу кодификации, а по истечении календарного года — в архив для постоянного хранения. Копии, поступившие в электронном виде, регистрируются в соответствующем журнале канцелярии и хранятся на сетевом диске.

3.1.31. Копии судебных актов, вынесенных в соответствии с ч. 3 ст. 94, ч. 4 ст. 97, ч. 8 ст. 99, ч. 5 ст. 127, ч. 2 ст. 128, ч. 3 ст. 129, ч. 5 ст. 182 АПК РФ, не позднее следующего дня после дня вынесения направляются соответствующим лицам заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или вручаются им под расписку.

В остальных случаях копии судебных актов направляются лицам, участвующим в деле, в пятидневный срок со дня принятия решения или вручаются им под расписку.

Согласно части 3 статьи 177 АПК РФ повторная выдача копий решения и других судебных актов лицам, участвующим в деле, по их письменному заявлению оплачивается государственной пошлиной.

3.1.32. Копии судебных актов передаются специалистом судебного состава в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанными адресами вместе с двумя экземплярами реестра для отправки заказной почтой. В реестре указываются наименование и номер исходящего документа и адресат. Первый экземпляр реестра остается в экспедиции, второй экземпляр с распиской специалиста экспедиции хранится в судебном составе в деле по номенклатуре.

3.1.33. Ответственность за соответствие документов и приложений к ним, указанных в реестре, а также за правильное оформление всех реквизитов почтовых отправлений несет специалист судебного состава, подписавший реестр и сдающий корреспонденцию в экспедицию.

3.1.34. По мере совершения процессуальных действий судом, а также действий, связанных с обращением к исполнению судебных актов, секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) заполняется внутренняя сторона обложки судебного дела.

При выдаче копий судебных актов, а также исполнительных листов, подлинников документов из дела должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо записать, какой организацией, когда она выдана, ее номер, а также паспортные данные представителя.

Такие же сведения должны указываться при ознакомлении с материалами дела.

3.1.35. В 14-дневный срок после вынесения последнего судебного акта дело сдается по сдаточной описи в архив специалисту под расписку. Копия сдаточной описи с отметкой о принятии дела архивом хранится в деле по номенклатуре дел судебного состава.

3.2. Делопроизводство, связанное с исполнением судебных актов

3.2.1. По указанию судьи переписка и документация, связанные с приведением в исполнение и исполнением судебных актов, принятых Высшим Арбитражным Судом по делам, рассмотренным в первой инстанции, ведется специалистом по делопроизводству того судебного состава, в котором рассмотрено судебное дело.

3.2.2. Приведение в исполнение судебных актов производится путем выдачи или направления исполнительных листов взыскателю секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) после вступления судебного акта в законную силу.

Исполнительные листы на взыскание денежных средств в доход бюджета направляются в налоговый орган или иной уполномоченный государственный орган по месту нахождения должника.

На взыскание государственной пошлины в доход федерального бюджета выписывается отдельный исполнительный лист.

Количество исполнительных листов определяется судьей, председательствовавшим в судебном заседании.

3.2.3. По делам, по которым судебные акты не нуждаются в принудительном исполнении (акты об оспаривании нормативных и ненормативных правовых актов), приведением этих актов в исполнение является направление секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) участвовавшим в деле лицам копий судебного акта.

По делам об оспаривании нормативных правовых актов копии решения направляются всем лицам, указанным в части 6 статьи 195 АПК РФ.

3.2.4 По ходатайству взыскателя может быть выдано несколько исполнительных листов в случаях:

а) если судебный акт принят в пользу нескольких истцов или против нескольких ответчиков (с указанием в какой части (доле) акт относится к каждому из взыскателей или в какой части (доле) каждый из должников должен его выполнить);

б) если исполнение должно быть произведено в различных местах (с указанием в каждом листе места его исполнения);

в) если судебный акт принят в пользу нескольких истцов (взыскателей) с солидарным правом требования или против нескольких ответчиков (должников) с указанием о солидарной их ответственности. В первом случае должно быть указано, что право требования является солидарным со всеми остальными взыскателями, а во втором — что ответственность должника является солидарной со всеми остальными должниками (статья 175, часть 6 статьи 319 АПК РФ).

3.2.5. По определению Высшего Арбитражного Суда о предварительных обеспечительных мерах, об обеспечении иска и обеспечении исполнения судебного акта секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) выписывается исполнительный лист (часть 1 статьи 96, статья 100 АПК РФ), который выдается или направляется заявителю (истцу, взыскателю).

По ходатайству заявителя (истца, взыскателя) в случае, предусмотренном подпунктами «а» и «б» пункта 3.2.4 Инструкции, и с соблюдением указанных в них правил может быть выдано для исполнения обеспечительных мер несколько исполнительных листов.

3.2.6. На отмену обеспечительных мер исполнительный лист не выписывается. Копия судебного акта об отмене обеспечительной меры направляется секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) лицам, указанным в части 4 статьи 97 АПК РФ.

3.2.7. Лицо, ответственное за учет и использование бланков исполнительных листов в Управлении делопроизводства, назначается начальником этого Управления. В судебном составе лицо, ответственное за работу с бланками исполнительных листов и исполнительными листами, назначается председателем судебного состава.

Бланки исполнительных листов и исполнительные листы до момента их отправки или выдачи хранятся в металлических шкафах у лиц, ответственных за их хранение, учет и выдачу.

3.2.8. Бланки исполнительных листов изготавливаются только типографским способом с использованием средств защиты, по утвержденному образцу с указанием порядковых учетных номеров.

3.2.9. Бланки исполнительных листов и исполнительные листы являются документами строгой отчетности и подлежат учету в журналах, ведущихся лицами, ответственными за их хранение, учет и выдачу (приложения 7, 8).

Ответственное лицо, получившее бланки исполнительных листов в Управлении делопроизводства, несет персональную ответственность за их хранение, надлежащее оформление и выдачу.

3.2.10. Контроль за соблюдением порядка учета, хранения и выдачи бланков исполнительных листов в Управлении делопроизводства осуществляет начальник Управления, а в судебном составе — председатель судебного состава.

3.2.11. Получаемые по мере необходимости в Управлении делопроизводства бланки исполнительных листов заполняются секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) машинописным способом без помарок и исправлений. Содержание исполнительного листа должно соответствовать требованиям статьи 320 АПК РФ. Одновременно с оригиналом изготавливается копия исполнительного листа, которая подшивается указанными лицами в судебное дело.

3.2.12. Каждый исполнительный лист подписывается судьей, председательствовавшим в судебном заседании, заверяется гербовой печатью Высшего Арбитражного Суда и немедленно передается или направляется секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) взыскателю.

3.2.13. Исполнительный лист выдается секретарем судебного заседания (специалистом по делопроизводству судебного состава) взыскателю или его представителю при предъявлении ими документов, удостоверяющих личность, а представителю взыскателя — при представлении доверенности, документов, удостоверяющих личность, под расписку на копии исполнительного листа, находящейся в судебном деле. По адресу взыскателя, в налоговый орган, иной уполномоченный государственный орган (часть 3 статьи 319 АПК) исполнительный лист высылается заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

3.2.14. О выдаче исполнительного листа секретарь судебного заседания (специалист судебного состава) делает отметку на оборотной стороне копии исполнительного листа, а также на внутренней стороне обложки судебного дела с указанием порядкового номера записи в журнале учета выдачи исполнительных листов судебного состава, подтверждающей получение исполнительного листа лично взыскателем или его представителем, либо направление по почте.

Копии исполнительного листа, письма о его направлении адресатам и почтовые уведомления о вручении подшиваются в материалы судебного дела и вносятся в его опись.

3.2.15. Журналы учета бланков исполнительных листов и выдачи исполнительных листов судебным составом прошиваются, листы нумеруются пастой синего или черного цвета, количество листов в каждом журнале заверяется на последней странице подписью начальника Управления делопроизводства и печатью.

3.2.16. В случае утери бланков исполнительных листов лица, ответственные за их хранение, немедленно сообщают об этом начальнику Управления делопроизводства, который проводит служебное расследование.

В журнале выдачи бланков исполнительных листов специалистами судебных составов делаются соответствующие отметки.

3.2.17. В случае порчи бланка исполнительного листа ответственный за делопроизводство в судебном составе не позднее следующего дня передает испорченные бланки под расписку специалисту Управления делопроизводства, ведущему учет бланков, который делает соответствующие отметки в журнале учета бланков.

3.2.18. Уничтожение испорченных бланков, а также списание утерянных бланков или исполнительных листов производится по акту комиссией, создаваемой по распоряжению начальника Управления делопроизводства. В соответствующих журналах учета Управления делопроизводства и судебных составов делаются необходимые отметки.

3.2.19. При увольнении, уходе в отпуск и в случаях длительного отсутствия лица, ответственного в Управлении делопроизводства за хранение и выдачу бланков исполнительных листов, бланки передаются другому работнику, назначаемому распоряжением начальника Управления делопроизводства, по акту приема-передачи с отметкой в журнале учета.

Бланки исполнительных листов, не использованные в судебном составе, сдаются специалисту Управления делопроизводства под расписку в журнале, а заполненные бланки передаются по акту приема-передачи специалисту судебного состава, назначаемому председателем состава.

3.2.20. Судебное дело, по которому иск удовлетворен, считается законченным и подлежит сдаче в архив после приведения судебного акта в исполнение.

3.2.21. Поступившие в Высший Арбитражный Суд постановления судебного пристава-исполнителя о возбуждении исполнительного производства по исполнительному листу по делу, рассмотренному Высшим Арбитражным Судом в первой инстанции, а также иные постановления и переписка по вопросам исполнения (статьи 9, 11, 17, 19, 24 Федерального закона «Об исполнительном производстве»), а также судебные акты, вынесенные в случаях, указанных в статьях 322, 324, 326, 328 АПК РФ, подшиваются в материалы судебного дела и вносятся в его опись специалистами судебного состава. Они же в отмеченных выше случаях направляют копии судебных актов названным в этих статьях лицам.

3.2.22. Заявление об оспаривании решения и действия (бездействия) судебного пристава-исполнителя по исполнению исполнительного документа Высшего Арбитражного Суда, поступившее в Высший Арбитражный Суд, направляется по принадлежности в арбитражный суд по месту нахождения судебного пристава-исполнителя, который производит исполнение.

3.3. Прием, учет и хранение вещественных доказательств

3.3.1. С целью сохранения вещественных доказательств в неизменном состоянии они хранятся, если суд признает это необходимыми, в канцелярии судебного состава, в котором находится на рассмотрении судебное дело.

3.3.2. Специалист судебного состава принимает на хранение вещественные доказательства на основании определения суда о приобщении их к материалам дела.

3.3.3. В журнале учета вещественных доказательств указывается номер по порядку принятого вещественного доказательства, номер судебного дела, по которому оно принято, дата принятия, кем оно представлено или откуда поступило, подробное наименование и описание вещественного доказательства (фотография с изображением строения, аудиокассета, видеокассета с записями и т.д.).

3.3.4. Вещественные доказательства по возможности упаковываются и опечатываются печатью судебного состава (канцелярии). На упаковке проставляется номер судебного дела, наименование вложения, номер по порядку записей в журнале учета вещественных доказательств.

3.3.5. Журнал учета вещественных доказательств должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью начальника Управления делопроизводства.

3.3.6. Передача вещественных доказательств судье для осмотра в судебном заседании и возвращение на хранение отмечаются в журнале.

После осмотра они вновь упаковываются и опечатываются.

3.3.7. Вещественные доказательства хранятся в судебном составе до вступления в законную силу решения или определения суда, которым закончено производство по делу. После этого специалист судебного состава в журнале учета делает отметку о решении судьбы вещественных доказательств с указанием даты и существа решения.

3.3.8. Вещественные доказательства, которые подлежат возврату лицу, представившему их, выдаются ему секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) под расписку, в которой указываются паспортные данные, адрес. При получении вещественного доказательства представителем указывают также данные доверенности.

3.3.9. За сохранность вещественных доказательств, находящихся непосредственно в деле, ответственность несет судья, председательствующий в судебном заседании.

За сохранность вещественных доказательств, которые хранятся отдельно от дела в канцелярии судебного состава, несет ответственность специалист судебного состава, на которого возложена обязанность по учету и хранению вещественных доказательств.

3.3.10. Вещественные доказательства должны храниться в запирающихся и опечатываемых шкафах.

3.3.11. При проверке состояния делопроизводства в судебном составе Управлением делопроизводства проверяется правильность учета, хранения и выдачи вещественных доказательств, что отражается в справке по проверке.

3.4. Прохождение заявлений или представлений о пересмотре судебных актов арбитражных судов в порядке надзора

3.4.1. При поступлении в канцелярию заявления или представления о пересмотре судебного акта в порядке надзора специалисты канцелярии проверяют в электронной базе данных автоматизированной системы «Судопроизводство» наличие информации по делу, указанному в заявлении или представлении <1>.

<1> Далее — заявление.

При первичном поступлении заявления специалист канцелярии помещает его вместе с прилагаемыми документами в обложку «Надзорное производство» <1> (приложение 9), составляет опись документов (приложение 10) и передает «Надзорное производство» в судебный состав согласно специализации.

<1> Далее — «Надзорное производство».

При повторном поступлении заявления оно передается в судебный состав, рассмотревший первичное заявление.

3.4.2. В исключительных случаях, когда заявление поступило по почте или передано через Приемную после 15 часов и его регистрация и направление в судебный состав в этот же день практически невозможны, заявление регистрируется в канцелярии и передается в судебный состав на следующий день. При личном приеме в Приемной Высшего Арбитражного Суда лицу, оставляющему заявление, даются необходимые разъяснения.

Если же при указанных обстоятельствах регистрация следующим днем заявления о пересмотре судебного акта в порядке надзора повлечет истечение установленного для его подачи срока, заявление должно быть зарегистрировано в день его подачи невзирая на час его поступления.

3.4.3. Заявления регистрируются с использованием автоматизированной системы «Судопроизводство». Им автоматически присваиваются регистрационные номера по электронной системе учета поступающих заявлений.

Регистрационным номером является очередной порядковый номер поступившего заявления, с указанием через дробь текущего года его поступления, например: ВАС-238/2003.

В электронной карточке указываются: дата поступления заявления и его регистрации; исходящий номер и дата документа; наименования истца, ответчика и третьих лиц; наименование арбитражного суда, рассмотревшего дело в первой инстанции; номер судебного дела, присвоенный в первой инстанции; наименование федерального арбитражного суда округа, если дело рассматривалось в суде кассационной инстанции, и номер, присвоенный делу; судебный состав, в который направляется «Надзорное производство» с заявлением, и другие данные, предусмотренные карточкой.

3.4.4. Заявления о пересмотре судебных актов, поступившие от иных лиц, не участвовавших в деле, о правах и обязанностях которых суд принял судебный акт, регистрируются по номеру, ранее присвоенному «Надзорному производству» по этому делу, и приобщаются к нему. Если это производство находится в судебном составе, такие заявления передаются непосредственно в судебный состав.

3.4.5. При поступлении повторного заявления от того же лица, по тем же основаниям в группе учета надзорных производств и контроля Управления делопроизводства <1>, запрашивается имеющееся «Надзорное производство», сформированное по первичному заявлению. Внутренняя опись «Надзорного производства» дополняется перечнем поступивших документов. Необходимая информация по новому заявлению вносится в БД АИС.

<1> Далее — группа надзорных производств.

Повторное заявление и поступившие дополнительно документы регистрируются по номеру, присвоенному первичному обращению.

3.4.6. По данным о поступивших заявлениях (первичных, повторных), дополнительных документах, судебных делах и т.д. автоматически формируются реестры для их передачи в судебные составы. Документы и дела передаются специалистам судебных составов под расписку в реестрах.

3.4.7. Поступившие заявления и сформированные по ним «Надзорные производства» специалисты судебного состава в тот же день передают председателю судебного состава.

По резолюции председателя судебного состава указанные документы передаются незамедлительно под расписку назначенному судье.

В АИС «Судопроизводство» специалист судебного состава в тот же день вносит дату передачи материалов судье и его фамилию.

3.4.8. Поступивший от лица, участвующего в деле, отзыв на заявление регистрируется канцелярией как дополнительно поступивший материал по номеру, присвоенному ранее этому заявлению.

3.4.9. При поступлении дополнительных документов специалисты канцелярии вносят в раздел «Дополнительные материалы» БД АИС «Судопроизводство» предусмотренные карточкой сведения.

3.4.10. Дополнительные документы передаются под расписку в реестре специалисту по делопроизводству судебного состава, в котором находится заявление. Специалист судебного состава вносит их в опись «Надзорного производства» и в тот же день передает под расписку судье, у которого находится на рассмотрении заявление.

3.4.11. Все процессуальные действия при рассмотрении заявлений, судебные акты и даты их принятия фиксируются в компьютере специалистом судебного состава не позднее следующего дня после их совершения.

3.4.12. При истребовании судебного дела из арбитражного суда заявление и «Надзорное производство» остаются в судебном составе. В компьютер вводится дата определения об истребовании дела. Контроль за своевременным поступлением дела осуществляет специалист судебного состава или по поручению судьи — его помощник.

В случае длительного (более 20 дней) непоступления дела специалист судебного состава (помощник судьи) информирует об этом судью, у которого на рассмотрении находится заявление для принятия необходимых мер.

3.4.13. Поступившее по запросу судебное дело регистрируется в канцелярии и в срок не более двух дней передается под расписку в реестре специалисту судебного состава, который обязан при этом проверить фактическое наличие документов, указанных в описи судебного дела.

В случае обнаружения расхождений или отсутствия документов, указанных в деле, специалист судебного состава составляет акт с соблюдением требований, предусмотренных пунктом 2.5 настоящей Инструкции, и докладывает об этом судье.

Судебное дело передается судье под расписку в журнале «Прохождение заявлений или представлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора и истребованных по ним судебных дел» (приложение 11). В электронную карточку вводится дата передачи дела.

3.4.14. Копии определений суда о принятии заявления к производству, об истребовании дела из арбитражного суда либо о возвращении заявления направляются в пятидневный срок специалистом судебного состава заявителю. При истребовании дела копия определения в этот же срок направляется в арбитражный суд.

В случае вынесения определения о передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда <1> для пересмотра судебного акта в порядке надзора специалист судебного состава в пятидневный срок направляет лицам, участвующим в деле, копию определения вместе с копией заявления и приложенными к нему документами.

<1> Далее — Президиум.

3.4.15. Копии определений о приостановлении исполнения судебного акта, об отмене приостановления, об отказе в передаче дела либо о его направлении для пересмотра в Президиум, о направлении дела в арбитражный суд кассационной инстанции отправляются специалистом судебного состава лицам, участвующим в деле, не позднее следующего дня после дня вынесения определений.

3.4.16. При направлении дела для рассмотрения в арбитражный суд кассационной инстанции к материалам судебного дела специалистом судебного состава подшиваются: подлинник определения суда, вынесенного в соответствии с частями 6 и 7 статьи 299 АПК РФ, а также заявление и приобщенные к нему материалы, перечнем которых дополняется опись документов судебного дела.

Копии указанного определения суда и заявления, а также другие не приобщенные к судебному делу документы, подшиваются в «Надзорное производство».

3.4.17. Копия определения суда о приостановлении исполнения судебного акта подписывается судьей, председательствующим в судебном заседании, свидетельствуется специалистом судебного состава и заверяется гербовой печатью.

3.4.18. В случае отказа в передаче дела в Президиум в судебное дело специалист судебного состава подшивает копию определения об отказе в передаче дела для пересмотра судебного акта в порядке надзора. Представленные лицом, обратившимся с заявлением, копии заявления, судебных актов и других документов, не приобщенных к судебному делу или к «Надзорному производству», специалист судебного состава передает по реестру в Хозяйственное управление для уничтожения, о чем в графе «Примечание» описи документов «Надзорного производства» делается отметка с указанием даты передачи.

3.4.19. Если судебное дело не истребовалось, подлинники определений и другие документы специалист судебного состава подшивает в «Надзорное производство» в хронологическом порядке поступления документов и совершения процессуальных действий.

3.4.20. Специалист судебного состава по ходу совершения судом процессуальных действий заполняет графы внутренней стороны обложки «Надзорное производство», отражающие движение заявления.

3.4.21. «Надзорное производство» с внутренней описью документов, дополненной и заверенной специалистом судебного состава, в 10-дневный срок со дня окончания производства по заявлению передается в группу учета надзорных производств под расписку в сдаточной описи специалиста этой группы (приложение 10-А).

3.4.22. При передаче судебного дела в Президиум для пересмотра судебного акта в порядке надзора специалист судебного состава подшивает в дело подлинник определения о передаче дела, заявление и приложенные к нему документы.

В «Надзорное производство» специалист судебного состава подшивает копию заявления, определения суда, не приобщенные к судебному делу, копии определений суда, подлинники которых были приобщены к делу, и другие документы по указанию судьи, председательствовавшего в последнем судебном заседании.

3.4.23. Судебное дело и приложенные к нему документы специалистом судебного состава передаются в Секретариат Президиума не позднее следующего дня после вынесения определения о передаче дела в Президиум под расписку его работника в журнале учета заявлений и дел.

3.4.24. Специалист судебного состава вводит в БД АИС «Судопроизводство» дату вынесения определения об отказе в передаче дела в Президиум, или определения о передаче дела в Президиум, фамилии председательствующего и других членов судебного состава, рассмотревших заявление, а также даты направления копий определений лицам, участвующим в деле, возвращения дела в арбитражный суд либо передачи дела в Президиум.

Дату возвращения дела в арбитражный суд специалист судебного состава заносит в журнал учета поступивших заявлений и судебных дел.

3.5. Движение судебного дела в Секретариате Президиума Высшего Арбитражного Суда

3.5.1. При получении судебного дела из судебного состава специалист Секретариата Президиума расписывается в его получении в журнале учета прохождения заявлений и дел судебного состава и регистрирует в журнале учета дел, поступивших на рассмотрение Президиума.

3.5.2. Проект повестки заседания Президиума формируется Секретариатом Президиума, как правило, за 15 дней до дня заседания в порядке очередности поступления дел и согласовывается с судьей-докладчиком по делу. Дата заседания Президиума определяется по указанию Председателя Высшего Арбитражного Суда.

3.5.3. Не позднее чем за семь дней до заседания Президиума судебное дело вместе с другими документами передается под расписку в журнале учета дел Секретариата Президиума судье-докладчику по делу.

3.5.4. Специалисты Секретариата Президиума тиражируют в необходимом количестве экземпляров определение суда о передаче дела в Президиум, оспариваемые судебные акты, проект постановления Президиума и другие материалы по указанию судьи-докладчика.

3.5.5. О времени и месте рассмотрения дела Президиумом Секретариат Президиума направляет извещения лицам, участвующим в деле, заказными письмами с уведомлением о вручении или телеграммы с учетом сроков их доставки почтой и реальной возможности явки на заседание (приложение 12).

3.5.6. Информация о рассылке документов с указанием адресатов и дат отправки специалист Секретариата Президиума вводит в компьютер, реестры отправки документов подшиваются в дело по номенклатуре дел Секретариата Президиума.

3.5.7. Копии определения суда о передаче дела в Президиум, а также принятых по делу судебных актов, повестка дня заседания Президиума и другие необходимые материалы передаются под расписку каждому члену Президиума и судье-докладчику не позднее чем за пять дней до заседания.

Копия повестки дня заседания передается в редакторскую группу.

Повестки дней заседаний Президиума хранятся в деле по номенклатуре Секретариата Президиума.

3.5.8. Дополнительно поступающие документы по находящемуся в Секретариате Президиума судебному делу регистрируются канцелярией и передаются в день поступления в Секретариат Председателя Высшего Арбитражного Суда под расписку специалиста Секретариата Председателя в реестре.

Затем с резолюцией Председателя Высшего Арбитражного Суда они поступают в Секретариат Президиума для выполнения указаний, содержащихся в резолюции, регистрируются в соответствующем журнале и приобщаются к материалам дела.

3.5.9. Специалист Секретариата Президиума ведет протокол заседания Президиума, в котором фиксирует по каждому конкретному делу дату проведения заседания; состав Президиума, рассматривающего дело, с указанием фамилий членов Президиума и судей-докладчиков; фамилии лиц, участвующих в деле, присутствующих в заседании и давших устные объяснения, с указанием их полномочий и результаты рассмотрения заявления.

3.5.10. Принятое Президиумом постановление визируется судьями-докладчиками, председателем соответствующего судебного состава, заместителем Председателя Высшего Арбитражного Суда, курирующим этот судебный состав, и передается для редактирования в редакторскую группу.

3.5.11. Не позднее пяти дней со дня принятия постановления Президиума оно представляется судьей-докладчиком на подпись председательствовавшему на заседании Президиума.

Контроль за сроками прохождения дел, подготовки постановлений Президиума, направления их лицам, участвующим в деле, осуществляют председатели судебных составов, Секретариат Президиума, Организационно-контрольное управление.

3.5.12. Не позднее следующего дня после подписания постановления Президиума специалист Секретариата Президиума, как правило, протоколировавший заседание, вводит в электронную базу данных дату заседания Президиума, фамилию судьи-докладчика, результат рассмотрения дела и производит необходимые записи в журналах регистрации.

3.5.13. Постановление Президиума тиражируется для рассылки Секретариатом Президиума. Копии постановлений Президиума удостоверяются заведующим Секретариатом Президиума и заверяются гербовой печатью.

Не позднее следующего дня после подписания постановления Президиума копии постановления передаются специалистами Секретариата Президиума в Секретариат Председателя Высшего Арбитражного Суда и в судебный состав, в котором находится «Надзорное производство», для приобщения к нему.

3.5.14. Секретариат Президиума направляет копии постановления лицам, участвующим в деле, и другим заинтересованным лицам заказными письмами с уведомлением о вручении в пятидневный срок со дня принятия постановления, а также в «Вестник Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации» для опубликования.

Специалист Секретариата Президиума проверяет правильность оформления копий, запечатывает их в конверты, надписывает адреса получателей, заполняет бланки уведомлений о вручении, составляет реестр в двух экземплярах и передает конверты в экспедицию.

Реестры на отправку подшиваются в дело по номенклатуре дел Секретариата Президиума.

Копия постановления Президиума с визами исполнителей и редактора хранится в деле по номенклатуре дел Секретариата Президиума.

3.5.15. В судебное дело специалист Секретариата Президиума подшивает подлинник постановления Президиума, а также другие документы согласно резолюции судьи-докладчика, дополняет внутреннюю опись документов судебного дела и заверяет ее своей подписью.

Документы, не подлежащие приобщению к делу, передаются в судебный состав, специалист которого подшивает их к «Надзорному производству».

3.5.16. Секретариат Президиума направляет судебное дело в соответствующий арбитражный суд согласно принятому Президиумом постановлению.

Судебное дело передается в экспедицию законвертованным, с надписанным адресом под расписку специалиста экспедиции в реестре и отправляется экспедицией заказной бандеролью.

3.6. Документальное оформление работы Пленума Высшего Арбитражного Суда

3.6.1. Делопроизводство, связанное с документальным оформлением организации и проведения заседаний Пленума, производится специалистами Секретариата Пленума и Президиума Высшего Арбитражного Суда.

3.6.2. Докладная записка, к которой прилагаются документы о согласовании проекта постановления Пленума, проект постановления, а также проект закона или иного нормативного правового акта, вносимого в порядке законодательной инициативы, из Секретариата Председателя Высшего Арбитражного Суда передаются секретарю Пленума под расписку в соответствующем журнале учета.

3.6.3. Повестки заседаний Пленума и копии необходимых документов передаются членам Президиума специалистами Секретариата Пленума и Президиума в сроки, обеспечивающие возможность участия в заседании.

Иным лицам, участие которых в заседании Пленума признано необходимым председательствующим, указанные документы направляются заказной почтой в приемлемые сроки.

3.6.4. Регистрация членов Пленума, присутствующих на заседании Пленума, производится специалистами Секретариата Пленума и Президиума. Регистрационный лист приобщается к материалам Пленума.

3.6.5. На заседании Пленума ведется протокол заседания, который подписывается секретарем Пленума не позднее 7 дней после окончания заседания. Протокол хранится в деле по номенклатуре.

3.6.6. По указанию председательствующего на заседании Пленума ведется стенографирование заседания специалистами Управления делопроизводства. Стенограммы подписываются секретарем Пленума и формируются в наряд по номенклатуре.

3.6.7. Постановления Пленума тиражируются в необходимом количестве экземпляров специалистами Секретариата Пленума и Президиума, которые готовят постановления для рассылки в установленном порядке.

4. Регистрация, распределение, прохождение иной корреспонденции и нормативных правовых актов

4.1. Поступающая в Высший Арбитражный Суд корреспонденция, помимо указанной в разделе 3 настоящей Инструкции, принимается в канцелярии в порядке, установленном разделом 2 Инструкции.

4.2. Передача корреспонденции руководству, в судебные составы или структурные подразделения производится канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между руководством Высшего Арбитражного Суда, специализацией судебных составов и функциями подразделений.

4.3. Обращения, запросы депутатов Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации, представителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, администрации субъектов Российской Федерации, средств массовой информации, не связанные с рассмотрением судебных дел, направляются в Секретариат Председателя Высшего Арбитражного Суда или, в зависимости от корреспондента, значимости и содержания документа, непосредственно соответствующему заместителю Председателя, председателю судебного состава, руководителю структурного подразделения.

4.4. На поступившем документе в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа проставляется входящий штамп. В состав его реквизитов входят: индекс соответствующего секретариата (приемной) руководства, судебного состава или подразделения, куда направляется документ, очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления документа и подпись специалиста, зарегистрировавшего документ и принявшего решение о его направлении.

Например: С-434

          04.03.2003,

где С — индекс Секретариата (приемной) Председателя Высшего Арбитражного Суда;

434 — порядковый номер документа по поступлении;

04.03.2003 — дата поступления документа.

4.5 При направлении документов в подразделения при регистрации указываются следующие индексы:

СР — Секретариаты (приемные) заместителей Председателя Высшего Арбитражного Суда;

СП — Секретариат Пленума и Президиума;

УЗ — Управление законодательства;

УП — Управление анализа и обобщения судебной практики;

ОКУ — Организационно-контрольное управление;

УК — Управление кадров и государственной службы;

ФЭУ — Финансово-экономическое управление;

ПР — Приемная;

ПС — Первый отдел;

УД — Управление делопроизводства;

МО — Международно-правовой отдел;

ОИ — Отдел информатизации;

ХОЗУ — Хозяйственное управление;

УКС — Управление капитального строительства.

При направлении документов в судебные составы регистрация производится по индексам С-1, С-2 и т.д. соответственно номеру судебного состава.

4.6. На документы, передаваемые в Секретариат руководства, заводятся регистрационно-контрольные карточки <1> (приложение 3), которые содержат следующие реквизиты: наименование корреспондента и вида документа (закон, указ, постановление, распоряжение, иной нормативный акт, письмо, запрос, информация, указание, разъяснение и т.п.); входящий регистрационный номер, даты поступления и регистрации документа; исходящий номер и дату документа; резолюцию руководителя, рассмотревшего документ; фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей); дату поручения и срок исполнения.

<1> Далее — карточка.

4.7. Специалист (секретарь) руководителя, принимающий документ, расписывается в первом экземпляре карточки, который остается в справочной картотеке канцелярии Управления делопроизводства, и передает документ своему руководителю. Второй экземпляр карточки остается у специалиста секретариата руководителя для отметок о дальнейшем движении документа.

4.8. После принятия руководителем решения по документу специалист секретариата руководителя возвращает документ с резолюцией специалисту канцелярии. Срок исполнения устанавливается руководителем, рассмотревшим документ и принявшим решение по его исполнению.

4.9. Специалист канцелярии вносит в БД АИС фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), содержание резолюции, сведения о постановке на контроль, срок исполнения и передает документ под расписку в карточке специалисту судебного состава или подразделения, в котором работает назначенный исполнитель.

4.10. Дальнейшее движение документа фиксируется в компьютере специалистом соответствующего судебного состава, структурного подразделения.

Контрольные сроки исполнения документа вносятся специалистом канцелярии в раздел электронной картотеки «Контроль исполнения».

4.11. Специалист судебного состава, подразделения передает поступивший документ своему руководителю (его заместителю), указанному в резолюции руководства.

Распоряжение руководителя о порядке исполнения документа, назначении непосредственного исполнителя и сроке исполнения специалист вносит в имеющийся в судебном составе, подразделении журнал учета исполнения документов.

4.12. Документ передается непосредственному исполнителю под его расписку в этом журнале. Информация о передаче вносится в БД АИС специалистом судебного состава, подразделения.

4.13. Передача документа из одного подразделения в другое производится только через канцелярию Управления делопроизводства. В этом случае на обоих экземплярах карточки специалист канцелярии указывает фамилию руководителя, которому передается документ, а также мотивы и дату передачи. Информация вводится в компьютер.

4.14. Федеральные законы и нормативные правовые акты (их проекты), поступающие в Высший Арбитражный Суд, после их регистрации в группе правительственной корреспонденции незамедлительно передаются для доклада Председателю Высшего Арбитражного Суда в его Секретариат.

4.15. В случае поручения нескольким подразделениям работы с отдельными нормативными правовыми актами и документами специалист канцелярии тиражирует и передает их по назначению под расписку специалистов указанных подразделений в регистрационных карточках.

Передачу документов специалист канцелярии фиксирует в компьютере.

4.16. Первые экземпляры федеральных законов и нормативных правовых актов передаются в группу кодификации Управления законодательства для учета, кодификации, хранения и, при необходимости, информационного обеспечения судебных составов, подразделений центрального аппарата и системы арбитражных судов.

4.17. Реквизиты номера исходящего документа включают в себя индексы отправителя, получателя и исполнителя документа, регистрационный номер (номер присваивается автоматически по БД «Делопроизводство»).

Например: С1-7/УЗ-84,

где С1 — индекс Секретариата Председателя Высшего Арбитражного Суда;

7 — документ направляется в арбитражные суды (получатели);

УЗ — Управление законодательства (исполнитель);

84 — регистрационный номер по порядку.

При отправлении исходящих документов используются следующие индексы получателей документов:

3 — аппарат Президента и Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности ВАС РФ;

4 — аппарат Федерального Собрания Российской Федерации и депутаты;

5 — федеральные органы исполнительной власти;

6 — территориальные органы исполнительной власти, учреждения и организации стран — участниц СНГ;

7 — арбитражные суды Российской Федерации;

8 — предприятия и организации, научно-исследовательские учреждения;

9 — средства массовой информации;

10 — переписка по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения аппарата и сотрудников ВАС РФ.

4.18. Документы, поступающие из организаций, указанных в пункте 4.3 Инструкции, по вопросам, связанным с рассмотрением конкретных судебных дел, регистрируются, передаются руководству Суда, а затем на исполнение в порядке, изложенном в пунктах 4.3 - 4.11.

При наличии надзорного производства прилагается справка, подготовленная специалистом канцелярии, отражающая стадии рассмотрения дела, принятые по нему судебные акты и другую необходимую информацию, а в случаях необходимости и «Надзорное производство».

4.19. Подписанные исходящие документы регистрируются специалистами судебных составов и подразделений в БД АИС «Делопроизводство» и передаются для отправки в экспедицию в заклеенных конвертах с надписанными адресами.

При отправке заказной почтой или с нарочным специалист судебного состава или подразделения заполняет реестр в двух экземплярах или заявку на доставку курьером.

Если документ подлежит рассылке нескольким адресатам, то в экспедицию представляется необходимое количество экземпляров документа и список рассылки с указанием адресов.

4.20. Заказную корреспонденцию специалист экспедиции принимает на отправку под расписку на втором экземпляре реестра, который остается у специалиста судебного состава или подразделения.

Прием экспедицией документов на отправку прекращается за один час до окончания рабочего дня.

Копии отправляемого документа с визами исполнителей хранятся в канцелярии Управления делопроизводства, в соответствующем судебном составе или подразделении-исполнителе в делах по номенклатуре.

Документы, подписанные руководством Высшего Арбитражного Суда и адресованные в высшие органы государственной власти, отправляются заказной почтой, а в соответствующих случаях — с нарочным по заявке подразделения-исполнителя или судебного состава.

4.1. Прием и передача служебной информации по каналу факсимильной связи и электронной почтой

4.1.1. Прием и передачу информации по каналам факсимильной связи и электронной почты осуществляют специалисты секретариатов (приемных) руководства Высшего Арбитражного Суда, канцелярии и подразделений, имеющих факсимильные аппараты и электронные почтовые ящики.

4.1.2. Передачу, прием и учет факсограмм осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильного аппарата.

Передача и прием электронных сообщений производится специалистами канцелярии и структурных подразделений, ответственными за работу с почтовым ящиком, предназначенным для работы с электронными сообщениями.

4.1.3. Принятые по электронной почте и факсимильной связи сообщения распечатываются на бумажные носители. Эти материалы, относящиеся к производству по судебным делам, не могут рассматриваться в качестве процессуальных документов и не имеют юридической силы, а носят информационный характер.

На оборотной стороне последнего листа такого документа специалист, принявший его, проставляет порядковый учетный номер по журналам регистрации факсограмм или электронных сообщений, индекс своего подразделения, дату приема и ставит свою подпись. Например: № 35-УД, 13.07.2003, подпись (приложение 13).

В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения на бумажном носителе.

4.1.4. Документы, поступившие по факсимильной связи и электронной почте из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и депутатов, жалобы на действия судей, на нарушения законности в арбитражных судах, информации о чрезвычайных событиях, а также факсограммы и электронные сообщения, адресованные Председателю Высшего Арбитражного Суда, регистрируются по общим правилам соответственно в журналах учета принятых факсограмм или электронных сообщений и передаются в Секретариат Председателя Высшего Арбитражного Суда для решения вопроса о дальнейшей работе с этими документами.

4.1.5. Факсограммы и электронные сообщения, не адресованные руководству Высшего Арбитражного Суда и поступившие в связи с находящимися на рассмотрении в судебных составах заявлениями о пересмотре судебных актов в порядке надзора, материалами, рассматриваемыми в подразделениях, передаются из канцелярии Управления делопроизводства непосредственно руководителям судебных составов (судьям), руководителям подразделений для рассмотрения по существу.

Принятое по ним решение в виде резолюции или отдельного документа вносится в компьютер.

4.1.6. По каналу факсимильной связи и электронной почтой запрещается передавать процессуальные документы, секретные документы, документы ограниченного распространения и тексты документов «Не для печати».

Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи и электронной почтой, возлагается на руководителя судебного состава, подразделения и исполнителя, подготовившего материал к передаче.

4.1.7. Объем передаваемой факсимильной связью информации, как правило, не должен превышать пяти страниц текста, напечатанного через полтора интервала. Текст печатается шрифтом черного цвета.

Неправильно оформленный материал возвращается исполнителю.

4.1.8. Информация, предназначенная для передачи, сдается в канцелярию по заявке, подписанной руководителем судебного состава, подразделения. На подлиннике материала специалист канцелярии проставляет порядковый номер, дату и время направления информации, после чего материал возвращается исполнителю под расписку в журнале. Заявки остаются в деле канцелярии и хранятся в течение одного года (приложение 14).

4.1.9. Факсограммы и электронные сообщения на иностранных языках передаются без перевода в Международно-правовой отдел специалисту по делопроизводству или любому другому работнику этого отдела под расписку для перевода и доклада руководству.

5. Основные требования к составлению и оформлению документов. Реквизиты документов

5.1. Положения данного раздела основаны на требованиях «Унифицированной системы организационно-распорядительной документации», соблюдение которых обязательно при работе с документами в Высшем Арбитражном Суде.

Унифицированной системой определен следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

5.2. Кроме того, при подготовке документов, исходящих от судебных составов и подразделений, судьи, работники судебных составов и подразделений руководствуются следующими основными требованиями:

• документ изготавливается на бланках установленной формы;
• при переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются;
• для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки-трафареты;
• документы объемом более одной страницы должны иметь краткий заголовок, раскрывающий их содержание;
• в реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ;
• документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ исполнен не на бланке руководителя), личная подпись и ее печатная расшифровка с инициалами;
• на оборотной стороне последнего листа подлинника и копий исходящего документа в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов и ответов на жалобы);
• документ должен быть возможно кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие его содержания.

5.3. Проект документа-ответа представляется исполнителем руководителю судебного состава, подразделения для подписи либо визирования и доклада руководству. Визы исполнителей проставляются на лицевой стороне последнего листа первой копии документа с четкой расшифровкой подписи визирующим лицом.

При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

5.4. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи. Копия документа вместе с приложениями, завизированная исполнителями, заверенная специалистом по делопроизводству штампом: «Копия верна», его подписью и ее расшифровкой остается в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения. Если на рассылку исходящего документа составлялся реестр, первый экземпляр реестра остается в делах экспедиции, второй — в подразделении-исполнителе, судебном составе.

5.5. Документ, отправляемый за подписью руководителя структурного подразделения, регистрируется специалистом по делопроизводству в этом подразделении.

Такому документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре.

5.6. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: «Исполнено. Снять с контроля. В дело». Ставит свою подпись и дату.

5.7. Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и компьютер и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре. Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.

5.8. Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, то документ подписывается исполняющим обязанности этого должностного лица или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления «и.о.», «зам.» вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

5.9. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.

5.10. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться двумя парами арабских цифр (день и месяц), а год — четырьмя арабскими цифрами, например: 04.03.2003. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты: 04 марта 2003 года.

5.11. При согласовании документа с другими организациями (внешнее согласование) оно оформляется проставлением в левом нижнем углу последнего листа грифа, включающего слово СОГЛАСОВАНО, должность лица, наименование организации, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Грифы согласования могут располагаться и на отдельном «Листе согласования».

5.12. При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:

Министерство юстиции Российской Федерации Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном, например:

Министерство юстиции Российской Федерации

Управление организационно- правового обеспечения юридической помощи

Начальнику отдела Е. А. Солоповой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору объединения «Агропром» Е. А. Шабуниной

При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщено, например:

Председателям арбитражных судов субъектов Российской Федерации

При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно, например:

Федеральные арбитражные суды округов

5.13. Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

5.14. Исходящий документ не должен содержать более 4 адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется реестр на рассылку, а на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

5.15. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо указать их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Приложения: 1. Проект постановления ... на 2 л. в 3 экз.

            2. <a id="p100475"></a>Справка о проверке ... на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

5.16. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:

Приложение № 2 к приказу Председателя Высшего Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от «__» ________ 200_ г. N __.

6. Подготовка распорядительных и инициативных документов

6.1. По оперативным, организационным, кадровым, финансовым и другим вопросам работы Высшего Арбитражного Суда издаются приказы, распоряжения, правила, инструкции и положения и др. документы <1>, проекты которых готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководства Суда или по своей инициативе. Обеспечение качественной подготовки проектов документов, их согласование с другими заинтересованными подразделениями возлагается на руководителей подразделений, которые их готовят.

<1> Далее — распорядительные документы.

6.2. Приказы подписываются Председателем Высшего Арбитражного Суда или заместителем Председателя, исполняющим его обязанности.

Распоряжения, правила, инструкции и положения, носящие общий характер или организационно-распорядительную направленность, подписываются или утверждаются Председателем Высшего Арбитражного Суда или его заместителями в пределах их полномочий.

6.3. Распорядительный документ должен иметь краткий заголовок, раскрывающий его содержание. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится.

6.4. В констатирующей части распорядительного документа кратко излагаются факты и события, цели и задачи, послужившие основанием для его издания. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты и подпункты приказа нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются судебные составы, подразделения или конкретные должностные лица. В последнем пункте этой части документа могут содержаться указания о подразделении или должностном лице, на которых возлагается контроль за исполнением.

6.5. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет отдельные их положения или отменяет полностью, то в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указаны его дата, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта, распорядительный документ должен содержать слова «Признать утратившим силу...».

6.6. Представляемые на подпись Председателю Высшего Арбитражного Суда или его заместителям распорядительные документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, готовившим проект.

6.7. Проекты этих документов должны быть согласованы с заместителем Председателя, курирующим вопросы, изложенные в распорядительном документе, с руководителями структурных подразделений, которых они касаются, и завизированы ими.

Проекты таких документов редактируются в редакторской группе.

6.8. Согласование включает в себя личную подпись (визу) лица, с которым документ согласовывается, ее расшифровку, дату визирования, которые проставляются внизу листа на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра (подлинника документа).

Замечания по проекту документа излагаются на отдельном листе.

6.9. Вместе с распорядительным документом исполнитель в необходимых случаях готовит лист рассылки, в котором перечисляет лиц, до сведения которых необходимо его довести.

6.10 Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты:

наименование органа, издающего акт;

наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов);

дата подписания акта и его номер;

наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

6.11. Распорядительные документы, подписанные Председателем Высшего Арбитражного Суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии (группе правительственной корреспонденции и регистрации документов руководства).

Документы представляются в двух экземплярах, на которых проставляются дата и порядковый номер. Подлинник документа остается в канцелярии и подшивается вместе с листом рассылки в дело по номенклатуре «Приказы и распоряжения руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации». Второй экземпляр возвращается структурному подразделению, подготовившему проект.

6.12. Копии распорядительных документов по основной деятельности, адресованные арбитражным судам, по листу рассылки передаются во все судебные составы и подразделения под расписку.

6.13. Контрольно-инспекторский отдел Организационно-контрольного управления, используя электронную базу данных, осуществляет контроль за прохождением и исполнением документа в соответствии с установленными в приказах Председателя Высшего Арбитражного Суда требованиями об укреплении исполнительской дисциплины и совершенствовании контроля исполнения.

6.14. Руководитель структурного подразделения, отвечающий за окончательное исполнение поручения, содержащегося в приказе или распоряжении, организует ознакомление с документом и поручением, содержащимся в нем, соисполнителей либо обеспечивает передачу им копий документа и резолюции руководства через канцелярию.

6.15. Инициативные документы — служебные записки организационного характера, исходящие из судебных составов и структурных подразделений центрального аппарата, представляются исполнителем для регистрации в канцелярию. Специалист канцелярии вносит в БД АИС «Делопроизводство» дату поступления документа, фамилию лица, подписавшего его, адресат документа и печатает регистрационно-контрольные карточки в трех экземплярах.

6.16. Первый экземпляр карточки остается для учета поручений руководства в канцелярии.

Второй экземпляр карточки передается канцелярией для текущего контроля в Секретариат Председателя Высшего Арбитражного Суда или его заместителя, принявшего решение о порядке исполнения документа.

Третий экземпляр карточки вместе с документом и подлинником резолюции передается в секретариат (приемную) или подразделение руководителя, указанного в резолюции первым в числе исполнителей, для записи решения руководителя о порядке дальнейшей работы по поручению и оперативного контроля за его исполнением.

6.17. Специалист структурного подразделения, руководителю которого передан документ, или секретарь заместителя Председателя Высшего Арбитражного Суда, указанного в числе исполнителей первым, отмечают все этапы исполнения поручения в БД АИС и журнале регистрации внутренних документов с поручениями руководства (приложение 15).

6.18. После регистрации в тот же день документ передается из канцелярии по назначению — в соответствующий секретариат (приемную) руководителя, которому документ адресован, под расписку в карточке специалиста секретариата.

6.19. После рассмотрения документа Председателем Высшего Арбитражного Суда или его заместителями документ вместе в резолюцией о порядке его исполнения незамедлительно возвращается специалистом секретариата в канцелярию для внесения в компьютер и в карточку содержания резолюции, даты, фамилий исполнителей, срока исполнения. Если документ руководством Суда поставлен на контроль, информация об этом вводится в АИС «Делопроизводство».

О принятой резолюции канцелярия информирует автора документа, если он не указан в числе исполнителей.

6.20. В тот же день (в крайних случаях — не позднее первой половины следующего рабочего дня) документ передается из канцелярии в подразделение, указанное в резолюции первым в числе исполнителей, или непосредственно руководителю, указанному в резолюции первым, под расписку в карточке специалиста или руководителя подразделения.

6.21. Соисполнители, указанные в резолюции, представляют свои предложения лицу, координирующему работу по поручению и ответственному за его окончательное исполнение, не позже чем за пять дней до истечения установленного руководством Высшего Арбитражного Суда срока, если не будет установлен иной срок.

6.22. Подготовленный согласно поручению (резолюции) руководства Высшего Арбитражного Суда документ с визами всех остальных соисполнителей представляется (докладывается) руководству основным исполнителем, названным в поручении первым.

6.23. После завершения исполнения поручения по инициативному документу этот документ вместе с материалами по нему приобщается к делу по номенклатуре основного подразделения-исполнителя либо направляются адресатам.

По указанию основного исполнителя специалистом подразделения, где документы или поручения находились на исполнении, производится отметка в карточке об исполнении и такая же информация вводится в компьютер.

6.24. Докладные (служебные) записки, представляемые во исполнение резолюций руководства Высшего Арбитражного Суда, регистрируются канцелярией в БД и передаются в Секретариат руководства.

Утратил силу. - Приказ ВАС РФ от 30.08.2010 № 112.

8. Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций

8.1. Ответственность за организацию рассмотрения обращений, их разрешение по существу, соблюдение сроков исполнения, а также за состояние делопроизводства по ним в подразделениях возлагается на их руководителей.

8.2 В Секретариат Председателя Высшего Арбитражного Суда передаются для доклада следующие обращения:

Администрации Президента Российской Федерации (включая руководителей главных управлений, управлений, аппаратов советов и комиссий, полномочных представителей);

Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Правительства Российской Федерации (включая руководителей управлений, департаментов и иных ведущих подразделений);

руководителей федеральных органов исполнительной власти (министерств, госкомитетов, комиссий, служб, агентств, надзоров и иных федеральных органов исполнительной власти);

Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, органов судейского сообщества, Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

представителей Президента в субъектах Российской Федерации;

губернаторов, глав органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

руководителей Российской академии наук, научных, научно-исследовательских учреждений, руководителей российских общественных организаций, обращения ответственных работников средств массовой информации;

вся переписка по международно-правовым вопросам, с органами Содружества Независимых Государств, а также письма граждан и организаций иностранных государств;

заявления и письма по делам о пересмотре судебных актов в порядке надзора, находящиеся в производстве Президиума или рассмотренные Президиумом Высшего Арбитражного Суда;

письма с просьбами дать разъяснения по вопросам судебно-арбитражной практики;

предложения по совершенствованию организации работы и устранению имеющихся недостатков;

письма председателей арбитражных судов по вопросам работы с кадрами судей, штатной численности, финансирования, материально-технического обеспечения, выплаты пожизненного содержания судьям и по другим важнейшим вопросам организационного обеспечения деятельности арбитражных судов;

письма, заявления, жалобы на действия судей и работников аппарата арбитражных судов;

сообщения о чрезвычайных происшествиях в арбитражных судах или связанных с судьями и другими работниками арбитражных судов;

иные обращения, которые руководство Управления делопроизводства сочтет необходимым с учетом их важности и значимости передать для доклада Председателю Высшего Арбитражного Суда.

Другие документы и обращения передаются канцелярией заместителям Председателя Высшего Арбитражного Суда в соответствии с распределением обязанностей между ними.

8.3. К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения (они подшиваются в дело по номенклатуре), а также не поддающиеся прочтению (последние, если возможно установить адрес, возвращаются заявителям).

8.4. Письменные обращения граждан, принятые на личном приеме, передаются в экспедицию, а затем в канцелярию для регистрации в АИС «Делопроизводство».

Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них. Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. Канцелярией заводятся аналогичные учетные карточки и на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из них.

8.5. После регистрации, в зависимости от содержания и степени важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в соответствующий секретариат (приемную) руководства либо в соответствующее подразделение через специалиста по делопроизводству под его расписку в учетной карточке.

Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вводятся специалистами подразделений в АИС «Делопроизводство», вносятся в карточки и журналы учета.

8.6. Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.

8.7. Обращение снимается с контроля руководителем, поставившим обращение на контроль, или его заместителем, о чем ими делается отметка в виде резолюции либо на самом обращении, либо на служебной записке исполнителя, или на копии исполненного документа.

8.8. Обращения граждан и организаций после их рассмотрения формируются в дела по номенклатуре в том структурном подразделении, где готовились ответы.

8.9. Копии направленных документов и приложений к ним в Администрацию Президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации специалистом канцелярии Управления делопроизводства помещаются в дело по номенклатуре для постоянного хранения. Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии в течение 5 лет.

9. Контроль за исполнением документов и поручений

9.1. Общий контроль за своевременным и качественным исполнением в судебных составах и подразделениях приказов, распоряжений, планов работы и поручений Председателя Высшего Арбитражного Суда и его заместителей, а также за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения исковых заявлений (заявлений), заявлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора, а также других документов, находящихся на исполнении и подлежащих контролю, осуществляет Организационно-контрольное управление.

Контроль, осуществляемый Управлением, включает в себя: учет контрольных документов или поручений; предварительную проверку и оперативное ознакомление с ходом исполнения документов и поручений; обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей судебных составов и подразделений о контрольных сроках исполнения планов, заданий и поручений в целях обеспечения их своевременного исполнения.

9.2. Контроль осуществляется с использованием средств программных комплексов «Судопроизводство» и «Делопроизводство». При отсутствии в базе данных необходимых для контроля сведений Организационно-контрольное управление запрашивает их у руководителей и работников судебных составов и подразделений.

9.3. Организация контроля в судебных составах и подразделениях возлагается на их руководителей. О ходе исполнения документов и поручений специалисты, ответственные за делопроизводство, 1, 10 и 20-го числа каждого месяца докладывают руководителям судебных составов, подразделений и по их поручению информируют контрольно-инспекторский отдел.

Необходимость постановки документа на контроль определяет руководитель, дающий указание по исполнению документа.

9.4. По указанию руководства Высшего Арбитражного Суда документы особой важности ставятся на особый контроль (ОК) с отметкой срока исполнения, о чем канцелярия немедленно информирует контрольно-инспекторский отдел.

Снятие с особого контроля документов и поручений производится только с согласия тех руководителей, по указанию которых они были взяты на особый контроль.

9.5. Все документы с назначенным руководством Высшего Арбитражного Суда сроком исполнения берутся на контроль Организационно-контрольным управлением, которое контролирует их исполнение в установленный срок.

9.6. Контроль исполнения в судебном составе, подразделении включает в себя, в частности, проверку своевременности вручения исполнителю документа или поручения, либо ознакомления с ними; проверку хода и сроков выполнения поручения; информирование лиц, ответственных за исполнение, об истечении установленного срока исполнения за пять дней до его окончания; проверку фактического исполнения; информирование руководителя о ходе его исполнения; снятие с контроля по его резолюции исполненного документа или поручения.

9.7. По всем поручениям и документам, находящимся на контроле, в контрольно-инспекторском отделе Организационно-контрольного управления ведется картотека в виде сводок, отдельно по каждому календарному году.

9.8. Исполнение документов и поручений осуществляется в сроки, указанные в поручении или резолюции. Поручения с резолюцией «срочно» исполняются в 3-дневный срок; с пометкой «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные в пределах месячного срока (30 дней), исчисляемого с даты поступления документа (по входящему документу) или даты резолюции руководства (по внутреннему документу).

9.9 Определенные сроки исполнения установлены для следующих документов:

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений, а также по проектам постановлений и распоряжений, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;

по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

9.10. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует контрольно-инспекторский отдел.

9.11. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения на остающейся в подразделении копии письма и на контрольной карточке специалистом по делопроизводству делается отметка «Контроль» и карточка остается в контрольном разделе картотеки. Исполнитель и специалист по делопроизводству осуществляют по этим документам контроль до поступления в Высший Арбитражный Суд ответа.

9.12. Председатели судебных составов, руководители подразделений ежемесячно, не позднее 5-го числа, сообщают в контрольно-инспекторский отдел о ходе исполнения документов и поручений особого контроля, а также не позднее 5-го числа следующего после завершения квартала месяца — о ходе выполнения находящихся на контроле приказов, распоряжений, планов работы Высшего Арбитражного Суда и поручений руководства, не взятых на особый контроль.

9.13. Организационно-контрольное управление ежемесячно докладывает первому заместителю Председателя Высшего Арбитражного Суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля и ежеквартально — о ходе исполнения иных контролируемых документов.

9.14. Контрольно-инспекторский отдел заранее, как правило за семь дней до наступления сроков исполнения, передает руководителям судебных составов и подразделений, где находятся на исполнении поручения и документы, информацию в виде компьютерных сводок.

При необходимости продления срока работы над документом или поручением, а также плановым заданием исполнитель обязан не позднее чем за три дня до истечения срока представить руководству Высшего Арбитражного Суда служебную записку с обоснованием продления срока. О продлении срока исполнитель сообщает в контрольно-инспекторский отдел и специалисту своего судебного состава, подразделения для введения информации в электронную базу.

9.15. Плановые задания, документы и поручения снимаются с контроля Организационно-контрольным управлением на основании подписанного руководством Высшего Арбитражного Суда итогового документа или резолюции руководства о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в служебной записке, подписанного (утвержденного) итогового документа или ответа заявителю. Промежуточные ответы не могут являться основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля.

9.16. После исполнения поручения контрольно-инспекторский отдел снимает его с контроля.

10. Контроль за ведением делопроизводства

10.1. Для осуществления оперативного контроля за прохождением документов их регистрация и учет в судебных составах и подразделениях ведутся в электронной базе данных и на контрольно-регистрационных карточках, а в необходимых случаях также в журналах установленной формы.

10.2. Канцелярия периодически проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях. Наряду со специалистами по делопроизводству проверяемых подразделений для таких проверок могут привлекаться специалисты из других подразделений.

Справки по итогам проверки представляются руководству Высшего Арбитражного Суда.

10.3. Канцелярия периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, штампов, условия хранения судебных дел и документов, своевременную передачу «Надзорных производств» в группу учета канцелярии, контролирует правильность оформления судебных дел, «Надзорных производств» и документов, своевременность введения информации в АИС «Судопроизводство» и «Делопроизводство». О результатах проверки докладывается руководителям судебных составов и подразделений.

10.4. Канцелярия и специалисты по делопроизводству ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в Высшем Арбитражном Суде за выбранный отрезок времени.

10.5. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий.

10.6. Количество печатных тиражируемых документов подсчитывается отдельно по журналам учета выполненных работ в группе автоматизированной подготовки документов и копировально-множительном бюро.

10.7. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

При необходимости судебные составы и подразделения вносят предложения в Управление делопроизводства по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.

11. Справочно-информационная работа

11.1. Основой справочно-информационной работы является неукоснительное выполнение специалистами, консультантами судебных составов и подразделений требований о своевременном вводе в автоматизированные системы «Судопроизводство» и «Делопроизводство» сведений о движении судебных дел и документов.

11.2. Непосредственное ведение справочной работы осуществляется справочно-информационной группой Управления делопроизводства, работающей во взаимодействии с судебными составами и подразделениями, обязанными обеспечивать группу необходимой информацией.

При отсутствии такой информации специалисты группы вправе адресовать заявителей к специалистам судебных составов и подразделений для получения справок по интересующим их вопросам.

11.3. Информация и справки по телефону выдаются при наличии данных о регистрационном номере полученного документа, его исходящем номере и дате документа, наименовании арбитражного суда и номере судебного дела, рассмотренного в первой инстанции, сведений об истце и ответчике, третьих лицах. Поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

11.4. Справочно-информационная группа предоставляет информацию о движении судебных дел, заявлений и жалоб на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в течение всего рабочего дня без перерыва на обед.

11.5. Специалисты справочной группы и судебных составов вправе сообщать лицам, участвующим в деле, другим заинтересованным лицам, их представителям, а также представителям прессы следующую информацию:

о входящем регистрационном номере искового заявления (заявления), заявления (представления) о пересмотре судебного акта в порядке надзора, дате регистрации, наименовании судебного состава или подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление и судебное дело, дате и кратком содержании принятого судебного акта и дате их направления сторонам.

Сведения о судьях, в производстве которых находятся на рассмотрении заявления и дела, о непосредственных исполнителях и их телефоны не сообщаются.

11.6. В случаях несвоевременного или неполного ввода в автоматизированную систему учета сведений о движении и результатах рассмотрения заявлений и дел справочно-информационная группа докладывает об этом руководству судебного состава, подразделения и канцелярии для принятия мер.

12. Изготовление, использование, учет и хранение печатей, штампов и бланков

12.1. Изготовление печатей и штампов производится по заявкам структурных подразделений Хозяйственным управлением по разрешению руководства Высшего Арбитражного Суда (за исключением гербовых печатей).

12.2. Все изготовленные печати и штампы (за исключением печатей, штампов и металлических печатей, непосредственно полученных Первым отделом) учитываются в Управлении делопроизводства в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку работникам судебных составов и подразделений, отвечающих за их использование и сохранность (приложение 16).

12.3. Бланки организационно-распорядительных документов Высшего Арбитражного Суда, процессуальных документов, удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек и иных документов подлежат строгому учету в журналах учета бланков в подразделениях, работающих с этими документами или принявших на хранение бланки (приложение 17).

12.4. Печати и штампы, типографские бланки важнейших документов должны храниться в металлических запирающихся шкафах в условиях, исключающих доступ к ним работников, не имеющих отношения к использованию печатей и бланков, а также посторонних лиц.

12.5. Ответственность за хранение и использование по назначению в судебных составах и подразделениях печатей, штампов и бланков несут их руководители и назначенные ими работники.

12.6. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится создаваемой по указанию руководства Высшего Арбитражного Суда комиссией не реже одного раза в год. Об утрате печати или штампа немедленно ставится в известность руководитель судебного состава или подразделения и начальник Управления делопроизводства.

12.7. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Управление делопроизводства.

12.8. Работник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении или переходе в другое подразделение обязан сдать их в Управление делопроизводства.

12.9. Обеспечение судебных составов и подразделений всеми видами бланков и иной полиграфической продукцией осуществляется Хозяйственным управлением по заявкам их руководителей, которые ежегодно к определяемому Хозяйственным управлением сроку представляют заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год с приложением образцов бланков.

Выдача бланков производится работником Хозяйственного управления, ответственным за их хранение, под расписку получающего бланки в журналах учета.

12.10. Уничтожение печатей, штампов, устаревших бланков производится Хозяйственным управлением с составлением акта, подписываемого совместно с руководством Управления делопроизводства.

12.11. Образцы бланков, используемых в делопроизводстве, разрабатываются Управлением делопроизводства и согласовываются с руководителями судебных составов и структурных подразделений и руководством.

13. Использование гербовой печати и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

13.1. Порядок изготовления, хранения и контроля за использованием по назначению печати Высшего Арбитражного Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) устанавливается Положением о гербовой печати, утверждаемом приказом Председателя Высшего Арбитражного Суда.

13.2. Виды бланков, применяемых в Высшем Арбитражном Суде, утверждаются Председателем Высшего Арбитражного Суда.

13.3. Определения о приостановлении судебного акта, решения Высшего Арбитражного Суда изготавливаются на бланках с Государственным гербом Российской Федерации в многоцветном варианте в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» <1>.

<1> Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 25.12.2000 № 2-ФКЗ.

13.4. На именных бланках Председателя Высшего Арбитражного Суда и его заместителей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте печатаются письма, направляемые:

• Президенту Российской Федерации и в структурные подразделения Администрации Президента Российской Федерации;
• в Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации;
• в комитеты, комиссии, структурные подразделения аппаратов палат Федерального Собрания Российской Федерации;
• в Правительство Российской Федерации и структурные подразделения его аппарата;
• в Конституционный Суд Российской Федерации;
• в Верховный Суд Российской Федерации;
• руководителям федеральных органов исполнительной власти;
• в органы Содружества Независимых Государств;
• в учреждения и организации иностранных государств;
• руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

13.5. Письма за подписью Председателя Высшего Арбитражного Суда и его заместителей, направляемые в иные федеральные государственные органы и организации, в государственные органы и организации субъектов Российской Федерации, в арбитражные суды, печатаются на именных бланках руководства Высшего Арбитражного Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

13.6. Письма, направляемые в арбитражные суды, в другие организации и учреждения по вопросам, входящим в компетенцию судей Высшего Арбитражного Суда, руководителей подразделений, подписываются соответствующими должностными лицами (их заместителями) и печатаются на бланках Высшего Арбитражного Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

13.7. Распорядительные, информационные и другие руководящие документы, касающиеся организационного обеспечения деятельности федеральных арбитражных судов округов и арбитражных судов субъектов Российской Федерации, направляются только за подписью руководства Высшего Арбитражного Суда на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

13.8. Все исходящие из Высшего Арбитражного Суда письма на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте печатаются только в группе автоматизированной подготовки документов Управления делопроизводства.

Указанные бланки подлежат в этой группе учету в соответствующем журнале.

14. Машинописные и стенографические работы

14.1. Печатание процессуальных и иных служебных документов Высшего Арбитражного Суда осуществляется в группе автоматизированной подготовки документов <1> с использованием компьютерной техники.

<1> Далее — группа.

Документы небольшого объема (до двух страниц машинописного текста) выполняются, как правило, непосредственно в судебных составах и подразделениях.

14.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Высшего Арбитражного Суда.

14.3. В левом верхнем углу рукописи исполнитель ставит свою визу и дату передачи материала в печать.

Документ печатается в одном экземпляре. Его тиражирование производится затем в судебных составах и подразделениях.

Очередность печатания определяет руководитель группы по согласованию с исполнителями документа.

Печатание под диктовку не допускается.

14.4. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво на листах, заполняемых текстом только с одной стороны пастой или чернилами темного цвета. Небрежные или неразборчивые рукописи с исправлениями цветной пастой или цветными чернилами, а также карандашом не принимаются.

14.5. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных юридических и других терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий, на соблюдение правил орфографии и пунктуации.

Корректорская работа специалистами, печатающими документ, не производится.

14.6. Полученные для печати материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, где фиксируются дата поступления материала, фамилия исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, тип и номер бланка (для приказов и распоряжений), фамилия специалиста, которому поручено печатание материала, дата выполнения работы.

14.7. Печатание документов производится в порядке очередности их поступления на лицевой стороне бланков установленной формы или на одной стороне листов бумаги стандартных размеров. Первоочередному исполнению подлежат документы и материалы за подписью Председателя Высшего Арбитражного Суда, его заместителей, проекты приказов и распоряжений, а также судебные акты.

14.8. Документы, представляемые на подпись руководству Высшего Арбитражного Суда, а также документы, подготавливаемые к изданию типографским способом, печатаются, как правило, через два интервала, другие документы — через полтора интервала, если иное не указано в заявке.

Документы, состоящие из двух листов и более, должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами в середине верхнего поля листа документа.

14.9. На лицевой или оборотной стороне последнего листа документа внизу слева проставляются фамилия и телефон исполнителя. На процессуальных документах, ответах по заявлениям и жалобам эти реквизиты не печатаются.

На каждой странице отпечатанных документов в нижнем углу проставляются имя файла и шифр специалиста, печатавшего документ.

14.10 Хранению в электронном виде на сетевых дисках подлежат:

• постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда, постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда, совместные постановления пленумов Высшего Арбитражного Суда и Верховного Суда Российской Федерации;
• обзоры судебной практики (информационные письма Высшего Арбитражного Суда);
• приказы и распоряжения руководства Высшего Арбитражного Суда по вопросам основной деятельности арбитражных судов;
• судебные акты Высшего Арбитражного Суда;
• другие документы Высшего Арбитражного Суда (письма и т.д.) с учетом их значимости.

На диск Т специалистами группы вводятся в директорию Postprez постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда, в директорию Postplen — постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда; директорию Infoprez — информационные письма (обзоры судебной практики); директорию Prikaz — приказы и распоряжения руководства Высшего Арбитражного Суда; INSTRUK — инструкции; RESHEN — решения по первой инстанции.

Названные выше документы, напечатанные непосредственно исполнителями, вводятся на диск в директорию Postpres.

14.11. Стенографическая запись заседаний Президиума Высшего Арбитражного Суда, производимая по поручению Председателя Высшего Арбитражного Суда, и других мероприятий, проводимых с участием руководства, обеспечивается по предварительным заявкам руководителей судебных составов и подразделений, ответственных за их организацию.

Стенографирование диктуемых судьями документов производится по предварительным заявкам, как правило, в порядке очередности поступления заявок.

14.12. Стенограммы печатаются в одном экземпляре и передаются руководителем группы в Секретариат Президиума или в соответствующий судебный состав, подразделение, отвечающие за организационное обеспечение проводимого мероприятия, под расписку работника, получающего стенограмму. В журнале учета стенограмм делаются необходимые записи.

14.13. Лица, ответственные за протокольную часть мероприятия, знакомятся со стенограммой, принимают меры к устранению допущенных неточностей, если таковые имеются, и визируют стенограмму на оборотной стороне последнего листа.

Стенограмму заседаний Президиума визирует заведующий Секретариатом Президиума.

14.14 Секретные документы печатаются работниками Первого отдела.

15. Редактирование документов

15.1 Редакторская группа Управления делопроизводства редактирует следующие документы:

• постановления Пленума и Президиума Высшего Арбитражного Суда;
• решения Высшего Арбитражного Суда по делам об оспаривании нормативных правовых актов, рассмотренным в первой инстанции;
• документы, направляемые за подписью Председателя Высшего Арбитражного Суда, его заместителей в органы и организации, перечисленные в пункте 13.4 раздела 13 Инструкции;
• обзоры судебной практики;
• другие документы по указанию руководства Высшего Арбитражного Суда.

15.2. Редакторы группы осуществляют редактирование документов с целью достижения логичного и четкого изложения их содержания, обеспечения соблюдения установленных правил оформления документов, правил орфографии и пунктуации.

15.3. Постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда и указанные в пункте 15.1 решения передаются в группу вместе с судебными делами для проверки содержащихся в судебных актах фактических данных.

15.4. Все передаваемые в группу материалы должны быть напечатаны через 2 интервала на листах, содержащих текст с одной стороны, и завизированы исполнителями.

Допускаются отдельные незначительные исправления по тексту, сделанные от руки.

15.5. В журнале учета выполненной работы отмечаются наименование документа, его объем, исполнитель, лицо, подписывающее документ, даты его поступления в группу и завершения работы.

15.6. Редакторы группы проверяют по материалам, имеющимся в деле, факты, содержащиеся в обрабатываемых документах (даты, цифры, наименования, правильность цитирования и т.д.).

Редакторы не несут ответственности за юридическую сторону редактируемых документов, в том числе за правильность ссылок на статьи и пункты законодательных и нормативных актов, а также за цифровые выкладки и расчеты. При возникающих к исполнителю вопросах редактор формулирует их на полях документа или выясняет устно.

15.7. Отредактированный документ возвращается исполнителю для ознакомления с внесенной в него правкой и снятия поставленных редактором вопросов. При необходимости редактор и исполнитель согласовывают правку.

15.8. Исполнитель после исправления документа в группе автоматизированной подготовки документов проверяет правильность текста, визирует документ и вновь передает его в редакторскую группу для окончательной доработки.

15.9. Доработанный и исправленный текст документа визируется редактором.

16. Тиражирование документов и копировальные работы

16.1. Тиражированию и ксерокопированию в судебных составах, подразделениях и копировально-множительном бюро подлежат только служебные документы и материалы Высшего Арбитражного Суда с обязательной регистрацией в журналах установленной формы (приложения 18, 19).

Тиражирование документов большого объема и тиража производится в копировально-множительном бюро Управления делопроизводства.

Копирование документов объемом до трех страниц тиражом до пяти экземпляров производится, как правило, непосредственно в судебных составах и подразделениях, имеющих копировально-множительные аппараты.

16.2. Тиражирование документов в копировально-множительном бюро производится после оформления бланка заказа (приложение 20), который заполняет работник, выполняющий поручение, подписывает руководитель судебного состава или судья, руководитель подразделения или его заместитель и визирует начальник Управления делопроизводства или его заместитель.

16.3. Материалы для тиражирования представляются с четким, ясным машинописным текстом, в несброшюрованном виде. На тиражирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления или, исходя из указаний руководства Высшего Арбитражного Суда, срочно.

16.4. Руководители Управления делопроизводства вправе проверить обоснованность тиража с целью обеспечения рационального использования рабочего времени специалистов-операторов, экономного расходования бумаги и материалов, сохранения ресурса копировально-множительных машин.

16.5. При тиражировании документов более чем в трех экземплярах или объемом свыше 20 листов, не подлежащих массовой рассылке, на обороте бланка-заказа должны указываться обоснование тиража или фамилии лиц, для которых тиражируются документы, за исключением случаев рассылки по подразделениям копий документов по указаниям руководства Высшего Арбитражного Суда или справочно-информационного материала.

16.6. Если копируются отдельные документы судебного дела или надзорного производства, в бланке-заказе в графе «Наименование заказа» должен быть указан номер судебного дела, надзорного производства и цель копирования.

16.7. Тиражируемые документы большого объема (информационные письма, инструкции и т.п.) должны иметь на последней странице выходные данные: номер заказа и дату, проставляемые специалистом копировально-множительного бюро.

Оригиналы материалов возвращаются заказчикам при выдаче им готового тиража.

По истечении годичного срока хранения бланки-заказы на тиражирование уничтожаются по акту.

16.8. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при передаче на тиражирование должны быть оформлены по установленным правилам лицом, отвечающим в судебном составе, подразделении за режим работы с такими документами.

17. Составление номенклатуры дел

17.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в судебных составах и подразделениях Высшего Арбитражного Суда, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в архив Высшего Арбитражного Суда <1>, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

<1> Далее — архив.

17.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1988) и «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (М., 2000) <1>.

<1> Далее — Перечень типовых документов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным конституционным законом «Об арбитражных судах в Российской Федерации», положениями о подразделениях Высшего Арбитражного Суда, штатным расписанием, планами работы, номенклатурами дел за прошлые годы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Высшего Арбитражного Суда.

Сводная номенклатура дел Высшего Арбитражного Суда формируется в соответствии со структурой центрального аппарата Высшего Арбитражного Суда. Названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений и судебных составов.

17.3. Сводная номенклатура дел Высшего Арбитражного Суда на предстоящий календарный год (приложение 21) составляется специалистами архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур дел судебных составов и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года (приложение 22).

17.4. Сводная номенклатура дел согласовывается центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Высшего Арбитражного Суда с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) не реже одного раза в пять лет. Она утверждается Председателем Высшего Арбитражного Суда не позднее декабря текущего года.

Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, включается в номенклатуру дел Управления делопроизводства, является документом постоянного срока хранения и имеет силу приказа. Ей присваивается очередной порядковый номер по перечню приказов.

17.5. Из утвержденной сводной номенклатуры дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

17.6. Графы сводной номенклатуры дел Высшего Арбитражного Суда, номенклатур судебных составов и подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами.

Например: УД-05, где:

УД — индекс Управления делопроизводства;

05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс должен сохраняться. В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

17.7. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела.

Не допускается употребления в заголовках дела неконкретных формулировок («Разные материалы» «Общая переписка» и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

17.8 Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегий) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
• даты (периоды), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии).

17.9. Графа 3 заполняется по окончании календарного года заведующим архивом.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов, которые проверяются и корректируются заведующим архивом.

При включении в номенклатуру дел документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается ЦЭК Высшего Арбитражного Суда по согласованию с центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива).

17.10. В графе 5 «Примечания» проставляются отметки о заведении дел о переходящих делах, местонахождении дел в случаях их передачи в другую организацию либо о месте нахождения подлинника документа, если в номенклатурном деле подразделения хранится копия и имеются другие отметки.

17.11. По окончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, специалисты судебных составов и подразделений составляют итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (приложение 23).

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании собранных итоговых записей заведующий архивом составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в Высшем Арбитражном Суде (приложение 24).

18. Формирование дел по номенклатуре и систематизация документов в делах

18.1. Формирование дел представляет собой объединение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

18.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников;
• документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно;
• приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся;
• при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.);
• в дело не должны помещаться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики;
• дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставлять на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

18.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель судебного состава, подразделения. На документе проставляется отметка: «В дело N », ставятся дата и подпись руководителя.

18.4. Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа.

На корешке обложки дела указывается индекс по номенклатуре дел.

18.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по кадровым вопросам системы арбитражных судов формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Обращения граждан и должностных лиц по вопросам организации работы арбитражных судов (предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.

18.6. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

18.7. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут руководители судебных составов, подразделений и соответствующие специалисты.

Выносить какие бы то ни было служебные документы и дела из здания Высшего Арбитражного Суда без разрешения руководства запрещается.

19. Экспертиза ценности документов

19.1. Экспертиза ценности документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение и определения сроков хранения в соответствии с нормативно-методическими положениями, утвержденными Росархивом.

Экспертиза проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению в архиве Высшего Арбитражного Суда и их передаче на государственное хранение.

19.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Высшем Арбитражном Суде создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

19.3. Экспертиза ценности документов ежегодно проводится в судебных составах и подразделениях по указанию их руководителей наиболее опытными и квалифицированными работниками с привлечением специалистов архива. Окончательное решение по отобранным документам принимает ЦЭК.

19.4. На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения.

19.5. Одновременно с отбором для передачи в архив документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения для составления актов на их уничтожение. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «До минования надобности» и т.п.

19.6. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи рассматриваются на заседании ЦЭК. Согласованные ЦЭК описи дел постоянного хранения, а также дел по личному составу, утверждаются руководством Высшего Арбитражного Суда после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (приложения 25, 26).

19.7. По результатам экспертизы ценности документов специалистами архива составляются акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве судебных дел и дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения (приложения 27, 28).

20. Оформление для передачи в архив судебных дел и дел по номенклатуре

20.1. До передачи в архив судебные дела и дела по номенклатуре хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.

20.2. В архив сдаются дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения и все судебные дела после их надлежащего оформления по сдаточным описям, порядок составления которых определен в разделе 21 Инструкции.

20.3. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив по окончании производства по ним. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем специалистов архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

20.4. Полному оформлению подлежат судебные дела, а также предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает:

• подшивку и переплет дела, изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
• нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела (приложение 29);
• составление внутренней описи документов дела (приложение 30);
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).

20.5. Сроки хранения судебных дел проставляются только судьями на лицевой стороне обложки судебного дела.

20.6. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения все листы дел по номенклатуре, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

20.7. По завершении года в реквизиты на обложках дел по номенклатуре вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовки дел вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

20.8. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел. При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, не составлять заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях.

20.9. Судебные дела и дела по номенклатуре, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

21. Составление сдаточных описей дел

21.1. В судебных составах и структурных подразделениях на завершенные в делопроизводстве дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения составляются сдаточные описи в двух экземплярах (приложение 31) для передачи дел в архив суда не позднее чем через два года после истечения предусмотренного номенклатурой дел срока их хранения.

Сдаточные описи составляются отдельно на дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу.

Законченные производством судебные дела сдаются в архив по сдаточной описи (приложение 32) после их рассмотрения в соответствии со сроками, установленными арбитражным процессуальным законодательством.

Сдаточные описи служат основой для сводных описей, которые готовятся архивом для сдачи дел на государственное хранение.

21.2 При составлении в судебных составах и подразделениях сдаточных описей дел соблюдаются следующие требования:

• заголовки судебных дел и дел по номенклатуре вносятся в сдаточные описи в соответствии с предусмотренными в описях графами;
• каждое дело вносится в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
• порядок присвоения номеров сдаточным описям устанавливается по согласованию с архивом;
• графы сдаточной описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в сдаточную опись подряд нескольких дел по номенклатуре с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их состояния, о наличии копий и т.п.

21.3. Ответственность за своевременное и качественное составление сдаточных описей по установленным формам несут руководители судебных составов и подразделений.

22. Передача дел на хранение в архив, выдача дел и копий документов

22.1. Архив хранит все судебные дела и дела по номенклатуре с документами Высшего Арбитражного Суда, а также организаций-предшественников.

22.2. Протоколы заседаний Пленума Высшего Арбитражного Суда, подписанные председательствующим на заседании и секретарем, а также повестки заседаний Президиума Высшего Арбитражного Суда, подписанные заведующим Секретариатом Президиума, при сдаче в архив подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке.

22.3. Передача дел в архив производится по графику, составленному специалистом архива, согласованному с руководителями судебных составов и подразделений.

22.4. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии специалиста судебного состава или подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о фактическом наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи заведующего архивом и специалиста, передавшего дела.

22.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в судебных составах и подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

22.6. Дела с истекшим временным сроком хранения (до 10 лет включительно) оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистами судебных составов и подразделений по актам. Акты утверждаются соответствующими руководителями и согласовываются с заведующим архивом. Акты оформляются в двух экземплярах. Первый сдается в архив, второй хранится в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения (приложения 33, 34).

22.7. Выдача из архива дел в судебные составы и подразделения производится по письменным заказам судей и руководителей подразделений (приложение 35).

На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело (приложение 36).

Дела выдаются на срок не более одного месяца.

22.8. Выдача или направление сторонним организациям судебных дел и документов из судебных дел, находящихся в архиве, а также документов из дел постоянного хранения, предусмотренных номенклатурой, допускается только с письменного разрешения руководства Высшего Арбитражного Суда.

Судьям и начальникам подразделений судебные дела выдаются из архива по их письменным заявкам и под расписку в журнале регистрации дел.

22.9. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве, участвующих в деле лиц, их представителей, а также в особых случаях работников других учреждений допускается лишь при наличии письменного заявления, доверенности и разрешающей визы судьи, в производстве которого находилось дело, либо председателя судебного состава или руководства Высшего Арбитражного Суда.

22.10. Ознакомление с судебным делом производится в рабочем помещении архива или судебного состава в присутствии их работников в обстановке, исключающей возможность изъятия из судебного дела документов (листов) или внесения в них каких-либо изменений.

22.11. Лицо, знакомящееся с делом, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником архива и вносится во внутреннюю опись дела.

При наличии на внутренней стороне обложки судебного дела раздела «С материалами дела ознакомлены» запись об ознакомлении делается на обложке.

22.12. Выдача копий документов из судебных дел и дел по номенклатуре, находящихся в судебных составах и подразделениях, производится специалистами с письменного разрешения судей, руководителей подразделений, которое дается ими на запросе, заявлении.

В надлежащих случаях такое разрешение дается руководством Высшего Арбитражного Суда.

22.13. При выдаче копий документов, если они исполнены на бланках, полностью воспроизводятся реквизиты бланков (наименование организации, номер, дата и т.д.).

Если выдается копия документа, исходящего от Высшего Арбитражного Суда, она изготавливается на его бланке. В правом верхнем углу на каждом листе копии ставится штамп «Копия», а на последнем листе под текстом — штамп «Копия верна» и совершается удостоверительная надпись. Рядом с подписью должностного лица, свидетельствующего верность копии, на свободном от текста месте проставляется печать канцелярии.

22.14. Гербовая печать проставляется на документах, перечисленных в Положении о печати Высшего Арбитражного Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также на копиях судебных актов и других документах по отдельным поручениям Председателя Высшего Арбитражного Суда и его заместителей.

22.15. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной шелковистой нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются сверху круглым, плотным листком бумаги диаметром 40 — 45 мм и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» проставляются с таким расчетом, чтобы их части захватывали листок, заклеивающий концы нити.

22.16. Лицо, получившее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, если копия документа не направляется по почте.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1

           об отсутствии документов или других вложений
                      в почтовых отправлениях

г. Москва «__» ____________ ____ г.

Работники Управления делопроизводства _________________________________

                  (должности, фамилии, инициалы)

____________________________________________ свидетельствуют нижеследующее: В Высший Арбитражный Суд Российской Федерации поступило от ________________________________________________________________________ (отправитель, письмо, бандероль, посылка и т.п.) с _________________________________________________________________________ (указывается документ: исковое заявление, заявление, обращение или др.) с исходящим регистрационным N ____________ от «__» ________________ ____ г. При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось _________________

(самого документа или материалов, указанных в приложении, каких именно, отмечается несоответствие номеров документов с указанными на конверте и т.п.)

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.

                                     ___________   _______________________
                                     ___________   _______________________
                                     ___________   _______________________
                                     ___________   _______________________
                                      (подписи)      (фамилии, инициалы)

Приложение № 2 к п. 2.11

СПРАВКА

Регистрационный (вход.) N __________________________

По делу ___________________________________________________________________

Арбитражного суда _________________________________________________________

Прохождение дела в ВАС РФ: ________________________________________________

Определение о возвращении _________________________________________________

Определение о принятии заявления к производству ___________________________

Определение об отказе в передаче дела в Президиум _________________________

Определение о передаче дела в Президиум ___________________________________

Рассмотрение назначено (не назначено) _____________________________________

Судья-докладчик ___________________________________________________________

Постановление Президиума __________________________________________________

Проверил специалист _______________________________________________________

Дата «__» ____________ 200_ г.

Приложение № 3

к п. 2.13

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ВАС РФ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

к п. 3.1.6

Приложение N 5 к п. 3.1.9

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации

ДЕЛО N _______

Истец (заявитель) _________________________________________________________

Ответчик (орган, принявший оспариваемый акт) ______________________________

Начато "__" ____________ 200_ г.

Окончено "__" __________ 200_ г.

               постоянно

Срок хранения: ---------

Сдано в архив __________________________ 200_ г. на ________ листах.

Продолжение приложения № 5

О направлении (выдаче) судебных актов

Исполнение судебных актов

Продолжение приложения № 5

Ознакомление с материалами дела

_______________________________________________________________________

Выдача документов и копий документов из дела

_______________________________________________________________________

Ответственный за делопроизводство _________________________________________

                                         (фамилия, инициалы)

                Дата ___________________________

Примечание: Поступающие в судебное дело новые документы вносятся в продолжение описи, которая каждый раз заверяется в таком же порядке.

Продолжение приложения № 7

Журнал учета выдаваемых исполнительных листов

приложения № 8

Приложение № 9 к п. 3.4.1

ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Судебный

N _________________________ состав N ______________ (надзорного производства)

НАДЗОРНОЕ

                           ПРОИЗВОДСТВО

ПО ДЕЛУ N _______________

Истец _____________________________________________________________________

Заявитель _________________________________________________________________

Движение заявления (представления)

Продолжение приложения № 9

Инструкция судье-докладчику по обеспечению работы информационной системы «Судопроизводство»

Судья-докладчик при подготовке постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ должен проставить код содержания постановления на нижнем поле последнего листа постановления в соответствии с нижеследующей таблицей:

В случае отмены или изменения решения (постановления) необходимо указать номера инстанций, решение (постановление) которых отменено (изменено), в следующем порядке:

1 — первая инстанция

2 — апелляционная инстанция

3 — кассационная инстанция,

а также через запятую проставить код причины отмены (изменения) решения в соответствии с таблицей:

Образец записи кода в документ: 365

                            1, 133

Приложение № 10 к п. 3.4.1

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ надзорного производства N ___________________ (рег. номер ВАС РФ)

Всего в завершенном надзорном производстве _____________________ документов

Опись составил и производство сдал специалист _________________ ___________ (фамилия) (подпись)

Дата сдачи производства «__» _____________ ____ г.

Надзорное производство проверил и принял специалист ___________ ___________ (фамилия) (подпись)

Дата принятия «__» ______________ ____ г.

Приложение № 10-А

                       из судебных составов

Сдал специалист ______ судебного состава __________________________________ фамилия, телефон

Принял специалист группы учета ____________________________________________ фамилия, телефон

Продолжение

Сдаточная опись N

   _____________________________________________________________<br>
    (порядковый номер описи, судебный состав, календарный год)<br>
       надзорных производств, истребованных из группы учета<br>
      Управления делопроизводства и находившихся на контроле

Принял специалист группы учета ________________________________________<br>
                                           фамилия, телефон

«__» ______________ 200 г.

к п. 3.4.13

Продолжение приложения № 11

Приложение № 12 к п. 3.5.5

Герб России

             ВЫСШИЙ                                ________________________
         АРБИТРАЖНЫЙ СУД                           ________________________
           РОССИЙСКОЙ                              ________________________
            ФЕДЕРАЦИИ                              ________________________

                                               ________________________

Малый Харитоньевский пер., д. 12                   ________________________
         Москва, 101000                            ________________________
тел. 208-11-94,  факс 208-11-62                    ________________________

____________ N _____________

ИЗВЕЩЕНИЕ о рассмотрении дела в Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Секретариат Пленума и Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в соответствии со статьей 302 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации извещает Вас, что дело N __________________________________________________ Арбитражного суда _________________________________________________________

по иску ___________________________________________________________________

будет  рассматриваться  в  заседании  Президиума  Высшего Арбитражного Суда

Российской  Федерации  "__"  ______________  200_  г.  в  помещении Суда по

к п. 4.1.3

ЖУРНАЛ УЧЕТА принятых факсограмм и электронной почты

Приложение № 14 к п. 4.1.8

ЗАЯВКА от «__» ____________ ____ г.

на передачу служебной информации по каналу факсимильной связи

Подразделение (индекс) ____________________________________________________

Исполнитель, тел. _________________________________________________________

Заголовок передаваемой информации (полностью) ____________________________________________________

Служебная информация направляется _________________________________________

                           (куда, кому)

                          (код, телефон)

Руководитель подразделения,<br>
подавшего заявку ______________________________________________________<br>
                                (фамилия, подпись, дата)

Расписка работника канцелярии об исполнении _______________________________

         (поступление)                           (выдача)

Приложение № 18 к п. 16.1

ЖУРНАЛ УЧЕТА КОПИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

в _____________________________________________________

           (наименование судебного состава, подразделения)

Приложение № 20 к п. 16.2

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО ------------------------------

Заказ N ____________________

Заказчик (подразделение) __________________________________________________

Наименование заказа _______________________________________________________

Кол-во страниц ________________________ по ___________________________ экз.

Формат 1:1, 1:2. Печатать с оборотом, б/оборота (нужное подчеркнуть).

Руководитель подразделения ________________________________________________ (фамилия, подпись)

«__» _______________ ___ г.

РАЗРЕШАЮ: Начальник Управления делопроизводства

___________________________ «__» ________________ ____ г. (подпись)

Оборотная сторона бланка

При тиражировании документа более чем в 3 экземплярах или объемом свыше 20 листов необходимо указывать обоснования тиража или фамилии лиц, для которых тиражируются документы:

                    1. <a id="p101306"></a>________________________

                    2. <a id="p101307"></a>________________________<br>

                    3. <a id="p101308"></a>________________________

                    4. <a id="p101309"></a>________________________

Приложение № 21 к п. 17.3

Герб России

         ВЫСШИЙ
     АРБИТРАЖНЫЙ СУД
       РОССИЙСКОЙ
        ФЕДЕРАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Малый Харитоньевский пер., д. 12                    Председатель Высшего
         Москва, 101000                             Арбитражного Суда
тел. 208-11-94,  факс 208-11-62                     Российской Федерации

  ____________ N _____________                      _______________________
                                                     (подпись)   (фамилия,

                                                             инициалы)

                                              "__" _____________ ___ г.

Начальник Управления делопроизводства ВАС РФ

(подпись) (инициалы, фамилия)

Зав. архивом ВАС РФ

(подпись) (инициалы, фамилия)

«__» _______________ ___ г.

Председатель ЦЭК ВАС РФ

(подпись) (инициалы, фамилия)

к п. 17.3

ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

                                        _______________________________

____________________________                _______________________________
   (наименование судебной                      (наименование должности -
коллегии, судебного состава,                председатель судебной коллегии,
     управления, отдела)                     судебного состава, начальник

                                              управления, отдела)

Номенклатура дел _______________________________ на _______ год (подпись) (инициалы, фамилия)

                                          "__" _____________ ____ г.

СОГЛАСОВАНО

                                                 Зав. архивом

                                       ________________________________
                                         (подпись, инициалы, фамилия)

                                          "__" _____________ ____ г.

Приложение № 23 к п. 17.11

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

          о категориях и количестве дел по номенклатуре,<br>
                      заведенных в ____ году

              в ____________________________________
                  (судебный состав, подразделение)

Руководитель

_______________________________     Подпись            Расшифровка
    (председатель судебного                              подписи

состава, начальник управления, отдела)

      Дата

      Специалист
  по делопроизводству           Подпись            Расшифровка
                                                     подписи

      Дата

к п. 17.11

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ о категориях и количестве дел по номенклатуре, заведенных в ____ году в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации

Начальник Управления делопроизводства

                                                   Расшифровка
      Дата                    Подпись                подписи

  Заведующий архивом<br>
                                                   Расшифровка

      Дата                    Подпись                подписи

Приложение № 25 к п. 19.6

УТВЕРЖДАЮ

                                                  Председатель
                                            Высшего Арбитражного Суда
                                              Российской Федерации

                                            _______ ___________________
                                            подпись расшифровка подписи

                                               ____________________
                                                      (дата)

            Высший Арбитражный Суд Российской Федерации

В данный раздел внесено ________________________ дел с N _______ по N _____ цифрами и прописью

Опись составил __________________________ _________ _______________________ (наименование должности) подпись расшифровка подписи ______________ дата

Заведующий архивом                        _________ _______________________
                                           подпись    расшифровка подписи

                                                  ______________
                                                       дата

      ОДОБРЕНО                                         УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК Высшего                          Протокол ЭПК Государственного
  Арбитражного Суда                            архива Российской Федерации

Российской Федерации от _________ N _____ от _________ N _____ дата дата

Председатель комиссии                             Председатель комиссии
_______ _____________                             _____________________
подпись  расшифровка                              подпись  расшифровка
           подписи                                           подписи

Приложение № 26

                                                  Председатель
                                            Высшего Арбитражного Суда
                                              Российской Федерации

                                            _______ ___________________
                                            подпись расшифровка подписи

                                               ____________________
                                                      (дата)

            Высший Арбитражный Суд Российской Федерации

Опись N ________ дел по личному составу за ____ год

В данный раздел внесено ________________________ дел с N _______ по N _____ цифрами и прописью

Опись составил __________________________ _________ _______________________ (наименование должности) подпись расшифровка подписи ______________ дата

Заведующий архивом                        _________ _______________________
                                           подпись    расшифровка подписи

                                                  ______________
                                                       дата

      ОДОБРЕНО                                         СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК Высшего                          Протокол ЭПК Государственного
  Арбитражного Суда                            архива Российской Федерации

Российской Федерации от _________ N _____ от _________ N _____ дата дата

Председатель комиссии                             Председатель комиссии
_______ _____________                             _____________________
подпись  расшифровка                              подпись  расшифровка
          подписи                                           подписи

Приложение № 27 к п. 19.7

АКТ

от ________ N ___________                            УТВЕРЖДАЮ
о выделении к уничтожению                 Первый заместитель Председателя
судебно-арбитражных дел _                    Высшего Арбитражного Суда
_________________________                       Российской Федерации
   (коллегии, состава)                        Председатель центральной
со сроком хранения ______                       экспертной комиссии

                                    ____________ ______________________
                                      (подпись)   (инициалы, фамилия)
                                         "__" ____________ 200_ г.

На  основании  инструкции Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от
25.06.97  о  порядке и сроках архивного хранения судебных дел и решения ЦЭК
по   результатам  проведения  экспертизы  ценности  документов  отобраны  к
уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и  утратившие

практическое значение судебно-арбитражные дела:

Итого: ____________________ дел (цифрами и прописью)

                                        за ____ год

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК ГАРФ от _________ N __

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК от _________ N __

Приложение № 28 к п. 19.7

                                        Первый заместитель Председателя
                                           Высшего Арбитражного Суда

АКТ Российской Федерации Председатель центральной _________ N __________ экспертной комиссии

                                        __________ ____________________

  (место составления)                          подпись инициалы, фамилия

О выделении к уничтожению документов,          "__" ___________ ____ г.

не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)

Итого ______________________________ дел за __________________________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _____________________________ N _____________________________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК от _____________ N ______

Продолжение приложения N 28

Документы в количестве ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом _________________________ кг сданы в ________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________________ N ____________________________________

Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 29 к п. 20.4

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________________________________________________

В дело подшито (вложено) и пронумеровано __________________________________ _________________________________________________________________ листа(ов) (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы _______________________________________________ пропущенные номера ____________________________________ + листов внутренней описи _____________________________________________________________________

составившего заверительную               подпись               инициалы,
надпись                                                        фамилия

Дата

Приложение № 30 к п. 20.4

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов дела N _____________________

Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись                подпись           инициалы,
документов дела                                                фамилия

Дата

Приложение № 31

Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ

                                          _____________________________
                                           (наименование должности -
                                          начальник управления, отдела)

ОПИСЬ

                                         ____________   ___________________
от ___________ N __________                (подпись)   (фамилия, инициалы)

(название управления, «__» ___________ ____ г. отдела)

О выделении документов на постоянное хранение

На основании номенклатуры дел Высшего Арбитражного Суда

Итого: ___________ единиц хранения

Сдал

______________________                                Принял
     (должность)                                      Заведующий архивом
______________________                                __________________
 (подпись)   (фамилия,                                    (подпись)

         инициалы)

«» _________ ____ г. «» _________ ____ г.

Приложение № 32 к п. 21.1

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ № судебных дел, законченных производством в _______________________________ (инстанция)

     _________________________________________________________
                 (N коллегии, N судебного состава)

со сроком хранения ______________________

_____________________________                 _____________________________
         (должность)                             (председатель состава)

_____________________________                 _____________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)                 (подпись) (фамилия, инициалы)

                                          "__" _________ ____ г.

Принял Зав. архивом

(подпись)

«__» _________ ____ г.

Приложение № 33 к п. 22.6

УТВЕРЖДАЮ

АКТ _______________________________ (наименование должности — «__» _________ ____ г. N ____ председатель судебного состава, начальник управления, отдела)

_____________________________               _______________________________
      (судебный состав,                      (подпись) (инициалы, фамилия)
 структурное подразделение)                     "__" _________ ____ г.

О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

На основании ст. 59 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000) отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

Сдал Итого ____________________ единиц хранения ______________________ (цифрами и прописью) (должность, подпись, за ____ гг. фамилия)

СОГЛАСОВАНО Заведующий архивом ______________________ (подпись, фамилия) «__» _________ ____ г.

Документы в количестве ________________________________________________
                                (количество упаковок или вес)

принял на уничтожение _____________________________________________________ (должность, подпись, фамилия)

                                                 "__" _________ ____ г.

Приложение № 34 к п. 22.6

АКТ _______________________________ _______________________________

от ___________________ N ____                  (наименование должности -
_____________________________               председатель судебного состава,
      (судебный состав,                      начальник управления, отдела)
       подразделение)                       __________ ____________________
                                            (подпись)   (инициалы, фамилия)

                                            "__" _________ ____ г.

О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению на основании номенклатуры дел Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Итого _____________________________________________________ единиц хранения (прописью и цифрами)

Акт составил ___________________                       СОГЛАСОВАНО
                 (должность)                       Заведующий архивом
________________________________              _____________________________
       (подпись, фамилия)                           (подпись, фамилия)

                                             "__" _________ ____ г.

Документы в количестве ________________________________________________
                                (количество упаковок или вес)

принял на уничтожение _____________________________________________________ (должность, подпись, фамилия) «__» _________ ____ г.

Карточка заказа на выдачу судебных дел и дел по номенклатуре из архива

Оборотная сторона карточки

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│   Истец                                                                 │
│                                                                         │
│   ___________________________________________________________________   │
│                                                                         │
│   Ответчик                                                              │
│                                                                         │
│   ___________________________________________________________________   │
│                                                                         │
│   Дело N ___________ выдано специалисту _____________________________   │
│                                                   (фамилия)             │
│                                                                         │
│   _______________________________ "__" ______________________ ____ г.   │
│              (подпись)                                                  │
│                                                                         │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

к п. 22.7

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│               Высший Арбитражный Суд Российской Федерации               │
│                                                                         │
│                       КАРТОЧКА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА                       │
│                                                                         │
│                      Дело N _____________________                       │
│                                                                         │</pre>
│Наименование и краткое содержание дела (документа) ______________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│Истец ___________________________________________________________________│
│Ответчик ________________________________________________________________│
│Кол-во листов ___________________________________________________________│
│Дело выдано в судебный состав, подразделение ____________________________│
│_________________________________________________________________________│
│На срок до ______________________________________________________________│
│Фамилия, инициалы получателя, N телефона ________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│Подпись и дата получения дела (документа) _______________________________│
│Дело (документ) возвращено (дата) _______________________________________│
<pre class="legal-pre">│Зав. архивом ___________________________________________________         │
│                     (фамилия, инициалы, личная подпись)                 │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘