Приказ Минюста России от 26.12.2024 № 401

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В соответствии с подпунктом 6 пункта 28 Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.01.2023 № 10, пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452, пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 (зарегистрирован Минюстом России 27.12.2019, регистрационный № 57023), Регламентом Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 02.08.2023 № 207 (зарегистрирован Минюстом России 04.08.2023, регистрационный № 74615), и в целях совершенствования делопроизводства в Министерстве юстиции Российской Федерации приказываю;

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации.

2. Признать утратившими силу приказы Минюста России и отдельное положение приказа Минюста России:

от 30.12.2011 № 460 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации»;

от 24.01.2014 № 8 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

от 18.04.2016 № 96 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.12.2011 № 460»;

от 15.04.2019 № 76 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

от 31.07.2019 № 151 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

от 23.04.2020 № 106 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

от 12.05.2020 № 115 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

от 14.12.2021 № 247 «О внесении изменений в приложения № 14 и № 15 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

от 15.12.2021 № 250 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

от 13.04.2022 № 58 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

от 18.11.2022 № 285 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460»;

пункт 9 приложения к приказу Минюста России от 11.08.2023 № 211 «О внесении изменений в приказы Министерства юстиции Российской Федерации в связи с принятием Указа Президента Российской Федерации от 13.01.2023 № 10 „Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации“.»

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее — Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства юстиции Российской Федерации (далее — Министерство) и его территориальных органов (далее — территориальный орган) документов, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Министерства (территориального органа) (далее — служащие).

2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя (бумажный и электронный документ), включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее — СЭД), применяемая в Министерстве (территориальном органе), должна соответствовать требованиям Инструкции.

3. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 (далее — Положение о порядке обращения с ДСП), и приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 07.10.2010 № 250 «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах».

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Положения Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

6. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

7. Организацию делопроизводства, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурном подразделении центрального аппарата Министерства (далее — структурное подразделение Министерства) и территориального органа осуществляет Департамент организации и контроля в соответствии с Положением о Департаменте организации и контроля, утвержденным приказом Министерства от 30.06.2023 № 168 «Об утверждении типового положения о структурном подразделении Министерства юстиции Российской Федерации и положений о структурных подразделениях центрального аппарата Министерства юстиции Российской Федерации», с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 29.09.2023 № 297, от 16.04.2024 № 112, от 24.04.2024 № 124, от 03.06.2024 № 171, от 11.10.2024 № 299.

8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориального органа) осуществляется служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.

Решением руководителя структурного подразделения Министерства (начальника территориального органа или лица, исполняющего его обязанности; далее — руководитель территориального органа) определяется служащий, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе). О принятом решении в письменной форме уведомляется Департамент организации и контроля (в территориальном органе — структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства).

Вновь принятые и назначенные служащие, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе), обязаны в течение 3 рабочих дней, начиная с даты назначения на должность, пройти в Департаменте организации и контроля (в территориальном органе — в структурном подразделении, ответственном за ведение делопроизводства) инструктаж по ведению делопроизводства,

9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, при переводе в другое структурное подразделение Министерства (территориального органа) или в случае увольнения служащий обязан передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе), или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения Министерства (руководителя территориального органа). В случае болезни служащего руководитель структурного подразделения Министерства (руководитель территориального органа) определяет ответственного служащего для передачи ему документов на исполнение.

При увольнении служащего или его переводе в другое структурное подразделение Министерства (территориального органа) передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов и дел, образец которого приведен в приложении № 1 к Инструкции.

10. Передача служебных документов Министерства, их копий или проектов сторонним органам государственной власти (организациям, учреждениям) или частным лицам допускается с разрешения Министра, или лица, исполняющего его обязанности, или заместителей Министра (далее — руководство Министерства), за исключением случаев, когда представление таких документов предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Передача служебных документов территориального органа, их копий или проектов сторонним органам государственной власти (организациям, учреждениям) или частным лицам допускается с разрешения руководителя территориального органа.

Передача служебной информации или документов Министерства (территориального органа) представителям средств массовой информации осуществляется в Министерстве Департаментом законопроектной работы и коммуникаций, а в отдельных случаях — по разрешению (поручению) руководства Министерства иным структурным подразделениям Министерства, в территориальном органе — по разрешению (поручению) руководителя территориального органа.

Передача служебной информации или документов Министерства представителям иностранных государств, включая их дипломатические представительства и консульские учреждения на территории Российской Федерации, международных организаций, дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации за рубежом осуществляется в Министерстве Департаментом международного права и сотрудничества, в территориальном органе (кроме документов в рамках оказания международной правовой помощи) — по разрешению (поручению) руководителя территориального органа при наличии согласования с Департаментом международного права и сотрудничества.

11. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в структурном подразделении Министерства (территориальном органе) возлагается на их руководителей (руководителя территориального органа).

Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в Министерстве (территориальном органе) возлагается на Департамент организации и контроля (структурное подразделение, ответственное за делопроизводство в территориальном органе).

12. Об утрате или неисправимом повреждении документа служащие незамедлительно письменно сообщают руководителю структурного подразделения Министерства (руководителю территориального органа). На основании полученной информации руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем территориального органа) принимается решение о проведении или непроведении служебной проверки.

II. Правила оформления документов

Документы Министерства (территориального органа)

13. Состав документов, образующихся в деятельности Министерства (территориального органа), в соответствии с пунктом 2.1 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 (далее — Правила делопроизводства), определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными органами государственной власти (организациями, учреждениями), органами местного самоуправления, гражданами.

14. В Министерстве (территориальном органе) создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

При создании электронных документов используются электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

В СЭД или ином программном обеспечении, с применением которого создаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для определенного вида документа.

Документы с пометкой об ограничении доступа к документу «Для служебного пользования» (далее — ДСП) могут обрабатываться в электронном виде на специальном программном обеспечении, удовлетворяющем требованиям информационной безопасности.

Бланки документов

15. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) (далее — листы формата A4) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Бланки Министерства (территориального органа) изготавливаются типографическим способом или с помощью компьютерной техники.

Согласно пункту 2.6 Правил делопроизводства бланки Министерства (территориального органа) разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016), и утверждаются в составе Инструкции или приказом Министерства (территориального органа).

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

При изготовлении бланков документов Министерства (территориального органа) следует руководствоваться Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (далее — ФКЗ о Государственном гербе Российской Федерации), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее — постановление от 27.12.1995 № 1268), ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ФКЗ о Государственном гербе Российской Федерации установлено, что на бланках Министерства (территориального органа) помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказу Министерства (территориального органа).

Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

16. В Министерстве используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — бланки):

бланк приказа Министерства (образец приведен в приложении № 2 к Инструкции);

бланк распоряжения Министерства (образец приведен в приложении № 3 к Инструкции);

бланк письма Министерства (красный) (образец приведен в приложении № 4 к Инструкции);

бланк письма Министерства (синий) (образец приведен в приложении № 5 к Инструкции);

бланк письма Министра (образец приведен в приложении № 6 к Инструкции);

общий бланк Министерства (образец приведен в приложении № 7 к Инструкции);

продольный бланк Министерства (образец приведен в приложении № 8 к Инструкции).

17. В территориальном органе используются следующие виды бланков:

бланк приказа территориального органа (образец приведен в приложении № 9 к Инструкции);

бланк распоряжения территориального органа (образец приведен в приложении № 10 к Инструкции);

бланк письма территориального органа (синий) (образец приведен в приложении № 11 к Инструкции);

общий бланк территориального органа (образец приведен в приложении № 12 к Инструкции);

продольный бланк территориального органа (образец приведен в приложении № 13 к Инструкции).

18. Документы, издаваемые Министерством (территориальным органом) совместно с другими органами государственной власти, оформляются на листах формата A4.

Данные о наименовании органа государственной власти включаются в наименование должности лица, подписавшего документ.

19. Внутренние документы (служебные (докладные) записки, заявления, отчеты и другие), а также переписка между структурными подразделениями Министерства (территориального органа) оформляются на листах формата A4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.

Общие требования к созданию документов

20. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов):

1. при подготовке электронных документов в Министерстве (территориальном органе) используются электронные шаблоны бланков документов;

2. размеры полей документов, оформленных на бланках Министерства (территориального органа): левое, правое, верхнее — 2,5 см, нижнее — 3 см;

3. текст документа печатается через 1 — 2 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

4. абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центруются по ширине листа;

5. заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля;

6. интервал между словами — один пробел;

7. ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов рекомендуется использовать свободно распространяемый бесплатный шрифт «PT Astra Serif» размерами № 12 — 14 отечественного текстового редактора «Мой Офис» пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты размерами № 9 — 12;

8. для выделения части текста документа, наименования (названия), заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста;

9. в документах устанавливается единый состав реквизитов, их расположение и оформление. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

10. самая длинная строка реквизита при его угловом расположении должна быть не более 7,5 см;

11. самая длинная строка реквизита при его продольном расположении должна быть не более 12 см;

12. допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

13. при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -3-) или слов «с», «стр.» (страница) на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа;

14. страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно;

15. при оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается;

16. электронные документы создаются в текстовом редакторе, обрабатываются и хранятся в СЭД;

17. в СЭД используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов (унифицированные формы документов);

18. электронные документы Министерства (территориального органа) должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, их пригодность для использования;

19. программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, согласно дополнительным требованиям к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 23.03.2017 № 325, должно обеспечивать:

а) создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

б) открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

в) сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

г) создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

д) открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

е) сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Оформление реквизитов документов

21. Документы, создаваемые Министерством (территориальным органом), имеют следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства (территориального органа) — автора документа;

наименование должности лица — автора документа;

справочные данные о Министерстве (территориальном органе);

вид документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

виза;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе (может не проставляться в письмах Министерства (территориального органа) по результатам рассмотрения обращений граждан);

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

22. Наименование Министерства — автора документа, помещаемое на бланках, должно соответствовать тому, которое установлено Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.01.2023 № 10.

Наименование территориального органа — автора документа указываются в соответствии с приказом Министерства от 29.03.2024 № 89 «Об утверждении Положения о Главном управлении (Управлении) Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации», с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 02.05.2024 № 130, от 21.10.2024 № 309.

23. Наименование должности лица — автора документа указывается на бланке письма должностного лица Министерства (бланк письма Министра).

24. Справочные данные о Министерстве (территориальном органе) включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

25. Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

26. Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках документов Министерства, за исключением бланков деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

27. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата подписания. Документы, изданные двумя или более органами государственной власти (организациями, учреждениями) должны иметь одну (единую) дату — дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Дата в документе проставляется: должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ, отделом документационного обеспечения Департамента организации и контроля (далее — отдел документационного обеспечения), ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе) при регистрации документа в СЭД или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и другие документы).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

28. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (территориальном органе) в СЭД.

Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).

Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, поручения Министра, входящие и исходящие документы, внутренние документы, протоколы и другие виды документов).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством Министерства, состоит из индекса структурного подразделения Министерства, подготовившего проект документа, порядкового номера в пределах календарного года и первых букв имени и фамилии подписавшего лица.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем структурного подразделения Министерства, состоит из индекса структурного подразделения Министерства и порядкового номера в пределах календарного года. Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем территориального органа, состоит из кода территориального органа (приложение № 14 к Инструкции), индекса структурного подразделения территориального органа и порядкового номера в пределах календарного года.

Регистрационный номер внутреннего документа структурного подразделения Министерства (территориального органа) состоит из индекса структурного подразделения Министерства (территориального органа) и порядкового номера в пределах календарного года.

К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка ДСП.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами государственной власти (организациями, учреждениями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов государственной власти (организаций, учреждений), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

29. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает: регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ,

30. Документы адресуют органам государственной власти (организациям, учреждениям), их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа органу государственной власти (организации, учреждения) указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю органа государственной власти (организации, учреждению) указывается в дательном падеже наименование должности руководителя органа государственной власти (организации, учреждения), включающее наименование органа государственной власти (организации, учреждения), фамилию, инициалы должностного лица.

В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти (организации, учреждения), их структурного подразделения указывается в именительном падеже, а фамилия и должность лица — в дательном.

При адресовании документа должностному лицу государственного органа, в котором предусмотрена военная или государственная служба иного вида, после должности указывают воинское или специальное звание.

При адресовании документа в несколько однородных органов государственной власти (организаций, учреждений) или в несколько структурных подразделений одного органа государственной власти (организации, учреждения) их указывают обобщенно.

В документах с несколькими адресатами слово «копия» не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа. Все экземпляры документа должны быть подписаны.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов (за исключением процессуальных документов); при большем количестве адресатов на каждом документе указывается один адрес и составляется указатель рассылки (приложение № 15 к Инструкции), который подписывается руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Министерства и утверждается начальником отдела документационного обеспечения. Указатель рассылки документов ДСП утверждается заместителем директора Департамента организации и контроля в соответствии с распределением обязанностей.

Указатель рассылки прилагается к копии отправляемого документа.

Порядок оформления и утверждения указателя рассылки в территориальном органе определяется его руководителем.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов государственной власти (организаций, учреждений).

При адресовании документа в организацию (учреждение) указывается ее полное наименование (с организационно-правовой формой), затем почтовый адрес и (или) адрес электронной почты.

Если документ адресован физическому лицу, указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатается ниже границы верхнего поля страницы на уровне верхнего реквизита бланка с наименованием Министерства. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование органа государственной власти (организации, учреждения), их структурного подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия и инициалы печатаются после наименования должности через 2 межстрочных интервала.

31. Заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением ответов на обращения граждан, телеграмм, телефонограмм, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).

Заголовок к тексту письма печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой), шрифтом размером № 12. Заголовок к тексту может занимать до 4 — 5 строк по 28 — 35 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков).

32. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок печатается центровано полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не проставляется. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием (названием).

33. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Текст печатается на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние должно быть между текстом документа и подписью.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражены именем существительным в именительном падеже

или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились).

Характеристики, выраженные словесно, должны быть соотнесены с признаками характеризуемого объекта (субъекта).

Графы таблицы имеют заголовки, которые могут быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы, при этом на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф. Текст таблицы печатается шрифтом размерами N 9 - 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы может печататься полужирным шрифтом.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают реквизиты этого документа: наименование (название) документа и организацию-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой, а в конце перечислений - точкой.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

В приказах (распоряжениях) Министерства (территориального органа), а также во внутренних документах, адресованных руководству Министерства, руководителю структурного подразделения Министерства (территориального органа), текст излагается от первого лица единственного числа и печатается вразрядку ("п р и к а з ы в а ю", "п р е д л а г а ю", "п р о ш у").

В документах коллегии Министерства текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

Тексты документов излагаются от:

первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем в Ваш адрес");

первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").

В совместных приказах (распоряжениях) текст излагается от первого лица множественного числа и печатается вразрядку ("п р и к а з ы в а е м", "р е ш и л и").

В документах, регулирующих деятельность Министерства (территориального органа), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центровано с восклицательным знаком в конце обращения.

В письмах с подписью руководства Министерства следует обращаться от имени Министерства, а в письмах с подписью руководителя структурного подразделения Министерства (руководителя территориального органа) - от имени структурного подразделения Министерства (территориального органа).

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом на бумажном носителе, а при создании проекта документа в электронном виде - исполнителем.

34. Отметка о наличии приложений к документу печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста 1 - 2 межстрочными интервалами и располагается над подписью (заключительной формой вежливости).

Если в документе есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его название, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество (штук).

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

В этом случае сопроводительное письмо также будет с пометкой ДСП.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом.

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.

На приложениях к документам соответствующая отметка проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются.

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида документа, его дата и номер.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент, другие документы), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа.

Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте документа.

35. Согласование проекта документа с другими органами государственной власти (организациями, учреждениями), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протокольным решением коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", указания должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа государственной власти (организации, учреждения), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

В грифе согласования могут быть указаны реквизиты документа, которым такое согласование оформлено.

Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

36. Согласование проекта документа с должностными лицами Министерства (территориального органа) оформляется визой на документе.

Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.

На организационно-распорядительных документах визы проставляются на оборотной стороне последнего листа, на проектах законодательных актов и на вторых экземплярах внутренних документов и служебных писем визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе (отдельным файлом).

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.

Документы, представляемые на подпись Министру, документы с подписью заместителя Министра в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации, председателям палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации, Председателю Совета Безопасности Российской Федерации, а также письма, подлежащие массовой рассылке (более четырех адресатов), подлежат проверке на соответствие требованиям Инструкции и визированию служащими Департамента организации и контроля (редакторами).

Документы, представляемые на подпись Министру, документы с подписью заместителя Министра в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, по законопроектной работе, в частности, законопроекты, проекты заключений, официальных отзывов Правительства Российской Федерации и поправок Правительства Российской Федерации на законопроекты, а также ответы на парламентские запросы, запросы и обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, запросы и обращения сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации подлежат визированию статс-секретарем - заместителем Министра.

Представляемые на подпись руководству Министерства документы на бумажном носителе визируются исполнителем, начальником отдела, заместителем руководителя и руководителем структурного подразделения Министерства, в котором подготавливался проект документа. Если документы касаются установленной сферы деятельности другого структурного подразделения Министерства, то они подлежат визированию руководителем этого структурного подразделения Министерства и курирующим его заместителем Министра. Позиция заинтересованного структурного подразделения Министерства может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет позиции заинтересованного структурного подразделения при подготовке документов возлагается на исполнителя.

Документы, представляемые на подпись Министру, в обязательном порядке визируются заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Министерства, подготовившее проект документа.

Служебные письма по законопроектной работе, направляемые в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, подлежат визированию статс-секретарем - заместителем Министра.

Электронные документы, представляемые на подпись Министру, визируются начальником отдела, заместителем руководителя и руководителем структурного подразделения Министерства, в котором подготавливался проект документа, при необходимости иным руководителем структурного подразделения Министерства, затем сотрудниками Департамента организации и контроля (редактор Министра) и заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Министерства, подготовившее проект документа.

Документы, представляемые на подпись руководителю территориального органа, в обязательном порядке визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения территориального органа, заместителем руководителя территориального органа, курирующим структурное подразделение территориального органа, подготовившее проект документа.

Документы, представляемые на подпись заместителю руководителя территориального органа, в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения территориального органа.

37. Документы подписываются должностными лицами Министерства (территориального органа) в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Министерства.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное при оформлении его на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от текста (предшествующего ей реквизита) 2 - 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ставится у границы правого поля.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за отсутствующее должностное лицо, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом Министерства (территориального органа) исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы государственной власти (организации, учреждения), подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Аналогом собственноручной подписи, используемым в СЭД, является электронная подпись (далее - ЭП); подтверждением действий с электронными документами являются также данные авторизации пользователей.

38. На документы, получающие юридическую силу в результате утверждения, в соответствии с пунктом 2.11 Правил делопроизводства оформляется гриф утверждения.

Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом).

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне; при большом количестве подписи размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

Документы утверждаются Министром (руководителем территориального органа) или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Утверждению подлежат правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и другие), внутренние нормативные акты Министерства (территориального органа), а также документы длительного действия (планы, отчеты об их выполнении и другие):

программы и планы проверок структурного подразделения Министерства (территориального органа), повестки дня заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, советов по направлениям деятельности, должностные регламенты служащих (утверждаются руководством Министерства, руководителем территориального органа);

финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Министром, его заместителем, курирующим Департамент управления делами, руководителем территориального органа);

архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, и другие документы (утверждаются заместителем Министра - председателем Центральной экспертной комиссии Министерства (далее - ЦЭК), (экспертной комиссии территориального органа (далее - ЭК) на ее очном (заочном) заседании;

планы работы структурного подразделения Министерства (утверждаются заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение Министерства), планы работы структурного подразделения территориального органа (утверждаются заместителем руководителя территориального органа, курирующим соответствующее структурное подразделение территориального органа);

положения об отделах структурного подразделения Министерства (утверждаются руководителем структурного подразделения Министерства), положения о структурном подразделении территориального органа (утверждаются руководителем территориального органа);

распределение обязанностей между заместителями руководителя структурного подразделения Министерства (заместителями руководителя территориального органа) утверждается руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем территориального органа);

иные документы: методические рекомендации, указания, методики, положения, правила, регламенты, стандарты и другие.

Гриф утверждения документа оформляется на бланках Министерства (территориального органа), кроме установленной формы финансовых, кадровых, архивных документов.

Личная подпись должностного лица Министерства (территориального органа) в грифе утверждения заверяется при необходимости печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) в порядке установленном пунктом 39 и в разделе VII Инструкции.

39. Министерство (территориальный орган) имеет гербовую печать и иные печати и штампы установленного образца.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

Гербовой печатью заверяются подписи Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Министерства, руководителя территориального органа, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Министерства (территориального органа) предоставлены соответствующие полномочия.

40. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются отметка: "ВЕРНО", наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском простой круглой печати структурного подразделения Министерства (территориального органа) при ее наличии.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

Допускается заверять отметкой "ВЕРНО" каждый лист многостраничной копии документа.

41. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя, номер служебного телефона, печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

42. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа, образец которого приведен в приложении N 16 к Инструкции, или в электронном виде путем заполнения поля соответствующей электронной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указания по исполнению документа, как правило, включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора поручения и дату.

43. Отметка о контроле документа проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа. Соответствующая информация вносится при регистрации входящего документа в СЭД.

44. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, подтверждающий его исполнение, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Данные об исполнении документа вносятся в СЭД.

Документы, поставленные на контроль, направляются в дело только после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа), в котором исполнен документ.

45. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

В соответствии с Положением о порядке обращения с ДСП пометка ДСП проставляется на каждом экземпляре документа.

Пометка ДСП проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и дополняется указанием номера экземпляра документа, печатается тем же размером шрифта, как и текст документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к ней.

Процедура подготовки документа

46. В соответствии с пунктом 2.9 Правил делопроизводства проекты документов, подготовленных Министерством (территориальным органом), подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением Министерства (территориального органа) - исполнителем.

Согласование проекта документа в Министерстве (территориальном органе) оформляется визой.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в Министерстве (территориальном органе), с другими органами государственными власти (организациями, учреждениями), органами местного самоуправления может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указываются наименование органа государственной власти (организации, учреждения), органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (гриф согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) Министром (руководителем территориального органа) или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством Российской Федерации случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью Министерства (территориального органа).

В соответствии с пунктом 2.10 Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью Министра (руководителя территориального органа) или иного уполномоченного должностного лица. Электронные документы подписываются ЭП.

Работа с проектами документов

47. Проекты документов готовятся исполнителями в структурном подразделении Министерства (территориального органа) для последующего согласования и подписания.

Согласование проектов документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, проводится в электронном виде.

Исполнитель документа заполняет регистрационную карточку проекта документа (далее - РКПД) (в том числе ссылки на связанные документы) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РКПД (в специальном поле "Комментарии" электронного листа согласования) либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом к РКПД.

Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным режимом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свои визы;

при последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и так далее; в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования (число дней, часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом документа и поставить визу);

при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.

Проект документа в СЭД после отправки на согласование поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа режимом согласования.

Если для участника согласования в СЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу ("Согласен", "Не согласен", "Согласен с замечаниями").

Если согласующим выбрано решение "Не согласен" или "Согласен с замечаниями", согласующий в обязательном порядке должен добавить к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в СЭД.

Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может скачать файл документа из РКПД, в который им вносятся изменения, с последующим прикреплением его к комментариям.

Согласующий (или замещающее его лицо) в СЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз).

Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, установленный исполнителем в соответствии с абзацем третьим пункта 47 Инструкции, что и основное согласование.

Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.

Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза "Не согласен" (с указанием оснований), документ подлежит доработке. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РКПД в СЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.

Если по проекту документа получены все визы "Согласен", документ направляется посредством СЭД на подпись.

Если требуется личное подписание документа, то при формировании электронного листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.

Состав документов, образующихся в деятельности Министерства (территориального органа)

48. В целях регулирования деятельности Министерства (территориального органа), организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность Министерства, в пределах его компетенции издаются:

правовые акты в форме приказов, распоряжений, поручений, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов и другие;

протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);

поручения Министра;

информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, обзоров, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и другие.

В зависимости от конкретных задач управления деятельностью Министерства (территориального органа) создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другие.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях Министерство (территориальный орган) может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и другие).

Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

49. Министерство в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов и поправок к законопроектам, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации (далее - проекты актов) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, решений Конституционного Суда Российской Федерации, международных обязательств Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих указаний и поручений, а также в инициативном порядке.

Организация подготовки проектов актов возлагается на руководителя структурного подразделения Министерства в соответствии с его компетенцией.

Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение Министерства, статс-секретарем - заместителем Министра.

50. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, федеральных конституционных законов и федеральных законов:

а) проекты печатаются шрифтом размером N 15 на листах формата A4, На первой странице проекта в пределах верхней и правой границ текстового поля помещаются слова: "Вносится Правительством Российской Федерации". Ниже с отступом на 1 межстрочный интервал у правой границы текстового поля печатается слово "Проект";

б) проект законодательного акта имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается прописными буквами шрифтом размером не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок оформляется в соответствии с пунктом 32 Инструкции.

Текст отделяется от заголовка 1 межстрочным интервалом и может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, части статей, пункты, подпункты, абзацы.

Части обозначаются словами и могут иметь наименование, печатаются прописными буквами полужирным шрифтом по центру страницы одно под другим:

Разделы нумеруются римскими цифрами, их заголовки печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

Подразделы нумеруются римскими цифрами. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка.

Главы нумеруются арабскими цифрами. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.

Параграф нумеруется знаком § и арабскими цифрами. Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "Статья" и ее номер также выделяют полужирным шрифтом.

Части нумеруются арабскими цифрами с точкой, пункты - с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Визы помещаются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в его нижней части.

Подпись отделяется от текста 1 межстрочным интервалом и состоит из наименования должности "Президент Российской Федерации", которое печатается в две строки через 1 межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова "Российской Федерации" в наименовании должности печатаются от левой границы текстового поля, относительно их центруется слово "Президент". Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текста.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии только в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий;

в) пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом размером N 14 на листах формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается полужирным шрифтом прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы и выравнивается по центру.

Заголовок оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 32 Инструкции. В заголовке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается с абзацного отступа, оформляется в соответствии с пунктом 33 Инструкции и должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его основные положения, место в системе законодательства Российской Федерации, а также прогноз социально-экономических и иных последствий принятия законопроекта.

51. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации:

а) проекты и приложения к ним печатаются на листах формата A4 шрифтом размером N 15. На первой странице проекта у правой границы текстового поля выше заголовка (наименования) печатается слово "Проект";

б) проекты имеют следующие реквизиты.

Наименование вида акта - УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ или РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - печатается центровано прописными буквами. Слова "УКАЗ" и "РАСПОРЯЖЕНИЕ" выделяются полужирным шрифтом, выполняются шрифтом размером не более N 17 и отделяются от слов "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" 1 межстрочным интервалом.

Заголовок оформляется в соответствии с пунктом 32 Инструкции и центруется относительно слов "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".

Текст отделяется от заголовка 1 межстрочным интервалом и может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги в порядке, аналогичном предусмотренному пунктом 34 Инструкции.

Проекты указов, распоряжений и приложений к ним визируются Министром на последнем листе внизу.

52. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации:

а) проекты и приложения к ним печатаются на листах формата A4 шрифтом размером N 14. На первой странице проекта у правой границы текстового поля выше заголовка (наименования) на 1 межстрочный интервал печатается слово "Проект";

б) проекты имеют следующие реквизиты.

Наименование - ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ печатается прописными буквами, выделяется

полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом и печатается прописными буквами.

Заголовок оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 32 Инструкции, и центруется относительно слов "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ".

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте постановляющей (распорядительной) части на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 1 межстрочным интервалом и состоит из наименования должности "Председатель Правительства Российской Федерации", которое печатается в две строки через 1 межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центруются относительно первой строки. На той же строке у правой границы текста печатаются инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации.

Приложения к проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации оформляются аналогично приложениям к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Проекты постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации и приложений к ним визируются Министром на последнем листе внизу.

53. При ссылках в текстах проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на федеральные законы или ранее принятые акты Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации) в скобках даются сноски на соответствующие официальные источники их опубликования.

54. В проектах указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов государственной власти, (организаций, учреждений) в проектах распоряжений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - их сокращенные официальные наименования.

Подготовка нормативных правовых актов Министерства

55. Нормативные правовые акты Министерства издаются при наличии в федеральных конституционных законах, федеральных законах, актах Президента Российской Федерации, постановлениях Правительства Российской Федерации и международных договорах Российской Федерации полномочий на издание того или иного нормативного правового акта или группы актов.

56. Подготовка и оформление нормативных правовых актов Министерства осуществляются в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009, Регламентом Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 02.08.2023 N 207 (далее - Регламент Министерства), и приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 31.08.2023 N 222 "Об утверждении Методических указаний по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти".

57. Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде приказов.

58. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

59. Издание нормативных правовых актов Министерства в виде писем, распоряжений и телеграмм не допускается.

Структурное подразделение Министерства и территориального органа не вправе издавать нормативные правовые акты.

III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Министерстве (территориальном органе)

60. В рамках деятельности Министерства (территориального органа) создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии Министерства, протоколы заседаний (совещаний), акты, поручения Министра, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие документы.

В целях повышения эффективности выполнения поставленных задач Министр при необходимости дает письменные поручения заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства (руководителям территориальных органов), директорам подведомственных федеральных служб и руководителям федеральных бюджетных и казенного учреждений Министерства. Образец поручения приведен в приложении N 17 к Инструкции.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Министерства (территориального органа) с его контрагентами оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол и другие).

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

Приказ, распоряжение

61. Приказ (распоряжение) издается по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности Министерства (территориального органа), а также по основным, организационным и кадровым вопросам.

Приказом по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Министерства (территориального органа).

Приказом по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Министерства (территориального органа).

Распоряжением оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства (территориального органа), не имеющие нормативного характера.

Проект приказа (распоряжения) Министерства (территориального органа) печатается через межстрочный интервал точно 18,00 пт на бланке установленного образца либо в электронном виде и дополняется пояснительной запиской (справкой), содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

Проект приказа (распоряжения) по основной деятельности оформляет структурное подразделение Министерства (территориального органа) на основании поручений руководства Министерства (руководителя территориального органа) либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства (территориального органа).

Подготовка проекта приказа (распоряжения) о внесении в него изменений осуществляется структурным подразделением Министерства (территориального органа) - разработчиком этого приказа (распоряжения) на основании предложений заинтересованного структурного подразделения Министерства (территориального органа) либо в инициативном порядке.

62. При разработке проекта приказа (распоряжения) о внесении изменений в приказ (распоряжение) по основной деятельности, за исключением проектов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, структурное подразделение Министерства подготавливает текст приказа (распоряжения) с внесенными в него изменениями с использованием методических рекомендаций по оформлению текста приказа (распоряжения) Министерства с внесенными в него изменениями, утвержденных распоряжением Министерства.

В случае если проект приказа (распоряжения) предусматривает внесение изменений в несколько приказов (распоряжений) по основной деятельности, структурное подразделение Министерства одновременно подготавливает тексты с внесенными изменениями всех приказов (распоряжений) по основной деятельности, в которые проектом приказа (распоряжения) вносятся изменения.

Проект приказа направляется структурным подразделением Министерства - разработчиком проекта приказа (распоряжения) в Департамент государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов для определения необходимости государственной регистрации. В случае если проект приказа после подписания не подлежит государственной регистрации, Департамент государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов в течение 3 рабочих дней со дня поступления проекта приказа уведомляет об этом структурное подразделение Министерства - разработчика проекта приказа (распоряжения).

В случае если проект приказа после подписания подлежит государственной регистрации, Департамент государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов рассматривает (согласовывает) проект приказа в течение 8 рабочих дней со дня его поступления.

63. Проект приказа Министерства по основной деятельности (за исключением проектов приказов, указанных в пункте 64 Инструкции) визируется:

руководителем структурного подразделения Министерства, разработавшего проект, и курирующим его заместителем Министра;

руководителем структурного подразделения Министерства и заместителем Министра, курирующим деятельность этого структурного подразделения Министерства или которому в проекте предусматриваются задания и поручения;

заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами (если приказ содержит вопросы расходования финансовых и материально-технических средств);

директором Департамента государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов (если приказ подлежит государственной регистрации);

директором Департамента организации и контроля.

Проект распоряжения Министерства по основной деятельности визируется:

руководителем структурного подразделения Министерства, разработавшего проект, и курирующим его заместителем Министра;

руководителем структурного подразделения Министерства и заместителем Министра, курирующим деятельность этого структурного подразделения Министерства или которому в проекте предусматривается поручение;

заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами (если распоряжение содержит вопросы расходования финансовых и материально-технических средств);

директором Департамента организации и контроля.

64. Проект приказа (распоряжения), подготавливаемый структурным подразделением Министерства во исполнение государственных услуг (функций) и предусмотренных административным регламентом и иными актами Министерства визируется руководителем структурного подразделения Министерства, разработавшим проект, и подписывается заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Государственные услуги (функции), предусмотренные административным регламентом и иными актами Министерства, исполняются, в том числе в соответствии с распоряжениями по вопросам:

аккредитации юридических и физических лиц в качестве независимых экспертов, уполномоченных на проведение антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

государственной регистрации некоммерческих организаций, включая отделения международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, общественных объединений, политических партий и религиозных организаций;

внесения сведений о филиалах и представительствах международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций в реестр филиалов и представительств международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций;

проведения проверок соответствия деятельности некоммерческой организации, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, целям, предусмотренным ее учредительными документами (уставным целям);

внесения казачьих обществ в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации;

принятия решений по жалобам на отказ территориального органа в государственной регистрации некоммерческой организации, на уклонение территориального органа от государственной регистрации общественного объединения, а также на предупреждения, вынесенные некоммерческой организации территориальным органом, если иной порядок не установлен законодательством Российской Федерации;

ведения реестра иностранных агентов;

проведения проверок в отношении федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов (за исключением их территориальных органов), общероссийских и международных общественных объединений, отделений международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, иностранных юридических лиц, иностранных структур без образования юридического лица, иных объединений лиц и их должностных лиц на предмет соблюдения законодательства Российской Федерации об иностранных агентах;

ведения единого реестра физических лиц, аффилированных с иностранными агентами;

ведения единого реестра сведений о лицах, причастных к деятельности экстремистской или террористической организации;

регистрации представительств иностранных религиозных организаций, открытых в Российской Федерации;

принятия решения о признании социально ориентированной некоммерческой организации исполнителем общественно полезных услуг.

Проект распоряжения по вопросам ведения и опубликования федерального списка экстремистских материалов, перечня общественных и религиозных объединений, иных организаций, в отношении которых вступило в законную силу решение суда о ликвидации или запрете деятельности по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 25.07.2002 N 114-ФЗ "О противодействии экстремистской деятельности", перечня общественных и религиозных объединений, деятельность которых приостановлена в связи с осуществлением ими экстремистской деятельности, перечня организаций, указанных в частях третьей и четвертой статьи 6 Федерального закона от 19.05.1995 N 80-ФЗ "Об увековечивании Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 годов", а также атрибутики и символики этих организаций, а также перечня иностранных и международных неправительственных организаций, деятельность которых признана нежелательной на территории Российской Федерации, визируется директором Департамента по защите национальных интересов от внешнего влияния, директором Департамента законопроектной работы и коммуникаций, директором Департамента организации и контроля и подписывается заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Проект распоряжения "Об использовании в фирменном наименовании юридического лица официального наименования "Российская Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования", "О выдаче разрешения на включение в наименование некоммерческой организации официального наименования "Российская Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования" и "Об отказе в выдаче разрешения на включение в наименование некоммерческой организации официального наименования "Российская Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования" визируется директором Департамента экономического и гражданского законодательства, директором Департамента государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов, директором Департамента организации и контроля и подписывается Министром.

65. Проект приказа (распоряжения) территориального органа по основной деятельности визируется:

руководителем структурного подразделения территориального органа, внесшим проект, и заместителем руководителя территориального органа, курирующим данное структурное подразделение территориального органа;

руководителем структурного подразделения территориального органа и заместителем руководителя территориального органа, деятельности которого он касается или которому в проекте предусматривается поручение;

руководителем структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства.

Проект приказа территориального органа по основной деятельности визируется всеми заместителями руководителя территориального органа.

66. Проект приказа (распоряжения) Министерства по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках служащих и другие) оформляется Департаментом государственной службы и кадров по представлениям (предложениям) структурного подразделения Министерства, подведомственных федеральных служб, федеральных бюджетных учреждений и федерального казенного учреждения Министерства (далее - учреждения) и согласовывается:

директором Департамента государственной службы и кадров;

директором Департамента управления делами (проект приказа (распоряжений), содержащий вопросы расходования финансовых и материально-технических средств);

руководителем структурного подразделения Министерства, в котором служащий проходит федеральную государственную гражданскую службу, и заместителем Министра, курирующим данное структурное подразделение Министерства (за исключением проектов приказов о профессиональном развитии, поощрении (награждении), премировании, присвоении классных чинов, выплате материальной помощи, практике студентов образовательных организаций (учреждений), назначении наставников, об отпусках служащих, об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет на государственной гражданской службе, об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия гражданской службы, об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, распоряжений о командировании);

заместителем Министра, курирующим Департамент государственной службы и кадров (приказ (распоряжение), подписанный Министром).

Проект приказа (распоряжения) Министерства по личному составу представляется на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей) директором Департамента государственной службы и кадров или через Департамент организации и контроля.

67. Проект приказа (распоряжения) территориального органа по личному составу оформляется структурным подразделением территориального органа, осуществляющим кадровую работу, по представлениям структурных подразделений территориального органа и согласовывается:

начальником отдела, осуществляющего кадровую работу;

начальником отдела, осуществляющего ведение финансово-хозяйственной деятельности территориального органа (проект приказа (распоряжения), связанный с использованием финансовых и материально-технических средств);

руководителем территориального органа, курирующим кадровую работу.

68. Проект приказа Министерства о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации оформляется Департаментом международного права и сотрудничества, проект распоряжения Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации оформляется Департаментом государственной службы и кадров в следующем порядке:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) и при внеплановом командировании - в соответствии с резолюцией Министра на адресованных ему служебных записках заместителей Министра, завизированных директором Департамента управления делами и заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами, с приложением справки расчета о затратах на командирование, выданной Департаментом управления делами.

Служебные записки о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации также визируются директором Департамента международного права и сотрудничества.

Проект распоряжения территориального органа о командировании служащих оформляет структурное подразделение территориального органа, осуществляющее кадровую работу, в соответствии с письменным указанием руководителя территориального органа.

69. Предложения (представления) по подготовке проекта приказа (распоряжения) по основной деятельности и личному составу, подготовленные подведомственными службами, направляются в Министерство сопроводительными письмами, завизированные директорами соответствующих служб или заместителями, исполняющими обязанности директоров, с приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде.

По поручению Министра (заместителя Министра в соответствии с распределением обязанностей) указанные предложения (представления) от ФССП России направляются в Департамент государственной политики в сфере принудительного исполнения, от ФСИН России - в Департамент государственной политики в сфере уголовно-исполнительной системы; по проектам приказов (распоряжений) по личному составу в Департамент государственной службы и кадров.

Департамент государственной политики в сфере принудительного исполнения, Департамент государственной политики в сфере уголовно-исполнительной системы, Департамент государственной службы и кадров с участием специалистов служб рассматривают поступившие предложения, определяют исполнителей проектов приказов (распоряжений), оформляют и осуществляют согласование проектов приказов (распоряжений) в соответствии с Инструкцией.

Проект приказа (распоряжения), инициированный службами, согласовывается с директорами соответствующих служб или их заместителями, исполняющими обязанности директоров, и представляется на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей).

70. Рассмотрение (согласование) проекта приказа (распоряжения) в структурном подразделении Министерства осуществляется как через СЭД, так и на бумажном носителе в течение 8 рабочих дней со дня его поступления, в структурном подразделении территориального органа - в течение 5 рабочих дней со дня его поступления.

При повторном рассмотрении (согласовании) проекта приказа (распоряжения) согласование осуществляется в течение 5 рабочих дней со дня его поступления.

Согласование проекта приказа Министерства о командировании служащих в срочном порядке (не более 3 рабочих дней до дня командирования) в структурном подразделении Министерства осуществляется в течение трех часов с момента его поступления.

Руководством Министерства (руководителем территориального органа) могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения).

71. Визы внутреннего согласования проекта приказа (распоряжения) включают фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования и проставляются в верхней части оборотной стороны подписного листа проекта. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.

Визирование проекта приказа (распоряжения) может также проводиться в электронном виде в СЭД.

72. Проект приказа (распоряжения) Министерства подлежит проверке на соответствие требованиям Инструкции и визированию служащими Департамента организации и контроля (редакторами).

73. Подписанный приказ (распоряжение) Министерства по основной деятельности регистрируется, тиражируется, рассылается и формируется в номенклатурное дело Департаментом организации и контроля, а приказ (распоряжение) Министерства по личному составу и распоряжения Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации и за ее пределами - Департаментом государственной службы и кадров.

Порядок регистрации, тиражирования, рассылки и формирования в номенклатурное дело приказа (распоряжения) территориального органа определяется его руководителем.

74. Копия приказа (распоряжения) Министерства с заверительной надписью, заверенная печатью Департамента организации и контроля (Департамента государственной службы и кадров), направляется адресатам в соответствии с указателем рассылки, который помещается в соответствующее номенклатурное дело.

Для приказа (распоряжения) Министерства по личному составу допускается помещать указатель рассылки на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

75. Приказ Министерства, подлежащий государственной регистрации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", в течение 3 рабочих дней со дня его подписания (утверждения) направляется Департаментом организации и контроля с сопроводительной служебной запиской и дополнительными материалами в Департамент государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов.

Приказ, созданный на бумажном носителе, представляется в 2 экземплярах (подлинник и одна копия).

76. Структурное подразделение Министерства, подготовившее приказ (распоряжение) по основной деятельности или обеспечившее согласование приказа (распоряжения) по основной деятельности, изданного двумя или более органами государственной власти, не позднее 10 рабочих дней после его регистрации в СЭД или после государственной регистрации приказа по основной деятельности Департаментом государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов направляет в Департамент систематизации законодательства для включения в СЭД текст приказа (распоряжения) с внесенными в него изменениями в текстовом формате, а также подписанный ЭП руководителя структурного подразделения Министерства (его заместителя), подготовившего соответствующий приказ (распоряжение) (обеспечившего согласование соответствующего приказа (распоряжения), в формате Portable Document Format "PDF".

77. Дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами. Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения).

Приказы (распоряжения) регистрируются в СЭД по порядку номеров в пределах календарного года.

Приказ (распоряжение) по основной деятельности и по личному составу регистрируется отдельно.

Регистрационный номер распоряжения дополняется через дефис индексом "р".

Регистрационный номер приказа Министерства о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации дополняется через дефис индексом "зк".

Регистрационный номер распоряжения Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации дополняется через дефис индексом "рк".

Регистрационный номер приказа Министерства по личному составу (о приеме, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, внесении изменений в персональные данные, поощрении, награждении, об оплате труда, о премировании, различных выплатах, отпусках по уходу за ребенком, об отпусках без сохранения денежного содержания и другие) дополняется через дефис индексом "лс".

Регистрационный номер приказа Министерства по личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, об отпусках в связи с обучением дополняется через дефис индексом "к".

78. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: преамбулы и распорядительной.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и другими. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в преамбуле указываются наименование (название) этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", напечатанным строчными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "п р и к а з ы в а ю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителя указывается структурное подразделение Министерства (территориального органа) или конкретное должностное лицо. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которого возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Если приказ (распоряжение) признает утратившим силу (не подлежащим применению), изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части приказа (распоряжения) должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу (не подлежащим применению), изменяемый или отменяемый документ (структурную единицу документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." или "Признать не подлежащим применению...".

Заголовок приказа (распоряжения), изданного с целью признания утратившим силу (не подлежащим применению) действующих приказов (распоряжений) или отмены приказов (распоряжений), не вступивших в силу, оформляется следующим образом.

или

В случае, если признаваемых утратившими силу (не подлежащими применению), изменяемых или отменяемых приказов (распоряжений) несколько, заголовок может быть сформулирован обобщенно.

или

Приложения в приказе (распоряжении) допускаются только, если они связаны с предписаниями распорядительной части текста.

или

Положение, правила, инструкция

79. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства (территориального органа).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

80. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов актов Министерства (территориального органа).

81. Положение (правила, инструкция) утверждается распорядительным документом и печатается на листах формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Преамбулой положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты, подпункты и абзацы. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими цифрами.

Протокол заседания (совещания)

82. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

83. Протокол может издаваться в полной или краткой форме, образцы оформления которых приведены в приложениях N 18, 19 к Инструкции, при краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

84. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на прилагаемый к протоколу список.

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти (организаций, учреждений) указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".

Особые мнения, высказанные во время обсуждения, записываются в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

85. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании).

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от них - инициалы и фамилии присутствовавших.

Многострочные наименования должностей присутствовавших указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

86. Проект протокола подготавливается структурным подразделением Министерства (территориального органа), ответственным за проведение заседания (совещания), визируется его руководителем, представляется на подпись председательствующему на заседании (совещании) и секретарю в срок не более 4 рабочих дней после дня окончания заседания (совещания).

87. Протоколы регистрируются и хранятся в структурном подразделении Министерства (территориального органа), ответственном за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

Проекты протоколов под председательством Министра подготавливаются структурным подразделением Министерства, ответственным за проведение заседания (совещания), подписываются Министром и передаются на регистрацию и последующее хранение в Департамент организации и контроля.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и другие группы протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов государственной власти (организаций, учреждений), принимавших участие в заседаниях.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) по рассмотренному вопросу.

88. После регистрации протокол доводится до участников совещания в электронном виде.

В случае необходимости структурное подразделение Министерства (территориального органа), ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документов на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным органам государственной власти (организациям, учреждениям) и должностным лицам.

89. Протоколы печатаются на листах формата A4 шрифтом размером N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование Министерства (территориального органа);

наименование документа "ПРОТОКОЛ" (печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 центровано);

вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается центровано полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал;

место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводилось совещание. Запись выравнивается по центру;

дата (оформляется печатается арабскими цифрами через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита).

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 (полтора) межстрочного интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Служебное письмо

90. Служебные письма Министерства подготавливаются в форме: докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов, указаний и поручений;

информации в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении поступивших от них запросов и направленных ими в Министерство обращений граждан;

отзывов, поправок и экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответов на запросы должностных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и должностных лиц государственных и муниципальных органов;

ответов на обращения граждан;

ответов на запросы органов государственной власти (организаций, учреждений);

инициативных документов по вопросам компетенции Министерства, в том числе методических рекомендаций и информационных сообщений для территориальных органов, служб и учреждений.

Служебные письма территориального органа подготавливаются в форме:

информации в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в федеральном округе;

информации главному федеральному инспектору по субъекту Российской Федерации;

информации в органы государственной власти субъекта Российской Федерации и органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и иные органы;

информации в Министерство об исполнении приказов, распоряжений, поручений;

экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответов на обращения граждан;

ответов на запросы органов государственной власти (организаций, учреждений);

инициативных документов.

Сроки подготовки ответных писем по исполнению документов устанавливаются руководителем на основании определенных сроков исполнения поручений и запросов.

Тексты инициативных и ответных писем должны быть ясными, краткими и обоснованными, обеспечивающими точное и однозначное восприятие изложенной в них информации, а также точно соответствовать поручениям руководителя, данным в указаниях по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа).

Служебные письма печатаются на бланках в нескольких экземплярах: необходимое количество экземпляров отправляется адресатам; экземпляр с визами помещается в соответствующее дело.

91. Служебное письмо адресуется должностному лицу, уполномоченному рассматривать и принимать решения по поставленным в нем вопросам.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

При адресовании документа лицу, замещающему несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в органе государственной власти (организации, учреждении), куда направляется документ.

В адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации и его заместителям, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, а также инициативные письма подписываются Министром либо по согласованию с ним заместителем Министра.

Служебные письма в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, иные федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, а также депутатам Государственной Думы, сенаторам Российской Федерации подписываются руководством Министерства в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения, подписываются: руководством Министерства; руководителем структурного подразделения Министерства, их заместителями или уполномоченными на то должностными лицами.

Служебные письма на бланке письма Министра подписывает только Министр.

Служебные письма на бланке письма Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации красного цвета подписывают только заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра.

Служебные письма на бланке письма Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации синего цвета подписывает руководитель структурного подразделения Министерства, его заместитель или уполномоченное на то должностное лицо.

В случае направления письма Министерства с ответом по результатам рассмотрения массовых обращений адресат, почтовый адрес или адрес электронной почты на бланке письма Министерства может не указываться.

Служебная записка

92. Служебные записки, создаваемые в Министерстве (территориальном органе), являются внутренними документами и используются для информационного обмена между структурными подразделениями Министерства (территориального органа), должностными лицами.

Виды служебных записок:

внутренняя записка (информирование служащим руководителя своего структурного подразделения Министерства (территориального органа);

внутренняя переписка (переписка между структурными подразделениями Министерства (территориального органа);

докладная записка (информирование руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа) руководства Министерства (руководителя территориального органа), за исключением Министра);

докладная записка Министру (доклад Министру).

В служебных записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий структурного подразделения Министерства (территориальных органов) и должностного лица.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - содержание обращения, выводы и предложения.

Визы исполнителя и согласовывающих служебную записку (на бумажных носителях) должностных лиц помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации помещается в дело структурного подразделения Министерства (территориального органа) - исполнителя.

Докладные записки о прекращении переписки с гражданином, подготовленные в электронном виде, направляются посредством СЭД Министру (заместителю Министра) (руководителю территориального органа) для принятия решения.

Решение Министра (заместителя Министра) (руководителя территориального органа) о прекращении переписки с гражданином оформляется путем ввода резолюции в регистрационной карточке (далее - РК) докладной записки: "Согласен/Не согласен".

Докладные записки о награждении (поощрении) сотрудников Министерства и территориальных органов визируются директором Департамента государственной службы и кадров.

Служебные записки, содержащие вопросы, требующие расходования финансовых и материально-технических средств, визируются директором Департамента управления делами и заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства (территориального органа) и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Телеграммы и документы, передаваемые по каналам электронной и факсимильной связи

93. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.05.2022 N 968.

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам.

Текст телеграммы подписывается руководством Министерства, руководителем территориального органа, заверяется гербовой печатью в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).

Текст телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписывается только руководством Министерства.

Текст телеграммы оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал передается в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства), копия помещается в дело) следующим образом:

1. в правом верхнем углу указывается категория телеграммы;

2. перед текстом центровано размещается реквизит наименования документа - "Телеграмма";

3. после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования органа государственной власти (организации, учреждения), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

4. текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами;

5. после текста телеграммы размещается реквизит подписи с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Министерства (территориального органа) и дата (день отправления).

Текст телеграммы согласовывается, подписывается и регистрируется в порядке, установленном для служебных писем.

94. Электронные сообщения в Министерство поступают посредством МЭДО, системе межведомственного электронного взаимодействия, на официальный электронный адрес Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"), доступ к которому установлен в Департаменте организации и контроля, через раздел "Обращения граждан" официального сайта Министерства, на электронный адрес пресс-службы Министерства в сети "Интернет", посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг" (далее - ФГИС "Госуслуги"),

Электронные сообщения в территориальный орган поступают на официальный электронный адрес территориального органа в сети "Интернет", доступ к которому установлен в структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства, а также посредством ФГИС "Госуслуги".

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронный образ (копию) документа или электронный документ и его реквизиты.

95. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема документов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям Инструкции.

96. Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД.

97. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов ДСП, а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Договор (контракт, соглашение)

98. Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Министерства (территориального органа), оформляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также приказом Минюста России от 05.06.2024 N 181 "Об утверждении Порядка подготовки, согласования, регистрации и хранения договоров (соглашений) Минюста России".

Доверенность

99. Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Министерства (территориального органа), а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность подписывает Министр (руководитель территориального органа). После подписания доверенность регистрируется в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД и заверяется гербовой печатью.

IV. Организация документооборота

Принципы организации документооборота

100. В соответствии с пунктом 3.1 Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечиваются:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством Министерства (территориального органа);

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

101. При организации документооборота в Министерстве (территориальном органе) требуется исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возврата документа, не обусловленного необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованного направления на согласование проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

102. Документооборот Министерства (территориального органа) организуется с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными видами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы Министерства (территориального органа), обеспечивающие работу с отдельными видами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения для передачи на хранение в архив Министерства (территориального органа) и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Согласно пункту 3.3 Правил делопроизводства обеспечивается включение в СЭД документов, сведений о документах, сведений о рассмотрении и исполнении документов и результатах их исполнения (заполнение полей РК).

103. В составе входящей документации в соответствии с особенностями технологической обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Аппарата Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, межгосударственных советов;

документы, поступившие из межгосударственных органов (организаций, учреждений), федеральных органов исполнительной власти, органов судебной власти (Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Национального антитеррористического комитета, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, средств массовой информации, иностранных государств и международных организаций и других;

обращения граждан.

104. Документооборот в Министерстве (территориальном органе) организуется с использованием СЭД, в которую включаются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов, поступающие в Министерство (территориальный орган), а также внутренние электронные документы и электронные копии документов.

В СЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы (электронные копии документов), составляющие бумажный и электронный документооборот.

Документ в электронном виде должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

В процессе подготовки документов в СЭД должны соблюдаться общие требования к оформлению служебных документов и требования Инструкции.

105. Для документов, имеющих гриф ограничения доступа и содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ на бумажном носителе, в СЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка ДСП, при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

106. При обмене документами в электронном виде участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение (согласование, подписание) РК с прикрепленным документом в электронном виде, подписанным ЭП, или с прикрепленной отсканированной электронной копией документа.

Обмен документами в электронном виде осуществляется с использованием МЭДО и применением при необходимости заверяющей ЭП.

Если документ в электронном виде, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то он распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность документов в электронном виде и на бумажном носителе. Для подтверждения соответствия бумажного экземпляра документу в электронном виде при необходимости распечатывается лист согласования, в котором указано использование ЭП.

Документы в электронном виде группируются в СЭД в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение срока, предусмотренного в номенклатуре дел. Хранение документов в электронном виде должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП.

Прием и первичная обработка поступивших документов

107. Доставка документов в Министерство (территориальный орган) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе посредством МЭДО.

С помощью почтовой связи в Министерство (территориальный орган) доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

108. Корреспонденция, адресованная в Министерство (территориальный орган), поступает в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

Документы, доставляемые в Министерство фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в Департаменте организации и контроля, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни - ответственным дежурным.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой "лично" учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии документа или приложений к нему в конверте, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа.

При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства). Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения (руководителем структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства).

Аналогичные акты составляются при поступлении наличных денежных средств, наград. Ответственным структурным подразделением Министерства (территориального органа), в адрес которого поступили данные вещи или документы, принимается решение о необходимости их возврата заказным почтовым отправлением.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан или если только по конверту можно установить адрес отправителя документа, а также когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.

Поступившая в Министерство (территориальный орган) на имя руководства Министерства (территориального органа) срочная корреспонденция с пометками о срочности ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

Предварительное рассмотрение входящих документов

109. Департаментом организации и контроля (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) производится предварительное рассмотрение входящих документов в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства (территориального органа). Входящие документы, не требующие рассмотрения руководством Министерства (территориального органа), направляются непосредственно в структурное подразделение Министерства (территориального органа). Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не его адресование соответствующему должностному лицу.

Обращения по вопросам, касающимся деятельности территориальных органов, направляются для рассмотрения руководству Министерства, непосредственно в структурное подразделение Министерства, к деятельности которых относится вопрос, указанный заявителем.

110. После предварительного рассмотрения документы направляются руководству Министерства (территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей для вынесения указаний по их исполнению.

В случае если исполнение входящего документа предполагает направление нескольких самостоятельных ответов, подготовку которых должны осуществлять разные структурные подразделения Министерства в соответствии с их компетенцией, такой документ направляется посредством СЭД на рассмотрение руководства Министерства в соответствии с распределением обязанностей.

Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь - документы с пометками о срочности.

111. Руководитель структурного подразделения Министерства (территориального органа) рассматривает документы по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - немедленно.

Регистрация входящих документов

112. Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).

Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

В РК СЭД у всех входящих документов автоматически проставляется плановая дата исполнения документа (30 календарных дней), которая может быть изменена, в том числе во исполнение требований законодательства Российской Федерации.

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:

анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства;

конкурсная документация;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;

формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности;

поздравительные письма, телеграммы, открытки;

пригласительные билеты;

документация, поступающая без сопроводительного письма (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и иная документация);

формы статистической отчетности;

документация, адресованная подведомственным Министерству службам и учреждениям (передается по принадлежности).

Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.

Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.

113. Регистрация всех входящих документов осуществляется путем создания РК в СЭД, где автоматически присваивается регистрационный номер.

РК имеет следующие реквизиты:

вид документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

номер экземпляра;

корреспондент (адресант) - орган государственной власти (организация, учреждение), откуда поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина (при наличии), его почтовый или электронный адрес (при наличии);

номер документа - исходящий номер документа, присвоенный органом государственной власти (организацией, учреждением) автором документа;

дата документа;

подпись - фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - название органа государственной власти (организации, учреждения) или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

содержание - краткое обобщенное описание вопросов, рассматриваемых в документе;

состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и иных приложений (при наличии);

рубрика (список тем, к которым относится документ);

связки - указываются при наличии ссылок на исходящие номера писем органов государственной власти (организаций, учреждений);

примечание.

114. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: ДСП; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью органа государственной власти (организации, учреждения); брошюры, книги, проспекты; объемные приложения к документам (более 500 листов).

В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка ДСП с номером экземпляра, связки с другими документами.

Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации.

115. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который присваивается автоматически.

Допускается размещение штрих-кода (в том числе на обращениях граждан) в любом месте, не закрывающем текст. В случае отсутствия такой возможности штрих-код прикрепляется на отдельном листе.

Рассмотрение документов руководством Министерства (территориального органа) и доведение документов до сведения исполнителей

116. Руководство Министерства (территориального органа) дает указания по исполнению документов только в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Министерства (территориального органа).

117. Проекты указаний Министра по исполнению документов оформляются Департаментом организации и контроля, заместителей Министра - ответственными лицами, обеспечивающими деятельность заместителей Министра.

Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес структурного подразделения Министерства, осуществляется в самом структурном подразделении Министерства.

Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес территориального органа, определяется его руководителем.

118. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).

Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный посредством МЭДО.

Документы поступают исполнителям посредством СЭД.

Организация работы с исходящими документами

119. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти (организациями, учреждениями) (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение Министерства (территориального органа) - ответственного исполнителя документа.

120. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству Министерства (территориального органа) исполнитель проверяет правильность оформления документа, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки.

Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием ЭП.

121. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству структурного подразделения Министерства (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РКПД в СЭД. Не прикрепляются к РКПД электронные образы документов, указанных в пункте 114 Инструкции.

122. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

вид отправки документа;

доступ - общий, ДСП;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - органы государственной власти (организации, учреждения), куда направляется документ;

кому адресован документ;

состав - количество листов документа и приложений к нему;

связки - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ.

Регистрация исходящих документов

123. Документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Департамент организации и контроля.

Документы, подписанные руководителем структурного подразделения Министерства, уполномоченным на то должностным лицом, регистрируются в соответствующем структурном подразделении Министерства и передаются на отправку в Департамент организации и контроля. В случае неправильно оформленного письма оно возвращается Департаментом организации и контроля в структурное подразделение Министерства с указанием допущенных ошибок. Структурное подразделение Министерства принимает меры по устранению ошибок и повторно направляет письмо в Департамент организации и контроля.

Документы, подписанные руководством территориального органа, передаются на регистрацию и отправку в структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства.

124. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, правильность заполнения РК в соответствии с пунктом 122 Инструкции. Документы с подписью руководства Министерства сканируются, их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

125. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) в течение рабочего дня или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на втором экземпляре.

126. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела согласно номенклатуре дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных посредством МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.

Отправка документов

127. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и не позднее чем за два часа до окончания рабочего дня.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

128. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

129. Отправка документов, подписанных руководством Министерства и адресованных Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется Департаментом организации и контроля, как правило, фельдъегерской связью или посредством МЭДО.

130. Также документы пересылаются заказной или простой почтовой связью и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа факсимильной связью или посредством электронной почты принимает структурное подразделение Министерства (территориального органа) - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

131. При отправке документов посредством почтовой связи в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача на отправку в отделение почтовой связи.

После отправки документов реестры с подписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

При отправке документов фельдъегерской связью в Департаменте организации и контроля осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

Направление писем в электронном виде по результатам рассмотрения обращений граждан осуществляется Департаментом организации и контроля посредством электронной почты, созданной в Министерстве.

При направлении документов посредством электронной почты исполнитель указывает в документе наименование органа государственной власти (организации, учреждения) и адрес их электронной почты.

Обращения граждан, адресованные территориальным органом в Министерство, направляются по защищенному каналу связи в день регистрации сопроводительного письма или на следующий рабочий день.

Регистрация и прохождение внутренних документов

132. Подготовка и передача внутренних документов Министерства (территориального органа) осуществляются в электронном виде посредством СЭД с использованием ЭП.

В случае необходимости направления документов на бумажном носителе после его подписания руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа) служащий, ответственный за ведение делопроизводства, присваивает ему регистрационный номер. Затем внутренний документ передается в Департамент организации и контроля для направления адресату. В журнале передачи РК документа ставится отметка о соответствующей передаче.

Срочные документы (в том числе ДСП) могут передаваться между структурными подразделениями Министерства напрямую.

Внутренний документ, полученный адресатом, не подлежит повторной регистрации в СЭД. В РК внутренних документов делаются отметки о приеме, об указаниях по исполнению документа, об исполнении и другие.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит регистрации в СЭД с указанием связки с РК.

133. Копии подписанных руководством Министерства (руководителем территориального органа) приказов (распоряжений), кроме ДСП могут рассылаться в электронном виде посредством СЭД согласно информации, внесенной исполнителем в РК.

Работа исполнителей с документами

134. Организация работы с документами в структурном подразделении Министерства (территориального органа) осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства и Инструкцией, на основании указаний руководства Министерства (руководителя территориального органа), руководителей структурных подразделений Министерства (территориального органа) и иных должностных лиц по исполнению документов.

135. Документы поступают исполнителю в структурном подразделении Министерства (территориального органа) посредством СЭД. Передача документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, осуществляется в возможно короткие сроки. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

136. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

создание временной РК проекта документа;

прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;

согласование проекта документа;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства (территориального органа) или руководителю структурного подразделения Министерства;

подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;

проставление отметки об исполнении документа.

137. В случае, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "ответственный" ("созыв", "свод"), или если не оговорено иное.

138. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме письма (служебной записки), подписанного руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем структурного подразделения территориального органа).

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

139. Проект исходящего документа согласовывается руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства (территориального органа).

140. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение Министерства (территориального органа) - ответственный исполнитель готовит докладную записку (служебную записку) руководству Министерства (руководителю территориального органа) с перечислением неурегулированных разногласий.

141. Документы, не содержащие поручения (основания), либо подготовленные с нарушением сроков исполнения, представляются на подпись руководству Министерства (руководителю территориального органа) с докладной запиской (служебной запиской), подписанной руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа), являющегося ответственным исполнителем.

142. Документы представляются на подпись Министру через Департамент организации и контроля, который осуществляет их проверку на предмет соответствия Регламенту Правительства Российской Федерации, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Инструкции и иным нормативным правовым актам не позднее 3 рабочих дней до дня окончания срока исполнения.

Проекты ответов (докладов) по поручениям с оперативным сроком исполнения передаются через Департамент организации и контроля не позднее чем за 1 рабочий день до дня окончания срока исполнения.

Проекты ответов (докладов) по срочным поручениям представляются в Департамент организации и контроля не позднее первой половины (до 12.00) рабочего дня, в течение которого заканчивается срок их исполнения.

В случае несоответствия представленных документов Регламенту Правительства Российской Федерации, Инструкции и иным нормативным правовым актам документы возвращаются Департаментом организации и контроля ответственному исполнителю для доработки.

Доработанные документы представляются ответственным исполнителем на подпись Министру не позднее чем через 1 день со дня их возврата, а по срочным поручениям и поручениям с оперативным сроком исполнения - в тот же день до 16.00.

143. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства (территориального органа), помещаются в обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - докладная записка (служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовый).

144. При передаче документов в случаях, предусмотренных пунктом 9 Инструкции, делается соответствующая отметка в СЭД.

145. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель руководствуется требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, и Регламентом Министерства.

146. Исполнитель не должен разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

Подготовка материалов к заседаниям Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

147. Организация подготовки материалов к заседаниям Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее - заседание) и представление их Министру возлагаются на Департамент организации и контроля.

148. В состав материалов к заседанию включаются:

материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации;

отзывы структурного подразделения Министерства на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации (за исключением отзывов на материалы, не имеющие нормативного характера и непосредственно не относящиеся к компетенции Министерства, с введением отчета в РК СЭД руководителем структурного подразделения Министерства об отсутствии замечаний по ним);

тезисы доклада Министра в случае включения в проект повестки заседания вопроса, докладчиком по которому выступает Министерство.

149. Структурное подразделение Министерства - ответственный исполнитель подготавливает тезисы доклада Министра на заседании, согласованные с курирующим это подразделение заместителем Министра, а также справочную информацию по данному вопросу, согласованную с руководителем структурного подразделения Министерства.

В отзывах структурного подразделения Министерства на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации, отражается:

каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ, а также основание для его разработки;

информация о рассмотрении документа на заседаниях Комиссии Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности и подкомиссии по совершенствованию контрольных (надзорных) и разрешительных функций федеральных органов исполнительной власти при Правительственной комиссии по проведению административной реформы;

информация о размещении документа в сети "Интернет" для общественного обсуждения;

история рассмотрения и (или) согласования Министерством представленного документа;

наличие неустраненных замечаний Министерства (с указанием замечаний);

позиция подведомственных федеральных служб по представленному документу (при наличии);

однозначно и четко сформулированная позиция Министерства по представленному документу.

150. Материалы к заседанию относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке сразу после их получения.

151. Структурное подразделение Министерства - ответственный исполнитель после подготовки материалов незамедлительно представляет их в Департамент организации и контроля.

Обязанности служащего, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориального органа)

152. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе), возлагаются следующие обязанности:

обеспечение своевременного рассмотрения руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем территориального органа) документов (поручений), поступивших посредством СЭД, и контроль их доведения до сведения исполнителей;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях с пометками о срочности - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения Министерства (территориального органа) и после получения соответствующих указаний - доведение их до исполнителя;

контроль прохождения документов в структурном подразделении Министерства (территориального органа);

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭД информации о ходе рассмотрения и исполнении документов служащими структурного подразделения Министерства (территориального органа);

ежегодная проверка наличия в структурном подразделении Министерства (территориального органа) документов, дел и изданий с пометкой ДСП;

составление номенклатуры дел структурного подразделения Министерства (территориального органа), согласование ее в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) и обеспечение хранения;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения Министерства (территориального органа) в РК;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;

подготовка дел на хранение и своевременная их передача в архив Министерства (территориального органа), в том числе с пометкой "Электронные документы";

хранение печатей (штампов) и правильное их использование;

хранение бланков Министерства (территориального органа), ведение журнала учета и выдачи бланков, контроль за использованием бланков, а также их уничтожение;

иные обязанности.

Служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства, осуществляется регистрация в СЭД исходящих документов, подписанных руководителем структурного подразделения Министерства, проверка прикрепления электронного образа документа к РК документа, правильности оформления документов и передача их на отправку.

Особенности работы с электронными документами

153. Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется федеральными законами от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.

154. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе) и поступающие в Министерство (территориальный орган) на бумажном носителе, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов.

155. Для подтверждения подлинности электронного документа используется ЭП.

156. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

157. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

158. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка "Электронные документы".

159. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

160. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководством Министерства (руководителем территориального органа).

161. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Министерства (территориального органа), вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы постоянного и длительного сроков их хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве (территориальном органе) программно-технических средств, нормативных и методических документов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

V. Контроль исполнения документов (поручений)

Постановка документов и поручений на контроль

162. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

163. Контроль исполнения документов (поручений) состоит из процедур по организации, учету, анализу и систематической проверке сроков и качества исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Министерства (территориального органа).

Контроль может устанавливаться как личный, так и ведомственный.

Личный контроль устанавливается руководителем за исполнителем, ведомственный - в Министерстве Департаментом организации и контроля, в территориальном органе - структурным подразделением, наделенным таким полномочием.

164. Постановка документов на ведомственный контроль подразумевает отметку о контроле на бумажном носителе, а также в РК и внесение информации в СЭД о содержании поручения, ответственном исполнителе документа и контрольном сроке исполнения документа.

165. Сроки исполнения исчисляются в календарных или рабочих днях.

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов (поручений) могут устанавливаться руководством Министерства, руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем территориального органа), исходя из срока, установленного органом государственной власти (организацией, учреждением), направившим документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Сроки исполнения контрольных документов

166. Сроки исполнения контрольных документов устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты подписания контрольного документа или с даты его поступления.

167. Срок исполнения поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, Министра без указания конкретной даты исполнения, имеющих в тексте пометку "Срочно", составляет 3 дня, с отметкой "Оперативно" - 10 дней, остальных поручений - не более 30 дней, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.

Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство Российской Федерации в течение 1 рабочего дня со дня подписания поручения.

Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок.

168. Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный Регламентом Правительства Российской Федерации срок поручений, указанных в абзаце первом настоящего пункта, ответственный исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока представляет в Правительство Российской Федерации обоснованные предложения по корректировке срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются в Правительство Российской Федерации не позднее 30 дней со дня подписания поручения. Решение о корректировке срока исполнения поручения доводится в установленном порядке до ответственного исполнителя в течение 3 дней со дня принятия этого решения.

Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения, либо в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В случае, если Министерство определено соисполнителем поручения, оно представляет ответственному исполнителю предложения, подписанные руководством Министерства, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

169. В следующие сроки исполняются письма:

1. Администрации Президента Российской Федерации - не более месяца с даты подписания;

2. полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более 15 дней с даты подписания;

3. с запросами Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации или уполномоченного по правам человека в субъекте Российской Федерации - не более 15 дней со дня их получения, если в них не установлен иной срок;

4. с запросами Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка - не более 15 дней со дня их получения, если в них не установлен иной срок;

5. полномочных представителей Правительства Российской Федерации в палатах Федерального Собрания Российской Федерации - не более месяца с даты подписания, если в них не установлен иной срок;

6. полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации и Верховном Суде Российской Федерации - не более месяца с даты подписания, а при запросе необходимых при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации или Верховном Суде Российской Федерации материалов, заключения и иной информации - не более 15 дней с даты подписания, если в письме не установлен иной срок;

7. запросы Конституционного Суда Российской Федерации - не более месяца со дня их получения, если в запросе не установлен иной срок;

8. представления Счетной палаты Российской Федерации - не более 20 дней со дня их получения, если в представлении не установлен иной срок;

9. протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты - не более 10 дней с момента их поступления, если в них не установлен иной срок;

10. представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушения законов - не более месяца со дня их внесения;

11. о согласовании проектов актов Правительства Российской Федерации (их копии) - визируются (рассматриваются) руководством Министерства не более чем в 10-дневный срок с даты их поступления на согласование, а проекты актов, подготавливаемые в рамках реализации национальных проектов, - не более чем в 3-дневный срок с даты их поступления на согласование;

12. о правовой и антикоррупционной экспертизе проектов федеральных законов, указов Президента Российской Федерации нормативного характера и актов Правительства Российской Федерации, имеющих нормативный характер (проектов постановлений Правительства Российской Федерации), осуществляются Министерством не позднее 7 рабочих дней с даты поступления проектов актов;

13. о подготовке проекта заключения, проекта официального отзыва или проекта поправок Правительства Российской Федерации на законопроект, поступивший из Правительства Российской Федерации, осуществляется Министерством с соблюдением требований и сроков, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, с даты получения законопроекта;

14. с парламентскими запросами Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не более 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;

15. с запросами сенатора Российской Федерации и (или) депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не более 30 дней со дня получения запроса или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

16. с запросами СМИ - не более 7 дней с момента поступления запроса.

170. Срок исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресатов, обращения граждан исчисляются в календарных днях с даты их регистрации и не должны превышать 30 дней.

В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен Министром или заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение Министерства на основании служебной записки руководителя структурного подразделения Министерства - исполнителя, содержащей сведения о выполненных конкретных мероприятиях по его рассмотрению и обоснование требуемого дополнительного срока (не более 30 дней).

О продлении срока рассмотрения письменно уведомляется автор обращения.

171. По указанию руководства Министерства (территориального органа) могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

По договоренности между соответствующими руководителями или по указанию руководителей их заместителями может быть установлен иной срок подготовки заключений, который для наиболее объемных и сложных проектов не может превышать 30 дней.

172. Информация о ходе и результатах реализации мероприятий, по которым предусмотрены постоянные сроки исполнения, после согласования с курирующим заместителем Министра направляется в Департамент организации и контроля по итогам работы за полугодие и год не позднее 20 июля и 20 января следующего года соответственно.

Ведомственный контроль

173. Ведомственный контроль исполнения документов устанавливается в отношении документов, поступивших:

от Президента Российской Федерации, из Администрации Президента Российской Федерации, от полномочных представителей Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, от сенаторов Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы;

из федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, средств массовой информации, других органов государственной власти (организаций, учреждений);

в виде обращений граждан.

174. Подлежат постановке на ведомственный контроль документы, по которым Министром установлен конкретный срок исполнения, и письменные поручения Министра, об исполнении которых его необходимо проинформировать.

Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации непосредственно Министру или Министерству подлежат постановке на особый контроль.

На особый контроль по решению Министра, руководителя Департамента организации и контроля могут быть поставлены и иные поручения.

175. В территориальном органе обязательной постановке на контроль подлежат:

приказы (распоряжения) Министерства;

письменные поручения Министерства;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Координационного совета при Главном управлении (Управлении) Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации;

обращения граждан;

планы основных организационных мероприятий.

По указанию руководства территориального органа могут быть поставлены на контроль и другие документы.

176. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащих поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

177. Контроль исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов (поручений);

информирование руководителей об исполнении документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины;

систематическую проверку сроков и качества исполнения документов.

178. Иные положения (требования) по контролю могут устанавливаться отдельными нормативными правовыми актами Министерства.

179. В обязательном порядке руководителем устанавливается личный контроль при рассмотрении обращений граждан.

Исполнение контрольных документов и поручений

180. Контрольный срок исполнения документа (поручения) является обязательным для ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

181. Соисполнители документа (поручения) обеспечивают своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и направление их ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение.

По срочным документам (поручениям) материалы направляются незамедлительно.

182. Ответственные исполнители и соисполнители документа (поручения) по запросу Департамента организации и контроля (структурного подразделения территориального органа, ответственного за осуществление контроля) представляют исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам (поручениям).

183. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (наложивший резолюцию).

184. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем за 10 дней до истечения срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение первого отведенного на исполнение поручения месяца.

Об изменении срока исполнения документа (поручения), состава исполнителей ответственный исполнитель информирует Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за осуществление контроля).

Снятие документов и поручений с контроля

185. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения о результате его рассмотрения заинтересованному органу государственной власти (организации, учреждению) и (или) лицу.

Промежуточная информация по исполнению документа (поручения) не является основанием для снятия его с контроля.

186. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании направленного ответа, а также ответственным исполнителем уровня руководителя структурного подразделения Министерства (территориального органа) в СЭД или в регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения, вносятся сведения об исполнении документа (поручения).

187. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок либо сведения о его исполнении не внесены в СЭД путем создания необходимых связок и введения подробных отчетов об исполнении, он признается неисполненным и остается на контроле.

Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

188. Снятие документа (поручения) с ведомственного контроля оформляется отметкой о его исполнении в СЭД, которую делает ответственный за осуществление ведомственного контроля сотрудник Департамента организации и контроля (структурного подразделения территориального органа, ответственного за осуществление контроля).

189. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, руководитель структурного подразделения Министерства (территориального органа) - ответственного исполнителя в течение 2 рабочих дней после дня истечения срока, установленного для исполнения, представляет Министру (руководителю территориального органа) завизированную соответствующим заместителем Министра (заместителем руководителя территориального органа) докладную записку о ходе исполнения документа (поручения) с указанием служащих, на которых возложено исполнение, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении служащих, допустивших нарушение сроков исполнения.

Копия докладной записки направляется в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за осуществление контроля).

Справки, напоминания, оперативные и аналитические отчеты

190. Еженедельно Департамент организации и контроля направляет заместителям Министра и руководителям структурных подразделений Министерства, а структурное подразделение территориального органа, ответственное за осуществление контроля, - в структурные подразделения территориального органа информацию (напоминание) с перечнем контрольных документов, сроки исполнения которых истекают в предстоящий недельный период.

191. Департамент организации и контроля анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет раз в полугодие Министру, раз в квартал - заместителям Министра информацию о количестве документов, исполненных в срок, с продлением срока, не исполненных, находящихся на исполнении в целом, по структурным подразделениям Министерства.

VI. Документальный фонд Министерства (территориального органа)

Разработка и ведение номенклатуры дел

192. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в Министерстве (территориальном органе) с указанием сроков их хранения.

193. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

194. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства, образец которой приведен в приложении N 20 к Инструкции, составляется служащим структурного подразделения Министерства, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и представляется до 15 сентября текущего года в Департамент организации и контроля, в том числе в электронном виде для ввода в СЭД.

Департамент организации и контроля оформляет сводную номенклатуру дел Министерства, образец которой приведен в приложении N 21 к Инструкции, обеспечивает ее согласование на заседании ЦЭК и утверждение Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет).

195. Номенклатура дел структурного подразделения территориального органа, образец которой приведен в приложении N 22 к Инструкции, представляется до 15 сентября текущего года в структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства, которое оформляет сводную номенклатуру дел территориального органа, образец которой приведен в приложении N 23 к Инструкции, обеспечивает ее согласование ЭК и утверждение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации в области архивного дела (не реже одного раза в 5 лет).

При отсутствии договора с уполномоченным органом исполнительной власти в субъекте Российской Федерации в области архивного дела номенклатура согласовывается ЭК и утверждается приказом территориального органа.

196. Сводная номенклатура дел Министерства (территориального органа) утверждается приказом Министерства (территориального органа).

197. Вновь созданное структурное подразделение Министерства (территориального органа) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

198. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурном подразделении Министерства (территориального органа) в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

199. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) до 15 февраля следующего года.

200. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства (территориального органа).

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и другие издания).

201. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

1. графа 1 "Индекс дела" состоит из номера структурного подразделения Министерства (территориального органа), который обозначается арабскими цифрами, и порядкового номера заголовка дела раздела;

2. графа 2 "Заголовок дела (тома, части)" - краткое обобщенное наименование документов дела - включает: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Министерства (территориального органа) или структурного подразделения Министерства (территориального органа); наименование органа государственной власти (организации, учреждения) - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), к которой относится содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело состоит из документов одинакового вида или разновидностей, в его заголовке указывается наименование вида документов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и других), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов государственной власти (организаций, учреждений), кроме официально принятых их сокращенных наименований.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и другие).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.

Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем даются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается: "Копии".

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы Министерства и другие нормативные правовые акты). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другие документы.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - ежемесячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

3. графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года;

4. графа 4 "Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню" заполняется в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;

5. графа 5 "Примечание" может включать отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и другие отметки.

202. После утверждения приказом Министерства сводная номенклатура дел рассылается по СЭД в структурные подразделения Министерства (территориального органа).

203. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Министерства (территориального органа), которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства (территориального органа).

204. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

205. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренного изменения функций и структуры Министерства (территориального органа).

Формирование дел и их текущее хранение

206. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

207. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем служащему структурного подразделения Министерства (территориального органа), ответственному за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа).

208. Правила формирования дел:

1. в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

2. запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

3. по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и так далее;

4. документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Приказы и распоряжения с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам в хронологическом порядке.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

209. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

210. Дела Министерства (территориального органа) оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями Министерства (территориального органа) после завершения календарного года и не позднее 15 февраля следующего года, за исключением дел, сроки завершения которых законодательством Российской Федерации предусмотрены в году, следующем за отчетным.

211. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусматривает: заполнение реквизитов титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образец которого приведен в приложении N 24 к Инструкции; нумерацию листов (проставляется карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя дела, образец которого приведен в приложении N 25 к Инструкции, и внутренней описи документов дела, образец которой приведен в приложении N 26 к Инструкции; подшивку или переплет дела.

212. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Министерства (территориального органа) и структурного подразделения Министерства (территориального органа); номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; пометка ДСП (при наличии). На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно".

В случае если нанесение реквизитов на обложку невозможно, в дело подшивается (приклеивается) титульный лист (до первого листа дела). Титульный лист не нумеруется и не учитывается при общей нумерации листов дела.

213. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, отмечаются особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

214. Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Внутренняя опись помещается в начале дела.

215. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

216. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

217. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел (описей электронных документов) по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел (электронных дел), не подлежащих хранению.

Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД.

218. Проведение экспертизы ценности документов в Министерстве (территориальном органе) осуществляется ЦЭК (ЭК).

219. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурном подразделении Министерства (территориального органа) служащими, ответственными за ведение делопроизводства.

При необходимости в структурном подразделении Министерства может создаваться ЭК.

220. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив Министерства (территориального органа), с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" - для дальнейшего хранения в структурном подразделении Министерства (территориального органа); выделение к уничтожению документов и дел (электронных дел), не подлежащих хранению.

221. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Министерства (территориального органа) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).

222. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел (описи электронных документов) отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Министерства (территориального органа), образцы которых приведены в приложениях N 27 - 32 к Инструкции, а также акт о выделении к уничтожению документов и дел (электронных дел), не подлежащих хранению, образец которого приведен в приложении N 33 к Инструкции. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

223. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

224. В архив Министерства (территориального органа) дела сдаются по описям, подготовленным структурным подразделением Министерства (территориального органа) по установленной форме, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные структурным подразделением Министерства (территориального органа), служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства (территориального органа).

225. При составлении описи дел:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел с указанием акта, о наличии копий и других отметок.

226. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

227. Опись дел структурного подразделения Министерства (территориального органа) в двух экземплярах подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с Департаментом организации и контроля (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа). Один экземпляр описи передается в архив Министерства (территориального органа) вместе с делами, второй остается в структурном подразделении Министерства (территориального органа).

228. Отбор дел и документов, не подлежащих хранению, для их уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК). Затем после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации (ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации в области архивного дела) описей дел постоянного хранения (акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению) они утверждаются заместителем Министра (заместителем руководителя территориального органа), возглавляющим ЦЭК (ЭК).

При отсутствии договора с уполномоченным органом исполнительной власти в субъекте Российской Федерации в области архивного дела опись дел постоянного хранения (акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению) согласовывается ЭК и утверждается приказом территориального органа.

229. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (территориального органа). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Министерства (территориального органа), то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

230. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства (руководителя территориального органа) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок передачи документов на хранение в архив

231. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Министерства (территориального органа) являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение как часть Архивного фонда Российской Федерации.

232. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства), который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Министерства (территориального органа).

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Министерства (территориального органа) не передаются, хранятся в структурном подразделении Министерства (территориального органа) и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

233. До передачи в архив Министерства (территориального органа) номенклатурные дела формируются и хранятся в течение одного года в структурном подразделении Министерства (территориального органа).

Руководитель структурного подразделения Министерства (руководитель территориального органа) и служащие структурного подразделения Министерства (территориального органа), ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

234. При подготовке структурным подразделением Министерства (территориального органа) дел к передаче в архив Министерства (территориального органа) Департаментом организации и контроля (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями Министерства (территориального органа).

Прием дел осуществляется Департаментом организации и контроля (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства). На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи служащих Департамента организации и контроля (структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), принявшего дела, и структурного подразделения Министерства (территориального органа), передавшего дела.

Вместе с делами в архив Министерства (территориального органа) передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения структурного подразделения Министерства (территориального органа) из структуры Министерства (территориального органа) либо изменения структуры служащий структурного подразделения Министерства (территориального органа), ответственный за ведение делопроизводства, оформляет оконченные дела и передает их в архив Министерства (территориального органа) независимо от сроков хранения.

235. Передача дел, упакованных в связки, в архив Министерства (территориального органа) осуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации и контроля (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства), согласованному со структурными подразделениями Министерства (территориального органа) и утвержденному приказом Министерства (территориального органа).

VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков

Печати и штампы

236. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей и бланков определен постановлением от 27.12.1995 N 1268.

237. Изготовление печатей (штампов) в Министерстве осуществляется в следующем порядке:

1. структурным подразделением Министерства - инициатором оформляется заявка на изготовление печатей (штампов). Эскизы печатей (штампов) визируются руководителем Департамента организации и контроля и передаются в Департамент управления делами;

2. Департамент управления делами передает изготовленные по заказу печати (штампы) структурным подразделениям Министерства, оформившим заявки, через журнал учета выдачи печатей и штампов под подпись и уведомляет об этом Департамент организации и контроля;

3. решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Министр по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с Департаментом организации и контроля и Департаментом управления делами.

238. Заказ на изготовление печатей (штампов) в территориальном органе оформляет структурное подразделение, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность, на основании решения руководителя территориального органа по служебной записке структурного подразделения территориального органа - инициатора.

239. В структурном подразделении Министерства (территориального органа) печати и штампы учитываются в журнале учета выдачи печатей и штампов, образец которого приведен в приложении N 34 к Инструкции, и могут выдаваться под подпись служащим, ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

240. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

241. Гербовые печати используются в Министерстве (территориальном органе) для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

242. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы передаются в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность), где уничтожаются по акту.

243. В Министерстве используются две одинаковые гербовые печати, одна хранится в Департаменте организации и контроля; вторая - в Департаменте управления делами, оттиск которых утверждается приказом Министра.

244. В территориальном органе используются две одинаковые гербовые печати, одна хранится у руководителя территориального органа, вторая - в структурном подразделении территориального органа, ответственном за финансово-хозяйственную деятельность.

245. В соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для оформления удостоверений адвокатов в территориальном органе используется малая гербовая выжимная металлическая печать, которая хранится у руководителя территориального органа.

246. Гербовой печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых Министерством (территориальным органом) с другими органами государственной власти (организациями, учреждениями);

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Министерства (территориального органа);

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики служащих (работников);

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения к наградам;

свидетельства, справки о прохождении государственной службы;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения подлинности.

247. В Министерстве (территориальном органе) могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретного структурного подразделения Министерства (территориального органа) без государственной символики.

Печатью с наименованием структурного подразделения Министерства (территориального органа) удостоверяется подпись его руководителя (руководителя структурного подразделения территориального органа) или служащих, удостоверяющих копии документов, в трудовых книжках, на копиях приказов (распоряжений), в справках, на пакетах и в иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей и штампов возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства (руководителя территориального органа).

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурном подразделении Министерства (территориальном органе) проверяются Департаментом организации и контроля в рамках проведения проверки структурного подразделения Министерства, структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства, - по решению (поручению) руководителя территориального органа.

Бланки

248. Бланки изготавливаются на основании заявки структурного подразделения Министерства (территориального органа), направляемой ежеквартально в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) до 20 числа последнего месяца текущего квартала. Заявка направляется структурным подразделением Министерства (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность), который обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка и выдачу на основании разнарядки служащему структурного подразделения (территориального органа), ответственного за ведение делопроизводства, под подпись в журнале учета и выдачи бланков, образец которого приведен в приложении N 35 к Инструкции.

249. В структурном подразделении Министерства (территориального органа) бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются служащим структурного подразделения Министерства (территориального органа) под подпись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим органам государственной власти (организациям, учреждениям) и лицам запрещается.

250. Ответственность за ненадлежащее хранение, законность использования бланков возлагается на руководителя структурного подразделения Министерства (руководителя территориального органа).

251. Порядок хранения бланков, правильность их использования в структурном подразделении Министерства (территориального органа) проверяются Департаментом организации и контроля в рамках проведения проверки структурного подразделения Министерства, структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства - по решению (поручению) руководителя территориального органа.

252. Пришедшие в негодность бланки передаются в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность), где уничтожаются по акту.

253. Изготовление бланков электронными средствами запрещается.

VIII. Копировально-множительные работы

254. Тиражирование документов, относящихся к деятельности Министерства (территориального органа), производится Департаментом организации и контроля (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и структурным подразделением Министерства (территориального органа).

255. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем заказа на выполнение копировально-множительных работ, образец которого приведен в приложении N 36 к Инструкции, подписанного руководителем (его заместителем) структурного подразделения Министерства (территориального органа), а также заместителем директора Департамента организации и контроля, курирующим отдел документационного обеспечения (руководителем структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), или начальником отдела документационного обеспечения, которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случае несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Тиражирование небольших по объему (до 10 страниц) и количеству копий (до 5 экземпляров) документов осуществляется в структурном подразделении Министерства.

Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несет руководитель структурного подразделения Министерства (территориального органа).

256. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от 1 до 5 рабочих дней в порядке поступления документов.

Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от руководства Министерства (руководителя территориального органа). Срочность определяется пометкой "Срочно" на бланке заказа заместителем директора Департамента организации и контроля, курирующим отдел документационного обеспечения (руководителем структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), или начальником отдела документационного обеспечения.

257. Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 - 50 страниц формата A4).

258. Качество печати поступающих на размножение документов должно соответствовать техническим возможностям получения копий; размер формата бумаги не более A4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются структурным подразделением Министерства.

Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксерокопий и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), документов с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

Не подлежат тиражированию бланки Министерства (территориального органа).

Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются структурному подразделению Министерства.

259. Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) ведет учет выполненных работ по тиражированию документов.

Заказы на выполнение копировальных работ учитываются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются структурному подразделению Министерства под подпись в журнале.

Бланки заказа на произведенные работы хранятся в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).

УТВЕРЖДАЮ Руководитель _____________________________ (структурное подразделение Министерства, структурное подразделение территориального органа) _________ ________________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "____" ________________ 20__ г.

                                АКТ
                 приема-передачи документов и дел

В соответствии с пунктом 9 Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации _________________________________ (должность, фамилия, инициалы) передал, а ______________________________ принял дела, за _________________ (должность, фамилия, инициалы) (годы) в количестве ______________________ в соответствии с прилагаемыми выписками (цифрами и прописью) из номенклатур дел.

Приложение: на ____ л.

Передал                           (подпись)             Расшифровка подписи

Принял                            (подпись)             Расшифровка подписи

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ)
ПРИКАЗ
Москва

Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Москва

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ)
Житная ул., д. 14, стр. 1 Москва, 119991 тел. (800) 303-30-03, факс (495) 955-58-89 E-mail: info@minjust.gov.ru
		N
На N		от

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ)
Житная ул., д. 14, стр. 1 Москва, 119991 тел. (800) 303-30-03, факс (495) 955-58-89 E-mail: info@minjust.gov.ru
		N
На N		от

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ)
Житная ул., д. 14, стр. 1 Москва, 119991 тел. (800) 303-30-03, факс (495) 955-58-89 E-mail: info@minjust.gov.ru
		N
На N		от

Приложение № 7 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА МИНИСТЕРСТВА

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ)
	N
Москва

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ)
Москва
	N

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ) ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО МОСКВЕ
ПРИКАЗ
Москва

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ) ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО МОСКВЕ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Москва

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ) ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО МОСКВЕ
Кржижановского ул., д. 13, корпус 1, Москва, 117997 тел. (495) 197-83-76, E-mail: info@minjust.gov.ru
		N
На N		от

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ) ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО МОСКВЕ
	N

Приложение № 13 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ) ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО МОСКВЕ
Москва

Руководство Минюста России

Структурные подразделения Минюста России

Федеральные службы

Учреждения Минюста России

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА УКАЗАНИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ДОКУМЕНТА

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ) ПРОТОКОЛ

                     заседания комиссии по...

                              Москва

«_» ______________ 20 г. N _________

Председательствующий — Ф.И.О. Секретарь — Ф.И.О. Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

                           ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы... Доклад заместителя руководителя Федерального агентства...

2. О...

1. СЛУШАЛИ: Ф.И.О. — текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Ф.И.О. — краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Утвердить (поручить, представить...)

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

Председательствующий                    (подпись)         Инициалы, фамилия

Секретарь                               (подпись)         Инициалы, фамилия

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЮСТ РОССИИ)

                             ПРОТОКОЛ

               совещания (заседания) у руководителя
                              Ф.И.О.

«_» ______________ 20 г. N _________

Присутствовали:

Наименование должности (по значимости)                               Ф.И.О.
Наименование должности (по значимости)                               Ф.И.О.
Наименование должности (по значимости)                               Ф.И.О.

                                                  (в алфавитном порядке

                        I. О выполнении...
               _____________________________________
                       (Ф.И.О. выступавших)

1. Принять к сведению...

2. Выполнить...

                     II. О введении мер по...
                ___________________________________
                       (Ф.И.О. выступавших)

1. Принять к сведению...

2. Поручить

Наименование должности руководителя (подпись) Инициалы, фамилия

Министерство юстиции Российской Федерации

(наименование структурного подразделения Министерства

  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

(место составления)

на _________________ год

Руководитель структурного подразделения Министерства (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Виза служащего, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства

СОГЛАСОВАНО <*> Протокол ЭК структурного подразделения от _________________ N _______________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году в структурном подразделении Министерства

Служащий отдела документационного обеспечения Департамента организации и контроля (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Итоговые сведения переданы в Департамент организации и контроля.

Служащий, передавший сведения (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.

Министерство юстиции Российской Федерации

  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                     УТВЕРЖДЕНА
_________ N ________                          приказом Министерства юстиции
____________________                              Российской Федерации
____________________                         от ________________ N _______

(место составления) на _________ год

Директор Департамента организации и контроля (подпись) Расшифровка подписи Дата

Виза служащего, ответственного за архив

   СОГЛАСОВАНО                                               УТВЕРЖДЕНА
   Протокол ЦЭК                                          Протокол ЭПК ГА РФ
от ________ N ____                                       от ________ N ____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году

в Министерстве

Директор Департамента организации и контроля (подпись) Расшифровка подписи Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Служащий, передавший сведения (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Наименование территориального органа

(наименование структурного подразделения территориального органа)

  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

(место составления)

на _________________ год

Руководитель структурного подразделения территориального органа (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Виза служащего, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении территориального органа

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

          Итоговая запись о категориях и количестве дел,
                   заведенных в __________ году
        в структурном подразделении территориального органа

Служащий структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Итоговые сведения переданы в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства.

Служащий, передавший сведения (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Наименование территориального органа

   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                   УТВЕРЖДЕНА
____________ N ________                    приказом территориального органа
_______________________                    от _________________ N _________

(место составления) на ________________ год

Руководитель подразделения, ответственного за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Виза служащего, ответственного за архив

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНА <*>

      Протокол ЭК                       Протокол ЭПК уполномоченного органа
от ___________ N ______                  исполнительной власти субъекта РФ

                                         в области архивного дела
                                          от ___________ N ______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году в территориальном органе

Руководитель подразделения, ответственного за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Служащий, передавший сведения (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

<*> При наличии ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти в субъекте РФ в области архивного дела.

                (наименование федерального архива)

      (наименование федерального органа исполнительной власти
                   и структурного подразделения)

                      ДЕЛО N ____ ТОМ N ____

                         (заголовок дела)

                              (крайние даты)

                                                        на _____ листах
                                                        хранить _______

┌──────────────────────────┐
│Ф. N  ____________________│
│Оп. N ____________________│
│Д. N  ____________________│
└──────────────────────────┘

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листа(ов) (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы _____________ пропущенные номера ______________

• листов внутренней описи _________________________________________________

Служащий (должность) (подпись) Расшифровка подписи

Дата

Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)

Служащий, составивший внутреннюю опись документов дела (должность) (подпись) Расшифровка подписи

Дата

Министерство юстиции Российской Федерации

(наименование структурного подразделения Министерства)

Опись N ________________ за _________________ год

В данную опись внесено ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ________________________ по N ___________________________, в том числе: литерные номера ___________________________________________________________ пропущенные номера ________________________________________________________

Служащий, ответственный за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи "___" ___________ 20 г.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>

  Директор, заместитель директора                       Протокол ЭК
Департамента организации и контроля              структурного подразделения

                                                     Министерства
                                              от _____________ N ______

Подпись Расшифровка подписи «___» ___________ 20 г.

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _____________________________________ регистрационно-контрольных картотек (цифрами и прописью) к документам <***>.

Служащий, ответственный за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи «___» ___________ 20 г.

Принял ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _____________________________________ регистрационно-контрольных картотек (цифрами и прописью) к документам <***>. «_» _________ 20 г.

Служащий, ответственный за архив (должность) (подпись) Расшифровка подписи «_» _________ 20 г.

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения Министерства.

<***> Передаются вместе с делами.

Министерство юстиции Российской Федерации

(наименование структурного подразделения Министерства)

Фонд N _________________

Опись N ________________ за _________________ год

В данный раздел описи внесено _____________________________________________ (цифрами и прописью) ____________________________________________________ электронных документов с N _____________________________ по N ____________________________________ объемом _______________________________________________________байт. В том числе: литерные номера ___________________________________________________________ пропущенные номера ________________________________________________________ К электронным документам составлены реестры файлов.

Служащий, ответственный за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Служащий, ответственный за архив (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>

  Директор, заместитель директора                       Протокол ЭК
Департамента организации и контроля              структурного подразделения

                                                     Министерства
                                              от _____________ N ______

Подпись Расшифровка подписи «___» ___________ 20 г.

Передал ____________________________________________ электронных документов (цифрами и прописью) объемом _______________________________________________________байт.

Служащий, ответственный за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Принял _____________________________________________ электронных документов

   _____________________________________________
               (цифрами и прописью)
   _____________________________________________ байт
               (цифрами и прописью)

Служащий, ответственный за архив (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

<*> При наличии ЭК структурного подразделения Министерства.

Министерство юстиции                                     УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации                          ____________________________
____________________________                     Руководитель, курирующий
(наименование структурного                       структурное подразделение
подразделения Министерства)                     Министерства, ответственное

                                               за делопроизводство

Фонд N _________________ (должность) _________________ Опись N ________________ (подпись) (расшифровка подписи) за _________________ год «__»__________ 20__г.

В данную опись внесено ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ________________________ по N ___________________________, в том числе: литерные номера ___________________________________________________________ пропущенные номера ________________________________________________________

Служащий, ответственный за архив (должность) (подпись) Расшифровка подписи «___» ___________ 20 г.

       СОГЛАСОВАНО                                       УТВЕРЖДЕНА
        Протокол ЦЭК                                  Протокол ЭПК ГА РФ
от _____________ N ______                         от _____________ N ______

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Министерство юстиции                                     УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации                          ____________________________

                                             Руководитель, курирующий

Фонд N _________________ структурное подразделение Министерства, ответственное Опись N ________________ за делопроизводство (должность) за _________________ год _________________ (подпись) (расшифровка подписи) «__»__________ 20__г.

В данный раздел описи внесено _____________________________________________ (цифрами и прописью) ____________________________________________________ электронных документов с N _____________________________ по N ____________________________________ объемом _______________________________________________________байт. В том числе: литерные номера ___________________________________________________________ пропущенные номера ________________________________________________________

К делам составлены внутренние описи (реестры) дел.

Служащий, ответственный за архив (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

            СОГЛАСОВАНО                             УТВЕРЖДЕНА Протокол
            Протокол ЦЭК                                ЭПК ГА РФ
от _____________ N ______                         от _____________ N ______

       Наименование                                       УТВЕРЖДАЮ
территориального органа                        ____________________________

                                                     Руководитель

Фонд N _________________ территориального органа (должность) Опись N ________________ _________________ (подпись) (расшифровка за _________________ год подписи) «__»__________ 20__г.

В данную опись внесено ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ________________________ по N ___________________________, в том числе: литерные номера ___________________________________________________________ пропущенные номера ________________________________________________________

Служащий, ответственный за ведение делопроизводства (должность) (подпись) Расшифровка подписи «___» ___________ 20 г.

       СОГЛАСОВАНО                                       УТВЕРЖДЕНА <*>
        Протокол ЭК                            Протокол ЭПК уполномоченного
от _____________ N ______                      органа исполнительной власти

                                             в субъекте РФ в области
                                                архивного дела
                                               от __________ N _____

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти в субъекте РФ в области архивного дела.

       Наименование                                       УТВЕРЖДАЮ
территориального органа                        ____________________________

                                                     Руководитель

Фонд N _________________ территориального органа (должность) Опись N ________________ _________________ (подпись) (расшифровка за _________________ год подписи) «__»__________ 20__г.

В данный раздел описи внесено _____________________________________________ (цифрами и прописью) ____________________________________________________ электронных документов с N _____________________________ по N ____________________________________ объемом _______________________________________________________байт. В том числе: литерные номера ___________________________________________________________ пропущенные номера ________________________________________________________

К делам составлены внутренние описи (реестры) дел.

Служащий, ответственный за архив (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНА <*>

        Протокол ЭК                            Протокол ЭПК уполномоченного
от _____________ N ______                      органа исполнительной власти

                                             в субъекте РФ в области
                                                архивного дела
                                               от __________ N ____

<*> При наличии ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти в субъекте РФ в области архивного дела.

УТВЕРЖДАЮ

  Министерство юстиции                       ______________________________
  Российской Федерации                       Заместитель Министра юстиции
     (наименование                               Российской Федерации
территориального органа)                             (Начальник
        АКТ                                    территориального органа)
_________ N ________                                          _____________
____________________                           (подпись)       (расшифровка
 (место составления)                                             подписи)

                                          "__" ______________ 20__ г.

о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов

                  с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)

Итого __________________________ дел (электронных дел) за ____________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ____________ N ___________)

Экспертиза ценности документов проводилась ________________________________ (указать, кем проводилась экспертиза ценности документов)

Служащий, составивший акт (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

    СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК Минюста России (ЭК территориального органа) от _______ N ________

Документы в количестве _____________________________ дел (электронных дел) (цифрами и прописью) на бумажном носителе весом _________ кг сданы _____________________________ (наименование организации) на уничтожение по приемо-сдаточной накладной от _______________ N _________ на электронном носителе сданы на уничтожение ______________________________ (способ уничтожения)

Служащий, сдавший документы (должность) (подпись) Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Служащий, ответственный за архив, внесший изменения в учетные документы (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата

Начальник отдела документационного обеспечения Департамента организации и контроля (Руководитель подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства) ______________________________________ "" _________________________ 20 г.

                            ЗАКАЗ
           на выполнение копировально-множительных работ

Подразделение _____________________________________________________________ Фамилия и инициалы исполнителя ______________________ тел. ________________ Наименование (название) документа _________________________________________

Оригинал на ________________________ л. Тираж ________________________ экз. Вид исполнения: 1:1, без оборота, с оборотом, с увеличением, с уменьшением, брошюрой (нужное подчеркнуть) Срочность исполнения: в течение дня, срочно (нужное подчеркнуть)

Руководитель, (Заместитель руководителя) подразделения (должность) (подпись) Расшифровка подписи Дата