--- title: "Приказ Минвуза СССР от 27.04.1973 N 400" number: "400" issuer: "Министерство высшего и среднего специального образования СССР" issued_on: 1973-04-27 status: утратил силу canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-400-1973" --- ## Приказ Минвуза СССР от 27.04.1973 N 400 # Приказ Минвуза СССР от 27.04.1973 N 400 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству вузов" > [!WARNING] > Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Минобразования РФ от 24.07.2000 N 2286. **МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО** **ОБРАЗОВАНИЯ СССР** ##### ПРИКАЗ от 27 апреля 1973 г. N 400 **ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ВУЗОВ** В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и упорядочения документирования в системе Министерства высшего и среднего специального образования СССР на основе научной организации труда и управления приказываю: 1. Утвердить прилагаемую Типовую [инструкцию](#p100010) по делопроизводству высших учебных заведений. 2. Министрам высшего и среднего специального (народного) образования союзных республик и Главному управлению высшими учебными заведениям (т. Рыжонкову) обязать ректоров подведомственных вузов утвердить индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствии с [типовой](#p100010).

Министр
**В.П.ЕЛЮТИН**

Утверждена Приказом Министра высшего и среднего специального образования СССР от 27 апреля 1973 г. N 400 Одобрена Коллегией Минвуза СССР 26 апреля 1973 года (протокол N 15) ## ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ ### 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ #### 1.1 Настоящая инструкция предусматривает: - единообразие в постановке делопроизводства в вузах; - правильное и своевременное исполнение распорядительных документов и поручений вышестоящих органов в соответствии с действующим законодательством; - организацию учета, регистрации, контроля исполнения, обработки и подготовки документов; - порядок размножения документов, их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования; - освобождение руководящего профессорско-преподавательского и инженерно-технического персонала вузов от выполнения делопроизводственных операций; - сосредоточение всей технической работы с документами в канцеляриях и других делопроизводственных подразделениях с целью четкого определения круга выполняемых ими задач в соответствии с Типовым [положением](https://bukva.ai/docs/prikaz-633-1971#p100009) о канцелярии высшего учебного заведения, утвержденным приказом Министра высшего и среднего специального образования СССР от 13.08.71 N 633. Порядок работы с документами секретного делопроизводства, грифом "Для служебного пользования" и письмами граждан определяется специальными инструкциями. 1.2. Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов в структурных подразделениях вузов (на кафедрах, в деканатах, филиалах, УКП, НИС и др.) возлагается на их руководителей. Непосредственные исполнители являются ответственными за соблюдение той части делопроизводства, которая относится к кругу их обязанностей. Распределение этих обязанностей производится в соответствии с утвержденными должностными инструкциями и функциональными обязанностями. #### 1.3 Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства: - обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих органов, совета вуза, руководства вуза и других документов; - докладывают руководству вуза о ходе выполнения данных им поручений; - обеспечивают сохранность отложившихся в текущем делопроизводстве документальных материалов вплоть до сдачи их в архив вуза; - принимают меры к сокращению переписки, не допуская ее по вопросам, которые можно решить путем личных переговоров или по телефону. 1.4. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на заведующих канцеляриями (секретарей, инспекторов и др.), а в структурных подразделениях, где их должности не предусмотрены по штату, на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу <*>. --- <*> В дальнейшем все перечисленные в [п. 1.4](#p100028) работники будут именоваться "сотрудники делопроизводства". 1.5. Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в вузе и его дальнейшее совершенствование возлагаются на канцелярию вуза. Указания канцелярии по вопросам организации делопроизводства обязательны для всех сотрудников вуза. 1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства вуза. 1.7. При уходе в отпуск, отъезде в командировку или увольнении сотрудник обязан передать по указанию руководства все числящиеся за ним документы другому работнику или сотруднику делопроизводства, которые должны принять меры к их своевременному исполнению. 1.8. Вновь принятые сотрудники должны быть детально ознакомлены руководством соответствующего подразделения со структурой вуза, установленным порядком работы, инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностными инструкциями. ### 2. Прием и учет корреспонденции 2.1. Вся поступающая в вуз корреспонденция принимается канцелярией (экспедицией), которая ведет ее учет в соответствующей учетной [форме](#p100429) (приложение N 1). Примечание: Все образцы учетно-контрольных и отчетных форм, приводимые в данной инструкции, являются типовыми. В отдельных случаях они могут быть изменены с учетом конкретных условий работы. Порядок приема корреспонденции, доставляемой в нерабочие дни и часы, устанавливается канцелярией вуза. Корреспонденция, полученная сотрудниками вуза при личном приеме посетителей или посещении других учреждений и учебных заведений, должна быть передана для соответствующего оформления и учета не позднее следующего рабочего дня. 2.2. При приеме корреспонденции канцелярия (экспедиция) проверяет сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению. 2.3. Корреспонденция, получаемая канцелярией (экспедицией) под расписку (с нарочным, заказанная, ценная и т.д.), записывается в учетной [форме](#p100456) (приложение N 2), где указывается корреспондент, номер документа или почтового отправления и подразделение, в которое она передана. Передача корреспонденции подразделениям должна производиться, как правило, без расписки. Примечание. Передача корреспонденции под расписку приводит к необходимости вести ее запись в соответствующих формах, что резко повышает непроизводительные трудозатраты сотрудников канцелярии (экспедиции), тогда как канцелярия (экспедиция) в данном случае выполняет функции почтового отделения, где такая работа не ведется. Данные о поступлении содержатся в регистрационных формах (см. [раздел 3](#p100060)). 2.4. Канцелярия (экспедиция) вскрывает поступившую корреспонденцию, за исключением получаемой из партийных и правительственных органов, с надписью "лично" и в адрес общественных организаций, которая передается адресату в упаковке. Примечание: Корреспонденция, адресованная сотрудникам вуза (без пометки "лично"), также вскрывается, т.к. в этом конверте могут находиться служебные документы, в том числе и предназначенные другим подразделениям. 2.5. В случае отсутствия приложений, указанных в полученном документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т.п.) пометкам на вложенном документе канцелярия (экспедиция) делает об этом запись на обороте первого листа документа. Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель [(приложение N 3)](#p100462). #### 2.6 Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прикладываются к документу: - если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте; - если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени; - если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются. 2.7. На нижнем поле первой страницы поступившего документа, а на корреспонденции, не подлежащей вскрытию, на конверте, канцелярия (экспедиция) ставит календарный штемпель с указанием индекса корреспондента и порядкового номера. Например: 10 янв. 72 63 150 где: 63 - индекс корреспондента *150 - порядковый номер поступившего в вуз документа* *или:* ```text ┌─────────┐ │ МАДИ │ │63 150│ │10.01.72.│ └─────────┘ ``` 2.8. Полученная канцелярией (экспедицией) корреспонденция передается сотрудникам делопроизводства подразделений в установленное время. Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются канцелярией (экспедицией) адресатам немедленно с указанием на обороте даты и времени доставки. ### 3. Регистрация #### 3.1 Устанавливаются три системы регистрации: | - централизованная | (вся корреспонденция регистрируется в канцелярии вуза) | | --- | --- | | - децентрализованная | (корреспонденция регистрируется в структурных подразделениях по принадлежности) | | - смешанная | (корреспонденция, адресованная ректору и вузу, без указания подразделения, регистрируется в канцелярии вуза, адресованная проректорам, - в их приемных, адресованная структурным подразделениям - в этих подразделениях) | *Примечание. В вузах, где проректоры не имеют приемных (секретариата), вся работа с адресованной им корреспонденцией производится канцелярией вуза.* *Указанные системы применяются при следующих условиях:* | Централизованная | Децентрализованная | Смешанная | | --- | --- | --- | | При незначительном объеме поступающей корреспонденции (до 1000 документов в год) и небольшом количестве структурных подразделений | При значительном объеме поступающей корреспонденции и наличии территориально-разобщенных подразделений, в которые корреспонденция поступает непосредственно из почтового отделения | При значительном объеме поступающей корреспонденции и большом количестве крупных структурных подразделений | *Регистрация всегда должна быть однократной (в канцелярии или структурном подразделении). При этом каждый входящий документ получает регистрационный индекс, который более нигде не повторяется.* *Примечание: Данной инструкций предусмотрена смешанная система регистрации, т.к. она наиболее распространена и удобна для поиска необходимых данных и четкой постановки учета и контроля исполнения. При других системах вносятся соответствующие коррективы, сохраняющие основные положения данной инструкции.* *3.2. Регистрации подлежит вся поступающая в вуз корреспонденция, за исключением перечисленной в [приложении N 4](#p100466) и другой, перечень которой согласовывается структурными подразделениями с канцелярией вуза.* *Форма учета нерегистрируемой корреспонденции, обеспечивающая ее удобный, быстрый поиск и содержащая сведения об исполнении (журналы, реестры и т.п.), устанавливается соответствующим структурным подразделением по согласованию с канцелярией вуза.* *3.3. Регистрация и запись в учетные формы производится в день поступления документа.* *Для удобства регистрации и поиска документов структурным подразделениям и группам корреспондентов присваиваются индексы ([приложения N 5](#p100478) и [6](#p100511)).* *3.4. Регистрационный индекс ставится в правом верхнем углу документа и состоит из индексов корреспондента, подразделения и порядкового номера поступления документа по картотеке данной группы корреспондентов. Здесь же указывается дата поступления документа.*

Например:	66-02-756		20.01.72
где:	66	- индекс корреспондента;
	02	- индекс структурного подразделения, в котором зарегистрирован документ;
	756	- порядковый номер документа по картотеке

*Регистрационный индекс может состоять из индекса корреспондента, номера дела по номенклатуре и порядкового номера.* *Для этого необходимо разработать четкую номенклатуру дел по предметно-вопросному признаку.* *3.5. При наличии ссылки на ранее поступившие документы сотрудник, регистрирующий документ, указывает на обороте номера этих документов, дела, в котором они подшиты, и фамилию исполнителя.* *3.6. Наиболее рациональной является регистрация на карточках [(приложение N 7)](#p100553), заполняемых на пишущей машинке:* *в канцелярии вуза и приемных проректоров в 3-х экземплярах;* *в структурных подразделениях - в 2-х экземплярах.* *После заполнения карточки распределяются:*

В канцелярии вуза и приемных проректоров (см. примеч. к п. 3.1)			В структурном подразделении
один экземпляр	-	в справочную картотеку;	один экземпляр	-	в справочную картотеку;
два других	-	вместе с документом передаются в соответствующее структурное подразделение	один	-	в контрольную картотеку

*Примечание: 1. Карточки на документы, переданные на рассмотрение руководства, хранятся отдельно, и их расстановка производится после того, как документы будут возвращены и в карточки перенесена резолюция.* *3.7. Документы, относящиеся к компетенции другого подразделения, регистрируются в том подразделении, куда они адресованы, и передаются по принадлежности с двумя регистрационными карточками.* ### 4. Передача документов на рассмотрение *4.1. Зарегистрированная корреспонденция в день поступления передается сотрудниками делопроизводства на рассмотрение руководства или непосредственным исполнителям в соответствии с утвержденными должностными инструкциями и функциональными обязанностями. Ответы на запросы по ранее рассматриваемым документам и материалы, не требующие решения руководства, также передаются непосредственно исполнителям.* *Передача документов на исполнение производится, как правило, без расписки с записью об этом в карточке.* *Примечание: Передача документов без расписки ликвидирует повторную запись зарегистрированных документов и сокращает время их доставки исполнителя.* *4.2. Резолюция имеется в верхней свободной от текста части первой страницы документа.* *В резолюции определяются задание, исполнитель и указывается срок исполнения. Если исполнителей несколько, то первым из указанных в революции является ответственным за исполнение всего документа. Ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.* *4.3. Исполнитель обязан в тот же день ознакомиться с поступившими к нему документами и выделить те из них, которые требуют срочного исполнения.* *Документы, находящиеся на исполнении, хранятся исполнителями в папках (обложках):* *- срочно;* *- подлежащие исполнению;* *- в ожидании ответа;* *- на доклад.* *4.4. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое с обязательной отметкой об этом в карточке производится:* *- поступившей из канцелярии вуза или приемной проректоров - только с их разрешения;* *- поступившей из экспедиции - по согласованию между руководителями подразделений в соответствии с [пунктом 3.7](#p100115).* *4.5. Передача исполнителям документов, рассмотренных руководством вуза и структурных подразделений, производится только через лиц, осуществлявших учет и регистрацию корреспонденции.* ### 5. Сроки исполнения документов *5.1. Для документов, срок исполнения которых не указан в их тексте или резолюции руководства, устанавливаются типовые сроки, зафиксированные в инструкции по делопроизводству.* *Направление документов на рассмотрение в другие учреждения по принадлежности производится в срок до 5 дней с обязательным уведомлением об этом автора.* *Остальные документы исполняется в сроки, оговоренные особо или устанавливаемые графиком срочных поручений, который необходимо разработать в каждом вузе.* *Типовые сроки исполнения документов могут быть определены следующим образом:*

-	по вопросам, на которые следует дать разъяснительный ответ в соответствии с действующим законодательством,		- до 10 дней;
-	по тем же вопросам, затрагивающим компетенцию других подразделений, с которыми необходимо согласование,		- до 15 дней;
-	по вопросам, требующим подготовки распорядительных документов:
	-	на основании нормативных документов вышестоящих органов, содержание которых следует довести до сведения структурных подразделений,	- до 5 дней;
	-	на основании тех же документов, если по ним необходимо разработать мероприятия (без обсуждения вопросов на совете вуза),	- до 15 дней и т.д.

*Сроки исполнения считаются со дня поступления документа в вуз.* *Для соблюдения установленных сроков исполнения необходимо в документах-запросах указывать ожидаемый срок получения ответа.* *5.2. Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, командировка, отпуск и т.д.) не снимает с подразделения ответственности за своевременное и качественное исполнение документов и поручений.* *При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к руководству с мотивированной просьбой о его продлении.* *Данные о сроке исполнения и его продлении обязательно заносятся в регистрационно-контрольные формы.* ### 6. Состав в оформление бланков документов *6.1. Для составления документов используются бланки (листы) следующих стандартных размеров (ГОСТ 9327-60):* | - | для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф | - А3 298 x 420 мм; | | --- | --- | --- | | - | для приказов, служебных писем и других текстовых материалов объемом более 15 строк машинописного текста | - А4 210 x 298 мм | | - | для приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста (вместе с подписью) | - А5 148 x 210 мм; | | - | для карточек и стандартных документов типа почтовых открыток | - А6 105 x 148 мм. | *Для почтово-телеграфных отправлений могут использоваться бланки, изготовленные по образцам, установленным Министерством связи СССР.* *6.2. Для составления служебных писем используются бланки вуза и (в случае необходимости) самостоятельных структурных подразделений форматом А4 и А5 (см. [пункт 6.1](#p100157)).* *Для некоторых видов документов (сопроводительные письма при пересылке, запросы о недостающих документах и др. с трафаретным текстом) допускается употребление бланков формата А6. На обороте бланков форматов А5 и А6 целесообразно помещать изображение почтовой карточки, что дает возможность посылать их без конвертов.* *6.3. В бланках полиграфическим способом печатаются следующие реквизиты: герб, полное и сокращенное наименование министерства, вуза, структурного подразделения, почтовый индекс, адрес, место издания, телеграф, телетайп, телефон, название документа, знак N, трафаретный текст, отметки о дате, ссылке на номер и дату, заголовке к тексту, адресате.* *Все реквизиты бланков и трафаретный текст печатаются в одну краску (желательно черную, повышающую качество копий при размножении документов средствами оперативной печати и снижающую стоимость их изготовления типографским способом).* *Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказы на изготовление бланков и внесение изменений в их реквизиты производятся через хозяйственные и снабженческие органы по согласованию с канцелярией вуза.* *Порядок расположения реквизитов и образцы текстов приведены в [приложении N 8](#p100573).* *Правила печатания текста даются в [главе 9](#p100330) "Машинописные работы".* *Примечание: Все исходящие служебные документы, за исключением направляемых в партийные органы, составляются на бланках вуза.* ### 7. Составление документов #### 7.1. Адресование и заголовок *7.1.1. Наименования организации и (если это необходимо) структурного подразделения пишутся в именительном падеже.* *Например: Министерство здравоохранения РСФСР, или Московский* *текстильный институт, Отдел аспирантуры.* *В необходимых случаях допускается адресование на имя должностного лица.* *Например: Московский лесотехнический институт* *ректору тов. ОБЛИВИНУ А.Н.* *Адресат может быть указан обобщенно.* *Например: Филиалы и УКП Всесоюзного заочного политехнического* *института.* *Во внутренних документах (докладные записки, заявки и т.п.) должности можно не указывать.* *Например: тов. Иванову Р.Д.* *текст* *В.Н.Михайлов* *22.12.72.* *7.1.2. Перед текстом письма, слева, пишется заголовок, т.е. краткое (одной фразой, не более двух строк) изложение его содержания.* *Например: Об организации приема студентов в 1973 году.* *Отсутствие заголовка допускается в письмах, содержание которых не превышает 15 строк.* #### 7.2. Текст документа *7.2.1. Документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию по затронутому вопросу, исключающую повторные запросы.* *7.2.2. Отчеты, планы и другие аналогичные документы, охватывающие большой круг взаимосвязанных вопросов, могут быть большего объема, но не должны превышать, как правило, 7 - 8 страниц. При наличии приложений обязательно указывается:* *Приложение на ______ стр., или Приложение: план работы 1 экз.* *Если приложений несколько, они нумеруются.* *Приложения подписываются исполнителями.* *7.2.3 Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов или распорядительных документов Министерства, обязательно должны содержать тщательно проверенные ссылки на них (разновидность, автор, дата, номер и наименование).* *7.2.4. Текст документов, как правило, должен состоять из трех разделов.* *В первом разделе констатируются цели, задачи, причины и основания создания документа, во втором - существо вопроса, в третьем - выводы. Каждый раздел начинается с абзаца. Текст второго раздела может быть разделен на части по характеру действий, исполнителям, срокам и другим признакам, а также на главы, пункты и подпункты.* *Каждая из этих частей имеет номер, написанный арабскими цифрами, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней.* *Например: глава 4, 5, 6 и т.д.;* *Пункт (номера главы и пункта, разделенные точками) 4.1; 4.2 и т.д.* *Подпункт (по тому же принципу) 4.1; 4.1.2; 4.2.1, 4.2.2 и т.д.* *7.2.5. Основная роль в составлении документов принадлежит исполнителю, который отвечает на содержание, стиль наложения и качество их оформления.* #### 7.3. Согласование, утверждение, визирование, подписание и дата документа ##### 7.3.1 Гриф согласования помещается в левой верхней части документа и оформляется следующим образом: *СОГЛАСОВАНО:* *Начальник областного архива* *А.И.ВОЛНОЛОМОВ* *24.04.72.* ##### 7.3.2 Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа и оформляется двумя способами: *УТВЕРЖДАЮ* *РЕКТОР Р.Д.КАПОТНИКОВ* *26.04.72.* *УТВЕРЖДЕН(А,О)* *Приказом ректора МХТИ* *от 28.04.72 N 56* ##### 7.3.3 Представленные на подпись проекты документов визируются: | приказы | - на первом экземпляре; | | --- | --- | | служебные письма | - на экземпляре, остающемся в деле. | ##### 7.3.4 Оформление виз должностных лиц внутри вуза производится следующим образом: *ПРОЕКТ ВНОСИТ СОГЛАСОВАНО* *Кафедра химии Отдел кадров* *___________ С.П.ПТАХИН ____________ К.И.БРАГИН* *05.04.72. 06.04.72.* *Юрисконсульт* *____________ Б.Н.КОСТИН* *06.04.72.* *Канцелярия* *____________ Р.Д.МАХОВА* *06.04.72.* *При визировании документов в других учреждениях указывается должность визирующего:* *СОГЛАСОВАНО* *Начальник отдела кадров завода* *"Знамя труда"* *_________________ Р.Ф.ПРАХОВ* *06.04.72.* *При согласовании по телефону исполнитель также делает об этом соответствующую пометку на проекте документа.* *Замечания и разногласия указываются при визировании или оформляются отдельным приложением с соответствующей пометкой на проекте документа.* *Приказы и другие распорядительные документы визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, юридической службой и канцелярией.* *Образец оформления [приказа](#p100591) дан в приложении N 9.* *7.3.5. Целесообразно обозначать даты при подписании, визировании или ссылках (за исключением нормативно-распорядительных документов) тремя двузначными цифрами.* *Например: 9 марта 1972 года - 09.03.72.* ##### 7.3.6 Передача на подпись проектов документов производится: | ректору | - | через канцелярию вуза; | | --- | --- | --- | | проректорам | - | через их секретарей; | | руководству структурных подразделений | - | через сотрудников делопроизводства этих подразделений | *Указанным сотрудникам предоставляется право возвращать исполнителям неправильно оформленные документы на доработку.* ##### 7.3.7 Документы подписываются: | - | на бланках вуза - от имени вуза | - | руководством вуза; | | --- | --- | --- | --- | | - | на бланках структурных подразделений - от имени этих подразделений | - | руководством структурных подразделений | *Перечень других должностных лиц, имеющих право подписи документов, определяется ректором.* *Все документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются ректором, а в его отсутствие - исполняющим обязанности ректора.* ##### 7.3.8 Подпись должностных лиц помещается на одном уровне с указанием должности и имеет следующий вид: *Ректор Н.А.ПУСТЫНИН* *Главный бухгалтер В.Т.КУРИЛЕНКО* *7.3.9. На обороте последнего листа служебных писем, посылаемых в другие учреждения, обязательно указываются фамилия, инициалы и N телефона исполнителя.* *Например: Реутов Д.И.* *296-82-38* #### 7.4. Оформление приказов *7.4.1. Для удобства поиска необходимых данных устанавливается следующий порядок регистрации и целесообразной индексации приказов:* | Содержание приказа | Возможный индекс | Где регистрируются и формируются | | --- | --- | --- | | по учебно-методическим и другим основным вопросам деятельности | без индекса | в канцелярии вуза | | по административно-финансовым вопросам | 1 | -"- | | по организации научно-исследовательской работы | 2 | в канцелярии вуза | | по личному составу сотрудников (назначение, перемещение, увольнение, командирование, взыскание и т.п.) | 3 | в отделе кадров | | по личному составу студентов, аспирантов и стажеров (прием, перевод, отчисление, восстановление, допуск к экзаменам и т.п.) | 4 | в студенческом отделе кадров, учебной части и т.п. | *Примечания: 1. Место регистрации приказов по различным вопросам деятельности вуза определяется в соответствии со структурой вуза и положением о данном структурном подразделении.* *2. Приказы в пределах года имеют порядковую нумерацию по каждому индексу отдельно.* *7.4.2. Приказы целесообразно регистрировать на карточках [(приложение N 10)](#p100602), заполняемых в двух экземплярах на пишущей машинке.* *Один экземпляр помещается в справочную картотеку, формируемую по хронологии и порядку номеров, другой - в тематическую, формируемую по содержанию.* #### 7.5. Телеграммы и телефонограммы *7.5.1. Телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы составляются по установленным формам ([приложения 11](#p100613) - 13) и посылаются в тех случаях, когда другим способом своевременно передать информацию нельзя.* *7.5.2. Текст телеграмм и телетайпограмм должен составляться телеграфным стилем. Предлоги и знаки препинания не ставятся, если это не искажает смысла передаваемого текста.* *7.5.3. В телетайпограмме обязательно указывается условный (телетайпный) адрес получателя.* *Например: 111327 Бритину.* ### 8. Контроль за исполнением документов *8.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения исполнения их в сроки, предусмотренные [главой 5](#p100132), и надлежащего решения содержащихся в них вопросов.* #### 8.2 Обязательному контролю подлежат: *- постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов и другие документы, по которым требуется ответ в эти органы;* *- поручения и задания структурным подразделениям;* *- документы, поставленные на контроль руководством вуза или структурных подразделений.* *В остальных случаях система контроля должна быть поставлена так, чтобы обеспечить своевременное и качественное исполнение всех требующих исполнения документов.* *8.3. Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения возлагается на руководителей структурных подразделений.* #### 8.4 Контроль за исполнением документов возлагается: | - | поступившие из вышестоящих органов, приказов и поручений руководства вуза, а также поставленных на контроль руководством вуза и канцелярии | - | на канцелярию вуза | | --- | --- | --- | --- | | - | поступивших в приемные проректоров | - | на их секретарей | | - | поступивших в структурные подразделения и поручений руководства этих подразделений | - | на лиц, назначенных для этой работы руководством структурного подразделения | *8.5. В правом верхнем углу первой страницы документа, взятого на контроль, и на контрольной карточке ставится штамп "контроль".* #### 8.6 Карточки на документы, поставленные на контроль, размещаются следующим образом:

-	в канцелярии вуза и приемных проректоров:
-	один экземпляр	-	в справочную картотеку;
-	один -"-	-	в контрольную
-	один -"-	-	вместе с документом в структурное подразделение

*- в структурном подразделении (полученные из канцелярии и приемных проректоров) - в справочную картотеку. Контроль за их исполнением может осуществляться по контрольному [талону](#p100639) (приложение N 14), который по заполнении помещается в контрольную картотеку, а после пополнения документа с отметкой об этом передается в канцелярию или приемную проректора.* *На остальные документы, полученные из канцелярии или приемных проректоров, после исполнения один (первый) экземпляр карточки с отметкой о ходе и результатах рассмотрения возвращается в то подразделение, где зарегистрирован документ.* *На документы, зарегистрированные в структурном подразделении:* | один экземпляр | - в справочную картотеку | | --- | --- | | один экземпляр | - в контрольную картотеку. | *8.7. Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра контрольной картотеки и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения.* *8.8. Регулярно, в установленные сроки, руководству сообщается [перечень](#p100655) неисполненных документов (приложение N 15) для принятия соответствующих мер.* *8.9. Документы снимаются с контроля сотрудниками, поставившими их на контроль, после полного решения изложенных в них вопросов.* *8.10. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме надписи "В дело N ___", подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.* *Например: В дело 64. По сообщению отдела кадров завода им. 1 Мая* *(т. Баринов), вопрос решен положительно.* *О.Д.Пантов* *20.04.72.* *8.11. Отчет о работе с корреспонденцией составляется по форме, указанной в [приложении N 16](#p100663).* ### 9. Машинописные и копировально-множительные работы *9.1. Служебные документы в зависимости от их назначения печатаются в подразделениях, машбюро или размножаются множительным подразделением вуза (ротаторная, типография и т.п.).* *9.2. Материалы, подготовленные для перепечатки на машинке, должны быть написаны разборчиво, темными чернилами и тщательно выверены.* *Рукописи, небрежно оформленные и с большим количеством правок, к печатанию не принимаются.* *На сдаваемые в печать материалы должен заполняться бланк заказа, форма которого определяется должностными лицами, дающими разрешение на печатание.* *9.3. Во избежание повторных перепечаток содержание рукописей должно быть согласовано исполнителем с соответствующим руководителем.* *9.4. Машинописный текст должен быть напечатан чисто, без ошибок, помарок и правильно расположен.* *[Правила](#p100693) расположения текста приведены в приложении N 17.* *9.5. Материалы, подлежащие размножению средствами оперативной печати, должны быть подготовлены с соблюдением следующих правил:* *- напечатанными в двух экземплярах на машинке с жирной лентой;* *- поля со всех четырех сторон должны быть не менее 20 мм;* *- к ним прилагается бланк заказа или на втором экземпляре указывается тираж и ставится подпись ответственного исполнителя.* *Примечание: во всех остальных документах левое поле должно быть 35 мм.* *9.6. Заказы на типографские работы (вне вуза) производятся структурными подразделениями через хозяйственный отдел или отдел снабжения.* *Оформление материалов в органах Главлита производится структурными подразделениями или редакционно-издательским отделом.* *9.7. Тираж размноженных документов определяется исполнителем с учетом потребности в них только заинтересованных подразделений вуза и учреждения.* ### 10. Исходящая корреспонденция *10.1. При регистрации ответного документа его исходящим номером является входящий номер документа-запроса.* *10.2. Если исходящий документ является инициативным, он регистрируется на карточку, помещаемую в картотеку инициативной корреспонденции, а его номер составляется из индекса корреспондента, индекса структурного подразделения, порядкового номера по картотеке инициативной корреспонденции, написанных через тире, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.* *Инициативная корреспонденция, исходящая от проректоров, регистрируется аналогичным образом в их приемных (см. [примечание](#p100068) к п. 3.1).* *Принципы индексации и построения картотек те же, что и для входящей корреспонденции.* *10.3. Корреспонденция, направляемая за подписью руководства вуза в вышестоящие органы, отправляется только через канцелярию вуза.* *10.4. Сотрудники делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие всех виз, подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, N его телефона и др.) заверяют их копии и вносят необходимые записи в учетно-регистрационные карточки.* *Исходящие телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы имеют поочередную нумерацию в пределах года и регистрируются в отдельных учетных формах (журналах, реестрах в т.п.) в том же порядке, что и остальная корреспонденция.* *10.5. Корреспонденция, адресованная одному и тому же учреждению, должна быть сложена в один конверт.* *На конверте должны быть указаны: вид отправки (заказное, ценное, авиа и др.), индекс отделения связи, адрес, наименование учреждения.* *Рассылка производится в соответствии с типовыми списками, которые должны быть разработаны в каждом вузе.* *10.6. В целях сокращения почтово-телеграфных расходов не рекомендуется в последний рабочий день недели отправлять телеграммы в те пункты, куда корреспонденция, отправляемая почтой, доходит в течение выходных дней.* *10.7. Исходящая корреспонденция сдается на отправку без расписки. Время и периодичность отправки устанавливается канцелярией вуза.* ### 11. Хранение и применение печатей, штампов и бланков *11.1. Бланки документов, регулярно (не реже одного раза в месяц) получаемые на складе хозяйственного отдела или отдела снабжения в необходимом для текущей работы количестве, а также печати и штампы рационально хранить и применять следующим образом:* | Наименование | Хранить | Применять | | --- | --- | --- | | 1 | 2 | 3 | | Гербовая печать вуза | В канцелярии (у секретаря ректора) | На документах, подписанных или утвержденных руководством вуза | | Печати структурных подразделений | У сотрудников делопроизводства структурных подразделений | На документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов | | Бланки, употребляемые в вузе | У сотрудников делопроизводства структурных подразделений | В соответствии с [подпунктом 7.3.7](#p100236) | | Штампы приема и увольнения, дневного, вечернего, заочного отделения и т.п. | В соответствующих структурных подразделениях согласно положениям об этих подразделениях | В соответствии с действующими законодательными и нормативными актами | *11.2. Печати и штампы хранятся в сейфах или специальных металлических шкафах (ящиках); бланки - в запирающихся шкафах и столах.* *Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам вуза.* ### 12. Сдача дел в архив, хранение и экспертиза ценности документальных материалов *12.1. Исполненные документы не позднее следующего дня после их исполнения помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.* *Подшивка документов в дела производится сотрудниками делопроизводства или лицами, ответственными за ведение соответствующего дела.* *Список этих лиц с перечнем закрепленных за ними дел должен находиться в каждом подразделении, а их работа по формированию дел проводиться под наблюдением сотрудников делопроизводства.* *Ведение дел исполнителями по произвольной системе не допускается.* *12.2. Номенклатура дел является основой для комплектования документов в дела и представляет собой список конкретных наименований дел с указанием сроков их хранения и крайних дат.* *Запрещается составлять заголовки "Общая переписка" "Переписка по общим вопросам" и т.п., не раскрывающие содержание подшитых в дела документальных материалов.* *12.3. Номенклатуры дел в структурных подразделениях составляет сотрудники делопроизводства с участием наиболее квалифицированных сотрудников, хорошо знающих состав и содержание документальных материалов данного подразделения.* *12.4. Составленная номенклатура дел на следующий год должна быть согласована с канцелярией вуза и утверждена руководителем структурного подразделения.* *Пересоставление номенклатуры дел производится только при изменении структуры, функций или направления работы подразделения.* *12.5. Номенклатура дел вуза является сводной и включает номенклатуры дел всех структурных подразделений.* *Сводная номенклатура дел согласовывается с соответствующим государственным архивом и утверждается руководством вуза.* #### 12.6 Сотрудники делопроизводства структурных подразделений оформляют папки для дел следующим образом: *- на лицевой стороне обложки указывается название вуза, структурного подразделения, заголовок, срок хранения и крайние даты;* *- на корешке ставится индекс дела по номенклатуре;* *- с внутренней стороны обложки приклеивается карман для карточки, предназначенной для записи о выдаче дела во временное пользование.* *Образцы обложки дела и карточки даны в [приложениях N 18](#p100732), [19](#p100740).* #### 12.7 При формировании дел необходимо выполнять следующие условия: *- проверять правильность отнесения документов в данное дело;* *- подшивать в дела только исполненные документы;* *- проверять наличие необходимых подписей, виз, дат, номеров, отметок об исполнении, заверительных надписей и т.п.;* *- не помещать в дела металлические скрепки, черновики и более одной копии каждого документа, за исключением тех, которые имеют какие-либо деловые пометки, важные для наведения справок;* *- группировать документы в хронологическом порядке, по датам составления или получения;* *- документы - ответы помещать за запросными;* *- приложения, независимо от их дат, присоединять к тем документам, к которым они относятся;* *- документы постоянного и временного сроков хранения формировать в отдельные дела;* *- подшивать в дела документы только одного года.* *Примечание: отчеты и планы подшиваются в дела того года, к которому они относятся. Так, отчет за 1972 год подшивается в дело 1972 года; план на 1973 год - в дело 1973 года, независимо от года составления.* *Целесообразно эти документы формировать в отдельные дела.* *12.8. Объем дела не должен превышать 250 страниц. Если документов больше, формируется несколько томов под тем же индексом.* *12.9. Дела хранятся в шкафах корешком наружу, в вертикальном положении, для чего целесообразно полки разделить перегородками.* *12.10. На внутренней стороне дверцы шкафа помещается номенклатура дел и конверт (карман) для карточек на дела, взятые во временное пользование (см. [пункт 12.6](#p100393)).* *При возврате карточка снова вкладывается в дело.* *12.11. При выдаче из дел отдельных документов во временное пользование на их место вкладывается [лист-заместитель](#p100746) (приложение N 20), который изымается при возврате документа.* *Передача документов другим учреждениям, как правило, не разрешается.* *12.12. Дела, законченные производством, хранятся в структурном подразделении в течение года, после чего сдаются в архив вуза.* *12.13. Для экспертизы ценностей документальных материалов приказом руководства вуза создается экспертная комиссия, в состав которой обязательно входит заведующий архивом и представитель госархива.* *12.14. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов и утверждаются руководством вуза.* *12.15. Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшим сроками хранения производятся сотрудниками делопроизводства структурного подразделения архива вуза.* *Акт об их уничтожении составляется членами экспертной комиссии и утверждается руководством вуза.* *12.16. Документы постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердые обложки в прямом хронологическом порядке.* *Листы дела нумеруются в правом верхнем углу черным карандашом, количество листов указывается на обложке.* *12.17. Каждое дело постоянного срока хранения должно иметь заверительную [надпись](#p100749) (приложение N 21), помещаемую в конце дела, и сдаваться в архив по [описи](#p100755) (приложение N 22).* *Материалы временного срока хранения могут сдаваться в архив по номенклатуре дел.* *12.18. Вся работа по составлению номенклатуры дел, экспертизе ценности документальных материалов и подготовке к передаче их на хранение производится под руководством архива вуза, который организует эту работу в соответствии с "Основными [правилами](https://bukva.ai/docs/pravila-1-glavarhiv-sssr-glavnoe) постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР", утвержденными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 28 апреля 1963 года. Знание Правил обязательно для сотрудников делопроизводства.* *Архиву вуза предоставляется право не принимать документальные материалы, оформленные без соблюдения указанных [Правил](https://bukva.ai/docs/pravila-1-glavarhiv-sssr-glavnoe), до полной их обработки в сроки, определяемые канцелярией вуза.* *Начальник Канцелярии* *Минвуза СССР* *С.И.ТЮЛЬПАНОВ* *Приложение N 1* *[(п. 2.1)](#p100036)* *ФОРМА* *РЕЕСТРА ЕЖЕДНЕВНОГО УЧЕТА ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ* *И ОБРАЗЕЦ ЕГО ЗАПОЛНЕНИЯ*

	Индексы корреспондентов	60	61	62	63	64	65	66	67	68	69	Всего
Дата
26.12.72 г.		3	7	5	4	1	-	5	3	1	4	33

*Приложение N 2* *[(п. 2.3)](#p100041)* *ФОРМА* *ЖУРНАЛА ЗАПИСИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ПОЛУЧАЕМОЙ* *ЭКСПЕДИЦИЕЙ ПОД РАСПИСКУ* | N документа | Откуда поступил | Кому передан | | --- | --- | --- | *Приложение N 3* *[(п. 2.5)](#p100047)* *ФОРМА БЛАНКА ЗАПРОСА НЕДОСТАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ* --- *Штамп учебного заведения* *(подразделения) Адресат* --- *дата и номер* *В Вашем письме от ______________________________ N ____________________* *отсутствуют _______________________________________________________________* *которые просьба выслать в наш адрес до ____________________________________* *Подпись* *Формат А6 105 x 148 мм.* *На оборотной стороне - изображение почтовой карточки с обратным адресом вуза.* *Приложение N 4* *[(п. 3.2)](#p100078)* *ПЕРЕЧЕНЬ* *НЕРЕГИСТРИРУЕМОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ* *1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).* *2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.* *3. Документы, присылаемые для сведения.* *4. Копии счетов на оплату.* *5. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).* *6. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.* *7. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.* *8. Пригласительные билеты.* *9. Ответы на запросы структурных подразделений.* *Примечание: О поступлении документов [групп 3](#p100469), [6](#p100472), [9](#p100475) обязательно должны иметься отметки в соответствующих формах учета.* *Приложение N 5* *[(п. 3.3)](#p100080)* *ВОЗМОЖНЫЕ ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ*

Подразделение		Индекс
Приемная ректора		01
Приемные проректоров
по учебной работе		02
по научной работе		03
по адм. хоз. работе		04
Учебная часть		05
_____________
_____________
_____________
Кафедра	политэкономии	12
-"-	научного коммунизма	13
_____________
_____________
_____________
Канцелярия		27
АХО		28
		и т.д.

*Примечание. Индексы подразделений и корреспондентов не должны совпадать.* *Приложение N 6* [(п. 3.3)](#p100080)

**ВОЗМОЖНЫЕ КЛАССИФИКАТОРЫ КОРРЕСПОНДЕНТОВ**

| Индекс | Корреспондент | | --- | --- | | 60 | Высшие партийные, советские и государственные органы СССР | | 61 | Те же органы союзных республик | | 62 | Министерства высшего и среднего специального (народного) образования СССР и союзной республики (по подчиненности) | | 63 | Прочие министерства и ведомства | | 64 | Местные партийные, советские и государственные органы | | 65 | Академии наук, НИИ, КБ и пр. научно-исследовательские и проектные организации | | 66 | Учебные заведения | | 67 | Зарубежные учреждения, организации (фирмы) и учебные заведения | | 68 | Прочие учреждения, организации и предприятия | | 69 | Письма граждан | | 31 | Министерство высшего и среднего специального образования СССР | | 32 | Министерство высшего и среднего специального (народного) образования республики | | 33 | Министерства и ведомства СССР и союзных республик | | 34 | Партийные и общественные организации, органы народного контроля, прокуратуры, суда, редакции газет, журналов, радио и телестудий | | 35 | Горисполкомы, облисполкомы, райисполкомы | | 36 | Академии наук, НИИ, КБ | | 37 | Учебные заведения | | 38 | Прочие предприятия, учреждения и организации | | 39 | Письма граждан | Приложение N 7

[(п. 3.6)](#p100096) **ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ**

(формат А6 105 x 148 мм) Лицевая сторона Корреспондент Московский государственный университет | Вх. N и дата 66-01-405 17.05.72 | Дата и индекс полученного документа 19.05.72 N 19/63-124 | | --- | --- | | Содержание документа | О сотрудничестве в области НИР | Резолюция т. Комлеву Д.В. Прошу подготовить предложения и проект ответа ##### 18.05.72 Л.Б.Лапин т. Говорков В.Н. 02.06.72 Исполнитель ________________ Срок исполнения ________

Оборотная сторона
Дата проверки	Отметки о ходе исполнения
13.05.	передано на дополнение т. Говоркову
29.05.	сделан запрос в МГУ
27.05.	получен ответ
31.05.	передано на визу т. Комлеву
02.06.	проект ответа передан на подпись т. Лапину

		Исполнено 03.06.72. дано согласие Дело N 26

Том N 1

### Приложение N 8 [(п. 6.3)](#p100173) #### ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ С УГЛОВЫМ И ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ Министерство высшего и среднего специального образования СССР Воронежский госуниверситет МОСКОВСКИЙ Проректору ГОСУДАРСТВЕННЫЙ тов. ИВАНОВУ И.И. УНИВЕРСИТЕТ им. М.В.ЛОМОНОСОВА 107518, Москва, Ленинские горы тел. 239-38-10 ##### 12.12.72 N 04/156 на N _________________________ Направляется проект плана проведения научно-исследовательской работы по теме 06-711. Замечания по проекту просьба дать до 15.01.73. Приложение: Проект плана на 15 листах. Проректор А.Л.Сидоров Министерство высшего и среднего специального образования СССР МОСКОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ Москва, Ж-127, ул. Полины Осипенко, 33 МИНВУЗ СССР тел. 231-58-01, 231-91-95 29.12.72 N 01/78 Учебно-методическое управление на N 96-08-525 от 27.12.72 по высшему образованию Просьба включить в состав методического совета по химическим специальностям заведующего кафедрой технологии красителей доктора

химических наук профессора Тихонова Бориса Анатольевича.

Ректор И.П.Строгов

Форматы: А4 210 x 297 мм и А5 148 x 210 мм

#### ОБРАЗЕЦ БЛАНКА С РЕКВИЗИТАМИ, НАПИСАННЫМИ НА ДВУХ ЯЗЫКАХ | МIНIСТЕРСТВО ВИЩОII СЕРЕДНЬОI " СПЕЦIАЛЬНОI ОСВIТИ УРСР КРИВОРIЗЬКИЙ ГIРНИЧОРУДНИЙ IНСТИТУТ (адрес на национальном языке) | Министерство высшего и среднего специального образования УССР КРИВОРОЖСКИЙ ГОРНОРУДНЫЙ ИНСТИТУТ 807842, Кривой Рог, Пушкинская, 37, тел. 2-85-11 | | --- | --- |

на N 15.05.72 N 68-16-260 Всесоюзный заочный
политехнический институт
О проведении совещания ректоров
политехнических вузов страны

В соответствии с письмом Минвуза СССР от 24.04.72 N 96-01-257 просьба сообщить: - возможность и продолжительность выступления на совещании; - фамилии докладчиков и темы их выступлений; - уточнение по пункту 5 проекта плана (приложение N 1 к письму Минвуза СССР N 96-01-287) В связи с намечаемой реорганизацией подготовки специалистов по ряду дисциплин, особенно по вечерней и заочной формам обучения, считали бы целесообразным включить в повестку дня обсуждение данного вопроса, т.к. институтом разрабатываются предложения по совершенствованию этой работы. По имеющимся сведениям в ряде вузов, в том числе и политехнических, также ведется разработка этой проблемы, в связи с чем их мнение по данному вопросу было бы полезно знать. Для своевременной подготовки необходимых материалов просьба ответить не позднее 01.06.72. Ректор Д.Д.Диденко *Формат А4 210 x 297 мм* #### ОБРАЗЕЦ БЛАНКА СПРАВКИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ *Министерство высшего и среднего специального образования СССР*

МОСКОВСКИЙ ЛЕСОТЕХНИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

ОТДЕЛ КАДРОВ

СПРАВКА 29.12.72 г. N 327/06 141001, Мытищи-1, Московской обл., тел. 284-79-02. Бахирев Виктор Павлович Тов. __________________________________________________________________ заведующим кафедрой работает __________________________________________________________________

450

с окладом ___________ руб. в месяц. Инспектор Л.П.Данилова Формат А5 148 x 210 мм *Приложение N 9* *[(п. 7.3.4)](#p100216)* *ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА* Министерство высшего и среднего специального образования СССР ВСЕСОЮЗНЫЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ИНСТИТУТ ПРИКАЗ 12 ноября 1973 г. г. Москва N 65 Об утверждении Инструкции по делопроизводству ВЮЗИ В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству высших учебных заведений, утвержденной приказом Минвуза СССР от 28 декабря 1972 г. N 912,

**ПРИКАЗЫВАЮ:**

1. Утвердить и с 1 января 1974 года ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству ВЮЗИ. 2. Руководителям структурных подразделений (филиалов, УПК, кафедр, деканатов и т.п.) обеспечить постановку работы в соответствии с утвержденной инструкцией. 3. Начальнику отдела снабжения т. Иванову И.И. обеспечить по заявкам структурных подразделений изготовление необходимого количества бланков по образцам, приведенным в утвержденной инструкции. 4. Считать утратившим силу приказ ВЮЗИ от 4 января 1972 г. N 8 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате, факультетах и УКП ВЮЗИ". 5. Заведующей канцелярией тов. Михайловой М.М.: 5.1. Представить на утверждение план и программу занятий по изучению Инструкции сотрудниками делопроизводства структурных подразделений. 5.2. Установить строгий контроль за выполнением требований данной Инструкции. Ректор Л.Л.Лизунов Проект вносит Согласовано Канцелярия Юрисконсульт _____________ М.М.Михайлова _____________ Д.И.Демидов 10.11.73 10.11.73 Разослать _____________ экз. по спискам N Приложение N 10 [(пп. 7.4.2)](#p100273) **ОБРАЗЕЦ КАРТОЧКИ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ** Лицевая сторона Приказ N ______ от ________________________ Подписал: Размножен в ___________________ экз., разослано __________________ экз. по спискам N ________________________ ___________________ *(дата)* *Оборотная сторона*

Дополнительная рассылка
Дата	Кому	Кол-во экз.

*Формат А6 105 x 148 мм* *Приложение N 11* *[(пп. 7.5.1)](#p100276)* *ОБРАЗЕЦ ТЕЛЕГРАММЫ* *СРОЧНАЯ* *Категория и особые отметки ________________________________________________* *МОСКВА К-31 МИНВУЗ ПРОНИНУ* *СОЛОВЬЕВ ПРИБУДЕТ 25 НОЯБРЯ тчк ДОКЛАД ОДОБРЕН ЗАСЕДАНИИ КАФЕДРЫ*

ПЛАНЕТА МИРОШНИЧЕНКО

Минск-54 Лиховская, 15 Зав. кафедрой ТММ Смяткевич Л.Б. Приложение N 12 [(пп. 7.5.1)](#p100276) **ОБРАЗЕЦ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ** Телефонограмма N ________ от Громыкинского отделения Госбанка от кого: __________________________________________________________________ *Главному бухгалтеру Червякову Р.Т.* *кому: _____________________________________________________________________* *25 сентября с.г. в 10 час. 30 мин. в облисполкоме (комната 26)* *Содержание: _______________________________________________________________* *состоится обсуждение плана работы отделения стройбанка области на 1973 г.* *___________________________________________________________________________* *Просьба присутствовать.* *___________________________________________________________________________* Начальник отдела Семенов Подписал: ____________________________ (должность и фамилия) Секретарь Данилова 5-21-53 Принял: _________________________________ (должность, фамилия и N телефона) Секретарь Крылова 4-19-31 Передал: _________________________________ (должность, фамилия и N телефона) 21.09.72 г. 16-25 Дата и время приема (передачи) _____________________ Приложение N 13 [(пп. 7.5.1)](#p100276)

**ТЕЛЕТАЙПОГРАММА**

Кому передается телетайпограмма			Телетайпный номер и дата передачи
Название города	Наименование предприятия (организации) или шифр	Фамилия	Телетайпный номер и дата передачи
Вильнюс	127-415	Массо

Текст (не более 50 слов) **СОГЛАСНЫ СРОЧНУЮ ОТГРУЗКУ ЛАБОРАТОРНОЙ ПОСУДЫ САМОЛЕТОМ** | СИРЕНА | | ПИРОГОВ | | --- | --- | --- | | НИС
____________________________________
Наименование структурного подразделения
Сдано в телетайпную 24.05.72
(дата) | | Исполнитель КРУГЛОВ
Телефон 5-08 | Формат А5 148 x 210 мм. Приложение N 14 [(п. 8.6)](#p100302)

**ОБРАЗЕЦ УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНОГО ТАЛОНА**

Лицевая сторона	Оборотная сторона
Учетно-контрольный талон	Контроль	Что сделано
Корреспондент
Вх. N
Дата
Исполнитель
Срок исполнения:
- установленный ___________
- фактический _____________
Содержание ответа:		Дата


______________ (подпись, дата)

Формат А7 74 x 105 Примечание: По исполнении сдается в подразделение, поставившее документ на контроль. Приложение N 15 [(п. 8.8)](#p100325) **ПЕРЕЧЕНЬ** документов, срок исполнения которых истек | N п/п | Откуда поступил документ и дата | Содержание | Резолюция | Исполнитель | Что сделано | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | Приложение N 16

[(п. 8.11)](#p100329) СВОДКА
о работе с ведомственной корреспонденцией за ___ квартал 19__ г.
в _____________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

Индекс корреспондента

Остаток за прошлый квартал

Получено (в т.ч. нерегистрируемые документы)

Переслано в другие учреждения

Не требует исполнения

Исполнено

Сделано запросов

Остаток на конец квартала

Отправлено инициативной корреспонденции

В установленный срок

С нарушением установленного срока

всего

в т.ч. с нарушением установл. срока

всего

в т.ч. просроченных

всего

в т.ч. с разрешения руководства

внутренние документы

*Начальник подразделения Зав. канцелярией (секретарь)* *Дата ______________________* *Приложение N 17* *[(п. 9.4)](#p100336)* *ПРАВИЛА* *РАСПОЛОЖЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ* *1. Текст печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала.* *Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов, оформленных на бланках или листах бумаги формата А5 (148 x 210) мм.* *Тексты документов, подготовляемых к полиграфическому воспроизведению, печатают через два межстрочных интервала. При этом поля со всех четырех сторон должны быть не менее 20 мм.* *Через два межстрочных интервала печатаются также тексты документов, направляемых в вышестоящие органы.* *2. Через один межстрочный интервал печатают следующие реквизиты (помимо изготовленных типографским способом): заголовок к тексту (содержание) <*> адресат, гриф утверждения и отметка о наличии приложений.* --- *<*> При печатании приказов слово "содержание" не пишется.* *Все реквизиты разделяется между собой двумя - четырьмя межстрочными интервалами.* *Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.* *3. При печатании текстов документов используют 8 стандартных положений табулятора:* *0 - граница левого поля* *1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля* *2 - после 16* *3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля* *4 - после 32 -"-* *5 - после 40 -"-* *6 - после 48 -"-* *7 - после 56 -"-* *4. Печатание производится следующим образом:* | От положения табулятора | Наименование печатаемых реквизитов | | --- | --- | | 0 | Название вида документов, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, отметки о наличии приложений, наименование должности, гриф согласования, примечание или основание | | 1 | Текст с абзаца | | 4 | Адресат | | 5 | Гриф утверждения | | 6 | Расшифровка подписи | *Остальные положения табулятора используются по мере надобности при печатании отдельных частей текстов документов.* *5. Тексты документов (за исключением направляемых в вышестоящие органы) могут печататься с двух сторон листа, если объем документа превышает 10 страниц. При печатании текста на обороте поле для подшивки размером 35 мм оставляется справа.* *6. Нумерация страниц при печатании документов, подлежащих полиграфическому воспроизведению, производится:* *- нечетных - и правом верхнем углу.* *- четных - в левом верхнем углу.* Допускается нумерация страниц по центру листа. Образцы заполнения бланков и расположения текста приведены в [приложении N 8](#p100573). ### Приложение N 18 [(п. 12.6)](#p100393) #### ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ Фонд N 7 Белгородский технологический институт

Оп. N 1 строительных материалов
Ед. хр. _N 34
Сл. N 9 Отдел капитального строительства СТЕНОГРАММА

совещания руководителей подрядных организаций, ведущих строительство института 5 марта 1973 года на 93 листах #### ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА ВРЕМЕННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ Оп. N 6 Московский авиационный институт Ед. хр. _N 40 Сл. N 8 Учебная часть ПЕРЕПИСКА с Минвузом СССР по учебно-методическим вопросам Начато: 2 января 1973 г. Окончено: 29 декабря 1973 г. Срок хранения: 5 лет Приложение N 19 [(п. 12.6)](#p100393)

**ОБРАЗЕЦ КАРТОЧКИ ДЛЯ ЗАПИСИ О ВЫДАЧЕ ДЕЛА**

**ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ**

Дело N _________ за 19__ г.
Дата	Кто получил

*Формат А7 74 x 105 мм.*

Приложение N 20
[(п. 12.11)](#p100414)

Лист-заместитель Документ N _____ от "__" _______ 19__ г. поступивший от ____________________________________________________________ (наименование ___________________________________________________________________________ корреспондента) по вопросу ________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Выдан "__" _______________ 19__ г. ________________________________________ (кому) Выдал ___________________________ Получил ___________________________

(подпись) (подпись)

*Формат А5 148 x 210 мм* *Приложение N 21* [(п. 12.17)](#p100423) **ФОРМА ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ** В данном деле N ______ пронумеровано _______________________________ листов

(прописью)

___________________________________________________________________________ (должность и подпись) "__" _______ 19__ г. Формат А5 148 x 210 *Приложение N 22* *[(п. 12.17)](#p100423)* **ОБЛОЖКА ОПИСИ** Московский энергетический институт ___________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

ОПИСЬ N __________

документальных материалов _______________ хранения за 19__/19__ годы Продолжение Графление описи | N п/п | Наименование единиц хранения | Кол-во листов | Примечание | | --- | --- | --- | --- | ---