Приказ Минвуза СССР от 27.04.1973 № 400

«Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству вузов»

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 27 апреля 1973 г. № 400

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ВУЗОВ

В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и упорядочения документирования в системе Министерства высшего и среднего специального образования СССР на основе научной организации труда и управления приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству высших учебных заведений.

2. Министрам высшего и среднего специального (народного) образования союзных республик и Главному управлению высшими учебными заведениям (т. Рыжонкову) обязать ректоров подведомственных вузов утвердить индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствии с типовой.

Утверждена Приказом Министра высшего и среднего специального образования СССР от 27 апреля 1973 г. № 400

Одобрена Коллегией Минвуза СССР 26 апреля 1973 года (протокол № 15)

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящая инструкция предусматривает:

• единообразие в постановке делопроизводства в вузах;
• правильное и своевременное исполнение распорядительных документов и поручений вышестоящих органов в соответствии с действующим законодательством;
• организацию учета, регистрации, контроля исполнения, обработки и подготовки документов;
• порядок размножения документов, их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;
• освобождение руководящего профессорско-преподавательского и инженерно-технического персонала вузов от выполнения делопроизводственных операций;
• сосредоточение всей технической работы с документами в канцеляриях и других делопроизводственных подразделениях с целью четкого определения круга выполняемых ими задач в соответствии с Типовым положением о канцелярии высшего учебного заведения, утвержденным приказом Министра высшего и среднего специального образования СССР от 13.08.71 № 633.

Порядок работы с документами секретного делопроизводства, грифом «Для служебного пользования» и письмами граждан определяется специальными инструкциями.

1.2. Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов в структурных подразделениях вузов (на кафедрах, в деканатах, филиалах, УКП, НИС и др.) возлагается на их руководителей.

Непосредственные исполнители являются ответственными за соблюдение той части делопроизводства, которая относится к кругу их обязанностей.

Распределение этих обязанностей производится в соответствии с утвержденными должностными инструкциями и функциональными обязанностями.

1.3 Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

• обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих органов, совета вуза, руководства вуза и других документов;
• докладывают руководству вуза о ходе выполнения данных им поручений;
• обеспечивают сохранность отложившихся в текущем делопроизводстве документальных материалов вплоть до сдачи их в архив вуза;
• принимают меры к сокращению переписки, не допуская ее по вопросам, которые можно решить путем личных переговоров или по телефону.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на заведующих канцеляриями (секретарей, инспекторов и др.), а в структурных подразделениях, где их должности не предусмотрены по штату, на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу <*>.

<*> В дальнейшем все перечисленные в п. 1.4 работники будут именоваться «сотрудники делопроизводства».

1.5. Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в вузе и его дальнейшее совершенствование возлагаются на канцелярию вуза. Указания канцелярии по вопросам организации делопроизводства обязательны для всех сотрудников вуза.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства вуза.

1.7. При уходе в отпуск, отъезде в командировку или увольнении сотрудник обязан передать по указанию руководства все числящиеся за ним документы другому работнику или сотруднику делопроизводства, которые должны принять меры к их своевременному исполнению.

1.8. Вновь принятые сотрудники должны быть детально ознакомлены руководством соответствующего подразделения со структурой вуза, установленным порядком работы, инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностными инструкциями.

2. Прием и учет корреспонденции

2.1. Вся поступающая в вуз корреспонденция принимается канцелярией (экспедицией), которая ведет ее учет в соответствующей учетной форме (приложение № 1).

Примечание: Все образцы учетно-контрольных и отчетных форм, приводимые в данной инструкции, являются типовыми. В отдельных случаях они могут быть изменены с учетом конкретных условий работы.

Порядок приема корреспонденции, доставляемой в нерабочие дни и часы, устанавливается канцелярией вуза.

Корреспонденция, полученная сотрудниками вуза при личном приеме посетителей или посещении других учреждений и учебных заведений, должна быть передана для соответствующего оформления и учета не позднее следующего рабочего дня.

2.2. При приеме корреспонденции канцелярия (экспедиция) проверяет сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.

2.3. Корреспонденция, получаемая канцелярией (экспедицией) под расписку (с нарочным, заказанная, ценная и т.д.), записывается в учетной форме (приложение № 2), где указывается корреспондент, номер документа или почтового отправления и подразделение, в которое она передана.

Передача корреспонденции подразделениям должна производиться, как правило, без расписки.

Примечание. Передача корреспонденции под расписку приводит к необходимости вести ее запись в соответствующих формах, что резко повышает непроизводительные трудозатраты сотрудников канцелярии (экспедиции), тогда как канцелярия (экспедиция) в данном случае выполняет функции почтового отделения, где такая работа не ведется.

Данные о поступлении содержатся в регистрационных формах (см. раздел 3).

2.4. Канцелярия (экспедиция) вскрывает поступившую корреспонденцию, за исключением получаемой из партийных и правительственных органов, с надписью «лично» и в адрес общественных организаций, которая передается адресату в упаковке.

Примечание: Корреспонденция, адресованная сотрудникам вуза (без пометки «лично»), также вскрывается, т.к. в этом конверте могут находиться служебные документы, в том числе и предназначенные другим подразделениям.

2.5. В случае отсутствия приложений, указанных в полученном документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т.п.) пометкам на вложенном документе канцелярия (экспедиция) делает об этом запись на обороте первого листа документа.

Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель (приложение № 3).

2.6 Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прикладываются к документу:

• если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;
• если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;
• если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

2.7. На нижнем поле первой страницы поступившего документа, а на корреспонденции, не подлежащей вскрытию, на конверте, канцелярия (экспедиция) ставит календарный штемпель с указанием индекса корреспондента и порядкового номера.

Например: 10 янв. 72 63 150

где: 63 — индекс корреспондента 150 — порядковый номер поступившего в вуз документа

или:

      ┌─────────┐
<pre class="legal-pre">      │  МАДИ   │
      │63    150│</pre>
      │10.01.72.│
      └─────────┘

2.8. Полученная канцелярией (экспедицией) корреспонденция передается сотрудникам делопроизводства подразделений в установленное время.

Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются канцелярией (экспедицией) адресатам немедленно с указанием на обороте даты и времени доставки.

3. Регистрация

3.1 Устанавливаются три системы регистрации:

Примечание. В вузах, где проректоры не имеют приемных (секретариата), вся работа с адресованной им корреспонденцией производится канцелярией вуза.

Указанные системы применяются при следующих условиях:

Регистрация всегда должна быть однократной (в канцелярии или структурном подразделении). При этом каждый входящий документ получает регистрационный индекс, который более нигде не повторяется.

Примечание: Данной инструкций предусмотрена смешанная система регистрации, т.к. она наиболее распространена и удобна для поиска необходимых данных и четкой постановки учета и контроля исполнения. При других системах вносятся соответствующие коррективы, сохраняющие основные положения данной инструкции.

3.2. Регистрации подлежит вся поступающая в вуз корреспонденция, за исключением перечисленной в приложении № 4 и другой, перечень которой согласовывается структурными подразделениями с канцелярией вуза.

Форма учета нерегистрируемой корреспонденции, обеспечивающая ее удобный, быстрый поиск и содержащая сведения об исполнении (журналы, реестры и т.п.), устанавливается соответствующим структурным подразделением по согласованию с канцелярией вуза.

3.3. Регистрация и запись в учетные формы производится в день поступления документа.

Для удобства регистрации и поиска документов структурным подразделениям и группам корреспондентов присваиваются индексы (приложения № 5 и 6).

3.4. Регистрационный индекс ставится в правом верхнем углу документа и состоит из индексов корреспондента, подразделения и порядкового номера поступления документа по картотеке данной группы корреспондентов. Здесь же указывается дата поступления документа.

Регистрационный индекс может состоять из индекса корреспондента, номера дела по номенклатуре и порядкового номера.

Для этого необходимо разработать четкую номенклатуру дел по предметно-вопросному признаку.

3.5. При наличии ссылки на ранее поступившие документы сотрудник, регистрирующий документ, указывает на обороте номера этих документов, дела, в котором они подшиты, и фамилию исполнителя.

3.6. Наиболее рациональной является регистрация на карточках (приложение № 7), заполняемых на пишущей машинке:

в канцелярии вуза и приемных проректоров в 3-х экземплярах;

в структурных подразделениях — в 2-х экземплярах.

После заполнения карточки распределяются:

Примечание: 1. Карточки на документы, переданные на рассмотрение руководства, хранятся отдельно, и их расстановка производится после того, как документы будут возвращены и в карточки перенесена резолюция.

3.7. Документы, относящиеся к компетенции другого подразделения, регистрируются в том подразделении, куда они адресованы, и передаются по принадлежности с двумя регистрационными карточками.

4. Передача документов на рассмотрение

4.1. Зарегистрированная корреспонденция в день поступления передается сотрудниками делопроизводства на рассмотрение руководства или непосредственным исполнителям в соответствии с утвержденными должностными инструкциями и функциональными обязанностями. Ответы на запросы по ранее рассматриваемым документам и материалы, не требующие решения руководства, также передаются непосредственно исполнителям.

Передача документов на исполнение производится, как правило, без расписки с записью об этом в карточке.

Примечание: Передача документов без расписки ликвидирует повторную запись зарегистрированных документов и сокращает время их доставки исполнителя.

4.2. Резолюция имеется в верхней свободной от текста части первой страницы документа.

В резолюции определяются задание, исполнитель и указывается срок исполнения. Если исполнителей несколько, то первым из указанных в революции является ответственным за исполнение всего документа. Ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

4.3. Исполнитель обязан в тот же день ознакомиться с поступившими к нему документами и выделить те из них, которые требуют срочного исполнения.

Документы, находящиеся на исполнении, хранятся исполнителями в папках (обложках):

- срочно;

- подлежащие исполнению;

- в ожидании ответа;

- на доклад.

4.4. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое с обязательной отметкой об этом в карточке производится:

- поступившей из канцелярии вуза или приемной проректоров — только с их разрешения;

- поступившей из экспедиции — по согласованию между руководителями подразделений в соответствии с пунктом 3.7.

4.5. Передача исполнителям документов, рассмотренных руководством вуза и структурных подразделений, производится только через лиц, осуществлявших учет и регистрацию корреспонденции.

5. Сроки исполнения документов

5.1. Для документов, срок исполнения которых не указан в их тексте или резолюции руководства, устанавливаются типовые сроки, зафиксированные в инструкции по делопроизводству.

Направление документов на рассмотрение в другие учреждения по принадлежности производится в срок до 5 дней с обязательным уведомлением об этом автора.

Остальные документы исполняется в сроки, оговоренные особо или устанавливаемые графиком срочных поручений, который необходимо разработать в каждом вузе.

Типовые сроки исполнения документов могут быть определены следующим образом:

Сроки исполнения считаются со дня поступления документа в вуз.

Для соблюдения установленных сроков исполнения необходимо в документах-запросах указывать ожидаемый срок получения ответа.

5.2. Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, командировка, отпуск и т.д.) не снимает с подразделения ответственности за своевременное и качественное исполнение документов и поручений.

При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к руководству с мотивированной просьбой о его продлении.

Данные о сроке исполнения и его продлении обязательно заносятся в регистрационно-контрольные формы.

6. Состав в оформление бланков документов

6.1. Для составления документов используются бланки (листы) следующих стандартных размеров (ГОСТ 9327-60):

Для почтово-телеграфных отправлений могут использоваться бланки, изготовленные по образцам, установленным Министерством связи СССР.

6.2. Для составления служебных писем используются бланки вуза и (в случае необходимости) самостоятельных структурных подразделений форматом А4 и А5 (см. пункт 6.1).

Для некоторых видов документов (сопроводительные письма при пересылке, запросы о недостающих документах и др. с трафаретным текстом) допускается употребление бланков формата А6. На обороте бланков форматов А5 и А6 целесообразно помещать изображение почтовой карточки, что дает возможность посылать их без конвертов.

6.3. В бланках полиграфическим способом печатаются следующие реквизиты: герб, полное и сокращенное наименование министерства, вуза, структурного подразделения, почтовый индекс, адрес, место издания, телеграф, телетайп, телефон, название документа, знак N, трафаретный текст, отметки о дате, ссылке на номер и дату, заголовке к тексту, адресате.

Все реквизиты бланков и трафаретный текст печатаются в одну краску (желательно черную, повышающую качество копий при размножении документов средствами оперативной печати и снижающую стоимость их изготовления типографским способом).

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказы на изготовление бланков и внесение изменений в их реквизиты производятся через хозяйственные и снабженческие органы по согласованию с канцелярией вуза.

Порядок расположения реквизитов и образцы текстов приведены в приложении № 8.

Правила печатания текста даются в главе 9 «Машинописные работы».

Примечание: Все исходящие служебные документы, за исключением направляемых в партийные органы, составляются на бланках вуза.

7. Составление документов

7.1. Адресование и заголовок

7.1.1. Наименования организации и (если это необходимо) структурного подразделения пишутся в именительном падеже.

Например: Министерство здравоохранения РСФСР, или Московский текстильный институт, Отдел аспирантуры.

В необходимых случаях допускается адресование на имя должностного лица.

Например: Московский лесотехнический институт ректору тов. ОБЛИВИНУ А.Н.

Адресат может быть указан обобщенно.

Например: Филиалы и УКП Всесоюзного заочного политехнического института.

Во внутренних документах (докладные записки, заявки и т.п.) должности можно не указывать.

Например: тов. Иванову Р.Д. текст В. Н. Михайлов 22.12.72.

7.1.2. Перед текстом письма, слева, пишется заголовок, т.е. краткое (одной фразой, не более двух строк) изложение его содержания.

Например: Об организации приема студентов в 1973 году.

Отсутствие заголовка допускается в письмах, содержание которых не превышает 15 строк.

7.2. Текст документа

7.2.1. Документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию по затронутому вопросу, исключающую повторные запросы.

7.2.2. Отчеты, планы и другие аналогичные документы, охватывающие большой круг взаимосвязанных вопросов, могут быть большего объема, но не должны превышать, как правило, 7 — 8 страниц. При наличии приложений обязательно указывается:

Приложение на ______ стр., или Приложение: план работы 1 экз.

Если приложений несколько, они нумеруются.

Приложения подписываются исполнителями.

7.2.3 Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов или распорядительных документов Министерства, обязательно должны содержать тщательно проверенные ссылки на них (разновидность, автор, дата, номер и наименование).

7.2.4. Текст документов, как правило, должен состоять из трех разделов.

В первом разделе констатируются цели, задачи, причины и основания создания документа, во втором — существо вопроса, в третьем — выводы. Каждый раздел начинается с абзаца. Текст второго раздела может быть разделен на части по характеру действий, исполнителям, срокам и другим признакам, а также на главы, пункты и подпункты.

Каждая из этих частей имеет номер, написанный арабскими цифрами, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней.

Например: глава 4, 5, 6 и т.д.;

Пункт (номера главы и пункта, разделенные точками) 4.1; 4.2 и т.д.

Подпункт (по тому же принципу) 4.1; 4.1.2; 4.2.1, 4.2.2 и т.д.

7.2.5. Основная роль в составлении документов принадлежит исполнителю, который отвечает на содержание, стиль наложения и качество их оформления.

7.3. Согласование, утверждение, визирование, подписание и дата документа

7.3.1 Гриф согласования помещается в левой верхней части документа и оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО: Начальник областного архива А. И. Волноломов 24.04.72.

7.3.2 Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа и оформляется двумя способами:

УТВЕРЖДАЮ РЕКТОР Р. Д. Капотников 26.04.72.

                                                      *УТВЕРЖДЕН(А,О)*
                                                  *Приказом ректора МХТИ*
                                                    *от 28.04.72 N 56*

7.3.3 Представленные на подпись проекты документов визируются:

7.3.4 Оформление виз должностных лиц внутри вуза производится следующим образом:

    *ПРОЕКТ ВНОСИТ                                        СОГЛАСОВАНО*
  *Кафедра химии                                   Отдел кадров*
 *___________ С.П.ПТАХИН                           ____________ К.И.БРАГИН*
  *05.04.72.                                       06.04.72.*

                                              *Юрисконсульт*
                                              *____________ Б.Н.КОСТИН*
                                              *06.04.72.*

                                              *Канцелярия*
                                              *____________ Р.Д.МАХОВА*
                                              *06.04.72.*

При визировании документов в других учреждениях указывается должность визирующего:

                                                 *СОГЛАСОВАНО*
                                         *Начальник отдела кадров завода*
                                                *"Знамя труда"*
                                         *_________________ Р.Ф.ПРАХОВ*
                                           *06.04.72.*

При согласовании по телефону исполнитель также делает об этом соответствующую пометку на проекте документа.

Замечания и разногласия указываются при визировании или оформляются отдельным приложением с соответствующей пометкой на проекте документа.

Приказы и другие распорядительные документы визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, юридической службой и канцелярией.

Образец оформления приказа дан в приложении № 9.

7.3.5. Целесообразно обозначать даты при подписании, визировании или ссылках (за исключением нормативно-распорядительных документов) тремя двузначными цифрами.

Например: 9 марта 1972 года — 09.03.72.

7.3.6 Передача на подпись проектов документов производится:

Указанным сотрудникам предоставляется право возвращать исполнителям неправильно оформленные документы на доработку.

7.3.7 Документы подписываются:

Перечень других должностных лиц, имеющих право подписи документов, определяется ректором.

Все документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются ректором, а в его отсутствие — исполняющим обязанности ректора.

7.3.8 Подпись должностных лиц помещается на одном уровне с указанием должности и имеет следующий вид:

    *Ректор                                           Н.А.ПУСТЫНИН*

    *Главный бухгалтер                                В.Т.КУРИЛЕНКО*

7.3.9. На обороте последнего листа служебных писем, посылаемых в другие учреждения, обязательно указываются фамилия, инициалы и № телефона исполнителя.

Например: Реутов Д.И. 296-82-38

7.4. Оформление приказов

7.4.1. Для удобства поиска необходимых данных устанавливается следующий порядок регистрации и целесообразной индексации приказов:

Примечания: 1. Место регистрации приказов по различным вопросам деятельности вуза определяется в соответствии со структурой вуза и положением о данном структурном подразделении.

2. Приказы в пределах года имеют порядковую нумерацию по каждому индексу отдельно.

7.4.2. Приказы целесообразно регистрировать на карточках (приложение № 10), заполняемых в двух экземплярах на пишущей машинке.

Один экземпляр помещается в справочную картотеку, формируемую по хронологии и порядку номеров, другой — в тематическую, формируемую по содержанию.

7.5. Телеграммы и телефонограммы

7.5.1. Телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы составляются по установленным формам (приложения 11 - 13) и посылаются в тех случаях, когда другим способом своевременно передать информацию нельзя.

7.5.2. Текст телеграмм и телетайпограмм должен составляться телеграфным стилем. Предлоги и знаки препинания не ставятся, если это не искажает смысла передаваемого текста.

7.5.3. В телетайпограмме обязательно указывается условный (телетайпный) адрес получателя.

Например: 111327 Бритину.

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения исполнения их в сроки, предусмотренные главой 5, и надлежащего решения содержащихся в них вопросов.

8.2 Обязательному контролю подлежат:

- постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов и другие документы, по которым требуется ответ в эти органы;

- поручения и задания структурным подразделениям;

- документы, поставленные на контроль руководством вуза или структурных подразделений.

В остальных случаях система контроля должна быть поставлена так, чтобы обеспечить своевременное и качественное исполнение всех требующих исполнения документов.

8.3. Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения возлагается на руководителей структурных подразделений.

8.4 Контроль за исполнением документов возлагается:

8.5. В правом верхнем углу первой страницы документа, взятого на контроль, и на контрольной карточке ставится штамп «контроль».

8.6 Карточки на документы, поставленные на контроль, размещаются следующим образом:

- в структурном подразделении (полученные из канцелярии и приемных проректоров) — в справочную картотеку. Контроль за их исполнением может осуществляться по контрольному талону (приложение № 14), который по заполнении помещается в контрольную картотеку, а после пополнения документа с отметкой об этом передается в канцелярию или приемную проректора.

На остальные документы, полученные из канцелярии или приемных проректоров, после исполнения один (первый) экземпляр карточки с отметкой о ходе и результатах рассмотрения возвращается в то подразделение, где зарегистрирован документ.

На документы, зарегистрированные в структурном подразделении:

8.7. Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра контрольной картотеки и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения.

8.8. Регулярно, в установленные сроки, руководству сообщается перечень неисполненных документов (приложение № 15) для принятия соответствующих мер.

8.9. Документы снимаются с контроля сотрудниками, поставившими их на контроль, после полного решения изложенных в них вопросов.

8.10. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме надписи «В дело N ___», подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

Например: В дело 64. По сообщению отдела кадров завода им. 1 Мая (т. Баринов), вопрос решен положительно.

                                             *О.Д.Пантов*
                                             *20.04.72.*

8.11. Отчет о работе с корреспонденцией составляется по форме, указанной в приложении № 16.

9. Машинописные и копировально-множительные работы

9.1. Служебные документы в зависимости от их назначения печатаются в подразделениях, машбюро или размножаются множительным подразделением вуза (ротаторная, типография и т.п.).

9.2. Материалы, подготовленные для перепечатки на машинке, должны быть написаны разборчиво, темными чернилами и тщательно выверены.

Рукописи, небрежно оформленные и с большим количеством правок, к печатанию не принимаются.

На сдаваемые в печать материалы должен заполняться бланк заказа, форма которого определяется должностными лицами, дающими разрешение на печатание.

9.3. Во избежание повторных перепечаток содержание рукописей должно быть согласовано исполнителем с соответствующим руководителем.

9.4. Машинописный текст должен быть напечатан чисто, без ошибок, помарок и правильно расположен.

Правила расположения текста приведены в приложении № 17.

9.5. Материалы, подлежащие размножению средствами оперативной печати, должны быть подготовлены с соблюдением следующих правил:

- напечатанными в двух экземплярах на машинке с жирной лентой;

- поля со всех четырех сторон должны быть не менее 20 мм;

- к ним прилагается бланк заказа или на втором экземпляре указывается тираж и ставится подпись ответственного исполнителя.

Примечание: во всех остальных документах левое поле должно быть 35 мм.

9.6. Заказы на типографские работы (вне вуза) производятся структурными подразделениями через хозяйственный отдел или отдел снабжения.

Оформление материалов в органах Главлита производится структурными подразделениями или редакционно-издательским отделом.

9.7. Тираж размноженных документов определяется исполнителем с учетом потребности в них только заинтересованных подразделений вуза и учреждения.

10. Исходящая корреспонденция

10.1. При регистрации ответного документа его исходящим номером является входящий номер документа-запроса.

10.2. Если исходящий документ является инициативным, он регистрируется на карточку, помещаемую в картотеку инициативной корреспонденции, а его номер составляется из индекса корреспондента, индекса структурного подразделения, порядкового номера по картотеке инициативной корреспонденции, написанных через тире, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.

Инициативная корреспонденция, исходящая от проректоров, регистрируется аналогичным образом в их приемных (см. примечание к п. 3.1).

Принципы индексации и построения картотек те же, что и для входящей корреспонденции.

10.3. Корреспонденция, направляемая за подписью руководства вуза в вышестоящие органы, отправляется только через канцелярию вуза.

10.4. Сотрудники делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие всех виз, подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, № его телефона и др.) заверяют их копии и вносят необходимые записи в учетно-регистрационные карточки.

Исходящие телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы имеют поочередную нумерацию в пределах года и регистрируются в отдельных учетных формах (журналах, реестрах в т.п.) в том же порядке, что и остальная корреспонденция.

10.5. Корреспонденция, адресованная одному и тому же учреждению, должна быть сложена в один конверт.

На конверте должны быть указаны: вид отправки (заказное, ценное, авиа и др.), индекс отделения связи, адрес, наименование учреждения.

Рассылка производится в соответствии с типовыми списками, которые должны быть разработаны в каждом вузе.

10.6. В целях сокращения почтово-телеграфных расходов не рекомендуется в последний рабочий день недели отправлять телеграммы в те пункты, куда корреспонденция, отправляемая почтой, доходит в течение выходных дней.

10.7. Исходящая корреспонденция сдается на отправку без расписки. Время и периодичность отправки устанавливается канцелярией вуза.

11. Хранение и применение печатей, штампов и бланков

11.1. Бланки документов, регулярно (не реже одного раза в месяц) получаемые на складе хозяйственного отдела или отдела снабжения в необходимом для текущей работы количестве, а также печати и штампы рационально хранить и применять следующим образом:

11.2. Печати и штампы хранятся в сейфах или специальных металлических шкафах (ящиках); бланки — в запирающихся шкафах и столах.

Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам вуза.

12. Сдача дел в архив, хранение и экспертиза ценности документальных материалов

12.1. Исполненные документы не позднее следующего дня после их исполнения помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Подшивка документов в дела производится сотрудниками делопроизводства или лицами, ответственными за ведение соответствующего дела.

Список этих лиц с перечнем закрепленных за ними дел должен находиться в каждом подразделении, а их работа по формированию дел проводиться под наблюдением сотрудников делопроизводства.

Ведение дел исполнителями по произвольной системе не допускается.

12.2. Номенклатура дел является основой для комплектования документов в дела и представляет собой список конкретных наименований дел с указанием сроков их хранения и крайних дат.

Запрещается составлять заголовки «Общая переписка» «Переписка по общим вопросам» и т.п., не раскрывающие содержание подшитых в дела документальных материалов.

12.3. Номенклатуры дел в структурных подразделениях составляет сотрудники делопроизводства с участием наиболее квалифицированных сотрудников, хорошо знающих состав и содержание документальных материалов данного подразделения.

12.4. Составленная номенклатура дел на следующий год должна быть согласована с канцелярией вуза и утверждена руководителем структурного подразделения.

Пересоставление номенклатуры дел производится только при изменении структуры, функций или направления работы подразделения.

12.5. Номенклатура дел вуза является сводной и включает номенклатуры дел всех структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел согласовывается с соответствующим государственным архивом и утверждается руководством вуза.

12.6 Сотрудники делопроизводства структурных подразделений оформляют папки для дел следующим образом:

- на лицевой стороне обложки указывается название вуза, структурного подразделения, заголовок, срок хранения и крайние даты;

- на корешке ставится индекс дела по номенклатуре;

- с внутренней стороны обложки приклеивается карман для карточки, предназначенной для записи о выдаче дела во временное пользование.

Образцы обложки дела и карточки даны в приложениях № 18, 19.

12.7 При формировании дел необходимо выполнять следующие условия:

- проверять правильность отнесения документов в данное дело;

- подшивать в дела только исполненные документы;

- проверять наличие необходимых подписей, виз, дат, номеров, отметок об исполнении, заверительных надписей и т.п.;

- не помещать в дела металлические скрепки, черновики и более одной копии каждого документа, за исключением тех, которые имеют какие-либо деловые пометки, важные для наведения справок;

- группировать документы в хронологическом порядке, по датам составления или получения;

- документы — ответы помещать за запросными;

- приложения, независимо от их дат, присоединять к тем документам, к которым они относятся;

- документы постоянного и временного сроков хранения формировать в отдельные дела;

- подшивать в дела документы только одного года.

Примечание: отчеты и планы подшиваются в дела того года, к которому они относятся. Так, отчет за 1972 год подшивается в дело 1972 года; план на 1973 год — в дело 1973 года, независимо от года составления.

Целесообразно эти документы формировать в отдельные дела.

12.8. Объем дела не должен превышать 250 страниц. Если документов больше, формируется несколько томов под тем же индексом.

12.9. Дела хранятся в шкафах корешком наружу, в вертикальном положении, для чего целесообразно полки разделить перегородками.

12.10. На внутренней стороне дверцы шкафа помещается номенклатура дел и конверт (карман) для карточек на дела, взятые во временное пользование (см. пункт 12.6).

При возврате карточка снова вкладывается в дело.

12.11. При выдаче из дел отдельных документов во временное пользование на их место вкладывается лист-заместитель (приложение № 20), который изымается при возврате документа.

Передача документов другим учреждениям, как правило, не разрешается.

12.12. Дела, законченные производством, хранятся в структурном подразделении в течение года, после чего сдаются в архив вуза.

12.13. Для экспертизы ценностей документальных материалов приказом руководства вуза создается экспертная комиссия, в состав которой обязательно входит заведующий архивом и представитель госархива.

12.14. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов и утверждаются руководством вуза.

12.15. Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшим сроками хранения производятся сотрудниками делопроизводства структурного подразделения архива вуза.

Акт об их уничтожении составляется членами экспертной комиссии и утверждается руководством вуза.

12.16. Документы постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердые обложки в прямом хронологическом порядке.

Листы дела нумеруются в правом верхнем углу черным карандашом, количество листов указывается на обложке.

12.17. Каждое дело постоянного срока хранения должно иметь заверительную надпись (приложение № 21), помещаемую в конце дела, и сдаваться в архив по описи (приложение № 22).

Материалы временного срока хранения могут сдаваться в архив по номенклатуре дел.

12.18. Вся работа по составлению номенклатуры дел, экспертизе ценности документальных материалов и подготовке к передаче их на хранение производится под руководством архива вуза, который организует эту работу в соответствии с «Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», утвержденными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 28 апреля 1963 года. Знание Правил обязательно для сотрудников делопроизводства.

Архиву вуза предоставляется право не принимать документальные материалы, оформленные без соблюдения указанных Правил, до полной их обработки в сроки, определяемые канцелярией вуза.

Начальник Канцелярии Минвуза СССР С. И. Тюльпанов

Приложение № 1 (п. 2.1)

ФОРМА РЕЕСТРА ЕЖЕДНЕВНОГО УЧЕТА ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ОБРАЗЕЦ ЕГО ЗАПОЛНЕНИЯ

Приложение № 2 (п. 2.3)

ФОРМА ЖУРНАЛА ЗАПИСИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ПОЛУЧАЕМОЙ ЭКСПЕДИЦИЕЙ ПОД РАСПИСКУ

Приложение № 3 (п. 2.5)

ФОРМА БЛАНКА ЗАПРОСА НЕДОСТАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Штамп учебного заведения (подразделения) Адресат

дата и номер

*В Вашем письме от ______________________________ N ____________________*

отсутствуют _______________________________________________________________ которые просьба выслать в наш адрес до ____________________________________ Подпись

Формат А6 105 x 148 мм.

На оборотной стороне — изображение почтовой карточки с обратным адресом вуза.

Приложение № 4 (п. 3.2)

ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.

3. Документы, присылаемые для сведения.

4. Копии счетов на оплату.

5. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

6. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.

7. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

8. Пригласительные билеты.

9. Ответы на запросы структурных подразделений.

Примечание: О поступлении документов групп 3, 6, 9 обязательно должны иметься отметки в соответствующих формах учета.

Приложение № 5 (п. 3.3)

ВОЗМОЖНЫЕ ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Примечание. Индексы подразделений и корреспондентов не должны совпадать.

Приложение № 6 (п. 3.3)

Приложение № 7

(формат А6 105 x 148 мм)

Лицевая сторона

    Корреспондент            Московский государственный университет

Резолюция т. Комлеву Д.В.

           Прошу подготовить предложения и проект ответа

18.05.72 Л. Б. Лапин

               т. Говорков В.Н.                 02.06.72
   Исполнитель ________________ Срок исполнения ________

Приложение № 8

(п. 6.3)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ С УГЛОВЫМ И ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ

Министерство высшего и среднего специального образования

             СССР                                Воронежский госуниверситет
          МОСКОВСКИЙ                                     Проректору
        ГОСУДАРСТВЕННЫЙ                                  тов. ИВАНОВУ И.И.

      УНИВЕРСИТЕТ
   им. М.В.ЛОМОНОСОВА

107518, Москва, Ленинские горы тел. 239-38-10

12.12.72 № 04/156

на N _________________________

Направляется  проект  плана  проведения научно-исследовательской работы

по теме 06-711. Замечания по проекту просьба дать до 15.01.73. Приложение: Проект плана на 15 листах.

   Проректор                                                А.Л.Сидоров

Министерство высшего и среднего специального образования СССР

     МОСКОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

Москва, Ж-127, ул. Полины Осипенко, 33 МИНВУЗ СССР тел. 231-58-01, 231-91-95

          29.12.72 N 01/78                   Учебно-методическое управление
     на N 96-08-525 от 27.12.72              по высшему образованию

    Просьба   включить   в   состав   методического  совета  по  химическим
специальностям   заведующего   кафедрой   технологии   красителей   доктора

Ректор                                                      И.П.Строгов

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА С РЕКВИЗИТАМИ, НАПИСАННЫМИ НА ДВУХ ЯЗЫКАХ

В соответствии с письмом Минвуза СССР от 24.04.72 № 96-01-257 просьба сообщить:

• возможность и продолжительность выступления на совещании;
• фамилии докладчиков и темы их выступлений;
• уточнение по пункту 5 проекта плана (приложение № 1 к письму Минвуза СССР № 96-01-287)

В связи с намечаемой реорганизацией подготовки специалистов по ряду дисциплин, особенно по вечерней и заочной формам обучения, считали бы целесообразным включить в повестку дня обсуждение данного вопроса, т.к. институтом разрабатываются предложения по совершенствованию этой работы. По имеющимся сведениям в ряде вузов, в том числе и политехнических, также ведется разработка этой проблемы, в связи с чем их мнение по данному вопросу было бы полезно знать.

Для своевременной подготовки необходимых материалов просьба ответить не позднее 01.06.72.

Ректор Д. Д. Диденко

Формат А4 210 x 297 мм

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА СПРАВКИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

   *Министерство высшего и среднего специального образования СССР*

                МОСКОВСКИЙ ЛЕСОТЕХНИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

                           ОТДЕЛ КАДРОВ

СПРАВКА

 29.12.72 г. N 327/06

141001, Мытищи-1, Московской обл., тел. 284-79-02.

                    Бахирев Виктор Павлович
Тов. __________________________________________________________________
                           заведующим кафедрой

работает __________________________________________________________________

          450

с окладом ___________ руб. в месяц.

   Инспектор                                               Л.П.Данилова

Формат А5 148 x 210 мм

Приложение № 9 (п. 7.3.4)

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА

   Министерство высшего и среднего специального образования СССР

              ВСЕСОЮЗНЫЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ИНСТИТУТ

ПРИКАЗ

12 ноября 1973 г.              г. Москва              N 65

        Об утверждении Инструкции по делопроизводству ВЮЗИ

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству высших учебных заведений, утвержденной приказом Минвуза СССР от 28 декабря 1972 г. № 912,

1. Утвердить и с 1 января 1974 года ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству ВЮЗИ.

2. Руководителям структурных подразделений (филиалов, УПК, кафедр, деканатов и т.п.) обеспечить постановку работы в соответствии с утвержденной инструкцией.

3. Начальнику отдела снабжения т. Иванову И.И. обеспечить по заявкам структурных подразделений изготовление необходимого количества бланков по образцам, приведенным в утвержденной инструкции.

4. Считать утратившим силу приказ ВЮЗИ от 4 января 1972 г. № 8 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате, факультетах и УКП ВЮЗИ».

5. Заведующей канцелярией тов. Михайловой М.М.:

5.1. Представить на утверждение план и программу занятий по изучению Инструкции сотрудниками делопроизводства структурных подразделений.

5.2. Установить строгий контроль за выполнением требований данной Инструкции.

    Ректор                                                      Л.Л.Лизунов

Проект вносит                                           Согласовано

    Канцелярия                                          Юрисконсульт
_____________ М.М.Михайлова                       _____________ Д.И.Демидов
   10.11.73                                          10.11.73

Разослать _____________ экз. по спискам N

Приложение № 10 (пп. 7.4.2)

ОБРАЗЕЦ КАРТОЧКИ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ

Лицевая сторона

Приказ N ______ от ________________________

Подписал:
Размножен в ___________________ экз., разослано __________________ экз.
по спискам N ________________________

                                  ___________________
                                         *(дата)*

Оборотная сторона

Формат А6 105 x 148 мм

Приложение № 11 (пп. 7.5.1)

ОБРАЗЕЦ ТЕЛЕГРАММЫ

СРОЧНАЯ Категория и особые отметки ________________________________________________

МОСКВА К-31 МИНВУЗ ПРОНИНУ

*СОЛОВЬЕВ ПРИБУДЕТ 25 НОЯБРЯ тчк ДОКЛАД ОДОБРЕН ЗАСЕДАНИИ КАФЕДРЫ*

           ПЛАНЕТА                 МИРОШНИЧЕНКО

Минск-54 Лиховская, 15

Зав. кафедрой ТММ Смяткевич Л.Б.

Приложение № 12 (пп. 7.5.1)

ОБРАЗЕЦ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телефонограмма N ________

         от Громыкинского отделения Госбанка

от кого: __________________________________________________________________ Главному бухгалтеру Червякову Р.Т. кому: _____________________________________________________________________ 25 сентября с.г. в 10 час. 30 мин. в облисполкоме (комната 26) Содержание: _______________________________________________________________ состоится обсуждение плана работы отделения стройбанка области на 1973 г. ___________________________________________________________________________ Просьба присутствовать. ___________________________________________________________________________

        Начальник отдела Семенов

Подписал: ____________________________ (должность и фамилия)

       Секретарь Данилова 5-21-53

Принял: _________________________________ (должность, фамилия и № телефона)

         Секретарь Крылова 4-19-31

Передал: _________________________________ (должность, фамилия и № телефона)

                             21.09.72 г. 16-25

Дата и время приема (передачи) _____________________

Приложение № 13 (пп. 7.5.1)

Текст (не более 50 слов)

СОГЛАСНЫ СРОЧНУЮ ОТГРУЗКУ ЛАБОРАТОРНОЙ ПОСУДЫ САМОЛЕТОМ

Формат А5 148 x 210 мм.

Приложение № 14 (п. 8.6)

Формат А7 74 x 105

Примечание: По исполнении сдается в подразделение, поставившее документ на контроль.

Приложение № 15 (п. 8.8)

ПЕРЕЧЕНЬ документов, срок исполнения которых истек

Приложение № 16

Начальник подразделения Зав. канцелярией (секретарь)

                                            *Дата ______________________*

Приложение № 17 (п. 9.4)

ПРАВИЛА РАСПОЛОЖЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ

1. Текст печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала.

Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов, оформленных на бланках или листах бумаги формата А5 (148 x 210) мм.

Тексты документов, подготовляемых к полиграфическому воспроизведению, печатают через два межстрочных интервала. При этом поля со всех четырех сторон должны быть не менее 20 мм.

Через два межстрочных интервала печатаются также тексты документов, направляемых в вышестоящие органы.

2. Через один межстрочный интервал печатают следующие реквизиты (помимо изготовленных типографским способом): заголовок к тексту (содержание) <> адресат, гриф утверждения и отметка о наличии приложений.*

<> При печатании приказов слово «содержание» не пишется.*

Все реквизиты разделяется между собой двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

3. При печатании текстов документов используют 8 стандартных положений табулятора:

0 — граница левого поля

1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля

2 — после 16

3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля

4 — после 32 -«-»

5 — после 40 -«-»

6 — после 48 -«-»

7 — после 56 -«-»

4. Печатание производится следующим образом:

Остальные положения табулятора используются по мере надобности при печатании отдельных частей текстов документов.

5. Тексты документов (за исключением направляемых в вышестоящие органы) могут печататься с двух сторон листа, если объем документа превышает 10 страниц. При печатании текста на обороте поле для подшивки размером 35 мм оставляется справа.

6. Нумерация страниц при печатании документов, подлежащих полиграфическому воспроизведению, производится:

- нечетных — и правом верхнем углу.

- четных — в левом верхнем углу.

Допускается нумерация страниц по центру листа.

Образцы заполнения бланков и расположения текста приведены в приложении № 8.

Приложение № 18

(п. 12.6)

ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ

Фонд № 7 Белгородский технологический институт

          совещания руководителей подрядных организаций,
                  ведущих строительство института

                                                      5 марта 1973 года

                           на 93 листах

ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА ВРЕМЕННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ

Оп. № 6 Московский авиационный институт Ед. хр. _N 40 Сл. № 8 Учебная часть

ПЕРЕПИСКА с Минвузом СССР по учебно-методическим вопросам

                                           Начато:   2 января 1973 г.

                                           Окончено: 29 декабря 1973 г.

                       Срок хранения: 5 лет

Приложение № 19 (п. 12.6)

Формат А7 74 x 105 мм.

Лист-заместитель

Документ N _____ от «» _______ 19 г.

поступивший от ____________________________________________________________ (наименование

                         корреспондента)

по вопросу ________________________________________________________________

Выдан «» _______________ 19 г. ________________________________________ (кому)

Выдал ___________________________ Получил ___________________________

           (подпись)                                 (подпись)

Формат А5 148 x 210 мм

Приложение № 21 (п. 12.17)

ФОРМА ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ

В данном деле N ______ пронумеровано _______________________________ листов

                                            (прописью)

                       (должность и подпись)

«» _______ 19 г.

Формат А5 148 x 210

Приложение № 22 (п. 12.17)

ОБЛОЖКА ОПИСИ

Московский энергетический институт

             (наименование структурного подразделения)

        документальных материалов _______________ хранения
                         за 19__/19__ годы

Продолжение

Графление описи