---
title: "Приказ Росархива от 02.08.2005 N 39"
number: "39"
issuer: "Федеральное архивное агентство"
issued_on: 2005-08-02
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-39-2005-rosarhiv-federalnoe-arhivnoe"
---

## Приказ Росархива от 02.08.2005 N 39

# Приказ Росархива от 02.08.2005 N 39

"Об утверждении порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов"


<div align="center">

<a id="p100001"></a>**ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО**

</div>



## <a id="p100002"></a>ПРИКАЗ

<div align="center">

**от 2 августа 2005 г. N 39**

<a id="p100003"></a>**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ**<br>
**ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ**<br>
**И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ ЗАЛЕ**<br>
ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

</div>


<a id="p100004"></a>В целях совершенствования работы Выставочного зала федеральных государственных архивов, обеспечения гарантированной сохранности переданных в Выставочный зал экспонатов приказываю:
1. <a id="p100005"></a>Утвердить ["Порядок](#p100010) работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов" (прилагается).
2. <a id="p100006"></a>Директорам федеральных архивов обеспечить внедрение настоящего [Порядка](#p100010) в практику работы по подготовке и проведению выставок в Выставочном зале федеральных архивов.
3. <a id="p100007"></a>Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Управление комплектования, организации услуг и архивных технологий (Т.Ф. Павлова).

<div align="right">

<a id="p100008"></a>Руководитель Росархива

</div>

В.П.КОЗЛОВ





<div align="right">

<a id="p100009"></a>Приложение<br>
к Приказу Росархива

</div>

от 2 августа 2005 г. N 39

<div align="center">

<a id="p100010"></a>**ПОРЯДОК**<br>
**РАБОТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ**<br>
**ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ**

</div>

ЗАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

<a id="p100011"></a>"Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов" (далее - Порядок) определяет с учетом действующих нормативных и методических документов, имеющегося опыта этапы и содержание работы, обязанности сотрудников Выставочного зала федеральных государственных архивов (далее - Выставочного зала), архива-организатора и учреждений - участников выставки, а также других лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах ее подготовки и проведения.


### 1. <a id="p100012"></a>Общие положения


<a id="p100013"></a>1.1. Все вопросы организации подготовки и проведения выставки, в т.ч. требования по обеспечению сохранности экспонатов, отражаются в Договоре (Соглашении), который в установленном порядке заключают ГАРФ и архив - организатор выставки (далее - соответствующий Договор) не менее чем за 2 месяца до утвержденной даты открытия выставки.
<a id="p100014"></a>1.2. Архив-организатор заключает договоры со сторонними учреждениями - участниками выставки (юридическими и физическими лицами) об условиях передачи экспонатов (далее - Договор) на основании "Примерного договора об организации и проведении выставки" (письмо Росархива N 3/598-К от 05.05.2002).
<a id="p100015"></a>Участие федеральных государственных архивов в выставках, проводимых в Выставочном зале, регламентируется соответствующими приказами Росархива.
<a id="p100016"></a>Архив-организатор также в обязательном порядке заключает договоры подряда с главным художником выставки и оформителями, где наряду с другими положениями отражаются требования по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах подготовки выставки, а также их ответственность за нарушение установленных требований.
<a id="p100017"></a>1.3. В целях безопасности переданных экспонатов на весь период от их поступления в Выставочный зал до возврата учреждениям - участникам выставки ГАРФ обеспечивает техническую укрепленность помещений, поддержание нормативных режимов (охранного, противопожарного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического) хранения и демонстрации экспонатов, соблюдение условий, исключающих возможность их повреждения и/или утраты.
<a id="p100018"></a>1.4. Персональную ответственность за сохранность экспонатов, переданных в Выставочный зал, с момента получения по актам от архива-организатора до их возврата по актам после окончания выставки несет ведущий специалист Выставочного зала, отвечающий в соответствии со своими должностными обязанностями за обеспечение сохранности экспонатов (далее - хранитель).
<a id="p100019"></a>1.5. Руководитель Выставочного зала утверждает график работы ответственных дежурных по залу, которые осуществляют вскрытие и доступ в помещения зала, их опечатывание и сдачу ключей в соответствии с Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.
<a id="p100020"></a>Хранитель осуществляет контроль за соблюдением нормативных режимов сохранности экспонатов, а также ежедневно выставки фиксирует в специальном журнале показатели измерительных приборов.
<a id="p100021"></a>1.6. Контроль за соблюдением нормативных требований обеспечения сохранности экспонатов, их состоянием в экспозиции и правил работы с ними на всех этапах подготовки и проведения выставки могут осуществлять представители службы сохранности учреждений - участников выставки.
<a id="p100022"></a>В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов они немедленно докладывают об этом хранителю или руководителю Выставочного зала, участвуют в определении мер по устранению выявленных недостатков. При необходимости информируется служба обеспечения сохранности документов ГАРФ.
<a id="p100023"></a>1.7. Контрольные функции в сфере обеспечения сохранности экспонатов могут также осуществлять представители службы сохранности документов ГАРФ и отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.
<a id="p100024"></a>1.8. Архив-организатор назначает научного руководителя (куратора) выставки, несущего ответственность за концепцию выставки, отбор экспонатов, разработку совместно с главным художником тематико-экспозиционного плана выставки. Архив-организатор также осуществляет контроль за обеспечением сохранности экспонатов на стадии доставки, разгрузочно-погрузочных работ, монтажом и демонтажом выставки.


### 2. <a id="p100025"></a>Обеспечение сохранности экспонатов при их приеме-передаче в Выставочный зал


<a id="p100026"></a>2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом экспозиционный план и макет оформления залов выставки, повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также график приема-передачи экспонатов.
<a id="p100027"></a>Количество отобранных и включенных в экспозиционный план экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в выставочном оборудовании Выставочного зала.
<a id="p100028"></a>2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется только при наличии утвержденного директором архива-организатора экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки, повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с графиком их приема-передачи.
<a id="p100029"></a>При создании оргкомитета выставки экспозиционный план утверждает его председатель.
<a id="p100030"></a>Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план, не допускается.
<a id="p100031"></a>В исключительных случаях на основании специального письма, подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим разделом.
<a id="p100032"></a>2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется от архива-организатора в соответствии с установленными правилами. Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче документов во временное пользование с описанием их физического состояния.
<a id="p100033"></a>В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения - участника выставки, что оговаривается в соответствующем Договоре.
<a id="p100034"></a>Прием документов осуществляется хранителем поединично с выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с их физическим состоянием и правильностью его отражения в соответствующих актах. При необходимости в акты вносятся согласованные уточнения, которые заверяются подписями должностных лиц, участвующих в приеме-передаче экспонатов.
<a id="p100035"></a>Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких экспонатов на стадии приема-передачи они исключаются с соответствующими отметками из актов и экспозиционного плана.
<a id="p100036"></a>Одновременно с экспонатами передаются:
- <a id="p100037"></a>специальная учетная карточка по форме [Приложения N 1,](#p100093)
- <a id="p100038"></a>перечень по форме [Приложения N 2,](#p100096) который служит для контроля за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.
<a id="p100039"></a>Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате) предоставляются архиву-организатору каждым учреждением - участником выставки, что оговаривается в Договоре.
<a id="p100040"></a>2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.
<a id="p100041"></a>2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других целей не допускается. В случае необходимости изготовления копий отдельных документов эти работы организуются Выставочным залом.
<a id="p100042"></a>2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в специальной книге учета поступлений экспонатов по форме [Приложения N 3.](#p100105)
<a id="p100043"></a>2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала. Экспонаты каждого учреждения - участника выставки располагаются в сейфах раздельно.


### 3. <a id="p100044"></a>Обеспечение сохранности экспонатов при их монтаже и демонтаже


<a id="p100045"></a>3.1. На монтаж выставки определяется не менее 14 рабочих дней. На демонтаж - не менее 5 рабочих дней.
<a id="p100046"></a>3.2. Хранитель и куратор выставки предварительно до начала монтажа согласовывает с главным художником выставки особые требования к сохранности экспонатов (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах, и т.п.), а также применяемые оформительские приемы и материалы.
<a id="p100047"></a>3.3. Архив-организатор за 3 дня до начала монтажа предоставляет в Выставочный зал согласованный с учреждениями - участниками выставки список сотрудников, участвующих в монтаже и демонтаже выставки.
<a id="p100048"></a>3.4. Допуск лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, в помещения Выставочного зала организует Выставочный зал в порядке, определенном Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.
<a id="p100049"></a>Лица, участвующие в монтаже и демонтаже выставки, оставляют личные вещи (сумки, пакеты, портфели и т.п.) в специально отведенном месте. Внос личных вещей в помещения Выставочного зала не допускается.
<a id="p100050"></a>Допуск посторонних лиц на период монтажа и демонтажа экспонатов в Выставочный зал категорически запрещается.
<a id="p100051"></a>3.5. Художник выставочного зала обеспечивает подготовку необходимых средств для проведения монтажа и демонтажа выставки (стремянки, столы для раскладки экспонатов и т.п.).

#### <a id="p100052"></a>3.6 Хранитель Выставочного зала:

<a id="p100053"></a>3.6.1. Знакомит оформителей выставки и лиц, участвующих в монтаже и демонтаже, с правилами по обеспечению сохранности экспонатов, особыми требованиями к их экспонированию.
<a id="p100054"></a>3.6.2. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением требований сохранности экспонатов в период их монтажа и демонтажа. Все решения, связанные с сохранностью экспонатов при их монтаже и демонтаже, принимаются ответственным специалистом архива-организатора и/или художником только по согласованию с хранителем.

##### <a id="p100055"></a>3.6.3 Обеспечивает выдачу и прием экспонатов:

- <a id="p100056"></a>при монтаже выдает экспонаты ответственному специалисту архива-организатора под расписку в соответствующем перечне экспонатов;
- <a id="p100057"></a>при демонтаже принимает изъятые из выставочного оборудования экспонаты от ответственного специалиста архива-организатора и расписывается в соответствующем перечне.
<a id="p100058"></a>3.6.4. Ежедневно после окончания рабочего дня проверяет наличие экспонатов в витринах, состояние оборудования, осуществляет подключение витрин к сигнализации.
<a id="p100059"></a>3.7. Вынос экспонатов из помещений Выставочного зала категорически запрещается.
<a id="p100060"></a>В случае крайней необходимости составляется акт произвольной формы, который подписывают директор выставочного зала и куратор выставки.
<a id="p100061"></a>Оставлять в залах и рабочих помещениях после окончания рабочего дня уникальные и особо ценные, а также имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни экспонаты, выданные для монтажа (после демонтажа), не разрешается.
<a id="p100062"></a>3.8. Работы по монтажу и демонтажу экспозиции, развеске и раскладке экспонатов осуществляют художники и оформители выставки, которые обязаны соблюдать требования по обеспечению сохранности экспонатов.
<a id="p100063"></a>Применение оформительских приемов и материалов, которые могут привести к изменению физического состояния экспонатов, категорически запрещается <1>.

<a id="p100064"></a>

---

<a id="p100065"></a><1> Недопустимо применение при работе с подлинными документами клейких лент, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей, резиновых держателей, низкосортной (высококислотной) бумаги и картона.

<a id="p100066"></a>3.9. Проведение оформительских работ без контроля специалистов архива-организатора и хранителя не допускается.
<a id="p100067"></a>3.10. Экспонаты включаются в экспозицию в том виде, в каком они переданы в Выставочный зал. Изымать документы из дел, паспарту и т.п. категорически запрещается.
<a id="p100068"></a>3.11. Проведение работ, которые могут нанести ущерб помещениям, оборудованию и экспонатам (резка стекла, картона, распилка деревянных конструкций и т.п.), в помещениях Выставочного зала категорически запрещается.
<a id="p100069"></a>3.12. В случае нарушения требований обеспечения сохранности экспонатов при проведении монтажа и демонтажа выставки хранитель принимает оперативные меры по устранению выявленных недостатков. При необходимости немедленно докладывает о выявленных фактах нарушений руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, которые составляют по данному факту акт произвольной формы.
<a id="p100070"></a>3.13. В случае выявления отсутствия экспоната во время монтажа (демонтажа) об этом немедленно информируется хранитель, который прерывает все работы в помещениях Выставочного зала, закрывает его для входа и организует розыск необнаруженного экспоната. Если оперативный поиск не даст положительных результатов, хранитель информирует руководителей Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также учреждение - участника выставки, которые составляют соответствующий акт и предоставляют его в Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива. Принимается совместное решение о дальнейших действиях.
<a id="p100071"></a>3.14. После завершения монтажа и приема выставки в установленном порядке хранитель совместно с представителем архива-организатора уточняет (составляет) повитринный и постендовый перечень экспонатов, которые утверждает директор Выставочного зала и заверяет куратор выставки.
<a id="p100072"></a>Перемещение экспонатов после принятия выставки не допускается.


### 4. <a id="p100073"></a>Обеспечение сохранности экспонатов при их экспонировании


<a id="p100074"></a>4.1. В целях безопасности экспонатов при их демонстрации Выставочный зал обеспечивает наличие смотрителей в залах.

#### <a id="p100075"></a>4.2 Хранитель Выставочного зала:

<a id="p100076"></a>4.2.1. Осуществляет ежедневный визуальный контроль наличия экспонатов в соответствии с повитринным и постендовым перечнем с фиксацией результатов в названном перечне.
<a id="p100077"></a>4.2.2. Проверяет соблюдение правил обеспечения сохранности экспонатов, размещенных в выставочном оборудовании (размещение, крепление, средства охраны, защиты и изоляции и т.п.).
<a id="p100078"></a>4.3. В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителю Выставочного зала. Участвует в определении мер по устранению выявленных недостатков, контролирует проведение необходимых работ.
<a id="p100079"></a>4.4. В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также предоставившему эти экспонаты учреждению - участнику выставки. Факт изменений в физическом состоянии экспонатов регистрируется в акте произвольной формы.
<a id="p100080"></a>По согласованию с учреждением - участником выставки поврежденные экспонаты могут быть изъяты из экспозиции для принятия мер по улучшению их физического состояния. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.
<a id="p100081"></a>4.5. В случае выявления отсутствия экспоната(ов) хранитель (а также смотритель или другой работник, заметивший их отсутствие) немедленно информирует об этом руководителей Выставочного зала и ГАРФ. Руководство ГАРФ информирует компетентные органы и учреждение - участника выставки.
<a id="p100082"></a>Вопрос о степени и размерах возмещения ущерба решается на основании соответствующего Договора.
<a id="p100083"></a>4.6. Вопрос о разрешении фотографирования экспонатов, проведении кино- и фотосъемок решается руководством Выставочного зала по согласованию с хранителем с учетом положений соответствующего Договора.


### 5. <a id="p100084"></a>Обеспечение сохранности экспонатов при их возврате по принадлежности


<a id="p100085"></a>5.1. После демонтажа выставки хранитель проводит проверку наличия экспонатов каждого учреждения - участника выставки по соответствующим актам и книге учета поступлений.
<a id="p100086"></a>5.2. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом график возврата экспонатов.
<a id="p100087"></a>5.3. Возврат экспонатов учреждениям - участникам выставки осуществляется поединично по актам с обязательной проверкой их физического состояния в соответствии с графиком.
<a id="p100088"></a>В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель и представитель учреждения - участника выставки составляют акт произвольной формы. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.
<a id="p100089"></a>5.4. Возврат подлинных документов осуществляется одновременно с копиями документов, которые были представлены в экспозиции.
<a id="p100090"></a>5.5. Упаковка возвращаемых экспонатов осуществляется представителями учреждений - участников выставки в местах, предоставленных Выставочным залом.
<a id="p100091"></a>5.6. Документы на вывоз экспонатов в соответствии с требованиями охранного режима предоставляются Выставочным залом.
<a id="p100092"></a>5.7. Погрузочно-разгрузочные работы и транспортировка экспонатов осуществляются учреждениями - участниками выставки.






### <a id="p100093"></a>Приложение N 1

<div align="right">

**к Порядку работы**<br>
**по обеспечению сохранности**<br>
**экспонатов при организации**<br>
**и проведении выставок**

</div>

в Выставочном зале

<a id="p100094"></a>    __________________________________________________________
                       (название учреждения)

N по перечню _____

ШИФР ДОКУМЕНТА
Фонд ____________ опись _______ дело ________ лист _______
Кол-во листов ______________
Название дела (документа), автор, дата ___________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Материал, техника исполнения _____________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Размер  документа,  паспарту,  рамки  (ширина,  длина,  высота или
толщина) _________________________________________________________
__________________________________________________________________
Категория ценности _______________________________________________
Страховая оценка _________________________________________________
Описание особенностей оформления, внешнего вида документа ________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Сохранность (физическое состояние) документа на момент передачи на
экспонирование
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Подпись передающего лица, дата ___________________________________
Подпись принимающего лица, дата __________________________________
Сохранность   (физическое  состояние)  документа  при  контрольной
проверке _________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Подпись представителя архива, дата _______________________________
Подпись представителя принимающей стороны, дата __________________
Сохранность  (физическое  состояние)  документа на момент возврата
после экспонирования _____________________________________________
__________________________________________________________________





<div align="right">

<a id="p100095"></a>Приложение N 2<br>
к Порядку работы<br>
по обеспечению сохранности<br>
экспонатов при организации<br>
и проведении выставок

</div>

в Выставочном зале

<div align="center">

<a id="p100096"></a>Перечень экспонатов _________________ (учреждение),<br>
переданных для экспонирования на выставке

</div>

_________________________ (название)


| <a id="p100097"></a>N п/п | Наименование экспоната, категория ценности | Экспозиционное место | Выдача на монтаж | Прим. | Прием с монтажа | Прим. |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| <a id="p100098"></a>1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |


<a id="p100099"></a>Перечень формируется в соответствии с экспозиционным планом.
<a id="p100100"></a>В [гр. 2](#p100098) указывается полное наименование экспоната, его поисковые данные, а также указание на подлинность или копийность.
<a id="p100101"></a>В [гр. 3](#p100098) указываются особые требования к экспонированию (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах, и т.п.).
<a id="p100102"></a>В [гр. 4](#p100098) указывается дата выдачи на монтаж, фамилия и инициалы ответственного специалиста архива-организатора, получившего экспонаты для монтажа, и его подпись. Подпись проставляется против каждого экспоната отдельно.
<a id="p100103"></a>В [гр. 6](#p100098) указывается дата получения экспонатов после демонтажа, фамилия и инициалы хранителя и его подпись. Подпись проставляется против каждого экспоната отдельно.





<div align="right">

<a id="p100104"></a>Приложение N 3<br>
к Порядку работы<br>
по обеспечению сохранности<br>
экспонатов при организации<br>
и проведении выставок

</div>

в Выставочном зале

<a id="p100105"></a>Книга учета поступлений экспонатов


| <a id="p100106"></a>N п/п | Дата поступления | Название учреждения | Кол-во экспонатов | Акт-основание | Отметка о возврате | Прим. |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| <a id="p100107"></a>1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |


<a id="p100108"></a>В [гр. 3](#p100107) указывается название учреждения, которое предоставило экспонаты для выставки.
<a id="p100109"></a>В [гр. 5](#p100107) указывается название, N и дата акта, на основании которого экспонаты переданы на выставку.



<a id="p100110"></a>

---