Приказ Росархива от 02.08.2005 № 39
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росархива от 02.08.2005 N 39. 39. 02.08.2005. https://bukva.ai/docs/prikaz-39-2005-rosarhiv-federalnoe-arhivnoe
«Об утверждении порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов»
ПРИКАЗ
от 2 августа 2005 г. № 39
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ
И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ ЗАЛЕ
ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
В целях совершенствования работы Выставочного зала федеральных государственных архивов, обеспечения гарантированной сохранности переданных в Выставочный зал экспонатов приказываю:
1. Утвердить «Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов» (прилагается).
2. Директорам федеральных архивов обеспечить внедрение настоящего Порядка в практику работы по подготовке и проведению выставок в Выставочном зале федеральных архивов.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Управление комплектования, организации услуг и архивных технологий (Т.Ф. Павлова).
В. П. Козлов
от 2 августа 2005 г. № 39
ПОРЯДОК
РАБОТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ
ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ
ЗАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
«Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов» (далее — Порядок) определяет с учетом действующих нормативных и методических документов, имеющегося опыта этапы и содержание работы, обязанности сотрудников Выставочного зала федеральных государственных архивов (далее — Выставочного зала), архива-организатора и учреждений — участников выставки, а также других лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах ее подготовки и проведения.
1. Общие положения
1.1. Все вопросы организации подготовки и проведения выставки, в т.ч. требования по обеспечению сохранности экспонатов, отражаются в Договоре (Соглашении), который в установленном порядке заключают ГАРФ и архив — организатор выставки (далее — соответствующий Договор) не менее чем за 2 месяца до утвержденной даты открытия выставки.
1.2. Архив-организатор заключает договоры со сторонними учреждениями — участниками выставки (юридическими и физическими лицами) об условиях передачи экспонатов (далее — Договор) на основании «Примерного договора об организации и проведении выставки» (письмо Росархива № 3/598-К от 05.05.2002).
Участие федеральных государственных архивов в выставках, проводимых в Выставочном зале, регламентируется соответствующими приказами Росархива.
Архив-организатор также в обязательном порядке заключает договоры подряда с главным художником выставки и оформителями, где наряду с другими положениями отражаются требования по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах подготовки выставки, а также их ответственность за нарушение установленных требований.
1.3. В целях безопасности переданных экспонатов на весь период от их поступления в Выставочный зал до возврата учреждениям — участникам выставки ГАРФ обеспечивает техническую укрепленность помещений, поддержание нормативных режимов (охранного, противопожарного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического) хранения и демонстрации экспонатов, соблюдение условий, исключающих возможность их повреждения и/или утраты.
1.4. Персональную ответственность за сохранность экспонатов, переданных в Выставочный зал, с момента получения по актам от архива-организатора до их возврата по актам после окончания выставки несет ведущий специалист Выставочного зала, отвечающий в соответствии со своими должностными обязанностями за обеспечение сохранности экспонатов (далее — хранитель).
1.5. Руководитель Выставочного зала утверждает график работы ответственных дежурных по залу, которые осуществляют вскрытие и доступ в помещения зала, их опечатывание и сдачу ключей в соответствии с Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.
Хранитель осуществляет контроль за соблюдением нормативных режимов сохранности экспонатов, а также ежедневно выставки фиксирует в специальном журнале показатели измерительных приборов.
1.6. Контроль за соблюдением нормативных требований обеспечения сохранности экспонатов, их состоянием в экспозиции и правил работы с ними на всех этапах подготовки и проведения выставки могут осуществлять представители службы сохранности учреждений — участников выставки.
В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов они немедленно докладывают об этом хранителю или руководителю Выставочного зала, участвуют в определении мер по устранению выявленных недостатков. При необходимости информируется служба обеспечения сохранности документов ГАРФ.
1.7. Контрольные функции в сфере обеспечения сохранности экспонатов могут также осуществлять представители службы сохранности документов ГАРФ и отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.
1.8. Архив-организатор назначает научного руководителя (куратора) выставки, несущего ответственность за концепцию выставки, отбор экспонатов, разработку совместно с главным художником тематико-экспозиционного плана выставки. Архив-организатор также осуществляет контроль за обеспечением сохранности экспонатов на стадии доставки, разгрузочно-погрузочных работ, монтажом и демонтажом выставки.
2. Обеспечение сохранности экспонатов при их приеме-передаче в Выставочный зал
2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом экспозиционный план и макет оформления залов выставки, повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также график приема-передачи экспонатов.
Количество отобранных и включенных в экспозиционный план экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в выставочном оборудовании Выставочного зала.
2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется только при наличии утвержденного директором архива-организатора экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки, повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с графиком их приема-передачи.
При создании оргкомитета выставки экспозиционный план утверждает его председатель.
Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план, не допускается.
В исключительных случаях на основании специального письма, подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим разделом.
2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется от архива-организатора в соответствии с установленными правилами. Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче документов во временное пользование с описанием их физического состояния.
В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения — участника выставки, что оговаривается в соответствующем Договоре.
Прием документов осуществляется хранителем поединично с выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с их физическим состоянием и правильностью его отражения в соответствующих актах. При необходимости в акты вносятся согласованные уточнения, которые заверяются подписями должностных лиц, участвующих в приеме-передаче экспонатов.
Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких экспонатов на стадии приема-передачи они исключаются с соответствующими отметками из актов и экспозиционного плана.
Одновременно с экспонатами передаются:
- специальная учетная карточка по форме Приложения № 1,
- перечень по форме Приложения № 2, который служит для контроля за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.
Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате) предоставляются архиву-организатору каждым учреждением — участником выставки, что оговаривается в Договоре.
2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.
2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других целей не допускается. В случае необходимости изготовления копий отдельных документов эти работы организуются Выставочным залом.
2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в специальной книге учета поступлений экспонатов по форме Приложения № 3.
2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала. Экспонаты каждого учреждения — участника выставки располагаются в сейфах раздельно.
3. Обеспечение сохранности экспонатов при их монтаже и демонтаже
3.1. На монтаж выставки определяется не менее 14 рабочих дней. На демонтаж — не менее 5 рабочих дней.
3.2. Хранитель и куратор выставки предварительно до начала монтажа согласовывает с главным художником выставки особые требования к сохранности экспонатов (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах, и т.п.), а также применяемые оформительские приемы и материалы.
3.3. Архив-организатор за 3 дня до начала монтажа предоставляет в Выставочный зал согласованный с учреждениями — участниками выставки список сотрудников, участвующих в монтаже и демонтаже выставки.
3.4. Допуск лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, в помещения Выставочного зала организует Выставочный зал в порядке, определенном Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.
Лица, участвующие в монтаже и демонтаже выставки, оставляют личные вещи (сумки, пакеты, портфели и т.п.) в специально отведенном месте. Внос личных вещей в помещения Выставочного зала не допускается.
Допуск посторонних лиц на период монтажа и демонтажа экспонатов в Выставочный зал категорически запрещается.
3.5. Художник выставочного зала обеспечивает подготовку необходимых средств для проведения монтажа и демонтажа выставки (стремянки, столы для раскладки экспонатов и т.п.).
3.6 Хранитель Выставочного зала:
3.6.1. Знакомит оформителей выставки и лиц, участвующих в монтаже и демонтаже, с правилами по обеспечению сохранности экспонатов, особыми требованиями к их экспонированию.
3.6.2. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением требований сохранности экспонатов в период их монтажа и демонтажа. Все решения, связанные с сохранностью экспонатов при их монтаже и демонтаже, принимаются ответственным специалистом архива-организатора и/или художником только по согласованию с хранителем.
3.6.3 Обеспечивает выдачу и прием экспонатов:
- при монтаже выдает экспонаты ответственному специалисту архива-организатора под расписку в соответствующем перечне экспонатов;
- при демонтаже принимает изъятые из выставочного оборудования экспонаты от ответственного специалиста архива-организатора и расписывается в соответствующем перечне.
3.6.4. Ежедневно после окончания рабочего дня проверяет наличие экспонатов в витринах, состояние оборудования, осуществляет подключение витрин к сигнализации.
3.7. Вынос экспонатов из помещений Выставочного зала категорически запрещается.
В случае крайней необходимости составляется акт произвольной формы, который подписывают директор выставочного зала и куратор выставки.
Оставлять в залах и рабочих помещениях после окончания рабочего дня уникальные и особо ценные, а также имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни экспонаты, выданные для монтажа (после демонтажа), не разрешается.
3.8. Работы по монтажу и демонтажу экспозиции, развеске и раскладке экспонатов осуществляют художники и оформители выставки, которые обязаны соблюдать требования по обеспечению сохранности экспонатов.
Применение оформительских приемов и материалов, которые могут привести к изменению физического состояния экспонатов, категорически запрещается <1>.
<1> Недопустимо применение при работе с подлинными документами клейких лент, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей, резиновых держателей, низкосортной (высококислотной) бумаги и картона.
3.9. Проведение оформительских работ без контроля специалистов архива-организатора и хранителя не допускается.
3.10. Экспонаты включаются в экспозицию в том виде, в каком они переданы в Выставочный зал. Изымать документы из дел, паспарту и т.п. категорически запрещается.
3.11. Проведение работ, которые могут нанести ущерб помещениям, оборудованию и экспонатам (резка стекла, картона, распилка деревянных конструкций и т.п.), в помещениях Выставочного зала категорически запрещается.
3.12. В случае нарушения требований обеспечения сохранности экспонатов при проведении монтажа и демонтажа выставки хранитель принимает оперативные меры по устранению выявленных недостатков. При необходимости немедленно докладывает о выявленных фактах нарушений руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, которые составляют по данному факту акт произвольной формы.
3.13. В случае выявления отсутствия экспоната во время монтажа (демонтажа) об этом немедленно информируется хранитель, который прерывает все работы в помещениях Выставочного зала, закрывает его для входа и организует розыск необнаруженного экспоната. Если оперативный поиск не даст положительных результатов, хранитель информирует руководителей Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также учреждение — участника выставки, которые составляют соответствующий акт и предоставляют его в Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива. Принимается совместное решение о дальнейших действиях.
3.14. После завершения монтажа и приема выставки в установленном порядке хранитель совместно с представителем архива-организатора уточняет (составляет) повитринный и постендовый перечень экспонатов, которые утверждает директор Выставочного зала и заверяет куратор выставки.
Перемещение экспонатов после принятия выставки не допускается.
4. Обеспечение сохранности экспонатов при их экспонировании
4.1. В целях безопасности экспонатов при их демонстрации Выставочный зал обеспечивает наличие смотрителей в залах.
4.2 Хранитель Выставочного зала:
4.2.1. Осуществляет ежедневный визуальный контроль наличия экспонатов в соответствии с повитринным и постендовым перечнем с фиксацией результатов в названном перечне.
4.2.2. Проверяет соблюдение правил обеспечения сохранности экспонатов, размещенных в выставочном оборудовании (размещение, крепление, средства охраны, защиты и изоляции и т.п.).
4.3. В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителю Выставочного зала. Участвует в определении мер по устранению выявленных недостатков, контролирует проведение необходимых работ.
4.4. В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также предоставившему эти экспонаты учреждению — участнику выставки. Факт изменений в физическом состоянии экспонатов регистрируется в акте произвольной формы.
По согласованию с учреждением — участником выставки поврежденные экспонаты могут быть изъяты из экспозиции для принятия мер по улучшению их физического состояния. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.
4.5. В случае выявления отсутствия экспоната(ов) хранитель (а также смотритель или другой работник, заметивший их отсутствие) немедленно информирует об этом руководителей Выставочного зала и ГАРФ. Руководство ГАРФ информирует компетентные органы и учреждение — участника выставки.
Вопрос о степени и размерах возмещения ущерба решается на основании соответствующего Договора.
4.6. Вопрос о разрешении фотографирования экспонатов, проведении кино- и фотосъемок решается руководством Выставочного зала по согласованию с хранителем с учетом положений соответствующего Договора.
5. Обеспечение сохранности экспонатов при их возврате по принадлежности
5.1. После демонтажа выставки хранитель проводит проверку наличия экспонатов каждого учреждения — участника выставки по соответствующим актам и книге учета поступлений.
5.2. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом график возврата экспонатов.
5.3. Возврат экспонатов учреждениям — участникам выставки осуществляется поединично по актам с обязательной проверкой их физического состояния в соответствии с графиком.
В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель и представитель учреждения — участника выставки составляют акт произвольной формы. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.
5.4. Возврат подлинных документов осуществляется одновременно с копиями документов, которые были представлены в экспозиции.
5.5. Упаковка возвращаемых экспонатов осуществляется представителями учреждений — участников выставки в местах, предоставленных Выставочным залом.
5.6. Документы на вывоз экспонатов в соответствии с требованиями охранного режима предоставляются Выставочным залом.
5.7. Погрузочно-разгрузочные работы и транспортировка экспонатов осуществляются учреждениями — участниками выставки.
Приложение № 1
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
__________________________________________________________ (название учреждения)
№ по перечню _____
ШИФР ДОКУМЕНТА Фонд ____________ опись _______ дело ________ лист _______ Кол-во листов ______________ Название дела (документа), автор, дата ___________________________
Материал, техника исполнения _____________________________________
Размер документа, паспарту, рамки (ширина, длина, высота или толщина) _________________________________________________________
Категория ценности _______________________________________________ Страховая оценка _________________________________________________ Описание особенностей оформления, внешнего вида документа ________
Сохранность (физическое состояние) документа на момент передачи на экспонирование
Подпись передающего лица, дата ___________________________________ Подпись принимающего лица, дата __________________________________ Сохранность (физическое состояние) документа при контрольной проверке _________________________________________________________
Подпись представителя архива, дата _______________________________ Подпись представителя принимающей стороны, дата __________________ Сохранность (физическое состояние) документа на момент возврата после экспонирования _____________________________________________
Приложение № 2
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
_________________________ (название)
| № п/п | Наименование экспоната, категория ценности | Экспозиционное место | Выдача на монтаж | Прим. | Прием с монтажа | Прим. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Перечень формируется в соответствии с экспозиционным планом.
В гр. 2 указывается полное наименование экспоната, его поисковые данные, а также указание на подлинность или копийность.
В гр. 3 указываются особые требования к экспонированию (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах, и т.п.).
В гр. 4 указывается дата выдачи на монтаж, фамилия и инициалы ответственного специалиста архива-организатора, получившего экспонаты для монтажа, и его подпись. Подпись проставляется против каждого экспоната отдельно.
В гр. 6 указывается дата получения экспонатов после демонтажа, фамилия и инициалы хранителя и его подпись. Подпись проставляется против каждого экспоната отдельно.
Приложение № 3
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
Книга учета поступлений экспонатов
| № п/п | Дата поступления | Название учреждения | Кол-во экспонатов | Акт-основание | Отметка о возврате | Прим. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В гр. 3 указывается название учреждения, которое предоставило экспонаты для выставки.
В гр. 5 указывается название, № и дата акта, на основании которого экспонаты переданы на выставку.