Приказ Минздрава России от 17.06.2013 № 379

(ред. от 15.09.2020)

«Об утверждении перечня документов Министерства здравоохранения Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности»

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 17 июня 2013 г. № 379

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ ДОЛЖНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В соответствии с пунктом 6 плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р, в целях повышения эффективности организации работы с документами в делопроизводстве Министерства здравоохранения Российской Федерации приказываю:

Утвердить согласованный с Росархивом перечень документов Министерства здравоохранения Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее — Перечень), согласно Приложению.

Приложение к Приказу Министерства здравоохранения Российской Федерации от 17 июня 2013 г. № 379

№ п/п	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания <1>
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
1.	Протоколы совещаний у руководства департаментов и документы к ним	5 л.	Ст. 18 з)
2.	Проекты приказов и документы к ним	1 г.	Ст. 20
3.	Переписка с департаментами Министерства о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 л. ЭПК	Ст. 26
4.	Проекты правил, инструкций, регламентов и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке	5 л. ЭПК	Ст. 29
5.	Проекты рекомендаций и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке	5 л. ЭПК	Ст. 30
6.	Переписка с департаментами Министерства по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 л. ЭПК	Ст. 31
1.2. Организационные основы управления
7.	Проекты уставов, положений и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке	5 л. ЭПК	Ст. 58
8.	Протоколы и документы по организации работы комиссий (рабочих групп) по координации деятельности	5 л. ЭПК (1)	Ст. 59 (1) После завершения деятельности рабочих групп
9.	Проекты структуры Министерства и документы по их разработке	5 л. ЭПК	Ст. 65
10.	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 л. ЭПК	Ст. 67
11.	Проекты штатных расписаний Министерства и документы по их разработке и изменению	5 л. ЭПК	Ст. 72
12.	Переписка с департаментами Министерства по координации деятельности и другим организационным вопросам	5 л.	Ст. 84
13.	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Министерства	5 л. ЭПК	Ст. 87
14.	Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений	5 л. ЭПК	Ст. 88
15.	Переписка с организациями о подготовке и проведении мероприятий (съездов, совеща- ний, конференций, юбилейных дат и др.)	5 л. ЭПК	Ст. 91
16.	Переписка с организациями о проведении конкурсов, смотров профессионального мастерства и др.	5 л. ЭПК	Ст. 93
17.	Переписка по вопросам аттестации	5 л. ЭПК	Ст. 109
1.3. Контроль
18.	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.	Ст. 175
19.	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. ЭПК	Ст. 178
1.4. Правовое обеспечение деятельности
20.	Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства	3 г.	Ст. 194
21.	Базы данных (справочные, полнотекстовые):		Ст. 196 (1) По месту
	а) по законодательным актам	До замены новыми (1)	разработки и утверждения
	б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации	Пост.	законодатель- ных актов — пост.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
22.	Проекты номенклатур дел структурных подразделений и Министерства в целом	3 г. (1)	Ст. 202 (1) После утверждения
23.	Документы (докладные, служебные записки, сведения, сводки и др.) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. (1)	Ст. 203 (1) После снятия с контроля
24.	Документы (заключения, справки, переписка и др.) о совершенствовании работы с документами, архивного дела	5 л. ЭПК	Ст. 212
25.	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 л.	Ст. 213
26.	Переписка по вопросам информационно- технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭПК	Ст. 214
27.	Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 л.	Ст. 217
28.	Программные продукты (комплексы)	Пост.	Ст. 218
29.	Базы данных информационных систем	В соответ- ствии со сро- ками хранения документов, входящих в базу	Ст. 220
30.	Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования	5 л. (1)	Ст. 222 (1) При усло- вии проведе- ния проверки (ревизии)
31.	Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно- вычислительной техники	5 л.	Ст. 225
32.	Переписка о сертификатах ключа подписи	15 л. ЭПК	Ст. 238
33.	Переписка об организации делопроизвод- ства, составе и сроках хранения дел	5 л. ЭПК	Ст. 256
34.	Документы (отчеты, справки, таблицы и др.) об объеме документооборота в организации	1 г.	Ст. 257
35.	Журналы, базы данных регистрации:
	а) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 л.	Ст. 258 в)
	б) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 л.	Ст. 258 г)
	в) контроля исполнения документов	3 г.	Ст. 258 д)
	г) обращений граждан	5 л.	Ст. 258 е)
	д) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г.	Ст. 258 ж)
	е) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 г.	Ст. 258 и)
36.	Журналы, базы данных учета:		Ст. 259
	а) приема посетителей	3 г.
	б) рассылки документов	2 г.
	в) бланков строгой отчетности	3 г.
37.	Журналы, базы данных учета:
	а) электронных носителей	5 л. (1)	Ст. 260 а) (1) После списания. При условии проведения ревизии
	б) выдачи электронных дисков	5 л. (1)	Ст. 260 б)
	в) паролей	5 л. (2)	Ст. 260 в) (2) После замены пароля
	г) ключевых носителей	5 л. (3)	Ст. 260 г) (3) После замены ключа
	д) сертификатов электронных цифровых подписей	5 л. (3)	Ст. 260 д)
	е) копирования баз данных	ДМН	Ст. 260 ж)
	ж) технических средств защиты	5 л. (1)	Ст. 260 з)
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
38.	Проекты целевых программ, прогнозов и документы по их разработке	10 л. ЭПК	Ст. 263
39.	Переписка о разработке целевых программ	5 л. ЭПК	Ст. 264
40.	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК	Ст. 266
41.	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития Министерства и документы к ним	10 л. ЭПК	Ст. 269
2.2. Текущее планирование
42.	Документы (заявки, задания, переписка и др.) по подготовке и организации проведения тендеров	5 л.	Ст. 283
43.	Проекты планов департаментов и документы к ним	5 л. ЭПК	Ст. 286
44.	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы Министерства и его структурных подразделений	До минования надобности	Ст. 288
45.	Годовые планы работы структурных подразделений Министерства	5 л. (1)	Ст. 290 (1) При отсутствии годовых пла- нов работы Министер- ства — пост.
46.	Индивидуальные планы работников	1 г.	Ст. 291
47.	Переписка по вопросам планирования	5 л.	Ст. 296
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3.1. Финансирование, кредитование
48.	Проекты финансовых планов (бюджетов) Министерства	5 л.	Ст. 315
49.	Документы (уведомления, расчеты, справки, ведомости, заключения, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 л. ЭПК	Ст. 319
50.	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л.	Ст. 331
51.	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 л. ЭПК	Ст. 332
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
52.	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 л.	Ст. 359
53.	Переписка об административно-хозяйствен- ных расходах (приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и др.)	1 г.	Ст. 367
54.	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л.	Ст. 461
55.	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 г.	Ст. 463
4.2. Статистический учет и отчетность
56.	Оперативные отчеты работы Министерства и его структурных подразделений: квартальные месячные	5 л. (1) 1 г. (2)	Ст. 464 (1) При отсутствии годовых — пост. (2) При отсутствии годовых, полугодовых и кварталь- ных — пост.
57.	Документы (сведения, обзоры, информации и др.) о выполнении целевых программ	5 л. ЭПК	Ст. 470
58.	Годовые отчеты о работе структурных подразделений	5 л. (1)	Ст. 475 (1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации — пост.
59.	Индивидуальные отчеты работников	1 г.	Ст. 476
60.	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л.	Ст. 479
5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ
5.1. Организация связей
61.	Переписка об участии в деятельности международных организаций	5 л. ЭПК	Ст. 483
62.	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 л. ЭПК	Ст. 487
5.2. Осуществление связей
63.	Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества	10 л. ЭПК	Ст. 497
64.	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества	5 л. ЭПК	Ст. 498
6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
65.	Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности	5 л. ЭПК	Ст. 511
66.	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности	5 л.	Ст. 512
67.	Информационные обзоры (доклады)	До минования надобности	Ст. 514
6.2. Распространение информации, реклама
68.	Документы (планы-проспекты, планы, макеты, тематика и др.) об организации встреч с общественностью с целью их ознакомления с деятельностью организации	5 л. ЭПК	Ст. 538
69.	Переписка об организации и проведении выставок и презентаций	5 л. ЭПК	Ст. 540
70.	Документы (информации, пресс-релизы, проекты выступлений и др.) о деятель- ности Министерства, подготовленные пресс-службой	5 л. ЭПК	Ст. 555
71.	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте Министерства	5 л. ЭПК	Ст. 556
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Организация труда и служебной деятельности
72.	Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 л. ЭПК	Ст. 561
73.	Переписка по вопросам трудоустройства	5 л.	Ст. 564
74.	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 л. (1)	Ст. 586 (1) При тя- желых, вред- ных и опасных условиях труда — 75
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
75.	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий	5 л. ЭПК	Ст. 596
76.	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 л.	Ст. 600
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
77.	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК	Ст. 649
78.	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г.	Ст. 651
79.	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭПК	Ст. 652
80.	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г.	Ст. 673
81.	Переписка о прохождении государственной гражданской службы	5 л. ЭПК	Ст. 674
82.	Списки: а) кандидатов на выдвижение по должности б) получающих персональные ставки, оклады в) обучающихся без отрыва от производства г) работников, ушедших на пенсию д) лиц, выезжающих за границу	До замены новыми 10 л. (1) 5 л. 5 л. 5 л.	Ст. 685 ж) Ст. 685 з) (1) При отсутствии лицевых сче- тов — 75 л. Ст. 685 и) Ст. 685 к) Ст. 685 ж) Ст. 685 л)
83.	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним и (или) сведения о трудовой деятельности сформированные и представленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации	3 г.	Ст. 686
(в ред. Приказа Минздрава России от 15.09.2020 № 979) 84.
Переписка об оформлении командировок	5 л. (1)	Ст. 687 (1) Для зару- бежных коман- дировок — 10 л. ЭПК	85.
Графики предоставления отпусков	1 г.	Ст. 693	86.
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г.	Ст. 694	87.
Книги (журналы), карточки учета:			а) отпусков
	3 г.	Ст. 695 ж)	б) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован
	5 л. (2)	Ст. 695 з) (2) В зару- бежные коман- дировки — 10 л. Ст. 695 и)	8.2. Установление квалификации работников
88.
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л.	Ст. 702	89.
Документы (сводки, сведения, ведомости и др.) по проведению аттестации, квалификационных экзаменов	5 л.	Ст. 705	90.
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г.	Ст. 707	8.4. Награждение
91. Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий
5 л. ЭПК
Ст. 742	9. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ	9.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности	92.
Документы (акты, докладные, служебные записки и др.) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков
1 г.
Ст. 779	93.	Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 г.
Ст. 781	94.	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г.
Ст. 783	95.	Списки, книги адресов и телефонов	1 г. (1)
Ст. 785 (1) После замены новыми	9.2. Эксплуатация зданий, помещений	96.	Документы (акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка и др.) о состоянии зданий и помещений Министерства, необходимости проведения капитального и текущего ремонтов
5 л. ЭПК
Ст. 811	97.	Переписка о коммунальном обслуживании зданий Министерства	1 г.
Ст. 818	98.	Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 г.
Ст. 819	9.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь	99.	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами Министерства
3 г.
Ст. 824	100.	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности Министерства в транспортных средствах	3 г.
Ст. 825	101.	Переписка об обеспечении средствами связи проводимых мероприятий	5 л.
Ст. 845	102.	Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации	5 л. ЭПК
Ст. 846	103.	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 г.
Ст. 852	104.	Схемы линий внутренней связи организации	До замены новыми
Ст. 853	10. Реестры (на бумажных и электронных носителях)	105.	Государственный реестр регистрации лекарственных средств. БД, ДСП
Пост.
Ст. 42	106.	Государственный реестр предельных отпускных цен производителей на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные средства. БД, ДСП	Пост.
Ст. 42		--------------------------------	<1> Указаны статьи перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

---