Приказ Минпромэнерго РФ от 08.12.2006 № 375

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 8 декабря 2006 г. № 375

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях усовершенствования работы с документами в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации (далее — Инструкция), согласованную с Росархивом.

2. Возложить на Административный департамент методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением в Министерстве требований Инструкции.

3. Руководителям структурных подразделений Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации организовать изучение работниками структурных подразделений Инструкции и обеспечить строгое ее выполнение.

4. Признать утратившим силу Приказ Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации от 5 ноября 2004 г. № 139 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Минпромэнерго России».

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Г. Реуса.

Министр В. Б. Христенко

Утверждена Приказом Минпромэнерго России от 8 декабря 2006 г. № 375

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации (далее — Министерство).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305) на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Приказа Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», настоящей Инструкции. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее — СЭДО).

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в департаментах Министерства осуществляются Административным департаментом (далее — АД).

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в департаментах возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства в департаментах осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство. Работники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. Об утрате документов немедленно докладывается директору департамента и сообщается в АД. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники Министерства обязаны передать через работника, ответственного за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководства департамента. При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность работнику или работнику, ответственному за делопроизводство.

1.7. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения, до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с указанной информацией, если законодательством Российской Федерации не установлено иное. Порядок работы с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165), и специальными инструкциями.

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке Министром, его заместителями, в том числе статс-секретарем — заместителем Министра (далее — заместители Министра), уполномоченным на это департаментом, в отдельных случаях — иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Министра, его заместителя, а также директора департамента.

1.9. Вести переписку между департаментами (отделами) по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.1.1. Министерство, осуществляющее функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе. На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

2.1.3 Законопроект имеет следующие реквизиты.

Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │</pre>
│О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации│
<pre class="legal-pre">│              об административных правонарушениях               │
│  в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации   │
│                                                                │
│                              или                               │
│                                                                │</pre>
│ О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса │
<pre class="legal-pre">│         Российской Федерации в части платежей в бюджет         │
│                    и во внебюджетные фонды                     │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│                           РАЗДЕЛ I                             │
│           ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА            │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом. В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации. Визы проставляются на последнем листе законопроекта в нижней его части. Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1.

2.1.4 Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│      К проекту федерального закона "О внесении изменений       │
│      в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном      │
│                    налоге с физических лиц"                    │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть). Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта. При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется). Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля. Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт. К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп». Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений). Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 1   │
│                                             к Указу Президента │
│                                            Российской Федерации│
│                                            ________ N _________│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                 УТВЕРЖДЕНО     │
│                                             Указом Президента  │
│                                            Российской Федерации│
│                                            ________ N _________│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложений в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Визы проставляются на последнем листе проекта указа (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе приложения. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 2.

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты: Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, выравнивается по центру, проставляется при подписании акта. Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р».

Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру. Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений). Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации. Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении № 3.

2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005,  N 3,│
│ст. 6)                                                          │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1 — 2 пустыми строками.

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Министерства

2.4.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Министерстве в виде приказов, правил, инструкций и положений.

2.4.2. Издание нормативных правовых актов в Министерстве в виде писем и телеграмм не допускается.

2.4.3. Порядок подготовки и оформления Министерством нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895).

2.5. Бланки документов

2.5.1. Документы Министерства, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

2.5.2. Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению АД (Приложение № 4).

2.5.3. Бланки документов Министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

2.5.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.5.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся директором АД вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <*>.

<*> По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД).

2.6.1 Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ч. I, ст. 5021).

2.6.2 Код Министерства.

Код Министерства проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.6.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Министерства проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.5 Наименование и справочные данные о Министерстве.

Наименование Министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного. Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

2.6.6 Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Министерством, должно соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.6.7 Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

2.6.8 Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа присваивается в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Регистрационный (входящий) номер документа в адрес Министерства, на имя Министра или на имя заместителя Министра имеет порядковый номер. Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанный Министром или заместителем Министра, состоит из инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, порядкового номера и индекса департамента, исполнившего этот документ.

Регистрационный (внутренний) номер документа департамента состоит из индекса департамента и порядкового номера. Регистрационный номер документа (приказ), составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи.

2.6.9 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

2.6.10 Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.6.11 Адресат.

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Адресатом могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем. При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Наименование организации и ведомства следует писать перед наименованием структурного подразделения.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                            Министерство        │
│                                     промышленности и энергетики│
│                                        Российской Федерации    │
│                                                                │
│                                      Департамент промышленности│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                Министерство образования и науки│
│                                     Российской Федерации       │
│                                 Департамент управления делами  │
│                                            Должность           │
│                                                                │
│                                          И.О. Фамилия          │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                       Руководителю Федерального│
│                                             агентства...       │
│                                                                │
│                                             И.О. Фамилия       │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если служебное письмо направляется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                       Руководителям предприятий│
│                                           и организаций ОПК    │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При направлении письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                   Открытое акционерное общество│
│                                   "Российские железные дороги" │
│                                                                │
│                       Новая Басманная ул., д. 2, Москва, 107174│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                        Фамилия И.О.            │
│                                                                │
│                            Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32│
│                                       Москва, 117574           │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении физическому лицу — после нее. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, подведомственные организации и постоянным корреспондентам. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. Если необходимо, чтобы адресат знал кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка.

2.6.12 Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                              УТВЕРЖДАЮ         │
│                                              Должность         │
│                                                                │
│                                Личная подпись      И.О. Фамилия│
│                                                                │
│                                               Дата             │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                           УТВЕРЖДЕНО           │
│                                   приказом Минпромэнерго России│
│                                     от 21 июля 2006 г. N 260   │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

2.6.13 Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например:

«чего?» («кого?»), например:

Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой). К тексту документа, состоящего менее чем из семи строк, заголовок не составляется.

2.6.14 Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Документы, создаваемые в Министерстве, могут изготавливаться при помощи средств электронно-вычислительной техники, с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала. Текст печатается на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. В заголовках граф и строк таблицы существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (просим предоставить..., направляем в Ваш адрес); от первого лица единственного числа (прошу выслать, считаю необходимым); от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает).

2.6.15 Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Слово «Приложение» печатается с красной строки:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Приложение: 1. Положение об Административном департаменте на│
│                   5 л. в 1 экз.                                │
│                2. Приказ о назначении  на  должность  директора│
│                   Административного   департамента   на   1  л.│
│                   в 1 экз.                                     │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Приложение: письмо   Росархива   от  05.06.2005  N  02-6/172│
│                и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.     │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Приложение: съемный  носитель  информации  (дискета,  flash-│
│                диск, cd-диск, dvd-диск и т.п.).                │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Все строчки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                          Приложение N 2        │
│                                  к приказу Минпромэнерго России│
│                                     от 8 июня 2006 г. N 119    │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Допускается написание слова «ПРИЛОЖЕНИЕ N» прописными буквами.

2.6.16 Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются Министром или, по его поручению, заместителем Министра. Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Министром, его заместителями или директорами департаментов в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите «Подпись» наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

При оформлении документа на бланке Министра или заместителя Министра в реквизите «Подпись» наименование должности не указывается.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: врио, заместитель). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│Должность               Личная подпись              И.О. Фамилия│
│                                                                │
│Должность               Личная подпись              И.О. Фамилия│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│Должность                         Должность                     │
│                                                                │
│Личная подпись    И.О. Фамилия    Личная подпись    И.О. Фамилия│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│Председатель комиссии            Личная подпись     И.О. Фамилия│
│                                                                │
│Члены комиссии                   Личная подпись     И.О. Фамилия│
│                                                                │
│                                 Личная подпись     И.О. Фамилия│
│                                                                │
│                                 Личная подпись     И.О. Фамилия│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица, документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:

2.6.17 Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором департамента, где подготавливался проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Министерства, должны быть ими завизированы. Документы, касающиеся законопроектной деятельности, визируются в Департаменте правовых отношений. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта Министерства. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Допускается полистное визирование документа и его приложений. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Замечания прилагаются                                           │
│                                                                │
│Должность                  Личная подпись           И.О. Фамилия│
│                                                                │
│Дата                                                            │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│СОГЛАСОВАНО                                                     │
│                                                                │
│Должность                                                       │
│                                                                │
│Личная подпись        И.О. Фамилия                              │
│                                                                │
│Дата                                                            │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» согласуемого документа в левом нижнем поле документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется в следующей последовательности: с должностными лицами Министерства; с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе; с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. Проекты нормативных правовых актов согласовываются с федеральными органами исполнительной власти до подписи руководством. При наличии разногласий между организациями по согласованию проекта документа оформляется соответствующий протокол.

2.6.18 Оттиск печати.

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Министерстве. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми или иными нормативными актами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Примерный перечень документов, на которых проставляется оттиск Гербовой печати Министерства, указан в Приложении № 5.

2.6.19 Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│Верно                                                           │
│Должность                   Личная подпись          И.О. Фамилия│
│                                                                │
│Дата                                                            │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства.

2.6.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и печатается размером шрифта N 8.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│И.О. Фамилия                                                    │
│710 00 00                                                       │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.6.21. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа помещается слева в нижнем поле первого листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором департамента, в котором исполнен документ.
В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│Исполнено исх. от 22.05.2006 N 05-1877                          │
│В дело N 05-22                                                  │
│31.05.2006                                                      │
│Должность                   Личная подпись          И.О. Фамилия│
│                                                                │
│или                                                             │
│                                                                │
│Документ согласован в рабочем порядке с (должность)             │
│Минюста России Фамилия И.О. (тел. 555-00-00)                    │
│В дело N 01-35                                                  │
│01.12.2006                                                      │
│Должность                   Личная подпись          И.О. Фамилия│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

2.6.22 Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Министерстве.

2.6.23 Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Министерство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления).

2.6.24 Резолюция.

Резолюция оформляется на отдельном листе формата А4 (210 х 297), А5 (148 х 210 мм), А6 (148 х 105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. Резолюция также может быть написана руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан резолюция от руки не пишется. В резолюции указываются: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись, дата резолюции. При оформлении резолюции на отдельном листе указываются регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Министра или заместителя Министра с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.6.25 Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» и печатают в верхнем правом углу резолюции.

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1 Приказ.

2.7.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Министерства. Подготовка нормативных правовых актов в Министерстве и их государственная регистрация осуществляются на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009. На приказах Министерства по основной деятельности руководство Департамента правовых отношений проставляет отметку о необходимости представления конкретного приказа для государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации. Опубликованию в справочно-правовых системах: «ГАРАНТ», «КОДЕКС» и «КОНСУЛЬТАНТ ПЛЮС» подлежат приказы Министерства по основной деятельности с разрешения Департамента правовых отношений. Образцы оформления проектов приказов Министерства представлены в Приложениях № 6, 7, 8. Контроль соответствия проектов приказов требованиям по форме, установленным в настоящей Инструкции, осуществляет АД. Проекты приказов подготавливают и вносят департаменты на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений. Приказы по личному составу содержат сведения: о приеме на работу; перемещении по работе; увольнении с работы; установлении должностных окладов; отпусках; командировках; изменении фамилии; поощрении и др. Приказы по личному составу визируются: руководителем структурного подразделения, в котором работает данный сотрудник; заместителем Министра; директором АД; при необходимости директором Департамента бюджетной политики и финансов и директором Департамента правовых отношений. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей: в трудовые книжки; личные карточки; финансовые документы. Обеспечение надлежащей подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на директоров департаментов, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет АД.

2.7.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и директором департамента, внесшим проект, директорами департаментов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, директором Департамента правовых отношений, а также директором АД. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатыванию и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые Министру на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

2.7.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Приказы по основной деятельности, по личному составу и приказы о командировании нумеруются отдельно в пределах календарного года.

2.7.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью АД и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и руководителем подразделения. Копия приказа обязательно направляется исполнителю. Оригинал приказа хранится в АД.

2.7.1.5 Приказ имеет следующие реквизиты.

Герб Российской Федерации. Наименование Министерства. Наименование вида документа — приказ. Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│         Об утверждении Инструкции по делопроизводству          │
│           в Министерстве промышленности и энергетики           │
│                      Российской Федерации                      │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю:», напечатанными прописными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово «приказываю» не пишется. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. При оформлении проекта приказа на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. Первая страница не нумеруется. Отметка об исполнителе нормативных правовых актов Министерства (приказов, протоколов) проставляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подписного листа проекта приказа. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две или, при необходимости, более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними ставится пробел. Приказы подписывает Министр, а в его отсутствие — лицо, его замещающее. Приложения к приказу оформляются аналогично приложениям к постановлениям (распоряжениям) Правительства Российской Федерации. При наличии нескольких приложений, каждое приложение нумеруется отдельно. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа, не допускается.

2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). При оформлении совместного приказа: наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа — приказ — располагается по центру; дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

2.7.2 Положение, правила, инструкция.

2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром, или как акты, утверждаемые Министерством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Министерства.

2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Министерства. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?». Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.7.3 Протокол.

2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.7.3.2. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, присутствовавшие (подчеркивается), т.е. список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Наименование каждого вопроса начинается с предлога «О» («Об»). Вопросы нумеруются арабскими цифрами, которые печатаются от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Присутствовали:                                             │
│                                                                │
│    должность                                - И.О. Фамилия     │
│                                                                │
│    должности                                - И.О. Фамилия,    │
│                                               И.О. Фамилия     │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях. Протоколы согласительных совещаний готовятся структурными подразделениями на листах формата А4 и регистрации не подлежат. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с СЭДО.

2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, подготовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов или перечня поручений.

2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4 размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты. Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Отметка об исполнителе нормативных правовых актов Министерства (приказы, протоколы) проставляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа. Образцы оформления протоколов представлены в Приложениях № 9, 10, 11, 12.

2.7.4 Служебные письма.

2.7.4.1 Служебные письма Министерства готовятся как:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства; сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; инициативные письма. Порядок применения бланков Министерства при подготовке служебных писем и распорядительных документов, перечень документов, подписываемых Министром, заместителями Министра, статс-секретарем — заместителем Министра и руководителями структурных подразделений представлены в Приложении № 13. По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.

2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.

2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «Подпись». При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами. Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.7.4.4 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.7.4.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о департаментах, в положениях об отделах, в должностных регламентах.

2.7.4.6 Документы за подписью Министра и его заместителей печатаются не менее чем в трех экземплярах:

адресату; АД; департаменту, готовившему документ. В АД остается на хранении экземпляр документа с оригинальными визами должностных лиц Министерства. Департаменту, подготовившему документ, возвращается третий экземпляр и поручение (основание), которые ответственный за делопроизводство подшивает в соответствующее номенклатуре департамента дело.

2.7.4.7. Реквизит «Адресат» печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                               Правительство    │
│                                            Российской Федерации│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                          Заместителю Председателя Правительства│
│                                   Российской Федерации         │
│                                                                │
│                                       И.О. Фамилия             │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

На прямое поручение Президента Российской Федерации Министру, по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации, исполнитель готовит три ответа - доклад Президенту Российской Федерации, доклад Правительству Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного вопроса и об итогах проделанной работы.
При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│     Например:                                                  │
│                                  Председателю Правительства    │
│                                     Российской Федерации       │
│                                                                │
│                                         И.О. Фамилия           │
│                                                                │
│или                                                             │
│                             Председателю Комиссии Правительства│
│                                    Российской Федерации        │
│                                  по оперативным вопросам       │
│                                                                │
│                                         И.О. Фамилия           │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка. Текст письма отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала. В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 интервала. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа

или от первого лица множественного числа.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается и выравнивается по центру.

Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и т.д.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем», «информируем» (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 — 2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается без кавычек с красной строки на расстоянии 1,25 см от левого поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества и фамилия, при этом между ними ставится пробел. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается. Отметка об исполнителе — фамилия, инициалы исполнителя, номер его служебного телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 8 через один интервал.

Образцы оформления служебных писем представлены в Приложении № 14. Образец оформления служебной записки представлен в Приложении № 15.

2.7.5. Подготовка личных и вербальных нот, памятных записок и других документов, направляемых представителям иностранных государств. В Министерстве приняты следующие виды документов дипломатической переписки, различные по содержанию и техническому оформлению: личное письмо; личная нота; вербальная нота; памятная записка; частное письмо полуофициального характера; оперативное письмо. Документы, направляемые в посольства, торговые представительства, а также в другие иностранные организации, находящиеся в Москве и за границей, составляются на русском языке на бланке Министерства, предназначенном для оформления иностранной почты. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: «Неофициальный перевод». Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на вербальную ноту отвечают вербальной нотой, на личное письмо — личным письмом и т.п. Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранцам, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все эти реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле. На первом экземпляре личных писем, личных нот, памятных записок, частных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах. На копии документа, врученного иностранному представителю на беседе, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ. Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке). Регистрацию и отправку документов осуществляют сотрудники Департамента международного сотрудничества Министерства. Личное письмо является самым распространенным документом в переписке Министерства с иностранными посольствами, миссиями, торговыми представительствами и другими иностранными организациями. В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени подписывающего письмо. Личное письмо печатается на тисненом бланке. В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется документ, дата отправления.

Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово «Уважаемый».

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Уважаемый господин Посол... или                             │
│    Уважаемая госпожа (Фамилия)...                              │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    С глубоким уважением, или                                   │
│    С уважением,                                                │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Реквизит «Подпись» отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из имени и фамилии, должности и печатается от правого поля. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо. Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма. В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово «Господин» пишется полностью. Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в Приложении № 16. Личная нота посылается по важным и принципиальным вопросам или в порядке официальной информации о каком-либо существенном событии, а также в ответ на полученную личную ноту. Личная нота оформляется так же, как и личное письмо. Текст личной ноты начинается с обращения.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Послу - Господин Посол, Ваше Превосходительство             │
│    Посланнику - Господин Посланник, Господин Министр           │
│    Торговому советнику - Господин Торговый советник            │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Временному поверенному в делах - Господин Поверенный в делах (прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется). Если Временным поверенным в делах является советник в ранге Посланника, то обращение к нему будет - Господин Министр.
В обращении иногда принято добавление слова "уважаемый" (особенно в порядке взаимности).
После обращения излагается текст, который в большинстве случаев начинается словами "Имею честь...".
Личная нота заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.
Обращение и комплимент в личной ноте пишутся, как правило, от руки лицом, подписавшим ее.
Комплименты следующие:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Послу или  Министру - Прошу Вас,  господин  Посол  (господин│
│Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении.      │
│    Посланнику - Прошу   Вас,   господин   Посланник   (господин│
│Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении.      │
│    Торговому советнику - Прошу Вас,  господин Торговый советник│
│(или фамилия), принять уверения в моем высоком уважении.        │
│    Временному   поверенному   в  делах - Прошу  Вас,   господин│
│Поверенный в делах,  принять уверения в моем  глубоком  уважении│
│(или почтении).                                                 │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Личные ноты часто заканчиваются другими видами комплиментов:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    "С искренним уважением"                                     │
│    или "С глубоким уважением",                                 │
│    или "Искренне Ваш",                                         │
│    или "С уважением".                                          │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается личная нота, употребляется его титул.
Образец оформления личной ноты представлен в Приложении N 17.
Вербальная нота посылается в иностранное посольство в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос, или в ответ на вербальную ноту.
Она печатается на тисненом бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки под изображением Государственного герба Российской Федерации и названием Министерства.
Текст таких нот составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    "Министерство   промышленности   и   энергетики   Российской│
│Федерации   свидетельствует   свое   уважение  (или  "почтение")│
│Посольству Исландии и имеет честь..." (далее идет текст ноты).  │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Текст вербальной ноты должен быть ясным и четким. Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики, необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.

Вербальная нота не подписывается, на ней ставится гербовая печать Министерства. Под текстом ноты справа указываются город и дата отправки, здесь же ставится печать. Печать на вербальной ноте ставится при наличии визы заместителя Министра. Адрес в вербальной ноте указывается в левом нижнем углу на первой странице документа, независимо от количества страниц. Образец оформления вербальной ноты представлен в Приложении № 18. Памятная записка, как правило, вручается лично в подтверждение сделанного во время беседы устного заявления или просьбы. Памятная записка составляется в безличной форме, с употреблением безличных выражений и не содержит в тексте какого-либо обращения и комплимента.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│    "Приходится констатировать",                                │
│    "Сообщается",                                               │
│    "Обращается внимание"                                       │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Памятная записка печатается на простой бумаге, без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся, указываются лишь место (город) и дата вручения. Над текстом обычно печатается заголовок — ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА. Частное письмо полуофициального характера посылается знакомым официальным лицам и в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения, или по вопросам официальных переговоров с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения вопроса путем использования личного влияния лица, которому направляется письмо. Частное письмо полуофициального характера печатается на бланке Министерства. Должность и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. Форма оперативного письма используется для передачи информации в возможно короткое время по вопросам урегулирования всевозможных споров, внешнеторговых международных обязательств. Текст оперативного письма составляется на иностранном языке в третьем лице. В правом верхнем углу бланка Министерства указывается дата отправления (число, месяц, год), в левом верхнем углу — исходящий номер. Адрес в письме печатается перед текстом на первой странице. В адресе указываются реквизиты Министерства и, при необходимости, фамилия и официальная должность лица, к которому обращаются.

2.7.6. Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи.

2.7.6.1 Телеграммы.

Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях и по срочным вопросам. Запрещается передача информации ограниченного распространения. Телеграммы категории «Правительственная» подписываются Министром и заместителями Министра. Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом № 14 через 1,5 — 2 интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке: отметка о категории телеграммы; адрес получателя; должность получателя; ФИО получателя; текст; регистрационный номер и дата регистрации; подпись. В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Министерства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой. Категория телеграмм (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом. Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы. Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций. Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс «визовой» экземпляр для АД и экземпляр для исполнителя, подготовившего документ. В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы. Образец оформления телеграммы представлен в Приложении № 19.

2.7.6.2 Телефонограммы.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов, а также содержать трудно выговариваемые слова. В телефонограмме должны быть указаны: наименование организации, передавшей телефонограмму; фамилия лица, которому адресована телефонограмма; номер телефона для передачи; номер телефонограммы; текст; подпись; время и дата передачи; фамилии и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму. Телефонограммы на имя Министра, заместителей Министра и руководителей структурных подразделений принимаются и печатаются в соответствующих секретариатах. Телефонограммы на имя Министра, заместителей Министра передаются на регистрацию в организационный отдел АД, где после снятия необходимого количества копий документы рассылаются согласно резолюции руководства.

2.7.6.3 Электронные сообщения.

Электронным сообщением (письмом) называется информация, передаваемая электронной почтой. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между структурными подразделениями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Электронное письмо в адрес Министерства направляется на официальный электронный адрес Министерства, установленный в АД, и далее пересылается адресатам в соответствующий электронный почтовый ящик. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель, регистрирует в установленном порядке. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти электронные почтовые ящики. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.

2.7.6.4 Факсограммы.

Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Министерства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах департаментов, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства департаментов и аппаратах руководства Министерства. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства, установлены в АД, а официальные номера департаментов — в соответствующих департаментах. Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати», а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны. Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов. Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, ответственное за использование факсимильных аппаратов, назначенное распоряжением директора департамента. Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются. Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму. Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой. Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и директора департамента, подписавшего данный документ. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в департаментах, осуществляется их директорами и специально уполномоченными сотрудниками, назначенными распоряжениями директоров департаментов.

2.7.7 Договоры (контракты, соглашения).

Проекты договоров (контрактов, соглашений), заключаемые от имени Министерства, оформляются в структурных подразделениях-исполнителях, визируются их руководителями, директором Департамента правовых отношений, согласовываются с заместителем Министра и представляются на подпись Министру в установленном настоящей Инструкцией порядке. Проекты договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Министерства, визируются кроме того директором Департамента бюджетной политики и финансов. Договоры (контракты, соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на согласование в соответствующие структурные подразделения Министерства, затем оформляются, визируются и подписываются в вышеуказанном порядке. После подписания подлинники договора (контракта, соглашения) передаются в АД для регистрации и заверения подписи Министра (заместителя Министра) гербовой печатью Министерства. Регистрация оригиналов договоров (контрактов, соглашений) осуществляется Организационным отделом АД в СЭДО с обязательным прикреплением к регистрационной карточке электронного образа (файла) договора (контракта, соглашения). Оригиналы договоров (контрактов, соглашений) хранятся в Организационном отделе АД. Оригиналы договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Министерства, хранятся в Департаменте бюджетной политики и финансов, а их копии — в Организационном отделе АД. Подлинники также направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение) с Министерством.

3. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Документооборотом является движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Вся документация Министерства делится в СЭДО на три документопотока: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о департаментах, должностными регламентами.

3.1.3. Учет количества документов по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭДО.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3. Прием, обработка и распределение входящих документов

3.3.1. Вся корреспонденция, адресованная в Министерство, поступает в Организационный отдел АД. Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра или в адрес Министерства, регистрируются сотрудниками Организационного отдела АД, а документы, поступившие в адрес департаментов Министерства, — ответственными за делопроизводство в департаментах. Корреспонденция, адресованная подведомственным Министерству организациям, передается по принадлежности в экспедиции этих организаций.

3.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками Организационного отдела АД. Конверты с документами вскрываются. Исключение составляют конверты с пометкой «Лично» и направленные в конкурсную комиссию, в которых проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При обнаружении повреждений, а также отсутствия документов или приложений к ним, составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в Организационном отделе АД, другой экземпляр акта вместе с документом направляется адресату. При отсутствии на документе адресата отправителя конверт прилагается к документу. На полученном документе сотрудник Организационного отдела АД в левой нижней части оборотной стороны последнего листа проставляет штамп с указанием даты поступления. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении № 20.

3.3.3. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Документ имеет следующие реквизиты: вид документа; гриф (отметка) ограничения доступа к документу; корреспондент — указывается организация, откуда поступил документ; номер документа — проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией — автором документа; дата документа — проставляется число, присвоенное организацией — автором документа; подпись — указывается фамилия лица, подписавшего документ; адресат — указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ; содержание — включает в себя краткое содержание документа; тип доставки — фельдсвязь, почта, факс и др.; состав — указывается количество листов документа и, при наличии приложения, через знак «+» количество листов (брошюр) приложения. Кроме того, к регистрационной электронной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа. При необходимости в электронную регистрационную карточку вводятся дополнительные сведения: пометка «Для служебного пользования» с номером экземпляра, связки с другими документами, заполнение журнала передач.

3.3.4. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы в ее правой нижней части и содержит регистрационный номер и дату, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения.

3.3.5. Зарегистрированный документ на имя Министра, заместителя Министра и в адрес Министерства передается для рассмотрения, подготовки проекта резолюции и вносится в электронную регистрационную карточку документа. При необходимости в электронную регистрационную карточку документа вносится соответствующая отметка «КОНТРОЛЬ». На проекте резолюции отметка «КОНТРОЛЬ» печатается в верхнем правом углу.

3.3.6. После утверждения резолюции при наличии нескольких соисполнителей поручения документ передается для копирования. Подлинный экземпляр документа (кроме законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, выписок из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации) из Организационного отдела АД направляется исполнителю, указанному в резолюции первым (ответственному), остальным исполнителям направляются копии. Документы с отметками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» оперативно доставляются по назначению сотрудниками Организационного отдела АД. Документы из одного департамента Министерства в другой передаются также через Организационный отдел АД. Документы передаются по назначению в день поступления, срочные — немедленно. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе. Текст копии на съемном носителе должен соответствовать тексту на бумажном носителе (оригинале). Информация о зарегистрированных документах хранится в СЭДО в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года.

3.4. Организация обработки и передачи исходящих документов

Документы, подписанные Министром или его заместителями и направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее — высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, плюс два экземпляра (второй «визовой» — остается в деле Организационного отдела АД, третий — передается в департамент, подготовивший документ). Исходящие документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в СЭДО ответственными за делопроизводство в департаментах. Исполнитель представляет подписанный документ для его регистрации вместе с подлинником поручения, а также вторым «визовым» и третьим экземплярами исходящего документа. «Визовой» экземпляр с оригинальными визами сдается на архивное хранение и соответствует по количеству листов первому экземпляру. Письма соисполнителей с замечаниями и предложениями по согласованию документа в архив не подшиваются. Проект письма, подготовленный Министерством за подписью руководства Правительства Российской Федерации, адресованный за границу, в обязательном порядке должен быть согласован с Министерством иностранных дел Российской Федерации. Сотрудник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресат, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. Вторая и третья копии исходящего документа заверяются оттиском штампа «Верно» и подписываются работником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции. Вторые «визовые» экземпляры документов подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: подпись — фамилия должностного лица, подписавшего документ; содержание — краткое содержание документа; исполнитель — фамилия исполнителя, подготовившего документ; визы — фамилии должностных лиц, завизировавших документ; адресаты — учреждения, куда направляется документ; ответ на N — указываются номер и дата письма, на которое дается ответ; прикрепляется электронная версия документа (файл); списание в дело — проставляется номер дела по номенклатуре дел. Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ сотрудником Организационного отдела АД, зарегистрировавшим его. Отправку исходящих документов (оформленных, зарегистрированных, с указанием почтового адреса или с рассылкой) подписанных руководством Министерства осуществляют сотрудники Организационного отдела АД в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Если подлинный экземпляр исходящего документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ. Документы, подписанные руководством Министерства в высшие органы государственной власти, отправляются Организационным отделом АД с помощью Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. Отправка иной корреспонденции осуществляется почтой или с помощью технических средств связи (факс, телеграммы, электронная почта). На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который с распиской работника почтового отделения связи возвращается в Организационный отдел АД.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

3.5.2. Копии подписанных руководителями организационно-распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в департаменты, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через Организационный отдел АД. В электронной регистрационной карточке документа производится отметка о соответствующей передаче.

3.6. Работа исполнителей с документами

3.6.1 Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации; подготовка проекта документа, его оформление; согласование (визирование) документа; представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству департаментов; создание временной Регистрационной карточки (РК) документа; прикрепление электронного образца (файла) к временной РК; подготовка к пересылке адресату. Временный номер проставляется на лицевой стороне визового экземпляра. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки за подписью руководства структурного подразделения Министерства.

3.6.2. Документы представляются на подпись Министру через Организационный отдел АД. Документы, представляемые на подпись Министру, заместителям Министра, помещаются в мягкую обложку, которая оформляется в соответствии с Приложением № 21. Редакционная и корректорская работа с документами, представляемыми на подпись Министру, осуществляется Организационным отделом АД.

3.7. Копировально-множительные работы

Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Министерства, производится Организационным отделом с разрешения руководства АД или начальника Организационного отдела. При оформлении бланка-наряда указывается сокращенное наименование департамента и его индекс, подписывается руководством соответствующего департамента с указанием необходимого тиража документов. Количество листов оригинала указывается с учетом страниц документа. В бланке-наряде указывается, что внутри документов имеется формат меньшего размера или сложенный формат А3. В графе «подпись руководителя» указывается фамилия и телефон подавшего заявку на работу. При размножении более 20 страниц требуется разрешающая подпись ответственных работников АД. Снятие копий с входящих и исходящих документов производится только после их регистрации. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы (кроме заверенных нотариально), напечатаны разборчиво. Материал для размножения должен быть предварительно подготовлен: удалены степлерные скобки; удалены различные закладки-наклейки; удалены скрепляющие элементы перфорированных листов. Снятие копий без оформленного бланка-наряда не производится.

4. Поисковая система по документам

4.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются в Министерстве один раз.

4.3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в структурных подразделениях в соответствии со своими полномочиями.

4.4. Регистрационный номер документа состоит из цифрового индекса структурного подразделения и порядкового номера.

4.5. Для осуществления поиска документа используются атрибутивные папки в СЭДО «Поиск документа» и «Поиск резолюции», где указаны основные реквизиты документа или резолюции.

4.6. В СЭДО поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).

5.2. Все документы, поступившие на имя Министра и в адрес Министерства из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и организаций, контролируются Организационным отделом АД. Документы, адресованные заместителям Министра или директорам департаментов, контролируются соответствующими секретариатами или специально назначенными работниками — ответственными за контроль. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется Организационным отделом АД, а в департаментах — сотрудниками, ответственными за контроль.

5.3. Контроль исполнительской дисциплины в Министерстве обеспечивают сотрудники Организационного отдела АД. Он состоит из следующих этапов: постановка поручений на контроль; организация сбора информации по выполнению контрольных поручений в структурных подразделениях Министерства; подготовка справок предупредительного контроля за исполнением поручений; подготовка аналитических материалов по результатам контроля выполнения поручений и информирования руководства о причинах нарушения сроков исполнения; еженедельное информирование руководства Министерства о состоянии исполнения контрольных документов; снятие исполненных документов с контроля.

5.4. На сотрудников структурных подразделений Министерства, осуществляющих контроль за исполнением документов, возлагаются функции: по справочно-информационной работе об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения; по подготовке сводок об исполнении контрольных документов для руководства структурных подразделений; по контролю за вводом в систему СЭДО информации о ходе и результатах исполнения контролируемых документов; по проверке исполнения сотрудниками структурных подразделений Министерства контролируемых документов. Учет и контроль за выполнением поручений, поступивших непосредственно в секретариаты заместителей Министра, осуществляются работниками секретариата.

5.5. Категории документов, подлежащих постановке на контроль, определенные в соответствии с нормативными актами и спецификой работы Министерства, приведены в Примерном перечне документов, подлежащих контролю, с указанием типовых сроков исполнения (Приложение № 22). Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. По указанию руководства Министерства и структурных подразделений на контроль могут быть поставлены и другие документы, не включенные в указанный перечень.

5.6. На всех документах, поставленных на контроль, проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» и указывается срок исполнения.

5.7. Электронная контрольная картотека документов систематизируется в СЭДО по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы Министерства, решения коллегиального органа и др.).

5.8. При осуществлении своих контрольных функций сотрудники Организационного отдела АД запрашивают сведения об исполнении поручений у сотрудников, ответственных за контроль, у исполнителей в структурных подразделениях и у руководителей структурных подразделений.

6. Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан

6.1. Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Поступившие обращения подлежат обязательному рассмотрению.

6.2. Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за рассмотрением поступающих в Министерство заявлений, жалоб граждан и организаций, а также поступающих с поручениями из высших органов государственной власти, осуществляются сотрудниками Организационного отдела АД.

6.3. Регистрация обращений граждан осуществляется в день поступления, информация о них вводится в систему СЭДО. Обращения граждан систематизируются по хронологическим интервалам, тематике и другим аспектам.

6.4. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных обращений граждан не допускается. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного департамента в другой производится через Организационный отдел АД.

6.5. Обращения граждан по компетенции вопросов направляются руководством Министерства и АД на рассмотрение в структурные подразделения и подведомственные федеральные агентства (далее — агентства).

6.6. Повторная регистрация обращений граждан в подразделениях Министерства не допускается.

6.7. Ответственность за качество, полноту и своевременность подготовки ответов на обращения граждан возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства или руководителей агентств.

6.8. Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействие) конкретных должностных лиц Министерства или подведомственных ему агентств, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

6.9. На обращения граждан, содержащие обжалование актов (приказов) Министерства, ответ готовится соответствующими структурными подразделениями (в том числе Департаментом правовых отношений) за подписью заместителя Министра (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием заявителя о принятом решении и, при необходимости, о порядке обжалования актов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.11. При письменном обращении гражданина, содержащем вопрос, на который ему многократно давались исчерпывающие письменные ответы, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, исполнитель по согласованию с сотрудником Организационного отдела АД вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6.12. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

6.13. Анонимные обращения (без подписи автора, указания фамилии и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные выражения, в Министерстве не рассматриваются. Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях, пересылаются Министерством в соответствующие правоохранительные органы.

6.14 Обращения граждан исполняются в следующие сроки:

обращения, направляемые для окончательного разрешения в другие организации, — в течение 7 дней со дня регистрации; обращения, которые можно разрешить непосредственно в аппарате Министерства, направив разъяснения, отказав или удовлетворив просьбу заявителя, — в течение 30 дней со дня регистрации; обращения, по которым Министерство является соисполнителем и должно представить информацию головному исполнителю, — до 20 дней.

6.15. Продление сроков исполнения обращений граждан осуществляется только должностным лицом Министерства, давшим поручение на исполнение документа, а направленных с контролем из высших органов государственной власти — лишь по согласованию с ними. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в Организационный отдел АД.

6.16. Регистрация всех ответов на обращения граждан осуществляется сотрудниками Организационного отдела АД, ответственными за данную работу с обращениями граждан, так же, как описано в п. 3.4 настоящей Инструкции.

6.17. В случае, когда обращение не требует ответа и было направлено в подразделения Министерства для сведения, оно считается исполненным и снимается с контроля при условии его обязательного возврата в Организационный отдел АД с соответствующей пометкой о принятии информации к сведению.

6.18. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляется сотрудниками Организационного отдела АД.

6.19. Особый контроль устанавливается за исполнением поручений по обращениям, в которых затрагиваются вопросы, значимые для регионов, отраслей промышленности, социальных групп населения, приводятся факты нарушения законов, прав граждан, злоупотребления служебным положением должностными лицами.

6.20. Обращения граждан считаются разрешенными и снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

6.21. Делопроизводство в структурных подразделениях по обращениям граждан ведется отдельно от служебных документов.

6.22. Прием граждан осуществляется Организационным отделом АД по рабочим дням в соответствии с утвержденным Министром в установленном порядке графиком, в специально оборудованных помещениях с соблюдением мер безопасности.

6.23. Во время личного приема гражданам даются устные разъяснения на поставленные вопросы или принимаются письменные обращения, которые после регистрации направляются на рассмотрение в соответствующий департамент. Все принятые граждане регистрируются в специальном журнале личного приема.

6.24. Сотрудники Организационного отдела АД осуществляют аналитическую и информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан, выявляет недостатки в работе с письмами и в организации личного приема граждан, предлагает меры по их устранению.

6.25. Сотрудники Организационного отдела АД обобщают результаты анализа обращений граждан по итогам года и представляют проект соответствующего доклада Министру для последующего направления в Правительство Российской Федерации. По итогам года руководители (заместители руководителя) агентств направляют доклад с обобщенными результатами анализа обращений граждан также в Министерство.

7. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на ведомственное хранение в отдел архива АД Министерства в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Минкультуры России и Росархива, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

7.1. Составление номенклатур дел

7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, структурой Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

7.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 23) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение № 24). Структурные подразделения Министерства обязаны ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разработать проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год с учетом произошедших изменений в структуре и функциях подразделения и представить его на предварительное рассмотрение в отдел архива АД. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать проект номенклатуры дел и представить его на предварительное рассмотрение в отдел архива АД.

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, визируется начальниками отделов и согласовывается с отделом архива. Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление их на согласование в отдел архива АД возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.

7.1.5. Утвержденная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах, из которых 1-й и 2-й экземпляры передаются в отдел архива АД, 3-й остается в делопроизводственной службе структурного подразделения, 4-й передается в отделе структурного подразделения по разделам.

7.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства составляется на основе номенклатур структурных подразделений. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается руководителем АД, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Министерства, с Экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве. В конце сводной номенклатуры дел Министерства печатается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), которая заполняется в установленном порядке. Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел АД, второй — используется в АД в качестве рабочего, третий — применяется в отделе архива АД Министерства, четвертый — в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел.

7.1.7. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

7.1.8. В номенклатуру дел структурных подразделений (отделов) Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой «Для служебного пользования», картотеки и журналы. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

7.1.10. Графы номенклатур дел структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-07-03, где 01 — обозначение структурного подразделения, 07 — отдела, 03 — порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов); для переходящих дел индекс сохраняется. Например: 07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 — приказы Минпромэнерго России по основной деятельности. Копии. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию. Далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные документы», «справочные материалы», «общая, оперативная переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; указания на копийность документов дела. При составлении заголовков дел используются формулировки статей типовых перечней документов с указанием сроков их хранения. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Документы   о   проведении   смотра    оборонно-промышленной│
│безопасности (планы, отчеты, переписка)                         │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Переписка   с  федеральными    государственными   унитарными│
│предприятиями по энергосбережению в промышленности              │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Переписка по участию в деятельности ООН в области энергетики│
│и промышленности                                                │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Переписка  с  Правительством  Москвы  о  представлении жилья│
│работникам Министерства                                         │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Переписка  с  главами  администраций  регионов  по  вопросам│
│экспертизы     предметов    народных    промыслов    признанного│
│художественного достоинства                                     │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Переписка  с  администрацией Челябинской области по вопросам│
│функционирования наукоградов                                    │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│    Например:                                                   │
│                                                                │
│    Годовой  отчет   ЗАО  "Болшевский текстиль"  о  производстве│
│продукции (форма 1-п)                                           │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство или ведомство для продолжения делопроизводства и др. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (Приложение № 23). Сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, сообщает эти данные в отдел архива АД до 1 февраля.

7.2. Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях Министерства.

7.2.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архива АД. Отдел архива проводит проверки правильности формирования дел. Требования отдела архива о порядке формирования и оформления дел являются обязательными для исполнения всеми работниками структурных подразделений Министерства.

7.2.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Подлинники документов необходимо отделять от копий, годовые отчеты от квартальных, утвержденные уставы, правила, положения, инструкции, штатные расписания — от их проектов и переписки по утверждению и т.д. В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе. При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.

7.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Все виды документов подшиваются сверху вниз по номерам и датам. В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Поручения высших органов государственной власти Российской Федерации располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений. К каждому поручению прикладываются документы по исполнению поручений. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по командированию работников Министерства формируются в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы заседаний коллегии Министерства формируются в три дела: протоколы заседаний коллегии Министерства; постановления; документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.). Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы подшиваются отдельно от проектов и должны храниться в делах того года, на (за) который они составлены. Запросы и обращения депутатов Государственной Думы формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов. Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Министерстве (Приложение № 25). Ведение дел гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации». На каждого сотрудника Министерства заводится отдельная папка. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. Лицевые счета (машинограммы) сотрудников Министерства формируются следующим образом. Все машинограммы на определенное лицо подбираются в пределах календарного года и подшиваются в мягкую обложку (микродело), на которой указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение и дата. Затем все микродела систематизируются строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам и подшиваются в самостоятельные дела. Лицевые счета (машинограммы) в сформированном деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу валовой нумерацией в пределах каждого тома. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года. Обращения граждан подшиваются в самостоятельные дела и имеют временный срок хранения.

7.2.6. Дела передаются в отдел архива АД полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов и настоящей Инструкцией.

7.2.7. Временному хранению в Министерстве до передачи в Государственный архив Российской Федерации подлежат дела с постоянным сроком хранения и по личному составу (приказы по личному составу и награждению (поощрению), личные дела, лицевые счета и др.). Руководители структурных подразделений обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего хранения в архиве Министерства. По завершении года сотрудники структурных подразделений Министерства при методической помощи и под контролем отдела архива АД проводят комплекс работ по технической обработке и оформлению дел.

7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение № 26); составление листа-заверителя дела (Приложение № 27); подшивку и переплет дела; оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 28); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.9. Документы постоянного хранения подшиваются на четыре прокола в специальные твердые обложки (выдает архив) или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Личные дела подшиваются на три или четыре прокола в специальные мягкие обложки. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скобки, булавки, скрепки) из документов удаляются. В начале дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, которую необходимо составлять для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание (приказы по основной деятельности, протоколы, уставы, положения и др.). Внутренняя опись составляется также на документы, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

7.2.10. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

7.2.11. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом, не задевая текста документов. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается применение литерной нумерации листов, например: 1, 1а, 1б. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Если обнаружено большое количество ошибок в нумерации листов дела, то проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а также составляется и подшивается в конце дела новая заверительная надпись. Листы внутренней описи проставляются в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс). Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединения новых документов и т.д.) также отмечаются в заверительной надписи.

7.2.12 Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК ФА; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера, например: «Приказы № 1 — 50 Минпромэнерго России по основной деятельности». Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов не оговаривается. Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении лица, на которое заведено дело. Количество листов выносится на обложку из заверительной надписи в деле. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе архива АД чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Обложка дела заполняется черными чернилами или тушью. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать и заверительные надписи не составлять.

7.3. Организация оперативного хранения документов

7.3.1. С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений Министерства и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях в течение трех лет, а затем сдаются в отдел архива АД.

7.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям разрешается с разрешения руководителя подразделения и под расписку. Дела выдаются работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

7.3.3. Выносить служебные дела из здания Министерства категорически запрещается. Сторонним организациям дела и документы, в том числе и в электронном виде, выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по актам. Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Лица, виновные в утрате, порче или самовольном уничтожении служебных документов, несут ответственность в установленном порядке.

7.4. Порядок передачи документов на хранение в отдел архива

7.4.1. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в соответствующие федеральные архивы как часть Архивного фонда Российской Федерации.

7.4.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Минпромэнерго России в составе АД создан отдел архива АД.

7.4.3. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел архива АД включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.5. Экспертиза ценности документов

7.5.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.5.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел архива АД. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется — ЦЭК).

7.5.3. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным руководством Министерства. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством отдела архива АД. Постоянно действующая ЦЭК Министерства и отдел архива АД осуществляют методическое руководство, а также координацию и контроль за проведением экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.

7.5.4. При проведении экспертизы ценности документов проводится отбор документов постоянного хранения и по личному составу, а также документов временного (свыше 10 лет) хранения, для передачи в отдел архива АД Министерства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.5.5. Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании типовых перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение № 29).

7.5.6. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения, после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.5.7. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего центрального аппарата Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт составляется ЦЭК и утверждается Министром в двух экземплярах: первый — передается в отдел архива АД, второй — остается в АД (Приложение № 30). Уничтожение документов в структурных подразделениях без оформления соответствующих актов не допускается. По утвержденному акту о выделении к уничтожению документов и дел сотрудники отдела архива АД по согласованию с отделом материально-технического обеспечения АД Министерства осуществляют прием, погрузку и вывоз документов.

7.5.8. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.5.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Руководители структурных подразделений обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для хранения документов в архиве. Сотрудники структурных подразделений, отвечающие за делопроизводство, обеспечивают проведение всех видов работ, связанных с подготовкой к передаче дел в установленном порядке на хранение в архив Министерства. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела архива АД. По окончании года по этим описям в отдел архива АД передаются дела постоянного хранения и по личному составу полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов и настоящей Инструкцией. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую составляет отдел архива АД и при которой она сдает дела на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

7.5.10. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.5.11. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. Если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел структурного подразделения, то принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в отдел архива АД. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела архива и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел архива АД, второй — остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.6. Подготовка и передача документов на ведомственное хранение

7.6.1. В отдел архива АД Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

7.6.2. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в отдел архива АД не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.6.3. Передача дел в отдел архива АД осуществляется по графику, составленному отделом архива, согласованному с руководителем структурного подразделения и утвержденному руководителем АД.

7.6.4. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в отдел архива АД сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. Дела в отдел архива АД доставляются сотрудниками структурных подразделений по установленным правилам.

7.6.5. Прием каждого дела производится сотрудником отдела архива АД в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела и должностного лица, передавшего дела. Вместе с делами в отдел архива АД передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их в опись дел отдел архива АД оформляет выдачу дел во временное пользование не более чем на шесть месяцев по акту. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение-правопреемник или в отдел архива АД независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, номенклатуре дел и актам приема-передачи дел. Дела с постоянным сроком хранения по завершении установленного срока хранения передаются из отдела архива АД в Государственный архив Российской Федерации.

Согласовано Руководитель Федерального архивного агентства В. П. Козлов 23 ноября 2006 г.

Приложение № 1

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА

Вносится Правительством Российской Федерации

Проект

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

Об архивном деле в Российской Федерации

Глава 1. Общие положения... ... Глава 8. Международное сотрудничество Статья 28. Международное сотрудничество в области архивного дела Органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные...

Президент Российской Федерации

Приложение № 2

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Проект УКАЗ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Об утверждении Положения об Управлении Президента Российской Федерации по внутренней политике

1. Утвердить прилагаемые Положения...

2. Признать утратившим силу...

3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.

 Президент

Российской Федерации И. Фамилия

Москва, Кремль Дата Номер

Приложение № 3

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Проект

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от _________________ г. N _____

МОСКВА

О выкупе в 2004 году у владельцев — граждан Российской Федерации имеющихся у них государственных казначейских обязательств СССР и сертификатов Сберегательного банка СССР, размещенных на территории Российской Федерации до 1 января 1992 г.

В соответствии со статьей 137 Федерального закона «О федеральном бюджете на 2004 год» Правительство Российской Федерации постановляет: Утвердить прилагаемые:

1. Правила выкупа...

2. Размеры средств...

Председатель Правительства Российской Федерации И. Фамилия

Приложение № 4

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ МИНИСТЕРСТВА

               Герб

           МИНИСТЕРСТВО
          ПРОМЫШЛЕННОСТИ
           И ЭНЕРГЕТИКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
      (МИНПРОМЭНЕРГО РОССИИ)

Китайгородский пр., д. 7, Москва, 109074 Тел. (095) 710-52-66, Факс (095) 710-57-22 E-mail: pr@mte.gov.ru http://www.minprom.gov.ru ОКПО 00083463, ОГРН 1047796323123 ИНН/КПП 7705596339/770501001

_______________ N _______________
На N ___________ от _____________



               Герб

           МИНИСТЕРСТВО
          ПРОМЫШЛЕННОСТИ
           И ЭНЕРГЕТИКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
      (МИНПРОМЭНЕРГО РОССИИ)

             МИНИСТР

Китайгородский пр., д. 7, Москва, 109074 Тел. (095) 710-52-66, Факс (095) 710-57-22 E-mail: pr@mte.gov.ru http://www.minprom.gov.ru ОКПО 00083463, ОГРН 1047796323123 ИНН/КПП 7705596339/770501001

_______________ N _______________
На N ___________ от _____________



               Герб

           МИНИСТЕРСТВО
          ПРОМЫШЛЕННОСТИ
           И ЭНЕРГЕТИКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
      (МИНПРОМЭНЕРГО РОССИИ)

       ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Китайгородский пр., д. 7, Москва, 109074 Тел. (095) 710-52-66, Факс (095) 710-57-22 E-mail: pr@mte.gov.ru http://www.minprom.gov.ru ОКПО 00083463, ОГРН 1047796323123 ИНН/КПП 7705596339/770501001

_______________ N _______________
На N ___________ от _____________



               Герб

           МИНИСТЕРСТВО
          ПРОМЫШЛЕННОСТИ
           И ЭНЕРГЕТИКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
      (МИНПРОМЭНЕРГО РОССИИ)

         СТАТС-СЕКРЕТАРЬ
       ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Китайгородский пр., д. 7, Москва, 109074 Тел. (095) 710-52-66, Факс (095) 710-57-22 E-mail: pr@mte.gov.ru http://www.minprom.gov.ru ОКПО 00083463, ОГРН 1047796323123 ИНН/КПП 7705596339/770501001

_______________ N _______________
На N ___________ от _____________



               Герб

           Министерство
    промышленности и энергетики
        Российской Федерации
       (МИНПРОМЭНЕРГО РОССИИ)

    Административный департамент

      Китайгородский пр., д. 7,
           Москва, 109074

           Тел. 710-53-75

  ______________ N ___________
  На N _______________________



                           Герб

         МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ЭНЕРГЕТИКИ
                   РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

   Китайгородский проезд, д. 7, Москва, 109074, Россия.
          Тел. (495) 7104888, Факс (495) 7105150.
     E-mail: pr@mte.gov.ru http://www.minprom.gov.ru

ОКПО 00083463, ОГРН 1047796323123 ИНН/КПП 7705596339/770501001

«__» ______________ 200 г. N _______________

                           Герб

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
             ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                  (Минпромэнерго России)

                          ПРИКАЗ

«__» ______________ 200 г. N _______________

                          Москва



                           Герб

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
             ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                  (Минпромэнерго России)

                         ПРОТОКОЛ

«__» ______________ 200 г. N _______________

                          Москва



                           Герб

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
             ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                  (Минпромэнерго России)

                         ПРОТОКОЛ
                    ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

«__» ______________ 200 г. N _______________

                          Москва

Приложение № 5

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЮТСЯ ОТТИСКИ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ МИНИСТЕРСТВА

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, экспертизы и т.д.). ВЕРБАЛЬНЫЕ НОТЫ. ДОВЕРЕННОСТИ (на ведение дел в судебных органах, на подписание контрактов и т.д.). ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.). ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.). КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. ЛИЦЕНЗИИ. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.). ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, на получение инвалюты, перевод валюты, на импорт и т.д.). ПОЛОЖЕНИЕ о Министерстве. РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк). СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.). СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.). УДОСТОВЕРЕНИЯ. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. И т.п.

Приложение № 6

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА

                           Герб

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
             ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                  (Минпромэнерго России)

                          ПРИКАЗ

«__» ______________ 200 г. N _______________

                          Москва

О Регламенте Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации

Во исполнение Постановлений Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации (далее — Регламент).

2. Директорам департаментов...

3. Руководителям федеральных агентств...

8. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить...

Министр И.О. Фамилия

                                           УТВЕРЖДЕН
                                 приказом Минпромэнерго России
                                 от "__" ________ 200_ г. N __

                      РЕГЛАМЕНТ
        Министерства промышленности и энергетики
                 Российской Федерации

                 I. Общие положения

    1.1.   Настоящий   Регламент   устанавливает   общие   правила
организации  деятельности Министерства промышленности и энергетики

Российской Федерации...

(Далее текст не приводится)

Приложение № 7

                           Герб

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
             ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                  (Минпромэнерго России)

                          ПРИКАЗ

«__» ______________ 200 г. N _______________

                          Москва

Об утверждении состава экспертной комиссии по проведению экспертизы специального технического регламента «О соках и соковой продукции»

На основании статьи 9 Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» приказываю:

1. Утвердить состав экспертной комиссии... согласно приложению. ...

3. Контроль за настоящим приказом возложить...

Министр И.О. Фамилия

Приложение № 8

     МИНИСТЕРСТВО        МИНИСТЕРСТВО         МИНИСТЕРСТВО
    ПРОМЫШЛЕННОСТИ         ФИНАНСОВ          ЭКОНОМИЧЕСКОГО
     И ЭНЕРГЕТИКИ         РОССИЙСКОЙ       РАЗВИТИЯ И ТОРГОВЛИ
 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ     ФЕДЕРАЦИИ        РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минпромэнерго России) (Минфин России)  (Минэкономразвития России)

                          ПРИКАЗ

«__» ____________ 200_ г. N //____

                          Москва

О возмещении из федерального бюджета российским экспортерам промышленной продукции части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным в российских кредитных организациях

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июня 2005 г. № 357 «Об утверждении Правил возмещения из федерального бюджета российским экспортерам промышленной продукции части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным в российских кредитных организациях», приказываем:

1. Возместить из федерального бюджета российским экспортерам промышленной продукции часть затрат на уплату процентов по кредитам, полученным в российских кредитных организациях, по Перечню согласно приложению 1.

Министр промышленности Министр финансов     Министр экономического
и энергетики           Российской Федерации развития и торговли
Российской Федерации                        Российской Федерации

          И.О. Фамилия         И.О. Фамилия           И.О. Фамилия

                                      Приложение N 1
                              к приказу Минпромэнерго России,
                             Минфина России, Минэкономразвития
                                          России
                             от ________ 200_ г. N ___/___/___

                         ПЕРЕЧЕНЬ

российских экспортеров промышленной продукции, часть затрат на уплату процентов по кредитам, полученным в российских кредитных организациях, которых подлежит возмещению из федерального бюджета

Приложение № 9

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ У МИНИСТРА

                           Герб

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
             ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                  (Минпромэнерго России)

                         ПРОТОКОЛ
                        совещания
          у Министра промышленности и энергетики
                   Российской Федерации
                       И.О. ФАМИЛИЯ

«__» _____________ 200 г. N _______________

                          Москва

Присутствовали:

должность                        - И.О. Фамилия

должности                        - И.О. Фамилия,

                               И.О. Фамилия,...

Присутствовали от:

структурных подразделений — И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия ...

          I. О финансовой политике Министерства
        _________________________________________
           (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия,
                    Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

2. Поручить...

Должность И.О. Фамилия

Приложение № 10

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ У ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА

                           Герб

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
             ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                  (Минпромэнерго России)

                         ПРОТОКОЛ
             совещания у заместителя Министра
                       И.О. ФАМИЛИЯ

«__» _____________ 200 г. N _______________

                          Москва

Присутствовали от:

структурных подразделений — И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия ...

   I. О ходе выполнения поручений Президента Российской
      Федерации и Правительства Российской Федерации
   ____________________________________________________
                    (Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

2. Директорам   департаментов   Министерства  и  руководителям

подведомственных федеральных агентств подготовить...

                        II. Разное
         _______________________________________
                    (Фамилия, Фамилия)

Должность И.О. Фамилия

Приложение № 11

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ

                         ПРОТОКОЛ
                 заседания рабочей группы

                          Москва

«__» ______________ 200 г. N _______________

Председательствующий — В.И. Петров. Секретарь — О.Б. Евдокимов. Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы... Доклад заместителя Руководителя Федерального агентства по промышленности

2. О... 1. СЛУШАЛИ: Б.С. Алешина — текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: М.В. Иванов — краткая запись выступления Н.В. Попов — краткая запись выступления РЕШИЛИ:

1.1 Утвердить (поручить, представить...)

1.2... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

2.1...

Председатель                                          И.О. Фамилия
Секретарь                                             И.О. Фамилия

Приложение № 12

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
             ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                  (Минпромэнерго России)

                         ПРОТОКОЛ
                    ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

«__» _______________ 200 г. N _______________

                          Москва

                   Председательствовал
           Министр промышленности и энергетики
                   Российской Федерации
                       И.О. ФАМИЛИЯ

Присутствовали:

члены Коллегии Минпромэнерго России — И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, ... Организации по значимости — И.О. Фамилия

          I. О комплексе мер по развитию лесной
                  промышленности России
      _____________________________________________
      (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

Заслушав и обсудив доклад...

Коллегия постановляет:

1....

Министр промышленности и энергетики Российской Федерации И.О. Фамилия

       Секретарь коллегии

Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации И.О. Фамилия

Приложение № 13

ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ БЛАНКОВ МИНИСТЕРСТВА ПРИ ПОДГОТОВКЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

<*> При переписке между структурными подразделениями Министерства бланки не применяются.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДПИСЫВАЕМЫХ МИНИСТРОМ, ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ МИНИСТРА И РУКОВОДИТЕЛЯМИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

<*> На бланке Министерства, если не высказывается позиция Министерства.

Приложение N 14

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

               Герб

               МИНИСТЕРСТВО             Председателю Правительства
              ПРОМЫШЛЕННОСТИ               Российской Федерации

           И ЭНЕРГЕТИКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                И.О. Фамилия
      (МИНПРОМЭНЕРГО РОССИИ)

              МИНИСТР

Китайгородский пр., д. 7, Москва, 109074 Тел. (095) 710-52-66, Факс (095) 710-57-22 E-mail: pr@mte.gov.ru http://www.minprom.gov.ru ОКПО 00083463, ОГРН 1047796323123 ИНН/КПП 7705596339/770501001

_______________ N _______________
На N ___________ от _____________

О проведении заседания российско-азербайджанской межправительственной комиссии Поручение Правительства Российской Федерации от 10 марта 2005 г. № МФ-П2-1048

                       Уважаемый...!

В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации

Минпромэнерго  России  совместно  с заинтересованными федеральными
органами  исполнительной  власти  рассмотрело...  (далее  текст не

приводится).

                                                  И.О. Фамилия

И.О. Фамилия 710 00 00

Председателю Правительства РФ — 01

               Герб

               МИНИСТЕРСТВО           Заместителю Министра юстиции
              ПРОМЫШЛЕННОСТИ              Российской Федерации

           И ЭНЕРГЕТИКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ               И.О. Фамилия
      (МИНПРОМЭНЕРГО РОССИИ)

       ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Китайгородский пр., д. 7, Москва, 109074 Тел. (095) 710-52-66, Факс (095) 710-57-22 E-mail: pr@mte.gov.ru http://www.minprom.gov.ru ОКПО 00083463, ОГРН 1047796323123 ИНН/КПП 7705596339/770501001

_______________ N _______________
На N ___________ от _____________

О принятии мер по финансовому оздоровлению ОАО «Биомашприбор» Письмо Аппарата Правительства Российской Федерации от 4 мая 2006 г. № П7-10768

                       Уважаемый...!

 Во исполнение указанного письма о принятии необходимых мер по

финансовому оздоровлению ОАО «Биомашприбор» сообщаю... (далее текст не приводится).

                                                  И.О. Фамилия

И.О. Фамилия 710 00 00

Письмо в Аппарат Правительства РФ — 01

Приложение № 15

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

                          Министру промышленности и энергетики
                                  Российской Федерации

                                      И.О. Фамилия

О ходе выполнения контрольных поручений

                       Уважаемый...!

    В соответствии с Вашим поручением  от 21 сентября 2006 г. N 15
докладываю о ходе  выполнения  контрольных  поручений,  данных  по

документам _______________________________________________________

Приложение: на 5 л.

   Руководитель

структурного подразделения И.О. Фамилия

И.О. Фамилия 710 00 00

Приложение № 16

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ПИСЬМА

                                    Москва, 10 марта 2006 года

Уважаемый господин Посол,

Настоящим сообщаю, что _______________________________________

Примите,  господин  Посол,  уверения  в  моем  глубоком  к Вам

уважении.

                                              И. Фамилия
                                              Министр

Господину Я. Кравски
Торговому советнику

Посольства Республики Польша г. Москва

Москва, 10 марта 2006 года

Уважаемый господин Посол,

Настоящим сообщаем, что письмо, полученное нами от Министра торговли и туризма Республики Польша господина Романа Голембевски в отношении продления сроков товарных поставок в рамках выполнения межправительственного соглашения об урегулировании взаимных финансовых обязательств, направлено нами на исполнение по принадлежности в Минфин России. Примите, господин Посол, уверения в моем глубоком к Вам уважении.

                                              И. Фамилия
                                         Директор Департамента

Господину Я. Кравски
Торговому советнику

Посольства Республики Польша г. Москва

Приложение № 17

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОЙ НОТЫ

                                    Москва, 20 марта 2006 года

               Господин Торговый советник,

В связи с Вашим письмом от 19 марта 2006 г. N _____ имею честь

сообщить Вам, что ________________________________________________

Прошу Вас, господин Торговый советник, принять уверения в моем

почтении. С глубоким уважением,

                                             И. Фамилия
                                               Министр

Господину Я. Кравски
Торговому советнику

Посольства Республики Польша г. Москва

                                    Москва, 20 марта 2006 года

               Господин Торговый советник,

В связи с Вашим письмом от 19 марта 2006 г. N _____ имею честь

сообщить Вам, что ________________________________________________

Прошу Вас, господин Торговый советник, принять уверения в моем

почтении. С глубоким уважением,

                                              И. Фамилия
                                         Директор Департамента

Господину Я. Кравски
Торговому советнику

Посольства Республики Польша г. Москва

Приложение № 18

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ВЕРБАЛЬНОЙ НОТЫ

N (пишется от руки)

Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Турецкой Республики и имеет честь подтвердить получение ноты Посольства от 31 марта 2004 г. № 253 и поблагодарить за содержащуюся в ней информацию об изменениях в Правительстве Турецкой Республики. Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации пользуется настоящей возможностью, чтобы возобновить Посольству Турецкой Республики уверения в своем высоком уважении.

                                Москва, "  "         200  года

                                         Место печати

Посольству Турецкой Республики г. Москва

Приложение № 19

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

127994 МОСКВА РАХМАНОВСКИЙ ПЕРЕУЛОК Д 3/25 МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МИНИСТРУ ФАМИЛИЯ

УВАЖАЕМЫЙ... МИНПРОМЭНЕРГО РОССИИ НЕ ИМЕЛО ЗАДОЛЖЕННОСТИ ВЫПЛАТАМ ПОСОБИЙ НОЯБРЯ 2005 ГОДА СВОЕВРЕМЕННО ОСУЩЕСТВЛЯЛО ИХ ТЕКУЩУЮ ВЫПЛАТУ СЧЕТ СРЕДСТВ БЮДЖЕТА МИНИСТЕРСТВА ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ СВЯЗИ ПЕРЕХОДОВ ЯНВАРЯ 2006 ГОДА ФИНАНСИРОВАНИЕ РАСХОДОВ ДЕТСКИМ ПОСОБИЯМ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА ПРИЧИНЕ ОТСУТСТВИЯ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ РЕГУЛИРУЮЩИХ ПОРЯДОК ФИНАНСИРОВАНИЯ СВОЕВРЕМЕННАЯ ВЫПЛАТА ПОСОБИЙ НАШЕМ МИНИСТЕРСТВЕ ПРЕКРАЩЕНА ЧТО СОЗДАНИЕ СОЦИАЛЬНУЮ НАПРЯЖЕННОСТЬ ЦЕЛЯХ СОХРАНЕНИЯ СТАБИЛЬНОЙ СИТУАЦИИ ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОШУ ВАС РЕШИТЬ ВОПРОС МИНИСТЕРСТВОМ ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФИНАНСИРОВАНИЯ ДАННЫХ РАСХОДОВ ФОНДА КОМПЕНСАЦИЙ НЕ ПОЗДНЕЕ 10 ЧИСЛА КАЖДОГО МЕСЯЦА ОБЪЕМЕ МЕСЯЧНОЙ ПОТРЕБНОСТИ РАВНЫМИ ДОЛЯМИ ВЫРАЖАЮ НАДЕЖДУ ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ N... ОТ...

ДОЛЖНОСТЬ ФАМИЛИЯ

Минпромэнерго России 109074, Москва, Китайгородский проезд, 7

Должность Личная подпись И.О. Фамилия

                            Место печати

И.О. Фамилия 710 00 00

Приложение № 20

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Повестки дня заседания коллегии Министерства и материалы к заседаниям.

2. Материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и комиссий Правительства Российской Федерации.

3. Задания и отчеты сотрудников по командировкам.

4. Сводки и справки по контролю исполнения поручений.

5. Поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты.

6. Бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов.

7. Работы научно-исследовательских институтов, присланные для сведения.

8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет).

9. Статистические сборники и информационные справочники.

10. Счета организаций.

11. Образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов иностранных организаций и фирм, международных ярмарок и выставок.

12. Месячные и квартальные бухгалтерские отчеты.

13. Формы статистической отчетности.

14. Бухгалтерские документы по внутренним расчетам.

15. Графики распределения отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков.

16. Сводки о движении личного состава.

17. Извещения об отпусках и командировках.

18. Учебные планы и программы учебных заведений Министерства.

19. Документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.

20. Заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

Приложение № 21

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ МЯГКОЙ ОБЛОЖКИ

                                          Правительство
                                          Российской Федерации

О проекте постановления Правительства Российской Федерации ...

                                            Визы: И.О. Фамилия
                                                  И.О. Фамилия
                                                  И.О. Фамилия
                                                  И.О. Фамилия
                                                  И.О. Фамилия
                                                  И.О. Фамилия

Исполнитель: И.О. Фамилия 710 00 00

Приложение № 22

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ, С УКАЗАНИЕМ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ

Приложение № 23

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Наименование структурного                    УТВЕРЖДАЮ
подразделения                     Руководитель ___________________

                                             (структурное
                              ________________________________

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     подразделение)

00.00.0000    N _____             Подпись              Расшифровка
_____________________                                    подписи

(место составления) Дата На ____________ год

Ответственный за делопроизводство                      Расшифровка
структурного подразделения             Подпись           подписи

Дата

Председатель экспертной комиссии                       Расшифровка
структурного подразделения             Подпись           подписи

СОГЛАСОВАНО

Сотрудник архивного отдела                             Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)         Подпись           подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении

Итоговые сведения переданы в _____________________________________

Наименование должности ответственного                  Расшифровка
за делопроизводство                    Подпись           подписи

Дата

Приложение № 24

ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                        УТВЕРЖДАЮ
 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ          Министр промышленности и энергетики
                                  Российской Федерации

00.00.0000 N _____

_____________________            Подпись               Расшифровка
 (место составления)                                     подписи

                             Дата

На _____________ год

Руководитель Административного департамента            Расшифровка
                                             Подпись     подписи

Дата Виза сотрудника отдела архива (лица, ответственного за архив)

**СОГЛАСОВАНО                       СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК                      Протокол ЭПК федерального архива
от _______________ N _________    от _______________ N ___________

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году в Минпромэнерго России

Итоговые сведения переданы в _______________________

Руководитель Административного департамента Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 25

ФОРМА ОБЛОЖКИ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА МИНИСТЕРСТВА

                             код федерального архива _________
                             код Минпромэнерго России ________

(наименование федерального архива)

               МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ
            И ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

        (наименование структурного подразделения)

                       ЛИЧНОЕ ДЕЛО

                                             _________________
                                                  (дата)

Фонд N _____ На _______ листах Опись N ____ Дело N _____ Хранить 75 л. ЭПК

Приложение № 26

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ______

Итого ____________________________ документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ____________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 27

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Лист-заверитель дела N _____

В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ____________ пропущенные номера _______

• листов внутренней описи ________________________________________

     (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение № 28

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

                             код федерального архива _________
                             код Минпромэнерго России ________

(наименование федерального архива)

               МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И
              ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

        (наименование структурного подразделения)

                 ДЕЛО N _____ ТОМ N _____

      _____________________________________________
                     (заголовок дела)
      _____________________________________________
      _____________________________________________
      _____________________________________________

                                           ___________________
                                                  (дата)

Фонд N ______ На _______ листах Опись N _____ Дело N ______ Хранить постоянно

Приложение № 29

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

         Министерство промышленности и энергетики
                   Российской Федерации

 (наименование федерального органа исполнительной власти)

        (наименование структурного подразделения)

                                        УТВЕРЖДАЮ
                           Наименование должности руководителя
                               структурного подразделения

                           Подпись                 Расшифровка
                                                     подписи

                           Дата

                         ОПИСЬ N

В данную опись внесено ______________________ дел с N ____________ (цифрами и прописью) по N ______________, в том числе литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

                                    Дата

**СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО <2>**
Руководитель Административного      Протокол ЭК структурного
департамента                        подразделения

                                от _____________ N ___________

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и __________________________ регистрационно-контрольных картотек к (цифрами и прописью) документам <3>

Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ________________________ дел и ____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Наименование должности работника архивного отдела Минпромэнерго России Подпись Расшифровка подписи

Дата

<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. <2> При наличии ЭК структурного подразделения. <3> Передаются вместе с делами канцелярии.

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 30

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности АКТ руководителя федерального органа исполнительной власти __________ N __________

_______________________           Подпись              Расшифровка
  (место составления)                                    подписи

о выделении к уничтожению         Дата

документов, не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов

             с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________

                     (название фонда)

Итого ____________________ дел за _________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждения, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ______________ N __)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от ____________ N ___________

Документы в количестве _______________________________________ дел (цифрами и прописью) весом __________________ кг сданы в ______________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от ___________________ N ________________________

Наименование должности работника Минпромэнерго России сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архивного отдела, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

                                      Формат А4 (210 х 297 мм)