Приказ ФТС РФ от 01.03.2012 № 373

«Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 1 марта 2012 г. № 373

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

В соответствии с Приказом ФТС России от 16 мая 2006 г. № 443 «О типовых структурах таможенных органов Российской Федерации», распоряжением ФТС России от 27 июля 2010 г. № 199-р «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке и утверждению типового положения о структурном подразделении таможенного органа» и в целях совершенствования организации документационного обеспечения в таможенных органах приказываю:

1. Утвердить Типовое положение о подразделении документационного обеспечения регионального таможенного управления (Приложение № 1), Типовое положение о подразделении документационного обеспечения таможни (Приложение № 2), Типовое положение о подразделении документационного обеспечения таможенного поста (Приложение № 3).

2. Начальникам таможенных органов в месячный срок обеспечить на основании типовых положений, указанных в пункте 1 настоящего Приказа, разработку положений о соответствующих подразделениях документационного обеспечения таможенных органов, их представление на согласование в подразделение документационного обеспечения вышестоящего таможенного органа и утверждение в соответствии с установленным порядком.

3. Внести в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденную Приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160 (в редакции Приказов ФТС России от 30 марта 2007 г. № 383, от 15 ноября 2007 г. № 1412, от 27 мая 2011 г. № 1095), следующие изменения:

а) в абзаце первом пункта 1.4 исключить слова «- приложение 1»;

б) абзац первый пункта 1.5 изложить в следующей редакции:

«1.5. Задачи, функции, порядок работы ОДО регламентируются положением, разработанным в соответствии с типовым положением о подразделении документационного обеспечения таможенного органа.»;

в) исключить пункт 1.6;

г) исключить приложение 1.

Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

I. Общие положения

1. Подразделение документационного обеспечения (далее — Подразделение) является структурным подразделением регионального таможенного управления (далее — РТУ).

2. Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим Типовым положением.

3. В структуру Подразделения может входить подразделение архивной обработки документов.

При невозможности создания подразделения архивной обработки документов в структуре Подразделения, по решению начальника РТУ, его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц Подразделения.

4. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет Управление делами ФТС России, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, — начальник РТУ.

5. Подразделение возглавляет начальник Подразделения, который непосредственно подчиняется начальнику РТУ.

6. Работа Подразделения строится на основе планов работы РТУ и планов работы Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

План работы Подразделения утверждается начальником РТУ.

7. Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и через подразделения документационного обеспечения таможенных органов, подчиненных РТУ (далее — подчиненные таможенные органы), во взаимодействии с другими структурными подразделениями РТУ.

8. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.

9. При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

10. В РТУ для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

11. Организационно-методическое руководство деятельностью Подразделения по вопросам ведения архива РТУ осуществляет соответствующий государственный (муниципальный) архив.

II. Задачи Подразделения

13. Основными задачами Подразделения являются:

1. обеспечение в РТУ и подчиненных таможенных органах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;

2. разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

3. осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

4. обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности РТУ, их архивное хранение, а также организация работы архива РТУ, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов РТУ и подчиненных таможенных органов;

5. организация методической помощи структурным подразделениям РТУ и подчиненным таможенным органам в работе с документами;

6. обеспечение режима доступа и использования информации;

7. повышение уровня подготовки должностных лиц РТУ и подчиненных таможенных органов по своему направлению деятельности;

8. организация взаимодействия с подчиненными таможенными органами по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;

9. комплектование архива управленческими документами;

10. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата (далее — НСА), использование документов, хранящихся в архиве;

11. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

12. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве РТУ.

III. Функции Подразделения

14. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. организует делопроизводство в РТУ;

2. разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3. принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в РТУ;

4. обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству РТУ;

5. проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству РТУ;

6. оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) РТУ, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними в установленном порядке;

7. осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;

8. обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

9. организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;

10. организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства РТУ по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

11. осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях РТУ;

12. разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;

13. разрабатывает сводную номенклатуру дел РТУ, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях РТУ;

14. организует прием руководством РТУ граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

15. организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;

16. организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК РТУ;

17. осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;

18. организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности РТУ;

19. принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

20. разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

21. составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК РТУ и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

22. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

23. создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;

24. организует использование документов архива (информирует руководство и должностных лиц РТУ о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

25. ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

26. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;

27. оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений РТУ, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

28. своевременно представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

29. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

IV. Права Подразделения

15. Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

1. вносить на рассмотрение начальнику РТУ предложения по вопросам своей деятельности;

2. запрашивать и получать от структурных подразделений РТУ, таможен согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;

3. пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;

4. взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

5. осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях РТУ и в подчиненных таможенных органах, о результатах проверок докладывать начальнику РТУ;

6. запрашивать у руководителей структурных подразделений РТУ и подчиненных таможенных органов информацию, необходимую для выполнения контроля исполнения функций;

7. вносить руководству РТУ предложения о совершенствовании форм и методов работы с документами;

8. возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;

9. привлекать специалистов структурных подразделений РТУ, подчиненных таможенных органов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива;

10. контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях РТУ;

11. пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

V. Заключительные положения

16. Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания РТУ, которое утверждается приказом РТУ.

17. Начальник Подразделения РТУ назначается на должность и освобождается от занимаемой должности по согласованию с Управлением делами ФТС России приказом РТУ. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на заместителя начальника Подразделения или на иное должностное лицо РТУ, назначенное в установленном порядке приказом РТУ.

18. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.

19. Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.

20. Начальник Подразделения:

1. руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;

2. принимает участие в совещаниях, проводимых руководством РТУ при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;

3. распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;

4. участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;

5. создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;

6. вносит начальнику РТУ предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;

7. принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;

8. представляет интересы РТУ в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;

9. пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

21. Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможенного органа.

22. Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных настоящим Типовым положением, кроме специальных (адресных) поручений начальника РТУ, не допускается.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖНИ

I. Общие положения

1. Подразделение документационного обеспечения (далее — Подразделение) является структурным подразделением таможни.

2. Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ и таможни, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим Типовым положением.

3. В структуру Подразделения может входить подразделение архивной обработки документов.

При невозможности создания подразделения архивной обработки документов в структуре Подразделения, по решению начальника таможни его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц Подразделения.

4. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет РТУ, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, — начальник таможни.

5. Подразделение возглавляет начальник Подразделения, который непосредственно подчиняется начальнику таможни.

6. Работа Подразделения строится на основе планов работы РТУ, таможни и Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

План работы Подразделения утверждается начальником таможни.

7. Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и через подразделения документационного обеспечения таможенных постов, подчиненных таможне (далее — подчиненные таможенные посты), во взаимодействии с другими структурными подразделениями таможни.

8. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.

9. При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

10. В таможне для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

11. Организационно-методическое руководство деятельностью Подразделения по вопросам ведения архива таможни осуществляет соответствующий государственный (муниципальный) архив.

12. Подразделение имеет круглую печать с обозначением наименования таможни.

II. Задачи Подразделения

13. Основными задачами Подразделения являются:

1. обеспечение в таможне и подчиненных таможенных постах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;

2. разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

3. осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

4. обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможни, их архивное хранение, а также организация работы архива таможни, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов таможни и подчиненных таможенных постов;

5. организация методической помощи структурным подразделениям таможни и подчиненным таможенным постам в работе с документами;

6. обеспечение режима доступа и использования информации;

7. повышение уровня подготовки должностных лиц таможни и таможенных постов по своему направлению деятельности;

8. организация взаимодействия с подчиненными таможенными постами по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;

9. комплектование архива управленческими документами;

10. учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;

11. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

12. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможни.

III. Функции Подразделения

14. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. организует делопроизводство в таможне;

2. разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3. принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;

4. обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;

5. проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;

6. оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) таможни, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними в установленном порядке;

7. осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;

8. обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

9. организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;

10. организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства таможни по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

11. осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни;

12. разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;

13. разрабатывает сводную номенклатуру дел таможни, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях таможни;

14. организует прием руководством таможни граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

15. организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;

16. организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможни;

17. осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;

18. организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможни;

19. принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

20. разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

21. составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК таможни и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

22. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

23. создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;

24. организует использование документов архива (информирует руководство и должностных лиц таможни о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

25. ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

26. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;

27. оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений таможни, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

28. своевременно представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

29. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

IV. Права Подразделения

15. Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

1. вносить на рассмотрение начальнику таможни предложения по вопросам своей деятельности;

2. запрашивать и получать от структурных подразделений таможни согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;

3. пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;

4. взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

5. осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и в подчиненных таможенных постах, о результатах проверок докладывать начальнику таможни;

6. запрашивать у руководителей структурных подразделений и подчиненных таможенных постов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения документов;

7. вносить руководству таможни предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;

8. возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;

9. привлекать специалистов структурных подразделений таможни, подчиненных таможенных постов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива;

10. контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможни;

11. пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

V. Заключительные положения

16. Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания таможни, которое утверждается приказом таможни.

17. Начальник Подразделения таможни назначается на должность и освобождается от занимаемой должности по согласованию с РТУ приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на заместителя начальника Подразделения или на иное должностное лицо таможни, назначенное в установленном порядке приказом таможни.

18. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.

19. Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.

20. Начальник Подразделения:

1. руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;

2. принимает участие в совещаниях, проводимых руководством таможни при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;

3. распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;

4. участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;

5. создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;

6. вносит начальнику таможни предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;

7. принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;

8. представляет интересы таможни в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;

9. пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

21. Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможни.

22. Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных настоящим Типовым положением, кроме специальных (адресных) поручений начальника таможни, не допускается.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ПОСТА

I. Общие положения

1. Подразделение документационного обеспечения (далее — Подразделение) является структурным подразделением таможенного поста.

2. Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ, таможни, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим Типовым положением.

3. В структуру Подразделения могут входить должностные лица, ответственные за архивную обработку документов.

4. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет таможня, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, — начальник таможенного поста.

5. Подразделение возглавляет начальник Подразделения (отдела, отделения), который непосредственно подчиняется начальнику таможенного поста.

При невозможности создания в структуре таможенного поста отдела (отделения) по решению начальника таможни его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности. В этом случае ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на начальника таможенного поста.

6. Работа Подразделения строится на основе планов работы таможни, таможенного поста и Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

План работы Подразделения утверждается начальником таможенного поста.

7. Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями таможенного поста.

8. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.

9. При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

II. Задачи Подразделения

10. Основными задачами Подразделения являются:

1. обеспечение на таможенном посту организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;

2. осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

3. обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможенного поста;

4. организация методической помощи структурным подразделениям таможенного поста в работе с документами;

5. обеспечение режима доступа и использования информации;

6. повышение уровня подготовки должностных лиц таможенного поста по своему направлению деятельности;

7. организация взаимодействия со структурными подразделениями таможенного поста по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;

8. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного поста.

III. Функции Подразделения

11. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. организует делопроизводство на таможенном посту;

2. принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;

3. обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного поста;

4. проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного поста;

5. оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (распоряжений и др.) таможенного поста, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

6. осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;

7. обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

8. организует и осуществляет изготовление, копирование;

9. организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства таможенного поста по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

10. формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях таможенного поста;

11. организует прием руководством таможенного поста граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

12. организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;

13. организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на уничтожение;

14. организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможенного поста;

15. контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве.

IV. Права Подразделения

12. Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

1. вносить на рассмотрение начальнику таможенного поста предложения по вопросам своей деятельности;

2. запрашивать и получать от структурных подразделений таможенного поста согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;

3. пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;

4. взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

5. запрашивать у руководителей структурных подразделений таможенного поста информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

6. вносить руководству таможенного поста предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;

7. возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;

8. контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможенного поста;

9. пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

V. Заключительные положения

13. Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания таможни, которое утверждается приказом таможни.

14. Начальник Подразделения назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на иное должностное лицо таможенного поста, назначенное в установленном порядке приказом таможни.

15. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.

16. Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.

17. Начальник Подразделения:

1. руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;

2. принимает участие в совещаниях, проводимых руководством таможенного поста при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;

3. распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;

4. участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;

5. создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;

6. вносит начальнику таможенного поста предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;

7. принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;

8. представляет интересы таможенного поста в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;

9. пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

18. Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможенного поста.

19. Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных настоящим Типовым положением, кроме специальных (адресных) поручений начальника таможенного поста, не допускается.

---