Приказ Минприроды РФ от 12.09.1995 № 361

<О Порядке организации контроля за исполнением поручений в Министерстве охраны окружающей среды и природных ресурсов Российской Федерации>

МИНИСТЕРСТВО ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ И ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 12 сентября 1995 г. № 361

В целях улучшения исполнительской дисциплины в центральном аппарате министерства и усиления контроля за выполнением поручений Президента, Правительства Российской Федерации и руководства министерства приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации контроля за исполнением поручений в Министерстве охраны окружающей среды и природных ресурсов Российской Федерации.

2. Заместителям министра, начальникам департаментов и управлений обеспечить неуклонное исполнение правил организации контроля, определенных настоящим Порядком.

3. Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой.

Министр охраны окружающей среды и природных ресурсов Российской Федерации В. И. Данилов-ДАНИЛЬЯН

Приложение к Приказу Минприроды России от 12 сентября 1995 г. № 361

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ В МИНИСТЕРСТВЕ ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ И ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает единую систему организации контроля за сроками и качеством исполнения документов в центральном аппарате министерства.

1.2. Выполнение Порядка организации контроля обязательно для всех сотрудников центрального аппарата.

1.3. Функционирование системы контроля обеспечивается всеми структурными подразделениями министерства при методической помощи и координирующей роли Инспекции по контролю Управления делами.

1.4 Контролю подлежат:

• указы, постановления, распоряжения, поручения высших органов Государственной власти;
• поручения министра;
• поручения, содержащиеся в решениях коллегий, приказах.

2. Распределение функций

2.1. Инспекция по контролю контролирует выполнение поручений, содержащихся в указах и распоряжениях Президента; постановлениях и распоряжениях Правительства; документах, поручения по которым даны непосредственно министром, приказы министерства.

2.2. Заявления и жалобы граждан, поступающие в министерство, выделяются в отдельное делопроизводство и контролируются в Департаменте правового обеспечения, кадров и связей с органами государственной власти и общественными организациями в соответствии с Инструкцией по работе с письмами и заявлениями граждан.

2.3. Выполнение решения коллегии Минприроды России контролируется Инспекцией по контролю.

2.4. Документы, имеющие гриф секретности, контролируются Первым отделом.

2.5. Документы, адресованные заместителям министра, контролируются их секретариатами.

2.6. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений, контролируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

3. Постановка документов на контроль

3.1. Вся входящая корреспонденция, указанная в пункте 1.4 настоящего Порядка, должна докладываться руководству министерства в день поступления, а срочная — незамедлительно.

3.2. Документы, по которым даны контрольные поручения, передаются из общего отдела в Инспекцию по контролю, где определяются ответственные исполнители, сроки решения вопросов (подготовки ответа) или представление предложений согласно резолюции министра.

3.3. В резолюциях должен быть указан конкретный срок исполнения и четко определен ответственный за исполнение поручения.

3.4. Если поручение должно выполняться двумя или несколькими исполнителями совместно и нецелесообразно разделять его на частные задания, то первым указывается основной исполнитель, после него, кто должен быть привлечен в качестве соисполнителей. Такое указание обязывает названных в поручении соисполнителей обеспечить совместно с основным исполнителем своевременное и точное выполнение поручения и налагает на них равную с ним ответственность. Исполнение поручения должно вестись по согласованному между соисполнителями плану, обеспечивающему своевременное выполнение поручения.

3.5. На документах и поручениях руководства министерства, взятых на контроль, ставится отметка о постановке их на контроль.

3.6. Контрольные документы передаются общим отделом в структурные подразделения министерства незамедлительно после рассмотрения этих документов руководством министерства и постановки их на контроль в Инспекции по контролю.

4. Сроки исполнения документов

4.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальные сроки определяются в резолюции руководства министерства или указываются в самом документе. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов высших органов государственной власти:

• поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации — в срок, указанный в поручении, либо не более чем в месячный срок со дня его подписания;
• запрос депутата Государственной Думы — не более, чем в 3-дневный срок;
• предложения и заявления депутатов Государственной Думы в срок не более чем одного месяца, не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно;
• письма, поступившие из других организаций — к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
• телеграммы, требующие срочного решения — до двух дней, остальные — 10 дней;
• подготовка приказов во исполнение документов Правительства Российской Федерации — согласно указанному сроку, но не более 10 дней.

4.2. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителей министерства. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.

4.3. Изменение срока исполнения производится министром или его заместителями, установившими этот срок, при наличии объективных причин. В случае, если руководители структурных подразделений по получении поручения или в ходе его исполнения установят, что оно несмотря на принятые меры, не может быть выполнено в полном объеме или в установленный срок, они обязаны письменно не позднее чем за 7 дней до истечения срока исполнения поручения доложить руководству Минприроды России (тому, кем было установлено задание) о причинах задержки. Если срок исполнения установлен Правительством Российской Федерации, то готовится не позднее чем за 7 дней до истечения срока аргументированное письмо в Правительство Российской Федерации о переносе срока исполнения поручения.

4.4. Обо всех случаях изменения срока исполнения поручения ответственный исполнитель своевременно информирует Инспекцию по контролю Управления делами. Начальник Инспекции визирует докладную записку на имя министра о продлении срока исполнения поручения. Первый экземпляр докладной записки с резолюцией министра остается в деле Инспекции.

4.5. Несвоевременное сообщение руководству министерства о невозможности выполнить поручение в срок является грубейшим нарушением исполнительской дисциплины и в случае срыва исполнения задания в срок влечет за собой соответствующую ответственность.

4.6. Изменение срока исполнения документируется — проставляется новый срок, дата изменения и подпись.

5. Порядок снятия документов с контроля

5.1. Документы снимаются с контроля только после полного решения поставленных в них вопросов. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

5.2. Снять документ с контроля имеет право министр и заместители министра, которые поставили его на контроль, а также начальник Управления делами и начальник Инспекции по контролю.

5.3 Основанием для снятия с контроля отдельного поручения является:

• копия исходящего письма по контрольному документу, которая представляется в Инспекцию Общим отделом для отметки в контрольных карточках;
• докладная записка, представляемая на имя министра руководителем структурного подразделения, отвечающим за выполнение контрольного поручения (завизированная заместителем министра, курирующим данное подразделение). Докладная записка об исполнении того или иного поручения на имя министра визируется курирующим данное подразделение заместителем министра и после рассмотрения министром передается в Инспекцию по контролю.

5.4. Снятие приказа с контроля в целом производится министром по представлению заместителя министра, которому поручен контроль за исполнением данного приказа.

5.5. Поручения, по которым в Инспекцию не поступила в установленный срок информация, считаются неисполненными.

6. Обязанности должностных лиц по осуществлению контроля за исполнением документов

6.1 Заместители министра:

• несут персональную ответственность за качество подготовки и сроки исполнения документов в курируемых ими структурных подразделениях;
• организуют работу подразделений (согласно распределению обязанностей между руководителями Минприроды России) по исполнению поручений законодательных и исполнительных органов власти и министра;
• принимают оперативные меры для обеспечения своевременного исполнения документов, рассматривают состояние выполнения контрольных поручений и в случае необходимости представляют министру предложения о дополнительных мерах, направленных на выполнение заданий, или возбуждают перед министром ходатайства об отсрочках исполнения;
• организуют выезды на место работников министерства, если это требуется для выполнения контрольных поручений;
• регулярно рассматривают вопросы исполнительской дисциплины, контроля и проверки исполнения в курируемых подразделениях министерства, принимают меры, направленные на повышение ответственности работников за порученное дело, своевременное и полное исполнение документов;
• обязывают помощников осуществлять контроль за исполнением поручений.

6.2 Помощники заместителей министра (секретариат заместителей министра):

• принимают из Общего отдела и докладывают в тот же день заместителям министра поступившую на их имя корреспонденцию;
• осуществляют контроль за исполнением поручений, данных заместителю министра министром, и поручений заместителя министра руководителям структурных подразделений, принимают меры по их своевременному исполнению;
• ведут картотеку контрольных документов, куда вносят все сведения о ходе исполнения поручений, докладывают заместителям министра о всех случаях несвоевременного исполнения документов;
• информируют Инспекцию по контролю по всем вопросам исполнения контрольных поручений;
• передают в Инспекцию подписанные или завизированные заместителем министра докладные записки руководителей структурных подразделений о выполнении и снятии с контроля ими поручений или продлении срока их исполнения;
• докладывают заместителям министра еженедельные сводки по исполнению поручений, подготовленные Инспекцией.

6.3 Руководители структурных подразделений:

• несут персональную ответственность за качество подготовки и сроки исполнения документов и поручений в своих подразделениях;
• подготавливают и докладывают руководству министерства докладные записки по исполнению поручений, отчитываются об исполнении контрольных документов;
• рассматривают информацию Инспекции по контролю о состоянии исполнения поручений и принимают меры по их безусловному выполнению;
• предоставляют Инспекции необходимые материалы, связанные с изучением фактического исполнения поручений;
• назначают из числа высококвалифицированных специалистов лиц, на которых возлагается работа по осуществлению предупредительного контроля в подразделении;
• еженедельно на производственных совещаниях рассматривают ход исполнения контрольных поручений и документов;
• привлекают к ответственности работников, виновных в срыве сроков исполнения контрольных документов;
• отсутствие непосредственного исполнителя (командировка, отпуск и т.д.) не снимает с руководителя структурного подразделения ответственность за своевременное и качественное исполнение документов;
• контролируют ход рассмотрения представленных в Правительство Российской Федерации документов и информируют Инспекцию о результатах рассмотрения.

6.4 Работники структурных подразделений, ответственные за ведение контроля за исполнением поручений:

• ведут учет поручений, поступивших на исполнение, по справочно-контрольным картотекам и ежедневно докладывают руководству о состоянии их исполнения;
• в соответствии со сроками информируют Инспекцию по контролю об исполнении поручения или не менее чем за 7 дней о причинах невыполнения и принимаемых мерах;
• контролируют непосредственных исполнителей поручений и докладывают на производственных совещаниях о ходе исполнения документов;
• несут ответственность за своевременную информацию руководства подразделения и Инспекции о состоянии исполнения контрольных поручений;
• докладывают руководству еженедельные сводки по исполнению поручений, подготовленные Инспекцией.

6.5 Непосредственные исполнители контрольных поручений в подразделениях:

• несут личную ответственность за исполнение контрольных документов, порученных им руководством подразделения;
• принимают меры для своевременного исполнения поручений, работают с соисполнителями в подразделениях министерства и других ведомств;
• информируют работника подразделения, ответственного за ведение контроля за исполнением поручений, и Инспекцию о состоянии исполнения контрольных документов;
• докладывают руководителю структурного подразделения о выполнении контрольного поручения, готовят докладные записки о снятии с контроля или продлении срока исполнения.

6.6 Инспекция по контролю:

• осуществляет контроль и проверку исполнения документов и поручений руководства министерства, взятых на контроль, в соответствии с Положением об Инспекции по контролю;
• строит свою работу на основе регистрационных данных контрольных картотек; контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов;
• осуществляет предварительный контроль (проверка хода исполнения до истечения сроков исполнения) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые 10 дней за 7 дней до истечения срока по документам, где сроки исполнения установлены высшими органами государственной власти;
• готовит и рассылает в структурные подразделения и заместителям министра напоминания о сроках исполнения документов на предстоящую неделю (предупредительный контроль);
• получает от помощников заместителей министра и работников, ответственных за контроль в структурных подразделениях, сведения о ходе исполнения поручений и вносит все данные в контрольные карточки;
• еженедельно информирует руководство министерства о состоянии исполнения контрольных документов на основе составления сводок;
• незамедлительно докладывает руководству министерства о срывах сроков исполнения документов, принимает меры по устранению причин невыполнения поручений в установленный срок;
• периодически проводит проверки состояния контроля в структурных подразделениях, оказывает методическую помощь в организации работы по ведению делопроизводства.

Начальник Управления делами Минприроды РФ А. К. Смирнов

---