Приказ Госкомрыболовства России от 16.12.1999 № 358

«Об утверждении Положения о Центральном архиве Государственного комитета Российской Федерации по рыболовству»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РЫБОЛОВСТВУ

ПРИКАЗ

от 16 декабря 1999 г. № 358

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РЫБОЛОВСТВУ

В целях совершенствования организации хранения документов и работы Центрального архива Госкомрыболовства России приказываю:

1. Утвердить по согласованию с Федеральной архивной службой России и ввести в действие Положение о Центральном архиве Государственного комитета Российской Федерации по рыболовству (прилагается).

2. Считать утратившим силу Положение о Центральном архиве Государственного комитета Российской Федерации по рыболовству, утвержденное приказом Комитета от 20.07.94 № 118.

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РЫБОЛОВСТВУ

1. Общие положения

1.1. Документы Государственного комитета Российской Федерации по рыболовству (далее — Комитет), а также подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Положением об Архивном фонде Российской Федерации, хранятся в Центральном архиве Комитета.

1.2. Центральный архив Комитета обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности и оказывает подведомственным ему учреждениям и предприятиям необходимую организационно-методическую помощь в решении этих вопросов. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Комитета.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Комитета несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Центральный архив Комитета входит в состав Отдела делопроизводства и административной работы Управления делами и осуществляет свою работу под руководством начальника отдела.

1.4. В своей работе Центральный архив Комитета руководствуется законодательством Российской Федерации, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами, указаниями руководства Комитета, правилами и другими нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, соответствующего федерального государственного архива и настоящим положением.

1.5. Положение о Центральном архиве Комитета разрабатывается на основании Примерного положения об архиве и утверждается руководством Комитета по согласованию с Федеральной архивной службой России.

1.6. Центральный архив Комитета работает по планам, утверждаемым руководством Комитета и отчитывается перед ним в своей работе.

1.7. Контроль за деятельностью Центрального архива осуществляет руководство Комитета.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью Центрального архива Комитета осуществляет Федеральная архивная служба России или по ее поручению соответствующий федеральный государственный архив.

2. Состав документов архива

В Центральный архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Комитета документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных Комитету, не имеющих правопреемника.

2.4 Служебные и ведомственные издания.

2.5 Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции Центрального архива

3.1 Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Центральном архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Центрального архива на постоянное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Федеральной архивной службой России.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

3.2 В соответствии с возложенными на него задачами Центральный архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Комитета, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим федеральным государственным архивом графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии соответствующего федерального государственного архива и передачи документов Комитета на постоянное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения дел делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Комитета и Экспертно-проверочной комиссии соответствующего федерального государственного архива.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел. Не реже 1 раза в 5 лет организует проверку наличия дел в архиве.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Государственного архива Российской Федерации.

3.2.6 Организует использование документов:

• информирует руководство и работников Комитета о составе и содержании документов Центрального архива;
• выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы, при наличии отдельной комнаты, в помещении Центрального архива;
• исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
• ведет учет использования документов, хранящихся в Центральном архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Центральном архиве, представляет на рассмотрение экспертной службы Комитета описи на дела, подлежащие хранению и акты о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе Центральной экспертной комиссии Комитета.

3.2.8. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.д.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в системе Комитета, а также в подготовке дел к передаче в архив Комитета.

3.2.9. Проводит, совместно с делопроизводственной службой, рассмотрение и согласование номенклатуры дел. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел структурных подразделений центрального аппарата и сводной номенклатуры дел Комитета.

3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и служб делопроизводства Комитета и его системы.

3.2.11. Оказывает методическую помощь в работе архивам, хранящим документы учреждений системы Комитета, обобщает опыт работы ведомственной архивной службы.

3.2.12. Ежегодно представляет в установленном порядке в государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.13. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в соответствующий федеральный государственный архив документы Комитета.

4. Права Центрального архива

Для выполнения возложенных задач и функций Центральный архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комитета.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Комитета сведения, необходимые для работы Центрального архива.

4.3. Рассматривать и согласовывать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела в системе Госкомрыболовства России.

5. Структура и штаты Центрального архива Комитета

5.1. Структура и штаты Центрального архива утверждаются руководством Комитета с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Центральный архив функций.

5.2. Центральный архив возглавляет заведующий. Заведующий назначается и освобождается от должности руководством Комитета. Заведующий несет ответственность за выполнение возложенных на Центральный архив задач и обязанностей.

5.3. Обязанности и ответственность работников Центрального архива Комитета определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

---