Приказ Росархива от 08.10.2004 № 35

(с изм. от 27.11.2008)

«О создании коллегии Федерального архивного агентства»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 8 октября 2004 г. № 35

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.04 № 290 (Собрание законодательства РФ, 21.06.2004, № 25, ст. 2572, п. 6.5), приказываю:

1. Создать в Федеральном архивном агентстве коллегию в количестве 9 человек.

2. Утвердить прилагаемые состав коллегии и Регламент работы коллегии Федерального архивного агентства (приложение № 1 — не приводится, Приложение № 2).

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА

1. В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве (далее — Росархив) для рассмотрения важнейших вопросов деятельности Росархива в агентстве образуется коллегия в составе Руководителя (председателя коллегии), его заместителей (по должности), руководящих работников аппарата Росархива, руководителей федеральных архивов, а также руководящих работников других федеральных органов исполнительной власти, общественных объединений, деятелей науки и культуры. Коллегия является совещательным органом и на своих заседаниях рассматривает вопросы, связанные с осуществлением Росархивом функций по оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, а также руководства подведомственными ему организациями, проверки исполнения решений Росархива, подбора и расстановки кадров, заслушивания отчетов структурных подразделений аппарата и руководителей подведомственных организаций.

2. Организация работы коллегии

2.1. Коллегия работает по утвержденному ею плану, который составляется на полугодие. Предложения к плану представляются структурными подразделениями аппарата Росархива к 5 июня и 5 декабря секретарю коллегии, который осуществляет их сведение. Одновременно с проектом плана секретарь коллегии представляет членам коллегии для рассмотрения информацию о выполнении плана работы за истекшее полугодие.

Внесение изменений в утвержденный план работы коллегии производится по указанию председателя коллегии на основании докладной записки руководителя структурного подразделения аппарата, ответственного за подготовку вопроса, согласованной с заместителем Руководителя Росархива, курирующим работу данного подразделения.

2.2. Заседания коллегии проводятся, как правило, один раз в два месяца. Днем заседания является среда последней недели месяца.

При необходимости проводятся внеочередные, расширенные и выездные заседания, а также совместные заседания с коллегиями других федеральных и региональных органов исполнительной власти, архивных органов стран СНГ, исполнительными органами общественных организаций.

2.3. На рассмотрение коллегии вносятся проекты нормативных правовых актов, разработанных по поручению Минкультуры России, важнейших методических документов, отнесенных к сфере ведения Росархива; вопросы исполнения поручений и постановлений Президента, Правительства Российской Федерации, Минкультуры России; вопросы, предусмотренные планом работы Росархива, внесенные по инициативе структурных подразделений аппарата, комиссий и советов, действующих при нем, архивных органов субъектов Российской Федерации, подведомственных организаций, а также Российского общества историков-архивистов.

2.4. Заседания коллегии проводятся под председательством Руководителя Росархива (в отсутствие Руководителя — лица, его замещающего). Заседания проводятся при условии присутствия на нем не менее половины членов коллегии. Освобождение членов коллегии от участия в заседании допускается с разрешения председателя (или лица, его замещающего).

2.5. Состав коллегии, его изменения утверждаются приказом Руководителя Росархива.

2.6. Коллегия принимает свои решения квалифицированным большинством голосов. Решения коллегии проводятся в жизнь приказами Руководителя Росархива. В случае разногласий между председателем коллегии и ее членами Руководитель Росархива проводит в жизнь свое решение, докладывая о возникших разногласиях Министру культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Члены коллегии, в свою очередь, могут сообщить свое мнение в названное Министерство.

2.7. Для осуществления специализированной профессиональной экспертизы проектов документов и материалов к ним по важнейшим вопросам коллегия привлекает в качестве экспертов специалистов — историков, правоведов, экономистов и др. Назначение экспертов производится решением коллегии.

2.8. Для обеспечения гласности работы коллегии информация о принятых решениях и проекты документов коллегии по важнейшим вопросам, требующим обсуждения в коллективах архивных учреждений, размещаются на сайте «Архивы России», в Информационно-справочной системе архивной отрасли, журнале «Отечественные архивы».

3. Подготовка и проведение заседаний коллегии

3.1. Подготовка вопросов для рассмотрения коллегией осуществляется членами коллегии, руководителями структурных подразделений аппарата и подведомственных организаций. В подготовке вопросов могут участвовать комиссии и советы, действующие при Росархиве. Ответственность за подготовку вопросов для обсуждения несут заместители Руководителя Росархива в соответствии с распределением курируемых ими направлений, а также руководители структурных подразделений Росархива.

3.2. Секретарь коллегии не позднее чем за 8 дней до заседания представляет председателю коллегии на утверждение повестку дня заседания, проекты решений и материалы к ним, список приглашенных на заседание; обеспечивает рассылку указанных документов членам коллегии, приглашенным, Министерству культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации не позднее чем за 4 дня до проведения заседания.

3.3. Кроме членов коллегии на заседания приглашаются руководители структурных подразделений аппарата Росархива, организаций, подведомственных Росархиву, представители заинтересованных органов государственной власти, аппарата Минкультуры России.

Для рассмотрения отдельных вопросов приглашаются специалисты Росархива, непосредственно участвовавшие в подготовке материалов, представители заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, организаций, ЦК отраслевого профсоюза работников госучреждений.

Вызовы иногородним приглашенным готовят структурные подразделения Росархива, ответственные за подготовку вопроса для рассмотрения, за 15 дней до начала заседания коллегии; представителям архивных учреждений г. Москвы, Московской области, министерств, ведомств — за 7 дней.

3.4. Организация и проведение расширенных (или выездных) заседаний коллегии проводится по специальному плану.

Регистрация участников таких заседаний, обобщение критических замечаний и предложений выступающих возлагается на структурное подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения. Хозяйственное обслуживание приглашенных для участия в заседании обеспечивает Общий отдел с режимно-секретной частью Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

3.5. В целях обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии устанавливается следующий регламент:

доклад — до 20 минут

содоклад — до 10 минут

выступления — до 5 минут

справки — до 2 минут.

Вопрос об изменении регламента решается членами коллегии в каждом конкретном случае.

Докладчиками по рассматриваемым вопросам выступают, как правило, руководители и ответственные работники аппарата Росархива, уполномоченные представители заинтересованных органов государственной власти; содокладчиками — должностные лица, возглавлявшие работу по подготовке материалов обсуждаемого вопроса.

4. Порядок представления материалов для рассмотрения

4.1. Проекты решений и материалы к ним представляются секретарю коллегии за 10 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня только с разрешения председателя коллегии.

4.2. Если материалы не могут быть представлены в указанные сроки или отпала необходимость в их обсуждении, лицо, ответственное за подготовку вопроса, до утверждения повестки дня заседания докладывает об этом председателю коллегии и о принятом решении ставит в известность секретаря коллегии.

В тех случаях, когда на рассмотрение коллегии выносятся вопросы, не предусмотренные планом, срок представления материалов, порядок приглашения сторонних участников заседания определяются председателем коллегии.

4.3. Проекты решений коллегии должны содержать в себе анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные, четко, ясно сформулированные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, фамилии ответственных исполнителей, указание на кого возлагается контроль за исполнением решения, и, как правило, не превышать 4 страниц машинописного текста.

4.4. Проекты решений, материалы к ним должны быть согласованы (иметь визы) со всеми заинтересованными структурными подразделениями Росархива. Конкретные замечания, предложения, дополнения лиц, визирующих документы, прилагаются к проектам. Имеющиеся разногласия до внесения решения на обсуждение должны быть рассмотрены заместителем Руководителя Росархива, курирующим данные вопросы, с участием всех заинтересованных представителей. Окончательное решение по неустраненным разногласиям принимает коллегия.

Проекты решений по наиболее важным вопросам, относящимся к сфере ведения Росархива, обсуждаются в аппарате Росархива и коллективах подведомственных организаций.

4.5. Для проектов решений во исполнение документов вышестоящих органов в констатирующей части следует указывать название, автора, дату, номер и заголовок к тексту каждого документа.

Для отдельных проектов решений констатирующая часть в решении может отсутствовать.

На проектах решений, содержащих правовые нормы, необходима виза отдела правовой и кадровой работы Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

4.6 К проекту решения коллегии прилагаются:

• справка структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к обсуждению, содержащая анализ состояния вопроса, информацию о выполнении предыдущих решений коллегии (приказов) по данному вопросу, оценку достигнутых результатов и обоснование предлагаемых в проекте решения мероприятий. Для обеспечения всестороннего освещения вопроса, справки могут готовиться несколькими структурными подразделениями. После заседания справка может быть разослана в качестве официального документа коллегии вместе с решением по данному вопросу. Объем справки не должен, как правило, превышать 6 страниц машинописного текста;
• особые мнения лиц, имеющих замечания по проекту решения;
• список (с указанием фамилии, имени, отчества, места работы и должности) докладчиков, содокладчиков по данному вопросу;
• к проектам решений об утверждении нормативных документов, инструкций и указаний — проекты самих документов и перечень не принятых разработчиками замечаний рецензентов;
• к проектам решений по кадровым вопросам — документы, послужившие основанием для принятия решений (справки-объективки, представления, ходатайства, докладные записки и др.);
• список (с указанием места работы, должности, фамилии, имени, отчества) лиц, которых целесообразно пригласить на заседание.

После согласования с председателем коллегии списка приглашенных и назначения времени обсуждения вопроса, структурное подразделение, вносящее проекты документов для рассмотрения, организует оповещение и встречу приглашенных на заседание.

5. Документирование деятельности коллегии

5.1. Заседания коллегии протоколируются секретарем по форме: слушали — выступили — решили с записью основного содержания и решений по каждому вопросу.

5.2. Совместные заседания коллегии, указанные в п. 1.2, оформляются протоколом в количестве экземпляров по числу участвующих коллегий. Результаты обсуждения фиксируются в виде совместных решений коллегий.

5.3. Решения, принятые между заседаниями коллегии (в опросном порядке), доводятся до сведения членов коллегии на очередном заседании и включаются в протокол этого заседания (прилагаются к протоколу).

5.4. Решения коллегии по каждому пункту повестки дня включаются непосредственно в текст протокола или прилагаются в виде отдельных приложений с записью в тексте протокола: «Решили: (решение прилагается к протоколу)».

5.5. Если число присутствующих на заседании (кроме членов коллегии) не превышает 20-ти, фамилии указываются в протоколе. В остальных случаях список присутствующих составляется отдельно и прилагается к протоколу.

Протокол должен быть подписан председателем коллегии или по его поручению председательствующим на заседании, а также секретарем коллегии не позднее 10 дней после заседания.

5.6. Если проект решения требует доработки по результатам рассмотрения вопроса, доработку решения осуществляет в 5-дневный или иной установленный коллегией срок подразделение, ответственное за подготовку вопроса к обсуждению.

Если решение коллегии оформляется отдельным приложением к протоколу, оно визируется руководителями подразделений, ответственных за подготовку вопроса к обсуждению, заместителем Руководителя Росархива, курирующим данное направление деятельности, после чего подписывается председателем и секретарем коллегии.

5.7. Тиражирование оформленных протоколов заседания коллегии и материалов к ним осуществляет в соответствии с расчетом их рассылки секретарь коллегии. При необходимости секретарь коллегии организует размножение материалов в редакционно-издательском отделе ОЭТО Росархива.

Рассылку протоколов заседаний коллегии и, при необходимости, материалов к ним осуществляет Общий отдел с режимно-секретной частью в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных архивов согласно утвержденному расчету рассылки.

5.8. С согласия руководства Общего отдела с режимно-секретной частью в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных архивов секретарь коллегии формирует, оформляет и хранит у себя дела с оформленными протоколами заседаний коллегии, приложениями и материалами к ним в течение текущего года. Данные дела передаются в Общий отдел с режимно-секретной частью не позднее, чем через месяц после окончания делопроизводственного года.

6. Организация контроля исполнения решений коллегии

6.1. Контроль и организационная работа по выполнению решений коллегии возлагается на заместителей Руководителя Росархива, руководителей структурных подразделений, ответственных за выполнение принятых решений.

6.2. Контроль исполнения принятых решений, поручений коллегии осуществляет секретарь коллегии, который систематически информирует членов коллегии о ходе их выполнения.

6.3. Снятие решений с контроля производится председателем коллегии после представления исполнителями справок о выполнении, а в необходимых случаях после рассмотрения итогов выполнения на коллегии.

6.5 Снятие решения с контроля не означает прекращения его действия.

---