---
title: "Приказ ФМС России от 09.08.2013 N 345"
number: "345"
issuer: "Федеральная миграционная служба"
issued_on: 2013-08-09
status: утратил силу
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-345-2013-fms-rossii-federalnaya"
---

## Приказ ФМС России от 09.08.2013 N 345

# Приказ ФМС России от 09.08.2013 N 345

"Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России"

> [!WARNING]
> Документ утратил силу в связи с изданием Приказа МВД России от 23.09.2019 N 638.


<a id="p100001"></a>**ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА**


## <a id="p100002"></a>ПРИКАЗ

от 9 августа 2013 г. N 345

<a id="p100003"></a>**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ**
**ПАСПОРТА АРХИВА В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФМС РОССИИ**

<a id="p100004"></a>В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной Приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы приказываю:
1. <a id="p100005"></a>Утвердить Методические [рекомендации](#p100015) по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России <1>.

<a id="p100006"></a>

---

<a id="p100007"></a><1> Далее - "Методические рекомендации".

2. <a id="p100008"></a>Руководителям (начальникам) территориальных органов ФМС России:

#### <a id="p100009"></a>2.1 Организовать изучение Методических [рекомендаций](#p100015).

<a id="p100010"></a>2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться Методическими [рекомендациями](#p100015).
3. <a id="p100011"></a>Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам заполнения паспорта архива.
4. <a id="p100012"></a>Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

<div align="right">

<a id="p100013"></a>Вр.и.о. руководителя<br>
**Е.Ю.ЕГОРОВА**

</div>






<div align="right">

<a id="p100014"></a>Утверждены<br>
Приказом ФМС России<br>
от 9 августа 2013 г. N 345

</div>



## <a id="p100015"></a>МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФМС РОССИИ



### 1. <a id="p100016"></a>Общие положения


<a id="p100017"></a>1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива в территориальных органах ФМС России - документа централизованного учета документов территориальных органов ФМС России.
<a id="p100018"></a>1.2. Методические рекомендации разработаны в целях учета архивных документов, находящихся на хранении в системе Федеральной миграционной службы.
<a id="p100019"></a>1.3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы.
<a id="p100020"></a>1.4. Паспорт архива составляется каждым территориальным органом ФМС России ежегодно в двух экземплярах, отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1 декабря отчетного года, а также сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 декабря отчетного года ([Приложения N 1](#p100067), [N 2](#p100081) к Методическим рекомендациям).
<a id="p100021"></a>1.5. Один экземпляр паспорта архива территориальные органы ФМС России представляют в отдел архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России до 30 декабря отчетного года.
<a id="p100022"></a>1.6. Отдел архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России представляет в Федеральное архивное агентство 1 раз в 3 года паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 декабря отчетного года.


### 2. <a id="p100023"></a>Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива


<a id="p100024"></a>2.1. В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в [строке](#p100065) "Кем представляется" указывается полное наименование территориального органа ФМС России.
<a id="p100025"></a>2.2. В [строке](#p100066) "форма собственности отчитывающейся организации" указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ - "федеральная государственная собственность".
<a id="p100026"></a>2.3. Паспорт архива утверждается начальником (руководителем) территориального органа ФМС России и заверяется оттиском печати территориального органа ФМС России.


### 3. <a id="p100027"></a>Заполнение раздела 1 "Общие сведения"


<a id="p100028"></a>3.1. В [строке 101](#p100071) в [графе 1](#p100070) "Количество фондов" указывается количество фондов, хранящихся в архиве территориального органа ФМС России.
<a id="p100029"></a>Если хранятся документы только одного территориального органа ФМС России, то указывается цифра 1.
<a id="p100030"></a>3.2. В [графе 2](#p100070) "Площадь архивохранилища" (кв. м) указывается площадь архивохранилища территориального органа ФМС России в квадратных метрах.
<a id="p100031"></a>Если помещений архивохранилища территориального органа ФМС России несколько, то указывается площадь каждого помещения.
<a id="p100032"></a>При отсутствии специального помещения ставится прочерк и делается запись о месте нахождения архивных документов территориального органа ФМС России (например, в шкафах у специалистов).
<a id="p100033"></a>3.3. В [графе 3](#p100070) "Загруженность архивохранилища в (%)" указывается загруженность архивохранилища территориального органа ФМС России в процентах.
<a id="p100034"></a>Данная [графа](#p100070) заполняется при наличии архивохранилища в территориальном органе ФМС России.
<a id="p100035"></a>Процентный показатель определяется следующим образом: при наличии архивохранилища, оборудованного стеллажами, измеряется длина стеллажной полки и умножается на 60 (среднее количество дел, размещаемое в 2 ряда на одном погонном метре).
<a id="p100036"></a>Полученная цифра - показатель вместимости архивохранилища.
<a id="p100037"></a>Для определения его фактической загруженности в процентах количество дел, находящихся в хранилище, делится на показатель вместимости и умножается на 100.

            Кол-во дел x 100
<a id="p100038"></a>         --------------------- = Загруженность архивохранилища в %.
         Вместимость хранилища


### 4. <a id="p100039"></a>Заполнение раздела 2 "Сведения о документах"


<a id="p100040"></a>В [раздел 2](#p100072) "Сведения о документах" вносятся сведения о документах постоянного хранения и данные о документах по личному составу.
<a id="p100041"></a>4.1. [Графа 1](#p100074) "Всего" [строк 201](#p100075), [202](#p100076).
<a id="p100042"></a>В этих графах указывается количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве территориального органа ФМС России, внесенных и не внесенных в описи.
<a id="p100043"></a>4.2. [Графа 2](#p100074) "Начальная (крайняя) дата" [строки 201](#p100075) "Постоянного хранения" и [строки 202](#p100076) "По личному составу".
<a id="p100044"></a>В этих графах указываются самые ранние годы тех документов, которые хранятся в архиве территориального органа ФМС России.
<a id="p100045"></a>4.3. [Графа 3](#p100074) "Конечная (крайняя) дата" [строки 201](#p100075) "Постоянного хранения" и [строки 202](#p100076) "По личному составу".
<a id="p100046"></a>В данных графах указываются самые поздние годы тех документов, которые хранятся в архиве территориального органа ФМС России.
<a id="p100047"></a>4.4. [Графа 4](#p100074) [строк 201](#p100075), [202](#p100076).
<a id="p100048"></a>В этой графе указывается общее количество дел, описи на которые утверждены (согласованы) ЭПК архивного учреждения.
<a id="p100049"></a>4.5. [Графа 5](#p100074) "Начальная (крайняя) дата" [строки 201](#p100075) "Постоянного хранения" и [строки 202](#p100076) "По личному составу".
<a id="p100050"></a>В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве территориального органа ФМС России и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПК архивного учреждения.
<a id="p100051"></a>4.6. [Графа 6](#p100074) "Конечная (крайняя) дата" [строки 201](#p100075) "Постоянного хранения" и [строки 202](#p100076) "По личному составу".
<a id="p100052"></a>В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПК.
<a id="p100053"></a>4.7. [Графа 7](#p100074) "Хранятся сверх установленного срока" [строки 201](#p100075) "Постоянного хранения" и [строки 202](#p100076) "По личному составу".
<a id="p100054"></a>Заполняется в том случае, если в архиве территориального органа МФС России имеются дела постоянного хранения и дела по личному составу, хранящиеся после истечения срока их депозитарного хранения.
<a id="p100055"></a>4.8. [Графа 8](#p100074) "Образуется в год дел" [строки 201](#p100075) "Постоянного хранения" и [строки 202](#p100076) "По личному составу".
<a id="p100056"></a>Заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел в соответствии с номенклатурой территориального органа ФМС России.


### 5. <a id="p100057"></a>Заполнение раздела 3 "Кадры"


<a id="p100058"></a>В разделе 3 "Кадры" в строке 301 указывается количество штатных работников архива территориального органа ФМС России.
<a id="p100059"></a>Если нет штатного работника территориального органа ФМС России, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк.
<a id="p100060"></a>В правом нижнем углу паспорта архива расположены данные об условиях хранения документов в территориальном органе ФМС России.
<a id="p100061"></a>Они заполняются, если в территориальном органе ФМС России имеется архивохранилище.
<a id="p100062"></a>В случае, когда документы хранятся в структурных подразделениях территориального органа ФМС России, следует подчеркнуть: хранилище - нет.





<div align="right">

<a id="p100063"></a>Приложение N 1<br>
к Методическим рекомендациям

</div>


<a id="p100064"></a>Кому представляется _______________________________________
                            наименование и адрес
___________________________________________________________
                            получателя
<a id="p100065"></a>Кем представляется ________________________________________
                            наименование и адрес
___________________________________________________________
                   отчитывающейся организации
<a id="p100066"></a>___________________________________________________________
      форма собственности отчитывающейся организации

<a id="p100067"></a>                                  ПАСПОРТ
                        архива на 1 декабря 20__ г.

    1. <a id="p100068"></a>Общие сведения


| <a id="p100069"></a>Код строки | Количество фондов | Площадь архивохранилища<br>в кв. метрах | Загруженность архивохранилища в % |
| --- | --- | --- | --- |
| <a id="p100070"></a>А | 1 | 2 | 3 |
| <a id="p100071"></a>101 |  |  |  |


2. <a id="p100072"></a>Сведения о документах


<table>
<colgroup><col width="14%"><col width="9%"><col width="7%"><col width="11%"><col width="10%"><col width="7%"><col width="11%"><col width="10%"><col width="11%"><col width="10%"></colgroup>
<tr><td rowspan="4"><a id="p100073"></a>Показатели</td><td rowspan="4">Код строки</td><td colspan="8">Количество единиц хранения</td></tr>
<tr><td rowspan="3">Всего</td><td colspan="2">Крайние даты</td><td colspan="3">Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения</td><td rowspan="3">Хранятся сверх установленного срока</td><td rowspan="3">Образуется в год дел</td></tr>
<tr><td rowspan="2">Начальная</td><td rowspan="2">Конечная</td><td rowspan="2">Всего</td><td colspan="2">Крайние даты</td></tr>
<tr><td>Начальная</td><td>Конечная</td></tr>
<tr><td><a id="p100074"></a>А</td><td>Б</td><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td><td>8</td></tr>
<tr><td><a id="p100075"></a>Постоянного хранения</td><td>201</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td><a id="p100076"></a>По личному составу</td><td>202</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
</table>


3. <a id="p100077"></a>Кадры


| Код строки | Количество штатных работников |
| --- | --- |
| 301 |  |

<div align="right">

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)<br>Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.<br>Отопление: центральное, печное; отсутствует.<br>Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные;<br>нет.<br>Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют.<br>Сигнализация: пожарная: есть, нет;<br>охранная: есть, нет.<br>Читальный зал: есть, нет.<br>Температурно-влажностный режим: соблюдается,<br>не соблюдается.

</div>


Начальник (руководитель) территориального органа ФМС России
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
         Фамилия и телефон исполнителя





<div align="right">

<a id="p100080"></a>Приложение N 2<br>
к Методическим рекомендациям

</div>


<div align="center">

<a id="p100081"></a>Сведения<br>
об изменениях в составе и объеме фондов<br>
территориального органа ФМС России<br>
по состоянию на 1 декабря 20__ г.

</div>



<table>
<colgroup><col width="5%"><col width="20%"><col width="9%"><col width="12%"><col width="12%"><col width="10%"><col width="9%"><col width="12%"><col width="12%"></colgroup>
<tr><td><a id="p100082"></a>N п/п</td><td>Наименование (заголовок) дела</td><td colspan="4">Постоянного хранения</td><td colspan="3">По личному составу</td></tr>
<tr><td></td><td></td><td>Всего дел</td><td>Внесено дел в описи</td><td>Внесено дел в описи, утвержденные ЭПК</td><td>Всего дел, хранящихся сверх срока</td><td>Всего дел</td><td>Внесено дел в описи</td><td>Внесено дел в описи, согласованные ЭПК</td></tr>
<tr><td><a id="p100083"></a>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td><td>8</td><td>9</td></tr>
</table>




<a id="p100084"></a>

---