Приказ ФМС России от 09.08.2013 № 345
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: Приказ ФМС России от 09.08.2013 N 345. 345. 09.08.2013. https://bukva.ai/docs/prikaz-345-2013-fms-rossii-federalnaya
«Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России»
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Приказа МВД России от 23.09.2019 № 638.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 9 августа 2013 г. № 345
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФМС РОССИИ
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной Приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. № 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы приказываю:
1. Утвердить Методические рекомендации по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России <1>.
<1> Далее — «Методические рекомендации».
2. Руководителям (начальникам) территориальных органов ФМС России:
2.1 Организовать изучение Методических рекомендаций.
2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться Методическими рекомендациями.
3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам заполнения паспорта архива.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя департамента — начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФМС РОССИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива в территориальных органах ФМС России — документа централизованного учета документов территориальных органов ФМС России.
1.2. Методические рекомендации разработаны в целях учета архивных документов, находящихся на хранении в системе Федеральной миграционной службы.
1.3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы.
1.4. Паспорт архива составляется каждым территориальным органом ФМС России ежегодно в двух экземплярах, отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1 декабря отчетного года, а также сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 декабря отчетного года (Приложения № 1, № 2 к Методическим рекомендациям).
1.5. Один экземпляр паспорта архива территориальные органы ФМС России представляют в отдел архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России до 30 декабря отчетного года.
1.6. Отдел архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России представляет в Федеральное архивное агентство 1 раз в 3 года паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 декабря отчетного года.
2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива
2.1. В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кем представляется» указывается полное наименование территориального органа ФМС России.
2.2. В строке «форма собственности отчитывающейся организации» указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ — «федеральная государственная собственность».
2.3. Паспорт архива утверждается начальником (руководителем) территориального органа ФМС России и заверяется оттиском печати территориального органа ФМС России.
3. Заполнение раздела 1 «Общие сведения»
3.1. В строке 101 в графе 1 «Количество фондов» указывается количество фондов, хранящихся в архиве территориального органа ФМС России.
Если хранятся документы только одного территориального органа ФМС России, то указывается цифра 1.
3.2. В графе 2 «Площадь архивохранилища» (кв. м) указывается площадь архивохранилища территориального органа ФМС России в квадратных метрах.
Если помещений архивохранилища территориального органа ФМС России несколько, то указывается площадь каждого помещения.
При отсутствии специального помещения ставится прочерк и делается запись о месте нахождения архивных документов территориального органа ФМС России (например, в шкафах у специалистов).
3.3. В графе 3 «Загруженность архивохранилища в (%)» указывается загруженность архивохранилища территориального органа ФМС России в процентах.
Данная графа заполняется при наличии архивохранилища в территориальном органе ФМС России.
Процентный показатель определяется следующим образом: при наличии архивохранилища, оборудованного стеллажами, измеряется длина стеллажной полки и умножается на 60 (среднее количество дел, размещаемое в 2 ряда на одном погонном метре).
Полученная цифра — показатель вместимости архивохранилища.
Для определения его фактической загруженности в процентах количество дел, находящихся в хранилище, делится на показатель вместимости и умножается на 100.
Кол-во дел x 100
--------------------- = Загруженность архивохранилища в %. Вместимость хранилища
4. Заполнение раздела 2 «Сведения о документах»
В раздел 2 «Сведения о документах» вносятся сведения о документах постоянного хранения и данные о документах по личному составу.
4.1. Графа 1 «Всего» строк 201, 202.
В этих графах указывается количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве территориального органа ФМС России, внесенных и не внесенных в описи.
4.2. Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу».
В этих графах указываются самые ранние годы тех документов, которые хранятся в архиве территориального органа ФМС России.
4.3. Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу».
В данных графах указываются самые поздние годы тех документов, которые хранятся в архиве территориального органа ФМС России.
В этой графе указывается общее количество дел, описи на которые утверждены (согласованы) ЭПК архивного учреждения.
4.5. Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу».
В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве территориального органа ФМС России и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПК архивного учреждения.
4.6. Графа 6 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу».
В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПК.
4.7. Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу».
Заполняется в том случае, если в архиве территориального органа МФС России имеются дела постоянного хранения и дела по личному составу, хранящиеся после истечения срока их депозитарного хранения.
4.8. Графа 8 «Образуется в год дел» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу».
Заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел в соответствии с номенклатурой территориального органа ФМС России.
5. Заполнение раздела 3 «Кадры»
В разделе 3 «Кадры» в строке 301 указывается количество штатных работников архива территориального органа ФМС России.
Если нет штатного работника территориального органа ФМС России, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк.
В правом нижнем углу паспорта архива расположены данные об условиях хранения документов в территориальном органе ФМС России.
Они заполняются, если в территориальном органе ФМС России имеется архивохранилище.
В случае, когда документы хранятся в структурных подразделениях территориального органа ФМС России, следует подчеркнуть: хранилище — нет.
Кому представляется _______________________________________ наименование и адрес
получателя
Кем представляется ________________________________________ наименование и адрес
отчитывающейся организации
___________________________________________________________ форма собственности отчитывающейся организации
ПАСПОРТ архива на 1 декабря 20__ г.
1. <a id="p100068"></a>Общие сведения
| Код строки | Количество фондов | Площадь архивохранилища в кв. метрах |
Загруженность архивохранилища в % |
|---|---|---|---|
| А | 1 | 2 | 3 |
| 101 |
| Код строки | Количество штатных работников |
|---|---|
| 301 |
Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.
Отопление: центральное, печное; отсутствует.
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные;
нет.
Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют.
Сигнализация: пожарная: есть, нет;
охранная: есть, нет.
Читальный зал: есть, нет.
Температурно-влажностный режим: соблюдается,
не соблюдается.
Начальник (руководитель) территориального органа ФМС России
Фамилия и телефон исполнителя
Сведения
об изменениях в составе и объеме фондов
территориального органа ФМС России
по состоянию на 1 декабря 20__ г.