Приказ МВД РФ от 05.09.1995 № 345

«Об утверждении Наставления по архивному делу во внутренних войсках МВД России»

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 5 сентября 1995 г. № 345

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

1. Утвердить согласованное с Росархивом Наставление по архивному делу во внутренних войсках МВД России (прилагается).

2. Заместителю Министра — командующему внутренними войсками МВД России, командующим войсками округов, командирам соединений и воинских частей, начальникам учреждений и военных образовательных учреждений профессионального образования внутренних войск МВД России:

2.1. Организовать изучение утвержденного Наставления с должностными лицами штабов, кадровым составом делопроизводственных служб, членами соответствующих экспертных комиссий.

2.2. В течение I полугодия 1996 года архивное дело во внутренних войсках МВД России привести в соответствие с требованиями Наставления, указанного в пункте 1 настоящего Приказа.

2.3. Обеспечить действенный контроль за комплектованием, хранением, использованием архивных фондов.

3. Ответственность за организацию исполнения настоящего Приказа возложить на заместителя Министра — командующего внутренними войсками МВД России генерал — лейтенанта Романова А.А.

НАСТАВЛЕНИЕ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ ВО ВНУТРЕННИХ ВОЙСКАХ МВД РОССИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящим Наставлением по архивному делу во внутренних войсках МВД России <*> определяются основы организации и ведения архивного дела во внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации <**>: подготовка документов к сдаче в архивы; прием, учет, систематизация, хранение, использование архивных документов; проведение экспертизы ценности архивных документов и порядок их уничтожения.

<*> Далее — Наставление.

<**> Далее — внутренние войска.

1.2. Архивные документы, образовавшиеся и образующиеся при осуществлении деятельности Главного управления командующего внутренними войсками МВД России (ГУКВВ МВД России), управлений округов внутренних войск, соединений, воинских частей, учреждений и военных образовательных учреждений профессионального образования внутренних войск <*>, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являются федеральной собственностью и входят в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

<*> В дальнейшем ГУКВВ МВД России, управления округов внутренних войск, соединения, воинские части, учреждения и военные образовательные учреждения профессионального образования внутренних войск именуются «воинские части», если иное не оговорено в тексте Наставления.

1.3. Архивное дело во внутренних войсках организуется в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными актами МВД России, командующего внутренними войсками МВД России, настоящим Наставлением, а также правилами и методическими рекомендациями Государственной архивной службы России (Росархива).

1.4. Организационно — методическое руководство архивным делом во внутренних войсках осуществляет штаб внутренних войск через центральный архив внутренних войск.

1.5. В воинских частях за организацию учета, хранения, использования документов, качественную подготовку и своевременную их сдачу в архивы отвечают начальники штабов, а в воинских частях, где штабы отсутствуют, — командиры (начальники) воинских частей.

1.6. На архивы управлений округов внутренних войск, соединений, отдельных бригад и военных образовательных учреждений профессионального образования <*> возлагаются следующие задачи:

учет и обеспечение сохранности принятых документов и дел;

оформление принятых дел и составление на них описей;

выдача в установленном порядке во временное или постоянное пользование дел, а также архивных справок, копий и выписок из документов;

участие в проведении экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, уничтожении в установленном порядке архивных документов с истекшими сроками хранения;

контроль за правильностью формирования и оформления дел в делопроизводствах воинских частей и их структурных подразделениях, согласование номенклатуры дел воинских частей;

подготовка и сдача в установленном порядке документов в центральный архив.

<*> Далее — военно — учебные заведения.

В воинских частях, где архивы не создаются, указанные задачи возлагаются на секретные отделения (части), делопроизводственные службы.

1.7. Для хранения архивных документов и работы с ними в воинских частях выделяются помещения, достаточные для приема и хранения дел, отвечающие установленным требованиям оборудования архивохранилищ, правилам пожарной безопасности, нормам температурно — влажностного, санитарно — гигиенического режимов хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.8. Документы Архивного фонда Российской Федерации по истечении установленного срока их хранения на местах сдаются на хранение в центральный архив.

1.9 На центральный архив возлагается:

организационно — методическое руководство архивной работой во внутренних войсках;

разработка нормативных документов по архивному делу во внутренних войсках;

оказание практической помощи воинским частям в организации архивного дела;

прием, хранение, учет и использование архивных документов;

научно — техническая обработка принятых на хранение архивных документов, составление описей;

создание научно — справочного аппарата (исторические справки, тематические обзоры, каталоги, справочники, перечни, картотеки и т.п.);

выдача архивных справок, копий и выписок из документов;

участие в работе по увековечению памяти погибших военнослужащих внутренних войск;

выдача дел (документов) во временное пользование;

участие в проведении экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве, и уничтожении в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;

контроль за организацией и проведением экспертизы ценности документов в воинских частях, подготовкой и сдачей документов в архив;

подготовка заключений по актам воинских частей о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и представление их на рассмотрение Экспертно — проверочной комиссии ГУКВВ МВД России (ЭПК ГУКВВ МВД России);

участие в повышении квалификации лиц, ответственных за ведение архивного дела и делопроизводства в воинских частях по вопросам формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов;

согласование номенклатур дел воинских частей;

разработка перечней документов, образующихся в деятельности внутренних войск, с указанием сроков хранения;

подготовка и сдача документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы и центры хранения документации;

микрофильмирование особо ценных документов с целью создания страхового фонда и сохранности подлинников;

реставрация дел и документов;

ведение научно — исследовательской работы, подготовка документов по истории и наиболее актуальным вопросам служебно — боевой деятельности внутренних войск;

проверка состояния архивного дела и организации документальной части делопроизводства в воинских частях.

1.10 Для выполнения указанных задач центральному архиву предоставляется право:

готовить методические рекомендации и указания воинским частям по организации работы с документами, устранению выявленных недостатков в постановке архивного дела;

осуществлять в установленном порядке переписку с предприятиями, учреждениями, организациями, органами военного управления, воинскими частями по вопросам архивной работы.

1.11. Хранящиеся в архивах документы сохраняются с установленным ранее грифом секретности. Его изменение, рассекречивание документов и дел производятся на основании Закона Российской Федерации «О государственной тайне» и других нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов МВД России.

1.12. Лица, виновные в хищении, утрате или незаконной продаже архивных документов, а также в разглашении содержащихся в архивных документах сведений, составляющих государственную, служебную и иную, охраняемую законом, тайну, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Образование архивных фондов

2.1 Сроки хранения документов в воинских частях и архивах

2.1.1. В архивах внутренних войск хранятся законченные делопроизводством документы ГУКВВ МВД России, управлений округов внутренних войск и соединений, воинских частей, учреждений и военно — учебных заведений.

2.1.2. Сроки хранения документов устанавливаются перечнем документов, образующихся в деятельности внутренних войск, с указанием сроков хранения, утверждаемым Министром внутренних дел Российской Федерации по согласованию с Росархивом Российской Федерации, и исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

2.1.3. В ГУКВВ МВД России дела, книги, журналы, картотеки (далее — дела) по окончании их делопроизводством хранятся один год в секретариате, после чего в установленном порядке сдаются на хранение в центральный архив.

2.1.4. В управлениях округов внутренних войск, соединений, военно — учебных заведениях документы после окончания делопроизводством и годичного хранения в секретариате (секретно — картографическом отделении) сдаются на хранение в архивы округов внутренних войск, соединений, военно — учебных заведений.

2.1.5. Документы воинских частей (бригад, полков, отдельных батальонов, отдельных войсковых и специальных комендатур) после окончания делопроизводством хранятся в секретных частях, секретных отделениях, делопроизводствах.

2.1.6. Документы воинских частей со сроками хранения свыше 10 лет один раз в пять лет сдаются в архивы вышестоящих органов военного управления.

2.1.7. Передача документов воинских частей из центрального архива в соответствующий государственный архив осуществляется в порядке, определенном Соглашением о сроках, условиях хранения и использования Архивного фонда Российской Федерации, заключенным между МВД России и Росархивом 7 июня 1994 г.

2.1.8. В воинских частях, архивах округов внутренних войск, соединений и военно — учебных заведений дела, не подлежащие сдаче в центральный архив, по истечении сроков хранения уничтожаются в порядке, установленном настоящим Наставлением.

2.2 Фондирование документов воинских частей

2.2.1. Документальный фонд воинской части составляет совокупность логически связанных между собой документов, образовавшихся в деятельности воинской части. По отношению к документальному фонду воинская часть является фондообразователем.

2.2.2 Фондообразователю присуще наличие:

приказа на формирование;

действительного или условного наименования;

права издания приказов;

собственного делопроизводства, гербовой печати.

2.2.3 Фондообразователь возникает при:

формировании новой воинской части независимо от того, что под присвоенным номером, действительным или условным наименованием ранее уже существовала воинская часть;

реорганизации воинской части в соединение или соединения в воинскую часть.

2.2.4 Фондообразователь остается прежним при:

переименовании воинской части или частичном изменении ее действительного или условного наименования;

изменении подчиненности в пределах внутренних войск, места дислокации;

реорганизации отдельной роты в отдельный батальон, отдельного батальона в полк, полка в бригаду и наоборот;

изменении возложенных на воинскую часть задач.

2.2.5. Реорганизация двух и более воинских частей в одну влечет за собой прекращение деятельности одного или нескольких фондообразователей.

При расформировании воинской части с передачей ее задач другой воинской части законченные делопроизводством дела включаются в состав документального фонда расформированной воинской части (при этом Боевое знамя, грамота к нему и государственные награды расформированной воинской части сдаются в Центральный музей внутренних войск МВД России), а дела, книги, журналы и т.д., переданные для окончания делопроизводством воинской части — преемнице, включаются в состав документального фонда последней.

3. Подготовка документов к сдаче в архив

3.1 Оформление дел, книг, журналов и картотек

3.1.1. Основным содержанием работы при подготовке документов к сдаче в архив является их оформление, обеспечение сохранности в целях всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

3.1.2 Подготовка документов к сдаче в архив производится в процессе делопроизводства. По завершении года:

проверяется наличие и правильность учета сформированных за год дел в соответствии с номенклатурой дел;

отбираются документы, дела, подлежащие передаче в архив;

выделяются к уничтожению документы и дела с истекшими сроками хранения.

3.1.3. Подготовка к сдаче в архив документов общего делопроизводства проводится кадровым составом секретных частей, а документов служб — кадровым составом соответствующих структурных подразделений.

3.1.4. Дела, книги, журналы, картотеки должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД России, командующего внутренними войсками, регламентирующих порядок ведения делопроизводства и постановку архивного дела в воинских частях.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и с документами по личному составу <*>, подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов, содержащихся в деле, и заверительной надписи дела.

<*> К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, приказы по строевой части, алфавитные книги, журналы, карточки учета личного состава, карточки лицевых счетов на выплату денежного содержания, личные дела военнослужащих, свидетельства о болезни, невостребованные трудовые книжки и другие документы, отражающие учет личного состава.

Дела со сроком хранения до 10 лет включительно могут оформляться частично (не проводится пересистематизация документов в деле, внутренняя опись документов не составляется), но с обязательным соблюдением установленных требований по оформлению секретных дел.

3.1.5. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 — 2 см от корешка в твердую обложку из картона (размером 229 на 324) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При этом все металлические предметы (булавки, скрепки и т.п.) из дел удаляются. Дело должно содержать не более 250 листов, или его толщина не должна превышать 4 см.

3.1.6. Все листы дела, книги, журнала нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, их реквизитов, виз и резолюций на них, черным графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерации подлежат все листы, независимо от их формата, имеющие текст или пометки.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый по изгибу, нумеруется как два самостоятельных листа.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером — каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию (в том случае, когда она соответствует порядковому расположению листов в деле).

3.1.7. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

3.1.8. Все подшитые документы вносятся в опись документов, находящихся в деле, которая подшивается в начале дела. Опись включает в себя номера документов, их краткое содержание и номера соответствующих листов. В ней также указываются сведения об изъятии или включении документов в дело со ссылкой на соответствующий акт.

По окончании дела в конце описи документов, находящихся в деле, указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, количество изъятых или взамен их подшитых листов.

Во внутренней описи делается итоговая запись. Опись документов, находящихся в деле, подписывается лицом, оформившим дело, с указанием должности, воинского звания, фамилии, даты.

3.1.9. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела (Приложение 1).

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела, в книгах (журналах) — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Запрещается заверительную надпись выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Кроме реквизитов, установленных формой заверительной надписи, в случае необходимости в ней указываются:

литерные номера листов и пропущенные номера;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов.

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, воинского звания, фамилии, даты.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи. При ее пересоставлении погашенная надпись сохраняется в деле.

3.1.10 На обложках дел постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2) указываются:

гриф секретности;

наименование воинской части. На обложках дел с секретными документами указывается действительное наименование воинской части, а ниже в скобках — условное наименование. Если в период формирования дела наименование воинской части изменялось, то указываются все наименования. На несекретных делах воинских частей указывается только условное наименование. Использование сокращений при указании действительных (условных) наименований воинских частей не допускается;

наименование структурного подразделения, документы о деятельности которого собраны в деле (например, секретная часть, финансовая служба и т.д.);

номер дела, присвоенный делопроизводством. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов дела и номер данного тома (например: «дело состоит из трех томов. Том 1»), на последующих — номер очередного тома. На обложке последнего тома, кроме того, делается соответствующая отметка (например, том 3, последний);

краткий заголовок дела (книги, журнала), раскрывающий содержание подшитых в дело документов. В заголовках дел с приказами (протоколами и т.д.) указываются, кроме того, крайние номера подшитых документов (например: «Приказы командира полка с № 1 по № 35»). Дела, состоящие из нескольких томов, имеют единый заголовок.

Число, месяц, год начала и окончания дела. При этом в дате начала и окончания дела месяц пишется прописью. Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания — дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа. Для книг учета личного состава датой начала книги считается дата самой ранней записи, а датой окончания — дата самой поздней записи. На обложках дел с планами, отчетами, личными карточками работников воинских частей, карточками лицевых счетов на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы работникам воинских частей, свидетельствами о болезни (историями болезни) разрешается указывать только годы.

Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: «Имеются документы за _________ годы», а при необходимости после заголовка указывается также наименование этих документов;

количество листов в деле, проставленное на основании заверительной надписи дела;

запись о сроке хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел). При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.

На обложке дела оставляется место для двойного архивного штампа (Приложение 2), левая часть которого заполняется в архиве округа внутренних войск, соединения или военно — учебного заведения, а правая — в центральном архиве. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, при этом верхний срез штампа должен быть обращен к середине обложки.

3.1.11. При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, светостойкими чернилами или тушью. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на пишущей машинке. Титульный лист должен наклеиваться с накладкой клея на всю поверхность листа так, чтобы под ним не образовалось воздушных пустот. Использование силикатного канцелярского клея при этом запрещается.

3.1.12. В случае изъятия какого-либо документа из дела вместо него подшивается справка — заместитель на изъятый документ.

Подшитая в дело справка — заместитель на изъятый документ считается за такое же количество листов, какое она замещает. В этом случае нумерация листов в деле и исправление общего количества листов не производятся.

3.1.13. Личные карточки на уволенных (умерших) работников воинской части систематизируются по алфавиту фамилий, имен, отчеств и подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек. На каждое дело составляется внутренняя опись с указанием фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) и номеров листов карточек. Карточки лиц, изменивших в период работы фамилию, вносятся в опись по их прежней и новой фамилиям. В заголовке дела помимо сведений, указанных в пп. 3.1.10 настоящего Наставления, дополнительно указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. При наличии в воинской части небольшого количества карточек разрешается подшивать их в одно дело за несколько лет.

3.1.14. Карточки лицевых счетов на выплату денежного содержания военнослужащим формируются в дела отдельно от карточек заработной платы работников воинской части. При подготовке карточек к сдаче в архив они систематизируются раздельно по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек. Внутренняя опись, заголовок дела оформляются в порядке, указанном в пп. 3.1.8 и 3.1.11 настоящего Наставления.

3.1.15. Карточки заработной платы работников воинской части подшиваются в дела, оформление которых производится в порядке, указанном в пп. 3.1.14 Наставления. При небольшом количестве карточек заработной платы работников воинской части они могут подшиваться в одно дело с карточками лицевых счетов на выплату денежного содержания военнослужащим.

3.1.16. Многотиражные газеты, издаваемые в части, систематизируются по годам, а внутри года — по восходящим номерам (датам) и переплетаются в твердые обложки по размерам газет. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см. Таким же порядком оформляются дела с печатными изданиями (брошюрами, листовками, плакатами и т.д.).

3.1.17. Истории болезней (свидетельства о болезни) подшиваются в дела в алфавитном порядке. На каждое дело составляется внутренняя опись, в которой указываются фамилии, имена и отчества больных, номера листов относящихся к ним документов. Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела года их окончания.

3.1.18. Личные дела высших офицеров, погибших (умерших), военнослужащих, осужденных судом военного трибунала, оформляются в соответствии с правилами их ведения.

При этом в личное дело военнослужащего подшивается выписка из приказа об исключении из списков воинской части, а в личное дело военнослужащего, осужденного судом военного трибунала, кроме того, — копия приговора суда.

В конце личного дела на вшитом чистом листе делается заверительная надпись, в которой помимо сведений, указанных в пп. 3.1.9 Наставления, указываются количество фотокарточек, данные о наличии жетона с личным номером. Запись подписывается лицом, ответственным за ведение личных дел. Например: «В личное дело подшито и пронумеровано 148 (сто сорок восемь) листов. В личном деле три фотокарточки и жетон с личным номером Е-001020. Ответственный исполнитель отдела кадров МО ВВ МВД России старший прапорщик В.А. Гусев. 20.07.93».

3.1.19. Архивное дело — исторический формуляр воинских частей, при подготовке к сдаче в архив, оформляется с учетом следующих особенностей:

перед форзацем вкладывается лист, на котором повторяются записи, предусмотренные для оформления обложки дела;

во все разделы исторического формуляра записываются сведения на день расформирования воинской части со ссылкой на нормативный правовой акт, послуживший основанием для ее расформирования;

документы в каждом разделе нумеруются самостоятельной нумерацией и вносятся во внутреннюю опись. Чистые листы бланков и внутренняя опись не нумеруются. Опись помещается в начале дела;

в конце дела составляется заверительная надпись, в которой указывается итоговое количество документов во всех разделах.

Внутренняя опись и заверительная надпись исторического формуляра подписываются начальником штаба воинской части, а в отдельных воинских частях, где нет начальника штаба, — командиром (начальником) воинской части.

3.1.20. На подготовленные к сдаче в архив дела составляется историческая справка (Приложение 3).

В исторической справке указываются:

в заголовке — все действительные и условные наименования воинской части в период, за который сдаются в архив документы;

в графе 1 — дата приказа МВД России или командующего внутренними войсками о сформировании (переформировании, реорганизации) и других изменениях в структуре, виде деятельности воинской части;

в графе 2 — номера приказов о происшедших структурных изменениях, изменениях в виде деятельности; какие воинские части или кадры явились основой формирования, по каким штатам формировались, переформировывались, переименовывались; расформирование или переформирование двух или более воинских частей в одну, куда переданы Боевое знамя воинской части, государственные награды, личный состав и материальная часть; подчиненность воинской части; места дислокации воинских частей, подразделений <*>, воинское звание, фамилия, имя и отчество командира воинской части; участие воинской части в значительных общественных мероприятиях;

в графе 3 — наименования, адреса архивов, в которые сдавались документы за прошлые годы; факты утраты документов в воинской части;

в графе 4 — при какой воинской части и в какой период личный состав получал денежное довольствие (в случае отсутствия своей финансовой службы); учреждения, осуществляющие медицинское обеспечение личного состава воинской части (с указанием точных почтовых адресов лечебных учреждений).

<*> Для населенных пунктов, расположенных на территории, отнесенной к районам Крайнего Севера, или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, необходимо указывать также и название административного района.

Историческая справка печатается в 3-х экземплярах, подписывается командиром воинской части, начальником штаба, заверяется гербовой печатью с действительным наименованием воинской части. В военно — учебных заведениях исторические справки подписываются начальником училища и начальником учебного отдела, а в отдельных воинских частях, где нет начальников штабов, — командирами (начальниками) воинских частей.

3.2 Составление архивных описей

3.2.1. На дела, отобранные экспертной комиссией воинской части в соответствии с требованиями раздела 5 настоящего Наставления для хранения, в архивах составляются описи дел.

В зависимости от сроков хранения документов составляются самостоятельные описи дел:

на дела постоянного хранения;

на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

на дела временного (до 10 лет) хранения в ГУКВВ МВД России, управлениях округов, соединений;

на личные дела военнослужащих, проходивших военную службу по контракту.

В центральном архиве на документы по личному составу, отобранные для постоянного хранения, составляется отдельная опись.

В бригадах, полках, отдельных батальонах, учреждениях, военно — учебных заведениях на дела временных (до 10 лет) сроков хранения описи не составляются, для них учетно — справочными документами являются номенклатура дел и журнал учета журналов и законченных производством дел.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и дела с несекретными документами включаются в одну опись в зависимости от их сроков хранения.

Описям дел присваивается гриф секретности, соответствующий грифу секретности документов, содержащихся в делах.

3.2.2. Описи печатаются на белой бумаге плотностью 65 — 80 грамм на кв. см формата А-4 (210 x 297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 25 мм для подшивки. Текст печатается на пишущей машинке без помарок, исправлений, с использованием и оборотной стороны листов.

3.2.3. В воинских частях (бригадах, полках, отдельных батальонах, отдельных войсковых и специальных комендатурах) описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения печатаются в 4 экземплярах; в управлениях округов, соединений (дивизий и отдельных бригад), воинских частях, учреждениях, непосредственно подчиненных командующему внутренними войсками, военно — учебных заведениях — в 3 экземплярах. На дела с временными сроками хранения (до 10 лет) описи печатаются в 2 экземплярах.

3.2.4. В опись вносятся дела только одной воинской части (одного фондообразователя).

Опись дел состоит из:

заглавного (титульного) листа (Приложение 4);

оглавления описи (Приложение 5);

списка сокращенных слов (Приложение 6);

описательных статей (Приложения 7, 8, 9);

листа — заверителя (Приложение 10).

3.2.5 На заглавном (титульном) листе (Приложение 4) указываются:

действительное и условное (без сокращений) наименования воинской части, которая вела дела и закончила их делопроизводством.

В случае переименования воинской части указываются все ее действительные и условные наименования, даты их присвоения (изменения);

номер описи дел;

название описи дел;

крайние даты дел, внесенных в опись (если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые имеются документы).

Заглавный (титульный) лист составляется в воинской части при подготовке дел к первой сдаче в архив. Все последующие изменения и дополнения вносятся в центральном архиве.

3.2.6. В оглавлении описи дел (Приложение 5) записываются в хронологическом порядке годовые разделы, структурные подразделения и номера листов описи, на которых расположены записи о них. Дополнения в оглавление вносятся после каждого приема документов в центральном архиве.

3.2.7. Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращенных слов (Приложение 6). Список сокращенных слов составляется при подготовке дел к сдаче в архив, а в последующем, в случае появления новых сокращений, в список сокращенных слов вносятся соответствующие изменения и дополнения.

3.2.8. Описательная статья описи дел (Приложения 7 - 8) представляет собой совокупность сведений о деле, включающую следующие элементы:

порядковый номер дела (с 1 до 9999 включительно);

индекс дела (делопроизводственный, инвентарный учетные номера дела);

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения (для дел временного хранения);

примечание.

3.2.9 Описательные статьи описи на личные дела военнослужащих (Приложение 9) содержат следующие элементы:

порядковый номер дела;

учетный номер личного дела;

фамилию, имя, отчество лица, личное дело которого сдается в архив;

количество листов в деле;

примечание.

3.2.10. Заголовки дел в опись дел вносятся по структурным подразделениям, их нумерация производится в валовом порядке. В случае, если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. При этом в описи дел пишется наименование только первого тома, а наименования остальных томов, размещенных на этой же странице, обозначаются словами «То же». На каждом новом листе описи дел заголовок дела указывается полностью.

Не законченные производством (переходящие) дела вносятся в раздел описи дел по году их заведения и во все последующие разделы описи без указания порядкового номера. В этом случае в графе «Примечание» делается отметка: «См. д. N ___». Порядковые номера по описи делам присваиваются при включении их в опись по окончании делопроизводством. Присвоенные номера дел проставляются в годовых разделах описей, где имеются записи о таких делах.

При достижении в графе 1 описи дел нумерации дел до цифры 9999 составляется новая опись, имеющая тот же порядковый номер.

3.2.11. Внесенные в опись дел заголовки, даты дел, количество листов, сроки хранения должны соответствовать записям на обложках дел.

Графа «Примечание» используется для отметок о выбытии дела (тома), особенностях физического состояния дел и документов и т.п.

Между наименованиями (заголовками) дел в описи оставляется свободное место (межстрочный интервал) не менее 10 мм.

3.2.12. В конце раздела описи дел ниже последней описательной статьи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются общее количество и крайние номера включенных дел, а также особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера).

3.2.13. Лист — заверитель описи дел (Приложение 10) составляется один раз при ее окончании и является ее последним листом. Лист — заверитель содержит заверительную надпись, в которой указывается общее количество листов описательных статей и справочного аппарата, особенности (ошибки), допущенные в нумерации.

3.2.14. Описи дел, подписанные составителем, рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктом 5.1.15 настоящего Наставления, экспертными комиссиями воинских частей.

3.2.15. Описи дел утверждаются командиром воинской части и заверяются гербовой печатью с действительным наименованием воинской части.

4. Сдача и прием документов в архив

4.1. Документы воинских частей сдаются в архивы на основании графика, утверждаемого начальником штаба внутренних войск (округа, соединения).

4.2. В воинских частях все дела, книги, журналы, подлежащие сдаче, в соответствующий архив должны быть сосредоточены в секретных частях и расставлены согласно описям. При приеме дел от структурных подразделений (служб) начальник секретной части обязан проверить правильность оформления, количество листов, наличие заверительных надписей. В документах по личному составу обращается внимание на достоверность имеющихся записей. Вскрытые недостатки устраняются непосредственно структурными подразделениями, ответственными за ведение дел.

4.3. Начальник архива округа внутренних войск (соединения) предварительно, до сдачи документов в архив округа внутренних войск (соединения), проверяет непосредственно в воинских частях качество подготовки дел к сдаче в архив.

При этом проверяется: соответствие заголовка дела содержащимся в нем документам, правильность и законченность оформления дел, качество подшивки или переплета дел.

В целях исключения утрат документов, имеющих научную и практическую ценность, начальник архива обязан просматривать также и дела, выделенные к уничтожению.

4.4. Начальник штаба воинской части незамедлительно принимает меры по устранению недостатков, выявленных начальником архива, и выполнению его предложений при подготовке документов к сдаче в архив.

При отсутствии значащихся по учетам дел проводится административное расследование, в проведении которого принимает участие начальник архива. Если меры, принятые к розыску отсутствующих дел, не дали положительных результатов, заключение административного расследования о причинах отсутствия дел докладывается в вышестоящий штаб. Предварительно заключение административного расследования рассматривается на заседании экспертной комиссии воинской части. Обнаруженные дела включаются в опись дел.

4.5. Способ доставки документов из воинской части в архив округа (соединения) и лица, ответственные за их сохранность при перевозке, определяются начальником штаба округа (соединения). При этом соблюдаются правила и требования, предусмотренные для доставки (пересылки) секретных документов.

4.6. Вместе с документами в архив округа (соединения) предоставляются: описи дел с постоянными и временными (свыше 10 лет) сроками хранения — в 4 экземплярах; описи дел с временными (до 10 лет) сроками хранения — в 2 экземплярах; историческая справка, протоколы заседания экспертной комиссии, заключения по утраченным (поврежденным и т.п.) делам (документам) — по 2 экземпляра каждого документа.

Количество дел, листов перечисленных документов, степень их секретности указываются в сопроводительном письме.

4.7 Начальник архива округа (соединения) при приеме документов обязан:

проверить устранение недостатков, выявленных при предварительном просмотре дел и документов в воинской части, и выполнение предложений;

проверить количество листов в секретных делах;

сверить данные (о заголовке, крайних датах, количестве листов и др.) в описях, на обложке и в заверительной надписи. При обнаружении расхождений начальником архива делаются необходимые исправления, заверяемые печатью «Для справок»;

проставить на последнем листе описей (на всех экземплярах) штамп о приеме дел (Приложение 11) или сделать соответствующую запись.

Подпись начальника архива о приеме дел заверяется гербовой печатью воинской части. Последние экземпляры описей дел возвращаются воинской части — сдатчику.

4.8. В архиве после каждого поступления или выбытия дел вносятся соответствующие изменения в опись дел и составляется новая итоговая запись (Приложение 12), в которой указываются в том числе и основания внесенных изменений. Изменения в итоговой записи вносятся во все имеющиеся в архиве экземпляры описи.

4.9. Способ доставки документов в центральный архив определяет начальник штаба внутренних войск. При этом во всех случаях документы доставляются (пересылаются) с соблюдением правил и требований, предусмотренных для доставки (пересылки) секретных документов.

Ответственность за сохранность документов в пути следования в центральный архив несет сдатчик.

Для сдачи документов в центральный архив воинская часть выделяет ответственных лиц (как правило, начальников секретариатов, секретно — картографических отделений, секретных отделений и начальников архивов).

При сдаче документов в центральный архив вместе с делами по каждому архивному фонду представляются по три экземпляра описей дел и по одному экземпляру исторической справки, протокола экспертной комиссии, заключения по утраченным (поврежденным) делам (документам).

В сопроводительном письме указывается количество дел (в том числе и ранее оставленных в делопроизводстве), листов описей.

4.10. Прием дел в центральный архив производится в специально отведенных рабочих комнатах. Особое внимание уделяется проверке соответствия оформления дел и описей требованиям действующих нормативных правовых актов по ведению делопроизводства и настоящего Наставления.

4.11. Дела и описи, подготовленные с нарушением установленных требований, в центральный архив не принимаются и возвращаются в воинскую часть для доработки.

4.12. На выявленные в ходе приема дела, имеющие физические дефекты, по каждому фонду составляются акты. Первые экземпляры актов подшиваются в дела фондов, а вторые — высылаются в адрес воинской части, сдающей дела. В заверительную надпись дел, имеющих физические дефекты, вносятся соответствующие уточнения.

4.13. В случае отсутствия внесенных в опись дел командир воинской части (сдатчик) организует их розыск. Если розыск отсутствующих дел не дал положительных результатов, данные дела на основании заключения, утвержденного начальником штаба внутренних войск, могут быть сняты с учета. На основании утвержденного заключения в описи дел, передаваемых в центральный архив, делается новая итоговая запись, где указываются количество, номера и основания выбытия дел.

4.14. Дела, пораженные плесенью (насекомыми), подвергаются дезинфекции (дезинсекции) и хранятся отдельно от других дел.

4.15. На обложке каждого дела, принятого от воинских частей, в центральном архиве проставляется штамп (Приложение 2), заполняемый в соответствии с требованиями подпункта 3.1.10 настоящего Наставления.

4.16. По окончании приема дел центральным архивом на последнем листе описи дел проставляется штамп о приеме документов (форма 11). В общее количество принятых дел включаются и сдаваемые дела, ранее оставленные в делопроизводстве. Подписи заверяются гербовой печатью архива.

4.17. Акт о сдаче документов на хранение (Приложения 13) в центральный архив составляется в 2-х экземплярах.

Сдатчику документов (воинской части) высылается по одному экземпляру актов о сдаче дел и описей дел.

4.18. На основании полученных из центрального архива документов, указанных в пункте 4.17 настоящего Наставления, в воинской части в соответствующих учетах делаются отметки о сдаче дел. Историческая справка, описи дел, сданных на хранение в центральный архив, подшиваются в отдельное дело, которое хранится в воинской части постоянно.

4.19. Сдача и прием документов расформированной воинской части осуществляются в архив вышестоящего органа военного управления. Документы, сроки хранения которых истекли, разрешается уничтожать на месте в установленном порядке.

4.20. В особых случаях (чрезвычайные обстоятельства, военное время и т.д.) эвакуация архивных документов проводится порядком, предусмотренным соответствующими планами воинских частей.

4.21. По заявлениям граждан (должностных лиц) центральный архив принимает на хранение документы личного происхождения <*>.

<*> К документам личного происхождения относятся документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Предварительный просмотр документов личного происхождения, их первичная систематизация, составление описи и подготовка заключения соответствующих специалистов о ценности документов могут проводиться по договоренности с владельцем у него на дому или в центральном архиве.

Вопросы приема документов личного происхождения решаются экспертно — проверочной комиссией ГУКВВ МВД России на основании заявления их владельца (Приложение 14). На ее заседании рассматриваются заявление владельца, опись документов личного происхождения, составленная при их первичной разработке, заключение соответствующего специалиста (специалистов) о ценности этих документов.

На хранение в центральный архив документы личного происхождения могут поступать также и в случаях:

безвозмездной передачи документов по договору дарения или по завещанию;

принятия судом или нотариальным органом соответствующего решения;

приобретения центральным архивом документов по договору купли — продажи.

В случае предполагаемой покупки архивом документов личного происхождения на рассмотрение комиссии представляется также проект расценочной описи с указанием денежной оценки документов. Решение, принятое ЭПК ГУКВВ МВД России, доводится владельцу документов официальным письмом.

Прием центральным архивом на хранение документов личного происхождения оформляется актом (Приложение 15). К акту прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (Приложение 16).

5. Экспертиза ценности документов

5.1. Порядок создания, организации работы экспертных и экспертно — проверочных комиссий и проведения экспертизы ценности документов

5.1.1. Экспертиза научной и практической ценности документов — это всестороннее их изучение для определения (оценки) исторического, научного, социального, экономического, политического и культурного значения. Результаты экспертизы являются основанием для отбора документов на хранение или уничтожение.

5.1.2. Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве и выражается в раздельном формировании дел из документов постоянного, длительного и временного хранения, а также своевременной передаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив и уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

5.1.3. Экспертиза ценности документов производится как самостоятельный вид работы, так и в процессе научно — технической обработки фондов или ходе проверки наличия документов и их состояния.

5.1.4. Для экспертизы ценности документов, отбора их для хранения в воинских частях (бригадах, полках, отдельных батальонах, отдельных войсковых и специальных комендатурах), учреждениях и военно — учебных заведениях внутренних войск образуются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания практической помощи подчиненным воинским частям в проведении экспертизы ценности документов в ГУКВВ МВД России, управлениях округов внутренних войск, соединений образуются постоянно действующие экспертно — проверочные комиссии (ЭПК).

5.1.5. ЭПК (ЭК) образуется приказом командира воинской части из числа наиболее компетентных специалистов основных структурных подразделений (служб). В состав ЭПК (ЭК) включаются начальники архива, секретного отделения (части) и представитель органов Государственной архивной службы России (по согласованию). Председателем ЭПК (ЭК) назначается один из заместителей начальника штаба.

Контроль за деятельностью ЭПК (ЭК) возлагается на начальника соответствующего штаба.

ЭПК (ЭК) действует на основании Положения, утверждаемого соответствующим командующим (командиром, начальником).

Основными функциями ЭПК управления округа внутренних войск (соединения) являются:

рассмотрение описей дел, подлежащих сдаче в центральный архив, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России предложений об установлении или изменении сроков хранения документов;

методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК воинских частей;

осуществление контроля за полнотой внесенных в описи дел, рассмотрение описей дел, подлежащих сдаче в архив, обеспечение установленного порядка уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

5.1.6. К проведению экспертизы ценности документов привлекается кадровый состав архивов, делопроизводственных служб.

На основании перечня документов, образующихся в деятельности внутренних войск с указанием сроков хранения, отобранные на хранение и выделенные к уничтожению дела представляются ЭПК (ЭК) воинской части для определения ценности документов. ЭПК (ЭК) рассматривает представленные материалы, заслушивает при необходимости экспертов, консультантов и выносит соответствующее решение. Решение ЭПК (ЭК) оформляется в виде протокола его заседания (Приложение 17).

5.1.7. Экспертиза ценности документов производится путем полистного просмотра и тщательного ознакомления с содержанием и назначением подшитых в дело документов. Не допускается установление ценности документов и определение сроков их хранения по наименованиям (заголовкам) дел (документов).

5.1.8 При оценке документов учитывается:

на постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов, содержание которых наиболее полно характеризует служебную деятельность воинской части;

приказы, указания, директивы и другие документы, отражающие сформирование, преобразования, деятельность и расформирование данной воинской части, отбираются на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;

копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, отбираются для постоянного (временного) хранения только в случае отсутствия их подлинников;

документы, связанные с вхождением воинских частей внутренних войск в состав действующей армии за период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов и за время выполнения правительственных боевых заданий на территории СССР и других государств, подлежат постоянному хранению;

документы, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, подлежат постоянному (временному) хранению (например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, постоянному хранению подлежат полугодовые (квартальные) отчеты, а в случае отсутствия и таковых — месячные отчеты);

в случае отсутствия в фонде воинской части основных документов по учету личного состава, предусмотренных соответствующими нормативными правовыми актами, постоянному (временному) хранению подлежит вспомогательная документация по учету личного состава.

5.1.9 Уничтожению не подлежат документы с истекшими сроками хранения в случае:

наличия на них резолюции и пометок, имеющих историческую, научную, практическую или иную ценность;

использования данных документов в научных целях или в исторических трудах (исследованиях) при наличии соответствующей отметки в листе использования документов.

5.1.10. Срок хранения дела определяется по максимальному сроку хранения документов, подшитых в дело.

Дело может быть выделено к уничтожению только при том условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

При обнаружении в делах с временными сроками хранения документов постоянного хранения последние из дел изымаются и формируются в новое дело.

5.1.11. О выделении документов из дел делаются соответствующие отметки в графе «Примечание» журнала учета журналов, картотек и законченных производством дел (например: «Из дела, инвентарный № 25, изъяты документы постоянного хранения на 42 листах (листы № 8 — 49) и подшиты в дело № 59. Основание: Протокол экспертной комиссии воинской части 3333 № 1 от 17 мая 1994 г. Начальник секретной части В.И. Петров»).

Новое дело берется на учет по этому журналу за очередным порядковым инвентарным номером. Делопроизводственный номер на деле в данном случае не проставляется.

5.2 Порядок уничтожения документов

5.2.1 Во внутренних войсках устанавливаются определенные правила уничтожения архивных документов:

архивные документы могут быть уничтожены только после истечения их сроков хранения и проведения экспертизы их ценности;

документы с временными (до 10 лет) сроками хранения уничтожаются после утверждения сдаточных описей на дела постоянного, длительного хранения и письменного разрешения ЭПК вышестоящего органа военного управления;

дела, книги, журналы, картотеки со сроками хранения до 1 года и приходно — расходные документы, при условии завершения ревизии, могут быть уничтожены на основании решения ЭПК (ЭК) воинских частей;

при расформировании, слиянии фондообразователя дела с истекшими сроками хранения уничтожаются с соблюдением вышеуказанных правил и после обязательной проверки их кадровым составом архива;

документы временных сроков хранения, находящиеся в центральном архиве, уничтожаются с разрешения ЭПК ГУКВВ МВД России и согласия Российского государственного военного архива.

5.2.2. На дела, отобранные в ходе экспертизы к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению (Приложение 18).

В акте о выделении к уничтожению дел указывается условное наименование воинской части.

В случае включения в акт о выделении к уничтожению дел, из которых изъяты документы, в нем указываются номера, наименования изъятых документов и места их нахождения.

5.2.3. Акт о выделении к уничтожению дел подписывается членами ЭПК (ЭК) и утверждается командиром воинской части. Второй экземпляр акта высылается на рассмотрение ЭПК (ЭК) вышестоящего органа военного управления.

Поступившие из воинской части акты о выделении к уничтожению дел изучаются начальником архива (при необходимости с выездом в воинскую часть). Заключение о результатах проверки докладывается на заседании ЭПК управления округа внутренних войск (соединения).

Выписка из протокола ЭПК начальником штаба округа внутренних войск (соединения) направляется в воинскую часть.

5.2.4. В центральном архиве акт на отобранные к уничтожению документы подписывается лицами, производившими отбор документов. Акт утверждается начальником центрального архива и представляется на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России.

5.2.5. Документы, отобранные к уничтожению, уничтожаются в установленном порядке в случае получения положительного заключения соответствующей ЭПК (ЭК).

5.2.6. Уничтожение дел, включенных в акт о выделении к уничтожению дел, производится в присутствии членов ЭПК (ЭК) воинской части путем механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях или иным путем, исключающим утрату документов или утечку содержащихся в них сведений. Дела с документами, имеющими гриф «особой важности», уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части в отопительных или специальных пожоговых печах с соблюдением установленных правил.

Дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.

Запрещается использовать листы из дел, подлежащих уничтожению, в качестве черновиков, для прокладок конвертов, хозяйственных и иных нужд.

5.2.7. Доставка документов и дел к месту их уничтожения за пределы воинской части производится в крытых автомашинах, в опечатанной таре, в сопровождении вооруженной охраны.

Оставлять документы без охраны, а также перерабатывать (сжигать) их в присутствии посторонних лиц запрещается.

После окончания переработки (сжигания) документов все присутствовавшие члены ЭК (ЭПК) воинской части подписывают акт об уничтожении дел (Приложение 18).

5.2.8. По окончании уничтожения дел в описях дел и книгах учета на основании актов о выделении к уничтожению дел производится отметка об их уничтожении, а в архивах соответствующие отметки делаются, кроме того, в листах фондов и книгах учета поступивших и выбывших дел.

5.2.9 Акты на уничтоженные дела, выписки из протоколов экспертных комиссий подшиваются:

в воинских частях — в специальное дело с актами на уничтоженные дела;

в архивах — в дела фондов.

5.2.10. Внесение каких-либо исправлений (вычеркивания, дописки) в акты на уничтожение документов не разрешается. В исключительных случаях (например, ошибки грамматические, арифметические) исправления оговариваются и заверяются подписями членов комиссии.

6. Учет документов и описей в архивах

6.1. Учет документов в архивах ведется по фондам, коллекциям, а в пределах фонда — по единицам хранения (делам).

Архивный фонд является учетной и классификационной единицей документов воинской части, принятой на хранение. Действительное и условное наименования воинской части одновременно являются названием ее архивного фонда.

В архивах ведется следующая основная учетная документация:

описи дел (Приложения 7 - 9);

книга учета архивных фондов (Приложение 19);

книга учета описей (Приложение 20);

книга учета поступивших и выбывших дел (Приложение 21) <*>;

лист фонда (Приложение 22);

паспорт архива по форме, предусмотренной для архивов в системе МВД России.

<*> В центральном архиве указанная книга ведется также в каждом архивохранилище хранителями архивных фондов.

6.2. Порядковый номер по книге учета описей, за которым зарегистрирована опись, является ее номером.

При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается.

Описи дел в архивах не подшиваются, а хранятся отдельно по каждому фонду в папках с клапанами и завязками.

Законченная опись поэкземплярно переплетается (подшивается) в твердую обложку.

6.3. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются все документы, относящиеся к фонду: историческая справка, акты о приеме и сдаче дел, справки о движении документов, старые листы фондов после их пересоставления, акты, выписки из протоколов об уничтожении архивных документов, акты проверок наличия и состояния документов, протоколы экспертизы и другие документы, характеризующие этот фонд. Акты и другие документы об изменении состава и объема фонда подшиваются в дело только с отметкой о внесении соответствующих изменений во все учетные документы.

Делу фонда присваивается номер, который архивный фонд получил по книге учета архивных фондов (Приложение 19). При передаче описей и документов всего фонда передается и дело фонда.

6.4. В целях организации и обеспечения всех видов архивных работ в центральном архиве создается комплекс архивных справочников и учетных документов, составляющих систему научно — справочного аппарата архива, в которую входят: описи дел, исторические справки, листы фондов, постеллажные и пофондовые топографические указатели, картотеки, перечни и другие справочники информационного характера.

6.5. Справочники научно — справочного аппарата, а также журналы учета архива регистрируются в установленном порядке.

6.6. Паспорт архива высылается центральным архивом в ГИЦ МВД России в устанавливаемые сроки.

Ежегодно справка о составе и движении архивных фондов (Приложение 23) представляется:

штабами соединений, бригад, полков, отдельных батальонов, отдельных войсковых и специальных комендатур к 1 ноября — по подчиненности;

воинскими частями и учреждениями непосредственного подчинения командующему внутренними войсками, военно — учебными заведениями, штабами округов внутренних войск к 1 января — в центральный архив.

7. Обеспечение сохранности документов в архивах

7.1 Основные требования к помещениям

7.1.1 Комплекс работ по обеспечению сохранности документов в архивах включает в себя:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах и их топографирование;

соблюдение установленного порядка выдачи дел из архива;

учет документов, проверка их наличия и состояния;

определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;

физико — химическое обеспечение сохранности документов.

7.1.2 Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением для архива помещений, отвечающих установленным требованиям, и проведением их планово — предупредительного ремонта;

оборудованием помещения архива средствами противопожарной защиты, тушения пожаров и охранно — пожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

созданием оптимального температурно — влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно — гигиенических мероприятий.

7.1.3. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание, помещение, оборудованное для хранения документов. Архивохранилище отделяется от других частей здания противопожарными стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов.

Хранилища должны быть удалены от:

промышленных предприятий, выделяющих пыль и агрессивные газы (хлор, сернистый газ, окислы азота и иные), на расстояния, не менее установленных санитарными нормами;

объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, — в соответствии с требованиями строительных норм и правил;

лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

7.1.4. Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление для архива следующих помещений:

архивохранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

помещения для работы исследователей (читальный зал);

рабочих комнат для кадрового состава архива.

Рабочие комнаты и помещения для исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений архивохранилищ.

7.1.5. Помещения архивохранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищены от затопления и иметь запасный выход. В них не допускается проводка газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Трубы немагистрального характера изолируются специальными защитными приспособлениями, исключающими проникновение выбросов из них в архивохранилище.

7.1.6. Двери архивохранилища обиваются металлическим листом и оборудуются прочными запорами. На окна, расположение которых не исключает доступ в хранилище извне, устанавливаются откидные металлические решетки (ставни) с замками.

7.1.7. Пригодность помещения для хранения архивных документов определяется комиссией, которая назначается командиром воинской части.

7.2 Противопожарный режим

7.2.1. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Хранилища должны быть размещены в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

7.2.2. В целях обеспечения пожарной безопасности архивохранилища оборудуются охранно — пожарной сигнализацией, первичными средствами тушения пожаров, противопожарным водоснабжением, деревянные стеллажи обрабатываются огнезащитными составами.

Основными огнетушащими средствами для архивохранилищ являются углекислотные или порошковые огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного огнетушителя на каждые 50 кв. м площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. В необходимых случаях архивохранилища оборудуются системами автоматического газового пожаротушения.

7.2.3. Пожарные краны устанавливаются вне архивохранилища. Каждый пожарный кран должен быть укомплектован пожарным рукавом и пожарным стволом, длина которых позволяла бы их использовать в любом месте архивохранилища.

7.2.4. В архиве (а в центральном архиве — и в каждом архивохранилище) на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара или другого стихийного бедствия.

7.2.5. В архивах, где численность кадрового состава позволяет, создаются внештатные пожарные расчеты. В центральном архиве в состав внештатного пожарного расчета включается весь кадровый состав архива, с которым периодически, но не реже одного раза в полугодие, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

7.2.6 В архивохранилищах запрещается:

отделка стен, потолков сгораемыми материалами;

курение;

применение электронагревательных приборов;

хранение легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

7.2.7. В архивохранилищах допускается воздушное или водяное отопление низкого давления. Установка в архивохранилищах любых отопительных печей запрещается.

7.3 Электрооборудование и световой режим

7.3.1. В помещениях архивохранилищ прокладывается скрытая электропроводка (допускается электропроводка в газовых трубах), применяется полугерметическая осветительная арматура, используются светильники, электрощиты и распределительные устройства закрытого типа.

Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются вне архивохранилищ. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.

В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники ставятся на удалении от коробок с документами не менее чем на 50 см. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники оборудуются защитными стеклянными колпаками и сетками.

7.3.2. При наличии в архивохранилище естественного освещения не допускается попадание на документы прямых солнечных лучей.

7.3.3 Защита документов от разрушающего действия света обеспечивается:

хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

применением на окнах светорассеивающих стекол, штор и жалюзи.

7.3.4. Мероприятия, указанные в пп. 7.3.3 настоящего Наставления, по защите архивных документов от разрушающего действия естественного света должны предусматриваться во всех помещениях, где проводится работа с документами.

7.4 Температурно — влажностный режим

7.4.1. Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в архивохранилищах устанавливается оптимальный температурно — влажностный режим: от +14 °C до +20 °C, влажность воздуха — от 50% до 65%.

В целях обеспечения установленного в абзаце первом настоящей статьи температурно — влажностного режима помещения архивохранилищ, в случае необходимости, оборудуются дополнительными источниками увлажнения воздуха или дополнительными приборами для просушивания помещений.

7.4.2. Контрольно — измерительные приборы устанавливаются в каждом архивохранилище в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Проверка измерительных приборов проводится не реже одного раза в квартал с обязательной их регулировкой, а при необходимости — заменой неисправных приборов.

В архивохранилищах температура и влажность воздуха измеряются не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 24). В них также отражаются и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

7.5 Физико — химическая сохранность документов

7.5.1. Помещения архива (архивохранилища) должны содержаться в чистоте, исключающей накопление пыли, а также возможность появления насекомых или грызунов.

7.5.2 Защита документов (дел) от пыли достигается:

обеспечением максимально возможной герметичности помещений архивохранилищ;

оборудованием вентиляционной системы фильтрами, очищающими воздух от пыли;

периодическим проведением обеспыливания коробок с документами, стеллажей и помещений архивохранилищ;

протиранием не реже одного раза в месяц полов, плинтусов, подоконников, стеллажей, коробок растворами разрешенных к применению в архивохранилищах препаратов;

слежением за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;

окрашиванием нижней части стены архивохранилища (на 2/3 высоты) масляной краской, а верхней — клеевой.

7.5.3. При обнаружении в архивохранилищах насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к организации и проведению дезинсекционных и дератизационных мероприятий.

Для обработки архивохранилищ используются только препараты, разрешенные к применению и обеспечивающие физико — химическую сохранность документов.

7.5.4. При обнаружении в архивохранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, осуществляется дезинфекция пораженных дел (документов) и помещений архивохранилища. Пораженные плесенью дела и документы изолируются при этом от других дел и документов.

Стеллажи, на которых находились пораженные плесенью документы, и прилегающие к этим стеллажам стены протираются растворами препаратов, разрешенных к применению, а затем просушиваются.

7.5.5. На выявленные документы с физическими дефектами основы или текста (утрата частей документа, разрывы и др.) по каждому фонду составляется акт, в котором указываются виды специальной обработки, которой должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, копирование, фотореставрация и другие), и порядок осуществления необходимых мер. После проведения обработки документа и устранения выявленных физических дефектов акт с соответствующими отметками подшивается в дело фонда.

7.5.6. Радиоактивное заражение архивных документов, уровень заражения до и после дезактивации устанавливается и контролируется специальными службами при участии начальника архива.

Архивные документы, зараженные радиоактивными веществами, подлежат дезактивации методом обеспыливания с применением пылесосов, оснащенных набором сменных пылесборников (матерчатых или бумажных).

Дела (документы), подвергнутые дезактивации, запаиваются в полиэтиленовую пленку и хранятся затем определенное время в режиме консервации в специально выделенных помещениях хранилищ.

7.6 Оборудование архивохранилищ и размещение в них архивных дел

7.6.1. Архивохранилища оборудуются, как правило, стационарными металлическими стеллажами.

Для хранения учетных документов особой важности и совершенно секретных дел используются металлические шкафы и сейфы. При большом объеме таких документов для их хранения выделяются отдельные изолированные помещения (архивохранилища), в которых они могут храниться на открытых стеллажах.

7.6.2. В архивохранилищах с естественным освещением стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилищах без окон стеллажи устанавливаются с учетом особенностей помещений.

Стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих норм их размещения:

ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — не менее 120 см;

ширина проходов между стеллажами — не менее 75 см;

расстояние между стеной и стеллажами — не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;

удаление от источника тепла — не менее 60 см;

расстояние между полками по высоте — не менее 40 см;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа — не менее 20 см.

7.6.3 Размещение в архивохранилищах дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:

создания оптимальных условий для хранения документов;

ежегодного движения дел (прием и передача дел);

оперативного использования документов.

Все поступающие в архив документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в картонных коробках (180 x 350 x 245 мм) в горизонтальном положении в один или два ряда. В отдельных случаях (при наличии нестандартных дел) допускается вертикальное хранение дел.

7.6.4. Размещение коробок на полках стеллажей и плотность их заполнения делами должны обеспечивать свободное, без усилий, перемещение коробок, выемку и вложение дел.

Между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки оставляется зазор не менее 3 см для обеспечения циркуляции воздуха.

7.6.5. К коробкам приклеиваются ярлыки (Приложение 25), в которых указываются: номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, вложенных в данную коробку. Коробки нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках и других местах, не предназначенных для этих целей.

7.6.6. При возникновении стихийных бедствий (наводнения, землетрясения, и т.д.), пожара принимаются меры по спасению и охране документов.

Для определения физического состояния документов и проверки их наличия приказом командира воинской части назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, составляемым в произвольной форме.

7.6.7. Случаи утраты, порчи, гибели документов рассматриваются как происшествия, о чем немедленно докладывается в установленном порядке.

7.7 Топографирование

7.7.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. Помещения нумеруются буквенными индексами, а стеллажи, шкафы, полки — арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах — по шкафам сверху — вниз и слева — направо. Номера проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

7.7.2. В целях закрепления места хранения дел (документов) и наиболее быстрого их нахождения в архиве составляются постеллажные топографические указатели (Приложение 26) и пофондовые топографические указатели (Приложение 27).

7.7.3. Постеллажные топографические указатели (Приложение 26) составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения архива. Пофондовый топографический указатель (Приложение 27) составляется на архив (архивохранилище).

7.7.4. В случае изменения места размещения дел и документов в топографические указатели вносятся соответствующие изменения и дополнения.

7.8 Транспортировка и перемещение документов

7.8.1. При транспортировке и перемещении дел и документов должно быть обеспечено соблюдение мер, обеспечивающих их сохранность.

За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде. При транспортировке документы помещают в портфели, чемоданы или упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики или другую тару.

7.9 Порядок допуска в архивохранилища

7.9.1. Архивохранилища являются режимными помещениями. Допуск в архивохранилище осуществляется в установленном порядке.

7.9.2 Порядок допуска в архивохранилище устанавливается:

в управлении округа, соединения — начальником соответствующего штаба;

в военно — учебном заведении — начальником военно — учебного заведения;

в центральном архиве — начальником центрального архива.

7.10 Проверка наличия и состояния дел

7.10.1. В целях установления фактического наличия дел (документов) и их физического состояния не реже одного раза в пять лет проводится проверка архивных фондов воинских частей.

Проверка наличия и состояния дел (документов) осуществляется также:

перед передачей их на постоянное хранение в государственные архивы;

после перемещения дел (документов) в другое помещение;

после происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел (документов), или доступа в хранилища посторонних лиц;

при смене командующего (командира), начальника штаба округа, соединения, начальника военно — учебного заведения, начальника архива (архивохранилища).

7.10.2. Проверка наличия и состояния дел проводится комиссией, назначенной приказом командира воинской части.

7.10.3. Проверка наличия и состояния дел (документов) проводится путем сверки описательных статей описи с заголовками и другими записями, имеющимися на обложке дела.

Физическое состояние дел (документов) определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (Приложение 28), затем в акте проверки (Приложение 29).

Делать в процессе проверки наличия и состояния дел (документов) какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

7.10.4. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри архива (в структурных подразделениях воинской части), проверяются на общих основаниях. Дела, выданные в установленном порядке во временное пользование по описям и актам выдачи, считаются имеющимися в наличии.

7.10.5. Акт о результатах проверки наличия и состояния дел (документов) утверждается командиром воинской части. К акту о результатах проверки прилагаются акты проверки (Приложение 29) по каждому фонду отдельно.

На основании актов проверки наличия и состояния дел в учетные документы вносятся необходимые изменения.

7.10.6. Обнаруженные неучтенные дела после проверки вносятся в соответствующую опись.

7.10.7. В случае обнаружения недостачи дел организуется их розыск. Данные о разыскиваемых делах вносятся в книгу учета недостающих дел (Приложение 30).

7.10.8. Найденные в результате розыска дела (документы) подкладываются на места, а в книге учета недостающих дел делается запись: «Найдено и подложено в фонд».

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В книге учета недостающих дел указываются даты, номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.

7.10.9. По фактам недостачи или неисправимого повреждения дел проводится административное расследование. На такие дела составляются соответствующие акты (Приложения 31, 32), которые вместе с заключением административного расследования представляются на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России.

Разрешение на их списание с учета дает начальник штаба внутренних войск на основании заключения ЭПК ГУКВВ МВД России.

7.10.10. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения в учетные документы архива всех необходимых изменений и дополнений.

8. Использование архивных документов

8.1 Порядок выдачи дел и документов для использования

8.1.1. Архивные документы внутренних войск используются в научных, политических, служебных, воспитательных, историко — культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Основными формами использования документов архивов внутренних войск являются: информирование командования воинских частей и исполнение их запросов; просветительско — пропагандистская работа; исполнение запросов социально — правового характера; предоставление документов для исследования.

8.1.2. Командиры воинских частей, а также граждане, использующие документы внутренних войск, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

8.1.3. Разрешение на работу с документами, хранящимися в центральном архиве, архивах округа, соединения, военно — учебного заведения, дают соответственно начальник центрального архива, командующий войсками округа, командир соединения, начальник военно — учебного заведения внутренних войск.

8.1.4. Архивы информируют командование воинских частей, заинтересованные учреждения о составе и содержании документальных фондов. Информирование осуществляется путем периодического составления информационных писем, справок — ориентировок, тематических обзоров и т.п.

8.1.5. Ознакомление общественности с материалами архивов осуществляется путем опубликования их в средствах массовой информации, организации выставок документов, посвященных истории и деятельности внутренних войск.

Тематика, содержание статей, передач, выставок разрабатываются ЭК (ЭПК) и утверждаются руководителем соответствующего органа военного управления.

8.1.6 Документальные материалы архива выдаются:

для служебных целей;

для научно — исследовательской работы.

Во временное пользование вне архива материалы выдаются в установленном порядке структурным подразделениям (службам) ГУКВВ МВД России, управлений округов, соединений, воинским частям, учреждениям внутренних войск.

8.1.7. Дела, выданные исследователям, исполнителям, должны быть возвращены в хранилище в течение рабочего дня.

8.1.8. Во временное пользование дела выдаются только по письменным запросам и на срок, не превышающий 3-х месяцев <*>.

<*> Порядок хранения секретных архивных дел в ГУКВВ МВД России, округах, соединениях, военно — учебных заведениях, воинских частях внутренних войск устанавливается нормативными актами, регламентирующими режим секретности во внутренних войсках.

8.1.9. Разрешение на выдачу дел во временное пользование дает в округе, соединении соответствующий начальник штаба, в военно — учебном заведении — начальник учебного отдела.

В структурные подразделения ГУКВВ МВД России дела выдаются на основании письма, подписанного начальником соответствующего управления, самостоятельного отдела и начальником секретариата ГУКВВ МВД России.

8.1.10. Пользователи архивных документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение установленных настоящим Наставлением правил использования архивных документов.

Начальник архива или назначенные им должностные лица имеют право контролировать состояние выданных дел, порядок их хранения пользователями.

8.1.11 Выдача из архива дел для использования оформляется следующими документами:

требованиями на выдачу дел (Приложение 33);

актами о выдаче дел во временное пользование вне пределов архива (Приложение 34);

заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т.д.

Выдаваемые дела регистрируются в книге выдачи дел из хранилища (Приложение 35).

Начальник архива (архивохранилища) контролирует своевременность возвращения дел. В случае задержки возврата незамедлительно начальник архива (архивохранилища) принимает меры для возврата дел и докладывает своему непосредственному начальнику.

8.1.12. Акт о выдаче дел во временное пользование (Приложение 34) составляется в 2-х экземплярах (один остается в архиве, другой выдается получателю).

Акт подписывается начальником архива, начальником архивохранилища (или лицом, отвечающим за хранение дел) и представителем получателя.

После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации получателя, другой хранится в деле фонда в архиве, выдавшем дела.

8.1.13. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.

Заказ оформляется в архиве в 2-х экземплярах по форме, аналогичной акту о выдаче дел во временное пользование.

8.1.14. Перед выдачей дел работником архивохранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилище проверяются также нумерация листов и состояние документов.

8.1.15. Каждое выдаваемое из архивохранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования документов (Приложение 36).

8.1.16. При выдаче дел на место выдаваемого дела в архивохранилище помещается отдельный для каждого дела лист — заместитель (Приложение 37).

8.1.17. Запрещается передача дел, отдельных документов в постоянное пользование учреждениям, организациям. В исключительных случаях по мотивированному требованию суда, прокуратуры, следственного органа из фондов центрального архива, округа внутренних войск, соединения, воинской части могут быть изъяты отдельные документы и переданы указанным органам. О произведенном изъятии составляется акт, а в дело на место выданного документа помещается его копия. На ней, а также во внутренней описи и в заверительной надписи дела делается отметка о дате, основании изъятия документа и месте его хранения. Акт подшивается в дело фонда.

8.1.18. Находящиеся в документальных фондах паспорта, военные билеты, орденские книжки и другие личные документы могут выдаваться по требованию их владельца или его наследников в установленном порядке.

8.1.19. Дела, возвращаемые после использования, при наличии возможности проверяются в присутствии лица, возвращающего эти документы.

При обнаружении недостачи, повреждений дел или документов в них установленным порядком проводится административное расследование и составляется в произвольной форме акт в 2-х экземплярах, один из которых предъявляется руководителю органа, использовавшего документы, второй подшивается в дело фонда.

8.2 Организация работы исследователей в архивах

8.2.1. Допуск исследователей к работе с архивными документами производится на основании письменных отношений (предписаний) воинских частей, учреждений и организаций, в которых указываются цель исследования, виды документов, которые подлежат исследованию, их хронологические рамки и желательный срок работы в архиве.

К отношениям (предписаниям) прилагаются утвержденные краткие планы — проспекты научно — исследовательских работ (диссертаций, дипломных работ, монографий, публикаций).

8.2.2. Исследователь, прибывший для работы с документами, обязан иметь, кроме отношения (предписания) на работу с архивными документами, удостоверение личности (паспорт) и при необходимости справку по соответствующей форме о том, что он допущен к работе с секретными документами.

На каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются отношение (предписание), анкета (Приложение 38), требования на выдачу дел (Приложение 33), заказы на копирование документов и т.п.

8.2.3. Работа исследователей с документами производится в отдельном, специально оборудованном, помещении (читальном зале).

Архивные документы выдаются по требованиям (Приложение 33), составленным лично исследователями. Требования составляются на основании описей дел. Исследователям выдаются описи только тех фондов, к документам которых они допущены. В требования включаются дела, содержащие документы воинских частей, указанных в предписании. В требование включаются дела одного фонда.

8.2.4. Документы личного происхождения используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. Исследователям документы личного происхождения выдаются только с разрешения лица, передавшего их в архив, или его законных наследников.

8.2.5. Запрещается выдавать исследователям документы, содержащие сведения, затрагивающие охраняемые законом права граждан на личную и семейную тайну.

8.2.6. Одновременно у исследователя может находиться в пользовании не более 10 дел.

8.2.7. Оформленные дела выдаются исследователям только после их полистной проверки. Особое внимание при выдаче дел обращается на наличие и физическое состояние имеющегося в делах иллюстрированного материала.

Выдача исследователям непроверенных, неоформленных и находящихся в ветхом состоянии дел запрещается.

8.2.8. Дела выдаются исследователям под расписку в книге выдачи дел из хранилища (Приложение 35).

Получая дела, исследователи должны проверить их состояние в присутствии лица, выдающего дела.

8.2.9. В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

8.2.10. В целях обеспечения сохранности и правильного использования архивных документов всем работающим с ними запрещается:

подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами ручки, карандаши и т.п., делать проколы листов, смачивать документы при перелистывании;

снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через копировальную бумагу или другой прозрачный материал (кальку);

выносить за пределы читального зала архивные документы и справочную литературу;

оставлять дела на столах при выходе из читального зала;

передавать документы другим лицам.

8.2.11. Исследователи могут делать выписки из документов только по теме исследования. В обязательном порядке после каждой записи должна быть сделана ссылка на источники: номер фонда, описи, дела и листа или выходные данные и страницы официальных изданий.

8.2.12. Для хранения секретных архивных документов и секретных рабочих тетрадей за исследователем на время его работы в архиве закрепляется металлический шкаф. При отсутствии такой возможности исследователь при каждом оставлении читального зала обязан сдавать просматриваемые документы в архивохранилище (или лицу, выдавшему дела).

Обращение с секретными документами производится в соответствии с установленными требованиями по соблюдению режима секретности при работе с документами. Выписка из секретных архивных документов и справочной литературы, содержащей сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, исследователями производится только в оформленных и учтенных в архиве рабочих тетрадях. О характере использования документов архивного дела исследователи производят соответствующие записи в листе использования документов (Приложение 36). Правильность заполнения этого листа проверяет лицо, принимающее дела от исследователя.

8.2.13. Лица, ответственные за хранение секретных дел (документов), имеют право проверять содержание выписок, сделанных исследователями из документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну.

Рабочая тетрадь с секретными сведениями высылается в адрес воинской части, учреждения, организации, указанной в предписании.

8.3 Выдача архивных справок, копий и выписок

8.3.1. Центральный архив и архивы округов внутренних войск, соединений, военно — учебных заведений по запросам граждан, воинских частей, учреждений, общественных и религиозных объединений и организаций выдают (высылают) архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки из документов.

8.3.2. Архивная справка — официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов по существу запроса.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), относящихся к предмету заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»).

При отсутствии документов по запрашиваемому вопросу архивная справка может быть выдана на основании имеющихся печатных материалов в случае содержания в них необходимых сведений, архивные справки составляются на служебном бланке с обозначением названия документа «Архивная справка». В архивной справке излагаются имеющиеся по запросу в документах сведения. В справке указываются также названия документов, их даты и номера. При этом изложение дается, как правило, в хронологической последовательности событий.

Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименование воинской части в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращений.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номер фонда, описей, дел и листов).

К архивной справке могут прилагаться заверенные копии архивных документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

8.3.3. Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного документа.

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

На архивных копиях (выписках), изготовленных фото- и электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать — на обороте последнего листа документа.

Содержание архивной копии (выписки) документа должно отвечать вопросу заявления.

Архивная копия и архивная выписка составляются на служебном бланке с обозначением названий «Архивная копия», «Архивная выписка».

8.3.4. Подготовленная архивная справка (копия или выписка) сверяется с документами, на основании которых она составлена, и подписывается (заверяется):

в центральном архиве — начальником архива и начальником сектора, наводившим справку;

в архиве округа внутренних войск (соединения) — начальником штаба и начальником архива. Второй экземпляр архивной справки (копии, выписки), остающийся в деле, заверяется исполнителем.

8.3.5. Гражданам могут выдаваться архивные справки по вопросам социально — правового характера, касающимся их самих, близких родственников и лиц, находящихся на их иждивении или под опекой.

Архивные справки (копии, выписки) при высылке (выдаче) их гражданам, а также в адрес органов социального обеспечения удостоверяются гербовой печатью.

Архивные справки (копии, выписки) со сведениями, составляющими государственную и иную, охраняемую законом, тайну, выдаются только по запросам учреждения.

8.3.6. При несовпадении отдельных биографических данных в архивных документах с запрашиваемыми сведениями, наличии в подлинных документах отдельных слов и выражений, вызывающих сомнения в их достоверности, в архивной справке (машинописной копии, выписке) должна делаться оговорка: «Так в документе». Таким же образом оговариваются отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов и т.п.

8.3.7. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на служебном бланке архива, в котором сообщается об отсутствии документов и даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их порчи, уничтожения или утраты, может быть заверено гербовой печатью.

При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (учреждения) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.

Запросы, оформленные с нарушением установленных правил их составления и адресования, архивами не исполняются и возвращаются в адрес инициатора запроса.

При личном посещении архива гражданином принимавшее его лицо необходимые сведения записывает в журнал учета посетителей.

8.3.8. Архивные справки социально — правового характера по заявлениям граждан иностранных государств вместе с письмом заявителя архивами направляются в адрес консульского отдела МИД России (по территориальности) республик, краев, областей для переоформления и дальнейшего направления заявителя через МИД России.

9. Микрофильмирование и электрофотокопирование документов

9.1 Микрофильмирование документов во внутренних войсках производится на основании планов работы в целях:

создания страховых копий уникальных и особо ценных документов для образования страхового фонда архива;

изготовления комплекта копий особо ценных документов для фонда пользования;

расширения возможностей использования документов путем создания тематических микрофильмов.

В центральном архиве при необходимости может производиться микрофильмирование документов с временными сроками хранения в целях высвобождения площадей для размещения документов постоянного срока хранения. Подлинники документов временного хранения, с которых сняты микрофильмы, могут быть уничтожены по заключению ЭПК ГУКВВ МВД России.

9.2. Микрофильмы изготавливаются, как правило, в комплекте, состоящем из негатива и позитива.

Микрофильмы уникальных и особо ценных документов создаются в следующем комплекте: страховая копия — негатив, изготовленный методом непосредственного фотографирования документов; изготовленный с негатива позитив для использования в справочной работе; контратип (негатив с позитива) для изготовления в случае необходимости дополнительных позитивов.

9.3. Негативы и позитивы микрофильмов хранятся в металлических или пластмассовых коробках, располагаемых в шкафах или на стеллажах в порядке номеров фондов, описей и дел.

9.4. Организация микрофильмирования, порядок отбора и обращения с документами в ходе микрофильмирования, учет, хранение и использование микрофильмов в центральном архиве определяются руководством, утверждаемым начальником штаба внутренних войск.

9.5. В центральном архиве в целях обеспечения сохранности подлинников особо ценных документов разрешается производить снятие электрографических и фотографических копий с них для использования в справочной работе и высылки заинтересованным учреждениям, организациям и гражданам.

10.1. При смене командующего (командира), начальника штаба округа, соединения, начальника военно — учебного заведения наличие и состояние документов, находящихся в соответствующем архиве, а также учетно — справочного аппарата к ним отражается в самостоятельном разделе акта приема — передачи должности.

На основании учетных данных архива в акте указывается количество хранящихся дел, в том числе подлежащих сдаче в центральный архив.

10.2. При смене начальника архива (хранилища) прием — передача документов, учетно — справочного аппарата к ним, помещений, инвентаря и оборудования архива производится по акту (Приложение 39).

Для приема архива (архивохранилища) приказом командующего войсками округа, командира соединения, начальника военно — учебного заведения образуется комиссия в составе не менее 3-х человек. В нее обязательно включается начальник секретариата (секретного отделения) управлений округа внутренних войск, соединений.

10.3 Комиссией в обязательном порядке проверяется наличие и состояние:

дел архива;

учетных документов и научно — справочного аппарата;

печатей и штампов архива;

инженерно — технических средств охраны, противопожарного оборудования;

режима хранения архивных дел.

10.4. В случае обнаружения недостачи или неисправимых повреждений дел соответствующими должностными лицами организуются и проводятся мероприятия, указанные в пп. 7.10.7 - 7.10.9 настоящего Наставления.

10.5. Акт приема — передачи дел (документов) подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии, образованной для приема — передачи архива, и утверждается командующим, командиром соответствующего округа внутренних войск, соединения, начальников военно — учебного заведения.

Приложение 1

           ┌─────────────────────────────────────────┐
           │В настоящем деле 250 (двести пятьдесят)  │
           │листов + 5 (пять) листов внутренней описи│
           │                                         │
           │Начальник секретной части войсковой части│
<pre class="legal-pre">           │3333 прапорщик         В.И. Жукова       │
           │"12" января 1995 г.                      │</pre>
           └─────────────────────────────────────────┘

Приложение 2

666 конвойный полк МВД СССР

(Войсковая часть 3333)

Секретная часть

Секретно

ДЕЛО № 03

Приказы командира полка с № 01 по № 015

Примечание. Двойной штамп изготавливается размером 40 x 80 мм.

Приложение 3

Приложение 4

Секретно

_______________

(по заполнении)

Экз. N ___

111 отдельный конвойный батальон МВД СССР войсковая часть 3333 (ноябрь 1968 г. - май 1972 г.)

666 конвойный полк МВД СССР - МВД России войсковая часть 3333 (май 1972 г. - декабрь 1993 г.)

666 оперативный полк внутренних войск МВД России войсковая часть 3333 (декабрь 1993 г. -)

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

УТВЕРЖДАЮ

Командир 666 оперативного

полка внутренних войск России

полковник С.И. Волков

"20" марта 1996 г.

М.П.

666 конвойный полк МВД СССР - МВД России

(май 1972 г. - декабрь 1993 г.)

666 оперативный полк внутренних войск МВД России

Войсковая часть 3333

(декабрь 1993 г. -)

ОПИСЬ N 1с (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ЗА 1989 - 1993 ГГ.

В данный раздел описи внесено 64 (шестьдесят четыре) дела с N 175 по N 238.

Начальник секретной части

войсковой части 3333

прапорщик В.И. Жукова

Раздел описи за 1989 - 1993 гг. рассмотрен на заседании экспертной комиссии войсковой части 3333 18 марта 1996 года, протокол N 1.

Председатель экспертной комиссии

войсковой части 3333

подполковник В.П. Карасев

Примечания. 1. На первом листе описательной части описи указываются полное действительное (без сокращений) и условное наименование той воинской части, которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством.

2. В графе 2 в числителе указывается делопроизводственный номер дела, а в знаменателе - номер по журналу учета журналов, картотек и законченных производством дел.

3. В графе 3 заголовки дел записываются в соответствии с номенклатурой дел.

Приложение 8

Секретно

Экз. N ___

УТВЕРЖДАЮ

Командир 666 оперативного полка

внутренних войск МВД России

полковник С.И. Волков

"20" марта 1996 г.

М.П.

666 конвойный полк МВД СССР - МВД России

(май 1972 г. - декабрь 1993 г.)

666 оперативный полк внутренних войск МВД России

Войсковая часть 3333

(декабрь 1993 г. -)

ОПИСЬ N 2с (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (ДО 75 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ ЗА 1989 - 1993 ГГ.

В данный раздел описи внесено 60 (шестьдесят) дел с N 211 по N 270.

Начальник секретной части

войсковой части 3333

    прапорщик                                          В.И. Жукова

    Раздел описи  за  1989  -  1993  гг.  рассмотрен  на заседании

экспертной комиссии части 18 марта 1996 года, протокол № 1.

Председатель экспертной комиссии

войсковой части 3333

подполковник В.П. Карасев

Примечание. 1. На первом листе описательной части описи указываются полное действительное (без сокращений) и условное наименование той воинской части, которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством.

2. В графе 2 в числителе указывается делопроизводственный номер дела, а в знаменателе — номер по журналу учета журналов, карточек и законченных производством дел.

3. В графе 3 заголовки дел записываются в соответствии с номенклатурой дел.

4. В ГУКВВ МВД России, управлениях округов внутренних войск, соединений описи на дела временного (до 10 лет) хранения присваивается № 3.

Приложение 9

Секретно

Экз. N ___

УТВЕРЖДАЮ

Командир 10 дивизии

внутренних войск МВД России

полковник А.Г. Стеблов

«20» апреля 1996 г.

М.П.

10 дивизия внутренних войск МВД СССР — МВД России

Войсковая часть 4444

(декабрь 1988 г. -)

ОПИСЬ № 4с (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

НА ЛИЧНЫЕ ДЕЛА ЗА 1989 — 1993 ГГ.

В данный раздел описи внесено 7 (семь) дел с N 21 по N 27.

Начальник архива войсковой части 4444

    прапорщик                                         В.И. Володин

    Раздел описи  за  1989  -  1993  гг.  рассмотрен  на заседании
экспертной комиссии войсковой  части  4444  25  марта  1996  года,

протокол № 2.

Председатель экспертной комиссии

войсковой части 4444

полковник В.С. Яров

Приложение 10

ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ К ОПИСИ № 1с

Всего в настоящей описи № 1с пронумеровано: 48 (сорок восемь)

листов, в том числе: - литерные номера — 7а; - пропущенные номера — 12.

Начальник архива войсковой части 3333

прапорщик Е.И. Володин

«20» марта 1998 г.

Итоговую запись к описи № 1с за 1968 — 1995 гг. заверяю:

Начальник штаба войсковой части 3333

подполковник А.Б. Сидоров

«20» марта 1998 г.

М.П.

Примечание. В центральном архиве заверительный лист подписывается хранителем архивных фондов, начальником сектора и заверяется начальником Центрального архива внутренних войск МВД России.

Приложение 11

        ┌───────────────────────────────────────────────┐
        │Дела, включенные в опись N _______, приняты на │
        │хранение в ___________________________________ │
        │в количестве _____________________________ дел │
        │______________________________________________ │
        │Сдал _________________________________________ │
        │______________________________________________ │
        │Принял _______________________________________ │
        │______________________________________________ │
<pre class="legal-pre">        │"__" _________ 19__ г.                         │
        │Прием документов П О Д Т В Е Р Ж Д А Ю         │</pre>
        │______________________________________________ │
        │______________________________________________ │
        │"__" _________ 19__ г.                         │
        └───────────────────────────────────────────────┘

(формат 70 x 135 мм)

Приложение 12

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ АРХИВА К ОПИСИ № 2с

На 20 июня 1996 г. по описи № 2с

(фонд N 4/260) за 1968 - 1993 гг.  значится 268 (двести шестьдесят
восемь) дел  с  N  1  по  N  270.  Дела за N 5,  8 выбыли,  акт от

10.02.95.

Начальник архива войсковой части 3333

прапорщик В.И. Володин

«18» марта 1996 г.

Примечание. В Центральном архиве внутренних войск МВД России итоговая запись подписывается хранителем фондов и начальником сектора.

Приложение 13

АКТ № 24

о сдаче документов

на хранение

архив войсковой части 4444

Сдатчик __________________________________________________________

(наименование архива)

Центральный архив внутренних войск МВД России

Приемщик _________________________________________________________

(наименование архива)

Указание штаба внутренних войск МВД России

Основание сдачи __________________________________________________

(указывается, чье распоряжение, № и дата)

от 15.03.97 № 4/А-70

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Ф. № 260-666 оперативный полк ВВ МВД России (войсковая часть

__________________________________________________________________

(номер фонда, действительное и условное наименование воинской

3333)

__________________________________________________________________

части, документы которой сдаются в архив)

2 (две)

Всего описей _____________________________________________________

(цифрами и прописью)

123 (сто двадцать три)

Всего дел ________________________________________________________

(цифрами и прописью)

                                  Постоянного хранения          63
                                  Временного хранения           60
                                  В т.ч. по личному составу     92

(Оборотная сторона акта

о сдаче документов на хранение)

хорошее

Физическое состояние документов и описей _________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Особые отметки ___________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Сдал: Начальник архива войсковой части 4444

прапорщик В.И. Володин

«29» апреля 1998 г.

Приняли: Начальник сектора ЦАВВ МВД России

подполковник А.Б. Сидоров

Старший хранитель фондов

прапорщик А.В. Котова

«29» апреля 1998 г.

Прием документов подтверждаю:

Начальник Центрального архива МВД России

полковник В.И. Ефимов

«30» апреля 1998 г.

М.П.

Приложение 14

В Центральный архив внутренних войск МВД России

Сергеева Виктора Петровича,

от _____________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

его 123060, г. Москва, ул. Расплетина,

проживающ____ __________________________________

                           (ей)         (домашний  адрес)
                  26, кв. 14                    211-41-11

__________ телефон _____________________________

IX-СФ 003176

паспорт серии _______ N ________________________

                          "10"    сентября    1978 г.
                  выдан _________ _________  _________
                        (число)   (месяц)      (год)

132 отделением внутренних дел г. Москвы

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять на хранение документы Сергеева Виктора Петровича

по сдаточной описи на постоянное (временное) хранение в

Центральный архив внутренних войск МВД России.

(подпись) Сергеев

20 марта 1995 г.

Приложение 15

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Центрального архива

внутренних войск МВД России

полковник В.И. Ефимов

«20» марта 1995 г.

М.П.

АКТ № 1

приема — передачи документов

личного происхождения

в архив

Основание: заявление владельца документов личного

Сергеева Виктора Петровича

происхождения полковника в отставке ______________________________

(Ф.И.О. владельца документов)

    "20"     марта   1995 г.
от _______ _________ _______  о приеме документов   на  хранение в
   (число)  (месяц)   (год)

Центральный архив внутренних войск МВД России.

Сергеев Виктор Петрович

В соответствии с заявлением __________________________________

(Ф.И.О. владельца документов)

передает лично ему принадлежащие документы,  а  Центральный  архив
внутренних  войск  МВД  России  принимает  на  хранение  документы

Сергеева Виктора Петровича

______________________________________ согласно сдаточной описи в

(Ф.И.О. владельца документов)

десяти

количестве ________ документов.

    С момента  подписания  настоящего  акта   документы   являются
государственной  собственностью  и входят в состав государственной

части Архивного фонда Российской Федерации.

            Сергеев                           А.Б. Сидоров
________________________________  ________________________________
 (подпись владельца документов)   (подпись сотрудника Центрального

архива, принявшего документы)

«20» марта 1995 г. «20» марта 1995 г.

Приложение 16

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Центрального архива

внутренних войск МВД России

полковник В.И. Ефимов

«20» марта 1995 г.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ

документов полковника в отставке

Сергеева Виктора Петровича

________________________________

(Ф.И.О. владельца документов)

10 (десять)

Итого в сдаточной описи учтено ____________________ документов

(цифрами и прописью)

Опись составил: старший хранитель архивных фондов

прапорщик А.В. Котова

"20" марта 1995 г.

Заверяю: Начальник сектора

подполковник А.Б. Сидоров

"20" марта 1995 г.

Приложение 17

УТВЕРЖДАЮ

Командир войсковой части 3333

полковник С.И. Волков

"18" марта 1996 года

ПРОТОКОЛ N 1

заседания экспертной комиссии

войсковой части 3333

СЛУШАЛИ:

Сообщение члена экспертной комиссии начальника секретного отделения прапорщика Жуковой В.И. об отборе на Государственное хранение и выделение к уничтожению архивных дел за 1989 - 1995 гг. с истекшими сроками хранения.

Комиссия, руководствуясь перечнем документов, образующихся в деятельности внутренних войск МВД Российской Федерации, с указанием сроков их хранения, провела проверку документов, находящихся в делах, их полноту, сроки хранения, правильность составления архивных описей и достоверность данных в книгах учета личного состава.

В ходе экспертизы выявлено следующее:

1. В книгах алфавитного учета личного состава за 1990 год, инв. N 108; за 1993 год, инв. N 190 в отдельных случаях отсутствуют номера и даты приказов об исключении личного состава из списков части.

2. В деле с приказами командира части по строевой части за 1992 год, инв. N 115 отсутствует приказ за номером 207 - пропущен при нумерации.

3. В деле N 48 с представлениями и ходатайствами о награждении военнослужащих юбилейными наградами за 1989 - 1991 гг. (срок хранения - 3 года) подшиты протоколы о вручении государственных наград (срок хранения - постоянно).

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Документы по личному составу, указанные в п. 1, передать в строевую часть на доработку (срок - до 1 июля т.г.).

2. Из дела N 48 за 1989 - 1991 гг. изъять протоколы о вручении государственных наград и сформировать из них отдельное дело.

3. На документы постоянного и длительного сроков хранения подготовить архивные описи, а документы, срок хранения которых истек, включить в акт на уничтожение. Акт после сдачи документов в Центральный архив внутренних войск направить на рассмотрение ЭПК войсковой части 4444 для принятия решения.

Председатель экспертной

комиссии подполковник В.П. Карпов

Члены комиссии:

    капитан                                            Г.И. Брагин
    майор                                             Т.И. Комаров
    прапорщик                                          В.И. Жукова
    прапорщик                                          С.А. Петров

«18» марта 1996 г.

Приложение 18

УТВЕРЖДАЮ

Командир войсковой части 3333

полковник С.И. Волков

«20» июня 1996 г.

АКТ № 3

о выделении к уничтожению дел

за 1980 — 1990 гг., не подлежащих

дальнейшему хранению

Экспертная комиссия в составе: председателя — заместителя начальника штаба подполковника Карпова В.П., членов — старшего ПНШ по строевой капитана Брагина Г.И., начальника связи майора Комарова Т.И. и начальника секретной части прапорщика Жуковой В.И., руководствуясь перечнем документов, образующихся в деятельности внутренних войск МВД России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МВД Российской Федерации от ___________ N _________, отобрала к уничтожению нижеследующие дела с истекшими сроками хранения:

Всего внесено в акт и подлежит уничтожению 98 (девяносто восемь) дел.

Председатель комиссии

подполковник В.П. Карпов

Члены комиссии:

    капитан                                            Г.И. Брагин
    майор                                             Т.И. Комаров
    прапорщик                                          В.И. Жукова

    Правильность произведенных записей  в  акте  с  данными  учета

сверил начальник секретной части

прапорщик В.И. Жукова

«20» июня 1996 г.

Документы перед уничтожением сверили с записями в акте и

полностью уничтожили путем сожжения.

«10» июля 1996 г.

Председатель комиссии

подполковник В.П. Карпов

Члены комиссии

    капитан                                            Г.И. Брагин
    майор                                             Т.И. Комаров
    прапорщик                                          В.И. Жукова

    Отметки в  учетах  об уничтожении произвел начальник секретной

части

прапорщик В.И. Жукова

«15» июля 1996 г.

Приложение 19

Примечания. 1. Каждому поступающему в архив фонду отводится 2 — 3 листа и присваивается очередной порядковый номер по книге учета архивных фондов в хронологической последовательности поступления их в данный архив. В случае выбытия фонда его номер другому фонду не присваивается.

2. В графе 1 проставляется порядковый номер регистрации, являющийся номером фонда.

В архивах округов, соединений номера фондов указываются в виде дроби, числителем которой является номер, присвоенный фонду в архиве округа, а знаменателем — номер, за которым фонд учтен в центральном архиве.

3. В графе 2 указывается наименование фонда, которое оно имело при первой сдаче в архив. В дальнейшем заносятся все последующие изменения в названии фондообразователя из исторической справки.

4. При выбытии из архива всех единиц хранения фонда указывается номер и дата документа, на основании которого они выбыли.

Если документы фонда (расформированной воинской части) со сроками хранения свыше 10 лет переданы на хранение в центральный архив, а со сроками хранения до 10 лет включительно по истечении сроков хранения уничтожены, на листе, где зарегистрирован фонд, делается запись:

«Документы со сроками хранения свыше 10 лет сданы в Центральный архив, со сроками хранения до 10 лет включительно уничтожены. Описи на сдачу и акты на уничтожение хранятся в деле фонда № 4/260».

Приложение 20

Примечания. 1. После принятия архивом документов на хранение все сдаточные описи регистрируются в книге учета описей.

2. Порядковый номер учета описей по книге проставляется вверху посредине на каждом листе всех экземпляров описи механическим нумератором или чернилами.

3. В графу 4 заносится наименование воинской части, указанное на заглавном листе описи или начальном листе продолжения описи.

4. В графе 7 учитываются только листы описи, на которых перечислены наименования дел. Заглавный лист, оглавление, список сокращенных слов, итоговые записи, составленные на отдельных листах, в общее количество не входят.

5. В графе 8 указывается фактическое количество дел, принятых на хранение по данной описи.

6. В графе 9 делаются отметки о сдаче описей в центральный архив.

Приложение 21

Примечания. 1. В книгу записываются все принятые в архив и выбывшие из архива дела.

2. В графе 3 указываются действительное и условное наименование воинской части, учреждения, откуда (куда) сданы документы.

3. В графе 4 указываются номера описей, присвоенные по книге (форма 19). Акты о приеме, сдаче, уничтожении дел и другие документы, являющиеся основанием для поступления и выбытия дел.

4. В графах 6, 7, 11, 10, 14, 15 в знаменателе указывается количество дел по личному составу.

5. В разделе книги «Имеется на хранении» графы 14 — 16 при каждой записи заполняются:

• при поступлении дел — нарастающим итогом;
• при выбытии дел — убывающим итогом.

6. Итоги движения документов ежегодно подводятся по графам 14 — 16.

Приложение 22

Примечания. 1. Лист заводится при первом поступлении документов и ему присваивается номер данного фонда.

2. В графе «крайние даты фонда» указываются начальная и конечная даты наименования воинской части.

3. В графе «название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия воинской части. Последующие изменения вносятся по мере поступления в архив документов.

4. Все поступления и выбытия документов вносятся в учетные данные листа фонда по каждой описи.

Основанием для снятия дел с учета являются акты о сдаче на хранение, выделении к уничтожению, проверки наличия и состояния дел, об утрате, неисправимых повреждениях дел.

5. Лист фонда может быть пересоставлен только при неисправимом повреждении. Старый лист помещается в дело фонда. На листах в верхнем правом углу делается отметка: «Лист пересоставлен» и указывается дата.

6. При составлении листа — продолжения в правом верхнем углу указывается: «продолжение ф. № 4/260 лист 2». На первом листе делается ссылка: «см. продолжение лист 2».

Приложение 23

Угловой мастичный

штамп

войсковой части 4444

Примечания. 1. В графе 2 указывается через дробь номер фонда. Числитель — по учету в архиве округа, соединения, знаменатель — в ЦАВВ.

2. В графе 4 — крайние даты документов.

3. В графах 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 указывается через дробь количество дел: числитель — сданных в архив округа, соединения, военно — учебного заведения, знаменатель — находящихся в делопроизводствах.

Начальник штаба войсковой части 4444 полковник С.Ф. Федоров

Приложение 24

архив войсковой части 4444

_______________________________

(наименование архива)

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО — ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ

ПРИБОРОВ В АРХИВОХРАНИЛИЩАХ

Начат 01 января 1995 г.

Окончен _______________

Примечание. В графе 6 указываются сведения об аварийных случаях, проверке и наладке контрольно — измерительных приборов, мерах по нормализации режима хранения.

Приложение 25

        ┌───────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">        │      Центральный архив внутренних войск       │
        │                                               │
        │                 Фонд N 260                    │
        │                                               │
        │             за 1968 - 1995 гг.                │
        │                                               │
        │    N описей                       N дел       │
        │                                               │
        │       1с                        101 - 108     │
        │   ___________               ________________  │
        │   ___________               ________________  │
        │   ___________               ________________  │
        │                                               │
        │                коробка N 20                   │
        │                                               │
        │            архивохранилище N  1               │</pre>
        └───────────────────────────────────────────────┘

Примечание. Размер ярлыка — 175 x 205 мм.

Приложение 26

ПОСТЕЛЛАЖНЫЙ

ТОПОГРАФИЧЕСКИЙ УКАЗАТЕЛЬ

Стеллаж № 1

Примечание. Буквами "П" и "Л" обозначаются правая или левая стороны стеллажа.

Приложение 27

ПОФОНДОВЫЙ

ТОПОГРАФИЧЕСКИЙ УКАЗАТЕЛЬ

войсковой части 4444

архива ______________________________

(наименование архива)

По воинским частям

------------------

По фондам

Приложение 28

к Наставлению (пп. 7.10.3)

ЛИСТ ПРОВЕРКИ N ___

наличия и состояния дел фонда N 1/130 -

войсковая часть 4444

850 (восемьсот пятьдесят)

Итого ___________________________ дел

(цифрами и прописью)

Проверку произвели:

Начальник секретного отделения

войсковой части 4444

майор В.С. Бугров

Приложение 29

к Наставлению (пп. 7.10.3; 7.10.5)

УТВЕРЖДАЮ

Начальник штаба

войсковой части 4444

полковник А.Б. Сидоров

"7" марта 1994 г.

АКТ N 2

проверки наличия

и состояния дел

архиве соединения

Проверка наличия и состояния дел в _______________________________

войсковой части 4444

__________________________________________________________________

(наименование архива)

1/130 Управление 10 дивизии ВВ МВД России

__________________________________________________________________

(N фонда, название фонда или части фонда)

производилась с "20" февраля по "5" марта 1994 г.

ПРОВЕРКОЙ УСТАНОВЛЕНО:

850 (восемьсот пятьдесят)

Всего числится по описям _________________________ дел

850 (восемьсот пятьдесят)

1. Из них оказалось налицо _________________________ дел

нет

не относящихся к данному фонду _______ дел

нет

требующих дезинфекции и реставрации _______ дел

2 (два)

с неисправимыми повреждениями _______ дел

2 (два)

2. Не обнаружено _______ дел

   в том числе выдано во временное            2 (два)          дел
   пользование N 1, 42 по описи 1с            _______

нет

3. Обнаружено не внесенных в описи _______ дел

4. Всего дел, относящихся 850 (восемьсот пятьдесят)

к данному фонду _________________________ дел

5. Характеристика состояния материалов

   и отрицательные явления в условиях их       удовлетворительные
   хранения                                    __________________

Помещение для хранения архивных документов непригодное, сырое.

__________________________________________________________________

Температурно — влажностный режим не соответствует нормам.

__________________________________________________________________

Проверку проводили:

Заместитель начальника штаба

войсковой части 4444

полковник С.И. Шарапов

Начальник секретариата

майор В.С. Бугров

Приложение 30

Приложение 31

УТВЕРЖДАЮ

Командир войсковой части 4444

полковник А.Г. Стеблов

«16» июня 1995 г.

АКТ № 1

об утрате дел

войсковой части 4444

В результате проверки фонда 4/260 (111 отдельный конвойный батальон, войсковая часть 3333) установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

1 (одно)

Итого _______________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично

7, 9, 11. Приказы командира воинской

восполнено следующими делами: ____________________________________

части по строевой части.

__________________________________________________________________

Рассмотрено на заседании ЭПК войсковой части 4444 15 июня

1995 г., протокол № 2.

Начальник архива войсковой части 4444

    прапорщик                                         В.И. Володин
    "15" июня  1995 г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ГУКВВ

от 30 июля 1995 г. № 3

Изменения в учетные документы внесены

Начальник архива войсковой части 4444

прапорщик В.И. Володин

«20» августа 1995 г.

Приложение 32

УТВЕРЖДАЮ

Командир войсковой части 4444

прапорщик А.Г. Стеблов

«02» августа 1996 г.

АКТ № 1

о неисправимых повреждениях дел

войсковой части 4444

В фонде 4/260 (111 отдельный конвойный батальон, войсковая часть 3333) обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:

1 (одно)

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ___________________ дел.

(цифрами и прописью)

неисправного

Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: ______________________

повреждения и невозможности использования

__________________________________________________________________

Рассмотрено на заседании ЭПК войсковой части 4444 от 1 августа

1996 г., протокол № 3.

Начальник архива войсковой части 4444

прапорщик В.И. Володин

«02» августа 1996 г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ГУКВВ

от «22» сентября 1996 г. № 5

Изменения в учетные документы внесены

Начальник архива войсковой части 4444

прапорщик В.И. Володин

«25» сентября 1996 г.

Приложение 33

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ВНУТРЕННИХ ВОЙСК

__________________________________

ТРЕБОВАНИЕ

НА ВЫДАЧУ ДЕЛ

слушателя Академии МВД России м-ра Иванова В.С.

Для кого _________________________________________________________

о состоянии преступности среди личного

Для наведения справки ____________________________________________

состава внутренних войск МВД России

__________________________________________________________________

«20» апреля 1995 г.

(подпись) майор Иванов В.С.

Выдачу дел разрешаю

Начальник ЦАВВ МВД России

полковник Н.А. Наумов

«20» апреля 1995 г.

Приложение 34

АКТ № 4

о выдаче дел

во временное пользование

вне пределов архива

Центральный архив внутренних

Наименование архива — отправителя ________________________________

войск МВД России

__________________________________________________________________

Главное управление

Наименование учреждения — получателя _____________________________

командующего внутренними войсками МВД России

__________________________________________________________________

для служебного пользования

Для каких целей выдаются дела ____________________________________

письмо ГУКВВ МВД России от 20.01.94

Основание: _______________________________________________________

10 февраля 1994 г.

Срок возвращения _________________________________________________

№ 94

Выдаются следующие дела из архивного фонда _______________________

Главное управление командующего внутренними войсками МВД России

__________________________________________________________________

(название фонда)

1 (одно)

Всего выдается во временное пользование ____________________ дел.

(цифрами и прописью)

Выдали: Начальник Центрального архива

внутренних войск МВД России

полковник В.И. Володин

Старший хранитель архивных фондов

прапорщик А.Ф. Соколова

Принял: Старший офицер управления по работе

с личным составом ГУКВВ МВД России

полковник И.С. Гвоздев

«21» января 1995 г.

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал: Старший офицер управления по работе

с личным составом ГУКВВ МВД России

полковник И.С. Гвоздев

Принял: Старший хранитель архивных фондов

прапорщик А.Ф. Соколова

«10» февраля 1995 г.

Приложение 35

124 (сто

Итого в 1996 году выдано из архива (хранилища) __________________

(цифрами и

двадцать четыре) дела.

______________________

прописью)

Начальник архива войсковой части 4444

прапорщик В.И. Володин

«10» января 1996 г.

Примечания. 1. Книга выдачи дел из хранилища ведется в каждом архиве (архивохранилище). В книгу вносятся все выдаваемые (высылаемые) дела независимо от цели и срока выдачи.

2. При выдаче дел для работы внутри архива получатель расписывается за выданное дело в графе 7.

3. Если дела во временное пользование выдаются по акту без сопроводительного письма, то в графе 7 проставляется номер акта и дата его составления.

При высылке дел во временное пользование с сопроводительным письмом в графе 7 указывается исходящий номер сопроводительного письма.

4. В зависимости от количества и интенсивности выдачи дел книга может вестись по двум разделам:

• выдача дел для работы в архиве (структурных подразделениях);
• выдача (высылка) дел во временное пользование.

Приложение 36

войсковая часть 4444

__________________________________________________________________

(наименование архива по условному наименованию)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

36 3/251 2с

в деле N ____ (фонд N _____, опись N ____)

Приложение 37

ЛИСТ — ЗАМЕСТИТЕЛЬ

36 3/251 1с

в деле N ____ (фонд N _____, опись N ____)

Приложение 38

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ВНУТРЕННИХ ВОЙСК

__________________________________________________________________

Личное дело N ___

АНКЕТА

ИССЛЕДОВАТЕЛЯ, РАБОТАЮЩЕГО В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ

Иванов

1. Фамилия _______________________________________________________

Виктор

2. Имя ___________________________________________________________

Семенович

3. Отчество ______________________________________________________

русский

4. Национальность ________________________________________________

1925

5. Год рождения __________________________________________________

Академия МВД России, слушатель

6. Место работы и должность ______________________________________

высшее, не имею

7. Образование, ученая степень и звание __________________________

__________________________________________________________________

Академия МВД России

8. По заданию какого учреждения ведется работа ___________________

__________________________________________________________________

8/407 10 июля 1995 года

9. № и дата отношения ____________________________________________

подбор материала для дипломной работы

10. Цель работы __________________________________________________

Тактика действий внутренних войск по борьбе с

11. Тема работы __________________________________________________

незаконными вооруженными формированиями

__________________________________________________________________

12. В каких государственных архивах работал ранее и когда ________

не работал

__________________________________________________________________

ул. Космодемьянских, 8

13. Адрес исследователя: Служебный _______________________________

_____________________________________________ № телефона _________

Москва, ул. Пришвина, 17, кв. 42

Домашний _________________________________________________________

248-17-42

_____________________________________________ № телефона _________

«20» апреля 1995 г. Подпись Иванов

Тактика внутренних войск по борьбе с незаконными

Работу по теме ___________________________________________________

вооруженными формированиями

___________________________ разрешаю

на срок __________________________________________________________

Начальник Центрального архива

ВВ МВД России

«20» апреля 1995 г. полковник В.И. Володин

Иванов В.С.

Я, нижеподписавшийся, ________________________________________

ознакомился с «Правилами работы исследователей в читальных залах»

Государственных архивов России» и обязуюсь их выполнять.

Иванов

«20» апреля 1995 г. (подпись)________

Приложение 39

УТВЕРЖДАЮ

Командир войсковой части 4444

полковник А.Г. Стеблов

«24» января 1995 г.

АКТ № 1

приема — передачи архива

при смене начальника архива

войсковой части 4444

В соответствии с Приказом от 4 января 1993 г. № 1 прапорщик Володин В.М. передал, а прапорщик Никонов П.В. принял в присутствии комиссии, образованной на основании указанного выше приказа, в составе председателя полковника Шарапова Е.И. и членов: майора Бугрова В.С., капитанов Сидоркина В.В., Сурикова А.Д., ст. прапорщика Василькова С.И. документы архива за 1968 — 1995 гг. и учетно — справочный аппарат к ним:

975 (девятьсот семьдесят пять)

Итого принято _______________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

нет

в том числе ____________________________________ особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

20 (двадцать) 4 (четырех)

____________________ описей в _______________________ экземплярах.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Состояние документов, страхового фонда и описей:

хорошее

__________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

основные учеты дел, инв. № 47 — 58

Одновременно передаются __________________________________________

(виды научно — справочного аппарата и

__________________________________________________________________

их объемы, состояние)

Состояние помещения архива:

удовлетворительное

__________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

удовлетворительное

__________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал:

прапорщик В.И. Володин

Принял:

прапорщик П.В. Никонов

Председатель комиссии

полковник Е.И. Шарапов

Члены комиссии:

    майор                                              В.С. Бугров
    капитан                                          В.В. Сидоркин
    капитан                                           А.Д. Суриков
    прапорщик                                       С.И. Васильков

«23» января 1995 г.