Приказ Росархива от 07.05.1998 № 34
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росархива от 07.05.1998 N 34. 34. 07.05.1998. https://bukva.ai/docs/prikaz-34-1998-rosarhiv-federalnaya
«Об утверждении Примерных положений о структурных подразделениях федеральных архивов»
(вместе с «Примерным положением об организационно-методическом отделе федерального архива», «Примерным положением об отделе обеспечения сохранности документов федерального архива», «Примерным положением об отделе комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства федерального архива», «Примерным положением об отделе информационного обеспечения федерального архива», «Примерным положением об отделе публикации архивных документов федерального архива», «Примерным положением об отделе научно-справочного аппарата и государственного учета документов федерального архива», «Примерным положением об отделе инженерно-технического обеспечения федерального архива», «Примерным положением о бухгалтерии федерального архива»)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 7 мая 1998 г. № 34
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНЫХ ПОЛОЖЕНИЙ
О СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ АРХИВОВ
В соответствии с решением коллегии Росархива от 11 марта 1998 г. «О Примерных положениях о структурных подразделениях федеральных архивов» и в целях совершенствования организации работы федеральных государственных архивов приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие одобренные коллегией Росархива «Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов» (прилагаются).
2. Директорам федеральных архивных учреждений организовать разработку на основе Примерных положений о структурных подразделениях федеральных архивов новых положений о структурных подразделениях; утвердить новые положения до 1 декабря 1998 г.
3. Управлению организационной, правовой и кадровой работы (Пономаревой В.И.):
3.1. Оказать федеральным архивным учреждениям методическую помощь в разработке новых положений о структурных подразделениях.
3.2 Обеспечить контроль за выполнением настоящего Приказа.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННО — МЕТОДИЧЕСКОМ ОТДЕЛЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Организационно — методический отдел является структурным подразделением федерального архива <*>.
1.2 В состав отдела входят:
- группа организационно — плановой работы;
- группа организации научно — методической работы (со справочно — информационным фондом);
- группа автоматизированных архивных технологий;
- группа документационного обеспечения и контроля исполнения;
- группа кадров.
1.3. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Организация перспективного и текущего планирования, разработка совместно с другими подразделениями архива на основе федеральных и отраслевых программ развития архивного дела, анализа его состояния в архиве целевых комплексных программ развития архива, определение тематики научных исследований и методических разработок.
2.2. Организация и координация научно — исследовательской и методической работы архива в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин, организация внедрения ее результатов в практику работы архива.
2.3 Внедрение автоматизированных архивных технологий.
2.4 Осуществление документационного обеспечения деятельности архива.
2.5. Организация работы по подбору и расстановке кадров и повышению их квалификации.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Разрабатывает совместно с другими структурными подразделениями архива предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ и основным направлениям развития архива; проекты перспективных и текущих планов его работы; составляет планы научно — исследовательской и методической работы, внедрения нормативных документов, научно — методических разработок и автоматизированных архивных технологий и передового опыта, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.
3.2. Организует работу по планированию деятельности структурных подразделений архива.
3.3. Контролирует ход выполнения планов архива, ведет централизованный учет и анализ выполнения плановых заданий структурными подразделениями архива. Составляет сводные статистические отчеты о работе архива, численности, составе и движении его работников.
3.4. Организует и координирует научно — исследовательскую и методическую работу в архиве, разрабатывает совместно с другими структурными подразделениями архива программы, технические задания, координационные планы научных исследований и методических разработок. Готовит предложения по научной проблематике для включения в отраслевые планы научно — исследовательской работы.
3.5. Проводит совместно с другими подразделениями архива, архивными и научными учреждениями или самостоятельно научные исследования, разработку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела и архива в целом, принимает меры по распространению накопленного опыта.
3.6. Координирует работу подразделений архива по внедрению автоматизированных архивных технологий, организует экспертизу программного обеспечения, используемого в архиве, разработку внутриархивных баз данных.
3.7. Рецензирует проекты нормативных документов и научно — методических разработок по профильным отделу вопросам.
3.8. Проводит совместно с другими структурными подразделениями архива работу по подготовке государственной регистрации научных исследований архива, документальных публикаций и архивных справочников.
3.9. Организует участие работников архива в конкурсах на получение грантов, а также отраслевых конкурсах научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии.
3.10. Выполняет работу службы научно — технической информации архива, ведет комплектование справочно — информационного фонда, создает поисковый аппарат к нему; обеспечивает специалистов архива и учреждения — источники его комплектования научно — технической информацией. Поддерживает деловые контакты с ОЦНТИ ВНИИДАД и ЗНМС архивных учреждений.
3.11. Готовит предложения по совершенствованию структуры и штатов архива, назначению и перемещению работников, их награждению, поощрению и наложению на них взысканий; обеспечивает работу аттестационной комиссии, формирует резерв на выдвижение, оформляет документацию по кадровым вопросам.
3.12. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников архива, стажировки работников других архивов, студентов и учащихся; совместно с другими структурными подразделениями архива готовит проекты программ, учебных планов и других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников.
3.13. Организует и совместно с другими структурными подразделениями проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой архивом работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда. На основе анализа типовых нормативов разрабатывает, готовит к утверждению и организует внедрение норм выработки (времени).
3.14. Организует разработку положений о структурных подразделениях архива, должностных инструкций его работников, ведет делопроизводство архива, обеспечивает учет и сохранность кадровой документации.
3.15. В установленном порядке принимает участие в оказании платных услуг и выполнении договорных работ, по профильным отделу направлениям.
3.16. Осуществляет контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и поручений руководства архива.
3.17. Обобщает и распространяет опыт работы архива по вопросам планирования, организации научно — исследовательской и методической работы, научно — технической информации, автоматизации; изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям деятельности, внедряет его в практику работы архива.
3.18. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит совместно с другими подразделениями и проводит совещания, семинары по основным направлениям деятельности архива, организует выступления своих работников на научных, научно — практических конференциях, совещаниях, семинарах.
3.19. Обеспечивает работу дирекции, научного совета, методической комиссии. Вносит на их рассмотрение, а также других научно — совещательных органов вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям. Готовит по ним проекты приказов.
4. Права
4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.
4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.4. Участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива.
4.5. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.6. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива.
5.2. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по представлению начальника отдела или по согласованию с ним.
5.6. Задачи, функции и права групп, входящих в состав отдела, определяются положениями о них, утверждаемыми руководством архива по представлению начальника отдела.
5.7. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Отдел обеспечения сохранности документов является структурным подразделением федерального архива <*>.
1.2 В состав отдела входят:
- организационно — методическая группа;
- архивохранилища;
- лаборатория по обеспечению сохранности документов.
1.3. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Организационно — методическое обеспечение работ по хранению архивных фондов.
2.2 Обеспечение сохранности архивных фондов и документов.
2.3. Улучшение физического состояния документов и их страховое копирование.
3. Функции
Отдел с соответствии с возложенными на него задачами:
3.1 Ведет организационную и методическую работу по обеспечению сохранности документов:
3.1.1. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов в архиве, готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива, перспективным, текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.
3.1.2. Организует и координирует работу архивохранилищ по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению, обеспечивает их взаимодействие с лабораторией.
3.1.3. Осуществляет контроль за обеспечением сохранности документов и печатных изданий в процессе работы с ними в архиве.
3.2 Организует и обеспечивает в архивохранилищах:
3.2.1. Обособленное хранение документов на различных носителях, страхового фонда и фонда пользования, сейфовое хранение уникальных документов, рациональное размещение, топографирование и картонирование документов.
3.2.2. Подготовку документов и помещений архивохранилищ к дезинфекции, дезинсекции и дератизации.
3.2.3. Проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных дел.
3.2.4. Оценку физического состояния документов, выявление и учет документов, имеющих механические, физико — химические или биологические повреждения и другие дефекты, разработку мер по их устранению и контроль выполнения <*>.
<*> Для хранилищ, осуществляющих хранение документов на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования: «Осуществляет контроль технического состояния документов, принимает меры по их реставрационно — профилактической обработке».
3.2.5. Подготовку документов и передачу их в установленном порядке в лабораторию для проведения реставрационно — восстановительных работ, создания страхового фонда и фонда пользования.
3.2.6 Обеспыливание архивохранилищ.
3.2.7. Выявление, описание и учет уникальных и особо ценных документов, подготовку к копированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования, обеспечение их сохранности.
3.2.8. Шифровку единиц хранения, нумерацию и проверку нумерации листов, оформление обложек, ярлыков, подшивку документов и другие работы.
3.2.9. Выдачу документов и копий фонда пользования из архивохранилищ работникам архива, в читальный зал, учреждениям, организациям и предприятиям во временное пользование, контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременным возвращением в архивохранилища.
3.2.10. Опечатывание коробок с документами, прошедшими страховое копирование и имеющими фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
3.2.11. Целевую экспертизу ценности документов, находящихся на постоянном хранении, оформление ее результатов, подготовку к утилизации документов, выделенных к уничтожению.
3.2.12. Учет документов, ведение основных и вспомогательных учетных документов, составляет паспорт архивохранилищ, готовит сведения для включения в установленном порядке в систему государственного учета документов.
3.3 Выполняет лабораторные работы по обеспечению сохранности документов:
3.3.1 Работы по улучшению физического состояния документов, хранящихся в архиве:
3.3.1.1. Реставрацию и консервационно — профилактическую обработку архивных документов и печатных изданий, микрофильмов страхового фонда и фонда пользования.
3.3.1.2 Восстановление угасающих и слабоконтрастных текстов.
3.3.1.3. Дезинфекцию, дезинсекцию и обеспыливание архивных документов и печатных изданий, картонажные работы.
3.3.2. Создание страхового фонда и фонда пользования документов, изготовление копий архивных документов и печатных изданий.
3.3.3. Контроль технического состояния копий страхового фонда и фонда пользования, оценку физического состояния дел.
3.3.4. Сбор и сдача на переработку серебросодержащих фотоматериалов и микропленки.
3.4 Совместно с отделом инженерно — технического обеспечения:
3.4.1. Обеспечивает правильную эксплуатацию помещений и оборудования отдела, соблюдение правил пожарной безопасности и доступа в архивохранилища, поддержание оптимального режима хранения и санитарно — гигиенического состояния документов.
3.4.2. Участвует в определении потребности архива в оборудовании и контроле за его техническим состоянием, разработке и реализации мер по обеспечению безопасного хранения документов и защиты содержащейся в них информации.
3.5. Совместно с отделами комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно — справочного аппарата и государственного учета документов:
3.5.1. Принимает меры по обеспечению преемственности системы учета, научно — справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и в архивах учреждений — источников комплектования.
3.5.2. Рассматривает вопросы фондирования документов, хранящихся в архиве, а также подлежащих приему на хранение в архив.
3.6 Совместно с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства:
3.6.1. Организует прием документов на постоянное и депозитарное хранение в архив, распределяет их по архивохранилищам, контролирует состояние сохранности принимаемых документов.
3.6.2. Определяет необходимость и очередность проведения экспертизы ценности хранящихся в архиве документов, организует ее проведение в архивохранилищах и оформление результатов.
3.7. Совместно с отделом научно — справочного аппарата и учета документов проводит анализ и координацию работы по учету документов в архивохранилищах, составляет паспорт архива.
3.8. В установленном порядке принимает участие в оказании платных услуг и выполнении договорных работ по профильным отделу направлениям.
3.9. Готовит предложения к тематике научно — исследовательской и методической работы архива, осуществляет разработку научно — исследовательских тем и подготовку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.
3.10. Рецензирует проекты научно — методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям.
3.11. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.12. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, проводит стажировки работников архивов, студентов, учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.
3.13. Обобщает и распространяет опыт работы архива по вопросам обеспечения сохранности, изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.
3.14. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научных и научно — практических конференциях, совещаниях, семинарах.
3.15. Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.
3.16. Вносит на рассмотрение дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива вопросы по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.
4. Права
4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.
4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководителей и специалистов других подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.4. Участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива.
4.5. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.6. Контролировать состояние сохранности документов архива в процессе работы с ними исследователей и работников архива.
4.7. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с заместителем директора, курирующим отдел.
5.2. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по представлению начальника отдела или по согласованию с ним.
5.6. Задачи, функции и права входящих в состав отдела архивохранилищ и лаборатории определяются положениями о них, утвержденными руководством архива по представлению начальника отдела.
5.7. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства является структурным подразделением федерального архива <*>.
1.2 В состав отдела входят:
- группа по работе с государственными учреждениями — источниками комплектования;
- группа по работе с негосударственными учреждениями — источниками комплектования.
1.3. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1 Организация комплектования архива.
2.2. Оказание организационно — методической помощи учреждениям, организациям и предприятиям профиля архива по вопросам совершенствования ведомственного хранения документов и организации документов в делопроизводстве.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива; перспективным и текущим планам его работы по комплектованию, совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений — источников комплектования архива, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.
3.2. Разрабатывает и ведет списки учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования архива.
3.3. Осуществляет оказание организационно — методической помощи и контроль за работой архивных служб, ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования архива, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений.
3.4. Обеспечивает контроль за соблюдением учреждениями — источниками комплектования архива законодательных актов и нормативных документов в области архивного дела.
3.5. Организует отбор и своевременную передачу документов учреждений — источников комплектования в архив. Составляет и реализует планы представления описей дел учреждений — источников комплектования на ЭПК архива, планы — графики приема — передачи документов на постоянное хранение. Разрабатывает и реализует планы — графики согласования положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях учреждений и организаций, инструкций по ведению делопроизводства, номенклатур дел, перечней документов.
3.6. Организует работу по передаче документов учреждений и держателей личных фондов на депозитарное хранение в архиве на договорной основе.
3.7. Проводят работу по выявлению находящихся за рубежом документов российского происхождения и по истории России профиля архива, получению их в установленном порядке в виде подлинников или копий.
3.8 Осуществляет при необходимости инициативное документирование.
3.9. Организует экспертизу ценности документов, находящихся в архиве на хранении.
3.10. Совместно с отделом обеспечения сохранности документов и отделом научно — справочного аппарата и государственного учета документов принимает меры по обеспечению преемственности системы учета, научно — справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и в архивах учреждений — источников комплектования; рассматривает вопросы фондирования документов архива и документов, подлежащих приему им на хранение.
3.11. Совместно с отделом обеспечения сохранности документов организует прием — передачу документов в архив на постоянное и депозитарное хранение.
3.12. Ведет государственный учет документов профиля архива, временно хранящихся в учреждениях — источниках комплектования архива, обобщает и анализирует учетные данные, организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов.
3.13. Организует работу по заключению договоров с учреждениями об упорядочении документов и оказании им других видов платных услуг, в установленном порядке принимает участие в их выполнении.
3.14. Организует работу ЭПК архива, оказывает организационно — методическую помощь ЦЭК и ЭК учреждений — источников комплектования архива.
3.15. Готовит предложения к тематике научно — исследовательской и методической работы архива; осуществляет разработку научно — исследовательских тем и подготовку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.
3.16. Рецензирует проекты научно — методических разработок, ГОСТов, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.
3.17. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.18. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб учреждений, участвует в мероприятиях по повышению квалификации работников архива, стажировках студентов и учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.
3.19. Обобщает и распространяет опыт работы архива в области комплектования, экспертизы и работы с ведомствами; изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.
3.20. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научных и научно — практических конференциях, совещаниях, семинарах.
3.21. Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.
3.22. Вносит на рассмотрение дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива вопросы развития архива по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.
4. Права
4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать в установленном порядке от учреждений — источников комплектования архива независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, а также от структурных подразделений архива материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.
4.3. Посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы учреждений и организаций, являющихся источникам комплектования.
4.4. Участвовать в установленном порядке в работе ликвидационных комиссий учреждений — источников комплектования архива.
4.5. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.6. Участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива.
4.7. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.8. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с заместителем директора, курирующим отдел.
5.2. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива, учреждениями — источниками комплектования архива, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по представлению начальника отдела или по согласованию с ним.
5.6. Задачи, функции, права входящих в состав отдела групп определяются положениями о них, утверждаемыми руководством архива по представлению начальника отдела.
5.7. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Отдел информационного обеспечения является структурным подразделением федерального архива <*>.
1.2 В состав отдела входят:
- группа информационного обеспечения органов государственной власти;
- группа по работе с исследователями (читальный зал);
- группа исполнения социально — правовых запросов.
1.3. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии, указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Организация и проведение работы по информационному обеспечению пользователей и использованию и пропаганде документов архива.
2.2. Создание условий для работы исследователей в читальном зале архива. Документационно — справочное обслуживание юридических и физических лиц.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива, перспективным и текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.
3.2. Изучает совместно с отделом публикации общественные потребности в ретроспективной документной информации. Организует и проводит маркетинговые исследования в области использования архивных документов.
3.3. Организует работу по использованию документов архива во взаимодействии с отделом публикации архивных документов, отделом научно — справочного аппарата и государственного учета документов, архивохранилищами.
3.4. Осуществляет информационное обеспечение органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций, объединений, граждан как в инициативном порядке, так и по их запросам.
3.5. Совместно с отделом публикации архивных документов готовит предложения к тематике документальных публикаций.
3.6. Организует подготовку материалов для периодических изданий и средств массовой информации.
3.7. Исполняет запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам архива, в т.ч. социально — правового характера; выдает в установленном порядке заверенные копии и выписки из документов, справки социально — правового характера; осуществляет прием, рассмотрение заявлений граждан, обращающихся в архив.
3.8. Организует документальные выставки, готовит тематические подборки документов, проводит экскурсии по архиву, лекции, встречи с общественностью, информирует о документах архива через средства массовой информации.
3.9. Организует работу читального зала архива, в установленном порядке обеспечивает обслуживание работающих в нем исследователей, проводит читательские конференции.
3.10. Консультирует исследователей о составе и содержании документов архива, об информационно — поисковых системах к ним, в необходимых случаях совместно с отделом научно — справочного аппарата и государственного учета документов.
3.11. Организует копирование документов по запросам пользователей, ведет учет изготовленных копий.
3.12. Организует и координирует работу по научной информации и использованию документов в других структурных подразделениях архива.
Ведет учет и анализирует эффективность использования документов архива.
3.13. Готовит предложения к тематике научно — исследовательской и методической работы архива, осуществляет разработку научно — исследовательских тем и подготовку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.
3.14. Рецензирует проекты научно — методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям.
3.15. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям. Готовит проекты договоров, в том числе о сотрудничестве с зарубежными организациями, на использование архивных документов.
3.16. Участвует в определении перечня видов платных услуг, оказываемых архивом юридическим и физическим лицам.
3.17 Обеспечивает сохранность документов в процессе их использования.
3.18. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
3.19. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, проводит стажировки работников архивов, студентов и учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.
3.20. Обобщает и распространяет опыт работы архива в области информационной работы и использования документов, изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.
3.21. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научных и научно — практических конференциях, совещаниях, семинарах.
3.22. Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.
3.23. Вносит на рассмотрение дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива вопросы развития архива по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.
4. Права
4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.
4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.4. Участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива.
4.5. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными организациями, учреждениями образования, культуры, творческими объединениями, фондами, коммерческими структурами, средствами массовой информации, в том числе зарубежными, по вопросам информационного обеспечения и использования документов.
4.6. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с заместителем директора, курирующим отдел.
5.2. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива, архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по представлению начальника отдела или по согласованию с ним.
5.6. Задачи, функции и права входящих в состав отдела групп определяются положениями о них, утверждаемыми руководством архива по представлениям начальника отдела.
5.7. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПУБЛИКАЦИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Отдел публикации архивных документов является структурным подразделением федерального архива <*>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Организация публикации документов архива на основе научной разработки архивных фондов.
2.2 Обеспечение высокого научного уровня документальных публикаций.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива, перспективным и текущим планам его работы, обеспечивает реализацию планов научно — издательской деятельности, составляет отчеты о выполнении.
3.2. Изучает совместно с отделом информационного обеспечения общественные потребности в ретроспективной документной информации. Организует и проводит маркетинговые исследования в области документальных изданий.
3.3. Осуществляет самостоятельно или совместно с другими отделами архива, научными и другими заинтересованными учреждениями подготовку к изданию документальных публикаций, архивных справочников и научно — популярной литературы. Организует, координирует и методически обеспечивает работу соисполнителей по подготовке документальных публикаций, организует их обсуждение и рецензирование.
3.4. Совместно с отделом информационного обеспечения готовит предложения к тематике документальных публикаций. Организует подготовку материалов для научных и других изданий.
3.5. Проводит совместно с организационно — методическим отделом работу по подготовке к государственной регистрации научных исследований архива в области археографии, его документальных публикаций и архивных справочников.
3.6. Осуществляет учет документальных изданий архива и анализирует эффективность публикационной деятельности.
3.7. Готовит предложения к тематике научно — исследовательской и методической работы архива; осуществляет разработку научно — исследовательских тем и подготовку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.
3.8. Рецензирует проекты научно — методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям.
3.9. Участвует в определении перечня видов платных услуг, оказываемых архивом юридическим и физическим лицам.
3.10. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям. Готовит проекты договоров, в том числе о сотрудничестве с зарубежными организациями, на публикацию архивных документов.
3.11. Обеспечивает сохранность документов в процессе подготовки их публикации.
3.12. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.13. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, проводит стажировки работников архивов, студентов и учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.
3.14. Обобщает и распространяет опыт работы архива в области публикации архивных документов, изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.
3.15. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научных и научно — практических конференциях, совещаниях, семинарах.
3.16. Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.
3.17. Вносит на рассмотрение дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива вопросы развития архива по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.
4. Права
4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.
4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.4. Участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива.
4.5. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными организациями и другими учреждениями образования, культуры, творческими объединениями, фондами, коммерческими структурами, средствами массовой информации, в том числе зарубежными, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.6. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с заместителем директора, курирующим отдел.
5.2. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива, архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по представлению начальника отдела или по согласованию с ним.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ НАУЧНО — СПРАВОЧНОГО АППАРАТА И ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Отдел научно — справочного аппарата и государственного учета документов является структурным подразделением федерального архива <*>.
1.2 В состав отдела входят:
1.3. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Создание и совершенствование системы научно — справочного аппарата к документам архива.
2.3. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в архиве.
2.4. Внедрение автоматизированных архивных технологий, создание и ведение баз и банков данных учетного и научно — информационного характера.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основных направлений развития архива; перспективным и текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.
3.2. Проводит работу по анализу, созданию и развитию системы научно — справочного аппарата к документам архива с учетом планов работы архива по научно — информационной деятельности и публикации документов.
3.3. Совместно с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и отделом обеспечения сохранности документов:
3.3.1. Принимает меры по обеспечению преемственности системы учета научно — справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и в архивах учреждений — источников комплектования архива.
3.3.2. Рассматривает вопросы фондирования документов архива и документов, подлежащих приему им на хранение.
3.4 Осуществляет работу по категорированию архивных фондов.
3.5. Проводит работы по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.
3.6. Осуществляет тематическую разработку фондов в архиве, ведет систематический и другие каталоги.
3.7. Осуществляет самостоятельно или совместно с отделами архива, архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями подготовку к изданию архивных справочников о составе и содержании фондов архива, в т.ч. с использованием электронно — вычислительной техники. Организует, координирует и методически обеспечивает работу соисполнителей по подготовке архивных справочников, организует их обсуждение и рецензирование.
3.8. Проводит совместно с организационно — методическим отделом работу по подготовке к государственной регистрации архивных справочников.
3.9. Осуществляет организацию и координацию работ структурных подразделений архива по созданию научно — справочного аппарата в процессе других видов архивных работ.
3.10. Создает и ведет автоматизированные базы и банки данных по профильным отделу направлениям.
3.11. Консультирует работников архивов, исследователей и других потребителей документной информации о составе и содержании научно — справочного аппарата к документам, обеспечивает их доступ к информационно — поисковым системам архива.
3.12. Ведет учет и анализирует эффективность использования научно — справочного аппарата и автоматизированных баз и банков данных по документам архива.
3.13. Осуществляет в соответствии с правилами работы и другими нормативными документами сводный государственный учет документов, принятых на постоянное хранение в архив.
3.14. Организует совместно с отделом обеспечения сохранности работу по учету документов в архивохранилищах.
3.15. Составляет и готовит для представления в ЦФК Росархива в установленном порядке документы для централизованного государственного учета, в т.ч. в электронном формате.
3.16. Обеспечивает сохранность учетных документов, архивных справочников, баз данных.
3.17. Разрабатывает совместно с другими подразделениями архива предложения по внедрению автоматизированных технологий.
3.18. В установленном порядке выполняет договорные работы и оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.
3.19. Готовит предложения к тематике научно — исследовательской и методической работы архива, осуществляет разработку научно — исследовательских тем и подготовку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.
3.20. Рецензирует проекты научно — методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям.
3.21. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.22. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, проводит стажировки работников архивов, студентов и учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.
3.23. Обобщает и распространяет опыт работы архива в области создания научно — справочного аппарата и государственного учета документов, использования автоматизированных архивных технологий; изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.
3.24. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научных и научно — практических конференциях, совещаниях, семинарах.
3.25. Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.
3.26. Вносит на рассмотрение дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива вопросы развития архива по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.
4. Права
4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.
4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.4. Участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива.
4.5. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.6. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с заместителем директора, курирующим отдел.
5.2. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива, архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора по представлению начальника отдела или по согласованию с ним.
5.6. Задачи, функции и права входящих в состав отдела групп определяются положениями о них, утверждаемыми руководством архива по представлениям начальника отдела.
5.7. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ИНЖЕНЕРНО — ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Отдел инженерно — технического обеспечения является структурным подразделением федерального архива <*>.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Обеспечение эксплуатации зданий и сооружений, инженерных систем, лабораторного и другого оборудования.
2.2 Организация материально — технического обеспечения архива.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ и основных направлений развития архива; перспективным и текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.
3.2. Принимает меры по соблюдению нормативных требований по эксплуатации и хозяйственному обслуживанию зданий и помещений архива, организует проведение и осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтно — строительных работ.
3.3. Разрабатывает планы текущих и капитальных ремонтов основных фондов архива (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составляет сметы хозяйственных расходов.
3.4. Организует техническое обслуживание, ремонт и модернизацию оборудования в архиве, в т.ч. электронно — вычислительной техники.
3.5. Осуществляет контроль за соблюдением норм эксплуатации помещений и инженерного оборудования, в т.ч. сданных в аренду сторонним организациям.
3.6. Принимает меры по обеспечению пожарной безопасности и охраны архива, содержанию в исправном состоянии охранно — пожарной сигнализации и средств пожаротушения.
3.7. С учетом предложений отдела обеспечения сохранности документов, других структурных подразделений и финансовых возможностей архива принимает меры по его оснащению техническими средствами, в т.ч. электронно — вычислительной техникой, и обеспечивает приобретение материалов для научно — производственной деятельности архива.
3.8. Обеспечивает структурные подразделения архива необходимой мебелью, средствами механизации труда, канцелярскими принадлежностями, хозяйственным инвентарем, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
3.9 Совместно с отделом обеспечения сохранности документов:
3.9.1. Обеспечивает создание и поддержание оптимального режима хранения и надлежащего санитарно — гигиенического состояния документов в архивохранилищах.
3.9.2. Организует дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию помещений архивохранилищ.
3.10 Обеспечивает техническое обслуживание лабораторией архива.
3.11. Контролирует совместно с бухгалтерией рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
3.12. Ведет учет эффективности использования технологического оборудования.
3.13 Организует обеспечение архива транспортом.
3.14. Содействует решению вопросов улучшения условий и охраны труда работников архива, осуществляет мероприятия по технике безопасности.
3.15. Осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе.
3.16. Готовит совместно с бухгалтерией для представления в соответствующие организации заявки на оборудование и материалы для архива, организует их распределение.
3.17. Организует разработку и реализацию мероприятий архива по гражданской обороне.
3.18. Участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
3.19. Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.
3.20. Вносит на рассмотрение дирекции вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.
4. Права
4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для выполнения задач и функций отдела.
4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.4. Участвовать в работе дирекции а также научно — совещательных органов архива.
4.5. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с Производственным объединением Росархива, с архивными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.6. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы отдела
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с заместителем директора, курирующим отдел.
5.2. Начальник отдела организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива и организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с начальником отдела.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением федерального архива <*>.
1.2. Бухгалтерия руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, указаниями и постановлениями Министерств финансов, труда и социального развития Российской Федерации, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, положением о главном бухгалтере, приказами архива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами бухгалтерии являются:
2.1. Рациональное использование бюджетных и внебюджетных средств архива.
2.2. Обеспечение контроля за наличием, движением и сохранностью имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
2.3. Соблюдение законности и финансовой дисциплины в хозяйственно — финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
2.4. Формирование полной и достоверной информации о финансовом положении и результатах деятельности архива, необходимой для оперативного руководства и управления.
3. Функции
Бухгалтерия в соответствии с возложенными на нее задачами:
3.1. Составляет бухгалтерский отчет по архиву для представления его в финансовые органы и Росархив в установленном порядке.
3.2. Разрабатывает предложения о расходах на содержание архива, готовит на утверждение руководству архива смету расходов и штатное расписание архива, принимает участие в разработке предложений по совершенствованию структуры и штатов архива.
3.3. Осуществляет рациональную организацию и ведение бухгалтерских счетов, учета и отчетности финансовых средств бюджетного финансирования и внебюджетных средств, материальных ценностей и основных фондов в соответствии с утвержденным планом, контроль за законностью, своевременностью и правильностью оформления и исполнения сметы расходов.
3.4. Осуществляет расчет свободных цен, составляет калькуляции на платные работы и услуги, договорные работы.
3.5. Осуществляет мероприятия по привлечению дополнительных внебюджетных средств по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии. Проводит финансовую экспертизу заключаемых архивом договоров о совместной деятельности архива, на аренду помещений, оборудования и др., организует контроль за их исполнением, законностью совершаемых по ним операций.
3.6 Осуществляет контроль за сохранностью денежных средств.
3.7. Осуществляет контроль за сохранностью основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации. Организует проведение переоценки основных фондов и инвентаризации денежных средств и материальных ценностей архива.
3.8. Осуществляет экономический анализ финансово — хозяйственной деятельности архива по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.
3.9. Обеспечивает начисление и выдачу заработной платы и других выплат работникам архива, своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения сметы архива, с учреждениями и физическими лицами.
3.10. Осуществляет хранение регистров учета, смет расходов, расчетов к ним и других бухгалтерских документов.
3.11. Участвует в разработке предложений по улучшению условий труда работников архива, их социальной защите.
3.12. Составляет квартальные и годовые статистические отчеты по труду, численности и фонду оплаты труда по архиву.
3.13. Оказывает методическую помощь, консультирует работников структурных подразделений архива, ведущих платные и договорные работы и услуги, контролирует их деятельность по профильным бухгалтерии направлениям.
3.14. Изучает передовой опыт в области бухгалтерского учета и внедрения автоматизированных технологий в практику работы бухгалтерии.
3.15. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, приказов директора архива по профильным бухгалтерии направлениям.
3.16. Вносит на рассмотрение дирекции вопросы по профильным бухгалтерии направлениям, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.
4. Права
Бухгалтерии предоставляется право:
4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии.
4.2. Получать от других структурных подразделений архива материалы, достоверные, своевременно и качественно оформленные документы, необходимые для выполнения функций бухгалтерии.
4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию бухгалтерии.
4.4 Участвовать в работе дирекции архива.
4.5. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии.
4.6. Подписывать (второй подписью) денежные и платежные документы, представляемые в учреждения банков и финансовые органы.
4.7. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
5. Организация работы бухгалтерии
5.1. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый и освобождаемый от должности Руководителем Росархива по представлению директора архива.
5.2. Главный бухгалтер подчиняется директору архива и работает под его контролем, организует деятельность бухгалтерии и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на бухгалтерию задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками бухгалтерии, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
5.3. Бухгалтерия осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утвержденных директором архива.
5.4. Бухгалтерия организует выполнение возложенных на нее задач как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями архива, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность бухгалтерии определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых бухгалтерией работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники бухгалтерии назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с главным бухгалтером.
5.6. Обязанности работников бухгалтерии определяются должностными инструкциями.