Приказ Роснедр от 12.05.2015 № 332

«Об эксплуатации автоматизированной системы учета и анализа использования средств федерального бюджета на геологическое изучение недр и воспроизводство минерально-сырьевой базы Российской Федерации „Минерал-Финансы“»

МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЮ

ПРИКАЗ

от 12 мая 2015 г. № 332

ОБ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА И АНАЛИЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА НА ГЕОЛОГИЧЕСКОЕ ИЗУЧЕНИЕ НЕДР И ВОСПРОИЗВОДСТВО МИНЕРАЛЬНО-СЫРЬЕВОЙ БАЗЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «МИНЕРАЛ-ФИНАНСЫ»

В целях обеспечения мониторинга и анализа использования средств федерального бюджета на геологическое изучение недр и воспроизводство минерально-сырьевой базы Российской Федерации приказываю:

1. Продолжить эксплуатацию автоматизированной системы учета и анализа использования средств федерального бюджета на геологическое изучение недр и воспроизводство минерально-сырьевой базы Российской Федерации «Минерал-Финансы» (АС «Минерал-Финансы»).

2. Утвердить регламент эксплуатации АС «Минерал-Финансы», согласно приложению к настоящему приказу.

3. Возложить на Управление финансово-экономического обеспечения (Айвазова) обеспечение функций по организационному и методическому сопровождению эксплуатации АС «Минерал-Финансы».

4. Управлению геологических основ, науки и информатики (Лыгин), Управлению геологии нефти и газа, подземных вод и сооружений (Хлебников), Управлению геологии твердых полезных ископаемых (Аксенов), начальникам территориальных органов Федерального агентства по недропользованию руководствоваться указанным в пункте 2 настоящего приказа регламентом.

5. Начальникам территориальных органов Федерального агентства по недропользованию обеспечить исполнение настоящего регламента, в том числе сроков ввода документов и идентичность вводимой в АС «Минерал-Финансы» информации в электронном виде оригиналам на бумажном носителе.

6. Признать утратившим силу Приказ Федерального агентства по недропользованию от 14.11.2012 № 1218.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Е.В. Штейникова.

РЕГЛАМЕНТ ЭКСПЛУАТАЦИИ АС «МИНЕРАЛ-ФИНАНСЫ»

1. Общие положения

Настоящий регламент определяет порядок эксплуатации автоматизированной системы «Минерал-Финансы» сотрудниками Федерального агентства по недропользованию и его территориальных органов, подрядчиками (исполнителями работ по государственным контрактам), сотрудниками подведомственных предприятий и учреждений Роснедр при выполнении следующих основных задач:

• Ведение и использование плана финансирования объектов ГРР и НИОКР в порядке, предусмотренном п. 3.5 настоящего регламента;
• Ввод в АС «Минерал-Финансы» документов, предусмотренных п. 3.6 настоящего регламента;
• Актирование работ по Государственным контрактам с использованием АС «Минерал-Финансы» в порядке, предусмотренном п. 3.11 настоящего регламента;
• Создание и редактирование перечней конкурсных и переходящих объектов ГРР, заявок на изменение планов финансирования в порядке, предусмотренном п. 3.13 настоящего регламента;
• Подготовка отчетов об использовании средств федерального бюджета на воспроизводство минерально-сырьевой базы, отчетов по государственным контрактам и отчетов по конкурсным объектам с использованием АС «Минерал-Финансы» в порядке, предусмотренном п. 3.14 настоящего регламента.

В настоящем регламенте используются следующие основные термины, определения и сокращения:

АС «Минерал-Финансы», «система» — автоматизированная система «Минерал-Финансы»,

Оператор системы — организация осуществляющая техническое обеспечение выполнения настоящего регламента,

Группа поддержки системы — отдел организации, оператора системы, осуществляющий непосредственную тех. поддержку эксплуатации системы «Минерал-Финансы»,

ГРР — геологоразведочные работы,

НИОКР — научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы,

Объект, объект ГРР — объект геологоразведочных работ по геологическому изучению недр или воспроизводству минерально-сырьевой базы, выполняемый за средств федерального бюджета Российской Федерации,

Базовый проект НИОКР — проект геологоразведочных работ в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемый за средств федерального бюджета Российской Федерации,

План финансирования — документ который отражает государственное финансирование объектов геологоразведочных работ/базовых проектов НИОКР (общий объем финансирования, лимит на текущий год, бюджетные ассигнования на последующие года),

Актирование работ (актировка) — процесс осуществления взаиморасчетов (на основании актов выполненных работ) заказчика и подрядчика работ в течение всего периода выполнения работ. Актирование может быть ежеквартальным, ежемесячным и поэтапным, зависит от частоты оплаты, заранее оговоренной в Государственном контракте,

СМ-1, «первичная смета», «общая смета», «общая сметная стоимость» — документ, который идет в составе проектно-сметной документации и отражает финансирование объекта по работам, необходимым для выполнения поставленных геологических задач по объекту. Содержит планируемые работы в целом по объекту и на текущий период в натуральном и денежном выражениях,

УСМ, «уточненная смета» — документ, который отражает уточненные данные общей сметной стоимости работ. Содержит данные общей сметной стоимости, выполнения за предыдущий период и остатка на текущий год, а также планируемые работы на текущий период в натуральном и денежном выражениях. Составляется в начале года,

АВР, «акт выполненных работ» — документ, отражающий выполнение работ по объекту ГРР. Содержит данные по выполнению работ за период (месяц, квартал, и др.) в натуральном и денежном выражениях,

ППСС, «протокол перераспределения сметной стоимости» — документ, который отражает изменение сметной стоимости. Может составляться в течение всего года,

Скан-образ — отсканированная версия документа для внесения его в систему.

2. Начало работы с АС «Минерал-Финансы»

2.1. Права доступа к системе

Права доступа к соответствующим информационным разделам и возможностям АС «Минерал-Финансы» имеют сотрудники центрального аппарата Роснедр, его территориальных органов, а также сотрудники подведомственных предприятий и учреждений Роснедр, а также представители подрядчиков, выполняющих государственные контракты на ГРР и НИОКР по заказу Роснедр и его территориальных органов.

Настоящий регламент устанавливает следующие права доступа:

1. Руководитель Роснедр и его заместители — просмотр информации по всем объектам;

2. Сотрудники управлений центрального аппарата Роснедр — просмотр информации по всем объектам соответствующего управления;

3. Сотрудники УФЭО Роснедр, с разрешения начальника отдела финансового обеспечения — дополнительно просмотр информации по всем объектам, либо, дополнительно — возможность актирования и редактирования документов по всем объектам, заказчиком которых являются Роснедра;

4. Сотрудники отделов территориальных департаментов Роснедр, отвечающие за работы на определенных территориях, с разрешения начальника территориального департамента — просмотр данных, либо, дополнительно — актирование и редактирование документов по всем объектам своих территорий, заказчиком которых является департамент;

5. Сотрудники территориальных органов Роснедр (департаментов и управлений), с разрешения начальника территориального органа — просмотр данных, либо, дополнительно — актирование и редактирование документов по всем объектам, заказчиком которых является территориальный орган;

6. Сотрудники территориальных департаментов Роснедр, с разрешения начальника территориального департамента — просмотр данных по объектам подведомственных территориальных управлений;

7. Сотрудники отраслевых организаций Роснедр, курирующих определенные направления работ, с разрешения руководителя организации — просмотр данных по объектам курируемых направлений;

8. Сотрудники ФБУ «Росгеолэкспертиза», с разрешения директора — просмотр информации по всем объектам;

9. Представители предприятий — подрядчиков, с разрешения руководителей этих предприятий — просмотр информации по своим объектам, ввод электронных версий актов выполненных работ и форм СМ-1;

10. Прочие права доступа — с разрешения руководителей соответствующих организаций, по согласованию с УФЭО Роснедр — права, указанные в разрешении.

Документально подтвержденное наличие прав доступа к системе является для оператора системы основанием для предоставления доступа (см. следующий раздел «Получение доступа и регистрация пользователей»).

2.2. Получение доступа и регистрация пользователей

В тех случаях, когда разрешение не требуется, достаточно обращения пользователя в группу техподдержки АС «Минерал-Финансы» (далее — «группа поддержки системы»), при этом данные пользователя будут взяты из телефонного справочника Роснедр.

При необходимости разрешения на право доступа оно должно оформляться регистрационным письмом на официальном бланке с печатью и подписью лица, которое по настоящему регламенту может принимать решение о предоставлении разрешения. Для ускорения процедуры следует направить скан письма по электронной почте.

Рекомендуется регистрировать в качестве пользователей тех сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к документообороту, отчетам и актированию ГРР и НИОКР, выполняемых за счет средств федерального бюджета.

В регистрационном письме для каждого пользователя следует указать следующие данные:

1. ФИО полностью;

2. Занимаемая должность;

3. Контактный телефон;

4. Действующий адрес электронной почты;

5. Предоставляемые разрешения (если требуется).

В случае, если в присланных ранее регистрационных данных произошли изменения, необходимо сообщить о них регистрационным письмом с изменившимися данными.

Доступ предоставляется оператором системы в течение не более 2-х рабочих дней после обращения, после чего пользователь получает ключи доступа.

2.3. Прекращение доступа

Основанием для прекращения доступа пользователя к системе может быть смена организации-нанимателя, отзыв разрешения на право доступа, или систематическое нарушение пользователем регламента эксплуатации системы.

При изменении организации-нанимателя доступ пользователя прекращается, и для предоставления доступа при наличии прав требуется повторная регистрация. Пользователь или его наниматель должны сообщить в группу поддержки системы о факте смены организации-нанимателя в течение не более чем 5-ти рабочих дней.

При необходимости отзыва разрешения на право доступа он должен оформляться письмом об отзыве разрешения на официальном бланке с печатью и подписью лица, которое по настоящему регламенту может принимать решение о предоставлении разрешения. Для ускорения процедуры следует направить скан письма по электронной почте.

Прекращение доступа осуществляется в течение не более 2-х рабочих дней на основании информации о смене организации-нанимателя пользователя или по отзыву разрешения.

2.4. Требования к рабочему месту пользователя

Рабочее место пользователя должно быть оснащено:

• операционная система Windows XP, либо Windows 7 и выше;
• монитор с разрешением 1280 x 1024 или более;
• браузер Google Chrome или Mozilla Firefox последней версии, либо Internet Explorer версии 9.0 и выше;
• прикладные программы для работы с документами MS Office 2003 SP1 и выше, MS Word 2003 SP1 и выше;
• подключение к интернету со скоростью не менее 128 килобит в секунду и возможностью использования протокола https.

Более детально системные требования рассмотрены в руководстве пользователя системы, которое можно загрузить после получения доступа.

2.5. Обучение пользователей

Обучение пользователей проводится путем самостоятельного освоения пользовательской документации, которую можно загрузить непосредственно из АС «Минерал-Финансы» раздела «Техподдержка», либо с участием специалистов техподдержки в Москве или с выездом в регион.

Руководство пользователя в разделе «Техподдержка» состоит из следующих глав:

• общие положения — документ предназначен всем пользователям для получения полного представления о принципах функционирования и приемах работы с интерфейсом пользователя системы;
• план финансирования — документ предназначен всем пользователям для ознакомления со способами и правилами работы с формой «План финансирования»;
• сметы и протоколы — документ предназначен пользователям УФЭО и территориальным органам для ознакомления со способами и правилами ввода в систему смет (первичной сметы СМ-1, уточненной сметы УСМ) и протоколов перераспределения сметной стоимости;
• акты — документ предназначен пользователям УФЭО и территориальным органам для ознакомления со способами и правилами ввода в систему актов;
• реестр документов — документ предназначен пользователям УФЭО и территориальным органам для ознакомления со способами ввода и просмотра первичных документов через форму «Реестр документов»;
• аналитическая часть — документ предназначен пользователям УФЭО, профильных управлений Роснедр, территориальных органов, отраслевых организаций для ознакомления с возможностями анализа данных, содержащихся в системе, путем построения сводных таблиц;
• подрядчик — документ содержит пошаговое описание выполнения основных задач, стоящих перед пользователями — подрядчиками;
• информационная модель — документ предназначен всем пользователям для получения подробной информации об интерфейсе, правах пользователей, расшифровке кодов сообщений об ошибках, структуре и функциях АС «Минерал-Финансы».

В случае каких-либо затруднений пользователи могут получить консультацию, обратившись в группу техподдержки АС «Минерал-Финансы».

3. Порядок эксплуатации АС «Минерал-Финансы»

АС «Минерал-Финансы» предназначена для эксплуатации конечными пользователями с соблюдением настоящего регламента. Исчерпывающий перечень разрешенных действий конечного пользователя приведен в руководстве пользователя.

Любые другие действия, включая, но не ограничиваясь применением средств анализа и перехвата запросов конечного пользователя, использованием средств автоматизации запросов к ресурсу, встраиванием содержимого ресурса во фреймы и т.п., недопустимы.

Полученную из АС «Минерал-Финансы» информацию не разрешается цитировать в публикациях и распространять иным образом.

Пользователь не имеет права передавать свои ключи доступа третьим лицам, либо использовать ключи доступа третьих лиц.

Пользователь и его наниматель несут полную ответственность за обеспечение конфиденциальности своих ключей доступа и за все действия, которые были произведены в системе с использованием его ключей доступа.

3.1. Обязанности представителей территориальных органов

Ввод документов в систему

1. Сканирование и ввод в систему графических версий документов.

2. Ввод в систему электронных версий документов.

Перечень документов, которые необходимо вводить в АС указан в главе 3.6 «Перечень документов, которые вводятся в АС „Минерал-Финансы“.»

Актирование работ

1. Импорт форм СМ-1, УСМ и протоколов перераспределения сметной стоимости (см. руководство пользователя раздел «Сметы и протоколы»).

2. Подготовка бланков УСМ и протоколов перераспределения сметной стоимости.

3. Подготовка бланков актов выполненных работ (см. руководство пользователя раздел «Актировка работ»).

4. Импорт актов выполненных работ.

Подробнее актирование работ описано в главе 3.11 «Актирование работ с использованием АС „Минерал-Финансы“.»

Отчетность

1. Подготовка бланков отчетов об использовании средств, подготовка бланков отчетов по государственным контрактам, подготовка бланков отчетов по конкурсным объектам.

2. Заполнение бланков отчетов.

3. Использование автоматизированной проверки, встроенной в бланк отчета об использовании средств.

4. Ввод отчетов об использовании средств, отчетов по государственным контрактам и отчетов по конкурсным объектам в систему.

Подробнее подготовка отчетов описана в главах 3.14 «Подготовка отчетов с использованием АС „Минерал-Финансы“.»

Взаимодействие с подрядчиками с использованием системы

1. Регистрация подрядчиков в АС «Минерал-Финансы».

2. Обеспечение использования подрядчиками системы при актировании работ.

3.2. Обязанности представителей отделов территориальных органов

Ввод документов (по своему отделу) в систему

1. Сканирование и ввод в систему графических версий документов.

2. Ввод в систему электронных версий документов.

Перечень документов, которые необходимо вводить в АС указан в главе 3.6 «Перечень документов, которые вводятся в АС „Минерал-Финансы“.»

Актирование работ (по своему отделу)

1. Импорт форм СМ-1, УСМ и протоколов перераспределения сметной стоимости (см. руководство пользователя раздел «Сметы и протоколы»).

2. Подготовка бланков УСМ и протоколов перераспределения сметной стоимости.

3. Подготовка бланков актов выполненных работ (см. руководство пользователя раздел «Актировка работ»).

4. Импорт актов выполненных работ.

Подробнее актирование работ описано в главе 3.11 «Актирование работ с использованием АС „Минерал-Финансы“.»

Взаимодействие с подрядчиками с использованием системы

1. Обеспечение использования подрядчиками системы при актировании работ.

3.3. Обязанности представителей подрядчиков

Актирование работ

1. Заполнение бланков актов выполненных работ, бланков форм УСМ и бланков протоколов перераспределения сметной стоимости.

2. Ввод заполненных бланков в систему.

3.4. Обязанности представителей профильных управлений

Создание и редактирование перечней и заявок на внесение изменений в «Редакторе перечней»

1. Для возможности ведения перечней в «Редакторе перечней» сотрудник Управления должен быть зарегистрирован в системе «Минерал-Финансы» в соответствующей роли. Регистрация пользователей описана в п. 2.2 настоящего регламента.

2. Создание и редактирование перечней и заявок описано в разделе «Техподдержки» Редактор перечней объектов ГРР — Руководство пользователя и в п. 3.13 «Создание и редактирование перечней и заявок на внесение изменений».

3.5. Ведение и использование плана финансирования объектов ГРР и НИОКР в системе «Минерал-Финансы»

В соответствии с утвержденными приказами Роснедр о Порядках ведения, изменения Плана финансирования объектов государственного заказа Федерального агентства по недропользованию на выполнение ГРР и НИОКР за счет средств федерального бюджета формирование планов финансирования по ГРР, так же, как и по НИОКР происходит раздельно по разным госпрограммам.

Формирование плана финансирования и изменений и дополнений к нему осуществляется группой поддержки системы по запросу начальника отдела финансово-экономического обеспечения УФЭО.

Подготовка документов происходит в следующем порядке:

1. Из Роснедр приходит запрос от начальника финансового отдела на построение плана финансирования или изменений и дополнений к нему.

2. Причиной создания изменений и дополнений к Плану финансирования являются изменения: срока окончания объекта, общего объема финансирования, лимита на год или бюджетных ассигнований последующих лет, наименования заказчика работ, наименования подрядчика работ, а также начало нового объекта.

Основанием для формирования изменений и дополнений являются такие документы, как Приказ об утверждении перечней новых (конкурсных) объектов (с перечнем), утвержденный Роснедрами, Протокол о внесении изменений в план финансирования (с заявкой на внесение изменений), утвержденный Роснедрами, Государственный контракт или Дополнительное соглашение по объекту.

3. В системе формируется запись Плана финансирования.

4. После утверждения Плана финансирования приказом Роснедр УФЭО отправляет скан-образ утвержденного документа в группу поддержки системы.

5. Изменения плана финансирования становятся доступны к просмотру пользователям системы в течение не более 1 часа после получения скан-образа, либо после запроса начальника отдела финансово-экономического обеспечения УФЭО на актуализацию данных в системе.

3.6. Перечень документов, которые вводятся в АС «Минерал-Финансы»

Все документы по объектам ГРР и базовым проектам НИОКР по различным государственным программам, начиная с заключенного государственного контракта с приложениями до извещения о принятии отчета на хранение, должны вводиться в АС «Минерал-Финансы». Каждый документ должен быть представлен в системе одновременно в электронном виде (файл Excel или Word) и в виде скан-образа (графический файл pdf). Электронная версия должна полностью соответствовать скан-образу, за исключением подписей, печатей, и возможно, даты подписания и номера.

В систему должны регулярно вводиться следующие документы:

• Государственный контракт со всеми приложениями;
• Дополнительные соглашения со всеми приложениями;
• Общая сметная стоимость СМ-1 (далее — СМ-Первичная);
• Уточненная общая сметная стоимость СМ-1 (далее — УСМ);
• Сметно-финансовый расчет (далее — СФР);
• Протокол перераспределения сметной стоимости (далее — ППСС);
• Акты сдачи-приемки (годовые) (далее — АСПР (год));
• Окончательный акт сдачи-приемки (акт сдачи-приемки (без претензий)) (далее — АСПР (оконч.));
• Прочие протоколы (в т.ч. протоколы заседания НТС по утверждению ПСД, АСПР (год), АСПР (оконч.));
• Акты выполненных работ (АВР);
• Отчеты об использовании средств федерального бюджета;
• Отчеты по Государственным контрактам;
• Отчеты по конкурсным объектам;
• Платежные поручения;
• Заявки на кассовый расход;
• Регистрационная карта объекта работ по геологическому изучению недр либо письмо о государственной регистрации объекта работ по геологическому изучению недр;
• Проектно-сметная документация;
• Дополнения к проектно-сметной документации;
• Экспертное заключение (Положительное экспертное заключение по проекту);
• Информационные отчеты;
• Приказы;
• Письма;
• Письма об отправке на хранение в ФГУНПП «Росгеолфонд» и территориальные геологические фонды;
• Извещение о принятии документа на хранение в ФГУНПП «Росгеолфонд» и территориальные геологические фонды;
• Извещение об отказе в приеме документа на хранение в ФГУНПП «Росгеолфонд» и территориальные геологические фонды;
• Справка о фактических затратах;
• Банковская гарантия;
• Прочие документы, имеющие отношение к контракту.

Процесс ввода документов в АС описан в руководстве пользователя в разделах: «Реестр документов», «Актировка работ», «Сметы и протоколы».

3.7. Сроки ввода документов

Документы должны вводиться в систему сразу после утверждения. Максимальная задержка не должна превышать 2-х рабочих дней за исключением платежных документов, ввод которых допускается в течение 5-ти рабочих дней.

3.8. Требования к отсканированным версиям документов

Каждый документ после утверждения должен быть отсканирован и введен в систему. Отсканированная версия документа должна быть хорошо читаема, должны быть видны все печати и подписи. Сканы должны быть черно-белыми в формате pdf, либо в формате Multi Tag Image File Format (файлы с расширением tif) со сжатием. Для документов, имеющих более одной страницы, рекомендуется использовать многостраничные файлы pdf, либо объединять отдельные страницы в архив zip.

Рекомендуемый средний размер 1 страницы скана формата А4 — не более 80 Кб. Рекомендуемое разрешение — 200 dpi, Максимальный допустимый размер файла — 50 МБ.

В связи с необходимостью сканирования большого объема документов рекомендуется использовать сканер с автоматическим податчиком бумаги, что сведет затраты времени на сканирование к минимуму. Подбор пакетного сканера необходимо осуществлять индивидуально в зависимости от объема документов, подлежащих сканированию. В сканере необходима поддержка форматов pdf или Multi Tag Image Format (tif).

Перед вводом скана в систему, в случае, если ориентация текста на странице не книжная, а альбомная, скан должен быть повернут соответствующим образом.

3.9. Требования к электронным версиям документов

Текстовые документы (например, Государственный контракт, Техническое задание, Акт сдачи-приемки, Протокол) должны быть представлены в формате Word. Табличные документы (например, Общая сметная стоимость, Акт выполненных работ, Протокол перераспределения сметной стоимости) должны быть представлены в формате Excel.

Электронный документ должен полностью соответствовать утвержденному документу, за исключением того, что в электронном документе могут отсутствовать дата подписания и номер документа подписи и печати.

Для удобства работы с документами, рекомендуется называть документ таким образом, чтобы название содержало номер объекта по Плану финансирования (или номер контракта), название типа документа, номер документа.

3.10. Общие правила ввода документов в АС «Минерал-Финансы»

В поле «Название документа» указывается полное оригинальное название документа. Никакие изменения в оригинальное название документа вносить нельзя (кроме исправления орфографических ошибок). В поле «Оригинальный документ» помещается оригинальный электронный документ, полученный от подрядчика. Никакие изменения в этот файл вносить нельзя. В поле «Электронный документ» помещается документ, если в него внесены изменения (например, пользователь адаптировал Общую сметную стоимость при подготовке к импорту). Свои рабочие версии документов (т.е. версии в которых внесены временные изменения для текущей работы) нельзя хранить в АС «Минерал-Финансы». Все рабочие версии необходимо хранить на своем компьютере.

Флажок «Подписан» («Актуальность») должен быть включен у всех подписанных документов. Снимать его необходимо в случае, если документ еще не подписан (например, в процессе создания бланка акта выполненных работ или формы СМ-1 по переходящим объектам). После подписания документа флажок «Подписан» должен быть установлен. Поле «Сделать» предназначено для записи действий, которые нужно провести с данным документом. Например: «Уточнить дату документа», «Сравнить электронный документ с бумажной версией» и т.п. В поле «Внутренний комментарий» вносится информация, которая может быть необходима при дальнейшей работе с документом. В отличие от поля «Сделать» эта информация констатирует факт и не предполагает каких-либо действий. Поле «Комментарий в отчет» зарезервировано для потенциальных комментариев, которые должны будут выводиться в формируемые отчеты. В данный момент это поле не используется.

3.11. Актирование работ с использованием АС «Минерал-Финансы»

Перед описанием актирования работ с использованием АС «Минерал-Финансы» необходимо определить понятие «Действующая смета».

Действующая смета (далее — ДС) — это смета, которая действует в определенный момент времени по объекту. Действующая смета может полностью соответствовать форме СМ-1, так и отличаться, если по объекту был протокол перераспределения сметной стоимости (ППСС). В случае, если был ППСС, действующую смету можно понимать, как форму СМ-1, которая была бы сформирована после подписания одного или нескольких ППСС. Количество действующих смет по объекту зависит от количества форм СМ-1 и ППСС.

На рис. 1 показаны 4 действующие сметы:

• первая — на основании общей сметной стоимости;
• вторая — на основании уточненной сметы на 2006 год;
• третья — в этом случае действующая смета — это смета с изменениями, внесенными ППСС;
• четвертая — на основании уточненной сметной стоимости на 2007 год.

Период действия (даты начала и окончания в системе) акта выполненных работ всегда должен быть меньше или равен периоду действия действующей сметы, т.е. на период действия акта должна быть только одна актуальная действующая смета. Период действия (даты начала и окончания в системе) сметы (общей и уточненной), а также протокола перераспределения сметной стоимости может быть не более одного календарного года.

Общая схема процесса актирования работ с использованием АС «Минерал-Финансы» представлена на рис. 2.

Актирование работ в АС «Минерал-Финансы» происходит по следующей схеме:

1. Заказчик работ подготавливает смету в соответствии с требованиями и импортирует первую смету по объекту. Первой сметой могут быть: СФР, СМ-Перв. (приложение 1), УСМ (приложение 2).

2. Заказчик должен убедиться, что по объекту введены в АС «Минерал-Финансы» Государственный контракт и имеющиеся Дополнительные соглашения.

3. Раз в год по каждому объекту в «Динамику по годам» Заказчик работ вводит сумму аванса и НДС по авансу (руб.), а также НДС по году (тыс. руб.).

4. Заказчик работ вводит информацию о представителях Заказчика и Подрядчика, подписывающих акты выполненных работ. В дальнейшем эта информация актуализируется Заказчиком работ по мере необходимости.

5. Заказчик работ перед созданием бланка акта должен убедиться, что внесены все платежные документы, существующие на текущий момент.

6. Заказчик работ создает бланк акта выполненных работ.

7. Подрядчик загружает бланк акта из системы, заполняет (в т.ч. подтабличную графу «Засчитывается сумма перечисленного аванса»), вводит в систему. В бланке акта встроены автоматизированные проверки правильности заполнения, способствующие корректному заполнению документа.

8. Заказчик импортирует акт в систему. При импорте будет выполнена повторная (независимая от бланка) проверка правильности заполнения акта выполненных работ.

9. Если при импорте обнаружены ошибки, то Заказчик возвращает Подрядчику акт выполненных работ на доработку.

10. Если акт выполненных работ импортирован успешно, то Заказчик и Подрядчик подписывают акт выполненных работ.

11. После подписания акта выполненных работ цикл считается завершенным.

Далее:

11.1. Если актуализация ДС не требуется, новый цикл начинается с пункта 3.

11.2. Если требуется актуализация ДС (требуется подготовить уточненную общую сметную стоимость или протокол перераспределения) — с пункта 2. Актуализация ДС аналогично актированию происходит с использованием бланков ППСС (приложение 3) и УСМ (приложение 2).

11.3. После импорта последнего акта процесс актирования по объекту считается завершенным.

Процесс работы с общей сметной стоимостью, уточненной общей сметной стоимостью, протоколами перераспределения сметной стоимости описан в руководстве пользователя в разделе «Сметы и протоколы».

Процесс работы с актами выполненных работ описан в руководстве пользователя в разделе «Актировка работ».

Особенности работы со сметами и протоколами.

Подготовка к импорту первой формы СМ-1 по объекту.

Перед импортом форму СМ-1 необходимо подготовить:

• оформление сметы должно соответствовать требованиям регламента (приложение 1);
• стоимость должна быть в рублях (кроме графы «единичная сметная расценка», где допускаются копейки);
• проставить формулы подытоговых и итоговой строк в графе «Полная сметная стоимость»;
• проставить формулы накладных расходов, плановых накоплений и НДС в графе «Полная сметная стоимость»;
• убедиться в отсутствии иных формул в форме СМ-1.

При подготовке сметы к импорту рекомендуется:

• перед простановкой формул выделить суммарные строки цветом — это поможет расставить формулы гораздо быстрее и избежать ошибок;
• проверить, что все формулы подытоговых строк проставлены правильно, можно просуммировав остальные строки — их сумма должна быть равна строке «Всего по объекту с НДС».

Несоответствие введенного значения и рассчитываемого по формуле в строках накладных расходов (НР), плановых накоплений (ПН) и НДС.

Суммы накладных расходов, плановых накоплений и НДС рассчитываются как процент от других строк сметы. Иногда значение по формуле отличается от фактически введенного из-за ошибки округления на 1 рубль. В этом случае, форма СМ-1 вводится по следующей схеме:

1. Форма СМ-1, полученная от Подрядчика, вводится как Оригинальный документ. После необходимо создать 2 файла — 1) СМ-1, подготовленная к импорту как обычно, со всеми формулами; 2) та же СМ-1, но в строке, где имеется расхождение, ставится фактическое значение без формулы.

2. Далее 2-я смета вводится в систему, как Электронный документ — и производится импорт.

3. Теперь нужно заменить появившуюся в Электронном документе смету той, которая была заготовлена (см. п. 1) и нажать команду «Формулы».

4. В систему в электронный документ обратно вводится форма СМ-1 с правильным значением (без формулы).

В результате вышеуказанных действий в АС «Минерал-Финансы» будет введена одновременно формула и фактическое значение, что позволит автоматически рассчитывать данную строчку в актах выполненных работ.

Исправление ошибок, обнаруженных при импорте

Если по результатам импорта формы СМ-1 обнаружены ошибки необходимо:

• исправить ошибку в форме СМ-1;
• если одной из ошибок было отсутствие формул в подытоговых строках, то необходимо в АС «Минерал-Финансы» в связанной записи «Пункты формы СМ-1» проставить флажки «Подытог» в строках, которые получаются в результате суммирования других строк;
• ввести исправленный документ в систему и импортировать.

Если по результатам импорта акта выполненных работ обнаружены ошибки необходимо:

• исправить ошибку в акте выполненных работ;
• ввести исправленный документ в систему и импортировать.

Переход с СФР к СМ-Перв.

В случае, когда финансирование работ началось на основании СФР для корректного сопоставления видов работ по СФР и СМ-Перв. необходимо ввести СМ-Перв. с использованием бланка ППСС (приложение 3).

Расширенные бланки форм СМ-1.

Помимо стандартных бланков формы СМ-1, средствами АС «Минерал-Финансы» можно подготовить расширенные бланки формы СМ-1 (уточненной сметы) и ППСС с разбивкой по месяцам или кварталам. Данная разбивка предназначена для удобства планирования работ (для подготовки бланков актов эти данные не нужны).

3.12. Мониторинг сдачи окончательных отчетов по объекту в фонды

По завершении работ по объекту, после сдачи отчета в Росгеолфонд (Спецгеолфонд, Территориальный фонд информации), в систему необходимо ввести извещение о принятии документов на хранение, или об отказе в принятии документов на хранение.

Если извещения из Росгеолфонда еще не получено, но материалы уже отправлены в Росгеолфонд (Спецгеолфонд, Территориальный фонд информации) необходимо ввести письмо об отправке документов на хранение со штампом Росгеолфонда (Спецгеолфонда, Территориального фонда информации) о дате получения письма. После получения извещения его также необходимо ввести в систему.

3.13. Создание и редактирование перечней и заявок на внесение изменений

В соответствии с утвержденным приказом Роснедр Порядком ведения перечней государственного заказа, планов закупок, планов-графиков закупок товаров, работ, услуг за счет средств федерального бюджета в Федеральном агентстве по недропользованию сотрудники профильных управлений Роснедр обязаны вести перечни переходящих объектов, перечни по новым (конкурсным) объектам и заявки на внесение изменений в План финансирования.

Данные документы должны создаваться и в случае необходимости редактироваться в приложении системы «Минерал-Финансы» — «Редактор перечней». Сотрудник, ответственный за ведение перечней и заявок профильного управления, назначается приказом за подписью начальника управления.

Ведение перечней и заявок в «Редакторе перечней» происходит в следующем порядке:

1. Сотрудник, ответственный за ведение перечней и заявок, собирает необходимую информацию для составления Перечня (новых (конкурсных) или переходящих объектов государственного заказа), либо Заявки на внесение изменений в план финансирования по профильному управлению.

2. Создает в «Редакторе перечней» запись Перечня, либо Заявки (выставляет флажок типа документа, его краткое наименование, полное наименование, выбирает Государственную программу к которой относится документ, сохраняет запись).

2.1. В случае, когда это Перечень новых (конкурсных) объектов — необходимо создать записи объектов, входящих в него, и заполнить данные по новым объектам.

2.2. В случае, когда это Перечень переходящих объектов или Заявка на изменение плана финансирования, можно скопировать данные объекты в Перечень или Заявку из сводного представления актуальных данных.

2.3. В случае, если есть электронный документ с данными Перечня (Excel), его можно импортировать в систему, а затем при необходимости скорректировать.

3. Формирует в «Редакторе перечней» документ по утвержденной приказом Роснедр форме.

4. После утверждения данного документа (Приказом либо Протоколом), вводит в запись Перечня или Заявки сканированные документы с утверждающими их Приказом либо Протоколом.

Более подробно создание и редактирование перечней и заявок описано в руководстве пользователя по приложению «Редактор перечней объектов ГРР».

3.14. Подготовка отчетов с использованием АС «Минерал-Финансы»

В системе «Минерал-Финансы» формируются записи 3 отчетов: отчетов по конкурсным объектам, отчетов по государственным контрактам, а также отчетов об использовании средств. Данные отчеты ведутся для мониторинга использования бюджетных средств и проведения конкурсов. Ниже представлена общая схема работы с отчетами (рис. 3).

Подготовка отчетов происходит по следующей схеме:

1. специалисты группы технической поддержки формируют в системе записи отчетов, после чего рассылают информационное письмо о создании записей отчета в системе:

1.1. для отчетов об использовании средств — в конце каждого квартала

1.2. для отчетов по государственным контрактам — в конце каждого отчетного периода (19 — 22 числа каждого месяца)

1.3. для отчетов по конкурсным объектам — в конце каждого квартала

2. территориальные органы после получения информационного письма формируют <*> бланки отчетов об использовании средств.

---

<*> Перед формированием бланков необходимо убедиться, что введены все платежные документы за отчетный квартал.

3. территориальные органы заполняют бланки отчетов об использовании средств, проверяют правильность заполнения встроенной в бланк автоматизированной проверкой и вводят отчет в АС «Минерал-Финансы».

4. специалисты группы технической поддержки импортируют отчет об использовании средств. При импорте будет выполнена повторная (независимая от бланка) проверка правильности заполнения отчета.

5. если при импорте обнаружены ошибки, отчет возвращается территориальному органу на доработку.

6. если ошибок не обнаружено, то отчет принимается.

7. после получения отчетов от всех территориальных органов и управлений Роснедр специалисты группы технической поддержки системы формируют сводные отчеты об использовании средств.

3.14.1. Подготовка отчетов по конкурсным объектам

Записи отчета формируются группой техподдержки системы «Минерал-Финансы» в конце каждого отчетного квартала. Их можно найти в форме «Отчеты» вкладке «Отчеты по конкурсам».

Бланки отчетов по конкурсным объектам формируют Департаменты и Управления по недропользованию — заказчики работ. Для создания бланка необходимо нажать кнопку «Бланк» в атрибутах записи отчета, сформированный бланк необходимо заполнить, согласно настоящей инструкции и прикрепить в оригинальный документ данной записи отчета.

В отчет включаются все объекты, по которым проводился конкурс, даже если в результате конкурса не был заключен государственный контракт или конкурс был отменен (не пришло ни одной заявки на участие в конкурсе, либо все заявки были отклонены ФАС, либо по другой причине). В этом случае в 26 графе (Примечание) должна быть указана причина отмены конкурса.

Данные в отчете сортируются по госпрограммам, направлениям, поднаправлениям работ и кодам объектов.

Все объекты, содержащиеся в Плане финансирования попадают в бланк отчета автоматически на основании даты начала объекта и заполняются из АС «Минерал-Финансы». Если объект еще не прошел конкурс или конкурс был отменен объект должен попасть в ту госпрограмму, направление и поднаправление работ, к которым он относится.

Если объект не попал в отчет — необходимо добавить новую строчку в таблице отчета и вписать туда все данные по объекту. Если объект был введен в отчет ранее и потом прошел по плану финансирования, необходимо ввести в п. 1 код объекта по плану финансирования, в п. 5 — 6 - данные по количеству заявок, в п. 8 — 11 — сумму контракта, в т.ч. суммы финансирования на каждый год.

Каждый отчет по конкурсным объектам формируется с нарастающим итогом количества объектов, таким образом, отчет по конкурсным объектам за 4 квартал должен содержать все объекты отчетного года.

Количество строк в таблице должно соответствовать количеству конкурсных объектов (за исключением строк названия государственных программ и строк названий направлений и поднаправлений работ).

Каждая строка таблицы должна содержать данные по одному конкурсному объекту. Если ячейка содержит несколько параграфов (например: код объекта, наименование), то каждый заполняется с нового абзаца в этой же ячейке. Если объект еще не прошел или не проходил в плане финансирования, то указывать его код объекта не нужно.

Пункты, которые необходимо заполнить в бланке отчета:

1. Код объекта, Наименование

Код объекта из Плана финансирования.

Название объекта из Плана финансирования.

Данные по названию работ содержатся в конкурсной документации, а также в перечнях новых (конкурсных) объектов.

2. Дата начала работ

Дата начала работ из Плана финансирования.

Данные по началу работ содержатся в конкурсной документации, а также в перечнях новых (конкурсных) объектов.

3. Дата окончания работ

Дата окончания работ из Плана финансирования.

Данные по окончанию работ содержатся в конкурсной документации, а также в перечнях новых (конкурсных) объектов.

4. Начальная (максимальная цена) контракта

Указывается начальная максимальная цена контракта в тыс. руб., отраженная в конкурсной документации.

5. Количество участников, подавших заявку

Указывается количество участников, подавших заявку на участие в конкурсе.

Количество участников это число (цифрами).

6. Количество отклоненных и/или отозванных заявок

Указывается количество участников, чьи заявки на участие в конкурсе были отклонены конкурсной комиссией или отозваны участником конкурса.

Количество заявок это число (цифрами).

8 — 11. Сумма контракта, в том числе финансирование по годам

Сумма контракта, в том числе по годам, из Плана финансирования.

Указывается цена контракта, отраженная в заключенном государственном контракте, а также лимиты финансирования на текущий год и бюджетные ассигнования на последующие года действия контракта. Суммы указываются в тыс. руб.

17 — 20. Малое предпринимательство (в составе конкурсов)

Указываются суммы, прописанные в конкурсной документации по объектам, обязанным привлечь к исполнению контракта организацию из числа субъектов малого предпринимательства в составе конкурсов (ч. 5, ст. 30 закона 44-ФЗ) с указанием финансирования по годам. Суммы указываются в тыс. руб.

21 — 24. Малое предпринимательство (по отдельным конкурсам)

Указываются суммы, прописанные в конкурсной документации по объектам, обязанным привлечь к исполнению контракта организацию из числа субъектов малого предпринимательства по отдельным конкурсам (п. 1, ч. 1, ст. 30 закона 44-ФЗ) с указанием финансирования по годам. Суммы указываются в тыс. руб.

25. Планируемый результат

Планируемый результат формируется из отчета по государственным контрактам автоматически. Если объект только начался, планируемый результат необходимо внести в бланк отчета на основании данных технического (геологического) задания.

26. Примечание

Графа заполняется в случае, если конкурс был отменен, т.е. если в результате конкурса не был заключен государственный контракт или конкурс был отменен (не пришло ни одной заявки на участие в конкурсе, либо все заявки были отклонены ФАС, либо по другой причине).

3.14.2. Подготовка отчетов по государственным контрактам

Записи отчета формируются группой техподдержки системы «Минерал-Финансы» 19 — 21 числа каждого месяца. Их можно найти в форме «Отчеты» вкладке «Отчеты по госконтрактам».

Бланки отчетов формируют Департаменты и Управления по недропользованию — заказчики работ. Для создания бланка необходимо нажать кнопку «Бланк» в атрибутах записи отчета, сформированный бланк необходимо заполнить, согласно настоящей инструкции и прикрепить в оригинальный документ данной записи отчета. Перед формированием бланков необходимо убедиться, что введены все платежные документы за отчетный период, далее сформировать бланк отчета и сравнить его с электронным документом предыдущего отчета. Если изменений нет, то вместо отчета за текущий месяц необходимо предоставить справку об отсутствии изменений и ввести ее в систему, если изменения есть — необходимо заполнить бланк отчета и ввести отчет в АС «Минерал-финансы».

В случае, если на дату представления отчета, информация по объектам не меняется, то заказчики работ представляют в электронном виде справку в произвольной форме в следующей редакции «На дату (указывается дата) изменения по объектам отсутствуют. Исполнитель отчета, контактная информация исполнителя отчета». Справка об отсутствии изменений может появиться только тогда, когда количество объектов неизменно (объекты не завершились, не появились новые объекты), новых оплат не было (авансов и платежей по актам выполненных работ).

Количество строк в таблице должно соответствовать количеству объектов (каждая строка таблицы должна содержать данные по одному объекту). Если ячейка содержит несколько параграфов (например: код объекта, название объекта, субъект проведения работ), то каждый заполняется с нового абзаца в этой же ячейке.

Курсивом выделены названия параграфов внутри ячеек, которые должны даваться точно так, как показано в образце заполнения формы.

В каждом отчете цветом выделяются новые объекты.

Территориальные органы, в которых отсутствуют заключенные государственные контракты на выполнение работ по геологическому изучению недр и воспроизводству минерально-сырьевой базы, заполняют форму отчета с момента появления таких контрактов.

Данные в отчете сортируются по госпрограммам, направлениям работ и кодам объектов.

Пункты, которые необходимо заполнить в бланке отчета:

1. № п/п

Номер по порядку не заполняется.

2. Наименование участка недр, месторождения с указанием субъекта РФ

Код объекта из Плана финансирования.

Название объекта из Плана финансирования.

Между названием объекта и субъектом проведения работ необходимо вставить пустую строку.

Субъект проведения работ. Субъект проведения работ заполняется по данным Геологического задания (раздел «Пространственные границы объекта»). Если работы проводятся в нескольких субъектах, то субъекты перечисляются через запятую. Если работы проводятся в округе или в целом по РФ, то указывается соответствующий округ или «Российская Федерация». Для работ, проводящихся на шельфе, море или Антарктиде в качестве субъекта указывается соответственно шельф, название моря или Антарктида.

Названия субъектов, округов и пр. даются полностью.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Полностью копировать раздел Пространственные границы объекта не нужно. Необходимо написать только вышеуказанные данные.

3. Наименование работ, услуг, планируемый результат

&Планируемый результат&

Заполняется по данным Геологического задания (раздел «Ожидаемые геологические результаты»).

Данные берутся только из геологического задания!

&Прирост ресурсов и запасов&

Прирост ресурсов и запасов обязательно указывается отдельным параграфом с указанием полезного ископаемого, категории и объема, если он планируется.

В случае если параграф Прирост ресурсов и запасов полностью дублирует параграф Планируемый результат, параграф Планируемый результат писать не следует, пишется только параграф Прирост ресурсов.

4. Лица, подававшие заявку на участие в конкурсе, наименование, ИНН

Указываются все предприятия, подавшие заявку на участие в конкурсе. Каждое предприятие начинается с новой строки.

Название предприятия, подавшего заявку. Название предприятия указывается в сокращенной форме (например, ФГУНПП «Аэрогеология»).

ИНН предприятия (слово ИНН писать не нужно).

5. Дата проведения конкурса

Дата проведения конкурса. Указывается дата вскрытия конвертов конкурсной комиссии.

Формат даты: ДД.ММ.ГГГГ г.

6. Участники конкурса, ИНН участников

Указываются предприятия, допущенные к участию в конкурсе. Каждое предприятие начинается с новой строки.

Название предприятия, подавшего заявку. Название предприятия указывается в сокращенной форме (например, ФГУНПП «Аэрогеология»).

ИНН предприятия (слово ИНН писать не нужно).

7. Победитель конкурса, ИНН победителя

Указывается предприятие, победившее в конкурсе.

Название предприятия, выигравшего конкурс. Название предприятия указывается в сокращенной форме (например, ФГУНПП «Аэрогеология»).

ИНН предприятия (слово ИНН писать не нужно).

Если участник конкурса был один и с ним заключен контракт, то он указывается в этой графе.

8. Оформленный документ с победителем конкурса (договор или др.), дата и номер

Указывается Заказчик — краткое наименование заказчика — заполняется автоматически.

Реквизиты Государственного контракта.

Формат: Государственный контракт № XXX от ДД.ММ.ГГГГ г.

9. Сумма контракта

Сумма контракта в тыс. руб. с тремя знаками после запятой по данным Государственного контракта или Дополнительного соглашения, если были изменения.

10. Дата и сумма оплаты

&Форма оплаты&

Указывается форма оплаты — поквартальная, поэтапная или ежемесячная.

Указывается дата последнего платежа в формате: ДД.ММ.ГГГГ г.

Сумма платежа с нарастающим итогом в тыс. руб. с тремя знаками после запятой по данным акта выполненных работ в последней строке графы «С начала работ по контракту (или определяется как сумма всех платежных поручений (аванс и оплата выполненных работ) с начала работ по контракту).»

11. Дата окончания работ, услуг

Дата окончания работ. Если в контракте датой окончания работ указан квартал, то датой окончания указывается последнее число квартала.

Формат: ДД.ММ.ГГГГ г.

3.14.3. Подготовка отчетов об использовании средств

Записи отчета формируются группой техподдержки системы «Минерал-Финансы» в конце каждого квартала. Их можно найти в форме «Отчеты» вкладке «Отчеты об использовании средств».

Перед формированием бланков отчетов необходимо убедиться, что введены все платежные документы за отчетный квартал. Бланки отчетов формируют Департаменты и Управления по недропользованию — заказчики работ. Для создания бланка необходимо нажать кнопку «Бланк» в атрибутах записи отчета, сформированный бланк необходимо заполнить, согласно настоящей инструкции и прикрепить в оригинальный документ данной записи отчета.

При открытии бланка отчета может появиться сообщение «Предупреждение системы безопасности. Документ содержит макросы», в этом случае необходимо нажать кнопку «Не отключать макросы».

После заполнения отчета необходимо нажать кнопку «Проверка правильности заполнения». Она выполняет проверку правильности заполнения отчета. Ячейки с ошибками подсветятся красным цветом, а описание ошибок будет выведено в дополнительном столбце «Диагностика», который появится справа от таблицы. Все обнаруженные ошибки необходимо исправить и повторно нажать кнопку «Проверка правильности заполнения». При отсутствии ошибок во всех ячейках этой строки в поле «Диагностика» будет стоять «ОК».

Кнопка «Убрать результаты проверки» убирает раскраску листа и столбец «Диагностика».

Данные в отчете сортируются по госпрограммам, направлениям работ и кодам объектов.

Пункты, которые необходимо заполнить в бланке отчета:

1. Код объекта по Плану финансирования

Строка заполняется автоматически по данным актуального Плана финансирования.

2. Наименование объекта и поставщика (подрядчика)

Строка заполняется автоматически по данным актуального Плана финансирования.

3. Номер и дата контракта (доп. соглашения)

Строка заполняется автоматически на основании введенных в систему государственных контрактов и дополнительных соглашений по объекту, заключенных на момент составления отчета.

4. Лимит бюджетных обязательств на текущий год

Строка заполняется автоматически по данным актуального Плана финансирования.

5. Оплачено по Актам выполненных работ (с учетом выданного аванса)/С начала года

Строка заполняется автоматически как сумма Оплачено по Актам с начала года за предыдущий квартал текущего года и Оплачено по Актам за отчетный квартал.

6. Оплачено по Актам выполненных работ (с учетом выданного аванса)/В том числе за отчетный квартал

Заполняется автоматически на основании даты проведения платежного документа. При необходимости данные этого столбца (в строках объектов) можно корректировать вручную.

7. Выполнение календарного плана/Основные физические объемы (ку. км, км пог., м, куб. м и т.д.)/С начала года

Заполняется вручную. В столбце «Выполнение календарного плана» нужно указывать работы, выполненные с начала года с указанием их физических объемов.

8. Причины невыполнения календарного плана

Графа заполняется вручную, указываются «Причины невыполнения календарного плана», в случае его выполнения графа должна быть пустой. В случае, если оплата отчетного квартала прошла в следующем за отчетным кварталом месяце, необходимо указать дату и сумму оплаты в данной графе, не дублируя эти данные в 6 графе (оплачено в отчетном квартале).

4. Особенности ввода некоторых типов документов

4.1. Государственные контракты, Дополнительные соглашения и их приложения

Государственный контракт и Дополнительные соглашения по нему вводятся со всеми приложениями в форму «Контракты и ДС» в системе «Минерал-Финансы». Для ввода приложений используются связанные записи: для технического задания и протокола соглашения о контрактной цене — «Приложения», для календарного плана — «Календарный план».

4.2. Письма

Если письмо не имеет названия, то в поле «Название» название вводится самостоятельно по первым или ключевым словам данного письма.

4.3. Протоколы

В поле «Внутренний комментарий» рекомендуется отражать суть содержания протокола.

Например:

• утверждение проектно-сметной документации;
• изменения геологического задания;
• изменение контрактной цены;
• изменение сроков объекта;
• рассмотрение результатов работ за год;
• изменение названия организации, реквизитов;
• и др.

4.4. Информационные отчеты

В АС достаточно ввести электронную версию информационного отчета.

В случае, если размер информационного отчета в электронном виде превышает максимальный допустимый размер, указанный в руководстве пользователя, электронная версия информационного отчета вводится без графических приложений с соответствующей пометкой в поле «Внутренний комментарий».

4.5. Проектно-сметная документация

В систему достаточно ввести электронную версию проектно-сметной документации и сканы утвержденных титульных листов проекта и сметы с печатями Заказчика и Подрядчика (все титульные листы вводятся одним файлом).

В поле «Дата утверждения» пишется дата утверждения проектно-сметной документации Заказчиком.

В случае, если размер проектно-сметной документации в электронном виде превышает максимальный допустимый размер, указанный в руководстве пользователя, электронная версия проектно-сметной документации вводится без графических приложений.

Экспертное заключение (положительное экспертное заключение на проектно-сметную документацию) вводится отдельным документом (сканированной версией) в форме «Реестр документов».

4.6. Платежные документы

Выбор типа документа для ввода — «заявка на кассовый расход» или «платежное поручение» — остается на усмотрение заказчика работ. Рекомендуется работать с документами одного типа, предпочтительнее сканированные платежные поручения с печатью о проведении платежа. Ввод заявок возможен только после получения из Казначейства даты проведения платежа.

В случае если заказчик использует систему электронного документооборота при взаимодействии с Казначейством, и платежные документы существуют только в электронном виде, достаточно ввести электронную версию платежного документа.

5. Справочники в АС «Минерал-Финансы»

5.1. Справочник «Заказчики»

Каждый территориальный орган должен самостоятельно заполнять и актуализировать по мере необходимости свои учетные данные.

5.2. Справочник «Подрядчики»

Данные подрядчиков заполняются представителями заказчиков. В случае, когда два и более территориальных органа выступают как заказчики у одного подрядчика, учетные данные такого подрядчика заполняются специалистами технической поддержки системы «Минерал-Финансы» на основании запросов от соответствующих территориальных органов. Название организации, ответственной за заполнение записи указано в поле «Ответственная организация».

6. Приложения

• Приложение 1 Общая сметная стоимость;
• Приложение 2 Уточненная общая сметная стоимость;
• Приложение 3 Протокол перераспределения сметной стоимости.

N	Наименование работ и затрат	Ед. изм.	Единичная сметная расценка	Объем работ	Полная сметная стоимость	Подлежит выполнению в текущем году
						Объем	Сумма
1	2	3	4	5	6	7	8

АС «Минерал-Финансы»

Форма СМ-1

N	Наименование работ и затрат	Ед. изм.	Единичная сметная расценка	Объем работ	Полная сметная стоимость	Выполнено с начала работ по сметной стоимости на 1.01. ___ г.		Остаток сметной стоимости на 1.01. ___ г.		Подлежит выполнению в текущем году
						Объем	Сумма	Объем	Сумма	Объем	Сумма
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

N	Наименование работ и затрат	Ед. изм.	Единичная сметная расценка	Объем работ	Полная сметная стоимость	Выполнено с начала работ по сметной стоимости на ______ г.		Остаток сметной стоимости на ______ г.		Подлежит выполнению в ______ г.		Изменение сметной стоимости				Изменение на _____ год				Остаток сметной стоимости на ________ г. с учетом пересчета			Полная сметная стоимость с учетом пересчета		Подлежит выполнению в _______ году с учетом пересчета
						Объем	Сумма	Объем	Сумма	Объем	Сумма	уменьшение (-)		увеличение (+)		уменьшение (-)		увеличение (+)		Единичная	Объем	Сумма	Объем	Сумма	Объем	Сумма
												Объем	Сумма	Объем	Сумма	Объем	Сумма	Объем	Сумма
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27

---