Приказ ОАО «РЖД» от 18.05.2026 № 33

«Об утверждении Инструкции по изготовлению, учету, хранению, применению и уничтожению печатей и штампов в ОАО „РЖД“»

ПРИКАЗ

Для установления единого порядка изготовления, учета, хранения, применения и уничтожения печатей и штампов в ОАО «РЖД» приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по изготовлению, учету, хранению, применению и уничтожению печатей и штампов в ОАО «РЖД» (далее — Инструкция).

2. Руководителям подразделений аппарата управления, структурных подразделений и филиалов ОАО «РЖД», структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД», а также представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах обеспечить:

проведение проверок наличия печатей, необходимых для работы соответствующих подразделений;

уничтожение печатей, изготовленных с нарушением порядка, установленного Инструкцией;

изготовление, учет, хранение, применение и уничтожение печатей в соответствии с Инструкцией.

3. Начальнику Департамента корпоративных коммуникаций Луневу М.М. обеспечить размещение в сети Интернет на сайте ОАО «РЖД» настоящего приказа и Инструкции.

4. Признать утратившим силу приказ ОАО «РЖД» от 10 марта 2023 г. № 9 «Об утверждении Инструкции по применению печатей в ОАО „РЖД“.»

ИНСТРУКЦИЯ ПО ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ, ПРИМЕНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ОАО «РЖД»

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция, разработанная в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ОАО «РЖД» и нормативными документами ОАО «РЖД», устанавливает порядок изготовления, учета, хранения, применения и уничтожения печатей и штампов в ОАО «РЖД».

2. ОАО «РЖД» имеет основную печать ОАО «РЖД» и малую печать ОАО «РЖД».

3. Подразделения аппарата управления, структурные подразделения, филиалы ОАО «РЖД», структурные подразделения филиалов ОАО «РЖД» на всех уровнях управления (далее — структурные подразделения филиалов ОАО «РЖД») и представительства (филиалы) ОАО «РЖД» в иностранных государствах (далее — подразделения ОАО «РЖД»), а также управления, службы, отделы, секторы, группы, производственные участки и другие подразделения в составах подразделений ОАО «РЖД» (далее — организационные единицы) могут иметь свои печати, если это предусмотрено положениями о них.

Подразделения ОАО «РЖД» также могут иметь свои малые печати.

4. На документах, подписанных должностными лицами ОАО «РЖД» и требующих заверения в них подписи печатью, в зависимости от подписанта проставляются соответствующие основная печать ОАО «РЖД», печати подразделений ОАО «РЖД» или их организационных единиц.

Малая печать ОАО «РЖД» и малые печати подразделений ОАО «РЖД» проставляются:

на служебных удостоверениях работников ОАО «РЖД»;

на транспортных требованиях, выдаваемых ОАО «РЖД»;

на документах ОАО «РЖД», удостоверяющих награждение (поощрение);

в иных случаях, предусмотренных нормативными документами ОАО «РЖД».

5. Наличие оттиска печати на документе свидетельствует о подлинности подписи лица, подписавшего этот документ.

6. При проставлении оттиска печати на документе оттиск не должен захватывать собственноручную подпись лица, подписавшего документ.

Если в реквизите «Подпись» указано наименование должности лица, подписавшего документ, то оттиск печати при его проставлении должен захватывать часть наименования должности этого лица.

Если форма документа имеет пометку «Место для печати» или «МП», оттиск печати проставляется в установленных для этой пометки границах.

7. При ведении делопроизводства в ОАО «РЖД» применяются также вспомогательные печати и штампы.

Вспомогательные печати и штампы изготавливаются для проставления их оттисков на документах и их копиях, в частности, для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и пр.

8. При совершении сделок допускается проставление на документах не собственноручной подписи уполномоченного на это лица, а факсимильное воспроизведение подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации или соглашением сторон.

Факсимильное воспроизведение подписи допускается на поздравительных письмах, а также на других документах на бумажном носителе, не требующих юридической идентификации.

При оформлении организационно-распорядительных и организационно-правовых документов, протоколов, актов, писем и докладных записок, а также документов по личному составу факсимильное воспроизведение подписи не допускается.

9. Ответственными за организацию и соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка изготовления, учета, хранения, применения и уничтожения печатей в подразделениях ОАО «РЖД» являются их руководители.

10. Работник ОАО «РЖД», получивший печать для выполнения своих должностных обязанностей, персонально отвечает за ее надлежащее применение и сохранность.

11. Применение печатей при ведении делопроизводства с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в установленном порядке в соответствии с рекомендациями Первого управления.

II. Основные требования к изготовлению печатей

12. Печати изготавливаются по индивидуальным и типовым дизайн-макетам оттисков клише печатей (эскизам), разрабатываемым Департаментом корпоративных коммуникаций, согласно заявкам подразделений ОАО «РЖД».

13. Клише основной и малой печатей ОАО «РЖД», печатей и малых печатей подразделений ОАО «РЖД», а также печатей их организационных единиц изготавливаются в виде окружности, а клише вспомогательных печатей и штампов — как в виде окружности, так и в виде прямоугольника, квадрата или треугольника.

14. Минимальный диаметр клише печати, изготавливаемой в виде окружности, — 40 мм, максимальный — 50 мм.

Минимальный диаметр клише малой печати — 25 мм, максимальный — 30 мм.

15. При изготовлении клише печатей применяется шрифт Russian Rail G PRO.

16. Если печать изготавливается в нескольких экземплярах, то в клише каждого экземпляра печати арабскими цифрами проставляется номер экземпляра: № 1, № 2, № 3 и т.д.

17. Клише основной и малой печатей ОАО «РЖД» должны содержать полное и сокращенное фирменные наименования ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги», ОАО «РЖД»).

Клише печатей и малых печатей подразделений ОАО «РЖД» должны содержать полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги») и полные наименования соответствующих подразделений ОАО «РЖД».

Клише печатей организационных единиц должны содержать полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»), полные наименования соответствующих подразделений ОАО «РЖД», в состав которых входят эти организационные единицы, и свои полные наименования.

Клише вспомогательных печатей должны содержать полное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»), полные наименования подразделений ОАО «РЖД», которые применяют данные печати, а также дополнительную информацию, например, фразу, указывающую на предназначение вспомогательной печати («для пропусков», «для пакетов» и пр.).

18. При необходимости для обеспечения четкого проставления всех элементов клише печатей вместо полных наименований подразделений ОАО «РЖД», их организационных единиц допускается указание их сокращенных наименований.

Полные или сокращенные наименования указываются согласно наименованиям, установленным положениями о соответствующих подразделениях ОАО «РЖД», их организационных единицах.

В случае если в таких наименованиях подразделений ОАО «РЖД», их организационных единиц содержится полное фирменное наименование ОАО «РЖД» (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»), в клише печати указывается сокращенное фирменное наименование ОАО «РЖД» (ОАО «РЖД»).

19. Не допускается указание в клише печатей условных (сокращенных) наименований должностных лиц ОАО «РЖД», используемых в телеграфной связи ОАО «РЖД».

20. Примеры эскизов клише печатей подразделений ОАО «РЖД» и их организационных единиц представлены в приложении № 1.

21. Печати изготавливаются полиграфическими (штемпельно-граверными) предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления печатей на должном качественном уровне, либо самостоятельно подразделениями ОАО «РЖД» при наличии сертифицированного оборудования для изготовления печатей.

22. Печати изготавливаются таким образом, чтобы при их применении на документе оставался четкий оттиск всех элементов клише печати.

III. Печати ОАО «РЖД»

23. Основная печать ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

основной государственный регистрационный номер ОАО «РЖД» (ОГРН 1037739877295);

местонахождение ОАО «РЖД» (г. Москва);

сокращенное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском и английском языках (ОАО «РЖД» и JSCo «RZD»);

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах);

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати.

24. Малая печать ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 25 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

сокращенное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (ОАО «РЖД»);

его местонахождение (г. Москва);

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

25. Основная и малая печати ОАО «РЖД» применяются для заверения подписей генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД», первых заместителей генерального директора ОАО «РЖД», заместителей генерального директора ОАО «РЖД», директоров ОАО «РЖД» и главного бухгалтера ОАО «РЖД», а также подписей других должностных лиц ОАО «РЖД» и подразделений ОАО «РЖД» на документах, подписанных ими от ОАО «РЖД» в соответствии с предоставленными полномочиями.

26. Решение об изготовлении необходимого количества экземпляров основной и малой печатей ОАО «РЖД» принимает генеральный директор — председатель правления ОАО «РЖД» на основании предложений, подготавливаемых Административно-организационным аппаратом ОАО «РЖД» совместно с подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», которым данные печати необходимы для выполнения возложенных на них функций.

Перечень экземпляров основной печати ОАО «РЖД» и подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», ответственных за пользование ими, утверждается генеральным директором — председателем правления ОАО «РЖД».

IV. Печати подразделений аппарата управления ОАО «РЖД»

27. Печать подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

полное наименование подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» на русском языке;

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

28. Малая печать подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 25 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

полное наименование подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» на русском языке;

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

29. Печати и малые печати подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» применяются для заверения подписей их руководителей, а также подписей других должностных лиц этих подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» на документах, подписанных ими от ОАО «РЖД» в соответствии с предоставленными полномочиями.

30. Решения об изготовлении необходимого количества экземпляров печатей и малых печатей подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» принимаются их руководителями.

31. В приемной генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД» применяется круглая вспомогательная печать Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» диаметром 40 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

наименование подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», применяющего данную печать (Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД»);

фразу «приемная генерального директора — председателя правления ОАО „РЖД“, располагающуюся в центре клише печати;»

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

32. В секретариатах первых заместителей генерального директора ОАО «РЖД» и заместителей генерального директора ОАО «РЖД» Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» применяется круглая вспомогательная печать Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» диаметром 40 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

наименование подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», применяющего данную печать (Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД»);

фразу «для документов», располагающуюся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

33. Для заверения копий документов, принятых на архивное хранение в Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД», применяется круглая вспомогательная печать Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» диаметром 40 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

наименование подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», применяющего данную печать (Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД»);

наименование организационной единицы в составе Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД», применяющей данную печать (Управление документационного обеспечения);

наименование организационной единицы в составе Управления документационного обеспечения Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД», применяющей данную печать (отдел архивов), располагающееся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

34. На приходных кассовых ордерах проставляется круглая вспомогательная печать Департамента бухгалтерского учета Бухгалтерской службы ОАО «РЖД» диаметром 40 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

наименование подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», применяющего данную печать (Департамент бухгалтерского учета Бухгалтерской службы ОАО «РЖД»);

фразу «для бухгалтерских документов ОАО „РЖД“, располагающуюся в центре клише печати;»

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

V. Печати структурных подразделений ОАО «РЖД»

35. Печать структурного подразделения ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 40 — 50 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

полное (сокращенное) наименование структурного подразделения ОАО «РЖД» на русском языке;

местонахождение структурного подразделения ОАО «РЖД» (наименование населенного пункта согласно положению о соответствующем структурном подразделении ОАО «РЖД»), которое указывается при необходимости;

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

36. Малая печать структурного подразделения ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 25 — 30 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

полное (сокращенное) наименование структурного подразделения ОАО «РЖД» на русском языке;

местонахождение структурного подразделения ОАО «РЖД» (наименование населенного пункта согласно положению о соответствующем структурном подразделении ОАО «РЖД»), которое указывается при необходимости;

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

37. Печати и малые печати структурных подразделений ОАО «РЖД» применяются для заверения подписей их руководителей, а также подписей других должностных лиц этих структурных подразделений ОАО «РЖД» на документах, подписанных ими от ОАО «РЖД» в соответствии с предоставленными полномочиями.

38. Решения об изготовлении необходимого количества экземпляров печатей и малых печатей структурных подразделений ОАО «РЖД» принимаются их руководителями.

VI. Печати филиалов ОАО «РЖД»

39. Печать филиала ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 40 — 50 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

полное (сокращенное) наименование филиала ОАО «РЖД» на русском языке;

основной государственный регистрационный номер ОАО «РЖД» (ОГРН 1037739877295);

местонахождение филиала ОАО «РЖД» (наименование населенного пункта согласно положению о соответствующем филиале ОАО «РЖД»);

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

40. Малая печать филиала ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 25 — 30 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

полное (сокращенное) наименование филиала ОАО «РЖД» на русском языке;

местонахождение филиала ОАО «РЖД» (наименование населенного пункта согласно положению о соответствующем филиале ОАО «РЖД»);

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

41. Печати и малые печати филиалов ОАО «РЖД» применяются для заверения подписей их руководителей, а также подписей других должностных лиц этих филиалов ОАО «РЖД» на документах, подписанных ими от ОАО «РЖД» в соответствии с предоставленными полномочиями.

42. Решения об изготовлении необходимого количества экземпляров печатей и малых печатей филиалов ОАО «РЖД» принимаются их руководителями.

VII. Печати структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД»

43. Печать структурного подразделения филиала ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 40 — 50 мм.

44. Малая печать структурного подразделения филиала ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 25 — 30 мм.

45. Перечень и очередность размещения необходимых реквизитов, содержащихся в клише печатей и малых печатей структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД», помимо указания полного фирменного наименования ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги») и полных (сокращенных) наименований структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД», применяющих печати, устанавливаются руководителями соответствующих структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД».

Перечень и очередность размещения необходимых реквизитов, содержащихся в клише печатей и малых печатей структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД», согласовываются с вышестоящими руководителями соответствующих филиалов ОАО «РЖД» или структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД».

Например:

перечень и очередность размещения необходимых реквизитов, содержащихся в клише печати и малой печати моторвагонного депо Курган — структурного подразделения Южно-Уральской дирекции моторвагонного подвижного состава — структурного подразделения Центральной дирекции моторвагонного подвижного состава — филиала ОАО «РЖД», необходимо согласовать с руководителем Южно-Уральской дирекции моторвагонного подвижного состава;

перечень и очередность размещения необходимых реквизитов, содержащихся в клише печати и малой печати Южно-Уральской дирекции моторвагонного подвижного состава — структурного подразделения Центральной дирекции моторвагонного подвижного состава — филиала ОАО «РЖД», необходимо согласовать с руководителем Центральной дирекции моторвагонного подвижного состава.

46. Печати и малые печати структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД» применяются для заверения подписей их руководителей, а также подписей других должностных лиц этих структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД» на документах, подписанных ими от ОАО «РЖД» в соответствии с предоставленными полномочиями.

47. Решения об изготовлении необходимого количества экземпляров печатей и малых печатей структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД» принимаются их руководителями.

VIII. Печати представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах

48. Печать представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве — это круглая печать диаметром 40 — 50 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

полное (сокращенное) наименование представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве на русском и английском языках;

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

49. Малая печать представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве — это круглая печать диаметром 25 — 30 мм, содержащая:

полное фирменное наименование ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»);

полное (сокращенное) наименование представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве на русском языке;

логотип ОАО «РЖД» располагающийся в центре клише печати;

номер экземпляра печати (если она изготовлена в нескольких экземплярах).

50. В случаях, когда законодательством иностранных государств установлены иные требования к оттискам печатей, печати, малые печати и вспомогательные печати представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах изготавливаются согласно положениям законодательства соответствующих иностранных государств.

51. Печати и малые печати представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах применяются для заверения подписей их руководителей, а также подписей других должностных лиц этих представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах на документах, подписанных ими от ОАО «РЖД» в соответствии с предоставленными полномочиями.

52. Решения об изготовлении необходимого количества экземпляров печатей и малых печатей представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах принимаются их руководителями по согласованию с Департаментом зарубежных проектов и международного сотрудничества.

IX. Печати организационных единиц подразделений ОАО «РЖД»

53. Печать организационной единицы подразделения ОАО «РЖД» — это круглая печать диаметром 40 — 50 мм.

54. Перечень и очередность размещения необходимых реквизитов, содержащихся в клише печатей организационных единиц подразделений ОАО «РЖД», помимо указания полного фирменного наименования ОАО «РЖД» на русском языке (открытое акционерное общество «Российские железные дороги»), полных (сокращенных) наименований подразделений ОАО «РЖД», в состав которых входят соответствующие организационные единицы, и полных (сокращенных) наименований организационных единиц, применяющих печати, устанавливаются руководителями соответствующих подразделений ОАО «РЖД».

55. Печати организационных единиц подразделений ОАО «РЖД» применяются для заверения подписей их руководителей, а также подписей других должностных лиц этих организационных единиц подразделений ОАО «РЖД» на документах, подписанных ими от ОАО «РЖД» в соответствии с предоставленными полномочиями.

56. Решения об изготовлении необходимого количества экземпляров печатей организационных единиц подразделений ОАО «РЖД» принимаются руководителями соответствующих подразделений ОАО «РЖД».

X. Изготовление печатей

57. Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД»:

1. готовит совместно с подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», которым для выполнения возложенных на них функций требуются основная или малая печати ОАО «РЖД», докладные записки на имя генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД» с обоснованием необходимости изготовления основной или малой печатей ОАО «РЖД»;

2. оформляет и направляет в Департамент корпоративных коммуникаций заявки на разработку дизайн-макетов оттисков клише основной и малой печатей ОАО «РЖД»;

3. оформляет и направляет в Административно-хозяйственное управление заявки на изготовление основной и малой печатей ОАО «РЖД» с приложением дизайн-макетов оттисков клише этих печатей, разработанных Департаментом корпоративных коммуникаций.

58. Подразделения аппарата управления и структурные подразделения ОАО «РЖД»:

1. оформляют и направляют в Департамент корпоративных коммуникаций заявки на разработку дизайн-макетов оттисков клише печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов подразделений аппарата управления, структурных подразделений ОАО «РЖД», печатей организационных единиц, входящих в их составы, с приложением положений о соответствующих подразделениях аппарата управления, структурных подразделениях ОАО «РЖД», организационных единицах, входящих в их составы;

2. оформляют и направляют в Административно-хозяйственное управление заявки на изготовление печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов подразделений аппарата управления, структурных подразделений ОАО «РЖД», печатей организационных единиц, входящих в их составы, с приложением дизайн-макетов оттисков клише этих печатей и штампов, разработанных Департаментом корпоративных коммуникаций.

Заявки на изготовление печатей и малых печатей подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» согласовываются с Административно-организационным аппаратом ОАО «РЖД».

59. Филиалы ОАО «РЖД», структурные подразделения филиалов ОАО «РЖД»:

1. оформляют и направляют в Департамент корпоративных коммуникаций заявки на разработку дизайн-макетов оттисков клише печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов филиалов ОАО «РЖД», структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД», печатей организационных единиц, входящих в их составы, с приложением положений о соответствующих филиалах ОАО «РЖД», структурных подразделениях филиалов ОАО «РЖД», организационных единицах, входящих в их составы.

Дизайн-макеты оттисков клише штампов филиалов ОАО «РЖД», структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД» могут быть разработаны филиалами ОАО «РЖД» и структурными подразделениями филиалов ОАО «РЖД» самостоятельно;

2. обеспечивают изготовление печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов филиалов ОАО «РЖД», структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД», печатей организационных единиц, входящих в их составы, в соответствии с дизайн-макетами оттисков клише этих печатей и штампов, разработанными Департаментом корпоративных коммуникаций (дизайн-макетами оттисков клише штампов, разработанными филиалами ОАО «РЖД», структурными подразделениями филиалов ОАО «РЖД» самостоятельно).

60. Департамент зарубежных проектов и международного сотрудничества:

1. на основании предложений представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах оформляет и направляет в Департамент корпоративных коммуникаций заявки на разработку дизайн-макетов оттисков клише печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах, печатей организационных единиц, входящих в их составы, с приложением положений о соответствующих представительствах (филиалах) ОАО «РЖД» в иностранных государствах, организационных единицах, входящих в их составы;

2. оформляет и направляет в Административно-хозяйственное управление заявки на изготовление печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах, печатей организационных единиц, входящих в их составы, с приложением дизайн-макетов оттисков клише этих печатей, разработанных Департаментом корпоративных коммуникаций.

61. Представительства (филиалы) ОАО «РЖД» в иностранных государствах в отдельных случаях по согласованию с Департаментом зарубежных проектов и международного сотрудничества обеспечивают разработку дизайн-макетов оттисков клише печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов соответствующих представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах, печатей организационных единиц, входящих в их составы, и изготовление этих печатей и штампов на специализированных предприятиях по местонахождению этих представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах.

62. Департамент корпоративных коммуникаций разрабатывает дизайн-макеты оттисков клише:

1. основной и малой печатей ОАО «РЖД» на основании заявок Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД»;

2. печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов подразделений ОАО «РЖД» и организационных единиц, входящих в их составы, на основании заявок соответствующих подразделений ОАО «РЖД» и положений о подразделениях ОАО «РЖД» и организационных единицах, входящих в их составы.

Дизайн-макеты оттисков клише основной и малой печатей ОАО «РЖД», печатей и малых печатей подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» согласовываются с Административно-организационным аппаратом ОАО «РЖД».

63. Административно-хозяйственное управление:

1. обеспечивает изготовление:

а) основной и малой печатей ОАО «РЖД» на основании заявок Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» с приложенными к ним дизайн-макетами оттисков клише этих печатей, разработанными Департаментом корпоративных коммуникаций;

б) печатей и малых печатей подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» на основании заявок соответствующих подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» с приложенными к ним дизайн-макетами оттисков клише этих печатей, разработанными Департаментом корпоративных коммуникаций и согласованными с Административно-организационным аппаратом ОАО «РЖД»;

в) печатей и малых печатей структурных подразделений ОАО «РЖД», вспомогательных печатей и штампов подразделений аппарата управления и структурных подразделений ОАО «РЖД», печатей организационных единиц, входящих в их составы, на основании заявок соответствующих подразделений аппарата управления и структурных подразделений ОАО «РЖД» с приложенными к ним дизайн-макетами оттисков клише этих печатей и штампов, разработанными Департаментом корпоративных коммуникаций;

г) печатей, малых печатей, вспомогательных печатей и штампов представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах, печатей организационных единиц, входящих в их составы, на основании заявок Департамента зарубежных проектов и международного сотрудничества с приложенными к ним дизайн-макетами оттисков клише этих печатей и штампов, разработанными Департаментом корпоративных коммуникаций;

2. передает под расписку:

а) в Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД» все экземпляры основной и малой печатей ОАО «РЖД»;

б) в соответствующие подразделения аппарата управления и структурные подразделения ОАО «РЖД» печати, малые печати, вспомогательные печати и штампы подразделений аппарата управления и структурных подразделений ОАО «РЖД», печати организационных единиц, входящих в их составы;

в) в Департамент зарубежных проектов и международного сотрудничества печати, малые печати, вспомогательные печати и штампы представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах, печати организационных единиц, входящих в их составы.

XI. Учет, хранение и уничтожение печатей

64. Руководитель подразделения аппарата управления, структурного подразделения, филиала ОАО «РЖД», структурного подразделения филиала ОАО «РЖД»:

1. назначает:

а) работника, ответственного за получение изготовленных печатей и их учет (далее — работник, ответственный за учет печатей);

б) работников, ответственных за применение печатей и их сохранность (далее — работники, ответственные за применение печатей);

2. утверждает перечень подлежащих учету печатей;

3. образует комиссию (не менее 3 человек), которая осуществляет проверку наличия, правильности хранения и применения печатей, уничтожение печатей (далее — комиссия), и утверждает ее состав. В состав комиссии включается работник, ответственный за учет печатей.

65. В представительстве (филиале) ОАО «РЖД» в иностранном государстве работником, ответственным за учет печатей, и работником, ответственным за применение печатей, является руководитель соответствующего представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве.

Руководитель представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве утверждает перечень подлежащих учету печатей.

66. Руководитель подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», в котором имеются основная или малая печати ОАО «РЖД»:

1. включает в перечень подлежащих учету печатей все экземпляры основной и малой печатей ОАО «РЖД», которые имеются в этом подразделении аппарата управления ОАО «РЖД»;

2. направляет в Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД» копию приказа о назначении работника, ответственного за учет печатей. При переназначении работника, ответственного за учет печатей, незамедлительно направляет в Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД» копию актуализированного приказа.

67. Работник, ответственный за учет печатей:

1. ведет учет печатей в журнале учета печатей. Листы журнала учета печатей нумеруются, прошиваются и опечатываются. Записи о получении, выдаче, возврате и уничтожении печатей осуществляются отдельно по каждой печати (каждому экземпляру печати).

В журнале учета печатей подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», в котором имеются основная или малая печати ОАО «РЖД», учитываются все экземпляры этих печатей.

Пример оформления журнала учета печатей приведен в приложении № 2;

2. после получения изготовленной печати проставляет в журнале учета печатей ее регистрационный номер по порядку и оттиск клише печати, а также указывает ее наименование;

3. передает печати работникам, ответственным за применение печатей. При передаче печати в журнале учета печатей напротив наименования и оттиска печати указываются фамилия, инициалы и должность работника, получившего печать, проставляются его подпись и дата получения печати;

4. принимает печати от работников, ответственных за применение печатей, при их переводе на другую работу в ОАО «РЖД» или увольнении, а также печати, пришедшие в негодность, неприменяемые, устаревшие или утратившие значение. При приеме печатей проставляет в журнале учета печатей свои фамилию, инициалы, должность, подпись и дату возврата печатей;

5. после уничтожения печатей, пришедших в негодность, неприменяемых, устаревших или утративших значение, указывает в журнале учета печатей номер и дату акта об уничтожении печатей;

6. передает в Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД» пришедшие в негодность, неприменяемые, устаревшие и утратившие значение экземпляры основной и малой печатей ОАО «РЖД» для их дальнейшего уничтожения;

7. в случае утраты (хищения) основной или малой печатей ОАО «РЖД» незамедлительно информирует об этом Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД».

68. Работник, ответственный за применение печатей:

1. хранит все имеющиеся у него печати в запирающихся шкафах (ящиках), доступ к которым имеют только работники, ответственные за применение этих печатей;

2. в случае необходимости в период своего временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь и пр.), а также по указанию руководителя (заместителя руководителя) подразделения ОАО «РЖД» передает хранящиеся у него печати работнику, исполняющему его обязанности во время его отсутствия, или работнику, уполномоченному по указанию руководителя (заместителя руководителя) подразделения ОАО «РЖД» осуществлять применение печатей, по акту приема-передачи, который утверждается руководителем (заместителем руководителя) соответствующего подразделения ОАО «РЖД».

При передаче печати представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве акт приема-передачи печати подписывается руководителем соответствующего представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве, передающим печать, и работником, ее принимающим. Такой акт не подлежит утверждению;

3. передает работнику, ответственному за учет печатей, пришедшие в негодность, неприменяемые, устаревшие или утратившие значение печати, а также все имеющиеся в его распоряжении печати и штампы при переводе на другую работу в ОАО «РЖД» или увольнении;

4. в случае утраты (хищения) печати, включенной в перечень подлежащих учету печатей, незамедлительно информирует об этом работника, ответственного за учет печатей.

69. Административно-организационный аппарат ОАО «РЖД»:

1. учитывает в журнале учета печатей все экземпляры основной и малой печатей ОАО «РЖД» и передает их под расписку работникам, ответственным за учет печатей в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД»;

2. обеспечивает внесение в журнал учета печатей актуальной информации о передаче экземпляров основной и малой печатей ОАО «РЖД» работникам, ответственным за учет печатей в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД», на основании полученных от этих подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» приказов о назначениях работников, ответственных за учет печатей;

3. при необходимости запрашивает в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД», в пользовании которых имеются экземпляры основной и малой печатей ОАО «РЖД», актуальную информацию о работниках, ответственных за учет печатей в этих подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД»;

4. обеспечивает уничтожение всех экземпляров основной и малой печатей ОАО «РЖД», пришедших в негодность, неприменяемых, устаревших или утративших значение.

70. Комиссия:

1. осуществляет проверку наличия печатей, правильности их хранения и применения не реже одного раза в год;

2. по результатам проверки наличия печатей, правильности их хранения и применения составляет акт проверки наличия печатей, правильности их хранения и применения, в котором отражает положение дел с сохранностью печатей, а также указывает выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, нарушения порядка их хранения.

Акт проверки наличия печатей, правильности их хранения и применения подписывается членами комиссии и утверждается руководителем соответствующего подразделения аппарата управления, структурного подразделения, филиала ОАО «РЖД», структурного подразделения филиала ОАО «РЖД».

Пример оформления акта проверки наличия печатей, правильности их хранения и применения приведен в приложении № 3;

3. при обнаружении фактов утраты или хищения печатей проводит служебное расследование.

Результаты служебного расследования фиксируются в акте об утрате (хищении) печатей. Акт об утрате (хищении) печатей подписывается членами комиссии и утверждается руководителем соответствующего подразделения аппарата управления, структурного подразделения, филиала ОАО «РЖД», структурного подразделения филиала ОАО «РЖД».

Пример оформления акта об утрате (хищении) печатей приведен в приложении № 4.

В случае утраты (хищения) основной или малой печатей ОАО «РЖД» служебное расследование проводится комиссией, образованной в Административно-организационном аппарате ОАО «РЖД». При необходимости к участию в служебном расследовании привлекаются работники Департамента безопасности и Правового департамента;

4. осуществляет уничтожение печатей, пришедших в негодность, неприменяемых, устаревших или утративших значение.

71. Проверка наличия печатей, правильности их хранения и применения в представительствах (филиалах) ОАО «РЖД» в иностранных государствах осуществляется в ходе проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности этих представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах.

Результаты такой проверки отражаются в акте проверки финансово-хозяйственной деятельности соответствующего представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве.

72. Печати подразделений ОАО «РЖД» и их организационных единиц, пришедшие в негодность, неприменяемые, устаревшие или утратившие значение, в том числе в результате прекращения деятельности или реорганизации подразделений ОАО «РЖД» и их организационных единиц, подлежат уничтожению в тех подразделениях ОАО «РЖД», в которых они учитываются.

73. Все экземпляры основной и малой печатей ОАО «РЖД» уничтожаются комиссией, образованной в Административно-организационном аппарате ОАО «РЖД».

Уничтожение печатей в подразделениях аппарата управления, структурных подразделениях, филиалах ОАО «РЖД», структурных подразделениях филиалов ОАО «РЖД» осуществляется комиссией, образованной в соответствующем подразделении аппарата управления, структурном подразделении, филиале ОАО «РЖД», структурном подразделении филиала ОАО «РЖД».

Уничтожение печатей в представительствах (филиалах) ОАО «РЖД» в иностранных государствах осуществляется руководителями соответствующих представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах.

74. Уничтожение печатей предполагает полное разрушение их клише, не допускающее возможности его восстановления и дальнейшего применения.

Способ уничтожения клише печатей (разрезание на мелкие части, сжигание и пр.) в подразделениях аппарата управления, структурных подразделениях, филиалах ОАО «РЖД», структурных подразделениях филиалов ОАО «РЖД» определяется комиссией, в представительствах (филиалах) ОАО «РЖД» в иностранных государствах — их руководителями.

75. По факту уничтожения печатей в подразделениях аппарата управления, структурных подразделениях, филиалах ОАО «РЖД», структурных подразделениях филиалов ОАО «РЖД» комиссией составляется акт об уничтожении печатей, в котором указываются наименования печатей, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера в соответствии с журналом учета печатей, способ их уничтожения, а также воспроизводятся оттиски клише уничтожаемых печатей.

Акт об уничтожении печатей подписывается членами комиссии и утверждается соответствующим руководителем подразделения аппарата управления, структурного подразделения, филиала ОАО «РЖД», структурного подразделения филиала ОАО «РЖД».

В представительствах (филиалах) ОАО «РЖД» в иностранных государствах акты об уничтожении печатей составляются и утверждаются руководителями соответствующих представительств (филиалов) ОАО «РЖД» в иностранных государствах.

Пример оформления акта об уничтожении печатей приведен в приложении № 5.

76. Учет, хранение и уничтожение печатей, не включенных в перечень подлежащих учету печатей, а также всех применяемых штампов осуществляются в порядке, установленном руководителем соответствующего подразделения ОАО «РЖД» с учетом особенностей работы этого подразделения ОАО «РЖД».

77. Документы по вопросам изготовления, учета, хранения, применения и уничтожения печатей (заявки на изготовление печатей, акты проверки наличия печатей, правильности их хранения и применения, акты об утрате (хищении) печатей, акты об уничтожении печатей и др.) формируются в дела и хранятся в соответствии с установленными сроками хранения.

Указанные дела и журнал учета печатей включаются в номенклатуру дел подразделения ОАО «РЖД» и в дальнейшем сдаются на архивное хранение или уничтожаются в установленном ОАО «РЖД» порядке.

Наименование	Пример эскиза клише печати
Печати подразделений ОАО «РЖД»
Печать подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» (40 мм)
Печать структурного подразделения ОАО «РЖД» (пример 1, полное наименование) (40 мм)
Печать структурного подразделения ОАО «РЖД» (пример 2, сокращенное наименование) (40 мм)
Печать структурного подразделения ОАО «РЖД» (пример 3, полное наименование с указанием местонахождения) (40 мм)
Печать филиала ОАО «РЖД» (пример 1, полное наименование) (40 мм)
Печать филиала ОАО «РЖД» (пример 2, сокращенное наименование) (40 мм)
Печать представительства (филиала) ОАО «РЖД» в иностранном государстве (40 мм)
Печать структурного подразделения филиала ОАО «РЖД» (пример 1) (50 мм)
Печать структурного подразделения филиала ОАО «РЖД» (пример 2) (40 мм)
Печать структурного подразделения филиала ОАО «РЖД» (пример 3) (40 мм)
Печать структурного подразделения филиала ОАО «РЖД» (пример 4) (40 мм)
Печать структурного подразделения филиала ОАО «РЖД» (пример 5) (40 мм)
Малые печати подразделений ОАО «РЖД»
Малая печать подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» (25 мм)
Малая печать филиала ОАО «РЖД» (25 мм)
Малая печать структурного подразделения филиала ОАО «РЖД» (30 мм)
Печати организационных единиц подразделений ОАО «РЖД»
Печать организационной единицы (пример 1) (40 мм)
Печать организационной единицы (пример 2) (40 мм)
Печать организационной единицы (пример 3) (40 мм)
Печать организационной единицы (пример 4) (40 мм)
Вспомогательные печати подразделений ОАО «РЖД»
Вспомогательная печать подразделения ОАО «РЖД» (пример 1) (40 мм)
Вспомогательная печать подразделения ОАО «РЖД» (пример 2) (40 мм)
Вспомогательная печать подразделения ОАО «РЖД» (пример 3) (40 мм)

№ п/п	Оттиск печати	Наименование печати	Отметка о передаче печати работнику, ответственному за ее применение и сохранность		Отметка о передаче печати работнику, ответственному за учет печатей		Номер и дата акта об уничтожении печати	Примечание
			Фамилия, инициалы, должность	Подпись, дата	Фамилия, инициалы, должность	Подпись, дата
1.
2.
3.

Приложение № 3 к Инструкции по изготовлению, учету, хранению, применению и уничтожению

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД»)		УТВЕРЖДАЮ
		(должность)
АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ АППАРАТ
			И.О. Фамилия
		(подпись)
АКТ			20		г.
		(дата)
__________________ N _________________ проверки наличия печатей, правильности их хранения и применения
В соответствии с Инструкцией по применению печатей в ОАО «РЖД», утвержденной приказом ОАО «РЖД» от __________ г. N _____, и приказом Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» от __________ г. N _____ комиссия в составе:
Фамилия И.О. -		(председатель комиссии)
	(должность)
Фамилия И.О. -
	(должность)
Фамилия И.О. -
	(должность)
провела проверку наличия печатей, правильности их хранения и применения в Административно-организационном аппарате ОАО «РЖД». В результате проверки комиссия установила:
						.
(указать результаты проверки, перечислить печати, отобранные для уничтожения, утраченные печати и т.п.)
Председатель комиссии		И.О. Фамилия
	(должность)
Члены комиссии		И.О. Фамилия
	(должность)
	(должность)	И.О. Фамилия

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД»)		УТВЕРЖДАЮ
		(должность)
АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ АППАРАТ
				И.О. Фамилия
		(подпись)
АКТ				20		г.
		(дата)
__________________ N _________________ об утрате (хищении) печатей
В соответствии с Инструкцией по применению печатей в ОАО «РЖД», утвержденной приказом ОАО «РЖД» от __________ г. N _____, и приказом Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» от __________ г. N _____ комиссия в составе:
Фамилия И.О. -		(председатель комиссии)
	(должность)
Фамилия И.О. -
	(должность)
Фамилия И.О. -
	(должность)
___________ 20__ г. провела проверку наличия печатей, правильности их хранения и применения.
В результате проверки установлена утрата печати							.
			(наименование печати)
В соответствии с приказом Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» от __________ г. N _____ по факту утраты проведено служебное расследование. В результате служебного расследования установлено
(указать причину утраты)
Принятые с целью розыска утраченной печати меры положительных результатов не дали, в связи с чем принято решение снять ее с учета и осуществить списание.
Председатель комиссии		И.О. Фамилия
	(должность)
Члены комиссии		И.О. Фамилия
	(должность)
		И.О. Фамилия
	(подпись)

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД»)		УТВЕРЖДАЮ
		(должность)
АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ АППАРАТ
			И.О. Фамилия
		(подпись)
АКТ			20		г.
		(дата)
__________________ N _________________ об уничтожении печатей и штампов
В соответствии с Инструкцией по применению печатей в ОАО «РЖД», утвержденной приказом ОАО «РЖД» от __________ г. N _____, и приказом Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД» от ___________ г. N ______ комиссия в составе:
Фамилия И.О. -		(председатель комиссии)
	(должность)
Фамилия И.О. -
	(должность)
Фамилия И.О. -
	(должность)
___________ 20__ г. в __ ч. __ мин. в кабинете N ___, расположенном по адресу: _____________, уничтожила следующие печати и штампы, пришедшие в негодность, неприменяемые, устаревшие и утратившие значение, путем измельчения их клише на части.

№ п/п	Регистрационный номер согласно журналу учета печатей	Наименование печати (штампа)	Количество	Номер экземпляра	Оттиск печати (штампа)	Способ уничтожения

Итого уничтожено		клише печатей и штампов.
	(количество)
Факт уничтожения клише и невозможность их восстановления и дальнейшего использования подтверждаем.
Председатель комиссии		И.О. Фамилия
	(подпись)
Члены комиссии		И.О. Фамилия
	(подпись)
		И.О. Фамилия
	(подпись)

---