Приказ Минздравсоцразвития России от 27.12.2004 № 323

«Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации»

В целях улучшения организации работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки приказываю:

Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

1.1. Настоящая Временная инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 (далее — Регламент Правительства Российской Федерации), и устанавливает порядок ведения делопроизводства в Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации (далее — Министерство), в том числе и обязательные для всех работников Министерства основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранения и использования документов.

Положения настоящей Временной инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на компьютерные (автоматизированные) технологии создания и обработки документной информации.

1.2. Ответственность за организацию работы и своевременное прохождение в Министерстве документов, в том числе поручений вышестоящих органов, руководства Министерства, организационное обеспечение деятельности коллегии, совещаний у Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации (далее — Министр) и его заместителей, подготовку к выпуску приказов Министерства возлагается в целом на Департамент по управлению делами, а по соответствующим вопросам — на его отделы.

1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Временной инструкцией, распространяются на документы несекретного характера.

Порядок работы с секретными документами, документами, содержащими несекретные сведения ограниченного распространения с грифами «Для служебного пользования», обращениями граждан определяется специальными инструкциями.

1.4. Персональная ответственность за организацию делопроизводства своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в департаменте Министерства (далее — департамент) возлагается на директора и заместителей директора (далее — руководители) департамента и на работников, назначаемых ответственными за делопроизводство в департаментах и Секретариате Министерства (далее — Секретариат), а также на непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.

Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю соответствующего департамента, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются Департаменту по управлению делами.

1.5. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в департаментах Министерства (не реже одного раза в год) возлагаются на Департамент по управлению делами.

1.6. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается с разрешения руководителя департамента.

1.7. Вновь принятые на работу в Министерство работники должны быть ознакомлены руководителями департаментов с настоящей Временной инструкцией.

1.8. При уходе работников департаментов в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, при необходимости, передаются другому работнику по указанию руководителя департамента.

1.9. При увольнении или переводе на другую работу работников, отвечающий за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый руководителем департамента, который согласовывается с руководителем Департамента по управлению делами.

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение поступившей в Министерство корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом Департамента по управлению делами (далее — Общий отдел).

Письма граждан направляются в отдел по работе с обращениями граждан Департамента по управлению делами (далее — Отдел по работе с обращениями граждан).

2.2. Процесс первоначальной обработки корреспонденции производится Общим отделом. Вся поступившая корреспонденция подлежит учету в автоматизированной базе данных. Данная база служит для справок и учета поступившей корреспонденции.

Корреспонденция, поступающая из Комитетов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее — Совет Федерации) и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее — Государственная Дума), Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации (далее — правительственная корреспонденция), подлежит регистрации в группе правительственной корреспонденции Общего отдела (далее — группа правительственной корреспонденции), а остальная корреспонденция — в группе по регистрации и учету корреспонденции Общего отдела (далее — группа по регистрации и учету корреспонденции).

Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Министерства, руководителям департаментов, подлежат передаче в Общий отдел для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

После окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни поступающая в Министерство корреспонденция принимается секретарем Министра или ответственным дежурным с последующей передачей документов в Общий отдел.

2.3. При приеме поступающей в Министерство корреспонденции проверяется правильность ее адресования, целостность конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью «лично», вскрываются, ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.

Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к актам судебных органов.

Если при вскрытии конвертов обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, то составляется акт (в произвольной форме), один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и предается вместе с ним на рассмотрение исполнителю.

2.4. Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.

2.5. При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.

2.6. Вся поступившая корреспонденция сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.

Как правило, не подлежат регистрации: письма, присланные для сведения; телеграммы и письма с пометкой «Лично»; письма и телеграммы, содержащие поздравления и выражающие соболезнования, поздравительные открытки; документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, кредитные справки и др.); документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и др.); документы первичного статистического учета и отчетности (сводки и информации, присланные для сведения); документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (объяснительные записки, планы, программы); печатные издания (книги, журналы, бюллетени); пригласительные билеты и т.п.

2.7. Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.

Входящая корреспонденция с пометками «Вручить лично», а также документы с отметками о срочности доставки «Вручить немедленно» и «Срочно» передаются Общим отделом в департаменты под расписку с указанием даты и времени вручения. При этом документы с отметкой о срочности доставки «Вручить немедленно» обрабатываются и вручаются немедленно, а с отметкой «Срочно» — вне очереди.

Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.

2.8. Каждый документ, поступивший в Министерство, регистрируется только один раз.

На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого листа основного документа в левой нижней части ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты регистрации документа, входящего номера, количества листов основного документа и количества листов приложений к нему.

При регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе, и одновременно печатается регистрационная карточка, которая вместе с документом отправляются по назначению.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам, после их регистрации, как правило, направляются непосредственно им.

В Общем отделе порядковая нумерация правительственных документов ведется отдельно от остальной корреспонденции.

При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и исполнителя.

2.9. Зарегистрированная корреспонденция поступает на рассмотрение заместителя директора Департамента по управлению делами, отвечающего за делопроизводство, или начальника Общего отдела для распределения ее между департаментами Министерства, а также для подготовки проектов резолюций Министра и, при необходимости, его заместителей.

Передача документов на доклад Министру и его заместителям и возврат их в Общий отдел осуществляется через Секретариат.

Общий отдел еженедельно проводит сверку и информирует Секретариат о документах, находящихся на докладе у руководства Министерства.

Работники, отвечающие за делопроизводство в Секретариате, департаментах, обязаны вести прием и учет полученной корреспонденции.

2.10. Поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний и совещаний Правительства Российской Федерации, резолюциях Председателя Правительства Российской Федерации или Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, направляются Общим отделом в Секретариат для проработки и подготовки проектов резолюций с последующим докладом Министру и, при необходимости, его заместителям.

2.11. Документы, рассмотренные Министром и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в департаменты Министерства согласно резолюциям, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.

Если в соответствии с резолюцией Министра (заместителя Министра) при исполнении документа требуется участие (согласование) нескольких департаментов, то размножение документа и доведение его до соисполнителей возлагается на Департамент по управлению делами.

Документы, имеющие пометку «Вручить немедленно» и «Срочно», размножаются Общим отделом и направляются всем лицам, поименованным в резолюции, незамедлительно.

Департамент, являющийся ответственным исполнителем, при необходимости, может подключать к исполнению другие департаменты Министерства, не указанные в резолюции Министра (заместителя Министра), по письменному согласованию с заместителем Министра, курирующим его деятельность. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям. Соисполнители документа обязаны представить предложения ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Проект подготовленного документа согласовывается с руководителями департаментов, которые поименованы в резолюции Министра или его заместителя.

Департаменты, дополнительно привлеченные к исполнению документов, также визируют документ.

При наличии замечаний документ визируется с отметкой «с замечаниями» и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения, или пояснительная записка. Визирование с замечаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются департаментом — ответственным исполнителем и учитываются при доработке окончательного ответа. В случае несогласия с представленными замечаниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя заместителя Министра, который принимает окончательное решение.

Департаментом, являющимся ответственным исполнителем, к работе над поручением могут быть привлечены подведомственные Министерству федеральные службы и федеральные агентства (далее — службы и агентства), а также государственные внебюджетные фонды, деятельность которых координирует Министерство (далее — государственные внебюджетные фонды). Для этого департамент направляет в службу (агентство, государственный внебюджетный фонд) письмо, подписываемое директором (его заместителем), с приложением копии документа и поручения, содержащее задания по исполнению, с указанием срока, до истечения которого департаменту должна быть представлена соответствующая информация.

О результатах выполнения поручения служба (агентство, государственный внебюджетный фонд) информирует департамент. Для чего в департамент направляется служебное письмо, подписываемое руководителем (его заместителем) службы (агентства, государственного внебюджетного фонда), и проекты докладов (ответов) высшим государственным должностным лицам, исходя из поручения Министра или его заместителей. При неисполнении поручения службой (агентством, государственным внебюджетным фондом) департамент информирует соответствующего заместителя Министра, при необходимости — Министра, с целью принятия необходимых мер по своевременному исполнению поручения.

Если в резолюции Министра или его заместителей ответственным исполнителем указывается служба (агентство, государственный внебюджетный фонд), то подлинник документа направляется в соответствующую службу (агентство, государственный внебюджетный фонд), а соисполнителям, поименованным в резолюции, Общим отделом направляется копия документа. Подлинники направленных в службы, агентства, государственные внебюджетные фонды документов подлежат возврату в Общий отдел.

Проекты докладов (ответов), подготовленные службами, агентствами и государственными внебюджетными фондами, могут передаваться Общим отделом на согласование с профильным департаментом, заместителем Министра, курирующим его деятельность, а в необходимых случаях, Департаментом правовой и международной деятельности.

2.12. Зарегистрированные экземпляры федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации в обязательном порядке направляются для ознакомления в Департамент правовой и международной деятельности и подлежат возврату в Общий отдел. Если в федеральных законах, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации содержатся вопросы, касающиеся сферы деятельности Министерства, служб, агентств, государственных внебюджетных фондов, Департамент правовой и международной деятельности подготавливает проекты резолюций, содержащих поручения департаментам, службам, агентствам, государственным внебюджетным фондам, которые передаются Общим отделом в Секретариат для доклада Министру или его заместителям.

2.13. Направленные для ознакомления в департаменты в соответствии с утвержденным указателем рассылки федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, должны быть возвращены в Общий отдел не позднее трех дней.

2.14. В случае ошибочного направления документа работник, отвечающий за делопроизводство в департаменте, в срок до 3 дней возвращает его в Общий отдел с пометкой руководителя департамента для внесения соответствующих исправлений и передачи документа по принадлежности.

При спорности отнесения содержания документа к компетенции департамента, которому он направлен, руководитель департамента незамедлительно обращается к соответствующему заместителю Министра для уточнения исполнителя документа.

Не допускается передача зарегистрированного документа из одного департамента в другой, а также между подразделениями Секретариата, минуя Общий отдел.

2.15. Работник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале или в электронном виде полученные из Общего отдела документы и передает их исполнителям. Учетная карточка на поступивший документ остается у работника, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.

2.16. Переписка между департаментами не подлежит регистрации в Общем отделе.

2.17. Руководители департаментов рассматривают поступившие документы в день их поступления или на следующий день, определяют исполнителей, сроки, порядок согласования и подписания проекта ответа. Они обязаны организовать подготовку предложений по решению содержащихся в документах вопросов с учетом их важности и срока исполнения, а также оперативное ознакомление работников с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами, решениями коллегии и другими документами Министерства, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных работников-исполнителей.

2.18. Руководители департаментов должны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения документов, принимать меры к устранению причин нарушений.

2.19. Представляемые на подпись Министру, подпись и визирование заместителям Министра проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, приказов нормативного характера и другие наиболее важные или значительные по объему документы должны иметь пояснительные записки, содержащие краткое изложение существа вопроса и, в необходимых случаях, краткую хронологию рассмотрения вопроса.

2.20. Документы, требующие срочного подписания или визирования должны иметь пометку «Вручить немедленно». «Срочно». Право определения срочности такой подготовки имеет руководитель департамента, подготовившего документ, руководитель Секретариата, руководитель Департамента по управлению делами.

2.21. Общий отдел производит учет количества поступивших и отправленных документов за месяц, квартал, год. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Итоговые данные подсчета, при необходимости, представляются Министру или лицу его замещающему.

3.1. Организация контроля исполнения включает в себя предварительную проработку документа, постановку документа на контроль, контроль за прохождением документа, снятие с контроля, учет, обобщение и анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование Министра и его заместителей, а также руководителей департаментов об исполнении поручений, зафиксированных в документах.

3.2. Контроль исполнения документов осуществляется централизованно отделом контроля за исполнением Департамента по управлению делами (далее — Отдел контроля).

Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступающие от Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также документы, поставленные на контроль в соответствии с указаниями (резолюциями) Министра, заместителей Министра, в том числе внутренние распорядительные документы (приказы, отдельные поручения Министра, заместителей Министра и другие документы).

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка в виде штампа «Контроль» и указывается срок исполнения. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.

3.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти — с даты подписания (утверждения) резолюции на документе, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и ведомств — с даты их поступления в Министерство. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством и настоящей Инструкцией.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения с пометкой «срочно», «незамедлительно» или аналогичным указанием — в 3-дневный срок;

с пометкой «оперативно» — в 10-дневный срок;

если срок исполнения не указан — в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения);

по запросам Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы и их заместителей — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления депутатского запроса;

по письмам, поступившим из федеральных органов исполнительной власти на согласование по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации — до 10 дней с даты регистрации (если не указан иной срок);

по письмам, поступившим из иных организаций — до 1 месяца со дня поступления (если не указан конкретный срок);

по внутренним распорядительным документам (приказам, протоколам, поручениям Министра и его заместителей) — в указанный в документе срок и, если срок не указан, в срок до 1 месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

3.4. Обо всех случаях возможного нарушения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Отдел контроля для внесения необходимых предложений руководству Департамента по управлению делами, а затем доклада Министру или его заместителям.

3.5 Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:

поручения вышестоящих органов — после представления предложений в этот орган, предусматривающих полное выполнение решений, содержащихся в резолюции и списании «в дело» подлинника поручения;

запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы — после направления депутатам ответов по поставленным вопросам;

поручения руководства Министерства по письмам федеральных органов исполнительной власти и организаций — после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы и организации ответов по существу;

поручения, содержащиеся в приказах, решениях и протоколах коллегии и оперативных совещаний у Министра, — после доклада руководству соответствующих предложений.

3.6. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о списании его «в дело» с краткими сведениями, при необходимости, об исполнении или ссылкой на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении.

3.7. Ответственность за исполнение документа в срок и полноту рассмотрения и разрешения вопроса по существу несет должностное лицо, обозначенное в резолюции руководства Министерства первым.

В случае если поручение было исполнено с нарушением срока, руководитель департамента, ответственного за исполнение поручения, не позднее 3 дней после исполнения поручения представляет Министру объяснение о причинах его неисполнения в срок и принятых мерах.

3.8 Отдел контроля:

еженедельно направляет заместителям Министра и руководителям департаментов справочные материалы о состоянии исполнительской дисциплины по текущим поручениям и по поручениям, стоящим на контроле и подлежащим исполнению в следующие 2 недели;

ежемесячно представляет Министру сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве.

Внесение Министерством проектов нормативных правовых актов в Правительство Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации и Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, рекомендованными Советом Государственной Думы (выписка из протокола № 187 заседания Совета Государственной Думы (от 20 ноября 2003 года).

4.1 Оформление законодательных актов Российской Федерации

4.1.1. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

На расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки у правой страницы текстового поля печатается слово «Проект».

4.1.2 Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более № 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка 3 — 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером № 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении закона, принятого Государственной Думой.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

4.1.3 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту Федерального закона «О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации „О подоходном налоге с физических лиц“.»

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 13 — 14 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально — экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки в нижней ее части.

4.2 Оформление проектов актов

4.2.1. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, — визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости — его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

4.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти. Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

4.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

4.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 14.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

4.2.5. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом размером № 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного правового акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российская Федерация», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно — цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение № 1 к Указу Президента Российской Федерации от N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты — 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от N

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) — выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения — 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

В тексте ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты, при необходимости, могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

4.3 Оформление проектов актов

4.3.1. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

4.3.2. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 5, ст. 615)».

4.3.3. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

4.3.4. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

4.3.5. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 13 — 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалом 24 пт, проставляется при подписании акта.

Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например: № 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: № 153-р.

Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом.

Заголовок. Порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается шрифтом размером Times New Roman (Cyr) № 13 — 14 с межстрочным интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 56 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициалов и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициалы и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту акта Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

4.3.6. Справка к проекту акта Правительства Российской Федерации оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа печатается прописными буквами с межстрочным интервалом 24 пт ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 13 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

5.1 Подготовка приказов

Приказы нормативного характера подписываются Министром или лицом, его замещающим.

Приказы ненормативного характера подписываются Министром или заместителями Министра в пределах их компетенции.

5.1.3. Подготовка приказов нормативного характера и порядок их регистрации осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009, с последующими изменениями и дополнениями.

5.1.4. Проекты приказов нормативного и ненормативного характера (кроме приказов по кадровым вопросам) и приложения к ним визируются исполнителем, руководителем департамента, подготовившего проект, руководителями заинтересованных департаментов, директором Департамента правовой и международной деятельности или его заместителем, курирующим вопросы правовой деятельности, который должен указать, подлежит ли документ государственной регистрации в Федеральной регистрационной службе или нет, директором Департамента по управлению делами или его заместителем, в чье ведение входят вопросы делопроизводства, а также заместителем Министра, курирующим подготовивший приказ департамент.

Приказы по кадровым вопросам визируются начальником Отдела кадровой политики, заместителем директора Департамента по управлению делами — начальником организационно-штатного отдела, директором Департамента по управлению делами или его заместителем, курирующим кадровые вопросы, руководителем департамента, подготовившим соответствующее представление, заместителем Министра, курирующим Департамент по управлению делами. Приказы по кадровым вопросам, касающиеся приема, перевода на другую работу, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, награждения работников Министерства, визируются также директором Департамента правовой и международной деятельности или его заместителем, курирующим вопросы правовой деятельности.

Если в приказах затрагиваются вопросы предоставления гарантий и компенсаций, денежных выплат работникам Министерства, они визируются руководителями Финансово-экономического департамента.

5.1.5. К проекту приказа нормативного характера, представляемого на подпись Министру, должна прилагаться справка, подписанная руководителем департамента, подготовившего проект, излагающая существо вопроса с необходимыми расчетами, обоснованиями, отражающая содержащиеся в проекте новые по сравнению с действующим законодательством положения, а также возражения, возникшие при согласовании. При этом проект возражающим лицом не визируется.

Приказы печатаются на бланке установленной формы (приложение № 1 к настоящей Инструкции) шрифтом размером № 14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти — Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации (Минздравсоцразвития России);

наименование вида документа — приказ;

дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется словесно — цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: 20 июня 2004 г. № 5;

заголовок — должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру;

текст — отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами.

Текст приказов может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) в приказах завершается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть приказов ненормативного характера, в том числе приказов по кадрам, должна содержать перечисление предписываемых действий. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Структура приказа нормативного характера должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему приказы нормативного характера могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если приказы изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка;

приложения к приказу — оформляются на отдельных листах бумаги.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом углу пишется слово «Приложение», ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на приказ, его дату и номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются (N 1, № 2 и т.д.).

Например:

Приложение № 2 к приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 3

При наличии в тексте приказа формулировки «Утвердить, прилагаемое» (положение, перечень мероприятий, состав комиссии и т.п.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «Утвержден», «Утверждено» (без кавычек) со ссылкой на приказ, его дату и номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 20 июля 2004 г. № 3

визы — включают личную подпись визирующего, при необходимости — его должность, расшифровку подписи и дату. Визы на подлинниках приказов и приложениях к ним проставляются на оборотной стороне последнего листа в нижней их части;

подпись — состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

5.1.6. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

5.1.7. Приказы нормативного характера могут издаваться совместно или по согласованию с другими органами.

Согласование с другими органами оформляется визами, включающими в себя наименование должности руководителя органа или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа.

Приказы, издаваемые совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти (организации) — располагаются центровано, через запятую или союз «и»;

наименование вида документа «приказ» — располагается центровано;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи — располагается центровано;

номер приказа, составленного совместно двумя и более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей — располагаются ниже текста на одном уровне.

На подпись представляется соответствующее количество актов.

5.1.8. Подлежащие государственной регистрации приказы не позднее 10 дней со дня их подписания представляются в Федеральную регистрационную службу в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе).

5.1.9. К приказу, подлежащему государственной регистрации, прилагается справка, подписанная директором Департамента правовой и международной деятельности или его заместителем, курирующим вопросы правовой деятельности, содержащая основания издания приказа, сведения обо всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и сроках их приведения в соответствие с принятым актом, сведения о согласовании приказа с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным. Представленный на государственную регистрацию приказ нормативного характера должен быть завизирован (на обороте каждого листа оригинала) директором Департамента правовой и международной деятельности или его заместителем, курирующим вопросы правовой деятельности.

5.1.10. Организация работы по подготовке приказов к государственной регистрации и доставке соответствующих документов в Министерство юстиции Российской Федерации и обратно возлагается на руководителя департамента — исполнителя приказа.

5.1.11. В случае отказа в государственной регистрации в течение 10 дней со дня получения отказа департаментом — исполнителем должен быть подготовлен и подписан соответствующий документ об отмене приказа. Копия этого приказа исполнителем направляется в Министерство юстиции Российской Федерации.

5.1.12. Перед подписанием проект приказа проверяется на соответствие законодательству Российской Федерации Департаментом правовой и международной деятельности, редактируется и проверяется на соответствие правилам русского языка — отделом организации работы и протокола Департамента по управлению делам (далее — Отдел организации работы и протокола).

5.1.13 Приказы регистрируются и нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года:

приказы нормативного и ненормативного характера (кроме приказов по кадровым вопросам) — в Отделе организации работы и протокола;

приказы по кадровым вопросам — в Отделе кадровой политики.

Передача на размножение приказов производится Отделом организации работы и протокола и Отделом кадровой политики в соответствии с рассылкой документов (приложение № 2 к настоящей Инструкции), подготовленной исполнителем документа и подписанной руководителем соответствующего департамента с указанием даты составления.

При размножении приказов личная подпись Министра или лица, его замещающего, закрывается, на приказ ставится соответствующая печать Департамента по управлению делами.

5.1.14. Размноженные экземпляры передаются в Общий отдел для направления адресатам.

В Министерстве в обязательном порядке размноженные экземпляры приказов направляются для сведения:

Министру, заместителям Министра, членам коллегии, Департаменту правовой и международной деятельности, соответствующим департаментам, а также службам, агентствам, государственным внебюджетным фондам — приказы нормативного характера (Отделом организации работы и протокола);

Министру, заместителям Министра, Финансово-экономическому департаменту, соответствующим департаментам, а также организационно-штатному отделу Департамента по управлению делами — по вопросам приема, увольнения и перевода на другую должность — приказы по кадровым вопросам (Отделом кадровой политики).

5.2 Особенности оформления служебных писем при

переписке с зарубежными корреспондентами

Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.

Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: «Ваше Превосходительство», «Уважаемый Александр Григорьевич», «Ваше Величество». Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением». В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

5.2.3 При оформлении писем других должностных лиц зарубежным адресатам:

Адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы); номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута: название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке — тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

Amerikan National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEWYORK, N.Y. 12148 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес.

Например:

Mr. A. Widmar, Chairman, D Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA

5.2.4. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно — цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

«Уважаемые господа» — к организации в целом;

«Уважаемый господин Блэк» — к мужчине;

«Уважаемая госпожа Смит» — к женщине;

«Уважаемый господин Председатель (Директор)» — к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Подлинники документов после передачи подшиваются в соответствующие дела с отметкой на оборотной стороне даты и времени отправки.

5.3 Общие требования к оформлению служебных документов

5.3.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.

5.3.2. Служебные документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

5.3.3. Документы, создаваемые в Министерстве, печатаются с использованием текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 13 — 15 через 1 — 2 межстрочных интервала (18 — 24 пт).

5.3.5. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют по середине верхнего поля.

5.4 Бланки документов Министерства

5.4.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

5.4.2 В Министерстве применяются следующие бланки:

общий угловой бланк Министерства (приложение № 3 к настоящей Инструкции);

продольный бланк приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации (приложение № 1 к настоящей Инструкции);

бланк повестки и протокола заседания коллегии Министерства (приложения № 6, 7 к настоящей Инструкции);

бланк совещания у Министра и его заместителей (приложение № 8 к настоящей Инструкции).

При необходимости могут применяться другие бланки, утверждаемые соответствующим приказом Министра.

Использование иных бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Инструкции, не допускается.

5.4.3. Бланки изготавливаются полиграфическим способом по заявкам Департамента по управлению делами и подлежат обязательному учету.

5.4.4. Бланки документов, перечень которых определен в п. 5.4.2. настоящей Инструкции, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

5.5 Требования к составлению и расположению

отдельных реквизитов документов

5.5.1 Заголовок к тексту.

Заголовок включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, согласован с наименованием вида документа, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос: «О чем?», «О ком?» или «Чего (кого)» («о выделении...», «об изменении...» и т.п.).

5.5.2 Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Если авторами документа являются несколько департаментов Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 15 июля следует оформлять 15.07.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 июля 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.07.15.

5.5.4 Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа, присваиваемый Общим отделом, состоит из буквенных индексов и порядковых номеров.

Входящий регистрационный номер документов, зарегистрированных группой по регистрации и учету корреспонденции, состоит из букв «МЗ» и порядкового номера документа, исходящий номер состоит из порядкового номера документа и буквенных индексов должностного лица (Министра, заместителей Министра), подписавшего документ.

Например:

МЗ-12 — входящий номер.

385-МЗ, 525-АЛ, 257-ВС — исходящие номера.

Входящий регистрационный номер документов, зарегистрированных группой правительственной корреспонденции, состоит из буквенного индекса «Пр» и порядкового номера документа, исходящий номер состоит из порядкового номера документа и буквенного индекса «Пр».

Например:

Пр-12 — входящий номер.

12-Пр — исходящий номер.

В структурном подразделении Министерства исходящий регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа и установленного в соответствии с приложением № 9 к настоящей Инструкции индекса департамента Министерства.

Например: 25-17, где 25 — порядковый номер документа, 17 — индекс Департамента трудовых отношений.

5.5.5 Адресат документа.

Адресатом документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа обязательно указывается почтовый адрес организации или физического лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство юстиции Российской Федерации Департамент управления делами

или

Органы социальной защиты населения субъектов Российской Федерации

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.

Например:

Министерство юстиции Российской Федерации Департамент управления делами Главному специалисту А. П. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Министру обороны Российской Федерации генералу армии А. И. Иванову

Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего — адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, а затем почтовый адрес.

Например:

А. П. Петрову ул. Садовая, д. 5, кв. 8 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется рассылка.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

5.5.6 Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Связной текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименования организации-автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

В письмах допускаются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа — «просим направить»;

от первого лица единственного числа — «считаю необходимым»;

от третьего лица единственного числа — «Министерство не возражает».

5.5.7 Подпись.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — при оформлении документа на бланке): личная подпись; расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием занимаемой им должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают обязанности лиц в составе комиссии.

5.5.8 Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации ________________ _____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) «__» _________ 2004 г.

Если документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО протоколом заседания коллегии Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 20 июля 2004 г. № 3

5.5.9 Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату согласования или грифом согласования.

Для документов, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра финансов Российской Федерации

(подпись) (инициалы, фамилия) «__» __________ 2004 г.

СОГЛАСОВАНО Письмо Минфина России от 25.05.2004 № 100

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу.

5.5.10 Резолюция.

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

5.5.11 Отметка об исполнителе.

Инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона печатаются шрифтом № 10 на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу.

Например:

И. И. Петров

2002323

или

Петров

2002323.

5.5.12 Приложение.

Отметка о наличии приложения к письму оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Статистическая отчетность на 4 л. в 1 экз.

             2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к служебному письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 14.04.97 № 02-22 и приложение к нему, всего на 34 л.

5.5.13 Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику ставится для придания данной копии юридической силы. Она состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должностного лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки и даты заверения. Данный реквизит располагается ниже реквизита «Подпись». Например:

Верно Ведущий специалист общего отдела Личная подпись А. Б. Миронова

22.06.2004

Копия исходящего документа, остающаяся в Министерстве, может быть заверена в упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения. При направлении копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки подпись необходимо удостоверить печатью.

Допускается заверение копии документа только печатью, определяемой Департаментом по управлению делами.

5.5.14 Печать.

Печать, заверяющая документы, размещается таким образом, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ, при этом, не закрывая его личной подписи.

При размножении приказов, протоколов, подписанных Министром (его заместителями) личная подпись должностного лица закрывается, на документ ставится соответствующая печать Департамента по управлению делами.

5.5.15 Отметка об индексе департамента.

Отметка об индексе департамента делается в левом нижнем углу после отметки об исполнителе. Эта отметка делается исполнителем документа.

5.6 Особенности приема, обработки и передачи

документов электрической связью

5.6.1. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Контроль за приемом и передачей служебной информации по каналам факсимильной техники, установленной в Министерстве, а также за ее использованием осуществляется руководителями департаментов.

Прием и передача служебной информации по официальным каналам оперативной связи ведется только по срочным вопросам.

Запрещается передавать в виде телетайпограмм, факсограмм и по каналам электронной почты секретные сведения, тексты документов с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати», а также рукописные материалы.

5.6.2 Составление и отправка телеграмм (телетайпограмм).

5.6.2.1. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту — телеграмма) составляются, как правило, только по срочным вопросам (не более 200 — 250 печатных знаков).

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

5.6.2.5. В телеграмме необходимо указать точный адрес, например: 394000 ВОРОНЕЖ КИРОВА 4 АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается рассылка, подписываемая руководителем департамента.

5.6.2.6. Текст телеграммы печатается в трех экземплярах прописными буквами через 1,5 интервала, без красной строки и абзацев, без переноса слов, поправок и исправлений.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами. В конце текста проставляется исходящий номер.

Если телеграмма является ответом, то текст должен начинаться с номера документа, на который дается ответ. Основание для ответа должно прилагаться к проекту ответа.

5.6.2.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, при этом указывается наименование Министерства (МИНЗДРАВСОЦРАЗВИТИЯ) и фамилия подписавшего.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре.

5.6.2.8. Ниже подписи под разделительной чертой пишется полный почтовый адрес, полное название Министерства, должность лица, подписавшего телеграмму. Здесь же указывается наименование департамента, фамилия исполнителя и номер его телефона.

5.6.2.9. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется гербовой печатью соответствующей организации.

5.6.2.10. Подготовленные и подписанные телеграммы передаются для регистрации и отправки в Общий отдел в трех экземплярах. При этом не регистрируются поздравительные телеграммы и телеграммы, выражающие соболезнование.

Исходящий номер документа проставляется Общим отделом на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте.

На переданной телеграмме указывается время и дата отправки.

5.6.3. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

5.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и директора департамента;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

поступившие факсограммы учитываются Общим отделом в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

5.6.5. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации между пользователями как внутри Министерства, так и между организациями.

5.6.6. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

и материалов к совещаниям и заседаниям Правительства Российской Федерации

6.1. Подготовка и проведение заседаний коллегии Министерства осуществляется в соответствии с планами заседаний коллегии, утверждаемыми Министром, а также планами подготовки к заседаниям коллегии, подготавливаемыми секретариатом коллегии на основе указаний Министра и его заместителей, предложений членов коллегии и директоров департаментов, утверждаемыми директором Департамента по управлению делами.

6.2. Подготовка материалов для рассмотрения на заседаниях коллегии Министерства осуществляется в соответствии с Положением о коллегии Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 21 октября 2004 г. № 168. Материалы, подлежащие рассмотрению на заседании коллегии Министерства, должны содержать проект решения коллегии, справку с изложением существа вопроса и обоснованием предложений, включенных в проект решения коллегии, подписанную руководителем департамента и завизированную курирующим заместителем Министра, предложения по составу выступающих на заседании коллегии и предварительные списки лиц, приглашаемых на заседание коллегии.

Ответственность за качество подготовки документов, представляемых на рассмотрение коллегии, возлагается на руководителей департаментов и курирующих их заместителей Министра.

6.3. Материалы к очередному заседанию коллегии, надлежаще оформленные, представляются в секретариат коллегии не позднее, чем за 15 рабочих дней до назначенной даты заседания для размножения и рассылки членам коллегии, директорам департаментов и другим должностным лицам в соответствии со списком рассылки, утверждаемым Департаментом по управлению делами.

6.4. Проект повестки очередного заседания коллегии Министерства вместе с подготовленными материалами не позднее, чем за 7 рабочих дней до назначенной даты заседания представляются секретариатом коллегии руководству Департамента по управлению делами для доклада Министру.

6.5. Заседания коллегии оформляются протоколом. При оформлении протокола указываются его номер, дата проведения заседания, председательствовавший, присутствовавшие члены коллегии, руководители департаментов, а также должностные лица, приглашенные на заседание, наименование рассматриваемого вопроса, фамилии выступивших, прописывается мотивировочная и резолютивная часть и результат обсуждения.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера органов, принимавших участие в заседании.

Протокол должен быть подготовлен на подпись, как правило, не позднее чем через 10 дней со дня проведения заседания. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании коллегии и рассылается членам коллегии, директорам департаментов, должностным лицам, которым дано поручение на заседании коллегии, а также руководителям других органов и организаций в соответствии со списком рассылки, утверждаемым руководителем Департамента по управлению делами.

Подлинные протоколы и материалы к заседаниям коллегии хранятся в секретариате коллегии.

6.6. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании у Министра, заместителей Министра, оформление протоколов совещаний осуществляются в соответствии с Регламентом проведения совещаний у Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации и его заместителей.

7. Порядок регистрации и отправки исходящих документов

7.1. Регистрацией исходящих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая его создание и отправление. Регистрации подлежат все документы, требующие учета.

7.2. Исходящие документы регистрируются один раз, как правило, в день подписания или утверждения. В Общий отдел должны быть представлены 3 экземпляра исходящего документа:

первый экземпляр — на бланке, подписанный Министром или его заместителями;

второй экземпляр — на стандартных листах бумаги без бланка с визами соответствующих заместителей Министра и руководителей департаментов;

третий экземпляр — на стандартных листах бумаги без бланка для направления исполнителю после регистрации документа с заверением подписи лица, подписавшего документ.

7.3 В Общем отделе регистрируются следующие исходящие документы:

документы, подписанные Министром и его заместителями, направляемые в Комитеты Совета Федерации и Государственной Думы, Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Совет безопасности Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации — в группе правительственной корреспонденции;

документы, подписанные Министром и его заместителями, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, иные органы и организации — в группе по регистрации и учету корреспонденции.

В Общем отделе проверяется правильность оформления документов в соответствии с требованиями, предъявляемыми настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы после проверки незамедлительно возвращаются исполнителям.

7.4. В департаментах регистрируются исходящие документы, подписанные их руководителями. Если эти документы при их поступлении в Министерство были зарегистрированы Общим отделом, то сведения об их исполнении работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, должен еженедельно представлять в Общий отдел.

Документы первичного бухгалтерского учета, (банковские счета, кредитные справки и др.), документы статистического учета и отчетности (сводки и информации), печатные издания (книги, журналы, бюллетени) и другие аналогичные документы, направляемые департаментами в органы и организации, должны иметь сопроводительное письмо, подписанное руководителем департамента.

7.5. Отправка исходящей корреспонденции производится через Общий отдел.

7.6. До передачи документа на отправку работник департамента, отвечающий за делопроизводство, обязан проверить правильность оформления служебного документа: наличие подписи, адресата, почтового адреса, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона, указания на индекс департамента, где этот документ исполнен.

В Общий отдел исполненный документ поступает с отметкой об исполнении. Этот реквизит включает отметку «В дело», подпись руководителя департамента, в котором был исполнен документ, и дату проставления отметки.

Отметка проставляется в левом нижнем углу первого листа документа.

8.1 В Министерстве печатаются только документы служебного характера.

8.2. Машинописные и копировально-множительные работы осуществляются Общим отделом, а также департаментами Министерства на установленных в них компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

8.3. В Общий отдел принимаются для проведения машинописных работ рукописи документов (не менее 5 страниц) на основании специального бланка-заказа (приложение № 10 к настоящей Инструкции), подписанного руководителем департамента, с указанием в нем наименования департамента, фамилии и номера телефона исполнителя, количества экземпляров, в необходимых случаях — срока исполнения.

Принятые материалы печатаются на компьютере в количестве не более 2-х экземпляров. Нужное количество экземпляров размножается исполнителем документа на копировально-множительных аппаратах.

Заказчик для исполнения документов, требующих последующей правки и доработки, представляет в Общий отдел вместе с рукописью дискету для записи текста.

Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником Общего отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Документы, отпечатанные в Общем отделе, должны отвечать требованиям, предъявляемым к машинописной переписке и оформлению документов (отсутствие помарок, подтирок, исправлений, правильное расположение текста).

8.4. Выполнение копировально-множительных работ осуществляется Общим отделом на основании специального бланка-заказа (приложение № 11 к настоящей инструкции), подписанного начальником Общего отдела или его заместителем.

Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво.

Размножение материалов, как правило, должно производиться с использованием обеих сторон листа.

В Общем отделе ведется учет количества размноженных экземпляров, которые выдаются заказчику под расписку.

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации, коллегии Министерства.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником Общего отдела или его заместителем и подтверждается пометкой и визой на бланке заказа.

Работники Общего отдела, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Бланк-заказ хранится не менее шести месяцев и по истечении указанного срока уничтожается.

Основными видами работ в Министерстве, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел в центральном аппарате Министерства.

9.1 Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в центральном аппарате Министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

9.1.2. Номенклатура дел департамента (приложение № 12 к настоящей Инструкции) составляется работником департамента, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Общим отделом Департамента по управлению делами и подписывается руководителем департамента. При составлении номенклатуры дел департаменты руководствуются Положением о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации, положением о департаменте, штатным расписанием, планами и отчетами о проделанной работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Разработка номенклатуры дел на следующий год в департаментах проводится не позднее декабря текущего года. Методическую помощь структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатуры дел оказывает архив Министерства.

Вновь созданное структурное подразделение Министерства обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Общий отдел на согласование.

9.1.3. Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом на основе номенклатур дел департаментов. Сводная номенклатура дел Министерства согласовывается с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее — ЦЭК), Экспертной проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее — ГАРФ) и утверждается Министром. Согласовывается сводная номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве (приложение № 13 к настоящей Инструкции).

9.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты получают от Общего отдела выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

9.1.7. Разделы в сводной номенклатуре дел Министерства соответствуют названиям структурных подразделений Министерства и располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

9.1.8. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Министерства.

9.1.9 В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.10 Графы номенклатуры дел Министерства заполняются следующим образом:

в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения департамента, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например, условное обозначение департамента — 11. Если добавить условное обозначение отдела — 1 и порядковый номер дела по номенклатуре дел — 01 (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01), то индекс дела будет обозначен 11.1.-01;

в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в конкретной форме отражать основное содержание и состав документов этого дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов, и заголовки повторяются.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование Министерства или структурного подразделения Министерства;

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

период, к которому относятся документы дела;

в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 «Примечание».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: «Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам занятости населения».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: «Годовые отчеты Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации по финансовой деятельности».

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;

в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000 г.);

в графе 5 «Примечание» указываются названия «Перечней», использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1997 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках Министерства, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.

9.1.12. По окончании календарного года работником департамента, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Общий отдел, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

9.2 Формирование и оформление дел

9.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела Министерства формируются в Департаменте по управлению делами и других департаментах. Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

9.2.3. Полностью исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику департамента, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Если документ подшивается в дело, формируемое в департаменте, исполнитель определяет номер этого дела. На документе проставляются отметки «В дело N ___», дата, подпись исполнителя, расшифровка подписи. Исполненные документы, передаваемые в Департамент по управлению делами, формируются в его отделах в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дела подразделяются на тома.

9.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы нормативного и ненормативного характера группируются отдельно от приказов по кадровым вопросам.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в каждом личном деле располагаются в определенной последовательности и подлежат особому учету. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы».

Лицевые счета работников Министерства группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

9.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела обязательно предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 15 к настоящей Инструкции); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 16 к настоящей Инструкции)); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится в обязательном порядке.

9.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

9.2.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций.

На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива, Министерства, наименование департамента.

При проверке дел по окончании года в реквизитах на обложках дел постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в деле в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.9. Для учета документов, определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 16 к настоящей Инструкции) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.2.10. Контроль за формированием дел в департаментах осуществляется Общим отделом. Методическую помощь департаментам оказывает архив Министерства.

9.2.11. Выдача дел, формируемых в Департаменте по управлению делами, не допускается. При необходимости отдельный документ может быть временно изъят из дела с разрешения начальника Общего отдела или его заместителя.

9.3 Порядок хранения дел (документов)

9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования, в департаментах.

9.3.2. Руководители департаментов и работники, ответственные за делопроизводство в департаментах, несут персональную ответственность за хранение документов.

9.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах для обеспечения их сохранности и предохранения документов от пыли и воздействия солнечного света.

9.3.4. В целях повышения оперативного поиска документов все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

9.3.5. Работники департаментов хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.

9.3.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования в течение двух лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Министерства.

Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в департаментах для справочной работы. По истечении сроков хранения дел работник департамента, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с ЦЭК (приложение № 18 к настоящей Инструкции).

9.3.7. Дела, документы из текущего архива департамента могут выдаваться во временное пользование работником департамента, ответственным за делопроизводство, работникам Министерства только под расписку, на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив департамента. Без ведома работника департамента, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива департамента.

9.3.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения из текущего архива департамента допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.

Документы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат передаче на государственное хранение в ГАРФ, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для организации и проведения работ по хранению документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в Министерстве в составе Департамента по управлению делами действует архив, в котором должны храниться документы постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного сроков хранения.

Архив Министерства организует работу по учету документов, их использованию, хранению, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в ГАРФ.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив Министерства предусматривает работу, которая проводится в департаментах и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

Эта работа проводится в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, настоящей Инструкцией и выполняется работниками департаментов, ответственными за делопроизводство. Методическую помощь структурным подразделениям Министерства оказывает архив Министерства.

Контроль за выполнением вышеуказанных работ осуществляет Департамент по управлению делами.

10.1 Проведение экспертизы ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов — отбор на хранение и установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности в Министерстве на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке к передаче дел в архив Министерства.

10.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается ЦЭК и при необходимости экспертные комиссии (далее — ЭК) в департаментах.

10.1.3. Функции и задачи ЦЭК, ЭК определяются разработанными положениями, которые утверждаются соответственно директором Департамента по управлению делами или его заместителем, отвечающим за делопроизводство, (ЦЭК) и руководителями департаментов (ЭК). Положение о ЦЭК Министерства до его утверждения согласовывается с Федеральной архивным агентством.

10.1.4. Предварительная экспертиза ценности документов постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения осуществляется работниками департаментов, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством архива Министерства.

10.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в департаментах осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения для передачи их в архив Министерства.

10.1.6. Отбор документов производится в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, номенклатурой дел департамента, настоящей Инструкцией. Во всех делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры документов, черновики, копии документов. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.2 Порядок составления описей дел

10.2.1. Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда Министерства, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

10.2.2. Описи дел департаментов составляют отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета.

На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел не составляются. Описи дел постоянного срока хранения, дел долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, дел по личному составу, в т.ч. лицевые счета, составляются в конце каждого года. По описям департаменты сдают свои дела в архив Министерства.

Методическую помощь в составлении описей дел оказывает архив Министерства.

10.2.3. Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой архив Министерства передает дела на государственное хранение в ГАРФ, в сроки, установленные Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

10.2.4. Описи дел департаменты составляют по установленной форме (приложение № 17 к настоящей Инструкции) и представляются в архив Министерства через каждые два года.

10.2.5. Описательная статья описи дел департаментов имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части, тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части, тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части, томе); срок хранения дела; примечание.

10.2.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то и каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый (в пределах календарного года); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а последующие заголовки дел полностью повторяются; графа описи «примечание», используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

10.2.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.2.8. Описи дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составляемые департаментом, подписываются составителем описи с указанием его должности и даты составления, согласовываются с архивом Министерства и утверждаются руководителем соответствующего департамента.

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте. При наличии в департаменте ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. В этом случае опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

10.3 Порядок уничтожения дел. Составление акта о

10.3.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта (приложение № 18 к настоящей Инструкции) производится после составления сводной описи дел Министерства постоянного срока хранения за тот же период.

Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЦЭК одновременно. Согласованные с ЦЭК Министерства акты утверждаются Министром (заместителем Министра) только после утверждения ЭПК ГАРФа описей дел постоянного хранения.

10.3.2. Акты о выделении к уничтожению дел составляются, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то название каждого департамента указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

10.3.3. Руководители департаментов несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов Министерства.

10.3.4. Контроль за уничтожением дел, не подлежащих хранению в департаментах, возлагается на Департамент по управлению делами.

Методическую помощь в подготовке составления акта о выделении к уничтожению дел оказывает архив Министерства.

10.4 Передача дел на хранение в архив Министерства

10.4.1. В архив Министерства передаются полностью оформленные дела с исполненными документами постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел в архив осуществляется только по описям.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат, они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.4.2. Оформленные дела передаются в архив Министерства в установленном порядке после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в департаментах. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику передачи дел, согласованному с руководителями департаментов и утвержденному руководителем Департамента по управлению делами.

Не подшитые, не переплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в архив Министерства не принимаются.

10.4.3. В период подготовки дел департамента к передаче их в архив Министерства работником архива Министерства предварительно проверяется правильность: формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник департамента, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При необнаружении дел обязательно составляется акт (приложение № 19 к настоящей Инструкции).

10.4.4. Прием дел производится работником архива Министерства в присутствии работника департамента, ответственного за делопроизводство.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Министерства, принявшего дела, и работника департамента, передавшего дела на хранение в архив.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки, программные средства, базы данных на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Заголовок каждой картотеки или базы данных также включается в опись.

10.4.5. В случае ликвидации или реорганизации департамента работник, ответственный за делопроизводство данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в архив Министерства увязанными в связки.

10.4.6. Дела постоянного срока хранения по истечении 15 лет передаются в ГАРФ в установленном порядке.

10.5 Порядок выдачи дел во временное пользование

10.5.1 Выдача дел или копий документов из архива Министерства регистрируется в книгах:

выдачи дел работникам департаментов;

выдачи дел во временное пользование сторонним организациям.

10.5.2 Дела (документы) выдаются из архива Министерства во временное пользование на срок, не превышающий:

до 1 месяца — для работников департаментов;

3 месяца — для работников сторонних организаций.

По истечении установленного срока дела (документы) должны быть возвращены на место их хранения, в архив Министерства.

10.5.3. Выдача дел или копий документов их архива Министерства в департаменты осуществляется под расписку. При выдаче дела или документа во временное пользование на место выдаваемого дела (документа) помещается отдельная для каждого дела (документа) карта-заменитель, в которой указывается: номер и заголовок дела, номер описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело (документ), дата его возвращения и подпись работника архива Министерства, выдавшего дело (документ). При возвращении дела (документа) в архив Министерства карта-заменитель изымается.

10.5.4. Сторонним организациям копии документов их архива Министерства выдаются на основании письменных запросов с разрешения директора Департамента по управлению делами или его заместителя, отвечающего за делопроизводство.

10.5.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения на длительный срок допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Министра с оставлением в деле заверенных копий изъятых документов и акта о причинах выдачи подлинника документа. Состояние документов, возвращаемых в архив Министерства, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ.

10.5.6. При любом перемещении дел в архиве Министерства обязательно должны соблюдаться меры предосторожности, которые надежно обеспечат сохранность дел в архиве.

ГЕРБ

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минздравсоцразвития России)

ПРИКАЗ

____________ 200_ г. г. Москва N _______

________________________________________________________________ ____________________________________ (основание) __________________________

________________ приказываю:

1.

2. <a id="p100702"></a>____________________________________________________________________

3. <a id="p100703"></a>_________________________________________

Министр Подпись Расшифровка подписи

Визы (на оборотной стороне)

Приложение № 2

          (наименование вида документа, его дата, номер)

1.

2.

3.

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

«» _________ 200 г.

Приложение № 3 к п. 5.4.2. Временной инструкции по делопроизводству Министерства

  (Минздравсоцразвития России)

Рахмановский пер., 3 Москва, ГСП-4, 127994 Телетайп 485042, факс 504-14-46 e-mail: minzdrav@rosminzdrav.ru Телефон: 928-44-53

_________________ N ____________

На N ___________ от ____________

Приложение № 4 к п. 5.4.2. Временной инструкции по делопроизводству Министерства

             МИНИСТР

Рахмановский пер., 3 Москва, ГСП-4, 127994 Телетайп 485042, факс 504-44-46 e-mail: minzdrav@rosminzdrav.ru Телефон: 928-44-53

_____________________ N __________________

На N ________________ от _________________

Приложение № 5 к п. 5.4.2. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Рахмановский пер., 3 Москва, ГСП-4, 127994 Телетайп 485042, факс 504-44-46 e-mail: minzdrav@rosminzdrav.ru Телефон: 928-44-53

_____________________ N __________________

На N ________________ от _________________

Приложение № 6 к п. 5.4.2. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и

ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

                                                       ________________

Приложение № 7 к п. 5.4.2. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и

ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

__________________

Приложение № 8 к п. 5.4.2. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития

_________________ N _________

Приложение № 9 к п. 7.4. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития

Приложение № 10 к п. 8.3. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 27 декабря 2004 г. № 323

ЗАКАЗ В МАШБЮРО

Фамилия исполнителя _______________________________________________________

Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 27 декабря 2004 г. № 323

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                          ЗАКАЗ НА РАЗМНОЖЕНИЕ                           │
│                                                                         │
│Департамент _______________________________________                      │
│_______________________________________________________________          │
│_______________________________________________________________          │
│                     (наименование материалов)                           │
│                                                                         │
│на "___" _____________ страницах тираж ________________________          │
│                                             (прописью)                  │
│"___" _____________ 200__ г. Директор _____________________              │
│                                                                         │
│Размножить тираж "___" экземпляров                                       │
│"___" __________ 200__ г. Начальник общего отдела                        │
│                          ______________                                 │
│                                                                         │
│Исполнитель _________________ тел. ___________________                   │
│                                                                         │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение № 12 к п. 9.1.2. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 27 декабря 2004 г. № 323

Форма номенклатуры дел департамента

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Наименование департамента

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N _____________

Наименование должности руководителя Департамента Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя Департамента по управлению делами Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности работника, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в департаменте

Наименование должности ответственного за делопроизводство в департаменте Подпись Расшифровка подписи

Дата

социального развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 27 декабря 2004 г. № 323

Форма номенклатуры дел Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ Министр (заместитель Министра) здравоохранения и социального развития Российской Федерации Подпись Расшифровка Подписи

                                     Дата

00.00.0000 N ___________________

                              (место составления)<br>

руководителя Департамента по управлению       Подпись       Расшифровка

делами                                                      подписи

Протокол ЦЭК Протокол ЭПК Государственного архива Российской Федерации

от ___________ N ___________ от __________ N ____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в Минздравсоцразвития России

Наименование должности руководителя Департамента по управлению делами Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ).

Наименование должности передавшего сведения в ГАРФ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 14 к п. 9.2.6. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 27 декабря 2004 г. № 323

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код ГАРФа ________________ Код Минздравсоцразвития России ____ Архивный шифр (заполняется архивом) Ф. N ______________________

                                    Оп. N _____________________<br>
                                    Д. N

          (N заполнения по номенклатуре дел департамента)

   (Заголовок дела заполняется по номенклатуре дел департамента
                 (крайние даты дела) (год, число)

                                                        На ______ лист.

                                                        Хранить _______

к п. 9.2.6. Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденной приказом

___________________________________________________________________________ (Наименование должности заполнившего лист - заверитель дела, подпись,

Итого ____________________________________________ документов в деле (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности работника, составившего внутреннюю опись документов в деле Подпись Расшифровка подписи

утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 27 декабря 2004 г. N 323

Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в т.ч. по личному составу) департамента

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                    (наименование департамента)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя департамента

Подпись Расшифровка подписи

В данную опись внесено __________________________ дел с N _________________ (цифрами и прописью)

по N ________________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности работника, составившего опись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Передал на хранение в ведомственный архив ____________________ дел (связок) (цифрами и прописью) и ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <**> за ________ год.

Наименование должности сотрудника структурного подразделения, ответственного за передачу дел в архив Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял _____________________ дел (связок) и _______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам за _________ год

Наименование должности работника ведомственного архива, принявшего дела на хранение в архив Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО <***>

Наименование должности руководителя         Протокол ЭК департамента

Департамента по управлению делами

Подпись Расшифровка подписи от _________________ N ________

Дата

--------------------------------

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Примечание. Графы 2, 3, 6 в описях заполняются по номенклатуре дел департамента.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя Министерства

Подпись Расшифровка подписи

Дата

АКТ _________________ N ________________ ____________________________________ (место составления) о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела фонда _______________________________

                                                 (название фонда)

Итого _____________________________ дел за __________________________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по Государственного архива Российской личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________ Федерации _________ (протокол от ______________ N _____________)

Наименование должностей работников (не менее 2-х человек), проводивших экспертизу ценности документов в департаменте Подписи Расшифровка подписей

Дата

Согласовано

Протокол ЦЭК от N

Документы в количестве ________________________________ дел, за _______ год (цифрами и прописью) весом __________________________ кг сданы в _______________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от ____________________________ N ____________________________________

Наименование должности работника Минздравсоцразвития России, сдавшего документы на переработку Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены после уничтожения дел по акту _______

(когда внесены изменения, какие документы)

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта об необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны в структурных подразделениях Министерства

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ______________________________ (наименование департамента)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя Департамента

Подпись Расшифровка подписи Дата

Акт __________ N _________ ______________________ (место стоставления) о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

    В    результате    _____________________________ установлено отсутствие
перечисленных  ниже  дел.  Предпринятые  всевозможные  меры  по розыску дел
положительных  результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с

Итого _____________________________________ дел, за __________ год (цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами:

         (номера, заголовки, место нахождения дел)

Наименование должности руководителя департамента Министерства Подпись Расшифровка подписи Дата

Наименование должности работника департамента, ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЦЭК от ________________ N_________

В  случае,  если  не  обнаружены дела постоянного  срока  хранения  или  по
личному  составу  (в т.ч. лицевые счета), акт обязательно согласовывается с

ЭПК ГАРФа.