Приказ Росархива от 10.05.1995 № 32

«Об утверждении Примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа»

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 10 мая 1995 г. № 32

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНЫХ ПОЛОЖЕНИЙ О ДИРЕКЦИИ, ЭКСПЕРТНО — МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ, КРАЯ, ОБЛАСТИ, ГОРОДА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ, АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ,

Приказываю:

1. Утвердить:

• Примерное положение о дирекции государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, одобренное коллегией Росархива (Приложение 1);
• Примерное положение об экспертно — методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, одобренное комиссией по научно — исследовательской и методической работе и ЦЭПК Росархива (Приложение 2).

2. Руководителям архивных учреждений республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов организовать разработку на основе Примерных положений о дирекции и экспертно — методической комиссии положений о дирекциях, экспертно — методических комиссиях государственных архивов, центров хранения документации.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ДИРЕКЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ, КРАЯ, ОБЛАСТИ, ГОРОДА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ, АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ, АВТОНОМНОГО ОКРУГА

1. Общие положения

1.1. Дирекция государственного архива, центра хранения документации <1> действует на правах совещательного органа для рассмотрения перспектив развития архива, важнейших вопросов его организации и деятельности, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров.

1.2. Дирекция Архива руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом <2>, Положением об Архиве и настоящим Положением.

1.3. В состав дирекции входят директор Архива (председатель), его заместители, главный хранитель фондов, руководители основных структурных подразделений, представители общественных организаций <3>.

1.4. Состав дирекции и положение о ней утверждаются приказом директора Архива <4>.

---

<1> Далее — Архив.

<2> Далее — архивный орган.

<3> В состав дирекции могут входить руководящие работники филиалов.

<4> Дирекция создается, как правило, в государственном архиве, где численность работников не менее 20 человек.

2. Основные задачи

Основными задачами дирекции являются:

2.1 Обеспечение эффективной и качественной работы Архива.

2.2 Совершенствование управления Архивом.

3. Функции

Дирекция в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

3.1. Выполнение указов и постановлений Президента, Правительства Российской Федерации, местных органов государственной власти по архивному делу, нормативно — методических и распорядительных документов Росархива, решений вышестоящего архивного органа, приказов директора Архива.

3.2. Проекты целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы Архива, отчеты об их выполнении.

3.3. Состояние и вопросы совершенствования работы Архива по основным направлениям архивного дела.

3.4. Вопросы контроля и проверки исполнения, плановой, трудовой и исполнительской дисциплины, качества проводимых работ.

3.5. Организацию работы по совершенствованию нормирования труда, разработке и внедрению в практику работы Архива наиболее рациональных форм и методов труда; вопросы экономики архивного дела.

3.6 Организацию планирования и отчетности в Архиве.

3.7. Организацию работы структурных подразделений Архива, его совещательных органов, филиалов Архива и предложения по ее совершенствованию; заслушивает их отчеты.

3.8. Предложения по совершенствованию управления Архивом, его структуры и штатов.

3.9. Вопросы подбора, расстановки и обучения кадров, организации работы с резервом на выдвижение, социальной защищенности работников.

3.10 Вопросы обобщения и внедрения передового опыта.

3.11. Вопросы материально — технического и финансового обеспечения Архива, привлечения внебюджетных средств; проекты соглашений и договоров с учреждениями и организациями.

3.12. Состояние техники безопасности, охраны и улучшения условий труда, вопросы соблюдения пропускного режима, внутреннего распорядка и противопожарной безопасности.

3.13 Вопросы гражданской обороны.

4. Права

Дирекции предоставляется право:

4.1. Привлекать для рассмотрения отдельных вопросов и приглашать на заседания дирекции работников Архива, его филиалов, представителей общественных организаций архива, не входящих в состав дирекции, ведомственных архивов и делопроизводственных служб учреждений и предприятий, научных организаций.

4.2. Требовать своевременного представления работниками Архива материалов по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседании дирекции.

4.3. Одобрять, рекомендовать к утверждению, возвращать на доработку проекты обсуждаемых документов, принимать решения по рассматриваемым вопросам.

4.4. Вносить в вышестоящий архивный орган предложения по совершенствованию архивного дела.

5. Организация работы

5.1. Дирекция осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором Архива; заседания дирекции проводятся не реже одного раза в два месяца.

5.2. Для оперативного решения вопросов деятельности Архива могут проводиться внеплановые заседания дирекции.

5.3. Подготовка заседаний дирекции возлагается на секретаря дирекции, назначаемого из числа специалистов одного из основных структурных подразделений Архива. Секретарь дирекции осуществляет контроль за своевременным представлением материалов, созывом заседаний дирекции в установленные сроки; протоколирует их. Подготовленные к рассмотрению материалы доводятся секретарем до сведения членов дирекции и приглашенных не позднее чем за пять дней до заседания.

5.4. Дирекция правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании ее членов. В случае разногласий между председателем дирекции и ее членами директор Архива проводит в жизнь свое решение, докладывая о возникших разногласиях вышестоящему архивному органу; члены дирекции, в свою очередь, могут сообщить свое мнение в вышестоящий архивный орган.

Решения дирекции принимаются по каждому вопросу отдельно, проводятся в жизнь, как правило, приказами директора Архива.

Информация о принятых решениях дирекции доводится до сведения работников Архива.

5.5. Контроль и организационная работа по выполнению решений дирекции возлагается на заместителей директора Архива, руководителей структурных подразделений, ответственных за реализацию принятых решений.

5.6. Секретарь дирекции осуществляет подготовку планов, учет и отчетность о работе дирекции, контроль исполнения принятых решений, систематически информирует членов дирекции о ходе их выполнения.

5.7. Работа дирекции отражается в плане и отчете Архива; работа членов дирекции — работников Архива предусматривается в планах работы соответствующих структурных подразделений Архива.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭКСПЕРТНО — МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА, ЦЕНТРА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ, КРАЯ, ОБЛАСТИ, ГОРОДА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ, АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ, АВТОНОМНОГО ОКРУГА <*>

---

<*> Далее — Архив.

1. Общие положения

1.1. Экспертно — методическая комиссия создается государственным архивом, центром хранения документации <*> для рассмотрения вопросов экспертизы ценности и отбора документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению в Архиве, научно — методического обеспечения практической деятельности Архива.

---

<*> По решению руководства архива могут создаваться раздельно экспертная и методическая комиссии.

1.2. Экспертно методическая комиссия <*> является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором Архива.

---

<*> Далее — комиссия.

1.3. В своей деятельности комиссия руководствуется законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, нормативно — методическими и организационно — распорядительными документами Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего архивного органа, положением об Архиве и настоящим Положением.

1.4. Комиссию возглавляет председатель, как правило, заместитель директора Архива. Заместитель председателя и секретарь комиссии назначаются из числа членов комиссии.

1.5. В состав комиссии, наряду с работниками Архива, входят специалисты других архивных учреждений, представители научных, общественных и других учреждений и организаций.

1.6. Положение о комиссии и ее состав утверждаются приказом директора Архива.

2. Основные задачи

Основными задачами комиссии являются:

2.1. Улучшение нормативно — методического обеспечения проводимых в Архиве работ с целью повышения их эффективности и качества.

2.2. Содействие развитию и совершенствованию научно — исследовательской и методической работы в Архиве.

2.3. Оптимизация состава документов, хранящихся в Архиве, а также отбор на постоянное хранение документов, образовавшихся в делопроизводстве Архива, рассмотрение составленных, переработанных описей дел.

2.4. Внедрение передового опыта и достижений архивоведения, делопроизводства и археографии в практику работы Архива.

3. Функции

Комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами:

3.1 Рассматривает:

3.1.1. Предложения по совершенствованию организации научно — исследовательской работы, методическому обеспечению работ в Архиве, повышению их качественного уровня, разработке научно — исследовательских тем и методических пособий, внедрению научно — исследовательских и методических разработок в практику работы Архива.

3.1.2. Научно — методические вопросы, возникающие в процессе подготовки нормативных документов, научно — исследовательских разработок и методических пособий, а также других вопросов, связанных с практической работой по основным направлениям деятельности Архива.

3.1.3. Проекты организационно — методических документов по проведению научных исследований (программ, технических заданий, координационных планов, планов — графиков, планов — проспектов).

3.1.4. Промежуточные и конечные результаты научных исследований, проекты методических разработок в области архивоведения, документоведения, археографии и других смежных с ними научных дисциплин.

3.1.5. Результаты внедрения научных и научно — методических разработок в практику работы Архива.

3.1.6. Проекты учебных программ и пособий по повышению квалификации архивных работников.

3.1.7. Тезисы докладов и сообщений работников Архива на совещаниях — семинарах, ЗНМС, конференциях и других мероприятиях по вопросам архивного дела, статей и обзоров, обобщающих опыт работы по отдельным направлениям деятельности Архива.

3.1.8. Отзывы, заключения на проекты нормативных и научно — методических разработок, учебных программ и других документов, разрабатываемых Росархивом, ВНИИДАД, РНИЦКД, федеральными архивами, центрами хранения документации, а также архивными учреждениями республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

3.1.9. Предложения по улучшению работы службы научно — технической информации выносит рекомендации по повышению эффективности ее работы.

3.1.10. Рекомендации по переработке, дополнению, разработке новых или отмене устаревших нормативных и научно — методических документов.

3.2 Рассматривает с последующим представлением на ЭПК архивного органа:

составленные, переработанные описи дел на документы, хранящиеся в Архиве;

описи дел на документы постоянного и долговременного срока хранения, образовавшиеся в делопроизводстве Архива;

перечни документов, отнесенных к категории уникальных и особо ценных;

акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственных архивов, центров хранения документации, выявленных в результате экспертизы их ценности;

акты о выделении к уничтожению документов Архива, сроки хранения которых истекли;

акты о неисправимых повреждениях дел (документов) Архива, необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, справки о проведении розыска дел и т.д.;

сводную номенклатуру дел Архива;

предложения об изменении или установлении сроков хранения документов, образующихся в делопроизводстве Архива.

3.3 Рассматривает:

списки фондов, подлежащих экспертизе ценности документов;

вопросы об изменении цикличности проверки наличия и состояния дел отдельных фондов или групп фондов, согласовывает перечни фондов со сроками их проверки, а также акты проверки наличия и состояния дел.

3.4. Организует и проводит совместно с работником, отвечающим за ведение делопроизводства, отбор документов Архива для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве Архива.

4. Права

Комиссии предоставляется право:

4.1. Приглашать на свои заседания работников Архива, а также специалистов и консультантов других учреждений, не являющихся членами комиссии.

4.2. Требовать своевременного представления работниками Архива рецензий, отзывов и других материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.

4.3. В соответствии с установленными требованиями давать рекомендации по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на госхранение, работникам, отвечающим за ведение делопроизводства Архива.

4.4. Одобрять, рекомендовать к утверждению, возвращать на доработку проекты обсуждаемых документов, составленные и переработанные описи дел, вносить рекомендации о внедрении в практику научно — методических разработок и предложения о рассмотрении отдельных вопросов и работ на заседаниях Научного совета, дирекции Архива, экспертно — проверочной комиссии архивного органа <*>.

---

<*> На совместное рассмотрение экспертно — методической комиссии и ЭПК архивного органа могут выноситься нормативные документы и научно — методические разработки по вопросам формирования Архивного фонда, экспертизы ценности документов, комплектования ими Архива.

4.5. Информировать руководство Архива по вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

5. Организация работы

5.1. Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с планами работы, утверждаемыми директором Архива, с периодичностью заседаний не реже одного раза в квартал.

5.2. Для оперативного решения вопросов могут проводиться внеплановые заседания комиссии.

5.3. Председатель комиссии, а в его отсутствие его заместитель, организует деятельность комиссии, проводит ее заседания, определяет экспертов из числа работников Архива, а также других организаций, и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.

5.4. Подготовка заседаний комиссии возлагается на секретаря комиссии, который осуществляет контроль за своевременным представлением материалов для рассмотрения на заседании комиссии, созыв в установленные сроки заседаний и протоколирует их.

Подготовленные к рассмотрению материалы доводятся секретарем до сведения членов комиссии не позднее чем за пять дней до заседания.

5.5. Комиссия правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании ее членов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются руководством Архива.

5.6 Протоколы заседания комиссии утверждаются директором Архива.

Протоколы, содержащие решения об одобрении описей дел на документы Архива постоянного и долговременного срока хранения; изменении сроков хранения документов, образующихся в делопроизводстве Архива; составленных, переработанных описей на документы, хранящихся в Архиве, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в Архиве, о неисправимых повреждениях дел (документов) Архива, необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, утверждаются директором Архива только после рассмотрения этих вопросов ЭПК вышестоящего архивного органа.

5.7. Секретарь комиссии осуществляет подготовку планов, учет и отчетность о работе комиссии, контроль за выполнением принятых решений.

5.8. Работа членов комиссии — работников Архива предусматривается в планах работы соответствующих структурных подразделений Архива.

5.9. Оплата работы приглашенных экспертов (специалистов и консультантов), не являющихся членами комиссии и работниками Архива, производится в установленном порядке.

---