Приказ Роскартографии от 07.04.1994 № 31п

«Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Федеральной службы геодезии и картографии России (Роскартографии) и о составе ЦЭК Роскартографии»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИИ

ПРИКАЗ

от 7 апреля 1994 г. № 31п

В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на госхранение документов архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию, находящихся на ведомственном хранении в Роскартографии и в подведомственных ей предприятиях, учреждениях и организациях, а также осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) предприятий, учреждений и организаций отрасли приказываю:

1. Утвердить Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Федеральной службы геодезии и картографии России, согласованное с Государственной архивной службой России.

2. Образовать постоянно действующую Центральную экспертную комиссию Роскартографии в следующем составе:

Председатель ЦЭК — А.В. Горбов — заместитель руководителя Роскартографии

Зам. председателя ЦЭК    - Б.П. Шевелев - управляющий делами
Члены ЦЭК                - И.А. Павлов - ведущий специалист ПЭУ

                     - В.Н. Куренной - зам. начальника НТУ
                     - С.А. Павлихин - начальник сектора
                       международных связей НТУ
                     - А.В. Токарев - зам. начальника УЦК
                     - А.Д. Горбачев - зам. начальника УТГР
                     - З.В. Минаева - зам. начальника ФБУ
                     - Б.Б. Костюковский - главный специалист
                       УТГР
                     - А.Н. Панин - зам. начальника УКР
                     - А.Н. Хапков - главный специалист
                       УРиГГН
                     - Т.П. Шведюк - ведущий специалист
                       УРиГГН
                     - В.С. Чихачев - ведущий специалист
                       ОКиУЗ
                     - Е.В. Степанюк - главный инженер ЦКГФ
                     - Т.И. Синицина - ведущий архивист ГА РФ

секретарь комиссии — Е.А. Бесова — зав. центральным архивом.

3. Центральной экспертной комиссии в своей деятельности руководствоваться требованиями действующего законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами Роскартографии, нормативно-методическими документами Росархива и настоящим Положением.

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИИ (РОСКАРТОГРАФИИ)

1. Общие положения

1.1 Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Роскартографии создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кинофотофоновидео, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в Роскартографии и в подведомственных ей предприятиях, учреждениях и организациях;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) предприятий, учреждений и организаций отрасли.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве Роскартографии. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством Роскартографии. В необходимых случаях, оговоренных в пунктах 2.9 и 2.10 Положения, решения ЦЭК вступают в силу после их согласования или утверждения Росархивом или Государственным архивом Российской Федерации (ГАРФ).

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя Роскартографии из наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя.

В обязательном порядке в состав ЦЭК включаются: управляющий делами, заведующая центральным архивом (секретарь комиссии), представитель ГАРФ.

В качестве экспертов и консультантов к участию в работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами Роскартографии, нормативно-методическими документами Росархива и настоящим Положением.

2. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Роскартографии и подведомственных предприятий, учреждений и организаций.

2.2. Представляет на рассмотрение учреждений Росархива списки видов отраслевых предприятий, учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации, а также проекты ведомственных перечней документов, классификаторов, номенклатур дел, примерных положений об ЭК подведомственных предприятий, учреждений и организаций, других нормативно-методических актов по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.

2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-техническими актами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных этими актами.

2.4. Осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий подведомственных предприятий, учреждений и организаций.

2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-технических актов по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе научно-технической и спецдокументации) в Роскартографии и предприятиях, учреждениях и организациях отрасли.

2.7 Оказывает содействие и методическую помощь в работе специалистам отрасли по:

выявлению владельцев личных архивов в предприятиях, учреждениях и организациях отрасли, возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

выявлению находящихся за рубежом картографических материалов и произведений, имеющих историческую ценность, и принимает необходимые меры по их возврату в Российскую Федерацию;

инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли) с целью создания устной истории своей отрасли.

2.8 Рассматривает и выносит решения об одобрении:

сводных описей дел на документы постоянного срока хранения, в том числе на спецдокументацию;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на госхранение;

нормативно-методических актов и пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков видов предприятий, учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

2.9 Обязательному представлению в Государственный архив Российской Федерации подлежат:

2.9.1 На утверждение:

описи дел на документы постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация).

2.9.2. на согласование:

описи на документы по личному составу;

индивидуальные номенклатуры дел.

2.10 На рассмотрение Росархива в обязательном порядке представляются:

2.10.1 На утверждение:

перечни документов постоянного хранения и перечни документов с указанием сроков хранения;

перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения.

2.10.2 На одобрение:

списки видов подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России;

предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов.

2.10.3 На согласование:

положения о ЦЭК;

примерные номенклатуры дел, классификаторы документов.

2.11. Совместно с Управлением делами и Отделом кадров и учебных заведений организует для сотрудников центрального аппарата Роскартографии и подведомственных предприятий, учреждений и организаций консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Роскартографии и подведомственным предприятиям, учреждениям и организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в производстве, организации и проведения экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, оформления и упорядочения документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Роскартографии, подведомственных предприятий, учреждений и организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документальные обоснования, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Роскартографии, предприятий, учреждений и организаций отрасли о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Роскартографии, подведомственных предприятий, учреждений и организаций, а также представителей Государственной архивной службы России.

3.5. Информировать руководство Роскартографии и руководителей подведомственных предприятий, учреждений и организаций по вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

3.6. Представлять в установленном порядке Роскартографию по вопросам своей компетенции в учреждениях Государственной архивной службы России.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. Центральная экспертная комиссия Роскартографии работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.

4.2 ЦЭК работает по плану, утверждаемому руководством Роскартографии.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседания ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство Роскартографии (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

---